Guide de l Adhérent. Contact : Karen Pinel, Responsable Adhérents Ligne directe : kpinel@caen-tourisme.fr

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1 Guide de l Adhérent Contact : Karen Pinel, Responsable Adhérents Ligne directe : kpinel@caen-tourisme.fr 1

2 L OFFICE DE TOURISME DE CAEN-NORMANDIE NOS MISSIONS L Office de Tourisme de Caen-Normandie est une association à but non lucratif. Son action s étend à Caen et sa proche région, à l exception des communes où existe un Office de Tourisme ou Syndicat d Initiative. Nos missions sont les suivantes : Accueillir et informer les visiteurs Promouvoir la destination Caen-Normandie Animer et mettre en valeur le patrimoine Coordonner l action touristique locale NOTRE EQUIPE Accueil des visiteurs : - Elvira Nedellec : Responsable Accueil - Emmanuelle Desaunay : Accueil, norme qualité - Jonathan Fischer : Accueil, billetterie, agenda - Audrey Martin : Accueil, boutique - Marine Zimmermann : Accueil, documentation - Blandine Bisset : Billetterie JEM 2014 Promotion / Relations presse : Florence Nikolic Visites pour individuels : Morgan Pravos Visites groupes : Nathalie Petit & Céline Giguet Service Adhérents : Karen Pinel Secrétariat : Christine Dubost Comptabilité : Annick Hervieu Direction : Frédérique Gervais Président : Christian Ferré LE SERVICE ADHERENTS Le Service Adhérents de l Office de Tourisme de Caen-Normandie a pour mission de : promouvoir l offre des adhérents, Leur proposer des supports et des actions visant à développer leur activité, favoriser les échanges entre les professionnels du tourisme local. Contact : Karen Pinel - Responsable Adhérents Ligne directe : Mail : kpinel@caen-tourisme.fr CHIFFRES DE FREQUENTATION Fréquentation annuelle (chiffres 2012) près de visiteurs accueillis dans les sites touristiques caennais visiteurs à l Office de Tourisme dont : 18% de Caennais 45% de touristes français : Normandie 34% Ile-de-France 19% 37% de touristes étrangers : Grande-Bretagne 19% Espagne 12% Etats-Unis 12% Belgique 9% Fréquentation estivale visiteurs (+ 1% par rapport à 2012) Juin : personnes (- 3%) Juillet: personnes (- 8%) Août : personnes (+14%) 50% de touristes étrangers : Grande-Bretagne 17% Pays-Bas 12% Belgique 11% USA 10% 40% de touristes français : Basse-Normandie 41% Ile-de-France 21% Rhône-Alpes 5% 10% de Caennais + de 3200 personnes ont participé aux animations estivales de l Office de Tourisme : visites guidées, balades musicales, visites théâtralisées, parcours... Fréquentation du site internet Fréquentation annuelle (chiffres 2013) visites visiteurs uniques Fréquentation estivale visites visiteurs uniques 2

3 ETRE ADHERENT A l OFFICE DE TOURISME DE CAEN-NORMANDIE POURQUOI ADHERER? Preuve de son dynamisme et de son accueil, la Ville de Caen a obtenu en 2011 le label Commune touristique. Il garantit une meilleure visibilité des atouts touristiques de la destination. Il a aussi permis la sollicitation du label d excellence Station classée de tourisme. Les adhérents de l Office de Tourisme représentent les professions liées à l activité touristique locale : hébergement, restauration, loisirs, commerces et services, salles de réception, transport, sites, musées et lieux de visites, etc. En tant que membre actif, chacun participe à l assemblée générale annuelle et dispose d un droit de vote. Le Conseil d administration y est élu tous les 3 ans. Aujourd hui plus de 300 adhérents soutiennent les actions de l Office de Tourisme. Nous assurons leur promotion tout au long de l année... VOUS ETES ADHERENT, VOUS BENEFICIEZ DE... VOTRE PRESENCE A l OFFICE DE TOURISME mise en libre service de vos flyers recommandation à nos interlocuteurs : grand public, presse ou professionnels du Tourisme Mise à disposition d outils gratuits : nos vitrines intérieures pour exposer vos produits (dimensions : L70 x H50 x P35). notre vitrine extérieure accueille vos affiches format sucette (120 x 176 cm) notre espace d exposition au rez-de-chaussée de l Office de Tourisme la billetterie de vos événements à tarif préférentiel VOTRE PRESENCE SUR INTERNET Un nouveau site internet depuis début 2013 : Votre activité promue sur 1 page dédiée Jusqu à 3 photos d illustration La géolocalisation sur Google Maps La possibilité d intégrer votre visite virtuelle Le lien direct vers votre site internet Vos événements sur l agenda en ligne la réservation en ligne : la commercialisation de votre offre d hébergement se fait depuis la Place de Marché développée par Calvados Tourisme. Contact : Nicolas Coquillard ou nicolas.coquillard@calvados.fr Un extranet vous permet de mettre à jour vos informations de façon simple et autonome visiteurs par an (voir Chiffres de fréquentation détaillés page précédente) VOTRE PRESENCE SUR LE GUIDE TOURISTIQUE CAEN-NORMANDIE Véritable vitrine de l offre touristique de Caen et sa proche région, il est le guide de référence pour la clientèle individuelle. Attention : le Guide paraissant en janvier, les inscriptions doivent se faire avant le 15 novembre! Parution : annuelle en janvier Tirage : exemplaires 6 langues : FR-GB, D-NL, ESP-IT Diffusion locale : Offices de Tourisme, sites & musées, hébergements, aéroport, gares maritime et SNCF, grands événements caennais. Diffusion régionale : Offices de Tourisme, sites et musées, campings. Diffusion nationale et internationale : envoi pour toute demande d information sur Caen ou la Normandie, salons et workshops, sélection de 300 Offices de Tourisme nationaux. Votre présence sur le site internet de l Office de Tourisme et votre référencement sur le Guide Touristique de Caen-Normandie sont désormais inclus dans votre adhésion : vous bénéficiez ainsi de la visibilité de votre offre sur nos 2 principaux supports de communication! 3

4 L INFORMATION PROFESSIONNELLE Newsletter Adhérents : elle vous annonce les actions que nous mettons en place pour vous aider à promouvoir votre activité et vous communique l actualité touristique. Assemblée Générale annuelle : elle dresse le rapport d activité de l année écoulée et présente le plan d actions de l année à venir. Facebook : 2 profils vous informent régulièrement : Office Tourisme Caen (grand public) et Karen Pinel Tourisme Caen (adhérents). LES AVANTAGES «ADHERENTS» Des tarifs privilégiés négociés par l Office de Tourisme pour ses adhérents : 10% de remise sur votre adhésion à l association de commerçants Les Vitrines de Caen. Contact : Anne Barre, % de remise sur la réalisation de la visite virtuelle de votre établissement. Contact : Fabien Mahaut, photographe agréé Google, Des invitations exclusives : Aux répétitions générales de nos visites estivales : Balade Musicale et Visite Théâtralisée. Aux nouvelles visites. En 2014 : Visite Spécial 70 e : La Bataille de Caen et Visite Spécial JEM. A nos conférences de presse, organisées dans nos locaux ou chez nos adhérents. À l inauguration de la Foire Internationale de Caen en septembre. De la documentation sur Caen pour votre clientèle Le Guide Touristique de Caen-Normandie Le Pass Caen-Normandie (chéquier réductions) Le Plan officiel de la Ville Le dépliant des animations estivales Votre vitrophanie «Adhérent» millésimée : elle atteste de votre qualité de membre. Le visuel peut vous être envoyé au format JPEG pour être placé sur vos dépliants ou sur votre site internet. LA PARTICIPATION A NOS ACTIONS Actions de promotion : Foire Internationale de Caen : nous invitons nos adhérents à organiser des animations sur notre stand ( visiteurs). Salons professionnels : par votre présence sur nos éditions, vous bénéficiez d une visibilité sur les salons auxquels nous participons pour promouvoir la ville en tant que destination touristique. Mise en place d animations : Des parcours mêlant énigmes à résoudre chez les commerçants et quizz sur le patrimoine guident les enfants à travers le centre-ville. Gratuit. Chasse aux œufs de Pâques Rallye de Noël Création de produits touristiques : Courts séjours Escapade à Caen Journées Packagées pour les groupes L INTEGRATION A NOTRE RESEAU PROFESSIONNEL En tant qu adhérent, vous rejoignez notre réseau professionnel et l Office de Tourisme vous permet de l étoffer tout au long de l année : La Soirée annuelle de Lancement de Saison : organisé en partenariat avec Caen Event, Les Vitrines de Caen et le Club Hôtelier Caennais cet événement convivial vise à favoriser les échanges et renforcer les liens entre les professionnels et institutionnels locaux. Mise en contact : nous communiquons régulièrement les coordonnées de nos adhérents à nos différents contacts professionnels : presse, professionnels du tourisme ou prestataires de service préalablement sélectionnés. A l inverse, nous vous transmettons les contacts nécessaires dans vos démarches. L ACCES EXTRANET POUR GERER VOTRE ADHESION Le nouveau site internet de l Office de Tourisme vous offre la possibilité de procéder à vos démarches en ligne de façon simple et autonome. Rendez-vous sur muni de vos identifiants de connexion pour accéder à votre compte individuel afin de : mettre à jour vos informations : prenez le soin de travailler vos descriptifs et de respecter le nombre de caractères imposés ainsi que la qualité requise pour les photos. renouveler votre adhésion et réserver vos parutions sur nos éditions : attention aux dates de bouclage! payer votre commande sur un serveur sécurisé grâce à vos coordonnées de carte bancaire. 4

5 COMMUNIQUER SUR LES BROCHURES DE l OFFICE DE TOURISME DE CAEN-NORMANDIE VOUS ETES ADHERENT, VOUS POUVEZ PRENDRE UNE INSER- TION SUR NOS BROCHURES... Chaque année, l Office de Tourisme édite des brochure afin de promouvoir la destination auprès de ses différentes clientèles. Vous trouverez dans cette page une présentation de chacune de ses éditions (tarifs de parution page 7). LE GUIDE TOURISTIQUE Véritable vitrine de l offre touristique de Caen et sa proche région, il est le guide de référence pour la clientèle individuelle. Parution : annuelle, en janvier (bouclage des inscriptions en novembre) Tirage : exemplaires (en 2014 : tirage exceptionnel à exemplaires). 6 langues : FR-GB, D-NL, ESP-IT Diffusion locale : Offices de Tourisme, sites & musées, hébergements, aéroport, gare maritime, gare SNCF, grands événements caennais. Diffusion régionale : Offices de Tourisme, sites et musées, campings. Diffusion nationale et internationale : envoi pour toute demande d information sur Caen ou la Normandie, salons et workshops, sélection de 300 offices de Tourisme nationaux. En complément de votre référencement dans la rubrique correspondant à votre activité, réservez votre publicité : une page ou 1/2 page. LA BROCHURE GROUPES un document destiné aux professionnels : organisateurs de voyages en groupes français et étrangers (TO, autocaristes, associations, scolaires ) et comités d'entreprise locaux. plus de 460 groupes gérés chaque année par notre Service Groupes, soit personnes. Parution : annuelle en septembre (inscription en juillet) Tirage : 1100 ex. français et 400 ex. anglais Diffusion : envoi à un fichier de 500 clients, diffusion sur les salons professionnels et workshops en France et à l étranger. LE PASS CAEN-NORMANDIE Le PASS CAEN-NORMANDIE est un chéquier composé de coupons détachables sur remise desquels le détenteur bénéficie de réductions et/ou de cadeaux chez les partenaires : musées, visites, loisirs, shopping, transports et restaurants. Captez et fidélisez de nouveaux clients Bénéficiez d une visibilité sur un support remis gratuitement aux touristes et aux Caennais Parution : annuelle en mars Validité des offres : jusqu au 31 décembre Cible : touristes et population locale Tirage : ex. bilingues français-anglais (en 2014 : tirage exceptionnel à ex.) Diffusion : Office de Tourisme, hôtels et hébergements de Caen & agglo, partenaires du Pass, grands événements caennais, aéroport de Caen-Carpiquet, gare maritime de Ouistreham personnes bénéficient des offres du PASS LE PLAN OFFICIEL DE LA VILLE Un document touristique et pratique Edité en collaboration avec la Ville de Caen Annonceurs localisés sur le fond de plan Parution : tous les 2 ans, Prochaine parution en 2015 (été) Tirage : exemplaires Cible : touristes, population locale, nouveaux résidents, professionnels Diffusion : Office de Tourisme, Hôtel de Ville et mairies de quartier, salons nationaux et internationaux à destination des professionnels et du grand public, grands événements caennais. Soyez vigilant! La commercialisation des publicités sur le plan officiel est assurée par la Responsable Adhérents de l Office de Tourisme : Karen Pinel sera votre seul contact. Toute autre société vous démarchant pour l achat de publicité sur un plan de Caen n agirait pas pour le compte de l Office de Tourisme ou de la Ville de Caen. LA PUBLICITE ONLINE Dès 2014, nous proposerons à nos adhérents l achat de bannières publicitaires sur notre site internet 5

6 CONDITIONS D ADHESION A L OFFICE DE TOURISME DE CAEN-NORMANDIE L'Adhésion à l'office de Tourisme de Caen vaut pour une année civile (du 1er janvier au 31 décembre). Organismes multi activités : une adhésion vaut pour un établissement. Elle comprend le référencement sur le Guide Touristique (si inscription avant le 15/11) et sur le site internet dans la rubrique correspondant à l activité principale. Le référencement dans une rubrique supplémentaire sera facturé aux conditions précisées page 7. Chambres d hôtes : les chambres d hôtes doivent être déclarées en mairie. Les chambres d hôtes non labellisées devront répondre aux critères établis par l UDOTSI 14. Meublés de tourisme : les maisons ou appartements proposés à la location saisonnière doivent être labellisés ou classés Meublés de Tourisme par la préfecture. Contacts pour la labellisation : Gîtes de France : 6 promenade Sévigné à Caen Tél : label@gites-de-france-calvados.fr Clévacances : Calvados Tourisme / Service Clévacances 8 rue Renoir à Caen Tél : Contacts pour le classement préfectoral : Comité Départemental du Tourisme : Tél : ADTR - Association de Développement du Tourisme Rural - Tél : ZONE DE COMPETENCE Les adhérents exercent leur activité sur la zone de compétence de l Office de Tourisme. Un organisme extérieur ne peut prétendre à l adhésion à l Office de Tourisme de Caen. Les organismes du Calvados (hors hébergements) exerçant une activité hors de cette zone peuvent communiquer dans le Guide touristique et dans la Brochure Groupes sous la forme d insertions publicitaires sans être adhérents. Tarifs page 7. La zone de compétence s étend à Caen et sa proche région, à l exception des communes où existe un Office de Tourisme ou Syndicat d Initiative. Elle comprend les communes suivantes : Amaye-sur-Orne, Anguerny, Anisy, Authie, Avenay, Barbery, Baron-sur-Odon, Basly, Bénouville, Biéville- Beuville, Blainville-sur-Orne, Bougy, Boulon, Bourguebus, Bretteville-le-Rabet, Brettevillel'Orgueuilleuse, Bretteville-sur-Laize, Bretteville-sur- Odon, Brouay, Caen, Cairon, Cambes-en-Plaine, Carpiquet, Cauvicourt, Cheux, Cintheaux, Clinchamps-sur-Orne, Colombelles, Colomby-sur-Thaon, Cormelles-le-Royal, Cresserons, Cuverville, Démouville, Epron, Esquay-Notre-Dame, Estrées-la- Campagne, Eterville, Evrecy, Feuguerolles-Bully, Fleury-sur-Orne, Fontaine-Etoupefour, Fontenay-le- Marmion, Fresney-le-Puceux, Fresney-le-Vieux, Garcelles-Secqueville, Gavrus, Giberville, Gouvix, Grainville-Langannerie, Grainville-sur-Odon, Grentheville, Hérouville-Saint-Clair, Hubert-Folie, Ifs, La Caine, Laize-la-Ville, Lasson, Le Fresne-Camilly, Le Mesnil-Patry, Le-Bû-sur-Rouvres, Louvigny, Maizet, Maltot, Mathieu, May-sur-Orne, Mondeville, Mondrainville, Montigny, Mouen, Moulines, Periers-surle-Dan, Plumetot, Préaux-Bocage, Putot-en-Bessin, Rocquancourt, Rosel, Rots, Saint-Aigan-de- Crasmesnil, Saint-André-sur-Orne, Saint-Aubind'Arquenay, Saint-Contest, Sainte-Croix-Grand- Tonne, Sainte-Honorine-du-Fay, Saint-Germain-la- Blanche-Herbe, Saint-Germain-le-Vasson, Saint- Manvieu-Norrey, Saint-Martin-de-Fontenay, Saint- Sylvain, Sannerville, Secqueville-en-Bessin, Soignolles, Soliers, Tilly-la-Campagne, Tourville-sur-Odon, Urville, Vacognes-Neuilly, Verson, Vieux, Villons-les- Buissons. VOS ENGAGEMENTS Adhérer à l Office de Tourisme, c est vous engager avec nous dans un partenariat actif en participant au développement et à la promotion de la destination Caen-Normandie. Vous vous engagez à : Assurer un accueil de qualité à vos clients : «La satisfaction constitue un préalable indispensable à la fidélisation d un client». Transmettre régulièrement votre actualité à l Office de Tourisme : plus nous en savons sur vous, mieux nous ferons votre promotion! Veiller à respecter les délais de réponse pour chaque édition ou opération : votre réactivité nous fait gagner en efficacité! Assurer le réassort de votre documentation en libre-service afin d éviter les ruptures de stock en cours d année. Assurer le suivi de la satisfaction client en traitant les courriers de plaintes de visiteurs mécontents : «Un client satisfait en parle à 3 personnes, un client insatisfait en parle à 11»! 6

7 TARIFICATION ADHERENTS 2014 ADHESION A l'office DE TOURISME (PAR ETABLISSEMENT) L'adhésion à l Office de Tourisme de Caen-Normandie comprend le référencement sur le site internet et sur le Guide Touristique Caen-Normandie 2014 (si inscription avant le 15 novembre). Elle est valable pour une année civile (du 1er janvier au 31 décembre). Restaurants, loisirs, commerces, services, transports...300,00 HT Associations (pour le référencement dans cette rubrique)...125,00 HT Référencement d'une activité supplémentaire...150,00 HT HEBERGEMENTS Hôtels et Résidences de Tourisme 5* (tarif par chambre-appartement)...12,50 HT Hôtels et Résidences de Tourisme 4* (tarif par chambre-appartement)...11,20 HT Hôtels et Résidences de Tourisme 3* (tarif par chambre-appartement)...9,40 HT Hôtels et Résidences de Tourisme 2* (tarif par chambre-appartement)...8,60 HT Hôtels et Résidences de Tourisme 1*/NC (tarif par chambre-appartement)...6,60 HT Résidences hôtelières non classées (tarif par appartement)...9,00 HT - Pour les hôtels et résidences, aucune adhésion ne peut être inférieure à 250 HT Chambres d hôtes et meublés de tourisme labellisés...250,00 HT Chambres d hôtes et meublés de tourisme non labellisés...300,00 HT Autres hébergements...300,00 HT SITES & MUSEES Sites-musées < visiteurs par an HT Sites-musées visiteurs par an HT Sites-musées > visiteurs par an HT CENTRES COMMERCIAUX Centres commerciaux de 1 à 25 enseignes...800,00 HT Centres commerciaux de 26 à 50 enseignes ,00 HT Centres commerciaux de + de 50 enseignes ,00 HT Référencement d'une enseigne d'un centre commercial adhérent...150,00 HT Remise de 10% pour tout nouvel adhérent déjà adhérent aux Vitrines de Caen PUBLICITE SUR LE GUIDE TOURISTIQUE CAEN-NORMANDIE publicité ½ page (H9.5 x L13.85 cm)...500,00 HT publicité page complète (H20 x L13.85 cm) ,00 HT OFFRE SUR LE PASS CAEN-NORMANDIE...150,00 HT REFERENCEMENT SUR LA BROCHURE GROUPES CAEN-NORMANDIE...120,00 HT PUBLICITE SUR LE PLAN OFFICIEL DE LA VILLE (parution tous les 2 ans prochaine en 2015) 9 x 4 cm...500,00 HT 9 x 7 cm ,00 HT 10 x 21 cm ,00 HT TARIFICATION DES PUBLICITES POUR LES NON ADHERENTS Pour les prestataires du Calvados - hors hébergement - extérieurs à la zone de compétence de l OT Caen. GUIDE TOURISTIQUE CAEN-NORMANDIE ½ page ,00 HT page complète ,00 HT BROCHURE GROUPES CAEN-NORMANDIE L8.5 x H6.5 cm ,00 HT 7

8 Place Saint-Pierre CAEN Tél : +33 (0) Fax : +33 (2)