MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES

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1 VISITBRUSSELS ASBL 2-4 Rue Royale 1000 Bruxelles MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES CONCLUSION D UN ACCORD CADRE RELATIF A LA FOURNITURE DE SUPPORTS DE COMMUNICATIONS (DOCUMENTS, PLANS ET BORCHURES, ETC.) N REFERENCE CADIMP14. 1

2 Table des matières Chapitre I Clauses générales Art. 1. Du cadre légal 1.1 Dispositions légales et réglementaires de référence 1.2 Dérogations au CGC Art. 2. Du pouvoir adjudicateur Art. 3. De l objet du marché, du mode de passation et du prix Art. 4. De la durée du contrat CHAPITRE II Sélection et établissement des offres Art. 5. Du droit d accès 5.1. Des causes d exclusion 5.1.A. Causes d exclusion dites obligatoires 5.1.B. Autres causes d exclusion 5.2. Du respect des règles en matière de cotisations de sécurité sociale et d obligations fiscales professionnelles 5.3. De la capacité économique et financière 5.4. De la capacité technique Art. 6. Des critères d attribution du marché 6.1 Critères d attribution du contrat cadre 6.2 Critères d attribution pour les contrats d exécution Art. 7. De la forme et du contenu de l offre Art. 8. De la remise et de l envoi de l offre Art. 9. De la langue de l offre Art. 10. Du délai de validité de l offre Art. 11. De la conclusion du marché Art. 12. Du cautionnement CHAPITRE III Exécution du marché Art. 13. De la personne en charge de la surveillance et du contrôle Art. 14 Organisation du travail Art. 15. De la facturation et du paiement Art. 16. Des droits patrimoniaux Art. 17. De la confidentialité dans le chef du candidat/soumissionnaire retenu Art. 18. De la responsabilité Art. 19. Sous-traitance Art. 20. Défaut d exécution moyens d action du pouvoir adjudicateur Art. 21. Résiliation du marché Art. 22. Reconduction Art. 23. Droit applicable et tribunaux compétents CHAPITRE IV Partie fonctionnelle 2

3 CHAPITRE I - Clauses générales Art. 1. Du cadre légal 1.1 Dispositions légales et réglementaires de référence - Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services; - Arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques; - Arrêté royal du 16 juillet 2012 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs spéciaux; - Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics; - Tout autre texte modifiant ou complétant les lois et arrêtés précités. 1.2 Dérogations au CGC L Arrêté royal du 14 janvier 2013 est applicable au présent marché, sous réserve de la (des) dérogation(s) suivante(s) : Article 19 (droits intellectuels). Art. 2. Du pouvoir adjudicateur Le pouvoir adjudicateur est l ASBL VISITBRUSSELS dont le siège social est situé à 1000 Bruxelles, Rue Royale 2-4. VISITBRUSSELS est l'agence de communication du tourisme et de la culture de la Région de Bruxelles- Capitale, de la Ville de Bruxelles et les 18 autres communes. Des renseignements complémentaires relatives au présent cahier des charges peuvent être obtenus auprès de : Pour les lots Nom : Zoé Hutchinson Adresse : Rue Royale 2-4, 1000 Bruxelles Tél. : 02/ Courriel : z.hutchinson@visitbrussels.be Pour les lots Nom : Danielle Köhler Adresse : Rue Royale 2-4, 1000 Bruxelles Tél. : 02/ Courriel : d.kohler@visitbrussels.be Art. 3. De l objet du marché, du mode de passation et du prix 3.1 Objet. Dans le cadre de ses activités, VISITBRUSSELS édite une quantité de supports de communication (brochures, catalogues, dépliants, sites Internet, affiches, flyers, plans, annonces documents, etc.) à 3

4 l attention notamment des touristes de la région Bruxelloise ou de secteurs d activités spécifiques tels que l HORECA, les professionnels du tourisme, etc. Aux fins de réalisation desdits supports, VISITBRUSSELS souhaite recourir à des prestataires pour des services et fournitures d impression. Le marché est un marché de fournitures portant sur l impression de divers supports de communication (documents, plans, brochures, etc.) et la livraison de ceux-ci. 3.2 Mode de passation. Le mode de passation du marché est l appel d offres général. L accord cadre définit le contexte légal, financier, technique et administratif qui régira les relations entre VISITBRUSSELS et les contractants pendant sa période de validité. Il définit le coût unitaire des prestations relatif aux tâches demandées. Des marchés subséquents seront ensuite conclus pour la réalisation des prestations à effectuer. Pour chaque marché subséquent, une demande de mission définira notamment le volume du travail à exécuter, le délai dans lequel il doit être exécuté et la rémunération due. 3.3 Lots. Ce marché est constitué de plusieurs lots. Chaque lot de l accord cadre peut être attribué à un ou plusieurs contractants. En cas de pluralité de contractants, les contrats d exécution seront attribués après une nouvelle mise en concurrence sur base de la meilleure offre remise. Les conventions particulières de services traduiront l exécution de l accord cadre. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de n attribuer qu un seul lot et, éventuellement de décider que les autres lots feront l objet d un nouveau marché, au besoin suivant un autre mode de passation. Il se réserve le droit également d attribuer un lot ou plusieurs lots à un ou plusieurs soumissionnaires. Chaque lot est considéré en vue de l exécution, comme un marché distinct. En cas de réunion des tous les lots, le soumissionnaire indique dans son offre, par lot, les améliorations qu il consent. Si les tous les lots sont attribués au même adjudicataire, ceux ci seront considérés comme un seul marché. La conclusion d un marché sur base du présent cahier des charges ne donne aux soumissionnaires aucun droit d exclusivité. VISITBRUSSELS peut, même pendant la période de validité du marché, faire exécuter des prestations identiques ou analogues à celles décrites dans le présent cahier des charges, par d autres prestataires ou par ses propres services. Tel est a fortiori le cas dans l hypothèse où aucun des prestataires ne répondrait à une demande de marché subséquent au cours de l exécution du présent marché. Les adjudicataires retenus ne pourront, de ce chef, faire valoir un quelconque droit à dédommagement. 3.4 Prix. Le présent marché est un marché à bordereau de prix c est-à-dire que seuls les prix unitaires des prestations sont forfaitaires. Le prix à payer est obtenu en multipliant les prix unitaires par les quantités commandées. Le soumissionnaire mentionne les prix en chiffres. 4

5 Le prix unitaire est le prix par format tel que défini dans les différents lots du présent marché. Pour chaque lot, les soumisioinnaires proposeront un prix par format. Au cours de l exécution du marché, le prix par prestation ne pourra jamais conduire à un prix d achat supérieur à celui qui résulte de l application des engagements contenus dans l offre du soumissionnaire. Le soumissionnaire est censé avoir inclus dans son prix tous les frais possibles nécessaires à la réalisation du marché, à l exception de la TVA. Le soumissionnaire indiquera néanmoins, dans son offre, le prix HTVA et TVAC. Le montant total du marché, tous lots confondus, est estimé à , hors taxe sur la valeur ajoutée, pour toute la durée de l accord cadre à savoir 4 ans maximum (2 ans + 2 x 1 an), à dater de la notification de la décision d attribution. Ce montant ainsi que les quantités présumées par lot sont donnés à titre indicatif et n engagent pas le pouvoir adjudicateur. Le montant total de l ensemble des commandes passées pendant le délai de validité du marché dépend de la quantité des services/fournitures que le pouvoir adjudicateur fera exécuter. Le marché ne contient aucune obligation de commande dans le chef du pouvoir adjudicateur, aucune quantité présumée minimale ou maximale. 3.5 Frais d étude et propriété des documents remis Toute la documentation fournie lors de la soumission et de l exécution de ce marché devient la propriété du pouvoir adjudicateur, à moins que l adjudicataire ne spécifie expressément le contraire lors de l envoi. Tous les frais encourus à l occasion de la préparation et au dépôt de l offre sont entièrement à charge du soumissionnaire. Art. 4. De la durée du contrat L accord cadre est conclu pour une durée fixée à 2 ans, à dater de la notification de la décision d attribution, renouvelable 2 fois pour une année par reconduction tacite pour autant que la durée totale, y compris les reconductions, ne dépasse pas quatre ans à partir de la conclusion du marché. Par durée du marché, il faut entendre la période au cours de laquelle des contrats d exécution de l accord cadre peuvent être conclus. Les obligations qui découlent des contrats d exécution (exécution desdits contrats, garanties, etc.) peuvent s étendre au-delà de la durée du marché. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de résilier le contrat avant le premier terme de deux ans ou lors de chaque année de reconduction à la date de l attribution du marché, moyennant un préavis de 3 mois. Cette résiliation ne peut donner lieu à un quelconque dédommagement. 5

6 CHAPITRE II Sélection et établissement des offres Art. 5. Du droit d accès Pour être admis à participer au marché, le soumissionnaire doit satisfaire aux exigences reprises aux points 5.1., 5.2. et 5.3 ci-après et en apporter la preuve selon les modalités décrites. Conformément à l article 61 2 de l A.R. du 15 juillet 2011, peut être exclu de la participation au marché le soumissionnaire qui s est rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant des renseignements exigibles dans le cadre de la sélection Des causes d exclusion 5.1.A. Causes d exclusion dites obligatoires Par la remise de son offre, le soumissionnaire reconnait ne pas relever de l un des cas d exclusion obligatoire au sens des dispositions de l article 61 1 er de l arrêté royal du15 juillet B. Autres causes d exclusion Pour être admis à participer au marché, le soumissionnaire ne peut se trouver dans un des cas d exclusion visés à l article 61 2 de l A.R. du 15 juillet 2011, à savoir : 1. être en état de faillite, de liquidation, de cessation d activités, de réorganisation judiciaire ou dans toute situation analogue ; 2. avoir fait aveu de faillite ou faire l objet d une procédure de liquidation, de réorganisation judiciaire ou de toute autre procédure de même nature ; 3. avoir fait l objet d une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour un délit affectant leur moralité professionnelle ; 4. avoir, en matière professionnelle, commis une faute grave; 5. ne pas être en règle de paiement de leurs cotisations de sécurité sociale conformément aux dispositions de l article 62 de l A.R. du15 juillet 2011; 6. ne pas être en règle de paiement de leurs impôts et taxes conformément aux dispositions de l article 63 de l A.R. du15 juillet 2011; 7. avoir fait une fausse déclaration en fournissant les renseignements visés au présent article. Par la remise de son offre, le soumissionnaire déclare sur l honneur qu il ne se trouve dans aucun des cas d exclusion susvisés. Une fausse déclaration peut entraîner l exclusion du soumissionnaire et est passible de poursuites pénales. Un candidat ou un soumissionnaire pourra être exclu de la participation au marché s il apparaît, à la suite de ces vérifications, que la déclaration sur l honneur ne correspondait pas à sa situation personnelle à la date limite de réception des demandes de participation. Une régularisation a posteriori n est pas possible. Une telle exclusion pourra également avoir lieu s il apparaît que la situation personnelle du candidat ou du soumissionnaire durant le déroulement de la procédure ne correspond plus à la déclaration sur l honneur. 6

7 Le pouvoir adjudicateur a le droit de vérifier, à n importe quel moment de la procédure d attribution du marché, si cette déclaration sur l honneur est exacte ou si elle concorde toujours avec la réalité, en réclamant au soumissionnaire les documents et certificats visés à l article 61 3 de l A.R. du 15 juillet Du respect des règles en matière de cotisations de sécurité sociale et d obligations fiscales professionnelles Conformément à l article 62 de l A.R. du 15 juillet 2011, et sauf lorsque le montant estimé du marché n excède pas euros, le soumissionnaire employant du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs joint à son offre une attestation dont il résulte qu il est en règle en matière de paiement de ses cotisations de sécurité sociale, à savoir une attestation de l Office National de Sécurité Sociale (ONSS) ou d une institution équivalente d un autre Etat membre de l Union européenne. Conformément à l article 63 de l A.R. du 15 juillet 2011, le soumissionnaire joint à son offre une attestation dont il résulte qu il est en règle par rapport à ses obligations fiscales professionnelles, à savoir une attestation récente émanant de l Administration des contributions directes ainsi qu une attestation récente émanant de l Administration de la TVA (ce dernier document n est pas requis si le soumissionnaire n est pas commerçant ou s il n est pas assujetti à la TVA). Ces attestations portent sur la dernière période fiscale écoulée avant la date limite de réception des demandes de participation ou des offres, selon le cas. Si le soumissionnaire belge s abstient de produire les attestations précitées, il donne au Pouvoir adjudicateur, par le seul dépôt de son offre, l autorisation de vérifier sa situation personnelle en consultant les bases de données fédérales en matière de TVA ou via Digiflow De la capacité économique et financière Le soumissionnaire joint à son offre les deux déclarations suivantes : 1. la présentation des bilans ou des comptes annuels de l entreprise pour les trois derniers exercices; les candidats soumissionnaire devront avoir un total bilantaire de minimum une déclaration concernant le chiffre d affaires global et le chiffre d affaires concernant les missions auxquels se réfère le marché, réalisé au cours des trois derniers exercices. Les candidats soumissionnaire devront avoir réalisé un chiffre d affaire annuel relatif à l objet du marché de minimum une liste de références de réalisation pour des prestations et commandes similaires ainsi que des échantillons et/ou modèle de produits. 7

8 Art. 6. Des critères d attribution du marché 6.1 Critères d attribution de l accord-cadre Le pouvoir adjudicateur déterminera l offre qu il estimera la plus intéressante au regard des critères suivants : - Le prix : critère pondéré à 35 % ; - La valeur technique portant notamment sur l appréciation de la qualité des échantillons fournis : critère pondéré à 30 % ; - Les délais d exécution maximum calculés sur base des quantités définies pour la remise du prix relatif à chaque lot : critère pondéré à 25. % - L adéquation entre les moyens proposés avec la description des missions et des objectifs fixés par le pouvoir adjudicateur, la compréhension et la clarté de l offre : 10 % Pour l analyse du critère «valeur technique», les candidats fourniront un ou plusieurs échantillons pour chacun des lots pour lesquels les soumissionnaires remettent une offre. Les échantillons demandés ont pour but l'appréciation de la valeur technique de l offre. Si le candidat ne dispose pas des échantillons demandés, il pourra fournir des travaux issus de prestations équivalentes exécutées précédemment et se rapprochant des prescriptions techniques décrites dans le Chapitre IV du présent cahier des charges. 6.2 Critères d attribution pour les marchés subséquents Les critères d attribution pour les marchés subséquents sont les suivants: - Le prix : critère pondéré à 30 % ; - La qualité des produits: critère pondéré à 20 % ; - Le délai d exécution du marché: critère pondéré à 20 % - Les performances en matière de protection de l environnement (lieu de réalisation des prestations d impressions, distance géographique avec le pouvoir adjudicateur, etc. en ce compris dans l éventuelle délégation à des sous-traitants : 30 %. L ensemble des critères s appliquent en cas de prestations plus complexes liées notamment à la présence de façonnages et/ou assemblages spécifiques (cf. brochures, etc.). Les prestations courantes (cf. affiches, flyers, etc.) pourront être jugées, à la discrétion du pouvoir adjudicateur, que sur la base de l un ou l autre critère ou du seul critère prix. Art. 7. De la forme et du contenu de l offre 7.1 Données à mentionner dans l offre. Les renseignements suivants seront mentionnés dans l offre : - Les noms, prénoms, qualité ou profession, nationalité et domicile du soumissionnaire ou, lorsque celui-ci est une société, sa raison sociale ou dénomination, sa forme, sa nationalité et son siège social ; - Le numéro et le libellé du compte du soumissionnaire ouvert auprès d'un établissement financier. - les prix unitaires en lettres et chiffres des services demandés dans le présent cahier spécial des charges (TVA comprise et hors TVA) ; - le montant de la TVA ; - la date à laquelle la personne habilitée a signé l offre; - le numéro d immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (pour les soumissionnaires belges); - le numéro d inscription à l O.N.S.S.; - tous les éléments et documents nécessaires pour l évaluation des offres. 8

9 A titre exemplatif, le pouvoir adjudicateur met à la disposition des soumissionnaires, en annexe au présent cahier spécial des charges, un exemple de formulaire d offre. Contenu. 7.2 L offre doit être accompagnée des renseignements ou documents demandés dans le cadre des critères de sélection qualitative et des critères d attribution (articles 5 et 6) et permettant de juger l offre du candidat. 7.3 Afin d être complète et recevable, l offre comportera, en outre, les éléments suivants : un descriptif ou une présentation de la méthode et des moyens que le soumissionnaire compte mettre en œuvre ou utiliser pour la réalisation des missions. 7.4 Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire sera considéré comme ayant accepté les termes et conditions du présent cahier spécial des charges. Le soumissionnaire renonce par conséquent automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l une ou l autre annexe à l offre. 7.5 Il appartient au soumissionnaire d'établir son offre, et notamment le montant de celle-ci, suivant ses propres constatations, opérations, calculs et estimations. Le soumissionnaire est supposé avoir pris connaissance des contraintes (notamment légales), de l environnement et des conditions du marché. Variantes. 7.6 Le soumissionnaire pourra présenter, s'il le souhaite, un ou plusieurs projets et/ou variantes avec chaque fois le(s) prix correspondant(s). Chaque variante doit respecter les dispositions et les objectifs du présent cahier spécial des charges. Le pouvoir adjudicateur choisira parmi celles ci, celle qui lui convient (en fonction des critères d'attribution) ou au besoin, y apportera des modifications. Art. 8. De la remise et de l envoi de l offre 8.1 Séance d information Compte tenu des aspects techniques du marché, le pouvoir adjudicateur a décidé d'organiser une séance d'information unique à l'attention des candidats-soumissionnaires. La séance d'information se déroulera le 2 septembre à 10 h. à cette adresse : VISITBRUSSELS 2 ème étage du BIP Salle de réunion Flupke 2-4 Rue Royale 1000 Bruxelles Le soumissionnaire peut introduire au préalable ses questions par écrit par mail à d.kohler@visitbrussels.be avant le 29 août Toutes les questions doivent obligatoirement faire précisément référence au cahier spécial des charges, de façon à faciliter une réponse rapide (par ex. partie 1, point 1.1, paragraphe 1, page 1). Pendant cette séance d'information, un bref aperçu de l'objet du marché sera présenté. Les réponses aux questions introduites dans les délais seront données verbalement lors de la séance d information. 9

10 Il est demandé aux sociétés intéressées de se faire connaître au préalable par courriel à l adresse d.kohler@visitbrussels.be et de communiquer le nom de la (des) personne(s) qui les représentera (représenteront) à la séance d information. Si les sociétés intéressées remarquent des incohérences, imprécisions, etc. dans le cahier spécial des charges, elles sont invitées à le faire savoir par écrit avant la séance d information, suivant les mêmes modalités que pour l envoi des questions. Les clarifications résultant de la séance d'information (questions posées et réponses données par le pouvoir adjudicateur) feront partie intégrante des conditions contractuelles. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte dans son offre. Remise des offres 8.2 La date limite de remise de l offre est le 19 septembre avant 10 h. Les offres sont avant l ouverture des offres soit envoyées par courrier, soit déposées personnellement auprès du pouvoir adjudicateur. 8.3 L offre papier est glissée sous pli définitivement scellé, portant l indication de la date à laquelle elle est remise. Elle est, au choix du soumissionnaire, déposée personnellement auprès du pouvoir adjudicateur ou envoyée par courrier recommandé ou par courrier ordinaire au plus tard pour la date limite de remise de l offre à l adresse suivante: VISITBRUSSELS ASBL A l attention de Gregory Ghyssens Accord cadre - Cahier spécial des charges relatif à l impression et à la livraison de support de communication N Référence CADIMP14 Rue Royale Bruxelles. 8.4 Suite à la remise des offres et après examen de celles-ci, le pouvoir adjudicateur se réserve notamment le droit de réclamer aux soumissionnaires, préalablement à l attribution du marché les indications ou informations destinées à permettre, conformément à la procédure d attribution retenue, soit une régularisation du dossier, soit une négociation des conditions du marché et de l offre sur base de l offre initiale. Art. 9. De la langue de l offre Le soumissionnaire remet son offre en français ou en néerlandais ou en anglais. Art. 10. Du délai de validité de l offre Le soumissionnaire reste engagé par son offre pendant un délai de 90 jours calendrier prenant cours le lendemain de la date limite de remise de l offre. Art. 11. De la conclusion du marché Le marché sera conclu par la notification, à l adjudicataire, de l approbation de son offre comme étant retenue pour la conclusion de l accord cadre. Cette notification précisera les lots concernés. 10

11 CHAPITRE III Exécution du marché Art. 12. Du cautionnement A moins que le délai d exécution du marché ne dépasse pas trente jours de calendrier, un cautionnement de 5% de la valeur du marché sera constitué pour autant qu au moment de l attribution du marché celui ci dépasse les euros HTVA. Dans cette hypothèse, le soumissionnaire retenu devra ainsi répondre de ses obligations jusqu à complète exécution du marché par la constitution d un cautionnement établi, maintenu et libéré, conformément à l article 25 de l A.R. du 14 janvier Le cautionnement est fixé à 5 % du prix initial, hors TVA, du présent marché et le soumissionnaire doit en justifier la constitution conformément aux dispositions de l article 25 de l A.R. du 14 janvier Le cautionnement est libérable à la fin du marché tel que visée à l article 4 du présent cahier spécial des charges. Art. 13. De la personne en charge de la direction et du contrôle du marché La direction et le contrôle de l exécution du marché est prise en charge Pour les lots Par : Nom : Zoé Hutchinson Adresse : Rue Royale 2-4, 1000 Bruxelles Tél. : 02/ Courriel : z.hutchinson@visitbrussels.be Pour les lots Par : Nom : Danielle Köhler Adresse : Rue Royale 2-4, 1000 Bruxelles Tél. : 02/ Courriel : d.kohler@visitbrussels.be 11

12 Art. 14. Organisation du travail Procédure d attribution pour les marchés subséquents La procédure d attribution pour les marchés subséquents est la suivante: - Une demande de mission est établie par le pouvoir adjudicateur concernant un lot. La demande de mission est un document, électronique (mail) ou papier qui contient les éléments principaux suivants et par exemple: - objet de la mission ; - livrables attendus ; - type d ordre ; - description technique ; - date de démarrage et durée souhaitées ; - délai de réponse pour l offre ; - etc.. Cette demande de mission est communiquée par le gestionnaire du lot par mail vers le ou les adjudicataires du lot concerné. Il est attendu de ces derniers qu ils accusent réception de la demande et indiquent si oui ou non ils remettront offre dans le délai demandé. L absence de réponse de la part de l adjudicataire est assimilée à un refus de mission. Toute offre non remise dans les délais sera rejetée, sauf accord expresse du pouvoir adjudicateur. Les offres sont reçues par mail dans le délai indiqué sur la demande de mission. Les prix remis ne pourront jamais être supérieurs à ceux figurant dans l offre du soumissionnaire en réponse au présent cahier spécial des charges relatif à l accord-cadre. Le cas échéant, le pouvoir adjudicateur pourra demander des échantillons à titre de comparaison. - A l issue de la remise de ces offres, le pouvoir adjudicateur estimera l offre la plus intéressante conformément aux critères de comparaison des offres et pourra conclure le contrat d exécution. Le contrat d exécution sera conclu par la notification d attribution de la mission adressée au soumissionnaire ayant remporté la demande mission. Cette notification aura lieu par mail. Le pouvoir adjudicateur peut mettre en place des mécanismes de contrôle de qualité qu il juge nécessaires Délais d exécution des services ou de livraison des fournitures Les délais d exécution sont fixés soit en jours, semaines ou mois calendrier ou de date à date, soit en jours ouvrables. Lorsque le délai est fixé en jours ouvrables, ne sont pas considérés comme tels les samedis, dimanches et jours fériés légaux. Si les délais sont fixés en jours, semaines ou mois calendrier, ils sont suspendus pendant la fermeture de l'entreprise de l'adjudicataire pour vacances annuelles. Toutefois, si le délai d'exécution constitue un des critères d'attribution du marché, tous les jours sont indistinctement comptés dans le délai. 12

13 Art. 15. De la facturation et du paiement Les prestations des adjudicataires feront l objet de factures correspondant à chaque marché subséquent adressées à l adresse suivante : VISITBRUSSELS ASBL A l attention de Alain BERVOETS Cahier spécial des charges relatif à l impression de supports de communication et à la livraison de ceux-ci N de référence CADIMP rue Royale 1000 Bruxelles TVA : Le paiement d une facture est conditionné à son acceptation par le pouvoir adjudicateur, seuls les services exécutés de manière correcte pouvant être facturés. Les documents transmis par l adjudicataire font l objet d une vérification destinée à constater qu ils répondent aux prescriptions du présent cahier spécial des charges. Lesdits documents sont censés être approuvés par le pouvoir adjudicateur à défaut de remarque notifiée par celui-ci dans les 30 jours calendrier à dater de leur réception. En cas de remarque notifiée dans le délai précité, l adjudicataire dispose de 10 jours calendrier pour corriger ou compléter le document concerné et le soumettre à nouveau au pouvoir adjudicateur. Le présent paragraphe s applique à nouveau au document corrigé transmis au pouvoir adjudicateur. Le paiement sera effectué sur un compte ouvert au nom de l adjudicataire auprès d un établissement financier, dans un délai de 30 jours fin de mois, à compter de la date à laquelle le pouvoir adjudicateur sera en possession de la facture régulièrement établie ainsi que des autres documents éventuellement exigés. Pour être valable, cette facture devra comporter au moins les mentions suivantes : Coordonnées du prestataire de services : - Dénomination de la société ; - Numéro de TVA et de la Banque carrefour des entreprises ; - Adresse ; - Numéro de compte bancaire ; Coordonnées d une personne de contact : - Nom, courriel, téléphone Montant de la facture, en le ventilant comme suit - Montants hors T.V.A. et TVAC; - Total à payer. Art. 16. Propriété intellectuelle 16.1 Par dérogation à l article 19 de l Arrêté Royal du 14 janvier 2013, l adjudicataire s engage à céder au pouvoir adjudicateur l ensemble des droits intellectuels qu il détiendrait quant aux missions prestées en exécution du présent marché, à savoir, le droit de reproduction, en ce compris le droit d adaptation et le droit de traduction, le droit de location et de prêt, le droit de communication au 13

14 public et les droits d utilisation secondaire pour tous les modes d exploitation, pour tout support, tout format et pour toute la durée de propriété intellectuelle L adjudicataire garantit VISITBRUSSELS contre tous recours ou actions que pourrait former un tiers à un quelconque titre que ce soit à l occasion de l exécution du marché et notamment dans l hypothèse où un tiers estimerait avoir des droits quelconques à faire valoir et qui s opposerait à l exercice paisible des droits cédés à VISITBRUSSELS. Il est de plus précisé qu'en aucun cas, VISITBRUSSELS ne pourra être contraint de payer quoi que ce soit à un tiers quelconque détenteur (et/ou exploitant) d'un brevet, licence, etc., employés pour l'exécution du présent marché, le prestataire retenu ayant dans tous les cas, la charge exclusive de ces procédés d'exécution et ce, même s'il ne ressort qu'indirectement de prescriptions applicables au présent marché que l'utilisation d'un brevet, d'une licence, etc., est nécessaire pour une exécution conforme des prestations régies par le présent Cahier spécial des Charges. Ainsi, tous les frais liés à un brevet, les licences, royalties, droits d'auteurs ou frais divers sont à charge du prestataire retenu, lequel reste seul responsable de toutes revendications Dans tous les cas où il serait mis fin anticipativement au contrat, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de faire poursuivre le projet sur la base des documents élaborés par l adjudicataire, sans que ce changement d attribution puisse donner lieu à une indemnité quelconque. Art. 17. De la confidentialité dans le chef de l adjudicataire L adjudicataire est tenu de considérer les renseignements qu il obtiendra et les constatations qu il fera durant l exécution du marché comme étant des données à caractère confidentiel. Ils ne pourront être transmis à des tiers que moyennant autorisation écrite du pouvoir adjudicateur. Art. 18. De la responsabilité L adjudicataire assume la pleine responsabilité des fautes et manquements présentés dans les missions exécutées en vertu du présent marché. L adjudicataire devra avoir, et maintenir en vigueur pendant toute la durée des prestations et du présent marché, une police d'assurance couvrant tant sa responsabilité en cas d'accident du travail, que sa responsabilité civile professionnelle pour tous les dommages corporels ou incorporels de quelque nature ou de quelque montant que ce soit. Art. 19. Sous-traitance L adjudicataire peut confier tout ou partie de la mission décrite dans le présent cahier spécial des charges à un sous-traitant. Lorsque tout ou partie du marché est confié à un ou plusieurs sous-traitants, l'adjudicataire reste, dans tous les cas, seul responsable vis-à-vis du pouvoir adjudicateur. Art. 20. Défaut d exécution moyens d action du pouvoir adjudicateur Si l adjudicataire ne respecte pas les obligations découlant des présents marchés, un procès verbal de constat d inexécution sera établi conformément à l article 44 de l AR du 14 janvier L'adjudicataire est tenu de réparer sans délai ses manquements. Il peut faire valoir ses moyens de défense par lettre recommandée adressée au pouvoir adjudicateur dans les quinze jours suivant le jour déterminé par la date d'envoi du procès-verbal. Son silence est considéré, après ce délai, comme 14

15 une reconnaissance des faits constatés. L adjudicataire sera en toute hypothèse considéré en défaut d exécution si les prestations ne sont pas achevées dans les délais convenus ou lorsque les prestations n auront pas été réalisées selon les conditions stipulées dans la partie technique de présent cahier spécial des charges. L article 44 1er de l A.R. du 14 janvier 2013 est applicable en l espèce. Les pénalités pour retard dans l exécution des prestations seront calculées conformément à l article 44 de l AR. Le pouvoir adjudicateur pourra, par ailleurs et si nécessaire, recourir à des mesures d office conformément à l article 44. Les articles 44, 45 et 46 du de l AR sont applicables. Art. 21. Résiliation du marché En toute hypothèse et nonobstant l article 3, le pouvoir adjudicateur peut, si l un des adjudicataires ne remplit pas les obligations que lui impose le présent Cahier des Clauses Particulières ou s il les remplit de façon inexacte ou incomplète, de manière à compromettre les intérêts du service, prononcer la résiliation du marché après mise en demeure. Les manquements de l'adjudicataire concerné sont constatés par un procès-verbal adressé sans délai à l'adjudicataire. L'adjudicataire est tenu de présenter ses observations par lettre recommandée à la poste dans un délai de quinze jours calendrier suivant le jour de l'envoi du procès-verbal attesté par le cachet de la poste. Art. 22. Reconduction Conformément à l'article 37 2 de la loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de reconduire le présent marché, pour une ou plusieurs reconductions, pour autant que la durée totale, y compris les reconductions, ne dépasse pas quatre ans à partir de la conclusion du marché. Le cas échéant, la reconduction du présent marché sera convenue avec l adjudicataire dans un avenant. Art. 23. Droit applicable et tribunaux compétents Le droit belge est applicable au présent marché. Tout litige résultant de l exécution des services à prester sera du ressort des tribunaux de Bruxelles. 15

16 CHAPITRE IV : PARTIE FONCTIONNELLE A. INTRODUCTION VSITBRUSSELS souhaite conclure un accord cadre sur l impression de divers supports de communication (documents, plans, brochures, etc.) et la livraison de ceux-ci. Les prestations sont réparties par lots. Les différents lots sont détaillés ci-après. Pour chaque lot, le soumissionnaire précise le délais maximum de production pour l élément pour lequel il est demandé prix. Il s agit d un critère d attribution tel que repris au point 6.1 du présent CSC. B. LES LOTS : 1. Les affiches grands formats, type «Abribus» Format ouvert HxL : 175cm x 118,5cm Matière : couché machine Grammage : 135gr/m² Impression/Finitions : offset 4C recto OU digital recto Quantités présumées par commande : Quantités présumées à l année : offset 4C recto ex digital recto 10 ex offset 4C recto ex digital recto 10 ex Echantillon(s) à remettre par le soumissionnaire pour la conclusion de l accord cadre : 1 exemple d impression offset + 1 exemple d impression digital correspondant aux caractéristiques décrites pour ce lot. Prix à remettre : le soumissionnaire remet un prix pour : offset 4C recto ex digital recto 10 ex 2. Les affiches grands formats A0 Format ouvert HxL : 118,8cm x 84cm Matière : couché machine Grammage : 115gr/m² Impression/Finitions : offset 4C recto OU digital recto Quantités présumées par commande : Quantités présumées à l année : offset 4C recto ex digital recto 10 ex offset 4C recto ex digital recto 50 ex 16

17 Echantillon(s) à remettre par le soumissionnaire pour la conclusion de l accord cadre : 1 exemple d impression offset + 1 exemple d impression digital correspondant aux caractéristiques décrites pour ce lot. Prix à remettre : le soumissionnaire remet un prix pour : offset 4C recto ex digital recto 10 ex 3. Les grands formats avec pliage Exemple : les cartes citymaps (486 mm x 680 mm) Format ouvert HxL : 486mm x 680mm Format fermé HxL : 162mm x 85 mm Matière : couché machine OU couché FSC / PEFC Grammage : 90gr/m² Impression/Finitions : 4C recto/verso Façonnage : pliage Quantités présumées par commande : Quantités présumées à l année : ex ex Echantillon(s) à remettre par le soumissionnaire pour la conclusion de l accord cadre : Un exemple d impression couché machine et un exemple d impression couché FSC correspondant aux caractéristiques décrites pour ce lot. Prix à remettre : le soumissionnaire remet un prix pour : Couché machine ex Couché FSC / PEFC ex 4. Les affiches format A2 Format ouvert HxL :59,45cm x 42cm Matière : couché machine Grammage : 135gr/m² Impression/Finitions : offset 4C recto OU digital recto Façonnage : pliage Quantités présumées par commande : Quantités présumées à l année : offset 4C recto ex Digital recto 25 ex offset 4C recto ex Digital recto 100 ex Echantillon(s) à remettre par le soumissionnaire pour la conclusion de l accord cadre : 1 exemple d impression offset + 1 exemple d impression digital correspondant aux caractéristiques décrites pour ce lot. Prix à remettre : le soumissionnaire remet un prix pour : offset 4C recto ex Digital rectp 25 ex 17

18 5. Les petits formats Exemples : Flyers (328 mm x 645 mm / 297 mm x 210 mm / 340 mm x 105 mm) Cartes postales ( 105 mm x 148 mm) Ce Lot couvre différentes réalisations. Pour chaque marché subséquent, le pouvoir adjudicateur précisera les caractéristiques techniques de la commande souhaitée. A titre d information, voici les caractéristiques des productions les plus usuelles du pouvoir adjudicateur pour ce lot : Format ouvert HxL : les commandes couvriront différents formats ; les plus régulièrement utilisés sont : 327 mm x 215 mm / 328mm x 645mm / 297mm x 210mm / 340mm x 105mm / 105mm x 148mm Format fermé HxL : les commandes couvriront différents formats ; les plus régulièrement utilisés sont : 163,5mm x 107,5mm / 210mm x 148mm / 210mm x 99mm / 170mm x 105mm Matière : couché machine OU couché FSC / PEFC Grammage : Régulièrement utilisés : 115gr/m², 170gr/m², 300gr/m² Impression/Finitions : 4C recto/verso Façonnage : Régulièrement utilisés : pliage / 1 pli tracé / 2 plis roulés Quantités présumées par commande : Quantités présumées à l année : ex ex Echantillon(s) à remettre par le soumissionnaire pour la conclusion de l accord cadre : Format fermé : 163,5mm x 107,5mm / Format ouvert : 327mm x 215mm / Papier 115gr/m2 couché machine mat / impression recto/verso quadri / 2 plis croisés Prix à remettre : pour la conclusion de l accord cadre, le soumissionnaire remet un prix pour : Couché machine ex correspondant aux caractéristiques de l échantillon Couché FSC / PEFC ex correspondant aux caractéristiques de l échantillon 6. La papeterie Exemples : Enveloppes Papier en-tête Cartes de visite Cartes compliments Ce Lot couvre différentes réalisations. Pour chaque marché subséquent, le pouvoir adjudicateur précisera les caractéristiques techniques de la commande souhaitée. A titre d information, voici les caractéristiques des productions les plus usuelles du pouvoir adjudicateur pour ce lot : Matière : offset OU FSC/PEFC Grammage : 100gr/m² Impression : recto quadri 18

19 Quantités présumées par commande : Quantités présumées à l année : 5000 ex ex Echantillon(s) à remettre par le soumissionnaire pour la conclusion de l accord cadre : Papier entête / A4 / impression quadri recto simple sur Cx22 Blanc diamant 100gr Prix à remettre : pour la conclusion de l accord cadre, le soumissionnaire remet un prix pour : Papier entête Format : A4 Quantité : ex. Version : 1 Base fournie : PDF Certifié Impression : Quadri R simple sur CX22 Blanc diamant 100 gr Finition : mise au format 7. Les brochures Exemples : Brochure This is Brussels : 48 pages / 4 cover / Format ouvert 320 mm x 160 mm / Format fermé 160mm x 160mm Brochure Let s Meet : 95 feuillets / 2 cover / Format 210mm x 272mm Brochure Probook : 95 feuillets / 2 cover / Format 210mm x 272mm Plan d action: 92 pages / 4 cover / Format ouvert 420mm x 148mm / Format fermé 210mm x 148mm Ce Lot couvre différentes réalisations. Pour chaque marché subséquent, le pouvoir adjudicateur précisera les caractéristiques techniques de la commande souhaitée. A titre d information, voici les caractéristiques des productions les plus usuelles du pouvoir adjudicateur pour ce lot : Brochure dont le nombre minimum de pages est estimé à 90 feuillets Papier intérieur : couché machine OU couché FSC/PEFC Impression intérieur : 4C recto/verso Grammage intérieur : 100 ou 115 gr/m² Papier couverture : couché machine OU couché FSC/PEFC Impression couverture : 4C recto/verso Grammage couverture : 150 / 250 / 300 gr/m² Façonnage : traçage et pliage cover + 2 points métal / assemblage et fixation avec write-o 210mm / traçage cover + dos carré collé 210mm Quantités présumées par commande : 500 ex. / ex. (This is Brussels) Quantités présumées à l année : ex 19

20 Echantillon(s) à remettre par le soumissionnaire pour la conclusion de l accord cadre : Brochure finition brochage 2 points métal format fini : au choix entre A5 et A4 Papier intérieur : couché machine ET couché FSC/PEFC Impression intérieur : 4C recto/verso Grammage intérieur : 115 gr/m² Papier couverture : couché machine ET couché FSC/PEFC Impression couverture : 4C recto/verso Grammage couverture 250 gr/m² Prix à remettre : pour la conclusion de l accord cadre, le soumissionnaire remet un prix pour : Impression en 6 langues de la brochure «THIS IS BRUSSELS» conformément aux données techniques suivantes: Format ouvert : 467x160 mm Format fermé : 160 x 160 mm Cover : 6 pages avec rabat des pages 5 et 6 à l intérieur des cover 3 et 4 avec retrait de +/- 3 mm Nbre de pages : 60 (6 cover + 54 cahiers) Quantités : exemplaires Versions : 6 réparties comme suit : FR : NL : EN : DE : ES : IT : 7250 Impression : Cover : Offset full quadri R /V sur maco mat 150g + laque mat + vernis UV repéré R simple Cahiers : Offset full quadri R /V sur maco mat 100g Finition : Traçage cover + 2 points métal Livraison : boites carton 20

21 8. Les brochures petits formats avec façonnage Exemples : Carnets/vouchers Plans hôtels Ce Lot couvre différentes réalisations. Pour chaque marché subséquent, le pouvoir adjudicateur précisera les caractéristiques techniques de la commande souhaitée. A titre d information, voici les caractéristiques des productions les plus usuelles du pouvoir adjudicateur pour ce lot : Fiche technique sous mains plans hôtels : Blocs de sous-mains "Plan Hôtel" Documents composés de 51 feuillets Base fournie : Fichiers PDF prêts à l'impression 50 feuillets identiques Format fini : 297 x 420 mm Papier : 100 g/m2 - Couché 1/2 mat 2 faces Impression : Recto : quadrichromie - Verso : quadrichromie Dos carton Format fini : 297 x 420 mm Papier : 400 g/m2 - Carton gris - Carton Gris - Gris Impression : Aucune Finition particulière : Encollage en-tête par 50 ex. + dos Quantités présumées par commande : feuillets Quantités présumées à l année : feuillets Carnet vouchers : Format fini: OUVERT : A5 FERME : A6 Papier: COVER : COUCHE MACHINE SILK 250 GR + PELLICULAGE R CAHIERS : OFFSET 100 GR Impression: RECTO - VERSO: QUADRICHROMIE + PELLICULAGE COVER RECTO SIMPLE Base fournie: PDF CERTIFIE AU FORMAT FINI- SANS IMPOSITION Façonnage: 2 POINTS METALLIQUES AVEC TRACAGE COVER DECOUPE A LA FORME (NOUVELLE) Emballage: BOITE(S) CARTON A4 Quantités présumées à l'année : ex Quantités présumées par commande : 5000 ex. Echantillon(s) à remettre par le soumissionnaire pour la conclusion de l accord cadre : Sous-mains «Plan hôtel» - cf description technique ci-dessus Prix à remettre : pour la conclusion de l accord cadre, le soumissionnaire remet un prix pour : feuillets Sous-mains «Plan hôtel» 21

22 9. Les mini-plans Format du produit: Couverture 85mm x 54mm 14 colonnes insert : 234mm x 700mm Spécificités du produit: Dépliant: Papier 90gr MC Silk Couvertures: 300gr Trucard + Pelliculage Mat Impression Insertion: 4/4 Impression Couvertures: 4/0 Conditionnement: 100 ex/carton sur Europallets Quantités présumées par commande : ex Quantités présumées à l'année : ex Echantillon(s) à remettre par le soumissionnaire pour la conclusion de l accord cadre : 1 exemple d impression correspondant aux caractéristiques techniques décrites pour ce lot Prix à remettre : pour la conclusion de l accord cadre, le soumissionnaire remet un prix pour : ex 10. Les baches Exemples : Roll ups Candélabres Bâche microperforée Ce Lot couvre différentes réalisations. Pour chaque marché subséquent, le pouvoir adjudicateur précisera les caractéristiques techniques de la commande souhaitée. A titre d information, voici les caractéristiques des productions les plus usuelles du pouvoir adjudicateur pour ce lot : Matière : PVC laminé simple face / PVC FR B1 Grammage : 440gr/m² / 550 gr/m² Impression : quadri Finitions les plus usuelles : caisson standard / pieds rotatif renforcés / barre de suspension avec clip / fixation discrète / housse nylon avec double protection / fourreaux haut & bas / diamètre tube fourreaux : 30mm / thermo soudure + couture Exemple de bâche microperforée : TOUR DELAY 214 X 600 MICROPERF ACOUSTIQUE Quantités identiques: 1 Pc Dimensions Image (base x hauteur}: 214cm X 600Cm Surface totale imprimée: 12,84 m2 Catégorie d'impression: Processus d'impression HQ Support d'impression : Grille PVC 290gr/m2 laize 3m20 Oeillets 15mm tous les socm ( G D H B ) Soudure du bord ( G D H B ) * G=Gauche - D=Droite - H=Haut - B=Bas - S=toute la Surface 22

23 Exemple BACHE HERAS Impression 360 dpi sur Mesh supreme 347 cm x 180 cm - BACHE MESH SUPREME 350 g - Ourlets et oeillets tous les 50 cm. Exemple Roll up Format 85x200cm impression quadri HQ avec housse. Traiter pour stand et salon. Quantités présumées par commande : 100 ex candélabres / 1 ex roll-up Quantités présumées à l année : ex candélabres / 100 ex roll up Prix à remettre : pour la conclusion de l accord cadre, le soumissionnaire remet un prix pour : 100 bâches candélabres / Format 3m x 1m / Foureaux haut et bat / impression HD / bâche satinée 550gr B1 11. La signalétique Exemples : Stickers Vitrophanies Forex Ce Lot couvre différentes réalisations. Pour chaque marché subséquent, le pouvoir adjudicateur précisera les caractéristiques techniques de la commande souhaitée. A titre d information, voici les caractéristiques des productions les plus usuelles du pouvoir adjudicateur pour ce lot : Quantités présumées à l année : 350 m² Echantillon(s) à remettre par le soumissionnaire pour la conclusion de l accord cadre : Forex A4 impression quadri recto simple. Prix à remettre : pour la conclusion de l accord cadre, le soumissionnaire remet un prix pour : Forex impression quadri recto Prix/m2 23

24 EXEMPLE : ANNEXE N 1 Modèle d offre (à titre d exemple) Marché public de services / fournitures Cahier spécial des charges relatif à A. Pouvoir adjudicateur : ASBL VISITBRUSSELS dont le siège social est situé à 1000 Bruxelles, Rue Royale 2-4. B. Soumissionnaire : (En cas de personne physique:) - LE SOUSSIGNE (nom, prénom) Qualité ou profession : Nationalité : Domicilié à : (pays, localité, rue, n ) Tél. : Fax. : Courriel :. (En cas de personne morale:) - LA SOCIETE (raison sociale ou dénomination, forme) Nationalité : Siège : Tél. : Fax : Courriel :.. représentée par le(s) soussigné(s) : (pour chacun : nom, prénom, fonction) (En cas d association momentanée formée de plusieurs personnes physiques ou morales:) - LES SOUSSIGNES OU SOCIETES : (pour chacun des associés, mêmes indications que ci-dessus 1 er tiret ou 2 ème tiret selon le cas) réuni(e)s en association momentanée pour le présent marché, s engageant solidairement et désignant pour les représenter (identification de celui des associés chargé de représenté l association momentanée vis-à-vis du pouvoir adjudicateur) C. Déclarations/références : S il échait, le soumissionnaire déclare : (En cas de personne physique:) - Être en ordre de cotisations sociales ; (En cas de personne morale :) - Être immatriculé à l ONSS sous le n.. et être en règle vis à vis de cet organisme ; (Tant pour les personnes physiques que morales:) - Être assujetti à la TVA sous le n.. et être en règle vis à vis de cette administration ; - Porter le numéro de registre de commerce n : 24

25 D. S engage(nt) par la présente, à exécuter conformément aux clauses et conditions du présent cahier spécial des charges, les missions faisant l objet de ce cahier spécial des charges moyennant le paiement du montant total de : - prix hors TVA : euros - TVA (..%) : euros - prix TVA incluse : euros E. Déclare(nt) sur l honneur ne se trouver dans aucun des cas d exclusion visés à l'article 61, 1er et 2 de l'arrêté royal du 15 juillet F. Les paiements en faveur de l adjudicataire seront valablement effectués sur le compte n ouvert auprès de. G. En déposant cette offre, le soumissionnaire certifie explicitement être disponible pour effectuer les missions mentionnées dans le présent cahier spécial des charges. H. Sont également annexés à la présente offre les documents suivants dont la production est exigée par le cahier spécial des charges, datés et signés : - échantillons souhaités - Fait le à Signature(s) 1 1 En cas d association momentanée, l offre est signée par chacun des associés. 25