Le pouvoir adjudicateur choisit la clause sociale à insérer dans son cahier des charges :

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1 Mise à jour du Vademecum de la clause sociale d insertion obligatoire dans les marchés publics subsidiés de plus de HTVA et d au moins 60 jours ouvrables 1. Introduction La clause sociale d insertion obligatoire dans les marchés publics subsidiés de plus de existe depuis Elle a permis la création d une moyenne annuelle de 80 offres d emploi dans le secteur du bâtiment, et une étude de l Observatoire de l Emploi a montré qu un an après leur expérience en clause sociale, 70 % des personnes n étaient plus inscrites comme chercheuses d emploi. Cette note positive ne nous empêche pas d être conscients des difficultés rencontrées sur le terrain, tant du côté du pouvoir adjudicateur que du côté des entreprises confrontées à la clause sociale. C est pourquoi, la direction des marchés publics locaux, la direction des investissements de Bruxelles Pouvoirs Locaux, les fonctionnaires d une commune bruxelloise, Actiris et la SAW-B se sont réunis régulièrement pendant un an au sein d un groupe de travail pour dégager des pistes d amélioration de cette clause sociale, tout en restant dans les rails de l ordonnance sur la réalisation d investissements d intérêts publics. Ce vademecum explicite en particulier la nouvelle procédure de contrôle de la bonne exécution de la clause sociale ainsi que les pénalités à mettre en place dans les cahiers des charges. 2. Principes de base - Choix de la clause sociale : Le pouvoir adjudicateur choisit la clause sociale à insérer dans son cahier des charges : - Soit il utilise la clause sociale d insertion, - Soit il utilise la clause sociale de Formation Professionnelle Individuelle (FPI). Cette dernière possibilité consiste, pour l adjudicataire, à former pour une durée de un à six mois maximum une personne éloignée de l emploi. La convention de stage doit obligatoirement être suivie par un contrat de travail d une durée au moins équivalente à celle de la formation. - Contrôle de l exécution de la clause sociale : Le pouvoir adjudicateur contrôle l exécution effective de la clause sociale à quelque stade que ce soit de l exécution du marché. L adjudicataire est tenu de fournir une série de documents permettant au pouvoir adjudicateur de contrôler l exécution de la clause sociale. Des modèles de documents ont été élaborés (cf. annexe). La cellule de coordination Clause Sociales d Actiris est là en soutien des pouvoirs adjudicateurs et des adjudicataires. Celles-ci peuvent la contacter (clausesociale@actiris.be) pour les aider à exécuter la clause sociale. Les inspecteurs d Actiris pourront se rendre sur le chantier afin de vérifier que la clause sociale est correctement exécutée. A l issue de la prestation du volume d insertion / formation, ils établiront avec les parties concernées une évaluation des prestations. A noter que l opérateur de formation est chargé de contrôler le respect des conditions d encadrement - Pénalités en cas de non-exécution de la clause sociale : Après la notification du marché, une réunion de lancement du marché (kick off meeting) doit être tenue entre le pouvoir adjudicateur et l adjudicataire, où toutes les spécifications du marché, y compris les clauses sociales, seront abordées En cas de non-exécution de la clause sociale, une pénalité spéciale sera prévue dans le cahier spécial des charges. 1

2 L adjudicataire ne sera pas pénalisé s il apporte la preuve qu il a effectué toutes les démarches utiles pour exécuter la clause sociale mais que ces démarches n ont pas permis l exécution de la clause. 3. Le choix de la clause sociale Le pouvoir adjudicateur choisit d imposer une clause sociale d insertion «classique», pour laquelle l adjudicataire établira un contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée pour des chercheurs d emploi proposés par Actiris, ou une clause sociale d insertion «Formation Professionnelle Individuelle». Cette dernière possibilité impose à une entreprise de former un stagiaire dans le cadre de tâches prévues dans le programme de formation établi par l entreprise. Consécutivement à la convention de FPI, l entreprise s engage à occuper le stagiaire dans la profession apprise pour une durée au moins égale à celle de la convention de FPI. Les prestations peuvent être exécutées en dehors du chantier concerné, mais le contrat de travail doit être signé pour que les jours prestés sous FPI soient comptabilisés dans le volume de la clause sociale! Ce contrat de travail fait donc partie des éléments de contrôle de l exécution de la clause. L entreprise verse au stagiaire une prime de productivité. Celle-ci est calculée sur base de la différence entre la rémunération imposable afférente à la profession à apprendre (c est-à-dire la rémunération brute les 13,07% d ONSS) et les revenus éventuels du stagiaire. Les documents décrivant la FPI (IBO pour les chercheurs d emploi néerlandophones) et les procédures à suivre pour l entreprise sont annexées à ce document. Afin de toujours donner l information la plus actuelle et complète possible, il est demandé au pouvoir adjudicateur de consulter le site d Actiris et d y reprendre les documents à annexer au cahier des charges : Le volume de la clause sociale reste déterminé par la formule basée sur la valeur estimée du marché et le volume de main d œuvre utilisé sur le chantier. Le nombre de journées doit se situer entre 5 et 10 % du nombre de jours calculés selon la formule suivante : J = (a x b) / (c x d) Soit J : le nombre de journées complètes de travail en clause sociale. Soit a : le montant de l estimation des travaux HTVA. Soit b : la part de main d œuvre dans le montant des travaux, fixée à [45] %. Soit c : le tarif horaire moyen d un ouvrier. Soit d : le nombre d heures de travail par jour, fixé à 8 heures. Exemple pour un marché estimé à HTVA, avec un tarif ouvrier à [35 /h] : ( x 45 %) / (35 x 8 h) = 1.205,36 jours. Le nombre de journées complètes de travail correspondant au nombre de personnes en insertion à occuper doit donc se situer entre 60 et 120. La cellule de coordination clauses sociales d Actiris peut vous aider à établir ce volume. En cas de FPI, le volet formation doit être presté sur le chantier qui l impose, mais le volet contrat de travail ne doit pas obligatoirement l être sur ce même chantier. 4. La mise en œuvre de la clause sociale La ligne du temps ci-dessous reprend les étapes-clés de l exécution de la clause sociale, de la notification du marché à la fin du chantier, où des documents attestant de l exécution de la clause sociale doivent être remis par l adjudicataire au pouvoir adjudicateur. Une première étape importante dans la mise en œuvre et le contrôle de l exécution de la clause sociale est la tenue d une réunion de lancement du chantier, ou kick off meeting, entre le pouvoir adjudicateur et l adjudicataire. A cette occasion, la clause sociale doit être évoquée dans tous ses détails et une date à laquelle celle-ci doit avoir commencé, ou date de pré-évaluation, doit être fixée. 2

3 Exécution du chantier Date de préévaluation 1. Notification du marché: L adjudicataire prend contact avec la coordination clause sociale d Actiris 2. Le PA envoie l ordre de commencer les travaux à l adjudicataire, avec Inspection sociale et Actiris en copie (avec nbre jours CS) 4. Au plus tard la veille du démarrage de la clause sociale, l adjudicataire envoie les documents relatifs à la clause sociale au PA 3. Kick off meeting Exécuter la clause sociale 5. Au plus tard à la date fixée pour la pré-évaluation, remise des d exécution de la clause sociale au PA 6. Récolter les «clauses sociales» 7. Transmettre facturation + «clauses sociales» en même temps que l avantdernière déclaration de créance 8. Actiris donne avis positif ou négatif 9. L adjudicataire demande au PA une attestation de bonne exécution de la CS Documents à fournir Informations à fournir lors du kick off meeting - La date de pré-évaluation à laquelle la clause sociale doit avoir commencé sera fixée à l occasion de cette réunion de lancement. Documents à fournir après le kick-off meeting et au plus tard la veille de l exécution de la clause sociale au pouvoir adjudicateur et à Actiris (clausesociale@actiris.be) - Le nom de l entreprise qui exécutera la clause sociale que ce soit l adjudicataire lui-même ou un sous-traitant ; - Le nom du référent qui encadrera le stagiaire (la personne en insertion) ; - Le planning social avec les métiers auxquels l entreprise aura recours à des stagiaires (des personnes en insertion) ; - Le(s) contrat(s) conclu(s) ou la (les) convention(s) de stage passée(s) (e contrat de travail signé) avec les stagiaires ou personnes en insertion. Documents à tenir à jour en cours d exécution de la clause sociale - Pour les marchés non soumis au Check in at work 1, la liste de présence quotidienne sur chantier des bénéficiaires de la clause sociale (cfr Annexe) Documents à fournir au plus tard à la date de la pré-évaluation - Liste quotidienne du personnel formé (engagé) sur le chantier si la clause sociale a été partiellement ou totalement exécutée, 1 Depuis le 1 er avril 2014, la loi du 8 décembre 2013 est entrée en vigueur. Elle impose l enregistrement des personnes qui exécutent des travaux immobiliers sur certains lieux de travail. L enregistrement des présences est obligatoire sur les lieux où sont exécutés des travaux immobiliers dont le montant total hors TVA est égal ou supérieur à euros. Il s agit ici de contrats conclus par des entrepreneurs avec un seul et même donneur d ordre. 3

4 Le pouvoir adjudicateur peut cependant demander une transmission plus régulière, tous les mois par exemple. Il peut être ajouté au cahier spécial des charges que l avancement de l exécution de la clause sociale sera ajouté aux états d avancement joints à la déclaration de créance, - Justificatifs en cas de non-exécution de la clause sociale. Documents à fournir au plus tard au dernier jour du délai contractuel - Liste quotidienne du personnel formé sur le chantier, - Justificatifs en cas d inexécution totale ou partielle de la clause sociale. L adjudicataire demandera préalablement l avis d Actiris, qu il transmet au pouvoir adjudicateur. Par ailleurs, le pouvoir adjudicateur motivera sa décision s il s écarte de l avis d Actiris. Si Actiris ne transmet pas d avis, c est le pouvoir adjudicateur qui statue si la clause sociale est correctement exécutée. - Les fiches d évaluation des prestations établies par Actiris avec l adjudicataire et la personne en insertion (stagiaire). - La copie du contrat de travail consécutif à la période de formation en cas de clause sociale FPI, signé par les deux parties. Fin du chantier - L adjudicataire demande l attestation de bonne exécution de la clause sociale au pouvoir adjudicateur. Il ne peut la délivrer que si elle a été exécutée complètement. En cas de non-exécution de la clause sociale, quelles pièces justificatives peuvent être présentées? L adjudicataire ne peut être tenu pour responsable d une absence de réponse à ses sollicitations vers un opérateur de formation ou l organisme régional pour l emploi. Dès lors, toute absence de réponse endéans les 8 jours ouvrables à une sollicitation de l adjudicataire est considérée comme une réponse négative de la part de l opérateur de formation ou de l organisme régional pour l emploi. Remarque : Par absence de réponse, il faut entendre qu aucun contact n a pu être établi entre l adjudicataire et l opérateur de formation ou l organisme régional pour l emploi. En d autres termes, si un opérateur de formation propose de discuter du contenu de la clause à une date postérieure aux 8 jours ouvrables, ou si l organisme régional pour l emploi propose des candidats à une date postérieure aux 8 jours ouvrables, ceci est considéré comme une réponse positive à la sollicitation de l adjudicataire ; Par ailleurs, il est possible qu un opérateur de formation ou l organisme régional pour l emploi ne puisse proposer de stagiaire ou de candidat à un adjudicataire si la période de fin de formation ne correspond pas aux délais du chantier ou si le profil recherché n est pas trouvé (par exemple, le chercheur d emploi envisagé a déjà trouvé un lieu de stage ou obtenu un contrat de travail). Les démarches utiles pour exécuter la clause sociale doivent être menées par l adjudicataire tous les 3 mois pendant la durée du chantier (pour des chantiers d au moins 5 mois), jusqu à la réalisation effective de la clause et/ou la fin du chantier. Une série de démarches doivent être menées par l adjudicataire. Pour attester de ces démarches, les acceptables sont présentés dans le tableau suivant : Démarche Contacter la coordination clause sociale d Actiris. Cette démarche est obligatoire. Contacter plusieurs opérateurs de formation qui proposent des stages en adéquation avec la Justificatif à présenter Copie d au moins un prouvant que la coordination clause sociale a été contactée par l adjudicataire (ou son sous-traitant), avec référence du chantier en question clairement indiquée. Copie des s/courriers envoyés aux opérateurs de formation (soit de l entreprise, soit 4

5 durée de formation prévue dans le cahier des charges. Si les opérateurs avec lesquels l entreprise travaille habituellement n ont pas de disponibilité, l entreprise fera appel à Actiris qui l orientera vers d autres opérateurs. Il est utile que l adjudicataire mette systématiquement en copie de ses prises de contact la coordination clause sociale de la coordination clause sociale) si pas de réponse obtenue dans les 8 jours ouvrables. R/ la réponse ne doit pas être un oui définitif mais une ouverture à une rencontre Copie des s /courriers de réponse des opérateurs de formation en cas de réponse négative ou de réponse ne permettant pas l exécution de la clause 5. Quelles pénalités appliquer en cas d inexécution totale ou partielle de la clause sociale Si, à la date de pré-évaluation, l exécution de la clause sociale n a pas encore démarré, un PV de défaut d exécution sera dressé et une pénalité générale, reprise à l'article 44 1er de l arrêté royal du 14 janvier 2013, sera due quotidiennement tant que l exécution de la clause sociale n a pas commencé, preuve à l appui. L inexécution totale d une clause sociale, imputable à l adjudicataire, est sanctionnée d une pénalité spéciale, reprise au cahier de charges, de 5% du montant du marché ; L'inexécution partielle supérieure à 25% de la clause sociale imputable à l'adjudicataire sera sanctionnée d'une pénalité spéciale de 2,5% du montant du marché; L'inexécution partielle inférieure à 25% mais supérieure à 10 % de la clause sociale imputable à l'adjudicataire sera sanctionnée d'une pénalité spéciale de 1,5% du montant du marché et ce au prorata du nombre d'heures inexécutées. L inexécution partielle inférieure à 10% de la clause sociale ne sera pas sanctionnée financièrement. Cependant, cette inexécution partielle ne permettra pas l obtention de l attestation de bonne exécution de la clause sociale en fin de chantier. 5