Aide au paramétrage de l outil Gestion Congés et Absences. Sommaire

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1 MICROSOFT EXCEL Office 365, 2010, 2013, 2016 Le blg : Aide au paramétrage de l util Gestin Cngés et Absences 1. Intrductin interactif et Guide d utilisatin Onglet Synthèse Butns cliquables pur lancer une macr Dnnées relatives aux Emplyés Paramétrage des différents types de cngés Gestin des demi-jurnées de cngés payés et demi-jurnée de RTT Gestin des samedis travaillés Astuces Imprimer la synthèse Onglets crrespndants aux duze mis de l'année Onglets cachés mais indispensables Les calendriers annuels Onglet Cngés Sclaires Onglet Base de travail Afficher u masquer les nglets Afficher un nglet Masquer un nglet #DigitalActive : Bstez vtre qutidien avec Office 365

2 1. Intrductin L util de Gestin des Cngés et Absences a été dévelppé pur gérer le planning de suivi des différents types d absences (cngés payés, RTT, exceptinnels, récupératin, cngés maladie, frmatin, divers ) afin de répndre spntanément avec efficacité et le plus simplement pssible aux demandes des cllabratrices, des cllabrateurs et des managers. L util est enregistré au frmat.xlsm, extensin permettant de stcker les macrs dans le classeur. Il se peut qu à l uverture du tableau, n vus demande d activer les macrs. Cliquer sur Activer les macrs avant de pursuivre. Plus de cpier-cller, ni de relance pur récupérer quelques feuilles vlantes u demandes ubliées, vire même perdues. Les tâches administratives snt autmatisées pur un bénéficie immédiat de gain de temps et de fiabilité. Facile d utilisatin, sans frmatin nécessaire mais beaucup plus cmplexe dans sn dévelppement, l'util de Gestin des Cngés et Absences se déplie en mins d une heure et apprte une slutin immédiate pur un mindre cût. Vus n avez pas besin du mt de passe pur l utiliser. Il vus suffit de suivre l aide au paramétrage tut y est clairement expliqué. Sans une expertise pussée dans le traitement des macrs et des frmules, il est difficile de le mdifier. C est la raisn pur laquelle je mets un mt de passe afin d éviter tute perte de frmules. Ce manuel est adapté à tutes les versins de l util de Gestin des cngés et Absences : Janvier à Décembre Juin à Mai (péride de référence) Septembre à Aut Dans ce tableau, vus aurez maintes fis la pssibilité de vir de nmbreuses utilisatins d ptins d Excel. Vus purrez, si vus le désirez, cnsulter les fiches pratiques dédiées à ces ptins. 2 #DigitalActive : Bstez vtre qutidien avec Office 365

3 2. interactif et Guide d utilisatin Un smmaire interactif permet en un seul clic d accéder à l nglet désiré Le Guide d utilisatin intégré directement dans le tableau. Il s agit d un guide simplifié 3. Onglet Synthèse 1. Butns cliquables pur lancer une macr Les macrs Excel, c est bien pratique. Et quand n dispse d un petit butn cliquable pur les lancer, c est encre mieux! Pur gagner du temps et autmatiser les tâches à effectuer des butns cliquables nt été créés sur la base de macrs. Ces butns visibles à l utilisatin sernt masqués lrs de l impressin. Remarque : Pur en savir plus sur les macrs, je vus invite à cnsulter la fiche pratique Micrsft Excel - Créer u supprimer simplement une macr 3 #DigitalActive : Bstez vtre qutidien avec Office 365

4 2. Dnnées relatives aux Emplyés Cliquer sur le butn pur Afficher les dnnées Emplyés Renseigner les différents champs : Nm de l Emplyé Service (par emplyé s il s agit de différents services) Adresse mail (facultatif) Téléphne fixe (facultatif) Mbile (facultatif) La cellule A5 sera utilisée uniquement si vus suhaitez faire un tableau unique de suivi des cngés pur un seul et même service Masquer les dnnées Emplyés après utilisatin 3. Paramétrage des différents types de cngés Cmpléter les clnnes de F à I avec le nmbre de Cngés Payés N-1/ Cngés Payés / Cngés Ancienneté et de Fractinnement acquis Cmpléter la clnne L avec le nmbre de RTT Cmpléter la clnne S qui purra être mise à jur ultérieurement. Elle intégrera les jurs de récupératin acquis tut au lng de l'année Remarque : Les autres clnnes snt mises à jur autmatiquement dès utilisatin des nglets crrespndants aux duze mis de l'année La clnne AA crrespnd au nmbre de jurs à travailler dans l'année. Base de 252 jurs par an en jurs uvrés Base de 295 jurs par an en jurs uvrés incluant les jurnées travaillées 4 #DigitalActive : Bstez vtre qutidien avec Office 365

5 4. Gestin des demi-jurnées de cngés payés et demi-jurnée de RTT Certaines sciétés autrisent la prise de demi-jurnée de cngés payés et/u demi-jurnée de RTT d autres nn. Par défaut l util de Gestin des Cngés et Absences n est pas paramétrer pur la gestin des demi-jurnées de cngés payés/rtt. Utiliser les butns pur Activer u Désactiver la fnctin de gestin des demi-jurnées de cngés payés 5. Gestin des samedis travaillés L util de Gestin des Cngés et Absences prévit la gestin samedis travaillés Utiliser les butns pur Activer u Désactiver la fnctin de gestin des samedis travaillés 6. Astuces Utiliser les butns Insérer u Supprimer des lignes sur l ensemble des nglets en même temps Pur ajuter : sélectinner la ligne sus laquelle vus suhaitez ajuter une ligne et cliquer sur le butn Insérer une ligne sur tus les nglets Pur supprimer : sélectinner la ligne que vus suhaitez supprimer et cliquer sur le butn Supprimer une ligne sur tus les nglets Utiliser les butns Afficher u Masquer les clnnes Services sur chaque nglet crrespndant au mis 7. Imprimer la synthèse Utiliser le butn Imprimer Le paramétrage du tableau de Synthèse des cngés et absences est déjà effectué Tus les butns sernt masqués à l impressin 5 #DigitalActive : Bstez vtre qutidien avec Office 365

6 4. Onglets crrespndants aux duze mis de l'année La clnne A et B snt mises à jur autmatiquement avec le nm et service des emplyés Par défaut la clnne B est cachée car ces nglets nt été cnçus pur une gestin d'un seul et même service A nter que le nm du service renseigné (Service unique) dans la case A5 de l'nglet Synthèse s'affichera en cellule FGHI2 Utiliser les butns Afficher u Masquer la clnne B (Service par emplyé) Utiliser les listes dérulantes pur saisir les cdes des absences dans les clnnes de P à AT crrespndant à vs absences uniquement les jurs uvrés Imprtant : Ne rien mettre dans les cellules crrespndantes aux Samedi (sauf si vus gérez les samedis travaillés), Dimanche et Jurs fériés Remarque : Pur en savir plus sur les listes dérulantes, je vus invite à cnsulter la fiche pratique Micrsft Excel - Liste dérulante 6 #DigitalActive : Bstez vtre qutidien avec Office 365

7 Se référer à la légende Les clnnes C à O snt mises à jur autmatiquement avec le nmbre de cngés cnsmmés Par défaut, quand le ttal d'emplyés absents est supérieur à 5 (critère de sélectin), un icne cidessus s'affiche Pur mdifier le critère de sélectin Se rendre sur l nglet Guide Utilisatin Mdifier la valeur désirée dans la case E71 Utiliser le butn Imprimer Le paramétrage des tableaux par mis est déjà effectué Tus les butns sernt masqués à l impressin 5. Onglets cachés mais indispensables 1. Les calendriers annuels Les nglets cachés Calendriers de l année N et année N+1 avec les Jurs Fériés en ruge permettent d alimenter autmatiquement les champs des nglets crrespndant aux duze mis de l année Utiliser la tupie de l nglet pur Sélectinner l année de référence 7 #DigitalActive : Bstez vtre qutidien avec Office 365

8 2. Onglet Cngés Sclaires L nglet Cngés Sclaires n est pas indispensable, il a été cnçu à titre infrmatif Seules les dnnées crrespndantes au calendrier sclaire et Remarque : pur les années ultérieures à ces deux années, il sera nécessaire d intégrer les nuveaux calendriers sclaires à prendre sur n imprte quel site web. 3. Onglet Base de travail Cet nglet nn mdifiable sert de base de travail pur l ensemble des nglets de l util de Gestin des Cngés et Absences. On y retruve les infrmatins suivantes : Les jurs de la semaine Les mis Cntrôle de mis (permettant d activer certaines frmules du tableau) L ensemble des Jurs Fériés Année N L ensemble des Jurs Fériés Année N+1 8 #DigitalActive : Bstez vtre qutidien avec Office 365

9 La légende crrespndante aux différents types de cngés/absences 6. Afficher u masquer les nglets 1. Afficher un nglet Dans l nglet Utiliser les butns prévus à cet effet Ou prcéder cmme suit : Sur la barre des nglets situés en bas du classeur, faire un clic drit avec la suris Cliquer sur Afficher Sélectinner l nglet à afficher Cliquer sur OK 9 #DigitalActive : Bstez vtre qutidien avec Office 365

10 2. Masquer un nglet Les nglets au préalable masqués sernt autmatiquement de nuveau masqués à l uverture du fichier. Si vus suhaitez les masquer pendant l utilisatin du fichier, prcéder cmme suit : Sélectinner l nglet à masquer Faire un clic drit avec la suris Cliquer sur Masquer 10 #DigitalActive : Bstez vtre qutidien avec Office 365