ETUDE DES ACTIVITÉS AFFÉRENTES AUX SOINS

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Jean-Michel Bonnet
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1 ETUDE DES ACTIVITÉS AFFÉRENTES AUX SOINS Journée du Club des Utilisateurs S.I.I.P.S. 26 novembre 2014

établissements dans l agglomération rouennaise EHPAD

2 Le CHU - Hôpitaux de Rouen Hôpital Charles-Nicolle à Rouen Hôpital Saint-Julien Hôpital de Bois-Guillaume 5 établissements dans l agglomération rouennaise EHPAD Boucicaut à Mont Saint Aignan Hôpital de Oissel CHU_Hôpitaux de Rouen - page 5

3 Le CHU en quelques chiffres 2441 lits et places hospitalisations consultations externes passages aux urgences soit ± 400/jrs 7754 personnels non médicaux dont 5333 personnes affectées aux soins 2236 personnels médicaux

4 Introduction En lien avec le projet de soin Evaluation des Activités Afférentes aux Soins et mise en œuvre des adaptations nécessaires Axe : Performance, organisations et qualité des soins A partir du guide du ministère : Méthode pour mesurer les activités afférentes aux soins Précédente étude

5 Les objectifs Évaluer le temps consacré aux activités afférentes aux soins par rapport au temps de travail sur 24 h Connaître et analyser la répartition des AAS selon les catégories professionnelles ( I.D.E. - A.S ) Identifier la charge de travail ( SIIPS + AAS ) Mettre en évidence les points forts des organisations et les opportunités d amélioration Proposer à l encadrement un outil de management pour le dimensionnement des unités de soins

6 Méthodologie de l étude

7 Le cadre de l étude 9 pôles cliniques 5483 fiches remplies et saisies Etude en deux temps 18 au 21 novembre novembre au 01 décembre unités 1 fiche par agent par quart de travail

8 A titre comparatif Grade FICHES FICHES FICHES IDE 32% 50% 49% AS-AP 42% 49% 51% 83 % de fiches remplies par rapport aux effectifs présents les jours de l étude

9 Groupe de pilotage Pilote : F delaire Chef de projet : I Pellier Membres du groupe : 1 CSS, 7 CS et 2 IDE

10 Activités hôtelières Gestions des repas Gestion du linge Entretien des locaux Gestion des déchets Catégories AAS Activités logistiques Hygiène Décontamination Stérilisation Pharmacie Laboratoire Gestion du matériel et fournitures Déplacement, hors unité de soins Gestion du temps de travail Communication Information Relation Transmissions entre équipes Relations avec les médecins Relations diverses Outil informatique Réunions Activités administratives Gestion du flux des patients Démarches administratives Encadrement Formation- Recherche Étudiants et agents Formations enseignement et recherche

11 Les résultats

12 Résultats institutionnels

Résultats globaux AAS 2013 CHU Temps Soins/AAS institutionnel - 2%/2009 54% 46% Temps pour les A.A.S Temps pour le soin Temps soins/aas IDE Temps soins/aas AS 55% 45% Temps pour les A.

13 Résultats globaux AAS 2013 CHU Temps Soins/AAS institutionnel - 2%/ % 46% Temps pour les A.A.S Temps pour le soin Temps soins/aas IDE Temps soins/aas AS 55% 45% Temps pour les A.A.S Temps pour le soin 53% 47% Temps pour les A.A.S Temps pour le soin - 1%/2009-3%/2009

14 Comparatif étude IDE AS % Hôtellerie Logistique Communication Administratif Encadrement / Formation Baisse /Augmentation

15 Charge de travail IDE et AS

16 Pourcentage AAS par pôle 3 R 42% RAS 40% (UCA) VISCERAL 50% OARC 47% EHPAD/USLD 45% FME 42% MEDECINE 46% THORAX VAISSEAUX 50% TETE & COU 49%

17 Temps AAS IDE et AS par pôle 60% 50% 40% 56% 49% 45% 46% 42% 43% 54% 51% 47% 47% 48% 45% 45% 45% 45% 39% 39% 41% 30% 20% 10% 0% AAS IDE AAS AS

18 Répartition globale par activités 4% 9% Hôtellerie 22% Logistique 36% 29% Communication, Information, Relation Administratif Encadrement, Formation, Recherche

19 Répartition par activités pour les IDE 7% 11% 4% 33% Hôtellerie Logistique Communication, Information, Relation Administratif 45% Encadrement, Formation, Recherche

20 Répartition par activités pour les AS 1% 7% Hôtellerie 29% 37% Logistique Communication, Information, Relation Administratif 26% Encadrement, Formation, Recherche

21 Résultats polaires

22 Répartition AAS équipe par activités/pôle Hôtellerie Logistiques Communication, Information, Relation Administratif Encadrement, Formation, Recherche RAS (UCA) R EHPAD/USLD MEDECINE THORAX VAISSEAUX TETE & COU FME OARC VISCERAL

23 Répartition AAS IDE par activités/pôle Hôtellerie Logistiques Communication, Information, Relation Administratif Encadrement, Formation, Recherche RAS (UCA) R EHPAD/USLD MEDECINE THORAX VAISSEAUX TETE & COU FME OARC VISCERAL

24 Répartition AAS AS par activités/pôle Hôtellerie Logistiques Communication, Information, Relation Administratif Encadrement, Formation, Recherche RAS(UCA) R EHPAD/USLD MEDECINE THORAX VAISSEAUX TETE & COU FME OARC VISCERAL

25 Résultats par service

26 Exemple de résultats IDE pour un service Temps soins/aas - IDE service Répartition par activités pour les IDE Activités Hôtelières 12% 2% Activités logistiques 54% 46% Temps pour les A.A.S Temps pour le soin 13% 43% 30% Communication Information, Relation Activités administratives Encadrement Formation, Recherche Activités Communication, Information, Relation IDE 10% Activités logistiques IDE 5% 26% 10% 25% 24% Hygiène - Décontamination - Stérilisation Pharmacie Laboratoire Gestion du matériel et des fournitures Déplacements, hors unités, vers. Gestion du temps de travail 7% 1% 21% 60% 11% Transmissions entre équipes Relations avec les médecins Relations diverses Outil informatique Activités administratives IDE 33% 67% Gestion du flux des patients Démarches administrati ves

27 Exemple de résultats AS pour un service 54% Temps soins/aas - AS service 46% Temps pour les A.A.S Temps pour le soin Répartition par activités pour les AS 2% 2% 26% 27% 43% Activités Hôtelières Activités logistiques Communication Information, Relation Commande informatique Réception et contrôle Activités Communication, Information, Relation AS 4% 0% 1% 11% Transmissions entre équipes 12% Activités hôtelières AS 23% 4% 61% Gestion des repas Gestion du linge Entretien des locaux Gestion des déchets 84% Relations avec les médecins Relations diverses Outil informatique Activités logistiques AS 39% 20% 38% 0% 0% 3% Hygiène - Décontamination - Stérilisation Pharmacie Laboratoire Gestion du matériel et des fournitures Déplacements, hors unités, vers. Gestion du temps de travail

28 Plan d actions A déployer par pôle, service, unité Réorganisation des activités pour une meilleure efficience Pistes de travail Logistique pour les IDE Hôtellerie et logistique pour les AS

29 GESTION DES AAS UN NOUVEAU MODÈLE D ORGANISATION F. Delaire I. Pellier

30 Impact sur les ressources humaines (vision macro) IDE: 45% soit 439 ETP AS : 47% soit 662 ETP Raisonnement Proposer une gestion différente des AAS qui permettent de centraliser ces activités sur des agents dédiés autour de la logistique de soins (postes aménagés pour les retours à l emploi/charge mentale/maternité/ )

31 Construction du modèle Identification dans la grille des AAS des activités pouvant être centralisées par grade (estimation égale à 17%) AAS IDE AAS AS Pharmacie : Commandes Réception et rangement Contrôle de l armoire (stock et péremption ) Contrôle des stupéfiants Commande des DM Rangement du petit matériel Démarches administratives : Prise de rendez vous Gestion des repas : Commande informatique, Réception et contrôle Relevé des températures des réfrigérateurs Gestion du linge: Commandes Réception, rangement Commande magasin Réception et rangement

32 Projection sur l établissement Pour l établissement ETP consacrés aux AAS ETP consacrés aux AAS externalisable IDE AS Total Pour une unité de 30 lits EPN ETP externalisable IDE 11,5 0,70 AS 17,4 0,80 Typologie des AAS IDE: Circuit du médicament, laboratoire, matériel et fournitures, prise de rdv, programmation Typologie des AAS AS: Gestion des repas et du linge

33 Projet Identification au sein d une unité de soins ou d un groupe d unités de soins (géographie, typologies identiques ) de postes de soignants dédiés à la logistique de soins IDE AS Objectifs : Optimiser la gestion logistique des unités de soins Professionnalisation, formation Interface renforcée avec les services logistiques et prestataires Proposer des postes de travail adaptés pour un maintien ou un retour à l emploi

34 Méthodologie Lancement d un groupe de travail institutionnel Identification des fiches de poste par pôle (IDE et AS ) Calendrier Mai 2014 Juin 2014 Commentaires Représentation polaire Mise en œuvre Premier trimestre 2015 Mars 2015:1IDE et 1 AS /pôle soit 20 postes Juin 2015, 40 postes

35 Exemple de la réflexion menée sur la fiche de poste IDE/Gestion de la pharmacie

36 Pôle FME 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 Chirurgie infantile Hémato-Oncologie Pédiatrie médicale Néo natalalogie Gynecologie 4,0 2,0 0,0 Commande Réception et rangement Préparation pilulier Contrôle de l'armoire Contrôle des stupéfiants Commande hors médicaments Rangement petit matériel Contrôle chariot urgence

37 Cartographie des risques circuit du médicament Extractions des données de l'audit interdiag médicaments.pdf

38 ROBOT

39 Déploiement de préparateur en pharmacie pour l optimisation des stocks dans les unités Un total de 10 PPH déployés au 01/11/2014. Les besoins au total pour finaliser l ensemble des pôles: 16 ETP selon la fiche de poste contractualisée avec les pôles cliniques (fiche action 214 projet de soin): en lien avec les activité afférentes au soin sur le circuit des produits de santé Organisés sous forme de cellule d optimisation des stocks permettant de répondre à l ensemble des pôles.

40 Merci de votre attention..

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