DOSSIER D'APPEL D'OFFRES N AO/Z00/DBA/003/2015

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1 DOSSIER D'APPEL D'OFFRES N AO/Z00/DBA/003/2015 Pour la fourniture de solutions de collaboration vidéo de bureau «Silex E-Desk» JANVIER 2015 Avenue Abdoulaye FADIGA BP 3108 Dakar - Sénégal Tel. (221) / Fax. (221)

2 2 PREMIERE PARTIE : DISPOSITIONS GENERALES 1. Contexte La Banque Centrale des Etats de l'afrique de l'ouest (BCEAO) est l'institut d'émission commun aux huit (8) Etats membres de l'union Monétaire Ouest Africaine (UMOA) que sont le Bénin, le Burkina, la Côte d'ivoire, la Guinée-Bissau, le Mali, le Niger, le Sénégal et le Togo. La BCEAO exerce ses activités à travers : le Siège et le Centre Ouest Africain de Formation et d'etudes Bancaires (COFEB) sis à Dakar; une Direction Nationale dans chacun des Etats membres comprenant une Agence Principale et une ou plusieurs Agences Auxiliaires ; le Secrétariat Général de la Commission Bancaire (SGCB) de l'umoa sis à Abidjan ; la Représentation auprès de la Commission de l'union Economique et Monétaire Ouest Africaine (RCUEMOA) sise à Ouagadougou ; la Représentation auprès des Institutions Européennes de Coopération (RIEC) sise à Paris. 2. Objet Dans le cadre de l'extension des services de vidéoconférence supportés par une infrastructure «Polycom Cloud Axis», la BCEAO lance un appel d'offres pour la fourniture de solutions de collaboration vidéo de bureau «Silex E-Desk». Le présent document définit les clauses administratives à respecter par les soumissionnaires, les spécifications techniques des équipements à fournir et les prestations associées. 3. Allotissement Le présent appel d'offres comprend un lot unique. Les soumissionnaires sont invités à présenter une offre globale forfaitaire pour ce lot. 4. Visite des lieux Il n'est pas prévu de visite des lieux. 5. Conformité Toute offre qui ne répondrait pas explicitement aux exigences du présent dossier d'appel d'offres prix sera rejetée pour non-conformité. 6. Période de validité des offres La validité des offres devra être d'au moins cent-vingt (120) jours à compter de la date limite de dépôt des offres. 7. Langue de soumission Les offres ainsi que toutes les correspondances et tous les documents concernant la soumission, échangés entre le soumissionnaire et la Banque Centrale, seront rédigés en langue française. 8. Monnaie de soumission et de paiement La monnaie utilisée est le Franc CFA. Toutefois, l'euro est accepté pour les fournisseurs établis hors de la zone CFA.

3 3 9. Présentation des offres Les offres, établies en trois (03) exemplaires (un original et deux copies), devront être présentées sous double enveloppe fermée, l'enveloppe externe portant la mention «Appel d'offres pour la fourniture de solutions de collaboration vidéo de bureau «Silex E-Desk» et adressées à Monsieur le Directeur du Budget et des Approvisionnements. Les enveloppes intérieures comporteront en outre le nom et l adresse du soumissionnaire. Chaque exemplaire des offres sera présenté en trois (3) parties distinctes comme suit : 1. présentation de la société ; 2. offre technique ; 3. offre financière. Chaque partie devra être sous enveloppe fermée portant le titre de ladite partie. Le nonrespect de ces dispositions pourrait entraîner le rejet de l'offre pour non-conformité. 9.1 Présentation de la société et/ou des sous-traitants La présentation de la société comprendra : une présentation générale succincte ; les références techniques similaires ; les personnes chargées du dossier (qualifications et expérience). 9.2 Offre technique L'offre technique sera constituée : d'une composition détaillée de l'offre de base ; d'une composition des offres complémentaires optionnelles. L'offre technique comprendra en outre : une présentation générale des caractéristiques des équipements ; avis, remarques ou compléments jugés utiles. 9.3 Offre financière Les prix doivent être établis en hors taxes et hors douane. Les prix indiqués par le soumissionnaire seront fermes, non révisables et comprendront : un devis détaillé de l'offre de base pour les équipements et les services de personnalisation et/ou de développements complémentaires ; le coût annuel des services d assistance et support (mise à jour, réparation) ; un devis détaillé des options et services connexes ; les quantités ; les prix unitaires ; le coût total ; le taux de remise ; le total net. Les prix prévus comprennent l'ensemble des dépenses, fourniture et livraison, y compris toutes les sujétions particulières découlant de la nature des prestations, du lieu de livraison et des circonstances locales telles que : les frais de livraison ; tous frais nécessaires non explicitement cités.

4 Les offres devront faire ressortir le coût hors taxes et hors droits de douane (HT-HDD) de l'ensemble des équipements à fournir, livrés dans les locaux du Siège de la BCEAO, ainsi que le coût des prestations associées. 10. Actualisation des offres techniques Compte tenu des évolutions technologiques du marché de matériels de réseau informatique, il sera demandé au soumissionnaire retenu de réviser son offre pour répercuter les évolutions technologiques éventuelles, si un délai de six (6) mois s'écoule entre le lancement de l'appel d'offres et la signature du contrat de marché. 11. Frais de soumission Le soumissionnaire supportera tous les frais afférents à la préparation et à la présentation de son offre et la Banque Centrale n est en aucun cas responsable de ces frais ni tenue de les régler, quels que soient le déroulement et l issue de la procédure d appel d offres. 12. Régime fiscal En vertu des dispositions des articles 28 du Traité de l Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA), en date du 20 janvier 2007, 7 des Statuts de la BCEAO, 10, paragraphe 10-1 du Protocole relatif aux privilèges et immunités de la BCEAO, annexés audit Traité et 8 de l'accord de Siège conclu le 21 mars 1977 entre le Gouvernement de la République du Sénégal et la BCEAO, la Banque Centrale bénéficie, dans le cadre du présent marché, du régime de l exonération de tous impôts, droits, taxes et prélèvements d'effet équivalent dus dans les Etats membres de l UMOA. A cet égard, les formalités d'obtention du titre d'exonération des droits de douane seront accomplies par la Banque Centrale sur présentation d'une copie de la facture pro forma. 13. Lettre type de soumission Le soumissionnaire présentera son offre en remplissant le formulaire joint en annexe (Formulaire de soumission). 14. Date et lieu de dépôt des offres Les offres devront être déposées au Siège de la BCEAO, à l'avenue Abdoulaye FADIGA BP 3108 DAKAR - Sénégal, au bureau 509 du 5 e étage de la Tour le vendredi 27 février 2015 à 17 heures TU au plus tard, délai de rigueur. En ce qui concerne les offres transmises par courrier, le cachet de l'expéditeur (Poste, DHL, CHRONOPOST, EMS...) indiqué sur le pli fera foi. 15. Documents administratifs à fournir Les soumissionnaires devront fournir dans leurs offres les copies des documents attestant du statut juridique, du numéro d'immatriculation de la société ainsi que les références bancaires conformément au schéma ci-après : - Code Banque - Code guichet - N du compte - Clé RIB - IBAN - SWIFT. Ils devront en outre communiquer les nom et prénoms du mandataire légal ainsi que la fonction qu'il occupe dans la société.

5 5 16. Ouverture de plis et évaluation des offres Une Commission des Marchés procédera à l'ouverture des plis, à la vérification de la conformité, à l'évaluation et au classement des offres reçues. Il n'est pas exigé de garantie de soumission. Les pièces administratives et financières attestant de la régularité de l'entreprise soumissionnaire ainsi que de sa capacité financière pourraient être exigées avant la passation du marché. Préalablement à l'évaluation des soumissions, la BCEAO peut se réserver le droit de procéder à la vérification de l'éligibilité des soumissionnaires, eu égard à la législation relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux en vigueur dans l'umoa. L'évaluation des offres se fera sur la base de leur conformité aux spécifications techniques du présent cahier des charges d'une part, et, d'autre part, de l'analyse et la comparaison des prix proposés, qui s'effectuent au regard des critères économiques et financiers. Il sera procédé aux ajustements des prix en cas d'erreurs arithmétiques. De même, s il y a contradiction entre le prix indiqué en lettres et en chiffres, le montant en lettres fera foi. A l'issue du dépouillement, le marché peut faire l'objet de négociations commerciales avec le soumissionnaire pressenti. 17. Attribution du marché Le marché sera attribué au soumissionnaire dont l offre technique aura été jugée conforme au dossier d appel d offres et l'offre financière évaluée la moins-disante. La BCEAO se réserve le droit d'accepter ou de rejeter toute offre, et d'annuler l'appel d'offres en rejetant toutes les offres, à tout moment, avant l'attribution du marché. Aucune réclamation ne pourra être faite à la BCEAO quant à la justification de ses choix lors de l'attribution. Par ailleurs, la Banque pourra exiger du fournisseur de prouver l'origine ainsi que l'état neuf des équipements à livrer. Chaque soumissionnaire dont l'offre n'a pas été retenue en sera informé par écrit. 18. Publication des résultats Les résultats de l'appel d'offres seront publiés sur le site internet de la BCEAO. A cet égard, tout candidat peut former un recours gracieux par écrit, adressé au Directeur Général de l'administration et du Patrimoine dans un délai maximum de cinq (5) jours ouvrés, à compter de la publication des résultats. Le recours ne peut porter que sur l'attribution du marché. Le délai de réponse de la BCEAO est de dix (10) jours maximum. Passé ce délai et sans une réponse de la BCEAO, le recours doit être considéré comme rejeté. 19. Notification Le marché sera notifié au soumissionnaire retenu et un contrat de marché pourrait lui être soumis pour signature. La date de signature du contrat par les deux (2) parties constitue le point de départ des délais contractuels d'exécution du marché. 20. Lieu de livraison La livraison sera effectuée DAP «Delivered At Place» selon les «incoterms 2010» au Siège de la BCEAO à Dakar, à l'adresse suivante : BCEAO-Siège, Avenue Abdoulaye FADIGA, Dakar-Sénégal 21. Délai de livraison Le délai de livraison doit être indiqué dans la soumission et commencera à courir à compter de la date de signature du marché Ce délai doit être scrupuleusement respecté sous peine d'application d'une pénalité égale à 1/1000 du montant de la commande, par jour calendaire de retard. Toutefois, le montant de ces pénalités ne peut excéder trois pour cent (3%) du prix du marché.

6 6 22. Réception Dans le cadre de la réception des solutions, des tests pour la vérification de bon fonctionnement seront réalisés. La réception sera effectuée en deux temps selon la procédure ci-après : réception provisoire, constatant la conformité au descriptif de l'offre des solutions ; réception définitive après la réception provisoire et la constatation du bon fonctionnement, sans que le délai puisse excéder douze (12) mois à compter de la livraison. Chaque réception fera l objet d un procès-verbal signé par les deux parties. 23. Preuves et agréments Les soumissionnaires revendeurs doivent fournir dans leur soumission la preuve de l'agrément de(s) l'équipementier(s) dont les matériels sont fournis. 24. Garantie, Maintenance et Appui Technique La durée minimale de la garantie devra être d' un (1) an pour toutes les solutions. Cette garantie s'entend pièces et main d'œuvre dans les locaux du Siège de la Banque Centrale au lieu de livraison des équipements. Tous les équipements doivent être livrés avec les dernières versions logicielles en date. 25. Assurance Les fournisseurs et/ou leurs sous-contractants devront, à leur charge, souscrire à des polices d'assurance valables pendant toute la durée du contrat et couvrant au moins les risques de transport, d'installation et de responsabilité de tiers. 26. Modalités de paiement 26.1 Le montant total du marché est réglé par virement bancaire après l'installation, attestée par un test de bon fonctionnement et sur présentation de la facture en trois (03) exemplaires originaux, accompagnée des pièces justificatives (bon de commande et bordereau de livraison) Toutefois, si le fournisseur le souhaite, les modalités de règlement suivantes pourront être appliquées : 30% d avance forfaitaire de démarrage, contre remise d'une lettre de garantie à première demande de montant équivalent, délivrée par une banque de premier ordre agréée par la BCEAO ; 50% après livraison totale et conforme du matériel, attestée par un bordereau de livraison signé des deux parties ; 15% après installation et constat du bon fonctionnement des équipements et formation, le cas échéant, attesté par un procès-verbal de réception provisoire signé des deux parties ; 5% de retenue de garantie libérable à la fin de la période de garantie. La garantie commence à la réception provisoire. 27. Litiges et contestations 27.1 Tout litige sera réglé à l'amiable. A défaut de règlement à l'amiable, tout différend sera, de convention expresse, soumis à l'arbitrage selon le Règlement d'arbitrage de la Cour Commune de Justice et d'arbitrage (CCJA) de l'organisation pour l'harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (OHADA) et tranché par un (1) arbitre ad hoc désigné par la CCJA L'arbitrage se déroulera en langue française, à Dakar au Sénégal, et selon le droit sénégalais Les frais de l'arbitrage sont à la charge de la partie succombante.

7 7 28. Informations complémentaires 28.1 Pour toute demande d'éclaircissement, les soumissionnaires pourront prendre l'attache de la Direction du Budget et des Approvisionnements, par courriel au moins dix (10) jours avant la date limite de remise des offres à l'adresse : courrier.zdba@bceao.int. Toute demande de renseignements parvenue au-delà du délai précité ne sera pas prise en compte Les questions formulées ainsi que les réponses apportées seront mises en ligne sur le site internet de la BCEAO à l'adresse A ce titre, les candidats sont invités à visiter régulièrement le site. 29. Intention de soumission Préalablement au dépôt des soumissions, les candidats intéressés sont priés de manifester leur intention par courrier électronique à l'adresse indiquée au point 28.1.

8 8 DEUXIEME PARTIE : DESCRIPTION DES PRESTATIONS 1. Solutions de collaboration vidéo de bureau Silex E-Desk La BCEAO souhaite acquérir deux (02) équipements de solution de collaboration vidéo de bureau Silex E-Desk avec les spécifications ci-après : micro PC Intel intégré avec OS Microsoft Windows 8.1 ou Microsoft Windows 7 professionnel ; double écran LED ( face avant et face arrière ) de 20 pouces ; double caméras Haute Définition ( caméra frontale et caméra arrière) ; écran tactile multi-touch 10 points sur la face avant ; fonction d'éclairage du visage ; fonction CYOD ( Connect Your Own Device) pour la duplication et l'affichage de systèmes externes ipad, iphone, Mac PC, tablette Android ou Windows 8.1 ; système audio haute définition ; clavier Azerty et souris sans fil ; prise d'alimentation double ( gauche et droite) V-50 Hz et cordons prise mâle type E/F (Norme CEE 7/7) ; Chaque équipement sera livré avec les fonctionnalités suivantes : outil d'annotation sur l'écran pour toute application ; outil d'enregistrement des sessions de vidéoconférence ; boutons tactiles intégrés en face avant pour la marche/arrêt, l'activation de l'écran arrière, la sélection d'entrée et la fonction éclairage du visage ; logiciel de vidéoconférence Polycom Real Presence Desktop. 2. Prestations Les soumissionnaires devront inclure dans leurs offres les prestations suivantes : installation, configuration et paramétrage des équipements livrés au Siège de la Banque Centrale ; intégration de la solution Silex E-Desk à l'infrastructure Polycom Cloud Axis de la BCEAO ; transfert de compétences pour l'exploitation des équipements.

9 9 ANNEXE : Formulaire de soumission (indiquer le lieu et la date) A l' attention de : MONSIEUR LE DIRECTEUR DU BUDGET ET DES APPROVISIONNEMENTS BP 3108 DAKAR BCEAO/SIEGE Objet : Fourniture de solutions de collaboration vidéo de bureau «Silex E-Desk» Nous, soussignés...soumettons par la présente, une offre de prix pour la fourniture de solutions de collaboration vidéo de bureau «Silex E-Desk» pour un montant de...fcfa HT/HD. Nous déclarons par la présente que toutes les informations et affirmations faites dans cette offre sont authentiques et acceptons que toute déclaration erronée puisse conduire à notre disqualification. Notre proposition engage notre responsabilité et, sous réserve des modifications résultant d'éventuelles négociations du marché, nous nous engageons, si notre proposition est retenue, à commencer la prestation, au plus tard à la date convenue lors des négociations. Signataire mandaté Nom et titre du signataire