Facturation entre assujettis fiscaux

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1 Facturation entre assujettis fiscaux Les principes posés par le BOFiP du Février 2014

2 Facture papier Facture électronique Dématérialisation de factures Dématérialisation fiscale GED EDI Numérisation Archivage probatoire BOFiP du 18 octobre 2013 Signature numérique 2

3 Agenda Présentation Principes de facturation entre assujettis fiscaux La dématérialisation et ses avatars Réussir la dématérialisation de ses factures Etude de cas de dématérialisation fiscale Démonstration Cette présentation est disponible sur notre site web rubrique «Actus» 3

4 Agenda Présentation Principes de facturation entre assujettis fiscaux La dématérialisation et ses avatars Réussir la dématérialisation de ses factures Etude de cas de dématérialisation fiscale Démonstration 4

5 Qweeby, Un acteur reconnu de la dématérialisation Certification GS1 France pour l émission de factures électroniques conformément à l article 289 V du Code Général des Impôts 3 ème prix lors des E-DOC award 2011 de la FedISA pour l innovation dans le domaine de la gestion électronique des documents et informations Mention spéciale du Jury du concours Eureka 2012 organisé par le Conseil Supérieur de l Ordre des Experts Comptables Participation au programme PEPPOL (Communauté Européenne) sur les processus dématérialisés «Business to Government» Qweeby participe : - Forum National de la Facture Electronique - Groupe de travail sur la Facture Electronique de GS1 France Nos partenaires techniques 5

6 Qweeby, Spécialiste de la dématérialisation B2B 175 entreprises émettrices Portail web Connecteur PDF entreprises inter-connectées à la plateforme Qweeby 1,2 à 1,4 millions de flux opérés chaque mois 6

7 Qweeby Une solution ouverte et interopérable Portail web Donneurs d ordres connectés Connecteur PDF Clients connectés sur Qweeby.NET Connexion GS1 XML EDI Connexions plateformes tierces Archiveurs Experts Comptables 7

8 Agenda Présentation Principes de facturation entre assujettis fiscaux La dématérialisation et ses avatars Réussir la dématérialisation de ses factures Etude de cas de dématérialisation fiscale Démonstration 8

9 Facturation entre assujettis fiscaux Point de situation La cadre réglementaire applicable à la facturation entre assujettis fiscaux a changé en 2013 par la transcription en droit français de la directive CE Directive CE Modification des principes de TVA et des règles de facturation définies par la directive CE Loi de finances rectificative du 29 décembre 2012 Décrets du 26 avril 2013 Intégration de la directive en droit français par modification notamment les articles 289 et 96 F (de l annexe III) du Code Général des Impôts (applicables au 01/01/2013) BOFiP du 18 octobre Règles applicables à l établissement de factures entre assujettis fiscaux (obligations et modalités de délivrance ; mentions obligatoires) 2. Prise en compte de pratiques cadrées par des instructions fiscales ou des tolérances 9

10 Facturation entre assujettis fiscaux Modalités d établissement de factures Les règles applicables aux factures émises sont communes aux factures papier ET aux factures électroniques 289-VII VII VII 3 Facture papier, ou PDF non porteur d une signature numérique avancée Obligation d une piste d audit documentée attestant de la véracité de la transaction économique Accord du récepteur requis pour l envoi de flux dématérialisés Facture PDF avec signature numérique avancée Signature électronique réalisée avec un certificat émis par une autorité qualifiée et de niveau au moins RGS ** Transitivité des modes Rupture de forme interdite Obligations récepteur Echange EDI Echange de fichiers de donnée structurés contenant les données obligatoires et avec liste récapitulative des échanges + fichier des partenaires ; restitution en clair des fichiers échangés 10

11 Facturation entre assujettis fiscaux Modalités de conservation des factures La facture est conservée sous la forme d émission ; l émetteur seul peut déroger sous certaines conditions (ex. if n4c du 11 janvier 2007, reprise au du BOFiP) Facture émise papier Facture émise dématérialisée (fiscal) Conservée papier par l émetteur Ou Conservée dématérialisée par l émetteur (if n4c du 11 janvier 2007) Conservée dématérialisée par l émetteur Conservée papier par le récepteur Même en cas de numérisation en réception l original demeure la copie papier reçue Conservée dématérialisée par le récepteur La re-matérialisation est interdite 11

12 Facturation entre assujettis fiscaux Les mentions obligatoires (1/2) Les mentions obligatoires qui n ont pas changé Mention Nom complet et adresse de l'assujetti et de son client. Numéro individuel d'identification attribué au fournisseur du bien ou service en application de l article 286 ter du CGI Date d'émission de la facture. Numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Pour chacun des biens livrés ou services rendus (ligne de facture) : - la quantité, - la dénomination précise, - le prix unitaire hors taxe, - le taux de TVA légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération (Cette dernière mention est portée en pied de facture). Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération. La date à laquelle est effectuée, ou achevée, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date à laquelle est versé l'acompte visé au c du 1 du I de l article 289 du CGI. Le montant de la taxe à payer et, par taux d'imposition, le total hors taxe et la taxe correspondante mentionnés distinctement. Numéros d'identification à la TVA du vendeur et de l'acquéreur (avec mention La mention : «Exonération TVA, art. 262 ter-i du CGI». Nature de l'opération concernée Toute opération. Toute opération. Toute opération. Toute opération. Toute opération. Toute opération. Toute opération. Toute opération. Livraisons et transferts intracommunautaires exonérés 12

13 Facturation entre assujettis fiscaux Les mentions obligatoires (2/2) Les mentions qui deviennent obligatoires Mention Numéro d'identification à la TVA du prestataire ainsi que celui du preneur pour les prestations pour lesquelles ce dernier est redevable de la taxe. La mention : «Auto-liquidation». La mention : «Auto-facturation». La mention : «Régime particulier Agences de voyage». La mention : «Régime particulier Biens d'occasion». La mention : «Régime particulier Objets d'art» La mention : «Régime particulier Objets de collection et d'antiquité». Nature de l'opération concernée Prestations de services soumises à auto-liquidation. Toute opération pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe. Précision : Cette mention n'a pas à figurer sur les factures émises au titre des livraisons intra-communautaires visées au I de l article 262 ter du CGI. Toute opération pour laquelle la facture est émise, au nom et pour le compte de l'assujetti, par l'acquéreur ou le preneur. Toute opération bénéficiant du régime de la marge prévu au e du 1 de l article 266 du CGI Détail des mentions obligatoires : 13

14 Facturation entre assujettis fiscaux Et côté récepteur Les modalités d émission des factures engagent le récepteur Accord L accord du client est requis pour dématérialiser fiscalement les factures : - Accord formel préalable, ou - Paiement d une facture dématérialisée, ou - Absence de refus à la réception, ou - Acceptation (opt-in) de CGV le mentionnant Réception Le récepteur de factures dématérialisées est tenu par l art. 96 F de l ann. III du CGI - Contrôle de la signature - Contrôle de validité du certificat (le cas échéant) Le défaut de contrôle engage le récepteur et non l émetteur Conservation Les factures doivent être conservées dans la forme d émission - Facture émise papier est conservée au format papier - Facture émise électronique est conservée au format électronique La rupture de forme engage le récepteur et non l émetteur 14

15 Facturation entre assujettis fiscaux En résumé Emetteur Récepteur Génération Emission Transmission Conservation Réception Conservation Facturation manuelle Facturation informatisée Papier Papier Papier Papier Papier 289 VII 1 Papier Electronique Papier Papier Papier Papier 289 VII 1 PDF (1) Papier Papier 289 VII 1 PDF scan (2) Scan Scan Papier 289 VII 1 Papier + EDI (3) Papier Papier + EDI Papier 289 VII 1 PDF PDF PDF PDF 289 VII 1 PDF signé PDF signé 289 VII 2 PDF signé PDF signé 289 VII 2 émetteur PDF PDF 289 VII 1 récepteur EDI (4) EDI EDI EDI 289 VII 3 (1) Conservation dématérialisée des archives d envoi au titre du du BOFiP (ex. inst. fiscale n4c du 11/01/2007) (2) Autorisé jusqu au 31/12/2014 (3) EDI non fiscal : flux EDI non conforme au 289-VII 3 et couplé à un flux papier (4) EDI fiscal conforme au 289-VII 3 donc non couplé à un flux papier 15

16 Facturation entre assujettis fiscaux Trois recommandations Indiquer au recto de la facture émise son mode d émission et le confirmer dans les CGV Bien réfléchir avant de payer une facture reçue sous forme dématérialisée (PDF ou PDF signé) Veiller à ne pas rompre la forme d émission d une facture reçue (impression d une facture nativement dématérialisée) 16

17 Agenda Présentation Principes de facturation entre assujettis fiscaux La dématérialisation et ses avatars Réussir la dématérialisation de ses factures Etude de cas de dématérialisation fiscale Démonstration 17

18 Dématérialisation des factures Le contexte et les enjeux Le traitement des factures papier coûte surtout à cause du support papier. Supprimer ce support est une action pertinente pour les deux parties. Emetteur Récepteur Réalisation de la facture Dépôt à la Poste Réception du courrier Saisie comptable Classement de la facture Impression et mise sous pli Classement de l archive Contrôle et validation Emission du paiement Le côté matériel du flux d information introduit des opérations lourdes et coûteuses Supprimer réellement le support matériel (dématérialisation fiscale) permet de supprimer des opérations lourdes et coûteuses, telle que la numérisation de factures fournisseurs réalisée par les récepteurs (à leurs frais) 18

19 La dématérialisation et ses avatars Dématérialisation de quoi parle t-on? La dématérialisation de factures renvoie à des réalités différentes : dématérialisation des factures fournisseurs ou factures clients, et dématérialisation fiscale des factures 19

20 La dématérialisation et ses avatars Dématérialisation et dématérialisation fiscale La dématérialisation doit respecter des règles précises pour être fiscale. Seules les factures émises selon ces règles permettent la dématérialisation fiscale. Dématérialisation fiscale de factures clients Dématérialisation de factures clients Facture émise sous forme dématérialisée fiscale Facture émise papier par un opérateur de BPO (if 11/01/2007) Transmission et conservation dématérialisées par les deux parties Transmission matérielle Conservation dématérialisée par l émetteur et papier par le récepteur Dématérialisation de factures fournisseurs Numérisation en réception de factures émises papier ou PDF Transmission matérielle conservation papier par les deux parties 20

21 La dématérialisation et ses avatars Les implications de la facture dématérialisée Dématérialiser une facture dépasse le seul cadre fiscal Pièce comptable Déclenche le paiement Ecriture comptable Part intégrante du chemin de révision de révision comptable Cycle comptable Exercice Pièce fiscale Collecte de la TVA Calcul de l IS Cycle fiscal années Article 289-VII du CGI IF n4c du 11//01/2007 Support de la Transaction commerciale Sert en cas de litige Support de garantie (code civii) Cycle commercial 6 à 30 ans Article 1316 du Code Civil 21

22 La dématérialisation et ses avatars 3 points clés de la dématérialisation de factures La facture dématérialisée est avant tout une facture : sa transmission au client qui doit la payer est au cœur du sujet Fiabilité et suivi de la Transmission Intégration dans les processus Interopérabilité interne et externe La facture doit être reçue par le client pour être payée Le client doit donner son accord à la dématérialisation Le suivi des envois peut être chronophage ainsi que la gestion des renvois Certains client peuvent utiliser des prestataires de réception ou avoir des exigences de format, mode, protocole Recevoir un PDF image n intéresse personne Passer du temps pour rassembler des factures éparpillées est une tâche sans valeur ajoutée Imposer au client d avoir ses factures fournisseur à plusieurs endroits n est pas une option convenable La facture client dématérialisée est un actif numérique de l entreprise qui doit rester maître de sa gestion 22

23 Agenda Présentation Principes de facturation entre assujettis fiscaux La dématérialisation et ses avatars Réussir la dématérialisation de ses factures Etude de cas de dématérialisation fiscale Démonstration 23

24 Réussir la dématérialisation de ses factures Un projet facile et gagnant La dématérialisation des factures clients est moins intrusive (SI, processus et organisation) que la dématérialisation des factures fournisseurs. Elle est un quick win qui facilite le déploiement de la dématérialisation dans l entreprise ROI Rapide Long Dématérialisation de factures fournisseurs Impacts technique, humain et organisationnel forts Dématérialisation de factures clients Impacts technique, humain et organisationnel faibles Complexe Mise en œuvre Facile 24

25 Réussir la dématérialisation de ses factures Un ROI directement lié au déploiement La dématérialisation des factures n a d intérêt que si elle est déployée largement grâce à un projet ambitieux et mobilisateur 25

26 Réussir la dématérialisation de ses factures Avoir une stratégie globale La dématérialisation est un avantage pour l entreprise : il faut l articuler avec les actions de RSE, de marketing et de communication pour bien la valoriser Veiller à la cohérence avec les outils mis en œuvre dans l entreprise (GED, archivage probatoire, identité numérique ) Intégrer la dématérialisation des factures dans la démarche de Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE) de l entreprise Former les utilisateurs pour atteindre tous les avantages et bénéfices de la dématérialisation (et éviter les fausses manœuvres involontaires ) Mettre en avant la dématérialisation pour en faire un facteur concurrentiel différentiant 26

27 Réussir la dématérialisation de ses factures En résumé Construire une stratégie «dématérialisée» : stratégie d identité numérique (certificat signature) et politique d archivage électronique adaptée à vos besoins actuels (et futurs) Faire le point sur les attentes des clients qui peuvent déployer la dématérialisation de leur côté. Ne pas se limiter à la demande et aux impératifs du premier qui s exprime Inciter tous ses clients à accepter des factures dématérialisées (pour réduire la part transmise par courrier et générer un réel retour sur investissement) Garder la main sur ses factures papier (ne pas externaliser d office ou vous laisser la liberté de choix de l opérateur) Mettre l équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l impliquer Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu ils impriment autant (si pas plus) qu avant Indiquer dans les CGV la mise en œuvre de la dématérialisation des factures Informer l administration fiscale Et surtout (avant tout) respecter le cadre fiscal 27

28 Agenda Présentation Principes de facturation entre assujettis fiscaux La dématérialisation et ses avatars Réussir la dématérialisation de ses factures Etude de cas de dématérialisation fiscale Démonstration 28

29 Etude de cas Présentation du contexte factures et avoirs par an Acteur majeur du B2B2C clients finaux Une vingtaine de centrales d achat professionnelles Impératifs et enjeux : - Dématérialiser les exemplaires d archive en application de l IF n4c du 11/01/ Respecter les demandes des centrales d achat (dont une grande centrale GMS mature en dématérialisation fiscale) - Déployer rapidement la facturation dématérialisée à TOUS les clients - Permettre une mise en œuvre rapide (moins de 1 mois entre le GO projet et le GO production) - Permettre l appel des factures dématérialisées via l extranet client - Assurer la compatibilité avec les standards du secteur 29

30 Etude de cas Le dispositif mis en œuvre Génération des factures au format PDF par l ERP (X3) Copie locale des PDF signés Prise en charge des jeux PDF par Qweeby (installé en local sur un serveur TSE) Découpage des jeux, insertion des fonds de page et verso CGV Signature électronique (certificat SSL Europa Open Trust) Impression local sur papier à en-tête / CGV des factures à transmettre papier Suivi des envois et transmission ; consultation de la facturation Transmission directe sous forme de journal d achat via Transmission à la plateforme Qweeby (datacenter T IV) Notification tracée aux clients finaux (factures unitaires) Dépôt en archivage probatoire (LEARCH) Accès aux factures via l extranet client (API d appel) Notification tracée aux centrales (agrégats de factures des points de vente) Opérations réalisées en local par l émetteur Opérations réalisées sur l infra Qweeby Transmission par processus automatisé pour les centrales demandeuses 30

31 Etude de cas Approche économique AVANT APRES Impression et envoi des factures x 0, Archivage papier x 0, Temps de traitement 4 jours / mois (25 / h) Duplicatas, renvois Non chiffré! TOTAL (HT) Mise en œuvre (première année ) Coûts internes projet Certificat RGS ** pour 3 ans Traitement dématérialisé x 0, Archivage électronique x 0, Autres coûts (API, agrégats ) 500 par mois Temps de traitement 2 jours / mois (25 / h) TOTAL AVEC MISE EN OEUVRE (HT) TOTAL NET DE MISE EN ŒUVRE (HT) Gain la première année : Gain les années suivantes : ROI cumulé sur 3 années :

32 Agenda Présentation Principes de facturation entre assujettis fiscaux La dématérialisation et ses avatars Réussir la dématérialisation de ses factures Etude de cas de dématérialisation fiscale Démonstration 32

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34 Sources et informations complémentaires Textes officiels : Directive CE Loi du 29 décembre 2012 portant application de la directive CE Décret du 26 avril 2013 BOFiP du 18 octobre 2013 Lectures du BOFiP pour Qweeby, par Jean Saphores, Vice-Président du CSOEC et co-fondateur de la FNTC Bernard Longhi, Président du CLEEP et animateur du Forum National de la Facture Electronique Synthèse par Qweeby : Synthèse du BOFiP Schéma d ensemble Cette présentation est disponible sur notre site web rubrique «Actus» 34

35 Pour en savoir plus

36 Merci de votre attention Nous répondons à vos questions 36

37 SAS au capital de rue Jean-Sébastien Bach Saint-Etienne