CONSULTATION TRAITEURS PALAIS DES CONGRES D ANTIBES JUAN-LES-PINS

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1 CONSULTATION TRAITEURS PALAIS DES CONGRES D ANTIBES JUAN-LES-PINS CAHIER DES CHARGES Office de Tourisme et des Congrès d Antibes Juan-les-Pins 60, chemin des sables JUAN-LES-PINS DATE DE REMISE DE L OFFRE : 24 février 2017 à 17h00 Contact Renseignements Jean-Pierre DERAIL Office de Tourisme et des Congrès 60 chemin de sables JUAN-LES-PINS jean-pierre.derail@antibes-congres.com Tel : Ce document comporte 8 pages Et 2 annexes : Convention d intervention et Bordereau de prix 1/ 7

2 SOMMAIRE ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONSULTATION page 3 ARTICLE 2 : MODALITES DE REFERENCEMENT DES TRAITEURS : page 4 a- Détail de l offre b- Critères de sélection : c- Commissionnement dû par le traiteur d- Assurance Responsabilité Civile e- Conformités avec la règlementation en vigueur f- Participation à un événement de promotion du palais des congrès ARTICLE 3 : CONDITIONS D EXPLOITATION ET MODALITES D ORGANISATION : page 6 ARTICLE 4 : PRESENTATION DE L OFFRE page 6 ARTICLE 5 : REGLEMENT DES LITIGES page 6 ARTICLE 6 : DUREE page 6 ARTICLE 7 : DATE DE MISE EN LIGNE page 7 ARTICLE 8 : DATE DE LIMITE DE RECEPTIONS DES OFFRES page 7 ARTICLE 9 : CONDITIONS D ENVOI OU DE REMISE DES PLIS page 7 2/ 7

3 ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONSULTATION La Ville d Antibes Juan-les-Pins a confié à l Office de Tourisme et des Congrès l exploitation du Palais des Congrès dans le cadre d une Délégation de Service Public. La mission principale du Palais des Congrès consiste à accueillir des manifestations professionnelles de type congrès, réunions d entreprises, symposiums, conférences, salons et tout événement professionnel ou grand public entrant dans le cadre de sa fonction. Les organisateurs d événement, agissant en tant que loueur du Palais des Congrès, sont amenés à fournir à leurs participants des repas de travail, cocktails, apéritifs dînatoires, dîners de gala ou toute autre forme de restauration. En sa qualité de gestionnaire du Palais des Congrès, l Office de Tourisme et des Congrès entend contrôler cette activité pour des raisons évidentes de salubrité et de notoriété afin que ces prestations ne puissent en aucune manière porter un préjudice quelconque à son image de marque et à celle de la Ville d Antibes Juan-les-Pins. Ces prestations seront à assurer: - dans l enceinte du Palais des Congrès de Juan-les-Pins (espaces exploités par l Office de Tourisme et des Congrès); - sur des sites extérieurs au Palais des Congrès à l occasion de soirées, réceptions ou événements professionnels pour lesquels l Office de Tourisme et des Congrès à la charge de l organisation. L Office du Tourisme et des Congrès a décidé de faire appel à plusieurs traiteurs pour la réalisation de ces prestations afin de répondre à la demande de ses clients. Dans le cadre de sa certification Qualité Tourisme, le Palais des Congrès se doit de garantir un niveau de qualité en respectant des critères conformes aux exigences d une clientèle professionnelle de tourisme d affaires, congrès et événementiel d entreprise. A cet effet, des procédures de sélection, de référencement et de déréférencement sont mises en œuvre. Afin de permettre à ses clients de choisir entre plusieurs prestataires et de pouvoir conserver une maîtrise opérationnelle de la gestion de la restauration, l Office du Tourisme et des Congrès souhaite retenir un maximum de six traiteurs qui demeureront seuls référencés et habilités à fournir ces prestations. La présente procédure adaptée ouverte est soumise aux dispositions de l'article 27 du Décret n du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics. 3/ 7

4 ARTICLE 2 : MODALITES DE REFERENCEMENT DES TRAITEURS : a- Détail de l offre Le Traiteur devra pouvoir proposer les prestations suivantes pour un nombre de convives pouvant aller jusqu à 700 personnes. Il est demandé au candidat de présenter dans son offre technique ses propositions de menus et de tarifs correspondant aux prestations précisées ci-dessous. Pour chacune des prestations, trois niveaux de gamme doivent être proposés (hors dîner de gala): entrée de gamme, moyen gamme et haut de gamme. L offre devra également détailler les besoins suivants : la décoration, les matériels (hors tables de restauration et chaises fournies par le Palais des Congrès) et le service (mentionner le personnel prévu pour chaque prestation). Les bordereaux des prix correspondant aux prestations ci-dessous doivent être complétés. Déjeuner de travail congrès assis servi à table (composé d une entrée, un plat chaud, un dessert, eaux plates et gazeuses, café); Déjeuner assis avec service au buffet (composé d un choix d entrées, 1 ou 2 plats chauds, choix de desserts, eaux et soft, café) ; Cocktail déjeunatoire ou dînatoire (composé d une vingtaine de pièces salées et sucrées incluant eaux et boissons soft) ; Dîner de gala assis servi à table (composé d entrée, plat chaud, fromage, dessert, eaux, café et mignardises) et précédé en option d un apéritif (composé de 3 pièces salées). Pause-café d accueil simple (composée de boissons froides et chaudes) Pause-café matin (composée de boissons chaudes, jus de fruits, eaux, viennoiseries et/ou pièces sucrées, fruits de saison) Pause-café après-midi (composée de boissons chaudes, jus de fruits, eaux, pièces sucrées et/ou fruits) Pour chaque prestation, plusieurs options composées de boissons apéritives, de champagne, de vins (avec une offre au minimum de choix de vins régionaux dans les 3 couleurs) sera proposée en complément des menus proposés. La fourniture du matériel (vaisselle, couverts, verrerie, nappages, serviettes ), la mise en place, la décoration, le service, le montage et démontage du mobilier, le nettoyage de l espace traiteur feront partie intégrante de la prestation fournie par le Traiteur. b- Critères de sélection : Afin de déterminer les traiteurs référencés, il sera tenu compte des critères suivants, classés par ordre décroissant. La totalité des critères est noté sur 75 points, le maximum de points attribués par critère est indiqué entre parenthèses. 1- La qualité des menus proposés et la valeur ajoutée culinaire (originalité, cuisine inspirées de recettes provençales, produits du terroir, spécialités) (note sur 12) 2- La qualité du matériel fourni (nappage, vaisselle, décoration, présentation de buffet, mobilier...) (note sur 12) 3- Le prix des prestations proposés (note sur 10) 4- Les références de moins de 2 ans de la société et plus particulièrement les références de congrès, conventions d entreprises et autres manifestations professionnelles rentrant dans le domaine d activité du Palais de Congrès (note sur 10) 4/ 7

5 5- Les caractéristiques de l entreprise et des moyens mis en œuvre pour la préparation des produits (taille de l entreprise, effectif & organigramme, laboratoire et surface de production, organisation du travail et procédé de fabrication, procédures qualité, véhicules de transport des denrées alimentaires) (note sur 8) 6- Le nombre de personnel de service (maître d hôtels, serveur, chef de cuisine, cuisinier) par prestation (sur la base d un repas assis de 300 personnes) (note sur 8) 7- L attestation de l adhésion à une organisation professionnels (exemple : Traiteurs de France) (note sur 5) 8- Les éco-labels et démarches de développement durable engagées par la société (note sur 5) 9- La présentation de l offre (note sur 5) Les 6 traiteurs comptabilisant le plus de points seront ceux retenus et référencés par l Office du Tourisme et des Congrès. c- Commissionnement dû par le traiteur En contrepartie du droit concédé et pour couvrir les frais d utilisation des équipements, les consommations d électricité et de consommables ainsi que la mise à disposition du matériel et du mobilier de restauration (tables et chaises), le traiteur versera au Palais des Congrès une redevance de 10% HT de son chiffre d affaires HT pour les manifestations se déroulant au Palais des Congrès ou à l initiative de l Office de Tourisme et des Congrès à l extérieur de son enceinte. Les modalités de règlement de cette redevance sont précisées dans la convention d intervention des traiteurs. d- Assurance Responsabilité Civile Le Traiteur doit être couvert par un contrat d assurance au titre de la responsabilité civile ainsi qu au titre de sa responsabilité professionnelle, en cas de dommage occasionnés dans l enceinte du Palais des congrès ou des sites extérieurs utilisés lors de ses interventions. e- Conformités avec la règlementation en vigueur Le personnel du traiteur doit être qualifié et déclaré obligatoirement. Le Traiteur doit être en conformité avec : - la législation et réglementation du travail régissant les personnels (attestation URSSAF à fournir tous les 6 mois) ; - la législation et réglementation régissant son domaine d activité, notamment en matière d'hygiène et sécurité alimentaire ; - ainsi que l ensemble des normes communautaires Européennes applicables au dit domaine d activité. f- Participation à un événement de promotion du Palais des Congrès Le candidat proposera une offre de participation à un événement de promotion du Palais des Congrès au cours de l année Cette participation contribuera aux frais de promotion qu engage le Palais des Congrès pour le développement de son activité commerciale. Elle pourra consister à la fourniture d un cocktail dînatoire correspondant à une prestation de 20 pièces par personne boissons comprises. Pour ce faire, le candidat précisera le détail de son offre ainsi que le nombre de personnes et la valeur marchande globale proposée. 5/ 7

6 ARTICLE 3 : CONDITIONS D EXPLOITATION ET MODALITES D ORGANISATION : Une convention d intervention des traiteurs définit les conditions d exploitation de la restauration à l occasion de manifestations traitées au Palais des Congrès. Elle précise notamment les modalités d organisation technique et logistique que le candidat accepte de suivre pour la mise en œuvre de ses prestations de restauration. Le candidat s engage à suivre scrupuleusement l ensemble des règles établies dans cette convention afin de garantir la qualité du service auprès de la clientèle et le respect des procédures qualité mises en place par le Palais des Congrès. ARTICLE 4 : PRESENTATION DE L OFFRE Le dossier administratif concernant le candidat et sa société sera composé : 1- de l imprimé DC1 dûment rempli et signé, accompagné des attestations d assurances du candidat nécessaires à l exercice de son activité, ainsi que tous les certificats et autorisations professionnels obligatoires liés à l activité. 2- de l imprimé DC2 3- d une déclaration sur l'honneur pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés aux articles 45 et 48 de l'ordonnance du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics et qu'il est en règle au regard des articles L à L du code du travail concernant l'emploi des travailleurs handicapés, conformément à l'article 48 du Décret n du 25 mars 2016 ; 4- des renseignements concernant la capacité économique et financière de l'entreprise tels que prévus à l'article 44 du Décret n du 25 mars 2016 : Déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les services objet du marché, portant au maximum sur les deux derniers exercices disponibles en fonction de la date de création de l'entreprise ou du début d'activité de l'opérateur économique, dans la mesure où les informations sur ces chiffres d'affaires sont disponibles ; 5- des renseignements concernant les références professionnelles et la capacité technique de l'entreprise tels que prévus à l'article 44 du Décret n du 25 mars 2016 : Déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pour chacune des deux dernières années ; Présentation d'une liste des principales références contrôlables pour des prestations équivalentes à celles objet du présent marché au cours des deux dernières années indiquant si possible le montant, la date et le destinataire public ou privé. Les prestations sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l'opérateur économique ; Indication des titres d'études et professionnels de l'opérateur économique et/ou des cadres de l'entreprise, et notamment des responsables de prestation de services ou de conduite des travaux de même nature que celle du contrat ; 6- de la copie du dernier compte rendu de la visite des Services Vétérinaires mentionnant éventuellement la mise en place d une démarche de type HACCP. 7- de la copie de la licence de débit de boissons 8- de la copie des certificats justifiant d un écolabel, d une adhésion à une organisation professionnelle ou d une certification qualité 9- du cahier des charges à accepter sans modifications, à parapher page par page et à signer 10- du bordereau de prix dument rempli 6/ 7

7 11- propositions de menus telles que demandées à l Article 2 du cahier des charges 12- de la convention d intervention des traiteurs paraphée et signée L Office de Tourisme et des Congrès se réserve la possibilité de négocier sur la base des critères de jugement mentionnés à l article 2 critères de sélection, avec les candidats ayant remis les offres économiquement les plus avantageuses. L Office de Tourisme et des Congrès communiquera par télécopie ou par courriel avec les candidats lors des négociations. Les candidats pourront répondre aux questions et envoyer des documents par télécopie ou par courriel. La négociation pourra se dérouler en phases successives. Le ou les candidats ayant remis une offre non susceptible d'être économiquement la plus avantageuse à l'issue de la phase de négociation concernée, ne sera (seront) pas convié(s) à participer aux phases ultérieures. ARTICLE 5 : REGLEMENT DES LITIGES En cas de litige relatif à l exécution du présent marché n ayant pu faire l objet d un règlement amiable, la juridiction compétente est le tribunal administratif de Nice. ARTICLE 6 : DUREE La présente consultation est valable pour une durée de 3 ans à partir de la date son attribution au candidat. La dénonciation par l une ou l autre des parties est possible à tout moment par simple lettre recommandée. Cette dénonciation ne libère pas le traiteur des engagements qu il a pris envers l Office de Tourisme et des Congrès et ses clients. ARTICLE 7 : DATE DE MISE EN LIGNE Date de mise en ligne de l annonce sur : 2 février 2017 ARTICLE 8 : DATE DE LIMITE DE RECEPTIONS DES OFFRES Les offres devront être remises, au plus tard, le 24 février 2017 à 17h00. Tout retard d acheminement postal ne pourra être pris en compte. ARTICLE 9 : CONDITIONS D ENVOI OU DE REMISE DES PLIS Les offres complètes et finales devront être transmises par tout moyen portant date certaine ou remis à nos services contre récépissé à l adresse suivante, au plus tard à la date et à l heure fixées à l adresse suivante : Monsieur le Directeur Office de Tourisme et des Congrès 60, chemin des sables JUAN LES PINS Avec les mentions suivantes : NE PAS OUVRIR AVANT LA SEANCE, «CONSULTATION TRAITEURS PALAIS DES CONGRES D ANTIBES JUAN-LES-PINS» Les envois par télécopie ou par ne sont pas autorisés. L attention des candidats est attirée sur le fait que seuls pourront être ouverts les plis qui auront été reçus dans les conditions prévues ci-dessus. Les retards d acheminement ne sont pas pris en compte. 7/ 7