COMMISSION ACHATS Association ERB Compte rendu de réunion N 6

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1 COMMISSION ACHATS Association ERB Compte rendu de réunion N 6 Rédacteurs : A.Rocher/S.Maurin Objet : commission achats du 08/11/2011 Date : 21/11/2011 Diffusion : Exsto, Adapei Romans, Archer, Arno Renault, Baule SAS, Cabinet Beaur, Courbis, Detfi, Nature Cos, Ste Remi, Tannerie Roux, VTD, RBE, Ardhome, Carriescopic, Krohne, Chambost, St Jean, Faveron Location, Deval Entreprises Présents Entreprises Présents Exsto A.ROCHER Courbis Adapei Romans Detfi Archer Arno Renault S.MAURIN Nature Cos, Ste Remi Rotom RBE A.COURBIER Ardhome C.PERARD Krohne Carriescopic Chambost Baule SAS Tannerie Roux C.BRENOT St Jean Cabinet Beaur Deval VTD FAVERON Location A.DEVAL

2 1- Présentation du plan climat par Pays de Romans (Antoine DUCLOUX) Pilote Date Trois axes de travail pour la communauté d agglomération : - l efficacité énergétique - Les économies d énergies - Le développement des énergies renouvelables. Le champ d action est large : accompagnement, diagnostic et financement. Il semble intéressant d intégrer cette démarche dans notre groupe de travail sur les parties énergies et déchets. Le sujet notamment des certificats blancs sera à creuser. Nous solliciterons le Pays de Romans lors de l avancé des sujets notamment lorsque la feuille de route du pilote sera rédigée (il manque ainsi des informations des structures à faire remonter au pilote). 2- Méthodologie de travail Lors de cette réunion, le constat a été fait d un manque de mobilisation des participants pour remplir les fichiers de données sur les sujets en cours. Pour répondre à cela, nous proposons les aménagements suivants (après échange et en accord avec le CA de l association) : - Allégement du rythme des rencontres à 6 par an (1 tous les 2 mois) - Prise en charge plus grande des sujets par les pilotes et de la relance aux participants pour recueillir les informations nécessaires - Recentrage du nombre de sujet à 4 par an avec un sujet traité à chaque rencontre (prochain sujet téléphonie fixe par Archer réunion du 6/10) - Bilan de l état d avancement des sujets à chaque réunion. 3- ODJ de la prochaine réunion Prochaine rencontre le mardi 6 décembre 2011 à 11h à Pole Sud : - Présentation par les pilotes de l avancée de leur sujet notamment de la remontée d information des participants aux pilotes ; - Discussion sur le sujet téléphonie fixe animé par Archer ; - Organisation d une conférence ouverte à tous les adhérents par un intervenant extérieur spécialisé, en janvier ou février sur un sujet à définir ensemble lors de la réunion

3 COMMISSION ACHATS Association ERB Compte rendu de réunion N 5 Rédacteurs : A.Rocher/S.Maurin Objet : commission achats du 06/09/2011 Date : 18/09/2011 Diffusion : Exsto, Adapei Romans, Archer, Arno Renault, Baule SAS, Cabinet Beaur, Courbis, Detfi, Nature Cos, Ste Remi, Tannerie Roux, VTD, RBE, Ardhome, Carriescopic, Krohne, Chambost, Rotom, St Jean, Faveron Location Entreprises Présents Entreprises Présents Exsto A.ROCHER Courbis Adapei Romans M.MADER Detfi R.JUNILLON Archer S.MAURIN Arno Renault P.FLOHIC Nature Cos, Ste Remi Rotom RBE A.COURBIER Ardhome C.PERARD Krohne Carriescopic Chambost F.CHAMBOST Baule SAS Tannerie Roux C.BRENOT St Jean Cabinet Beaur G.BLANLOIL VTD FAVERON Location F.MARTINEZ C.VADILLO

4 4- Tour de table Présentation des entreprises présentes dans le fichier participants joint. Pilote Date 5- Présentation des sujets de travail et grilles d analyse Dans la continuité du travail réalisé en rencontre 4, les pilote des sujets ont présenté les sujets et les grilles d analyse. Proposition de St Jean : - Intégrer les assurances dans la partie automobile - Travailler sur les assurances multirisques - Travailler sur les services bancaires - Ouvrir une nouvelle réflexion dans le sujet des économies d énergie. Intégration à des sujets de participants : - St Jean intègre le sujet énergie - Faveron intègre le sujet déchets 6- Travaux à réaliser pour le 4 octobre 11h-13h45 Pole Sud Romans (prochaine réunion) Retour des grilles d analyse aux pilotes ou à Stéphane MAURIN - Sujets prioritaires : énergies, emballages, déchets, téléphonie - Sujets secondaires : intérim, transport, fournitures de bureau, copieur, véhicule Tous Tous 30/09 04/11 7- ODJ de la prochaine réunion Présentation par les pilotes des grilles d analyse thématiques et échanges avec les membres de la commission. Présentation des sujets Emballage, Copieur et véhicule par leur pilote. Fixation des objectifs par sujets aux pilotes, éventuellement discussion sur les moyens à mettre en place.

5 COMMISSION ACHATS Association ERB Compte rendu de réunion N 4 Rédacteurs : A.Rocher/S.Maurin Objet : commission achats du 05/07/2011 Date : 05/07/2011 Diffusion : Exsto, Adapei Romans, Archer, Arno Renault, Baule SAS, Cabinet Beaur, Courbis, Detfi, Nature Cos, Ste Remi, Tannerie Roux, VTD, RBE, Ardhome, Carriescopic, Krohne, Chambost, Rotom Entreprises Présents Entreprises Présents Exsto A.ROCHER Courbis Adapei Romans M.MADER Detfi R.JUNILLON Archer Arno Renault S.MAURIN Nature Cos, Ste Remi Rotom P.BONA RBE A.COURBIER Ardhome Krohne Carriescopic Chambost F.CHAMBOST Baule SAS Cabinet Beaur L.DESRUOLS Tannerie Roux C.BRENOT VTD 8- Tour de table Présentation des entreprises présentes dans le fichier participants joint. Pilote Date de fin

6 9- Listing des sujets de travail et méthode de travail Dans la continuité du travail réalisé en rencontre 3, nous avons présenté les sujets, défini les pilotes et co-pilotes et fixé le «curseur» de travail. Le rôle des pilotes (qui sera imaginé par eux-mêmes) est entre autre de construire une grille d analyse sur les sujets, de compiler les informations thématiques transmises par les membres de la commission (et relancer pour les obtenir) et réaliser des recherches sur des fournisseurs. Le «curseur» est l objectif que se donne la commission sur les sujets traités, il pourra évoluer dans le temps au regard de l avancé de la commission sur chaque sujet. Niveau de curseur : 1- Recueil des données des entreprises membres de la commission 2- Présentation thématique du sujet par un membre de la commission 3- Echange de pratiques sur le sujet 4- Intervention d un «expert» sur le sujet : interne à la commission ou fournisseur 5- Intervention d un expert conseil (consultant externe expert de la thématique) 6- Consultation de fournisseurs inter-entreprises 7- Référencement de fournisseurs 8- Centrale d achats Sujets, pilotes et curseurs : SUJETS PILOTES CO-PILOTES CURSEURS Energies EXSTO T.ROUX et BAULE 5 Gestion des déchets T.ROUX CHAMBOST 6 Transport REMI 6 Téléphonie Fixe ARCHER CHAMBOST 5 Emballage ROTOM DETFI 6 Fournitures bureau EXSTO ROTOM 8 Copieur BAULE REMI 6 Véhicule achat et entretien RENAULT 8 Intérim ADAPEI RBE Thématique abordée : transport Création d une fiche technique qui sera diffusée au groupe rapidement par A.ROCHER 11- Travaux à réaliser pour le 6 septembre 11h-13h45 (prochaine réunion)

7 Cette réunion aura lieu à l ADAPEI Romans avenue de la Déportation. Transmission des tableaux segments/familles par les structures ne l ayant pas fait. Création de fiches de travail par les pilotes sur leur sujet qui permettent aux autres membres de la commission de renseigner des informations de travail. 31/08 Pilotes des sujets 12- ODJ de la prochaine réunion Explication par les pilotes des fiches de travail thématiques et échanges avec les membres de la commission. 13- Autres informations Rendu des informations thématiques par les membres de la commission : - Sujets prioritaires : énergies, emballages, déchets, téléphonie - Sujets secondaires : intérim, transport, fournitures de bureau, copieur, véhicule 04/10/11 08/11/11 TOUS TOUS COMMISSION ACHATS Association ERB Compte rendu de réunion N 3 Rédacteurs : A.Rocher/S.Maurin Objet : commission achats du 07/06/2011 Date : 16/06/2011 Diffusion : Exsto, Adapei Romans, Archer, Arno Renault, Baule SAS, Cabinet Beaur, Courbis, Detfi, Nature Cos, Ste Remi, Tannerie Roux, VTD, RBE, Ardhome, Carriescopic, Krohne Entreprises Présents Exsto A.ROCHER Courbis Adapei Romans M.MADER Entreprises Présents Detfi Archer Nature Cos, S.MAURIN Arno Renault P.FLOHIC Ste Remi R.ZIMMERMANN Ardhome Krohne

8 Carriescopic Baule SAS L.DESRUOLS Tannerie Roux C.BRENOT Cabinet Beaur VTD RBE A.COURBIER 14- Tour de table, présentation des nouvelles structures et organisation des achats en interne Présentation des entreprises présentes dans le fichier participants joint. Pilote Date de fin 15- Présentation et débat des sujets de travail suite à la transmission des segments/familles d achat par 4 entreprises Suite à l envoi des fichiers segments et familles d achat, nous avons réalisé un tri sur les assiettes d achats et les gains potentiels les plus importants. Ce travail nous a permis de trier l ensemble des segments et de faire ressortir 13 sujets prioritaires à traiter dans la commission. L ensemble de ces 13 sujets représentent pour les 4 répondants près de 3 millions d euros d achat et un gain potentiel estimé par ces structures de 245K. Nous avons ensuite représenté les sujets selon un choix Gains/Difficulté pour faire ressortir 4 sujets à traiter avant les autres puis 4 sujets additionnels : Sujets principaux : - Téléphonie fixe

9 - Transport - Emballage - Gestion des déchets Sujets additionnels : - Véhicule achat et entretien - Fournitures administratives - Copieur - Intérim Les objectifs précis de la commission ont été discutés et non tranchés à savoir la mise en commun d achat peut-elle se faire ou le groupe ne traitera uniquement de l échange de pratique en matière d achat. Il apparaît que sur chaque sujet, il conviendra de donner un objectif précis, l expérience des premiers sujets traités nous donnera une orientation sur la marche à suivre pour la suite. Archer Ste REMI ROTOM ETS ROUX RENAULT EXSTO BAULE ADAPEI 16- Thématique abordée : Téléphonie fixe Création d une fiche technique qui sera diffusée au groupe rapidement par A.ROCHER et S.MAURIN 17- Entrée de nouvelles structures dans le groupe de travail Validation par le groupe de l entrée de Ardhome, même si la proposition est faite de plutôt intégrer la commission offre de services. 18- Travaux à réaliser pour le 5 juillet (prochaine réunion) Transmission des tableaux segments/familles par les structures ne l ayant pas fait. Recueil d informations sur vos structures pour les sujets de téléphonie fixe (envoyer des éléments avant la réunion à S.MAURIN : type de contrat, prix, prestataire, CA, contraintes, sujet déjà traité ou non, commentaires divers) et de transport (envoyer des éléments à R.ZIMMERMANN: type de contrat, prix, prestataire, CA, contraintes, sujet déjà traité ou non, commentaires divers) 19- ODJ de la prochaine réunion Mise à jour des données segments/familles et ajustement des sujets à traiter Echanges de pratiques sur les sujets téléphonie fixe et transport Objectifs à fixer sur les sujets téléphonie fixe et transport et dates pour les pilotes.

10 COMMISSION ACHATS Association ERB Compte rendu de réunion N 2 Rédacteurs : A.Rocher/S.Maurin Objet : commission achats du 03/05/2011 Date : 04/05/2011 Diffusion : Exsto, Adapei Romans, Archer, Arno Renault, Baule SAS, Cabinet Beaur, Courbis, Detfi, Nature Cos, Ste Remi, Tannerie Roux, VTD, RBE Entreprises Présents Entreprises Présents Exsto A.ROCHER Courbis Adapei Romans Archer M.MADER G.CAVAGNAT (ADAPEI 26) C.CHEVALIER S.MAURIN Arno Renault P.FLOHIC Detfi Nature Cos, Ste Remi Baule SAS Cabinet Beaur Tannerie Roux VTD RBE A.COURBIER 20- Tour de table, présentation des structures et organisation des achats en interne Présentation des entreprises présentes dans le fichier participants joint. Pilote Date de fin 21- Organisation et règles de fonctionnement de la commission Animateur de la commission : Alexandre ROCHER (Exsto), rapporteur : Stéphane MAURIN (ARCHER). Le CR sera par la suite fait de manière tournante selon les interventions des particpants. Calendrier de rencontres : une fois par mois le 1 er mardi du mois de 11h00 à 13h45 au Pôle Sud impasse Alfred Nobel Romans. Prochaines rencontres avant l été : 7 juin 2011 ; 5 juillet Il est rappelé que la ponctualité et la présence régulière lors des réunions sont des conditions de réussite de la commission. Pour des conditions d organisation, il est impératif que les participants signifient leur absence au moins 48h avant la tenue de la commission. Si des points sont jugés confidentiels par les participants, ces derniers le signifieront lors des réunions pour ne pas intégrer ces éléments dans le compte rendu.

11 Un CR sera diffusé idéalement dans les 7 jours suivants la commission sous format Word. Le dernier CR sera en haut du document, les CR des réunions précédentes seront à la suite du même document par ordre de date décroissant. Un document Excel sera accompagné au CR pour suivre les projets/actions en cours mettant en évidence la liste des projets, leur importance, ainsi que leur état d avancement. Chaque sujet fera l objet d une présentation par l un des participants (sujet et intervenant défini lors de la réunion précédente). 22- Questions complémentaires abordées Comment faire participer toutes les entreprises ayant confirmé leur intérêt pour cette commission et n étant pas présente ce jour (remarque : invitation envoyé 8j avant)? Doit-on faire participer (selon des modalités à définir) l ensemble des adhérents de l association? L objectif de maturité du groupe (avancement de sujets opérationnels et plus-value, nombre de participants cohérent, ) se fera en septembre - octobre. Comment communiquer les avancements et résultats de la commission au niveau de l association? Les CR et contenu des travaux resteront dans un premier temps interne aux participants de la commission. Les animateurs auront la charge de construire l information à destination des autres membres de l association et notamment au moment de l AG. Un lien direct sera maintenu avec le bureau et les administrateurs. 23- Travail préparatoire demandé à l ensemble des participants Trois types d informations sont demandés aux participants : 1- Présentation de son entreprise et de l organisation de la fonction achat (pour les entreprises non présentes à la commission du 3 mai, ou complément des informations ci-dessus pour les participants de la réunion du 3 mai. 2- Information synthétique sur les types/familles/segments d achat des entreprises : ce travail préparatoire permettra une fois compilé de connaître les enjeux collectifs de la commission, de définir les priorités, et d analyser les bénéficies de la démarche à la fois collectivement et par entreprise. 3- Fiche de contacts mise à jour sera diffusée avec chaque CR. Il est demandé aux participants de retourner l ensemble des éléments avant le 20 mai 2011 à Stéphane MAURIN (arcoop@archer.fr), les tableaux Excel sont joints au CR. Tous Tous Tous 20/05/11 20/05/11 20/05/ Thématique abordée : Téléphonie Mobile

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13 Date de réunion : 01 mars 2011 COMMISSION ACHATS Projet Mieux Vivre en ZA Compte rendu de réunion N 1 Invités : EXTO, FBFC, Archer, VTD, Ravioles du Royans, MGI, Chambost, Techni Moulage, Verlingue, ESAT Romans. Excusés :VTD, Chambost, Techni Moulage, Verlingue Ne souhaitant pas participer : FBFC, MGI Présents : EXTO (A.ROCHER), ESAT Romans (C.MADER, G.CAVAGNAT), Archer (C. CHEVALIER), Mieux Vivre en ZA (S.MAURIN, R.PEYROUSE) I- Tour de table Présentation des participants, de leur organisation interne des achats, des réflexions menées à ce sujet et des attentes par rapport au groupe de travail. II- Echanges 25- Objectifs que se donnent le groupe de travail Les objectifs fixés par les participants compte tenu de la proposition initiale du 02/02/2011 («L idée de ce groupe de travail est de mettre en lien les acheteurs ou chefs d entreprise des zones de Romans Bourg de Péage sur la thématique des achats généraux et/ou cœur de métier. Cette mise en lien se fait par l organisation d un groupe de travail exploratoire comprenant une dizaine d entreprises de métier et taille différente, l objectif est de pouvoir échanger sur ses propres pratiques en termes de remises, de qualification de fournisseurs, de démarches d achats en général.») sont triples : - L échange de bonnes pratiques en la matière - Le référencement de fournisseurs sur notre territoire selon des typologies d achats - La formalisation selon les thématiques de groupement d achats Ces trois objectifs devaient se mettre en place de manière chronologiqueen fonction des avancéesdu groupe de travail. La démarche sera intégrée dans la future association de chefs d entreprise des ZA de Romans Bourg de Péage( «Mieux Vivre en ZA») dont l assemblée constitutive se tiendra le 14 avril 2011 à 12h.

14 26- Communication et pilotage L objectif est de comprendre tout d abord quels sont les enjeux de chacun, pour construire un pilotage collectif. Pour cela, les participants doivent : - déterminer l assiette d achat de chaque poste de consommation (d achats généraux) dans sa structure, - se donner un objectif d optimisation (pourcentage de réduction de coûts), - mesurer les efforts à faire et les freins éventuels (financiers, humains, organisationnels, ) face à un objectif d optimisation. Il est demandé aux participants de remplir le tableau suivant qui permet de centraliser cette réflexion et de nous donner collectivement les priorités de travail et les objectifs et ce pour l ensemble des thématiques de travail (point 3). Type d achats exemple Téléphon ie mobile Valeur budgétaire pour la structure Objectif d optimis ation Type de freins Effort à consentir Impacts de ces efforts sur la structure % - Pas de connaissance du domaine - Contrat en cours jusqu au 31/12/ Différentes entités juridiques portants les salariés et les contrats - - Rencontre des trois opérateurs - Abandon des contrats en cours et rachats de mobiles - Centralisation des consommatio ns demijourné es de travail de rupture de contrat, - L animation du groupe de travail est réalisée par Stéphane MAURIN (Groupe Archer). La communication des résultats du groupe de travail sera, dans un premier temps, réduite aux seuls participants. 27- Temporalité et organisation La fréquence des rencontres est mensuelle au premier semestre 2011, les dates suivantes sont arrêtées : - 6 avril 2011 : 11h-14h - 3 mai 2011 : 11h-14h - 7 juin 2011 : 11h-14h - 5 juillet 2011 : 11h-14h Nous intégrerons 5 nouvelles entreprises lors de la prochaine rencontre. 28- Thématiques de travail : - Téléphonie mobile - Téléphonie fixe - Fourniture de bureau - Consommables informatiques

15 - Copieur - Energies - Intérim personnel extérieur - Sécurité gardiennage - extincteur - Affranchissement - Services bancaires - Véhicule- entretien - Gestion des déchets - Emballage palette III- Organisation prévisionnelle du prochain groupe de travail Il se tiendra le 6 avril 2011 à 11h au Pôle Sud Impasse Alfred Nobel à Romans. Lors de ce temps de travail, nous reviendrons sur la réflexion de chaque participant concernant le triptyque : assiette d achat/efforts à consentir et freins/objectif d optimisation pour se donner la feuille de route à tenir lors des rencontres suivantes. Puis nous entrerons dans la problématique en termes d échange de pratiques sur les achats de téléphonie mobile. Il est demandé aux participants en préparation de cela d établir leur montant global d achat, de centraliser un maximum d information sur les contrats en cours dans sa structure et les tarifs appliqués.