Advanced and Customized Net Conference optimisé par Cisco WebEx Technology

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1 GUIDE DE Verizn Net Cnferencing T h l M ti C t Advanced and Custmized Net Cnference ptimisé par Cisc WebEx Technlgy Installatin et utilisatin des utils de prductivité Pur utiliser le service de cnférence Web WebEx depuis des applicatins utilisées qutidiennement : Vus puvez installer les utils de prductivité WebEx, rejindre instantanément des réunins au myen de One-Click, Micrsft Office, des navigateurs Web, Micrsft Outlk, IBM Ltus Ntes et des prgrammes de messagerie instantanée u planifier des réunins à l'aide de Micrsft Outlk u IBM Ltus Ntes, sans devir accéder à vtre site de service WebEx. Après avir installé les utils de prductivité WebEx, vus puvez vus cnnecter et définir des ptins pur vtre cmpte WebEx, vs réunins instantanées et planifiées, définir des préférences pur le vlet One-Click et sélectinner les utils de prductivité à utiliser avec WebEx. Ce guide de l'utilisateur a pur bjet de vus apprendre à télécharger et utiliser le mdule additinnel Prductivity Tls (Outils de prductivité). Le mdule additinnel Prductivity Tls (Outils de prductivité) vus permet de planifier vs cnférences Web (y cmpris l'intégratin audi) depuis les applicatins que vus utilisez qutidiennement. Remarque : suivez les instructins du dcument Advanced and Custmized Net Cnference User Guide (Guide de l'utilisateur Advanced et Custmized Net Cnference) pur vus abnner à Advanced et/u Custmized Net Cnference afin de planifier et d'rganiser des cnférences Web depuis Manage My Meetings (Gérer mes réunins) u vtre page d'accueil WebEx. Les utils de prductivité incluent l'intégratin aux services WebEx via : Micrsft Outlk Ltus Ntes One-Click Prgrammes de messagerie instantanée : Yah Messenger Ggle Talk Skype AOL Windws Messenger Ltus Sametime Applicatins Micrsft Office : Wrd Excel PwerPint Micrsft Internet Explrer Mzilla Firefx Télachargement des utils de prductivité : Avant d'installer les utils de prductivité, vérifiez que vtre rdinateur est cnfrme à la cnfiguratin minimale requise suivante : Micrsft Windws 2000, XP, 2003, Vista Micrsft Internet Explrer 6.0 SP1 u 7.0 u Firefx 2.0 u 3.0 Prcesseur Intel x86 (Pentium 400 MHz u supérieur) u cmpatible JavaScript et ckies activés dans le navigateur Pur installer les prduits de prductivité, suivez la prcédure ci-après : Accédez au site suivant : Accédez à Leader Tls (Outils de l'rganisateur) et cliquez sur Net Cnferencing Plug-Ins (Mdules additinnels Net Cnferencing) dans le menu dérulant). Téléchargez le mdule additinnel Prductivity Tls : Cliquez sur Run (Exécuter) et suivez les instructins. 1

2 Une fis l'installatin terminée, les ptins d'intégratin WebEx s'affichent dans Micrsft Outlk pur vus permettre de planifier rapidement une réunin en ligne. Le tableau suivant décrit les butns de la barre d'utils WebEx Integratin (Intégratin WebEx). Butn One-Click Meeting (Réunin One-Click) Schedule Meeting (Prgrammer une réunin) WebEx Settings (Paramètres WebEx) Descriptin Démarre une réunin One-Click. Une réunin One-Click est une réunin instantanée que vus puvez démarrer à tut mment sans devir la planifier à l'avance. Pur plus de détails, cnsultez le dcument One-Click User's Guide (Guide de l'utilisateur One-Click) sur vtre site Web de service WebEx. Vus puvez spécifier des ptins pur les réunins instantanées dans l'nglet Instant Meetings (Réunins instantanées) de la bîte de dialgue WebEx Settings (Paramètres WebEx). Si vus cliquez sur ce butn, la fenêtre Outlk Appintment (Rendez-vus Outlk) s'uvre. Elle cntient les ptins Integratin t Outlk (Intégratin à Outlk) permettant de planifier une réunin en ligne. Vus puvez spécifier des ptins pur les réunins planifiées dans l'nglet Scheduled Meetings (Réunins planifiées) de la bîte de dialgue WebEx Settings (Paramètres WebEx). Remarque : la fenêtre Meeting (Réunin) dans Outlk cntient également les ptins d'intégratin de WebEx. Si vus cliquez sur ce butn, un menu prpsant les ptins suivantes s'affiche : My WebEx (Mn WebEx) Vus permet d'accéder à My WebEx (My WebEx) pur gérer vs infrmatins de cmpte et les réunins planifiées, sur vtre site Web de service WebEx. Pur plus de détails sur My WebEx (Mn WebEx), cnsultez l'aide en ligne sur vtre site. Accunt Settings (Paramètres de cmpte) Ouvre l'nglet Accunt (Cmpte) de la bîte de dialgue WebEx Settings (Paramètres WebEx) et vus permet de spécifier vs infrmatins de cmpte d'utilisateur WebEx (URL de vtre site Web de service WebEx, vtre nm d'utilisateur et vtre mt de passe). Vus puvez également spécifier des ptins supplémentaires dans la bîte de dialgue WebEx Settings (Paramètres WebEx), par exemple des ptins pur les réunins instantanées et planifiées. Meeting Templates (Mdèles de réunin) Vus permet de cnsulter les mdèles que vus u l'administrateur du site avez enregistrés sur vtre site Web de service WebEx. Les mdèles cntiennent des paramètres de réunin. Vus puvez sélectinner le mdèle qui répnd à vs besins. Les mdèles de réunin ne snt dispnibles que si l'administrateur du site autrise les hôtes à utiliser des mdèles pur Outlk. Set Scheduling Permissin (Définir des autrisatins de planificatin) Ouvre la page My WebEx Prfile (Mn prfil WebEx) qui vus permet d'affecter un délégué pur planifier u mdifier des réunins en vtre nm. Help (Aide) Permet de cnsulter des instructins pur utiliser WebEx Integratin t Outlk. Abut (À prps de) Vus permet d'afficher le numér de versin et de licence ainsi que les infrmatins de brevet relatifs à WebEx Integratin t Outlk. B Descriptin Cnfiguratin des utils de prductivité Accédez à la page Micrsft Outlk. Dans la liste dérulante WebEx, sélectinnez Accunt Settings (Paramètres de cmpte). 2

3 Accunt (Cmpte) Les ptins de cmpte vus permettent de vus cnnecter à vtre site Web de service WebEx au myen de vtre nm d'utilisateur et de vtre mt de passe. Sélectinnez l'nglet Accunt (Cmpte) dans les ptins WebEx Accunt Settings (Paramètres de cmpte WebEx.). Tapez l'url de vtre serveur Advanced Net u Custmized Net cnference dans le champ Site URL (URL du site). Entrez vtre nm d'utilisateur et vtre mt de passe Manage My Meetings (Gestin de mes réunins). Cliquez sur Remember my passwrd (Mémriser mn mt de passe). Le nm d'utilisateur et le mt de passe entrés snt enregistrés. Cela vus évite d'indiquer vtre nm d'utilisateur et l'url du site lrs de la prchaine cnnexin. Language (Langue). Vérifiez la langue actuellement sélectinnée pur vtre site de service WebEx. Lcale (Pays/régin). Vérifiez le pays u la régin actuellement sélectinnée pur vtre site de service WebEx. Time Zne.(Fuseau hraire). Vérifiez le fuseau hraire actuellement sélectinné pur vtre site de service WebEx. Change settings fr WebEx service site (Mdifier les paramètres pur le site de service WebEx). Ouvrez la page My WebEx (Mn WebEx) > My Prfile (Mn prfil) sur vtre site de service WebEx et mdifiez vtre prfil. Refresh (Actualiser). Actualisez le cntenu de la bîte de dialgue WebEx Settings (Paramètres WebEx) avec les paramètres les plus récents du site de service WebEx. Si vus avez déjà cnfiguré vs paramètres préférés sur vtre site WebEx Advanced u Custmized Net WebEx, ils apparaissent dans les paramètres WebEx des utils de prductivité. Cliquez sur Apply (Appliquer), puis sur OK. Entrez l'url de vtre serveur Advanced Net : Custmized Net : Entrez vtre nm d'utilisateur et vtre mt de passe Manage My Meetings (Gestin de mes réunins) 3

4 Instant Meetings (Réunins instantanées) : Les ptins de réunin instantanée nt un impact sur les réunins démarrées instantanément depuis le vlet One-Click, Micrsft Office, les navigateurs, les prgrammes de messagerie instantanée, les menus sélectinnables avec le butn drit et Micrsft Outlk u IBM Ltus Ntes. Les ptins Instant Meeting (réunin instantanée) nt un impact sur les réunins démarrées instantanément depuis le vlet One-Click, Micrsft Office, les navigateurs, les prgrammes de messagerie instantanée, les menus sélectinnables avec le butn drit et Micrsft Outlk u IBM Ltus Ntes. Service type (Type de service) - Sélectinnez le type de service pur vs réunins instantanées dans le menu dérulant. Meeting Tpic (Sujet de la réunin) Meeting Passwrd (Mt de passe de la réunin) snt des champs bligatires. Audi Cnference (Audicnférence) : Vs infrmatins d'audicnférence snt prérenseignées une fis que vus les avez définies dans My Audi (Mn audi) sur la page d'accueil WebEx. Sélectinnez Cnference Type (Type de cnférence) dans le menu dérulant. L'rganisateur peut sélectinner Participants receive a call back (Les Participants reçivent un rappel). L'rganisateur peut sélectinner Allw access t glbal numbers (Autriser l'accès aux numérs mndiaux). 4

5 Scheduled Meetings (Réunins planifiées) : Les ptins de réunin planifiée nt un impact sur les réunins planifiées dans Micrsft Office u IBM Ltus Ntes. Les ptins définies dans Scheduled Meetings (Réunins planifiée) nt un impact sur les réunins planifiées dans Micrsft Office u IBM Ltus Ntes. Service type (Type de service) - Sélectinnez le type de service pur vs réunins planifiées dans le menu dérulant. Cette ptin répertrie uniquement les types de sessin dispnibles pur vtre site et vtre cmpte d'utilisateur. Meeting passwrd (Mt de passe de la réunin). Les Participants divent entrer le mt de passe que vus avez défini pur rejindre la réunin. Il se peut que vtre site exige que tus les mts de passe sient cnfrmes à des critères de sécurité, par exemple une lngueur minimale et un nmbre minimal de lettres, chiffres u caractères spéciaux. Exclude passwrd frm invitatin (Exclure le mt de passe de l'invitatin par currier électrnique). Permet d'exclure le mt de passe de la réunin du message électrnique envyé à tus les invités à vtre réunin. List this meeting n the WebEx site (Répertrier cette réunin sur le site WebEx). Permet d'inclure cette réunin dans les calendriers de réunins sur le site de service WebEx. Dispnible uniquement pur les réunins, les réunins cmmerciales, les événements et les sessins de frmatin. Audi Cnference (Audicnférence) : 5

6 Vs infrmatins d'audicnférence snt prérenseignées une fis que vus les avez définies dans My Audi (Mn audi) sur la page d'accueil WebEx. L'rganisateur peut sélectinner Participants receive a call back (Les participants reçivent un rappel). L'rganisateur peut sélectinner Allw access t glbal numbers (Autriser l'accès aux numérs mndiaux). L'rganisateur peut sélectinner Attendees can als jin telecnference befre starting time (Les Participants peuvent également rejindre la télécnférence avant l'heure de début). Tracking Cde (Cde de suivi) - L'rganisateur peut entrer sn cde de suivi à des fins de facturatin. Identifiez vtre département, vtre prjet u furnissez d'autres infrmatins que vtre entreprise veut asscier à vs réunins. Registratin (Inscriptin) L'rganisateur peut sélectinner des ptins ayant un impact sur le mde d'apprbatin des inscriptins des participants. Resurces (Ressurces) L'rganisateur peut sélectinner des ptins qui cntrôlent l'utilisatin des ressurces dans les réunins. (L'nglet Inf (Infrmatins) et la présentatin s'affichent avant l'accès de l'hôte.) One-Click Les ptins One-Click nt un impact sur les fnctinnalités du vlet One-Click. Les ptins One-Click nt un impact sur les fnctinnalités du vlet One-Click. Prgram Behavir (Cmprtement du prgramme) : (sélectinner) Always stays n tp f every applicatin pen n yur cmputer (Tujurs visible sur chaque applicatin uverte sur vtre rdinateur) Start One-Click with Windws (Démarrer One-Click avec Windws) Shw One-click n taskbar (Afficher One-Click sur la barre des tâches) Shw scheduling functin (Afficher la fnctin de planificatin) Démarre la réunin planifiée. Default Address Bk (Carnet d'adresses par défaut) : Sélectinnez un prgramme de currier électrnique et de planificatin pur un carnet d'adresses par défaut (Micrsft Outlk u IBM Ltus Ntes). 6

7 Sélectinnez le prgramme de currier électrnique depuis lequel btenir les adresses électrniques de vs cntacts. Si vus cliquez sur le vlet WebEx One-Click, le carnet d'adresses du prgramme de currier électrnique que vus sélectinnez ici s'uvre. Start Meeting Optins (Optins de démarrage de la réunin) : Sélectinnez Allw me t change meeting tpic when meeting starts (Autriser la mdificatin du sujet de la réunin au démarrage de celle-ci). Sélectinnez Allw me t change meeting passwrd when meeting starts (Autriser la mdificatin du mt de passe de la réunin au démarrage de celle-ci). Tls (Outils) Les ptins Tls (Outils) déterminent les prgrammes qui incluent les intégratins et les raccurcis WebEx. Les ptins Tls (Outils) déterminent les prgrammes qui incluent les intégratins et les raccurcis WebEx. and Scheduling using Micrsft Outlk r IBM Ltus Ntes (Currier électrnique et planificatin au myen de Micrsft Outlk u IBM Ltus Ntes). Affiche les butns et les cmmandes WebEx pur la planificatin de réunins u le démarrage de réunins One-Click avec Micrsft Outlk u IBM Ltus Ntes au myen des cntacts et du calendrier de Micrsft Outlk. Micrsft applicatins t be used with One-Click (Applicatins Micrsft à utiliser avec One-Click) : Affiche les butns WebEx pur le démarrage d'une réunin One-Click et le partage autmatique d'un dcument u d'un fichier sélectinné depuis les applicatins Micrsft Office suivantes : Excel, PwerPint, Wrd Internet Explrer Menus Windws accessibles avec le butn drit (requiert une réinitialisatin) 7

8 Shw buttn in Internet Explrer (Afficher le butn dans Internet Explrer). Affiche un butn WebEx permettant de démarrer des réunins One-Click depuis la barre d'utils Micrsft Internet Explrer. Shw in Windws right-click menus (requires rebt) (Afficher dans les menus Windws accessibles avec le butn drit (requiert une réinitialisatin)). Affiche une cmmande WebEx permettant de démarrer une réunin One-Click et de partager autmatiquement un fichier et un dcument sélectinné depuis les fenêtres accessibles avec le butn drit dans l'explrateur Windws. Instant Messengers t be used with One-Click (Prgrammes de messagerie instantanée à utiliser avec One-Click). Affiche des butns et des cmmandes WebEx permettant de démarrer une réunin One-Click depuis un prgramme de messagerie instantanée. Vus puvez sélectinner un u plusieurs des prgrammes de messagerie instantanée suivants : Yah, Skype, AOL, Ltus Sametime, Windws Messenger, Yah Messenger Shw buttn in Firefx (Afficher le butn dans Firefx). Affiche un butn WebEx permettant de démarrer des réunins instantanées depuis la barre d'utils Firefx. Planificatin d'une réunin à l'aide des utils de prductivité Vus puvez cmmencer à planifier des réunins via la barre d'utils Outlk. Pur ce faire, il vus suffit de cliquer sur Schedule Meeting (Planifier une réunin). Cliquez sur Add WebEx Meeting (Ajuter une réunin WebEx). 8

9 La zne WebEx Settings (Paramètres WebEx) s'affiche avec vs paramètres Manage My Meetings (Gestin de mes réunins) par défaut. Sélectinner le type de service. Entrez le mt de passe de la réunin (bligatire). Mdifiez les paramètres par défaut pur cette réunin spécifique (le cas échéant). Cliquez sur OK. Vus revenez à l'invitatin à la réunin. Renseignez les lignes T (À), Subject (Objet) et Lcatin (Emplacement). Cliquez sur Send (Envyer). Vtre site Web de service WebEx est cntacté, la réunin planifiée est ajutée à vtre calendrier Outlk et à vtre liste de 9

10 réunins sur la page My WebEx Meetings (Mes réunins WebEx) et vtre invitatin à la réunin est envyée aux Participants. Lancement de la réunin Pur lancer la cnférence Web, cliquez sur le rappel de la réunin figurant dans vtre calendrier Outlk. Cliquez sur le lien figurant sus T start this meeting (Pur lancer cette réunin) et cnnectez-vus à vtre cmpte. Cliquez sur Start Nw (Démarrer maintenant) pur lancer la réunin. 10

11 Accès à une réunin (Participants) Cliquez sur le lien figurant sus T jin this meeting (Pur rejindre cette réunin) et entrez vtre mt de passe de réunin. Cliquez sur Jin Nw (Rejindre maintenant) pur lancer la réunin. Quelques cnseils cncernant les présentatins Téléchargez les diapsitives à l avance. Répétez la présentatin. Ayez à dispsitin un agenda et une liste de cntrôle. Menez la réunin dans une pièce au calme. Utilisez un casque afin de garder les mains libres. Utilisez des sndages pur retenir l attentin des participants. Utilisez l util de questins/répnses pur permettre aux participants de pser des questins et ptimiser ainsi l interactin entre vus. Utilisez les utils d anntatin afin d'amélirer la présentatin. Cntactez-nus Pur bénéficier d une assistance technique cncernant Net Cnferencing, cntactez-nus au (866) u au (773) Ntre adresse électrnique : nettech@veriznbusiness.cm. Si vus suhaitez vus entretenir immédiatement avec un interlcuteur, cntactez un spécialiste en cnférences. Pur effectuer u mdifier une réservatin, veuillez cntacter le centre de réservatins le plus prche. États-Unis : Eurpe : Hng Kng : Japn : Australie : Singapur : Verizn. Tus drits réservés. Advanced u Custmized Net Cnference ptimisé 9/09 Les nms et lgs Verizn et Verizn Business, ainsi que tus les autres nms, lgs et slgans identifiant les prduits et services de Verizn snt des marques et des marques de service u des marques et des marques de service dépsées de Verizn Trademark Services LLC u de ses sciétés apparentées aux États-Unis et/u dans d autres pays. Micrsft et Windws snt sit des marques sit des marques dépsées de Micrsft Crpratin aux États-Unis et/u dans d'autres pays. Les autres marques et marques de service appartiennent à leurs prpriétaires respectifs. 11