Cahier des clauses particulières

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1 Ville de Langeais 2, Place du 14 juillet BP LANGEAIS : : Réalisation et livraison de travaux d impression Marché de prestations et de services Cahier des clauses particulières Date limite de réception des offres : Jeudi 12 mars à 12 h 30

2 SOMMAIRE A. OBJET DU PRESENT CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES... 4 B. DUREE DU PRESENT MARCHE... 4 C. TYPE DE MARCHE... 5 D. ENGAGEMENT DU (DES) TITULAIRES... 5 E. ÉTAT ANNUEL DES COMMANDES... 6 F. MODALITES DE VALIDATION DES TRAVAUX... 6 G. DELAIS DE REALISATION... 6 H. DESCRIPTION DES FOURNITURES PAR LOT... 6 Lot n 1: Calicots... 7 Lot n 2: Cartes postales... 7 Lot n 3 : Évènementiel Affiches... 8 a. Affiches expositions culture... 8 b. Affiches communication Tracts ou flyers... 8 Lot n 4: Papeterie Cartes de visite Cartes de correspondance Cartes de vœux Cartons d invitation à entête A Lot n 5: Brochures - Saison culturelle Lot n 6: Documents informatifs Dépliant Langeais ou festival des mots Langeais info Plan à détacher Lot n 7: Affiche de grand format Lot n 8: Enveloppes Enveloppes sans fenêtre Enveloppes avec fenêtre I. CALENDRIER PREVISIONNEL ET BESOINS DES MANIFESTATIONS J. LIVRAISON DES PRESTATIONS K. ADMISSION, VERIFICATION ET VALIDATION DES MARCHANDISES L. QUALITE ET CONDITIONS TECHNIQUES M. DEVELOPPEMENT DURABLE N. PROPRIETE INTELLECTUELLE O. CONFIDENTIALITE P. LITIGES CCP impri Langeais Page 2

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4 PREAMBULE La ville de Langeais lance une consultation (selon le principe de la Procédure Adaptée) pour la réalisation des travaux d impression récurrents de ses services. Les candidats auront à remplir le tableau de prix joint (BP- Bordereau de prestation) Chaque candidat pourra soumissionner pour un ou plusieurs lots. Pour chaque lot, les candidats devront répondre à la totalité du lot. A. OBJET DU PRESENT CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES Le présent Cahier des Clauses Particulières a pour but de définir les conditions d exécution des prestations du présent marché portant sur des travaux de : o flashage (ou tout autre procédé à préciser par le titulaire du présent marché), o fourniture de papier, o impression, o façonnage, o conditionnement, o transport et livraison. Ces prestations seront divisées en 8 lots énumérés ci-dessous : N du Lot Dénomination du Lot Contenus Lot n 1 Calicots Lot n 2 Cartes postales Lot n 3 Évènementiel Affiches Tracts ou flyers Lot n 4 Papeterie Cartes de visite Cartes de vœux Cartons d invitation à entête,.. Lot n 5 Brochures Saison culturelle Lot n 6 Documents informatifs Dépliant Langeais Plan à détacher Langeais info Lot n 7 Affiches grand format Lot n 8 Enveloppes B. DUREE DU PRESENT MARCHE Ce marché sera conclu pour une durée de 1 an. Il pourra être renouvelé trois (3) fois, de manière expresse par l envoi d un courrier en recommandé après accord des deux parties, (sans que la durée totale de ce marché n excède quatre (4) années). En cas de reconduction du présent marché, un calendrier des besoins et des manifestations sera réactualisé pour la nouvelle période concernée. CCP impri Langeais Page 4

5 C. TYPE DE MARCHE Il s agit d un marché à bons de commandes. Tous les lots feront l objet de bons de commandes notifiés par la Ville, en fonction des besoins. Chaque bon de commande précisera : o La nature et la description des prestations à réaliser, o Les délais d exécution (date de dépôt des fichiers et date de livraison), o Le montant de la commande (Hors Taxes et Toutes Taxes Comprises) ainsi que le montant de la TVA. La durée pendant laquelle peuvent s exécuter les bons de commande ne peut excéder la durée de validité du marché, majorée d un mois. Pour des besoins ponctuels, la Ville de Langeais se réserve le droit de demander une prestation non prévue au bordereau de prestation. L exécution de cette prestation sera assujettie à la production d un devis original par le titulaire du lot correspondant à la demande. D. ENGAGEMENT DU (DES) TITULAIRES 1. En cas de non-conformité de la livraison avec les Bons A Tirer Le choix des encres, les finitions, le façonnage et d une manière générale l ensemble des éléments concourant à fournir des documents de qualité, feront l objet d une attention et de conseils particuliers afin de parvenir à un produit fini de qualité. 2. Prestations demandées : Mise à disposition de ressources humaines adaptées aux missions : o Réalisation complète d une quantité précise de documents, définis par leur type, format, grammage, le nombre de couleurs, l impression recto verso le cas échéant etc., o La fourniture d une épreuve de BAT par voie sécurisée (mail), o La fourniture sur demande d une épreuve couleur sur cromalin ou d un traceur de contrôle, o La fourniture du papier, o L impression, le façonnage et le conditionnement des documents, o Le transport et la livraison. Le titulaire se verra fournir par la ville toutes les pièces et documents nécessaires à la réalisation du bon de commande, sous forme papier, ou supports informatiques tels que CD, Internet, serveur FTP, We transfer, etc. Le candidat devra être en capacité de traiter les fichiers informatiques élaborés à partir des logiciels : Indesign, Photoshop, Illustrator, et les extensions PDF. Ainsi que de recevoir les documents par courrier électronique ou de les télécharger directement sur serveur informatique si la taille des documents est incompatible avec un envoi par messagerie électronique. Le titulaire devra transmettre au besoin les caractéristiques techniques de chaque produit afin que les fichiers fournis respectent les conditions. L imprimeur sauvegardera sur la durée du marché les éléments de fabrication qui lui auront été communiqués et en transmettra pour chaque prestation une copie à la Mairie de Langeais, ceci pour des facilités de retirage. CCP impri Langeais Page 5

6 E. ÉTAT ANNUEL DES COMMANDES Le titulaire du présent marché fournira un état annuel récapitulant les prestations fournies. Il fera mention : des références des bons de commande et objet du marché, du nombre et du type de prestations, du prix des prestations. F. MODALITES DE VALIDATION DES TRAVAUX Le titulaire du présent marché devra travailler selon les orientations du service communication et du service culturel de la Ville, et ne prendra de décision finale qu'après avoir obtenu le BAT après validation interne par les services respectifs avec une réponse par mail. G. DELAIS DE REALISATION Le titulaire du présent marché devra garantir les délais indiqués au BP pour l impression des différents documents en fonction des catégories prédéfinies. Le Bon à Tirer (BAT) devra intervenir 24 heures ouvrées maximum après la transmission des fichiers sauf lot 5, 48 heures ouvrées maximum. En cas de défaillance récurrente et après mise en demeure du titulaire, la collectivité se réserve le droit de dénoncer le marché sans que le titulaire puisse prétendre à une quelconque indemnité. Les délais de livraison ainsi que le conditionnement devront être indiqués au BP. H. DESCRIPTION DES FOURNITURES PAR LOT Les désignations et les caractéristiques des prestations qui seront les plus couramment commandées sont mentionnées dans le bordereau de prestation du lot. Toutefois, étant donnée la diversité des prestations dans le domaine de l impression, la liste figurant au bordereau de prestation du lot ne peut être exhaustive. En conséquence, la Ville de Langeais pourra, dans le cadre du marché, commander à titre exceptionnel toute prestation non prévue spécifiquement dans le bordereau de prestation du lot, après acceptation d un devis détaillé préalablement fourni à sa demande par le titulaire, et indépendamment du présent marché. CCP impri Langeais Page 6

7 Lot n 1: Calicots Pré presse À partir de fichiers fournis par nos soins : contrôle des fichiers et fourniture d une épreuve de type Iris pour Bon-à-Tirer ou envoi d un PDF imposé de contrôle. Façonnage quadrichromie 1 x 1,5 m fini Bâche PVC laminé 440 g/m² extérieur Finition mat. Avec œillets Quantité Suivant calendrier (Point I) (et le + 1) ou différents modèles Suivant calendrier (Point I) Au service culturel à partir de la validation du BAT Lot n 2: Cartes postales Pré presse À partir de fichiers fournis par nos soins : contrôle des fichiers et fourniture d une épreuve de type Iris pour Bon-à-Tirer ou envoi d un PDF imposé de contrôle. - verso fini 10,5 x 15 cm végétale ou autre PEFC ou recyclé couché moderne demi mat 300 grs Façonnage Vernis UV brillant recto Quantité (et le ) 1 fois par an à partir de la validation du BAT CCP impri Langeais Page 7

8 Lot n 3 : Évènementiel Pré presse À partir de fichiers fournis par nos soins : contrôle des fichiers et fourniture d une épreuve de type Iris pour Bon-à-Tirer ou envoi d un PDF imposé de contrôle. 1. Affiches a. Affiches expositions culture 30 x 50 cm végétale ou autre PEFC ou recyclé - couché moderne brillant 135 grs Quantité Suivant calendrier (Point I) (et le + 10) Suivant calendrier (Point I) Au service culturel La Douve aux horaires d ouverture à partir de la validation du BAT b. Affiches communication en amalgame avec les tracts ou flyers A 3 végétale ou autre PEFC ou recyclé - couché moderne brillant 115 g/m² Quantité Suivant calendrier (Point I) (et le + 100) Suivant calendrier (Point I) et livraison à partir de la validation du BAT 2. Tracts ou flyers recto 10 x 14 cm végétale ou autre PEFC ou recyclé 120 grs/m² - Mat ou Brillant Quantité De 300 à exemplaires (et le + 100) Suivant calendrier (Point I) ou au service culturel à partir de la validation du BAT CCP impri Langeais Page 8

9 Lot n 4: Papeterie Pré presse À partir de fichiers fournis par nos soins : contrôle des fichiers et fourniture d une épreuve de type Iris pour Bon-à-Tirer ou envoi d un PDF imposé de contrôle. 1. Cartes de visite 2 couleurs 5,5 x 9 cm végétale ou autre PEFC ou recyclé Bristol blanc 250 grs Quantité 10 modelés différents exemplaires de chaque modèle - le + 10 Suivant besoin de service à partir de la validation du BAT 2. Cartes de correspondance 2 couleurs 10,50 x 21 cm végétale ou autre PEFC ou recyclé Bristol blanc 300 grs Quantité (et le + 100) Suivant besoin de service à partir de la validation du BAT 3. Cartes de vœux 10 x 21 cm végétale ou autre PEFC ou recyclé couché moderne 300 grs 3 modèles : Quantité 1 fois par an Exemplaire 1 : 3000 (et le + 100) Exemplaire 2 : 300 (et le + 50) Exemplaire 3 : 300 (et le + 50) à partir de la validation du BAT CCP impri Langeais Page 9

10 4. Cartons d invitation Verso 1 couleur 10 x 21 cm végétale ou autre PEFC ou recyclé couché moderne 250 grs Quantité Suivant calendrier (Point I) (et le + 50) Suivant calendrier (Point I) ou au service culturel à partir de la validation du BAT 5. à entête A4 2 couleurs A 4 végétale ou autre PEFC ou recyclé blanc «opale» 80 grs - Quantité (et le ) Suivant besoin des services à partir de la validation du BAT Lot n 5: Brochures - Saison culturelle Pré presse À partir de fichiers fournis par nos soins : contrôle des fichiers et fourniture d une épreuve de type Iris pour Bon-à-Tirer ou envoi d un PDF imposé de contrôle. Façonnage Quantité Nombre De Pages Maximum /Verso 16 x 16 cm végétale ou autre PEFC ou recyclé 118 grs/m² et 180 grs/m² pour la couverture - Mat Un pli central - piqûre métal 2 points exemplaires. Un supplément pourra être demandé par le biais du Bon de Commande (et le + 100) 1 fois par an 20 feuilles ou 40 pages Au service culturel aux horaires d ouverture, à partir de la validation du BAT CCP impri Langeais Page 10

11 Lot n 6: Documents informatifs Pré presse À partir de fichiers fournis par nos soins : contrôle des fichiers et fourniture d une épreuve de type Iris pour Bon-à-Tirer ou envoi d un PDF imposé de contrôle. 1. Dépliant Langeais ou festival des mots / verso fini 10 x 21 ouvert façonnage 21 x 40 cm végétale ou autre PEFC ou recyclé - couché moderne brillant 135 grs Coupe, 4 plis accordéon Quantité exemplaires (et le + 100) fermé ouvert Façonnage Quantité 2. Langeais info Nombre De Pages Maximum 2 fois par an à partir de la validation du BAT /Verso 21 x 29,7 cm 42 x 29,7 cm végétale ou autre PEFC ou recyclé couché recyclé 115 g Un pli central 2600 exemplaires. Un supplément pourra être demandé par le biais du Bon de Commande (et le + 100) 4 fois par an 4 pages au total s Bon de livraison détaillé en fonction des points précités. à partir de la validation du BAT CCP impri Langeais Page 11

12 3. Plan à détacher verso fini A 4 végétale ou autre PEFC ou recyclé couché moderne demi mat 90 grs façonnage Détachable Sous forme de liasse avec un côté encollé avec dessous carton Quantité (et le ) 1 fois par an et suivant besoins à partir de la validation du BAT Lot n 7: Affiche de grand format Pré presse À partir de fichiers fournis par nos soins : contrôle des fichiers et fourniture d une épreuve de type Iris pour Bon-à-Tirer ou envoi d un PDF imposé de contrôle. 1,20 x 1,76 m végétale ou autre PEFC ou recyclé 150 grs/m² - Mat (papier d affiche blanc) Quantité 10 exemplaires (et le + 1) 4 à 5 fois par an suivant calendrier ou au service culturel Sous tube ou caisse carton à partir de la validation du BAT CCP impri Langeais Page 12

13 Lot n 8: Enveloppes Pré presse À partir de fichiers fournis par nos soins : contrôle des fichiers et fourniture d une épreuve de type Iris pour Bon-à-Tirer ou envoi d un PDF imposé de contrôle. 1. Enveloppes sans fenêtre 1 couleur 11 x 22 cm sans fenêtre végétale ou autre PEFC ou recyclé vélin blanc 80 grs bande de protection siliconée Quantité (et le ) Suivant besoin des services à partir de la validation du BAT 2. Enveloppes avec fenêtre 1 couleur 11 x 22 cm avec fenêtre (45 x 100 mm) végétale ou autre PEFC ou recyclé blanc 80 grs bande de protection siliconée Quantité (et le ) Suivant besoin des services et livraison à partir de la validation du BAT CCP impri Langeais Page 13

14 I. CALENDRIER PREVISIONNEL ET BESOINS DES MANIFESTATIONS Ce calendrier sera actualisé en février de chaque année en cas de reconduction. Nbre. Types 150 Affiches Exposition «Festival des mots» 300 Tracts 300 Cartons d invitation 4 Calicots Mai Dépliants 150 Affiches Exposition NEP 300 Tracts 300 Cartons d invitation Juin 2015 Juillet 2015 (31) Juillet / Août 2015 Aout 2015 Exposition Marché nocturne Biennale Verre Ou Biennale Céramique Marché de potiers 4 Calicots 75 Affiches 100 Cartons d invitation 400 Affiches A Tracts 800 Affiches Tracts 400 Cartons d invitation 7 Calicots 300 Affiches A Cartes postales 150 Affiches Septembre / octobre 2015 Exposition 300 Tracts 300 Cartons d invitation Novembre / Décembre 2015 Janvier 2016 Février / mars 2016 Exposition Exposition Exposition 4 Calicots 150 Affiches 300 Tracts 300 Cartons d invitation 4 Calicots 150 Affiches 300 Tracts 300 Cartons d invitation 4 Calicots 150 Affiches 300 Tracts CCP impri Langeais Page 14

15 Avril 2016 Exposition 300 Cartons d invitation 4 Calicots 75 Affiches 100 Cartons d invitation J. LIVRAISON DES PRESTATIONS Le prestataire devra être joignable à tout moment aux horaires de bureau. Un référent devra être explicitement nommé et ses coordonnées indiquées dans l offre présentée. Pour la livraison de tous les travaux commandés, prévoir les conditions suivantes : au service communication ou service Culturel, ou toute autre personne nommée lors de la commande. Dans tous les cas prévoir une livraison par petit porteur (les conditions d accès, la surface des parkings de stationnement, les hauteurs et largeurs de stockage étant restreintes). Les travaux doivent être livrés dans un conditionnement permettant leur manutention par une personne représentant le titulaire. Le prix de la livraison devra être FRANCO de port. En dérogation à l article 14 du Cahier des Clauses Administratives Générales relatif aux marchés de Fournitures Courantes et Services, le prestataire assume envers la Ville de Langeais l entière responsabilité du transport et des livraisons, que celles-ci soient effectuées par son propre personnel, par un transporteur tiers ou par acheminement postal. Le conditionnement devra matériellement faire apparaître le nombre d exemplaires contenu. Les personnes en charge de la réception des commandes sont : Service Communication Peggy SICK : Mairie de Langeais - 2, Place du 14 Juillet Langeais : : : contact@langeais.fr Service Culturel Anita SIMON & Angélique AGOUTIN : Espace culturel de la Douve 21, rue Jeanne d Arc Langeais : : culture@langeais.fr K. ADMISSION, VERIFICATION ET VALIDATION DES MARCHANDISES La vérification de la commande est effectuée par le Service Communication ou le Service Culturel ou par toute autre personne nommée expressément à cet effet. La Mairie de Langeais prononcera la réception des fournitures à l issue des opérations de vérification quantitative du fournisseur. Le respect des quantités commandées, de la qualité des produits, de leur emballage, de leur conditionnement, de leurs conditions de transport et de conservation déterminera la conformité des marchandises. CCP impri Langeais Page 15

16 Pour toute non-conformité à la commande ou au présent Cahier des clauses particulières qui pourrait entraîner un refus de la livraison, la Mairie de Langeais se réserve un délai de 24 à 72 heures ouvrées à compter du jour de la réception des fournitures pour proposer leur admission définitive ou les renvoyer pour échange ou remboursement, sans frais. Cette non-conformité sera notifiée par mail. Les fournitures défectueuses ou non conformes aux spécifications techniques requises seront refusées et retournées aux frais du fournisseur. Elles devront être remplacées dans un délai de 5 jours maximum. Aucun frais ne sera supporté par la Mairie de Langeais pour le retour, le contrôle, la remise en stock chez le fournisseur des fournitures défectueuses et/ou non conformes, et leur échange. En cas de non fourniture des quantités manquantes ou du non remplacement des fournitures non conformes, et passé un délai de 48 heures ouvrées à compter de la réception, le service Culture et / à Communication de la Mairie de Langeais se réservent le droit d annuler la commande par tout moyen (courriel, télécopie ou par courrier recommandé avec accusé de réception) et de commander la fourniture manquante auprès d un autre fournisseur, aux frais et risques du titulaire. Dans ce cas, la Mairie de Langeais pourra résilier le contrat. L admission est réputée définitive si aucune réclamation n a été formulée dans un délai de 15 jours suivant la réception. Le transfert des risques et des marchandises a lieu lors de la délivrance de la marchandise à la Mairie de Langeais ou à La Douve. Les bons de livraison devront clairement reprendre tous les éléments de la livraison (quantité, conditionnement, type de production ainsi que les dates et lieux de livraison). L. QUALITE ET CONDITIONS TECHNIQUES La Mairie de Langeais souhaite que les procédés utilisés présentent des garanties à la fois écologiques et esthétiques. Pendant toute la durée du présent marché, les prestations doivent être de qualité constante, celleci se définissant par la qualité individuelle des éléments suivants : o La précision et la définition de l image, o La bonne tenue et le caractère irréprochable de l aspect du support qu il s agisse de papier, d un support spécial ou de toute autre matière, ainsi que sa conformité aux spécifications prévues dans le bon de commande de la Mairie et le bordereau des prix, o Le caractère irréprochable de l impression quel que soit le procédé employé, notamment l absence de taches, de bavures, de maculage, de parties anormalement claires ou estompées, o L aspect impeccable du façonnage, à savoir notamment la régularité et la précision du massicotage, le respect des dimensions prévues, la bonne réalisation des reliures, de l agrafage, du pliage, etc ainsi que la qualité des fournitures associées au façonnage telles qu agrafes, colle, dos toilé, etc, o La conformité du conditionnement aussi bien du point de vue du respect des quantités de conditionnement demandées, qu à l égard de sa qualité (pas de déchirure dans le film, pas d exemplaires froissés ou tordus, etc ). M. DEVELOPPEMENT DURABLE Le titulaire devra assurer une prestation conforme aux exigences de la démarche Imprim Vert ou équivalent. CCP impri Langeais Page 16

17 Les exigences environnementales de la démarche Imprim Vert peuvent être requises au sein d une démarche plus large de management environnemental, éventuellement certifiée (EMAS, ISO 14001, ). Dans le cas où le candidat n est pas certifié Imprim Vert, il devra justifier d une équivalence en précisant : o Les dispositions prises pour le stockage des produits dangereux de façon sécurisée pour éviter tout risque de pollution accidentelle (bacs de rétention, local dédié et protégé, matériel de transfert, etc ) o En fournissant des bordereaux de suivi des déchets dangereux attestant de l enlèvement et du traitement des déchets conformément à la règlementation, par un prestataire autorisé et agréé o En attestant de la non utilisation de produits toxiques. Le titulaire doit avoir abandonné l usage de produits étiquetés toxiques et rechercher les produits (encres, vernis, solvants) les moins dangereux pour la santé et l environnement (encres végétales par exemple). Une attention particulière sera portée sur la sensibilité de l entreprise à respecter la démarche de développement durable. N. PROPRIETE INTELLECTUELLE La Mairie de Langeais détient la propriété intellectuelle de tous les documents produits par le titulaire, pour son compte et ce de la conception jusqu à la réalisation. Le titulaire prendra à sa charge tous les frais afférents à une quelconque violation des droits de propriété intellectuelle ou de brevets appartenant à des tiers. O. CONFIDENTIALITE Le prestataire est tenu au secret professionnel et à l obligation de réserve pour tout ce qui concerne les faits, informations, études et décisions dont il aura connaissance au cours de l exécution du marché. Il s interdit notamment toute communication écrite ou verbale sur ces sujets et toute remise de documents à des tiers sans l accord préalable de la Commune de Langeais. Le prestataire s engagera à ne pas communiquer de quelque façon que ce soit les informations en provenance de la Mairie de Langeais et que celle-ci aura signalées comme confidentielles, par écrit. Cet engagement restera en vigueur pendant la durée du marché soit quatre (4) années à compter de la date de signature du présent marché, nonobstant son arrivée à échéance ou sa fin anticipée pour quelque raison que ce soit. Le prestataire donnera les consignes de secret nécessaires à son personnel ainsi qu à toute personne avec laquelle elle serait en relation à l occasion du présent marché. Le titulaire ne devra conserver aucune trace des informations transmises par la Ville de Langeais, il devra OBLIGATOIREMENT lui restituer la Clé USB ou tout autre fichier contenant les informations de base. P. LITIGES Le présent marché est soumis au droit français. Les parties s efforceront de résoudre à l amiable tout problème qui pourrait surgir de l exécution ou de l interprétation du présent marché. En cas de conflit persistant, le Tribunal Administratif d Orléans sera seul compétent pour connaître toute difficulté relative à l interprétation ou à l exécution du présent marché. CCP impri Langeais Page 17