ASSITANCE AU PILOTAGE ET A MAITRISE D ŒUVRE SELON METHODOLOGIE AGILE DSI-PILS 2014 CAHIER DES CHARGES

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1 ASSITANCE AU PILOTAGE ET A MAITRISE D ŒUVRE SELON METHODOLOGIE AGILE DSI-PILS 2014 CAHIER DES CHARGES REDACTEURS : T.LALLART, O. LEVY JY. LORENDEAU (INRA DSI-PILS) RELECTEUR ANGLE JURIDIQUE : G. DEL SOCORO J. FOURNIER (INRA SDAR PACA) 24 février 2014 Assistance au pilotage et à maîtrise d oeuvre page 1

2 SOMMAIRE Contenu 1. Présentation du contexte et des enjeux Présentation de l INRA Présentation de la DSI Les missions de la DSI L organisation de la DSI Présentation de DSI-PILS(Ingénierie) le contexte Objet de l opération Forme et durée du marché Désignation des parties Présentation générale de la prestation Prestations DE LA REALISATION Partie ferme et Partie à Bons de Commande Objectifs Objectifs opérationnels pour les product Owner Objectifs opérationnels pour les scrummasters Partie forfaitaire Partie A bons de Commande Modalités de réponse et Selection des offres Exigences specifiques Criteres de selection des OFFRES modalités de réponse Conditions de Realisation et Conditions de réalisation et de suivi Contacts Inra février 2014 Cahier des Charges page 2/11

3 1. PRESENTATION DU CONTEXTE ET DES ENJEUX 1.1. PRESENTATION DE L INRA L INRA, Institut National de la Recherche Agronomique, est un établissement public à caractère scientifique et technologique (EPST) placé sous la double tutelle des Ministères chargés de la Recherche et de l Agriculture. Les articles R à R du Nouveau Code Rural précisent les missions, l organisation et le fonctionnement de l INRA et spécifient son statut. Les missions statutaires de l'inra sont les suivantes : Réaliser toute recherche intéressant l'agriculture et les industries qui lui sont liées ; Contribuer à la politique nationale de recherche dans les domaines relevant de sa compétence ; Publier et diffuser les résultats de ses travaux, et concourir au développement de l'information scientifique et à la diffusion des connaissances scientifiques ; Apporter son concours à la formation à la recherche et par la recherche ; Participer à la valorisation de ses recherches ; Effectuer des expertises scientifiques dans son champ de compétences. Ces travaux visent à produire, assembler, diffuser et valoriser des connaissances et des savoir-faire autour de six axes stratégiques qui s articulent actuellement ainsi : Améliorer le cadre de vie, préserver l environnement et produire durablement ; Améliorer l alimentation humaine, préserver la santé des consommateurs, comprendre leur comportement ; Diversifier les produits et leurs usages, améliorer leur compétitivité ; Développer les stratégies génériques pour la connaissance du vivant ; Adapter les espèces, les pratiques et les systèmes de production à des contextes changeants ; Eclairer la décision des acteurs publics et privés, comprendre leur organisation, en dégager les significations. Une présentation détaillée de l organisation et des activités de l'institut est disponible sur le site Les chiffres-clé sont accessibles à l url Avec près de 8500 chercheurs, ingénieurs, techniciens et administratifs, plusieurs milliers de personnels non INRA accueillis dans ses unités de recherche, février 2014 Cahier des Charges page 3/11

4 départements scientifiques, 17 centres régionaux, une importante implication dans la mutualisation du dispositif de recherche avec les autres organismes de recherche et d enseignement supérieur en France et à l étranger, une ouverture aux transferts vers le monde socio-économique, ainsi qu un budget primitif de 880 millions d euros pour 2013, l INRA possède un dispositif de recherche unique dans les sciences du vivant. Deuxième institut de recherche publique française, l INRA est le premier institut de recherche agronomique européen concernant les domaines de l agriculture, de l alimentation et de l environnement. Largement déconcentré, l Institut s appuie sur un maillage de 266 unités de recherche et une cinquantaine d unités expérimentales distribué sur environ 150 sites géographiques distincts PRESENTATION DE LA DSI La Direction du Système d Information de l INRA est une direction d appui à la recherche. Ses missions s inscrivent dans le périmètre de responsabilité du directeur général délégué chargé de l appui à la recherche. Son champ d action opérationnel est celui de l informatique d appui à la recherche LES MISSIONS DE LA DSI La DSI remplit les missions suivantes : Une mission d assistance à maîtrise d ouvrage stratégique auprès de la direction générale de l Institut dans le domaine des systèmes d information. A ce titre le Directeur du Système d Information assure la responsabilité du Secrétariat permanent du Comité Directeur des Systèmes d Information (CDSI). Une mission d opérateur de système d information dans le champ de l appui à la recherche. Elle remplit la fonction opérationnelle de maîtrise d œuvre, couvrant les besoins de production et de services attachés au Système d information institutionnel et aux infrastructures collectives de l INRA. Une mission d opérateur du pilotage et du fonctionnement du socle communautaire du SI de Gestion en opérant par délégation de la communauté le pilotage et la direction opérationnelle du programme communautaire SI Agro ainsi qu en délivrant les services de maîtrise d œuvre et d assistance à maîtrise d ouvrage garantis par l INRA au bénéfice de la communauté des établissements L ORGANISATION DE LA DSI L organisation de la DSI se déploie en six unités centrales d appui, de production et de services qui couvrent l ensemble du spectre de ses missions : DSI-UA : Direction du Système d'information-unité d'appui (localisation INRA Siège Paris et Centre de Jouy-en-Josas) DSI FIL : Ingénierie Logicielle - Finances (localisation INRA Centre de Versailles) DSI - I2R : Ingénierie logicielle - Ressources humaines et Référentiels (localisation INRA Centre de Versailles) DSI IDES : Ingénierie du Déploiement et de l'exploitation des Systèmes (localisation INRA Centre de Jouy-en-Josas) DSI-IRIS : Ingénierie Réseau, Infrastructure, Sécurité (localisation INRA Centre de Jouy-en-Josas) 24 février 2014 Cahier des Charges page 4/11

5 DSI-PILS : Ingénierie Logicielle - Plateformes et Services (localisation INRA Centre PACA) La DSI pilote fonctionnellement les Équipes Informatiques de Centre (EIC) qui s inscrivent à l échelon territorial des Centres de recherche dans le périmètre des Services Déconcentrés d Appui à la Recherche (SDAR) sous l autorité administrative des Directeurs des Services d Appui à la recherche (DSA) PRESENTATION DE DSI-PILS(INGENIERIE) L'unité Ingénierie Plateforme Logiciels et Services (DSI-PILS) est une unité de production et services de la Direction du Système d Information (DSI). Elle est localisée sur le centre PACA à Avignon. Elle remplit des missions opérationnelles d'assistance à maitrise d'ouvrage, de maitrise d'œuvre ainsi que d'assistance technique et fonctionnelle auprès des utilisateurs dans différents domaines (structures et activités, échange de données, gestion de processus documentaires).elle met à disposition, maintient en conditions opérationnelles et fait évoluer les plateformes de support de l'échange de données entre les applications du SI et de gestion des processus documentaires. Elle déploie ses activités dans le respect des orientations, méthodes et solutions validées à l échelle de la direction de la DSI. Elle contribue à des programmes et projets transversaux portés par la DSI. Les activités de l'unité PILS sont divisées en trois grandes familles : L'activité d'assistance à maitrise d'ouvrage ou de maitrise d'ouvrage déléguée Les activités de construction des solutions qui comprennent les activités de pilotage, gestion de la demande, gestion des versions, gestion des connaissances des données Les activités d exécution qui regroupent la gestion des incidents et des problèmes et la gestion des changements, le help desk et la supervision/exploitation des services. Certaines de ces activités sont actuellement déléguées à des prestataires mais restent sous la responsabilité de PILS LE CONTEXTE Cette prestation concerne des acteurs de l unité DSI-PILS. 24 février 2014 Cahier des Charges page 5/11

6 L'unité PILS (12 personnes) gère les projets qu'elle pilote, ou réalise en tant que maitrise d'œuvre informatique, selon des principes agiles (autour de la méthode Scrum) depuis Les équipiers de l unité ont été formés aux concepts Agile et les mettent en application depuis deux ans. Au sein de cette unité, 3 personnes jouent le rôle de Product Owner (dont deux en apprentissage de ce rôle). Il existe deux équipes dans l unité. Le rôle de ScrumMaster par équipe est tournant au sein de l équipe, à raison d un ScrumMaster par release (3 mois) et par équipe depuis 2014 (dédié auparavant essentiellement au responsable de l équipe) OBJET DE L OPERATION L opération a pour objet l accompagnement des acteurs de l unité (notamment les ScrumMasters et les ProductOwners) pour une amélioration continue des pratiques dans le cadre des projets menés par l unité. Cette action s inscrit donc dans une prestation d assistance au pilotage et à maitrise d œuvre FORME ET DUREE DU MARCHE L opération comporte un seul lot. La consultation est organisée selon la procédure des MAPA (Marché A Procédure Adaptée). Le MAPA résultant prendra la forme d un marché constitué d une partie ferme forfaitaire et d une partie à bons de commande. La durée du marché est d une année ferme à compter de sa notification. Une reconduction sera possible par voie d avenant dans la limite d une durée totale de 2 ans. Les prestations d accompagnement sont réalisées dans les locaux de l unité DSI-PILS sur le site Inra-Paca d Avignon DESIGNATION DES PARTIES Dans ce document, le soumissionnaire qui aura été choisi comme titulaire de la réalisation de ce projet est désigné comme «le titulaire». Dans ce document, l Inra est représenté au travers différents rôles dûment nommés (Product Owner, ScrumMaster, Manager, équipe) PRESENTATION GENERALE DE LA PRESTATION La prestation d accompagnement de la maitrise d œuvre est répartie en une partie forfaitaire et une partie à bons de commande. Elle se décline en activités d accompagnement de Product Owners et de ScrumMasters (actuellement entre 3 et 5 personnes, potentiellement, 8 personnes). 24 février 2014 Cahier des Charges page 6/11

7 2. PRESTATIONS DE LA REALISATION PARTIE FERME ET PARTIE A BONS DE COMMANDE 2.1. OBJECTIFS Accompagner les product owners et les scrummasters dans la conduite de l élaboration de produits selon les méthodologies Agiles. Cet accompagnement se fera parfois en présence de prestataires externes sur les différents projets lors des cérémoniaux liés au développement des produits OBJECTIFS OPERATIONNELS POUR LES PRODUCT OWNER - Capacité à construire et maintenir un backlog - Prioriser le backlog - Définir la vision du produit - Périmètre d intervention et rôle envers l équipe - Travaux autour des exigences OBJECTIFS OPERATIONNELS POUR LES SCRUMMASTERS - Faciliter le travail de l équipe en améliorant ses pratiques Agile - Assister le Product Owner - Supprimer des obstaclessuivre et afficher l avancement de l équipe - Animation des cérémoniaux Retrospective, Daily Scrum, Sprint Planning Meeting PARTIE FORFAITAIRE Elle consiste à accompagner, selon les objectifs décrits ci-dessus, jusqu au 31 décembre 2014 les Products Owners et Scrum Masters pour la mise en œuvre de 3 produits informatiques du domaine de l unité DSI-PILS : - Refonte technique d un référentiel d entreprise (Référentiel des Structures) - Evolution de la médiation (architecture en capacité de délivrer des informations de différentes natures, selon différents formats, respectant différents exigences d architecture) - Communication sur les services et prestations de l unité Les prestations d accompagnements sont cadencées en fonction de l organisation des cérémoniaux liés à la mise en œuvre des produits. L unité DSI-PILS synchronise l ensemble de ses projets selon des sprints mensuels, avec une mise en production mensuelle. Sur l ensemble des projets, le besoin d accompagnement est évalué en charge à 2 jours par mois en intervention sur site Inra. Toutefois, les candidats peuvent proposer une évaluation différente. Cette charge de 2 jours n intègre pas la préparation à supporter par le titulaire qui 24 février 2014 Cahier des Charges page 7/11

8 doit les intégrer à son offre. Le travail de préparation ne nécessite pas d être exécuté sur site Inra PARTIE A BONS DE COMMANDE L Inra n est pas en mesure de déterminer complètement ses besoins d accompagnement au pilotage et à la mise en œuvre sur les domaines indiqués dans la partie ferme. En conséquence, l Inra souhaite avoir la possibilité d acquérir sous la forme de bons de commandes des prestations complémentaires. En fonction des besoins exprimés par les responsables de l opération de l Inra (voir section 5), les prestations seront évaluées par le titulaire en unités d œuvre selon 3 niveaux de complexité : - Simple (exemple : revue d un document de projet) - Moyenne (exemple : tenue d un cérémonial sur site) - Complexe (exemple : élaboration d une roadmap de produits) Une prestation de grande complexité pourra être évaluée en combinant des unités d œuvre des 3 niveaux précédents. La commande sera émise par l Inra selon l évaluation fournie par le titulaire et les prestations feront l objet d une validation par le responsable Inra de l opération avant facturation par le titulaire. 24 février 2014 Cahier des Charges page 8/11

9 3. MODALITES DE REPONSE ET SELECTION DES OFFRES 3.1. EXIGENCES SPECIFIQUES S agissant de prestations d assistance au pilotage et d assistance à maîtrise d œuvre, leur exercice n est pas compatible avec la fourniture par le même titulaire pendant la période du marché de prestations de réalisation conception, développement ou exploitation dans le cadre d un autre projet de mise en œuvre informatique par la DSI Inra. Pour la même raison, l indépendance du titulaire envers des équipes de réalisation externes intervenant sur les projets DSI-Inra est indispensable CRITERES DE SELECTION DES OFFRES Les candidats doivent argumenter leur offre sur l aspect pédagogique de leur accompagnement et présenter leur méthodologie de travail, ainsi qu un exemple typique d intervention. Les offres seront évaluées selon les critères suivants : - Méthodologie de travail 30 % - Expérience pédagogique 20 % - Réputation avérée du prestataire au sein de la communauté Agile, intégrant l organisation d évènements connus 20% - Prix 15 % - Compréhension de la problématique Inra & adéquation à l attente 15% 3.3. MODALITES DE REPONSE Le dossier des candidats contiendra au minimum : - La description des prestations permettant de répondre au présent cahier des charges - Le chiffrage de la partie forfaitaire - Le chiffrage de la partie à bons de commandes exprimées en unités d œuvre selon les 3 niveaux de complexité exposés. - L argumentaire et les références du candidat permettant d évaluer les critères exposés au 3.2 Les réponses sont à remettre par mail pour le 14 mars 2014 à 16h00 à l attention de ollivier.levy@paca.inra.fr, avec copies à marches@avignon.inra.fr et jeanyves.lorendeau@paca.inra.fr. 24 février 2014 Cahier des Charges page 9/11

10 4. CONDITIONS DE REALISATION ET CONDITIONS DE REALISATION ET DE SUIVI Les modalités pratiques d exécution des prestations seront précisées d un commun accord lors de la phase de négociation et de mise au point du marché. Le marché est forfaitaire. Échéancier des versements Proposition à faire par le candidat et à valider lors de la phase de mise au point du marché. En particulier, le candidat proposera l échelonnement des versements selon la répartition de la prestation. Par application de l article 98-1 du Code des Marchés Publics modifié, le délai global de paiement est de 30 jours maximum à compter de la réception de la facture. Le dépassement du délai de paiement ouvre de plein droit et sans autre formalité pour le titulaire du marché ou le sous-traitant, le bénéfice d'intérêts moratoires, à compter du jour suivant l'expiration du délai. Le taux des intérêts moratoires est égal au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement les plus récentes, en vigueur au premier jour du semestre de l'année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de huit points de pourcentage. Outre les intérêts moratoires, une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement sera versée systématiquement dès qu il y a un retard de paiement des sommes dues. 24 février 2014 Cahier des Charges page 10/11

11 5. CONTACTS INRA Responsable fonctionnel de l opération : Ollivier Lévy ollivier.levy@paca.inra.fr Centre PACA - Unité DSI-PILS Tèl. : +33 (0) Mobile : +33 (0) route de l'aérodrome - Domaine St Paul Site Agroparc Avignon Cedex 9 France Directeur unité DSI-PILS : Jean-Yves Lorendeau jean-yves.lorendeau@paca.inra.fr Centre PACA - Unité DSI-PILS Tèl. : +33 (0) Mobile : +33 (0) route de l'aérodrome - Domaine St Paul Site Agroparc Avignon Cedex 9 France Secrétariat unité DSI-PILS : Joëlle Canoine joelle.canoine@paca.inra.fr Centre PACA - Unité DSI-PILS Tèl. : +33 (0) route de l'aérodrome - Domaine St Paul Site Agroparc Avignon Cedex 9 France 24 février 2014 Cahier des Charges page 11/11