Manuel pour l immobilier au DDPS. Registre 5 Rôles, structures et collaboration. 5.3_Organes de la collaboration_1.2.doc VERSION 1.

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1 Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports DDPS Manuel pour l immobilier au DDPS Registre 5 Rôles, structures et collaboration 5.3 Organes de la collaboration VERSION 1.2 AUTEUR NOM DU FICHIER EDITEUR LIBERE PAR pour la collaboration 5.3_Organes de la collaboration_1.2.doc armasuisse Immobilier Blumenbergstrasse Berne pour la collaboration DATE DE LA LIBERATION 5 mars 2009

2 Table des matières 1. Vue d'ensemble des organes de la collaboration Conférence immobilière Conférence des chefs pour la collaboration besoins / projets et planification pluriannuelle exploitant controlling de projet stratégique du client...6 Suivi des modifications Date de libération Version Description de la version Version initiale pour la formation de base IM DDPS Chapitre 7 adapté; chapitre 8; chapitre 9 et chapitre 10 biffés; nouveau chapitre 5.7 organisation de projet pour les projets isolés Chapitres 1, 4, 5, 6 et 7 adaptés à Réorg. ar Immo 2/6

3 1. Vue d'ensemble des organes de la collaboration Info Collaboration / poursuite du d é veloppement Affaires courantes, processus Projets immobiliers / gestion Conférence des chefs Chefs des titulaires de rôles Conférence immobilière «collaboration» exploitant besoins / projets et planification pluriannuelle controlling de projet strat. du client 1 Organisation de projet* type 1 controlling de projet strat. du client controlling de projet strat. du client 2 3 Organisation de projet* type 2 Chefs des UO compétentes Chefs de projets responsables * = Organisation de projet, voir chapitre Conférence immobilière armasuisse Immobilier Tous les organes concernés au sein de la gestion immobilière, du DDPS, du DFF, de l'ofcl Information sur la gestion immobilière au DDPS 2 fois l'an 3/6

4 3. Conférence des chefs Niveau du Département Locataire stratégique / opérationnel D Locataire / exploitant OFPP Exploitant D Finances SG DDPS Chef RU SG DDPS Chef d'armasuisse Immobilier Chef EM plan A Remp dir OFPP Chef BLA Chef des finances DDPS Décisions fondamentales, questions stratégiques 2 fois l'an 4. pour la collaboration Locataire stratégique / opérationnel D Locataire / exploitant OFPP Niveau du Département Exploitant D Locataire SG DDPS Locataire / exploitant armasuisse C UA Gestion du portefeuille et de l'environnement C DS Planification, controlling et support C UA Gestion du portefeuille et de l'environnement C UA Facility Management Management de projets de construction C IMP, EM plan A Coordinateur des constructions OFPP RU SG DDPS C DA infrastructures BLA Représenté par DE Représenté par EV s Descriptif des rôles Formation dans le domaine de l'immobilier au DDPS Reporting Système de gestion immobilière au DDPS (manuel pour l'immobilier au DDPS) Echange d'informations Préparation à la «conférence des chefs» 4 fois l'an 4/6

5 5. besoins / projets et planification pluriannuelle C DS Gestion du portefeuille Chefs des UO des titulaires de rôles (SIP; FM) Locataire stratégique D, locataires opérationnels D1 à D8, exploitant D Locataire / exploitant OFPP, locataire SG DDPS, locataire / exploitant armasuisse Définition des priorités des besoins / projets (y. c. modifications) d'ev / locataire Harmonisation des besoins / projets avec une planification pluriannuelle (investissements/dépenses), des Messages et du budget (EV / locataire) 4 fois l'an 6. exploitant C UA Facility Management Exploitant D Exploitant OFPP De cas en cas, gestionnaire Concept de gestion Concept d'exploitant SLA / Service Level Facility management accompagnant les travaux Echange d'informations Mandat aux partenaires de coopération Gestion des données Controlling FM Assurance de la qualité FM Attribution du mandat Thèmes relatifs au développement selon le calendrier annuel ( dates fixes, toujours identiques ) Affaires courantes : chaque mois ou au besoin 5/6

6 7. controlling de projet stratégique du client C DS Projets immobiliers stratégiques concernée par le controlling de projet stratégique du client 1 Locataire opérationnel D4 FCS Locataire opérationnel D5 Forces terrestres De cas en cas : personnel du représentant du propriétaire provenant du domaine du Management de projets de construction, du Facility Management ou de la gestion du portefeuille concernée par le controlling de projet stratégique du client 2 Locataire opérationnel D1 EM CdA Locataire opérationnel D7 BLA Locataire opérationnel SG DDPS Locataire opérationnel armasuisse armasuisse, gestion du parc à disposition (DS 823) De cas en cas : personnel du représentant du propriétaire provenant du domaine du Management de projets de construction, du Facility Management ou de la gestion du portefeuille concernée par le controlling de projet stratégique du client 3 Locataire stratégique D Locataire opérationnel D3 EM plan A Locataire opérationnel D6 FA Locataire opérationnel D8 BAC Locataire opérationnel OFPP De cas en cas : personnel du représentant du propriétaire provenant du domaine du Management de projets de construction, du Facility Management ou de la gestion du portefeuille Controlling des projets mandatés (exigences relatives aux coûts, qualité et délais) comme base de la planification pluriannuelle (investissements/dépenses), des Messages et du budget (EV / locataire) Préparation de la planification pluriannuelle pour la réunion de la plate-forme Besoins / projets et planification pluriannuelle Elimination des divergences / préparation des décisions fondamentales / préparation des décisions selon le système des «feux de circulation» : cahier des charges du projet, projet de construction, réalisation et demandes de modification du projet (y. c. petites modifications des besoins) Préparation des réunions sur les perspectives des projets Information sur la recherche de solutions 1 fois par mois pour chaque équipe (dates fixes) 6/6