CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES

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1 Ville de Colomiers (Haute-Garonne) CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES MARCHES PUBLICS DE FOURNITURES COURANTES ET SERVICES Exploitation et maintenance des installations thermiques et de ventilation des batiments communaux de la Ville de Colomiers. MAIRIE DE COLOMIERS Direction des services techniques Centre technique Municipal 41, chemin des Sevennes COLOMIERS Tél:

2 SOMMAIRE MARCHES PUBLICS DE FOURNITURES COURANTES ET SERVICES...1 Article 1 Objet et définition du marché...4 Article 2 : Délais d exécution ou de livraison Délais de base Prolongation des délais...5 Article 3 Conditions d Exécution Prise en charge Fin de Marché Personnels et moyens d intervention Programmation des interventions Accès - Locaux mis à disposition Sécurité Hygiène - Environnement Qualité des fournitures et pièces détachées Documentation technique...7 Article 4 Conditions Techniques Réglementations et prescriptions particulières à observer Conditions de fourniture à garantir par le titulaire Chauffage des locaux Fourniture d'eau chaude sanitaire Climatisation Limites de garantie Conditions extérieures Périodes d arrêt pour maintenance Modifications des installations et des conditions de fonctionnement Vérification des températures contractuelles...9 Article 5 Prestations assurées par l exploitant Prestations P2 : conduite et maintenance pour les chaufferies Conduite et surveillance Maintenance préventive Maintenance corrective Délais d interventions et de dépannages Maintenance annuelle Fournitures des consommables pour l'entretien courant Compteurs d énergie et de fluides Assistance technique lors des contrôles réglementaires Assistance technique lors des travaux Livrets de chaufferies Attestations d entretiens et de vérifications Gestion des prestations Prestations P2 : pour les équipements de climatisation et PAC Délais d intervention et de réparation...15 Page 2 sur 28

3 5.2.2 Fiche d intervention Bilan annuel Responsabilité du titulaire Prestations P2 : VMC Délais d intervention et de réparation Fiche d intervention Bilan annuel Responsabilité du titulaire Prestations P3 : Garantie Totale pour les chaufferies Définition et Contenu Conditions d exécution Domaine d application et limites de la Garantie Totale Prestations P1 : fourniture des énergies (En option)...18 Article 6 Prestations à la charge du client...18 Article 7 - Prix du marché Caractéristiques des prix pratiqués Une part P2 forfaitaire annuelle par site Une part P3 forfaitaire annuelle Pour le P1 : (si l option est retenue) Variation dans les prix Mois d établissement des prix du marché) Modalités des variations des prix...23 Article 8 : Modalités de règlement des comptes Acomptes et paiements partiels définitifs Présentation des demandes de paiements Mode de règlement...25 Article 9 Prestations non-conformes et pénalités Retard Interruption Insuffisance ou excès Retards Retard dans le délais d intervention Retard dans le délais de dépannage Prestations non-conformes Mise en demeure...27 Article 10 Variantes...28 Article 11 Certificat d économie d énergie...28 Page 3 sur 28

4 Article 1 Objet et définition du marché Le présent Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) définit les conditions d exploitation et de maintenance des installations thermiques et de ventilation des batiments communaux de la Ville de COLOMIERS. Les clauses du présent CCTP et ses annexes complètent le «Guide de rédaction des clauses techniques des marchés publics d exploitation de chauffage avec ou sans gros entretien des matériels et avec obligation de résultat» approuvé par la décision n du 4 mai 2007 du Comité exécutif de l OEAP. Les stipulations du présent marché concernent : l exploitation et la maintenance : En solution de base : - des chaufferies : contrat de type P2+P3 de forme PFI - des équipements de ventilation mécanique contrôlée (VMC), contrat de type P2, - des équipements de climatisation et des pompes à chaleur, contrat de type P2 En option (réponse obligatoire) : - pour les chaufferies : P1de forme MTI Sachant que : - le contrat P2 correspond aux prestations de conduite, de surveillance, de contrôle, de réglage et d entretien courant. C est un marché à forfait, à obligation de résultats associé à une mise en œuvre de moyens, - le contrat P3 correspond au gros entretien et renouvellement des matériels de production. C est un marché de garantie totale (transparent). Le gros entretien est l obligation pour le titulaire de maintenir en permanence, pendant toute la durée du contrat, le bon état de marche et d entretien ainsi que le maintien des performances de l installation concernée. Le titulaire procède aux réparations et à tous les remplacements qui ne relèvent pas du petit entretien tel que défini dans le contrat d exploitation. Dans ce cadre il conviendra qu à la fin du marché les installations thermiques les plus vétustes (au nombre de 10) indiquées dans l annexe 1 aient été rénovées. En option : - le contrat P1 correspond à la fourniture d énergie. C est un marché température avec intéressement (MTI), La description des ouvrages, leurs spécifications techniques ainsi que les limites de prestation sont indiquées dans l annexe 5. Article 2 : Délais d exécution ou de livraison Délais de base Le marché est conclu pour une durée de 5 ans à compter de la date fixée à l ordre de service, avec une date prévisionnelle de commencement d exécution de la prestation fixée au 01/10/2007. Page 4 sur 28

5 2.2 - Prolongation des délais Une prolongation du délai d exécution peut être accordée par le pouvoir adjudicateur dans les conditions de l article 10.2 du C.C.A.G.-F.C.S. Article 3 Conditions d Exécution La prestation doit être exécutée dans les conditions définies ci-après. Accès aux installations Prise en charge L accès aux sites concernés ne sera autorisé qu au titulaire et au client. A cet effet il sera systématiquement tenu à jour une liste des clés d accès qui sera remise au client. Les serrures seront changées si nécessaire dès la prise en charge des installations par le titulaire et le client devra toujours posséder un jeu de clés. En cas de changement de serrure en cours de contrat le client devra toujours posséder un jeu de clés. Consistance de l installation Connaissance de l installation Le titulaire déclare être parfaitement informé de la constitution des sites d intervention et de la consistance de l installation dont il doit assurer l exploitation et la maintenance. Il s assurera de la présence des réseaux divers existants et les prendra en charge dans leur état. Modification par le client Aucune modification technique ne peut être apportée à l installation par le client sans que le titulaire en ait été préalablement informé. Il appartient au titulaire de formuler, dans un délai de huit jours soit son accord, soit ses observations ou réserves éventuelles sur la modification envisagée. Il sera procédé à un procès verbal de prise en charge des installations une fois la modification faite. Modification par le titulaire Aucune modification technique ne peut être apportée à l installation par le titulaire et à ses frais, sans que le client en ait été préalablement informé. Ces modifications font l objet d un accord préalable prévoyant, en fin d exécution du marché, soit la remise en état initial, soit la cession de la modification réalisée, soit le rachat de la modification par le client à un prix convenu. La liste du matériel donnée en annexe 5 est fournie à titre indicatif au titulaire, celui-ci devra procéder à sa mise à jour si nécessaire dans le mois suivant la prise d effet du marché et à mesure de la modification du parc. Un procès-verbal contradictoire de l'état des locaux techniques et des matériels ou équipements est établi dans la semaine suivant la prise d effet du Marché. Il est précisé que les interventions de mise en conformité réglementaire consécutives à cet état des lieux sont à la charge du titulaire. Page 5 sur 28

6 3.2 - Fin de Marché Le titulaire s engage à laisser à la fin du Marché les installations en état normal d entretien et de fonctionnement. Un procès-verbal contradictoire de l'état des locaux techniques et des matériels ou équipements sera établi dans le mois précedant la fin du marché. A l issue du procès-verbal, si des travaux de remise en état sont à réaliser, ceux-ci seront à la charge du titulaire Personnels et moyens d intervention Le titulaire doit justifier, à l appui de sa proposition de service, puis en permanence durant l exécution du marché, de personnels et de moyens locaux suffisants en nombre et qualité pour assurer sa prestation, y compris la couverture d astreinte. Ces personnes possèdent les qualifications requises pour l'exécution des tâches qui leurs sont confiées, dans les compétences techniques, thermiques, frigorifiques, climatiques, et elles justifient d une expérience significative dans les domaines techniques concernés. A défaut, le client se réserve le droit de refuser l affectation d un agent. Le personnel d'intervention du titulaire est soumis : - aux dispositions générales prévues par la législation du travail, - au règlement intérieur des sites, - aux plans de prévention hygiène et sécurité annuels. Le titulaire désignera à la prise d effet du marché un responsable qui sera l'interlocuteur principal du client pour la gestion et le suivi du marché. Les personnels du titulaire intervenant sur site restent placés sous son autorité. Cependant, si un agent, par son comportement ou par manque d efficacité faisait l objet de réclamations justifiées, le client se réserve le droit de demander son remplacement immédiat. Le titulaire met à disposition de son personnel l outillage standard et spécifique, les moyens d accès tels que nacelles ou échafaudages, les moyens de communication, les instruments de mesure et autres moyens nécessaires à la réalisation de ses obligations. Il s assure de la conformité réglementaire de ces équipements et de leur utilisation. Le titulaire ne pourra exciper du fait de grève, maladie ou absence de son personnel, pour ne pas remplir ses obligations contractuelles Programmation des interventions Le titulaire devra fournir dans le mois suivant la date d entrée en vigueur du marché la liste des prestations proposées pour chaque type de visite (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, annuelle). Si le client en juge le contenu et/ou la fréquence insuffisants, le titulaire devra prendre en compte les remarques et observations du client. Il devra tenir compte de l occupation des locaux afin de limiter au maximum les nuisances pour les utilisateurs. De même, si le client estime que les interventions de maintenance préventive ou corrective peuvent nuire au bon fonctionnement des sites, le titulaire doit lui proposer toutes les dispositions permettant de préserver un fonctionnement satisfaisant. Page 6 sur 28

7 3.5 - Accès - Locaux mis à disposition Le client met pendant toute la durée du Marché à la disposition du titulaire tous les locaux techniques liés à l exécution du marché, à les maintenir conformes à la réglementation en vigueur, clos et couverts, en bon état, conformément aux règlements de police et d'assurance, et à en interdire l'accès à toute personne non mandatée. Par ailleurs, le client autorise le personnel du titulaire ou de ses sous-traitants à pénétrer dans toutes les parties des installations ou des sites concernés, pour exécuter les prestations contractuelles ou pour procéder aux vérifications qui pourraient être nécessaires Sécurité Hygiène - Environnement Le titulaire s engage à respecter les conditions de sécurité, d hygiène et d environnement particulières auxquelles est soumis le client en raison de ses activités. Le titulaire doit maintenir en parfait état de propreté les locaux et équipements dont il a la charge dans le cadre du présent marché ; les déchets liés à l exécution des prestations du titulaire seront éliminés par ses soins Qualité des fournitures et pièces détachées Les caractéristiques techniques des fournitures ou matières consommables, et des pièces de rechange approvisionnées par le titulaire, seront celles préconisées ou agréées par le(s) constructeur(s), et seront garanties par le titulaire conformes aux réglementations et normes en vigueur. Il en sera de même pour tout équipement ou matériel remplacé au titre du de la Garantie Totale. Tout matériel fourni par le titulaire est garanti au minimum une année à compter de sa mise en service. Les livrets de maintenance mentionneront la date de prise d'effet de la garantie. Si une nouvelle défaillance affectant le même organe et ayant la même origine que la première se produit dans un délai inférieur à un an, il n'y aura pas de facturation pour la seconde réparation Documentation technique Le client remettra au titulaire l'ensemble des documents techniques en sa possession relatifs aux installations faisant l'objet du présent marché. Les frais éventuels de reproduction de ces documents sont à la charge du titulaire. Pour sa part, le titulaire s engage à fournir sur simple demande du client les documentations techniques relatives aux fournitures et pièces détachées qu il met en œuvre dans le cadre du Marché. Il s engage également à procéder aux mises à jour des plans, schémas, et dossiers techniques existants, pour le cas où il apporterait dans le cadre du Marché des modifications structurelles aux installations qui lui sont confiées. Article 4 Conditions Techniques Réglementations et prescriptions particulières à observer Pour l'exécution des prestations, le titulaire devra se conformer aux documents contractuels tels que définis au CCTP et ses annexes. Page 7 sur 28

8 4.2 - Conditions de fourniture à garantir par le titulaire Chauffage des locaux La saison de chauffe s'entend du 15 septembre au 15 juin inclus. Durant cette période, le titulaire met en service ou arrête le chauffage dans les 12 heures suivants la demande du client. Le titulaire garantit au plus tard 24 heures après la mise en service, puis jusqu à l arrêt des installations, les températures de chauffe définies à l annexe Fourniture d'eau chaude sanitaire Le titulaire doit en permanence assurer une production d eau chaude sanitaire à 55 Centigrade, plus ou moins cinq degrés, toute l année. Il reconnaît que les installations de production le permettent. Seules seront admises les interruptions autorisées au Climatisation La saison de climatisation s entend du 1 mai au 30 septembre. Le titulaire met en service ou arrête la climatisation dans les 12 heures suivants la demande du client. Le titulaire maintient dans les locaux climatisés et occupés une température intérieure conforme aux dispositions réglementaires (arrêt pour des températures intérieures < 26 C) Limites de garantie Conditions extérieures Les températures intérieures de chauffage seront garanties tant que la température extérieure ne descendra pas en dessous de la température extérieure dite de base, soit : 5 c à la station météorologique de Blagnac Toulouse. Les températures intérieures de climatisation et de refroidissement seront garanties tant que la température extérieure se situera au dessous des conditions extérieures dites de base, soit : +32 c/hr40% à la station météorologique de Blagnac Toulouse. Au-delà de ces limites, le titulaire assurera les meilleures conditions de chauffage, de climatisation et de refroidissement possibles, compatibles avec la puissance des équipements et la sécurité de leur fonctionnement Périodes d arrêt pour maintenance Les conditions garanties par le titulaire seront momentanément suspendues lors des arrêts techniques des installations pour maintenance annuelle et travaux d entretien, tels que définis ci-dessous. Chauffage et climatisation : La maintenance annuelle des équipements de production et de diffusion sera effectuée hors saison, sans interruption du chauffage ou de la climatisation. Page 8 sur 28

9 Eau chaude sanitaire : Le titulaire peut interrompre cette fourniture dans les cas suivants : - vérifications périodiques et décennales des installations centrales, la durée de ces interruptions ne peut dépasser 12 heures, - travaux annuels d entretien des chaufferies dont la durée, appareil par appareil, ne doit dépasser 36 heures consécutives, - accidents graves que le titulaire n était pas en mesure de prévoir. A chaque interruption de la fourniture, il doit en aviser le client, une semaine à l avance. Le titulaire fait son affaire d une bonne maintenance des systèmes de production et de stockage. Il devra se conformer aux préconisations de maintenance préventive Modifications des installations et des conditions de fonctionnement Toute modification des installations effectuée par le client, ayant une incidence sur les performances énergétiques ou sur les garanties contractuelles de fourniture, sera soumise à l approbation du titulaire qui précisera si ces modifications sont compatibles avec les installations existantes et les engagements souscrits. Le cas échéant, un aménagement des conditions de fourniture et des engagements de performance sera défini entre les parties Vérification des températures contractuelles Dans tous les cas sur simple demande du client, le titulaire s engage à mettre à sa disposition au minimum 4 enregistreurs de température (de type TESTO) sans frais supplémentaires permettant ainsi d effectuer des campagnes de mesure de température de chauffage. Dans tous les cas sur simple demande du client, le titulaire s engage à mettre à sa disposition un enregistreur de température d ECS sans frais supplémentaires permettant ainsi d effectuer des campagnes de mesure de température d ECS. Ces moyens devront obligatoirement avoir fait l objet d une vérification et le cas échéant d un réétalonnage dans les 12 mois précédant la mesure demandée. En cas de non respect par le titulaire des conditions garanties, il sera appliqué des pénalités définies à l article 9 du présent CCTP pour insuffisance ou défaut de fourniture Article 5 Prestations assurées par l exploitant Prestations P2 : conduite et maintenance pour les chaufferies Le titulaire est responsable des moyens à mettre en oeuvre pour satisfaire les objectifs du marché, dans le respect des conditions d exécution fixées à l article 3. Il assure, ou fait assurer, sous sa responsabilité, sur l'ensemble des installations de chauffage et de production d eau chaude, les prestations suivantes : Un minimum de 2 visites mensuelles de surveillance et de réglage par chaufferie durant la saison de chauffe. Page 9 sur 28

10 5.1.1 Conduite et surveillance La conduite et la surveillance comprennent l'ensemble des tâches permettant d obtenir la maîtrise du fonctionnement des installations, et notamment : - les rondes et inspections courantes, - les mises en route et arrêt des installations, - les essais et manoeuvres de contrôle de bon fonctionnement des équipements, - les réglages et équilibrages nécessaires des réseaux aérauliques et des réseaux hydrauliques, - les performances et les rendements de combustion (tous les 3 mois minimum) - les relevés des paramètres de fonctionnement et des paramètres qualitatifs, - les relevés des enregistreurs de performances, - la surveillance générale des installations - les programmations des ralentis dans les équipements ainsi que les programmations du chauffage pour les manifestations du week end (chaque semaine le client fournira au titulaire la liste des sites ou le chauffage devra être maintenu le week end). - les analyses d eau des réseaux annuelles (TA,TAC,TH,PH,teneur en fer). Le titulaire doit assurer sur chacun des sites concernés le fonctionnement des installations de télégestion existantes ou installées pendant la durée du contrat. Les abonnements téléphoniques, les frais de communication, sont à la charge du client, les frais de maintenance du système de télégestion, y compris les moyens et logiciels sont à la charge du titulaire Maintenance préventive Le titulaire doit assurer toutes les actions de maintenance préventive nécessaires. Elles sont déterminées en fonction du matériel installé, des régimes de fonctionnement, des spécifications des constructeurs, des obligations réglementaires, et comprennent à minima pour les équipements de chauffage les opérations listées en annexe 2 du «Guide de rédaction des clauses techniques des marchés publics d exploitation de chauffage avec ou sans gros entretien des matériels et avec obligation de résultat» approuvé par la décision n du 4 mai 2007 du Comité exécutif de l OEAP. Elles seront définies pour les autres équipements par le titulaire dans son planning annuel de maintenance. Il fait son affaire de la définition des démarches préventives de maintenance systématique et de maintenance conditionnelle, et met en œuvre les indicateurs justifiant de l efficacité de ces démarches à l égard des objectifs du Marché. Prévention légionellose : Le titulaire prend en charge, outre la maintenance des équipements collectifs de production d eau chaude sanitaire situés en chaufferies, les analyses bactériologiques pour chaque site concerné par la production d eau chaude sanitaire par un organisme agrée. Ces obligations de maintenance et d analyses constituent pour le titulaire une obligation de moyens, il devra en particulier pour les installations à risque: - s assurer que l ECS est bien stockée à 60 dans les ballons de stockage, - effectuer une chasse par ballon une fois par mois. Les appareils terminaux de distribution d eau chaude sanitaire ne font pas partie du périmètre des prestations contractuelles. Page 10 sur 28

11 5.1.3 Maintenance corrective Le titulaire prend toutes les mesures en accord avec le client, en particulier pour les prestations forfaitaires, pour effectuer dès que possible les réparations, ou modifications ayant pour objet de supprimer la ou les défaillances constatées, ou bien celles qui peuvent être anticipées par le titulaire Délais d interventions et de dépannages L'horaire normal d'intervention du personnel du titulaire doit tenir compte des impératifs d'exploitation de le client sur chacun des sites, et se situer sauf spécification contraire mentionnée au présent CCTP pendant les heures ouvrables (du lundi au vendredi). Les contraintes particulières d'horaires sont communiquées en temps utile par le client. En dehors des heures ouvrables, le titulaire doit assurer les interventions en cas de panne ou de trouble de fonctionnement, 24h/24, 7 jours/7, y compris samedis, dimanches et jours fériés. Le delai d intervention est fixé à : - 2 heures pour tous les équipements de petite enfance (crèches,halte garderie, ) les écoles, - 4 heures pour tous les autres équipements. L'origine de ce délai est l'appel téléphonique, l envoi du fax ou du courriel. Pour cela, le titulaire est tenu de mettre en place un service d'astreinte pourvu de moyens de communications appropriés, et qui permettent de retracer précisément la chronologie et le déroulement des interventions. Le titulaire doit, lors de ses interventions en période d astreinte : - se rendre sur le site dans le délai imparti, - prendre connaissance du dysfonctionnement, - procéder aux opérations palliatives ou curatives, ou à défaut, - définir et mettre en place les mesures de fonctionnement dégradé, - vérifier que les consignes de sécurité sont connues de tous les intervenants pendant la poursuite provisoire de l'exploitation. En cas d incident technique majeur pouvant mettre en jeu la sécurité des usagers ou des biens, ou en cas de non intervention dans le délai imparti, le client se réserve le droit de prendre toutes les mesures jugées utiles par ses responsables de permanence, y compris l intervention directe et immédiate de ses personnels d astreinte, ou après expiration du délai contractuel d intervention du titulaire, d un prestataire extérieur de son choix, aux frais et risques du titulaire. Le titulaire doit remettre en service les installations dans un délais de 2 heures à partir du début de son intervention, dans le cas ou techniquement cette remise en service n est pas possible, le titulaire devra avertir immédiatement le client Maintenance annuelle Durant l été le titulaire devra effectuer une visite approfondie d entretien et de vérification des installations thermiques incluant: ramonage des chaudières, des carneaux et des conduits de fumée; nettoyage des brûleurs: valve gaz, gicleurs, électrodes; contrôle de l étanchéité des réseaux de combustible; Page 11 sur 28

12 mise en état de conservation des chaudières assurant le chauffage; contrôle de l état des réfractaires; contrôle de l étanchéité des foyers; graissage des parties tournantes; dépoussiérage de l armoire électrique; resserrage des contacts et connexions électriques; essais de tous les matériels installés: chaudières, brûleurs, pompes, sécurités...; visite des canalisations chauffage en sous sols des bâtiments avec graissage des tiges de vannes et manoeuvres de celles ci; ouverture systématique des ballons d ECS et relevé de l entartrage et désinfection; ouverture systématique, nettoyage complet et détartrage des échangeurs. Dans le cas où le détartrage est réalisé sans démontage de l équipement et que le titulaire utilise un produit de détartrage trop agressif détériorant les joints, la remise en état de l échangeur sera à la charge du titulaire Fournitures des consommables pour l'entretien courant Pour la réalisation des prestations de maintenance, le titulaire doit la fourniture des divers produits suivants : - graisse, lubrifiants, produits de nettoyage, chiffons, peintures, filasse, téflon, étoupe, joints usuels, visserie, boulonnerie courante, voyants lumineux et fusibles, - le sel pour adoucisseur et les produits de traitement physico-chimique des réseaux, - le média filtrant pour l'ensemble des climatiseurs, ventilo-convecteurs, centrales de traitement d air, - les courroies de rechange des ventilateurs, - les recharges en fluide frigorigène. Le titulaire constitue un stock de consommables, de produits, et de pièces de rechange pour les organes vitaux de production thermique. Il en assure l'approvisionnement et la gestion complète avec un délai suffisant pour limiter le temps d'immobilisation des équipements Compteurs d énergie et de fluides Mise en place de nouveaux compteurs : Le titulaire met en place si necessaire à ses frais dans un délai maximal de trois mois à compter de la notification du Marché les compteurs d eau chaude sanitaire, ou de gaz défalqueurs nécessaires pour la gestion de sa prestation. Maintenance et exploitation : Le titulaire assure la relève mensuelle des index des compteurs gaz, d eau chaude sanitaire et de gaz défalqueurs. Il procédera à l entretien et à la vérification des compteurs d eau chaude sanitaires et des compteurs défalqueurs de gaz. Tout contrôle ou étalonnage supplémentaire d un compteur demandé par le client sera à sa charge, sauf si cette opération mettait en évidence, en sa défaveur, une erreur supérieure à celle maximale garantie par le constructeur. Page 12 sur 28

13 S'il est constaté un dérangement de compteur, le titulaire en avisera aussitôt le client et procédera à son remplacement ou à sa réparation. Les coûts de réparation ou de remplacement sont à la charge du titulaire Assistance technique lors des contrôles réglementaires Le titulaire assiste le client au cours des visites réglementaires effectuées par tout organisme de contrôle agréé, y compris les visites de la commission de sécurité. En fonction des observations portées sur les rapports de ces organismes, Le titulaire réalise dans les meilleurs délais les opérations correctives qui relèvent de sa responsabilité contractuelle (levées des non conformités gaz et élèctriques) Assistance technique lors des travaux Le titulaire assiste le client pour la définition et le suivi de tous travaux d amélioration, de rénovation ou d extension des installations relevant du marché, et fait part de ses observations et suggestions au regard du fonctionnement et de la maintenance. A ce titre, il met à disposition un personnel technique qualifié pour participer aux réunions préparatoires, aux réunions de chantier, aux phases de mise en service, d essais, et de réception des nouveaux équipements Livrets de chaufferies Dès la prise d effet du marché le titulaire équipera à ses frais chaque chaufferie d un livret de chaufferie. Ce document répond à la réglementation lorsque celle-ci le rend obligatoire. D une façon générale le titulaire devra y mentionner toutes les opérations ou travaux exécutés par son personnel au titres du P2 et du P3. Il reportera en particulier toutes les mesures de rendement de combustion. Le titulaire y portera toutes les indications des appareils de mesure qu il relèvera (tous les compteurs en particulier) ainsi que toutes les observations utiles; en conséquence le compte rendu d une visite ne saurait en aucun cas être résumé par la seule mention RAS. Ce journal, protégé par une couverture plastifiée restera en permanence en chaufferie et comprendra des doubles détachables dont un sera transmis au client. Sur chaque feuillet seront précisés les dates et heures de passage du technicien, les travaux de réglage effectués, les incidents ou difficultés rencontrés, les relevés des apports d eau effectués, les relevés de compteurs, le résultat des contrôles effectués... Ces livrets sont tenus à la disposition du client, qui peut demander à les consulter à tout moment. Le titulaire tient également à jour les registres de sécurité des bâtiments concernés pour les levées des non conformités à la charge du titulaire. Comptes-rendus d intervention : Pour chaque opération de dépannage, de contrôle ou de maintenance, sont mentionnés sur les livrets adéquats : - la date, - la nature de l'opération, - les modifications et travaux effectués à l'initiative du titulaire ou de le client, - les résultats des relevés, des mesures et essais effectués, - les observations jugées utiles. Page 13 sur 28

14 Si la mise à jour des livrets de chaufferies et des registres de sécurités n est pas effectuée correctement par le titulaire, des pénalités seront appliqués (voir article 9) Attestations d entretiens et de vérifications Chaque année le titulaire devra remettre pour l ensemble des installations les attestations d entretiens et de vérifications réglementaires jointes en annexes 6 et Gestion des prestations Le titulaire a obligation d'élaborer et de mettre en place les moyens informatiques dont l accès se fera par internet et les documents nécessaires au suivi de ses prestations tels que définis ci-après, dans un délai de 3 mois à compter de la prise d effet du marché. Le client pourra ainsi suivre via internet les informations suivantes : - Pour les interventions de dépannage : - information en continu et en temps réel sur la prise en compte de la demande, l horaire de début et de fin d intervention, le résumé des actions réalisées. - Pour les interventions de maintenance : - description et codification des ouvrages et des équipements, - planification de la maintenance préventive, - indicateurs de réalisation de la maintenance préventive, - indicateurs de réalisation de la maintenance corrective et curative, - archivage des données et exportation au format bureautique. - Pour les tableaux de bord exploitation : - suivi des relevés des compteurs et de la performance,et historiques par sites - état des dépannages, demandes d intervention,et historiques par sites - état des travaux en cours, Une rencontre mensuelle sera organisée entre le titulaire et le client pour fonctionnement courant des installations. faire le point sur le Bilan d exploitation annuel : Le bilan annuel d exploitation devra etre remis au client au plus tard dans le mois suivant la fin de chaque année contractuelle soit au plus tard le 31/10. La remise de ce bilan sera suivi d une réunion de présentation de celui-ci par le titulaire dans les quinze jours suivants la remise du bilan. Ce bilan devra comporter au minimum les éléments suivants : - les consommations,les index au début et à la fin de l exercice de chaque compteur (chaufferies,ecs,défalqueurs),les montants facturés,les calculs d interressement, pour chaque équipement (Si loption P1 type MTI est retenue) - un bilan général de la conduite et de l entretien des installations avec la liste des pannes et des incidents. - la mise à jour de la liste des installations et matériels concernés, - les contrôles de combustion réglementaires et les certificats de ramonage des chaudières, - les certificats de vérification des disconnecteurs contrôlables, - les travaux effectués au titre de la Garantie Totale et le bilan financier de la Garantie Totale Page 14 sur 28

15 - la liste prévisionnelle des travaux qui seront réalisés par Le titulaire au titre de la Garantie Totale au cours de l année suivante, et la liste des travaux éventuels hors marché que Le titulaire peut être amené à proposer à le client, - les éléments techniques et financiers pour la prévision budgétaire de l année n+1, La non fourniture de ce bilan annuel dans les délais impartis ainsi que la non présentation de celui-ci constituent des fautes contractuelles entrainants des pénalités (voir article 9) Prestations P2 : pour les équipements de climatisation et PAC Le titulaire assurera l entretien complet et le dépannage des climatiseurs et PAC. Les filtres ainsi que les recharges de fluide frigorigène sont à la charge du titulaire. Le remplacement des piles des télécommandes des climatiseurs est aussi à la charge du titulaire Délais d intervention et de réparation Les dépannages seront assurés 5 jours sur 7 (du lundi au vendredi) de 8 heures à 18 heures avec un délai maximum d intervention de 4 heures. La remise en service des installations devra être effectuée dans un délai maximum de 24 heures sauf si les délais d approvisionnement en pièces détachées ne le permettent pas, dans ce cas le titulaire devra avertir la collectivité. L origine des délais est l appel téléphonique, l envoi du fax ou d un courriel Fiche d intervention Lors de chaque intervention, qu il s agisse d un entretien programmé ou d un dépannage, le technicien devra remplir une fiche d intervention qu il devra transmettre au client. Sur cette fiche d intervention devront être inscrits les opérations de maintenance, les contrôles réalisés ainsi que les éventuelles pièces remplacées. Ces fiches d intervention devront être transmises au plus tard 15 jours après l intervention. Si la mise à jour des fiches d interventions n est pas réalisée correctement par le titulaire du marché, des pénalités seront appliquées (voir article 9) Bilan annuel L entreprise titulaire du marché devra fournir tous les ans un bilan technique et financier de la saison écoulée avec un récapitulatif site par site des interventions. Ce bilan devra être remis au client au plus tard un mois après la fin de l exercice. Ce bilan devra être présenté lors d une réunion qui sera organisée par le titulaire du marché au plus tard un mois après sa remise Responsabilité du titulaire Pendant toute la durée d exécution du marché, le titulaire est responsable des dommages qui pourraient être causés soit aux personnes, soit aux biens, soit aux installations dont il assure l entretien. Lors des mises à l arrêt des installations, le titulaire devra s assurer de la mise hors gel des équipements par tout moyen qu il jugera utile (pompes, circuits, ). Page 15 sur 28

16 Le titulaire prend à sa charge tous les risques de responsabilité civile (accidents, incendie, explosions, vols, dégâts des eaux) découlant de l entretien des installations qui lui sont confiées. 5.3 Prestations P2 : VMC Le titulaire assurera les prestations d entretien suivant la nature et la fréquence des opérations décrites cidessous et le dépannage des VMC : Une visite annuelle de gros entretien avec : Vérification des connections électriques Vérification de l état des courroies, avec changements si nécessaire et rectification de l alignement Contrôle des paliers des ventilateurs Dépoussiérage des turbines Nettoyage du caisson Contrôle du fonctionnement du moteur Nettoyage des bouches d extractions et entrées d air Contrôle et réglage des vitesses et débits Ramonage des conduits verticaux et horizontaux Une visite intermédiaire semestrielle avec : Contrôle du fonctionnement général Vérification de la tension de la courroie et réglage si nécessaire Contrôle de l intensité des moteurs Graissage des paliers si nécessaire Délais d intervention et de réparation Les dépannages seront assurés 5 jours sur 7 (du lundi au vendredi) de 8 heures à 18 heures. Le délai d intervention est fixé à 24 heures après l appel du client, et le délai de remise en service des installations est fixé à 24 heures. L origine des délais est l appel, l envoi du fax ou du courriel Fiche d intervention Lors de chaque intervention, qu il s agisse d un entretien programmé ou d un dépannage, le technicien devra remplir une fiche d intervention qu il devra rapporter au client. Sur ces fiches d intervention devront être inscrits les opérations de maintenance et les contrôles réalisés. Ces fiches devront être transmises sous 15 jours. Si la mise à jour des fiches d interventions n est pas réalisée correctement par le titulaire du marché, des pénalités seront appliquées (voir article 9) Bilan annuel L entreprise titulaire du marché devra fournir tous les ans un bilan technique de la saison écoulée avec un récapitulatif site par site des interventions réalisées. Ce bilan devra être remis au client au plus tard un mois après la fin de l exercice. Ce bilan devra être présenté lors d une réunion qui sera organisée par le titulaire du marché au plus tard un mois après sa remise. Page 16 sur 28

17 La non fourniture de ce bilan annuel dans les délais ainsi que la non organisation de la réunion de présentation constituent des fautes contractuelles entraînants des pénalités (voir article 9) Responsabilité du titulaire Pendant toute la durée d exécution du marché, le titulaire est responsable des dommages qui pourraient être causés soit aux personnes, soit aux biens, soit aux installations dont il assure l entretien. Le titulaire prend à sa charge tous les risques de responsabilité civile (accidents, incendie, explosions, vols, dégâts des eaux) découlant de l entretien des installations qui lui sont confiées Prestations P3 : Garantie Totale pour les chaufferies Définition et Contenu Le titulaire assure une prestation dite de Garantie Totale comprenant le gros entretien, les réparations, et le remplacement si nécessaire, des matériels concernés. Elle est mise en œuvre dans les conditions et limites ci-dessous, sans préjudice des recours de l exploitant contre les responsabilités éventuelles de tiers, et de l'indemnisation à recevoir des assurances auxquelles elle ne se substitue pas. La Garantie Totale est l'obligation pour le titulaire de mettre à disposition le personnel, les moyens, et le matériel nécessaires pour assurer en cas de pannes ou d'avaries la réparation ou le renouvellement à l'identique ou à l'équivalent de tout équipement ou ensemble d'équipements faisant partie des installations prises en charge, que la cause des détériorations soit accidentelle ou due à l'usure normale. Dans le cadre de cette prestation, le titulaire s'engage à : - maintenir en permanence pendant toute la durée du contrat le bon état de fonctionnement et d'entretien des matériels en y effectuant toute opération nécessaire de gros entretien ou de réparation - rénover les 10 installations les plus vétustes indiquées dans l annexe 1 avant la fin du contrat en tenant compte d une amélioration des performances - procéder au remplacement à l'identique ou à l'équivalent des pièces et matériels défaillants, que la cause des détériorations soit accidentelle ou due à l'usure normale, - restituer en fin de marché les installations en bon état Toute intervention en Garantie Totale dont le montant est supérieur à 700 Euros HT devra être validée par le client Conditions d exécution Le titulaire est tenu de procéder aux remplacements ou réparations dans les plus brefs délais d'exécution compatibles avec la livraison des matériels. Si à l'occasion d'une panne ou avarie, le titulaire se trouvait amené à remplacer dans son ensemble un matériel important, il doit en aviser le client, de manière à ce que celui-ci examine l'intérêt qu'il pourrait y avoir, compte tenu de l'évolution de la technique ou des besoins, à substituer aux appareils à remplacer des matériels de principe ou de puissance mieux adaptés à la poursuite de l'exploitation, non seulement jusqu'à la fin du marché mais également au delà de la date de son expiration. Page 17 sur 28

18 En fonction des solutions adoptées, le client pourra, soit participer aux dépenses de renouvellement, soit convenir avec le titulaire d'un aménagement des redevances. L'accord fera l'objet d'un avenant. Toute intervention en Garantie Totale sera réalisée en conformité avec la réglementation en vigueur. Le client conserve à sa charge les modifications ou adjonctions d'installations qu'imposerait l'évolution de la réglementation Domaine d application et limites de la Garantie Totale La Garantie Totale s'applique aux équipements listés en annexe du présent CCTP. Sont donc exclus de la Garantie Totale : - tous les équipements ou ouvrages enterrés, - les canalisations ou parties de canalisations enrobées dans la maçonnerie, - tous les réseaux de distribution chauffage,d eau chaude sanitaire, d eau glacée,situés en dehors de la chaufferie qu'ils soient ou non enterrés, - tous ouvrages de génie civil y compris les cheminées et les locaux abritant les installations objet du présent marché, - les travaux de fouille, remblais, réfections de terrains et surfaces Prestations P1 : fourniture des énergies (En option) Le titulaire s'engage à fournir sous sa responsabilité l énergie en quantité et qualité suffisantes pour assurer le fonctionnement et l'usage normal des installations thermiques (chauffage, eau chaude), et en assurer l'usage optimal conformément à l article 4.2 du présent CCTP. Le titulaire s engage également à fournir en permanence la distribution de gaz naturel (cuisine,logement, ) dans certains bâtiments communaux. Le titulaire pourra suspendre la fourniture de l'énergie ou des fluides dans le cas où des troubles graves, mettant en jeu la sécurité des personnes ou des biens, seraient constatés sur tout ou partie des installations dont il a la charge. Il en avertira le client dans les meilleurs délais, et conviendra avec celui-ci des mesures à prendre pour rétablir les conditions normales de fourniture et d'usage. Article 6 Prestations à la charge du client Le client reste en charge des prestations et fournitures suivantes : - la fourniture d énergie (dans la cas où l option n est pas retenue) - le raccordement téléphonique des chaufferies télégérées, - la fourniture de l eau froide et de l électricité, - les visites réglementaires. Article 7 - Prix du marché Caractéristiques des prix pratiqués Les prestations faisant l objet du marché seront réglés selon les stipulations de l acte d engagement : La rémunération du titulaire comprend 2 parts ou 3 parts (si l option est retenue) Page 18 sur 28

19 7.1.1 Une part P2 forfaitaire annuelle par site, Pour les prestations de conduite, de maintenance et d entretien courant, incluant tous les dépannages 24H/24H tous les jours calendaires sur l ensemble des installations. Dans le cadre du marché de type PFI (solution de base) la prise en charge des excès (si le cas se présente) par le titulaire du marché ne pourra pas dépasser 35 % du prix P2, cette configuration étant examinée site par site. L intéressement ne s applique pas la première année du marché, la première année doit être configurée comme l année de référence. La quantité NB de combustible théoriquement nécessaire pour le chauffage des locaux dans les conditions climatiques moyennes, pendant la période contractuelle de chauffage, peut être modifiée à la demande du client ou du titulaire, si pendant au moins un an la quantité NC de combustible réellement consommée est supérieure ou inférieure de plus de 15%, à la quantité N B de combustible théoriquement nécessaire pour le chauffage des locaux durant la période effective de chauffage dans les conditions climatiques de la saison considérée. En cas de désaccord persistant, le marché pourra être résilié de plein droit sans indemnité. Formule pour la prise en compte des économies ou des excès de de consommation d énergie dans les prix : Site par site. - Economies de consommation :. -Marchés PFI : prix P 2 à payer par le client= P 2 +1/3(N B - NC)k, où 1/3(N B - NC)k correspond à l intéressement bénéficiant au titulaire. - Excès de consommation : -Marchés PFI : prix P 2 à payer par le client= P 2-2/3(NC N B)k, avec limitation de la pénalité 2/3(NC N B)k à 35% du P 2. Dans ces formules pour économies ou pour excès de consommation d énergie : - N B= Quantité de combustible théoriquement nécessaire pour le chauffage des locaux pendant la durée effective du chauffage dans les conditions climatiques de la saison considérée. - NC= Quantité de combustible réellement consommée pour le chauffage des locaux multipliée, s il y a lieu, par le rapport du pouvoir calorifique réel du combustible livré au pouvoir calorifique de base indiqué au cahier des charges. - k = prix unitaire pour la consommation de combustible nécessaire au chauffage des locaux, exprimé en euros par kilowattheure mesuré au compteur Une part P3 forfaitaire annuelle, par site, Pour le gros entretien et de renouvellement de matériels (rajeunissement, rénovation,amélioration, mise aux normes), pour assurer la garantie totale. Page 19 sur 28

20 Transparence de la garantie totale au titre du P3. a) Pour garantir au client que le titulaire pourra effectivement faire face à ses obligations relatives au gros entretien et au renouvellement des ouvrages, celui-ci ouvre et tient dans sa comptabilité un compte dit «fonds de gros entretien et de renouvellement» Ce fonds sera alimenté par le versement à son crédit des redevances P3 prévues à cet effet, et sera débité des dépenses qui auront été engagées au titre de la garantie totale et qui auront fait l objet d un justificatif. Les justificatifs annuels se présenteront sous la forme de factures Pro Forma établies sur la base d un taux horaire à préciser dans l acte d engagement, et d un mémoire récapitulatif intégré au bilan annuel. Les recettes et dépenses seront compilées comme suit, sur les n exercices du marché : - R = R1 + R Rn (sommes des redevances annuelles y compris révision) - D = D1 + D Dn (sommes des dépenses annuelles justifiées) b) A l issue du contrat, le fonds de garantie totale sera apuré de la façon suivante : Premier cas, le compte est positif, c est à dire R>D : dans ce cas, le titulaire reverse au client les 4/5 de la différence R-D. Il conserve, à titre de prime de gestion, 1/5 de cette différence. Deuxième cas, le compte est négatif, c est à dire R<D : dans ce cas, le titulaire supporte l intégralité de la dépense supplémentaire. Il en sera ainsi en particulier si des travaux additionnels devaient être exécutés en dernière année du marché pour satisfaire aux objectifs de vétusté. Dans l acte d engagement le titulaire fait apparaître son taux horaire dans le cadre des prestations P3, ainsi que le coefficient qu il appliquera aux fournitures par rapport au catalogues fournisseurs (prix publics) Pour le P1 : (si l option est retenue) - Une part de fourniture de combustible et d énergie nécessaire au chauffage : NC, corrigée en fonction des conditions climatiques (DJU réél de l année), et des consommations réelles, et de l intéressement, - Une part de fourniture de combustible et d énergie concernant les consommations réélles d eau chaude sanitaire : M, - Une part de fourniture de combustible et d énergie concernant les consommations réélles des équipements défalqueurs (gaz cuisine, radiants, logements) : D. Calcul de l intéressement : Le marché avec option est un marché de température avec intéressement (MTI). L intéressement ne s applique pas la première année du marché, la première année doit être configurée comme l année de référence. 1) Au titre du marché de type MTI, on désigne par : X la base contractuelle de calcul des degrés-jours, NDJX contractuel le nombre contractuel de degrés-jours de la base X ; NDJX constaté le nombre de degrés-jours de base X, constaté pour la durée effective de chauffage à la station météorologique de Blagnac ; Page 20 sur 28

21 Avec NB (en kwh) la quantité de combustible théoriquement nécessaire pour le chauffage des locaux, dans les conditions climatiques moyennes définies par le nombre contractuel de degrés jours NDJX ; N B (en kwh) la quantité de combustible théoriquement nécessaire pour le chauffage des locaux, pendant la durée effective du chauffage dans les conditions climatiques de la saison considérée : N B = NB x (NDJX constaté / NDJX contractuel) NT (en kwh) la quantité totale de combustible consommée, NC (en kwh) la quantité de combustible réellement consommée pour le chauffage des locaux : NC = NT (M x q) - D ; - M le nombre de m3 d Eau Chaude Sanitaire fournie, - q la quantité de chaleur (en kwh) nécessaire pour chauffer un m3 d eau froide (y compris éventuelles pertes du réseau de distribution) : - q = 90kwH/m3 si ECS = 60ºc - q = 65kwH/m3 si ECS = 40ºc - D la consommation (éventuelle) de gaz aux compteurs défalqueurs, c le prix unitaire de combustible exprimé en Euros par unité de mesure ( /kwh) e le prix du m3 d ECS, Pour le présent marché ces valeurs seront de : - X = 18ºC. - P1 sera le prix contractuel de base pour une valeur de : 1950 Ndjx 2) Pour chaque saison de chauffage, la consommation de combustible nécessaire au chauffage des locaux : P1 est réglée à prix global corrigé en fonction : - d une part des conditions climatiques réelles de la saison de chauffage écoulée considérée (il est tenu compte du nombre réel de degrés jours constaté NDJX constaté) : P 1 = P1 x (NDJX constaté / NDJX contractuel) - d autre part, de l écart (économie ou excès) entre les quantités de combustible NC et N B. 3) Dans le cas où l équipement comprend une fourniture d eau chaude sanitaire et si la consommation de combustible nécessaire au chauffage des locaux ne peut être différenciée par comptage de celle nécessaire à la fourniture de l eau chaude sanitaire, la quantité de combustible NC consommé pour le chauffage des locaux est prise égale à la quantité totale de combustible de l équipement moins la consommation estimée de combustible pour la production d ECS : NC = NT (M x q) Cette dernière quantité (M x q) est le produit du nombre de mètres cubes d eau chaude sanitaire fournis (M) par la consommation de base de combustible (q) théoriquement nécessaire pour le chauffage d un mètre cube d eau froide (y compris, s il y a lieu, les pertes du réseau de distribution). Le montant des consommations d ECS est égal à e multiplié par M. 4) Dans le cas où l équipement comprend une alimentation en combustible (cuisine, logement, radiant, gaz) avec un compteur défalqueur, la quantité de combustible NC consommé pour le chauffage des locaux est prise égale à la quantité totale de combustible de l équipement moins la quantité de combustible enregistrée au(x) compteur(s) défalqueur(s) : NC = NT D Page 21 sur 28