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1 Rapport d activité FIQCS n

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3 Rapport d activité 2011 La e-santé en Aquitaine TSA - Rapport d activité

4 TSA, en bref Nos missions Accompagner et développer la e-santé en Aquitaine Porter de grands projets de services e-santé, Accompagner leur généralisation et leur déploiement sur le territoire (support, formations, séminaires...), Effectuer un suivi et un accompagnement des usages, Proposer une assistance à maîtrise d ouvrage des adhérents sur les thématiques e-santé. En lien direct avec la politique régionale de l ARS En relais régional des normes, projets et référentiels de l ASIP Santé Notre organisation Un groupement de Coopération Sanitaire, de mutualisation de moyens, de droit privé regroupant 81 membres organisés en 6 catégories En 2011, TSA se structure en GCS autour de 81 membres, organisés en 6 catégories : Les établissements de santé publics et privés, Les structures médico-sociales (personnes âgées, handicapées, en difficulté), Les structures de coopération, Les unions régionales des professionnels de santé, Les conseils des ordres professionnels, Les associations représentant les usagers. Une équipe opérationnelle (30 collaborateurs) avec de multiples compétences : d accompagnement pédagogique, d usage et de changement pour favoriser la diffusion des pratiques e-santé en territoire, d expertises techniques et de projets. Enjeux de la e-santé Les technologies de l information et de la communication appliquées à la santé constituent un véritable levier d amélioration de la coordination des professionnels de santé et de la qualité des soins. S adapter aux pratiques des professionnels, assurer la sécurisation des données, répondre aux besoins des patients en sont les principaux enjeux. Principaux Objectifs e-santé Réduire les inégalités territoriales Zones rurales/urbaines, désertification médicale, accès égal aux soins... Développer le maintien à domicile et les services de proximité Favoriser l autonomie, le confort patient / favoriser l efficience des prises en charge en structure Garantir la permanence des soins Plateformes de coordination, services d urgence Accompagner les évolutions des territoires Innovations de la santé, nouvelles organisations 04 - TSA - Rapport d activité 2011

5 2011 la e-santé en marche en Aquitaine Les principaux faits marquants de l activité de Télésanté Aquitaine (TSA), Espace Numérique Régional de Santé, ont été en 2011 : La réorganisation en 3 pôles d activité, dans l objectif d améliorer le déploiement des usages en territoires Le renforcement du partenariat avec le Conseil Régional d Aquitaine via une participation active au Cluster Tic Santé Aquitain La migration au sein de la nouvelle entité juridique Groupement de Coopération Sanitaire Télésanté Aquitaine, regroupant 81 adhérents Le développement continu des services e-santé auprès d un plus grand nombre d utilisateurs (environ 4900 ) La réalisation d un plan de communication à trois ans, avec de premières déclinaisons en fin d année 2011 La clôture du projet «Dossier Médical Personnel Aquitain» et le lancement du projet national DMP (Amorçage) La participation active aux travaux du Programme Régional de Télémédecine, en tant que partenaire technique de l Agence régionale de Santé Le lancement du programme Bureautique Santé, premier projet de l Espace Numérique Régional de Santé à destination des acteurs du secteur médico-social aquitain TSA - Rapport d activité

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7 Organisation de Télésanté Aquitaine 1. Création du GCS Télésanté Aquitaine Les missions du GCS TSA Première assemblée générale du GCS TSA Gouvernance du GCS TSA Organisation de l équipe opérationnelle TSA Ressources humaines TSA 19 TSA - Rapport d activité

8 Organisation de Télésanté Aquitaine 1. Création du GCS Télésanté Aquitaine L ENRS (Espace Numérique Régional de Santé) est un concept issu des travaux de l ASIP Santé, qui désigne un ensemble de services dématérialisés, piloté par une équipe de maîtrise d ouvrage régionale unique pour accompagner le déploiement du Système d Information de Santé (SIS) sur le terrain. L approbation de la convention constitutive du GCS Télésanté Aquitaine par Mme Klein, Directrice Générale de l Agence Régionale de Santé Aquitaine, a été publiée au recueil des actes administratifs le 19 avril L ENRS accompagne en territoire le déploiement des projets E -santé, répondant aux besoins locaux ou régionaux et conformes aux normes et recommandations nationales. Il assure ainsi la cohérence et la complémentarité des projets territoriaux et nationaux. Ainsi, fin 2009 a été lancée une démarche de construction de l Espace Numérique Régional de Santé Aquitain, animée par TSA, en lien et concertation avec les acteurs de santé de la région (URML, FEHAP, FHF, FHP, MRS, représentants réseaux). Une commission plénière, un groupe technique et un groupe juridique se sont donc réunis régulièrement et ont présenté la conclusion de leurs travaux en novembre 2010 à Mme la Directrice Générale de l ARS Aquitaine. L analyse proposée a démontré la bonne adéquation du périmètre technique et fonctionnel de TSA avec le périmètre d un ENRS. En revanche, il a été acté que le dispositif juridique existant évolue dans le sens d une organisation et d une gouvernance adaptées aux nouvelles organisations régionales et nationales de santé. Ainsi, le GIE TSA a-t-il évolué en 2011 vers un Groupement de Coopération Sanitaire de mutualisation de moyens, de droit privé, dont la principale mission est de fédérer les acteurs sanitaires et médico-sociaux autour de la e-santé en : délivrant des services adaptés aux professionnels et aux patients, développant les usages de la e-santé, soutenant et accompagnant les projets en territoire de santé. ASIP Santé : Agence du Système d Information Partagé de Santé 08 - TSA - Rapport d activité 2011

9 2. Les missions du GCS TSA Aujourd hui adossé à l ARS Aquitaine, le GCS TSA porte l Espace Numérique Régional de Santé (ENRS). Ainsi, le GCS TSA accompagne en région le déploiement des grands projets e-santé de l ARS (exemple : Programme Régional de Télémédecine) mais aussi celui des grand projets nationaux de l ASIP Santé tels que le DMP (Dossier Médical Personnel), le Dossier Communicant de Cancérologie (DCC), le programme Bureautique Santé,... Plus globalement, le rôle du GCS TSA est de : «Développer, accompagner et promouvoir les usages et services de e-santé au bénéfice de ses adhérents, en lien direct avec les orientations stratégiques nationales et régionales» Afin de développer les usages de e-santé en Aquitaine, TSA propose un panel complet de services à destination des professionnels de santé et des citoyens qui repose sur : Des outils sécurisés pour le transfert des données médicales, Des outils adaptés pour faciliter la coordination des soins, Des outils spécifiques pour les réseaux de santé, Un accompagnement personnalisé, Un service support à l écoute des utilisateurs. Outils coopératifs pour le partage des compétences et les échanges de données entre professionnels de santé Outils d information des professionnels de santé et du grand public sur la santé en région Indicateurs de pilotage des politiques et des activités de santé TSA - Rapport d activité

10 Organisation de Télésanté Aquitaine 3. Première assemblée générale du GCS TSA Le jeudi 12 mai 2011, la première Assemblée Générale du Groupement de Coopération Sanitaire TéléSanté Aquitaine (GCS TSA) s est tenue dans les locaux de l ARS Aquitaine, à Bordeaux, en présence de Mme Nicole Klein (Directrice Générale de l ARS Aquitaine) et de 69 des adhérents fondateurs répartis dans les 6 collèges suivants : les établissements de santé publics et privés de la région, les établissements et services médico-sociaux, les réseaux de santé et structures de coopération, les unions régionales des professionnels de santé, les conseils régionaux et départementaux des ordres professionnels, les associations des usagers du système de santé. A sa création, le GCS compte 81 établissements adhérents (cf liste jointe en annexe) : 23 ES publics, 8 ESPIC, 21 ES privés, 5 EHPAD, 4 Associations gestionnaires d établissements pour personnes handicapées, 1 établissement médico social spécialisé conduites addictives, 14 réseaux de santé, 2 autres structures coopératives, l URPS des Médecins, le Conseil régional de l ordre des médecins (à titre consultatif), le CISSA (à titre consultatif). Michèle Dupuy (ARS), Anne-Marie de Belleville (ARS), Nicole Klein (ARS), Hervé Delengaigne (CHU de Bordeaux), Noëlle Saint Upéry (TSA) 10 - TSA - Rapport d activité 2011

11 La première Assemblée s est déroulée selon le phasage suivant : Ouverture de la séance par Madame Nicole Klein, Directrice de l Agence Régionale de Santé Aquitaine Phase 1 : Présentation du GCS TSA Présentation de l ENRS et des services TSA. Présentation des modalités de fonctionnement et d organisation prévues par la convention constitutive et le projet de règlement intérieur Focus sur : L Assemblée générale La mise en place d un comité restreint et sa composition La répartition des compétences entre l Assemblée Générale et le Comité Restreint Phase 2 : Élection Élection de l administrateur du GCS Pause avant élection du comité restreint (échanges entre les membres de chaque collège) Élection du comité restreint Phase 3 : Décision Délibération de l Assemblée Générale sur : 0.1.Le réglement intérieur du groupement 0.2.La délégation de compétences au comité restreint 0.3.Le budget prévisionnel 0.4.Le choix du commissaire aux comptes La phase 2 de déroulement de l AG a permis l élection des acteurs en charge de la gouvernance du GCS. Les décisions ont été prises à l unanimité et les résultats en sont les suivants : Administrateur : M. Hervé Delengaigne (CHU de Bordeaux) Comité restreint : Représentants des établissements de santé Publics de Santé : Mostafa LASSIK (titulaire), CH Côte Basque et Gilbert MARTIN (suppléant), CH Dax, Privés type ESPIC : Patricia GAILLARD (titulaire), CSSR Châteauneuf et Rémy BIRONNEAU (suppléant), Maison de Santé Marie Galène, Privés : Jacques NOGARO (titulaire), Clinique Delay et Marie France GAUCHER (suppléante), Polyclinique de Navarre. Établissements et services médico-sociaux Personnes âgées : Anne COUSTETS (titulaire), Santé Service Bayonne et Région et Laure DE VIENNE (suppléante), Maison de retraite La Caducée, Personnes handicapées : Jean-Paul TRUJASSOU (titulaire), Association Educ. Spé. Tresse Yvrac et Catherine RANTE (suppléante), Association Solincite, Autres publics : Jean-Pierre GACHIE (titulaire), Comité d Etude et d Information sur les Drogues et M. GERLACH (suppléant), Comité d Etude et d Information sur les Drogues. Réseaux de santé et structures de coopération : Réseaux de Santé : Marik FETOUH (titulaire), Réseau AquiRespi et David ROMAIN (suppléant), R3VPBL, Autres structures coopératives : Marie- Edith PETITJEAN (titulaire), Réseau Urgence Aquitaine et Jean-Claude LABADIE (suppléant), Aqui DMP Pays Basque. Unions Régionales des professionnels de santé : Docteur Jean-Bernard PERREIN (titulaire) et Docteur Didier SIMON (suppléant). L ensemble des modalités relatives au GCS TSA (statuts, relevés de décision,.) sont accessibles sur le site TSA - Rapport d activité

12 Organisation de Télésanté Aquitaine 4. Gouvernance du GCS TSA Le schéma ci-après illustre les modalités de gouvernance du Système d Information de Santé (SIS) en Aquitaine et positionne le GCS comme un opérateur e-santé au service de ses adhérents, dans le respect de la stratégie régionale arrêtée par le Comité Stratégique SIS TSA - Rapport d activité 2011

13 Le comité Stratégique SIS est une instance consultative de l ARS, régulièrement sollicitée dans le domaine des systèmes d information partagés (télémédecine et plus largement télésanté) sur : les orientations stratégiques à prendre par l ARS, la mise en œuvre opérationnelle des projets régionaux. Pour ce faire, cette instance associe les représentants de l ensemble des acteurs concernés : collectivités territoriales, préfecture, URPS et ordres des professionnels de santé, fédérations hospitalières et médico-sociales, organismes d assurance maladie, usagers. Elle est créée dans l objectif de mobiliser les compétences des acteurs régionaux pour : éclairer la prise de décision de la DG ARS, fédérer les initiatives des différents acteurs en région, contribuer à la dynamique des projets régionaux et valider la feuille de route de l ENRS. Concernant le GCS TSA (ENRS), il est administré par un Administrateur élu en son sein par l Assemblée Générale, pour une durée de 3 ans renouvelable, parmi les représentants des personnes morales membres du groupement. L Administrateur représente le groupement dans les actes de la vie civile et : convoque l Assemblée Générale, le Comité Restreint, et le comité médico-technique, prépare et exécute les délibérations de l Assemblée Générale et du Comité Restreint, préside le Comité Restreint, arrête les comptes présentés à l Assemblée Générale, assure l exécution du budget prévisionnel adopté par l Assemblée Générale, informe l ensemble des membres et les tiers contractants avec le groupement des délibérations intéressant leurs rapports avec le groupement. La structure GCS TSA disposant d une importante équipe opérationnelle (30 personnes en 2011) en charge de nombreux projets, l Administrateur est assisté par le Directeur du GCS, qui est quant à lui responsable de la coordination opérationnelle de la structure. TSA - Rapport d activité

14 Organisation de Télésanté Aquitaine 5. Organisation de l équipe opérationnelle TSA Une restructuration de l organisation interne TSA a été mise en œuvre en 2011, afin de permettre une meilleure adéquation entre les services de e-santé proposés et leurs utilisateurs (qu ils soient professionnels du secteur sanitaire et médico-social ou citoyens), tout en favorisant une généralisation et un accompagnement plus efficace des usages de ces services. Trois Pôles d activité ont ainsi été mis en place : Le Pôle Service, Le Pôle Territoires et Usages, Le Pôle Transverse. L activité des trois pôles est ainsi répartie au sein de l équipe opérationnelle TSA : 14 - TSA - Rapport d activité 2011

15 Focus sur le pôle services : Le Pôle Services a été créé afin de répondre au besoin d amélioration de la qualité des outils et services mis à disposition des utilisateurs TSA. Les missions du Pôle Services sont : d assurer toutes les phases amont de conception et de mise en place des services dans une logique de mutualisation de moyens et de respect des cadres réglementaires nationaux, de mettre en place et de maintenir opérationnelle l infrastructure matérielle et logicielle nécessaire au bon fonctionnement de ces outils et services. Pour cela, le pôle Services repose principalement sur des actions : d études et développement recueil et analyse des besoins utilisateurs, conception des solutions, développement et intégration, recette, expérimentation. de production définition et mise en place des infrastructures techniques matérielles et logicielles des environnements de test, d intégration et de production, définition et mise en place des politiques de sécurité, maintien en condition opérationnelle des infrastructures. TSA - Rapport d activité

16 Organisation de Télésanté Aquitaine Organisation de l équipe opérationnelle TSA (suite) Focus sur le Pôle Territoire et Usages (PTU) : Le Pôle Territoires Usages a été créé dans le but de répondre aux préoccupations : de croissance du déploiement des outils et des services de TéléSanté Aquitaine sur le territoire régional, d accompagnement renforcé des acteurs dans l utilisation de ces services. Les missions du pôle sont les suivantes : Porter la généralisation en consolidant et augmentant le déploiement des outils et des services sur l ensemble du territoire aquitain, Prendre en charge les projets de déploiement du GCS TSA, Capitaliser les connaissances recueillies autour des usages et les diffuser en interne et vers les partenaires, dans le but d une meilleure compréhension et anticipation des besoins en e-santé. Les objectifs opérationnels sont : Renforcer la notoriété de Télésanté Aquitaine ; Animer les territoires, Accompagner les utilisateurs dans leur adhésion et la prise en main des services, Evaluer les usages pour comprendre les besoins, les contextes et faire évoluer les outils et les services. La démarche retenue est l accompagnement des acteurs, régulier et personnalisé, dans leur appropriation et utilisation quotidienne des outils et des services. La priorité méthodologique est donc la prise en compte des facteurs humains et des contextes d utilisation : technique, organisationnel, opératoire et culturel. Les actions associées sont organisées autours de trois axes : une communication opérationnelle renforcée et une animation de territoires soutenues, un accompagnement régulier des pratiques des utilisateurs, une analyse et un suivi détaillés des usages. La responsable du Pôle est fortement impliquée, avec 3 autres acteurs régionaux 1,dans la construction du Laboratoire des Usages porté par le Conseil Régional d Aquitaine : Ce laboratoire proposera une plateforme technique et méthodologique d Analyse des Usages pour les projets et services numériques. TéléSanté Aquitaine se positionne comme expert et apport méthodologique de la e-santé. 1: RAUDIN; I-Solutio et ErsYa 16 - TSA - Rapport d activité 2011

17 Les actions en 2011 sont la réalisation d un benchmark et la définition des actions et méthodes à mettre en place. L organisation d une présence sur les territoires : L animation des territoires et l accompagnement des acteurs par le pôle PTU induit une capacité de présence et de relais physique sur les territoires aquitains. Ainsi, le PTU dispose de 3 modalités différentes pour assumer cette présence : une équipe de chargée de mission en territoire (projet Bureautique Santé), une équipe Mobile DMP, un réseau de Relais e-santé (en cours de constitution). L équipe mobile DMP est dédiée au programme DMP (Amorçage puis Déploiement). Durant l année 2011 cette équipe de terrain était constituée de 5 personnes, et était dédiée à l accompagnement sur site des établissements participants aux programmes (pour plus d information cf. DMP) Le réseau de Relais e-santé : Le réseau de relais e-santé constituera une équipe de terrain en lien avec l équipe Animation de territoire. Durant l année 2011, l objectif était de définir les modalités d organisation et d animation de ce réseau : Quels acteurs et combien? Quelles modalités de recrutement? Quels outils de travail? Quelles modalités de suivi et d animation? Les travaux menés ont été effectués en collaboration avec le Prestataire externe SOPRA Consulting. Les points d organisation et de fonctionnement proposés sont les suivants : Le réseau de relais est constitué de professionnels de santé hospitaliers ou libéraux, d agents administratifs de la santé et institutionnels et de représentants de patients. Le réseau s organise autour de 15 à 20 personnes réparties sur le territoire aquitain. Ces personnes sont des relais d information e-santé dans le cadre de leur pratique professionnelle quotidienne, en lien et en échange réguliers avec l équipe d Animation de territoires du GCS TéléSanté Aquitaine. Une malette d outils de communication spécifique par territoire, service et cadre professionnel a été réalisée. Cette malette sera mise à disposition de chaque relais e-santé. Elle sera testée et réajustée lors des premières utilisations par le réseau. Une campagne de sensibilisation à la démarche a été réalisée durant le second semestre 2011 auprès des conférences et délégations territoriales et de l URPS-MLA. Le recrutement effectif est fixé courant 2012 par courrier et réunions d information. Ce recrutement impliquera aussi la participation de l URPS-MLA, de l ARS Aquitaine et des fédérations liées aux contextes professionnels (ex. hospitalier, médico-social). Un animateur régional au sein de l équipe TSA coordonnera en 2012 l ensemble du chantier Relais e-santé : organisation et plan d actions, recrutement des personnes, animation du réseau et valorisation. TSA - Rapport d activité

18 Organisation de Télésanté Aquitaine Organisation de l équipe opérationnelle TSA (suite) Fonctionnement transverse des projets : Le schéma ci-après illustre le fonctionnement transverse des projets, suivant une typologie : conception, déploiement ou conception et déploiement TSA - Rapport d activité 2011

19 6. Ressources humaines TSA En 2011, ce sont 30 collaborateurs TSA qui ont participé à la vie de l ENRS et à ses travaux, pour un total de 18,9 ETP annuels. Cette année 2011 a ainsi vu une forte croissance de l équipe, avec la création d une équipe Territoire et Usages, intégrant notamment deux équipes projets spécifiques : l équipe mobile de conseillers DMP et l équipe Bureautique Santé. Les profils et les équipes TSA reflètent la diversité des expériences et des nouveaux métiers liés au développement de la e-santé : ingénierie, expertise technique, sécurité, qualité, accompagnement du changement, gestion de projet, accompagnement pédagogique, analyse d usages, ingénierie financière,... De plus, dans le cadre de projets nationaux (Emergence et Bureautique Santé), pour ses besoins d expertise complémentaire TSA a fait appel en 2011 aux quatre prestataires de service qui suivent : O Tempora pour le plan de communication, Sopra Consulting pour l organisation spécifique du Pôle Territoire et Usages et des relais e-santé, Fidens pour la définition de la PSSI (Politique de Sécurité du Système d Information), Axone Consulting pour une expertise déploiement dans le cadre du projet Bureautique Santé. Répartition des ETP par fonctions 2,9 0,12 2,15 1,54 1,1 4,65 Direction Direction de projet Gestion Admin et Fin Ingénierie techn et etudes Support et acc. Pedagogique Accompagnement territoire Comm./Organisation/Qualité Coordination Médicale 4 2,4 TSA - Rapport d activité

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21 Activités TSA en Activité globale TSA Projets et services régionaux Les sites d information TSA La messagerie Sécurisée Les sites de travail collaboratif La plate-forme D2R2 et ses dossiers métiers génériques pour les réseaux Les web conférences Le projet Territoire de Santé Numérique Le plan de lutte contre les maladies cardio-neuro-vasculaires Le projet régional de Télémédecine Le projet REHAL Projets nationaux menés par TSA le projet Émergence Le Dossier Médical Personnel Le Programme Bureautique Santé Le projet DCC/DMP Activités transverses de TSA L accompagnement pédagogique et le support aux utilisateurs La communication Le conseil en organisation La démarche Qualité 64 TSA - Rapport d activité

22 Activités TSA en Activité globale TSA En 2011, TSA a accompagné le développement de la e-santé auprès d environ utilisateurs. Parmi ces utilisateurs, on dénombre : 55 établissements de santé 78 structures coopératives (réseaux, associations,..) professionnels environ ont été accompagnés dans le cadre du projet DMP professionnels de santé sont des utilisateurs d au moins un des services sécurisés de la plate-forme régionale TSA. Ces derniers chiffres ne prennent en compte que les utilisateurs de services sécurisés de la plateforme, services qui nécessitent une inscription préalable et une authentification systématique : messagerie sécurisée, parties privatives des sites collaboratifs, dossiers réseaux de santé (dossier médical D2R2), services patients (mes analyses, mes vaccins, accès à mon DMP...). Par ailleurs, en 2011, visiteurs citoyens ou professionnels ont consulté librement les sites d information du portail régional e-santé et des 70 sites collaboratifs TSA. Le schéma ci-après illustre la répartition des utilisateurs TSA et DMP en fonction de leur statut. Typologie d utilisateurs Typologie utilisateurs Typologie utilisateurs Nombre PS libéraux Nombre PS CH Nombre PS réseaux Nombre Nombre Nombre 22 - TSA - Rapport d activité

23 Les schémas ci-après illustrent quant à eux la répartition des adhésions des utilisateurs aux services sécurisés TSA, par typologie de service (hors web conférences NA), puis par profession. Au niveau des services et projets régionaux, les principales activités 2011 ont été menées autour des sujets suivants : Portail et tous sites TSA, Messagerie sécurisée, Sites collaboratifs pour les communautés de pratique médicale, Dossiers réseaux de santé D2R2, Web- conférences, Projet Territoire de Santé Numérique, Plan de lutte contre les Maladies Neuro Cardio Vasculaires (ARS/CCECQA/TSA), Programme Régional de Télémédecine (ARS/ TSA). Par ailleurs, 4 grands projets nationaux ont été menés par TSA en 2011 : Projet Emergence (ASIP/ARS/TSA), Projet Bureautique Santé (ASIP/TSA), Projet Amorçage DMP (ASIP/TSA), Projet DCC/DMP (ASIP/TSA). TSA - Rapport d activité

24 Activités TSA en Projets et services régionaux 2.1. Les sites d information TSA Dans le cadre de la mise en place de l ENRS et de la création du GCS Télésanté Aquitaine, les sites TSA avaient été fusionnés fin 2010 dans un portail unifié (www.sante-aquitaine.fr) afin de regrouper l ensemble des services proposés. Ce portail unifié permettant de : Accéder au services TSA par un point d entrée unique accessible depuis une seule URL, Se limiter à l utilisation d une seule technologie. Le choix s est porté sur le CMS Drupal, Définir une identité visuelle propre à TSA et une charte graphique homogène, Naviguer facilement entre les différents espaces et leur donner une véritable cohérence, Faciliter la recherche d information et l accès aux services. Face au développement des activités de TSA et à la croissance du nombre d utilisateurs, il paraissait nécessaire de faire évoluer le portail et les sites TSA, en intégrant notamment la nouvelle charte graphique TSA dans le cadre du projet Emergence. Au-delà de l intégration de cette nouvelle charte graphique plus moderne et aérée, le projet de refonte du portail TSA et des sites d information TSA a eu pour principaux objectifs de gagner en convivialité et en efficacité. Ainsi, résolument tourné vers les professionnels, les établissements et les patients, le nouveau portail offre une bonne visibilité des services proposés et un accès facilité. L ergonomie a totalement été repensée pour faciliter la navigation. Les travaux de développement ont été menés par l équipe TSA sur le deuxième semestre 2011 pour une mise en ligne effective en janvier Ces nouvelles versions sont pleinement compatibles avec les appareils mobiles. Le portail 2010 : TSA - Rapport d activité 2011

25 Le nouveau portail : Le contenu du site TSA, très riche, a été restructuré. Il est maintenant composé de 7 zones ou sites. Le choix du site à visiter dépend du profil de l internaute. La page d accueil offre un accès clair à ces différents sites et services ainsi qu aux profils des réseaux sociaux Facebook et Twitter. Les différents sites sont : Le site institutionnel, Le site d Info Santé (anciennement santé citoyen), Le site des services aux patients, Le site des services professionnels, 2 mini sites «projets» (DMP en Aquitaine et Bureautique Santé), Une zone d accès aux gardes de kinésithérapeutes qui deviendra bientôt l espace sécurisé. TSA - Rapport d activité

26 Activités TSA en 2011 Projets et services régionaux (suite) Le site institutionnel : Ce site institutionnel constitue la vitrine de la structure TSA, d un point de vue administratif et institutionnel. Il présente le GCS, son actualité, les différents services et projets portés par TSA ainsi que les membres adhérents et propose aussi un accès aux divers documents de référence de la structure. Il est ainsi la porte d entrée qui permet de découvrir le rôle de TSA dans le développement de la e-santé en Aquitaine TSA - Rapport d activité 2011

27 Le site des services aux patients : TSA a souhaité en 2011 développer son offre de services aux patients. Au-delà du site d information citoyen (déjà en ligne depuis 2004), les travaux menés ont eu pour principal objet le développement d accès sécurisés à de nouveaux services patients. Ainsi, les nouveaux services : Résultats d analyse : projet mené en partenariat avec AGFA Healthcare qui permet aux patients réalisant des examens biologiques dans un laboratoire aquitain participant, de récupérer en ligne leurs résultats d analyses en toute sécurité, Carnet de vaccinations électronique en ligne intégration de l outil réalisé par le Groupement d Etudes en Préventologie), Sélection d applications smartphones destinées à faciliter la gestion de la santé, Accès à mon DMP (lien vers site Asip Santé). complèteront dès le premier trimestre 2012 les services existants «Offres de santé» et «Gardes Bronchiolites». L ensemble de ces services patients est aujourd hui accessible via le site MaSanté Aquitaine. Le site s enrichira au fur et à mesure du développement de cette offre de services. TSA - Rapport d activité

28 Activités TSA en 2011 Projets et services régionaux (suite) Les Minis sites «projets» : et Ces minis sites sont construits sur une base commune. Le DMP et le programme Bureautique Santé sont aujourd hui valorisés via ces minis sites mais les thématiques pourront évoluer au fil des grands projets portés par TSA. Le DMP en Aquitaine dispose de son propre site qui permet de connaître l état du déploiement DMP dans notre région. Le site propose des rappels et des informations sur le fonctionnement du DMP, et permet de suivre l actualité de sa mise en place sur la région. Il s agit d un véritable outil au service des acteurs de terrain. Les établissements et professionnels de santé peuvent notamment y télécharger des kits d outils, commander des brochures ou affiches, retrouver la liste des établissements DMP compatibles... Les établissements, les professionnels de santé libéraux et les patients trouveront les contacts privilégiés de TSA pour le déploiement du DMP ainsi qu un accès vers la plateforme nationale TSA - Rapport d activité 2011

29 L objectif du programme Bureautique Santé est de fournir aux établissements de soins et médicosociaux faiblement informatisés un outil simple et sécurisé pour produire et partager des comptes rendus médicaux informatisés, et s articuler avec le DMP. Le site présente le programme, la solution, l actualité BS ainsi que la liste des établissements participants. TSA - Rapport d activité

30 Activités TSA en 2011 Projets et services régionaux (suite) Autres sites TSA Depuis le portail, on accède aussi aux sites «Information Citoyen» et «Professionnels». Ces deux sites seront totalement rechartés au premier trimestre Pour rappel, le site santé citoyen Aquitain - accessible depuis 2004 via l adresse est un site Web d informations pratiques de santé, à destination des usagers de la région Aquitaine. Statistiques Les sites TSA ont attiré : visites pages vues. C est environ 20 % de plus qu en Ces chiffres concernent les sites d informations «alimentés» par TSA et non les sites collaboratifs TSA alimentés par les communautés de pratique médicale, et dont les statistiques de consultation sont accessibles au paragraphe 2.3. de ce chapitre. Il a pour principale vocation d apporter une visibilité au grand public sur les thématiques suivantes : Actualités et évènements santé en Aquitaine, Cartographie de l offre de soins régionale, Guide des urgences, numéros d urgence,... Informations cartographiques régionales sur la permanence des soins, accès direct aux informations délivrées par les ordres, gardes de masseurs-kinés,... Annuaires de réseaux, associations ou communautés médicales, de P.S, de structures, Informations de prévention, éducation, Droits du patient, Quant au site professionnel TSA, accessible depuis 2005 via l URL il est essentiellement utilisé pour l accès aux services TSA par les professionnels de santé (Messagerie, dossier réseau,...). Il permet aussi la diffusion d informations TIC et Santé à destination des professionnels TSA - Rapport d activité 2011

31 2.2. La messagerie Sécurisée Concernant la messagerie sécurisée, l année 2011 a été marquée par une croissance du nombre d utilisateurs, liée au développement des usages au sein des réseaux de santé ou de filières médicales (cancérologie,...). Comme les années précédentes, pour chaque usage identifié (réseau Hôpital Ville, réseau de santé), un accompagnement individuel au démarrage est proposé. Ainsi, des rendez-vous téléphoniques programmés (d environ 30 minutes en moyenne) sont pris avec chacun des utilisateurs afin de permettre une téléintervention garantissant : la qualification de la configuration du poste de travail utilisateur et la mise à niveau éventuelle des logiciels système (kit CPS, machine virtuelle Java,...), le bon déroulement du processus d inscription, la formation et l information sur les principales fonctionnalités du service, l accompagnement pour l envoi d un premier message Boîtes aux lettres sécurisées Utilisation en lien avec la ville, par : 36 structures coopératives 35 établissements de santé 635 utilisateurs actifs messages sécurisés échangés Indicateurs 2011 TSA - Rapport d activité

32 Activités TSA en 2011 Projets et services régionaux (suite) 2.3. Les sites de travail collaboratif Les sites privés de travail collaboratif permettent de faciliter les échanges au sein d une communauté de professionnels (association, collège, réseau de santé, ) regroupés autour d une même thématique médicale. Sur la base d un outil générique Open Source, Drupal, chaque site Web est réalisé et personnalisé par TSA en fonction des besoins de la communauté d experts. Pour ce faire, TSA propose une méthodologie permettant de recueillir le besoin, définir le rubriquage et proposer rapidement une charte graphique correspondant aux attentes du réseau et respectueuse des standards du Web. Une fois le site réalisé par TSA, son alimentation est sous la responsabilité de la communauté d experts. Un accompagnement personnalisé (collecte de besoins, formation puis aide au démarrage) permet aux responsables du site d être totalement autonomes dans la gestion opérationnelle du contenu du site. Ces sites Web, comportent une partie «Vitrine Internet» et une partie sécurisée pour l accès privatif des membres de la communauté. Exemple de site collaboratif: Dispositif d Appui Aquitaine Drogues et Dépendances 32 - TSA - Rapport d activité 2011

33 La partie «Vitrine Internet», à destination du grand public, permet de déployer librement un rubricage mettant en valeur les activités de la communauté de pratique. La partie sécurisée propose un certain nombre d outils standards, permettant la collaboration entre les membres du réseau. Les principaux modules en sont : Gestion d agendas : réunions internes, journées thématiques, évènements, Actualités, revues de presse, Outils de formation : dossiers, fiches techniques, quizz, banques d image, Outils de concertation : forums, sondages, Gestion d annuaires / cartographie : annuaires ou cartographie des membres, mais aussi annuaires divers de partenaires du réseau, Formulaires en ligne (inscription événement, contactez-nous, Boîte à idées,...) qui sont accessibles de façon différenciée suivant les habilitations des utilisateurs. 52 sites * de travail collaboratifs réalisés par TSA ( dont 39 en production, 13 en cours de réalisation) 11 de + qu en visiteurs en 2011 ** pages visitées en 2011 ** Indicateurs 2011 * : Liste disponible à l adresse suivante : sites-collaboratifs/sites-disponibles ** : hors fréquentation portail et sites TSA (paragraphe 2.1 de ce chapitre) TSA - Rapport d activité

34 Activités TSA en 2011 Projets et services régionaux (suite) 2.4. La plate-forme D2R2 et ses dossiers métiers génériques pour les réseaux L application D2R2 (Dossier Dématérialisé des Réseaux de la Région), permet la mise en œuvre de dossiers métiers partagés pour les réseaux aquitains, déclinables pour chaque réseau de la région, en adéquation avec les normes et standards nationaux et internationaux (interfaçage DMP notamment). Sur la base d un outil régional générique, TSA développe donc et met à disposition de chaque réseau demandeur, un dossier patient partagé, accessible en mode web sécurisé, disposant d une partie commune régionale (données administratives et volet médical de synthèse), et d une partie spécifique au réseau, répondant à sa demande fonctionnelle, et constituée de différents formulaires dynamiques. Cette démarche «sur mesure» induit cependant un fort investissement : de TSA sur l ensemble des phases projet (spécifications, développement, tests, recettes, accompagnement utilisateurs), du réseau demandeur, qui doit être en mesure de formaliser très précisément ses besoins, valider les maquettes, tester le produit livré,... En 2011, les limites de l outil D2R2 ont été de plus en plus prégnantes (technologie datant de 2005). En effet, les réseaux sont aujourd hui assez enclins à formuler des besoins en termes de mobilité, de communication (transmissions simples,...) et d ergonomie. De plus, les réflexions nationales (ASIP Santé, UNR) appuient l idée d un système d information de coordination du réseau, non centré sur le dossier patient du réseau, dossier qui à terme sera probablement le DMP. Enfin, les réseaux, via les nouvelles orientations portées par l ARS, sont eux mêmes amenés à évoluer dans leur fonctionnement, leur organisation,... En 2012, l ENRS aquitain devra donc arrêter une nouvelle stratégie en termes de système d information des réseaux de santé. Exemple d un formulaire spécifique réseau (Gaves et Bidouze) 34 - TSA - Rapport d activité 2011

35 Liste des 20 réseaux pris en charge sur le projet En phase de production : 16 : Réseau REPOP - Réseaux pour la prise en charge et la prévention de l obésité en pédiatrie, Réseau - Registre National sur les Pathologies Plaquettaires, Réseau AquiRespi - Réseau Respiratoire d Aquitaine spécialité mucoviscidose, Réseau Périnat Aquitaine, Réseau Santé Réolais (RSR), Réseau Gérontologique Gaves & Bidouze, Réseau LESTEY (Soins palliatifs Gironde), Réseau Parad BPCO - Projet Aquitain de Réhabilitation A Domicile - fusion AquiRespi?, Réseaux ASPAM (Soins Palliatifs Landes) - Accompagnement, soins palliatifs de l Adour et du Marsan OK mais en attente accord CNIL, Réseau Palliadour (Soins Palliatifs Adour) OK mais en attente accord CNIL, Réseau RELISPAL (Soins Palliatifs Libournais) Réseau Libéral de Soins Palliatifs et d Accompagnement en Libournais et Blayais - OK mais en attente accord CNIL, Réseau Cancérologie d Aquitaine démarré mais en «suspens» cause projet DCC national, Réseau R3VPBL - Réseau de Rhéabilitation Respiratoire de Ville du Pays Basque et des Landes - inactif coordinateur absent, Réseau Coticard (AquiDMP) en prod mais redéfinition dans le cadre Plan Neuro, Réseau Diapason (AquiDMP) - Réseau prise en charge diabète type 1 & 2 inactif, Réseau Douleur (RADC) - Réseau Aquitaine Douleur Chronique inactif attente remobilisation réseau. 20 réseaux pris en charge sur le projet 518 utilisateurs Indicateurs dossiers partagés formulaires créés formulaires partagés (consultés ou modifiés) En phase de spécifications / maquettes ou recettes/qualifications : 4 : Réseau RE3A Réseau Education Asthme, Allergies, Aquitaine - inactif en 2011, Réseau Aquirespi - Réseau Aquitain Bronchiolite et Asthme du Nourrisson - sous réseau Raban, Réseau Aliénor - Réseau gérontologique - inactif en 2011, Réseau UEROS attente maquettage sur base nouvel outil. TSA - Rapport d activité

36 Activités TSA en 2011 Projets et services régionaux (suite) 2.5. Les web conférences Ce dispositif permet, à tout utilisateur individuel ou en salle, d accéder via un navigateur Internet à un espace régional de salles virtuelles de web conférence, et de participer directement à des formations, staffs, demandes d avis, ou réunions entre partenaires géographiquement séparés de partager un document ou une image. L intérêt de cette technologie réside en un très faible coût d investissement et de fonctionnement, en une banalisation d accès (navigateur internet) et en une simplicité d utilisation (partage immédiat de tout document sur poste de travail). L outil a en outre bénéficié d une montée de version offrant une ergonomie plus travaillée et une prise en main facilitée par les nouveaux utilisateurs. Il est à noter que l on ne sait mesurer précisément le nombre de participants aux web conférences. En effet, on mesure aisément le nombre de connexions de sites géographiques distants, mais pas le nombre de personnes présentes sur chaque site géographique TSA - Rapport d activité 2011

37 Nombre de connexions par salle Indicateurs web conférences réalisées 779 sites distants (géographiquement) connectés 2,5 sites connectés en moyenne par réunion Durée moyenne d une réunion : 148 minutes Evolution du nombre de sites connectés. TSA - Rapport d activité

38 Activités TSA en 2011 Projets et services régionaux (suite) 2.6. Le projet Territoire de Santé Numérique Le projet «Territoires de Santé Numériques» (TSN) a été déposé en novembre 2009 auprès des services du Conseil Régional d Aquitaine, en charge des projets européens et des financements FEDER. Il s agit d un projet collaboratif, issu de la dynamique de la filière «TIC et Santé» portée par Innovalis, filiale du Conseil régional. Il rassemble des partenaires régionaux suivants : Industriels : Cegedim Logiciels Médicaux (chef de file), Agfa HealthCare, Mc Kesson, Imagine Editions, Universitaires : Laboratoire IMS et École Nationale Supérieure de Cognitique, Université de Bordeaux, Acteurs Santé : TSA (chef de file), Institut Bergonié, Réseau Cancerologie d Aquitaine, CHU de Bordeaux. Ce projet a pour ambition de développer les capacités de partage des données médicales entre les systèmes d information des partenaires industriels et de concevoir des services en ligne pour ouvrir ces systèmes d information aux professionnels de santé de médecine de ville et aux patients. Pendant le premier trimestre 2011, les partenaires du projet ont révisé le programme de travail initial pour prendre en compte le lancement du Dossier Médical Personnel (décembre 2010) et les priorités exprimées par les institutions régionales sur la médecine de proximité TSA - Rapport d activité 2011

39 TSA a été en 2011 impliqué dans de nombreux travaux : Participation aux actions de communication Supports de présentation, charte graphique, plaquette, salon HIT 2011 (supports, conférence), scénarios concernant le film promotionnel. Participation au cahier des charges concernant la mise en place de bibliothèques de protocoles médicaux. Étude de faisabilité et spécifications pour faire évoluer le portail TSA vers une version accessible depuis un périphérique mobile. Intégration du Service «mes analyses» en collaboration avec Agfa dans le portail de TSA Ce service permet aux patients de consulter leurs résultats d analyses biologiques au travers du portail TSA ou de périphériques mobiles. Participation aux spécifications, cas d usages et cahier des charges du bureau e-santé : Point d accès vers le service d annuaire «Offre de santé» fourni par TSA et vers les services en ligne mis à disposition par : Mc Kesson et Imagine Editions. Mise en place d un service de présentation de l offre de santé, en lien avec l ARS Aquitaine et l ASIP Santé. Ces travaux conduits par TSA ont nécessité de prendre en compte de nouveaux facteurs : 1. Les orientations ASIP 2011 sur le Référentiel national des Acteurs Sanitaires et Sociaux (RASS), 2. l intérêt d un partenariat avec le laboratoire de recherche IMS (Intégration du Matériau au Système - université de Bordeaux I) et l Université de Laval au Québec, qui a développé un dispositif répondant a priori aux besoins spécifiés par TSA. Un démonstrateur sera réalisé au premier semestre 2012, sur la base des modèles de données transmis par l ASIP Santé. Participation aux spécifications de la «ligne de santé» : Fonction demandée initialement par des utilisateurs des réseaux de soins : chantier abandonné par CLM suite aux réorientations du projet. L expérience acquise sur ces pilotes guidera le montage du second volet du programme qui sera centré sur la généralisation de l usage des TIC santé pour les citoyens. TSA - Rapport d activité

40 Activités TSA en 2011 Projets et services régionaux (suite) 2.7. Le plan de lutte contre les maladies cardio-neuro-vasculaires Ce programme régional ambitieux fédère de nombreux porteurs de projets des mondes libéral et hospitalier, et induit la mise en place de nouveaux usages de e-santé en Aquitaine. Le Plan Régional de Lutte contre les Maladies Cardio-Neuro-Vasculaires, piloté par l ARS Aquitaine, consiste en la mise en place d une démarche transversale, intégrant la prévention primaire et secondaire, l amélioration de la filière de prise en charge des malades (Syndrome coronarien aigu, AVC, Insuffisance cardiaque et mort subite) et le suivi épidémiologique de ces maladies. TSA, partenaire du plan a été impliqué notamment dans : La réalisation d un site collaboratif du plan, La mise en place de registres d activité, L étude des systèmes d information à mettre en place dans le cadre du volet 3 sur l insuffisance cardiaque. Le plan a été structuré en 4 volets : 1er volet La mise en place d une politique régionale de promotion et d éducation pour la santé. 2ème volet L amélioration de la prise en charge des facteurs de risque cardiovasculaire. 3ème volet L amélioration de la prise en charge des pathologies cardiovasculaires tout au long du parcours de soins. Insuffisance cardiaque Syndrome coronarien aigu Accident vasculaire cérébral Réduire le risque hémorragique et thrombo-embolique lié aux AVK Mort subite. 4ème volet Une évaluation des actions, des pratiques professionnelles, des organisations et des résultats. Suivre le déroulement et l efficacité du plan par des indicateurs Améliorer la connaissance régionale sur l état de santé cardio-neuro-vasculaire TSA - Rapport d activité 2011

41 Site collaboratif : La mise en production du site collaboratif du plan a été réalisée le 26 mai Une étude d intégration d un site privatif à destination des professionnels de santé a été menée et TSA a assuré la maintenance et la mise à jour d évolutions mineures au cours de l année Registres (Cardiologie interventionnelle (ACIRA), Accidents vasculaires cérébraux, Syndromes coronariens aigus ST +) : Pour ces deux registres et cet observatoire, TSA a participé activement aux comités techniques, aux points hebdomadaires ARS-CCECQUA-TSA ainsi qu aux points mensuel internes CCECQA. TSA a apporté son expertise sur différents points (exemple : étude sur des outils de reconnaissance de caractère afin de faciliter le recueil de formulaire dans le cadre du registre ACIRA). Volet 3 du plan et plus particulièrement sur l insuffisance cardiaque : Dans le cadre de ce volet, afin de bien définir les éléments de système d information à mettre en place, une étude approfondie des flux d information a été menée sur les domaines suivants : Télésuivi de patients implantés de Pacemakers, Le parcours du patient pour l optimisation (ou la titration) de son traitement, Education thérapeutique du patient en insuffisance cardiaque. Ces études ont mis en perspective l utilisation commune d outils tel que le dossier partagé ou bien l utilisation de la messagerie sécurisée. Un chiffrage de l accompagnement nécessaire des cardiologues Aquitains a ainsi été réalisé. Suite au lancement du Programme Régional de Télémédecine, ce volet a été intégré comme l un des axes majeurs de celui-ci. TSA - Rapport d activité

42 Activités TSA en 2011 Projets et services régionaux (suite) 2.8. Le projet régional de Télémédecine L ARS Aquitaine a préparé en 2011 son Programme Régional de Télémédecine (PRT), en se basant sur les priorités et les objectifs du plan national de déploiement de la télémédecine et d autre part, sur la base des priorités, des objectifs et des principes d action identifiés dans le projet régional de santé (PRS). Le PRT doit, pour les 5 ans à venir : fixer les cibles prioritaires et les objectifs opérationnels relatifs à l organisation des activités de télémédecine et préciser leur programmation, définir les modalités de suivi, d évaluation et d accompagnement. Afin de garantir la pertinence et l efficience des cibles en Aquitaine, une stratégie a été définie permettant : de développer un modèle systémique synthétisant la prise en compte des besoins, d élaborer un cadrage global des cibles prioritaires tenant compte des spécificités des spécialités médicales, de concentrer les moyens sur des programmes de télémédecine pérennes et efficients, d autant que des financements conséquents seront certainement nécessaires. Pour ce faire, la méthode retenue en Aquitaine se décline en 2 principales étapes : Etablir un diagnostic fiable, à partir d études et des résultats d expérimentations puis en déduire un scénario régional de déploiement, Définir les solutions pour les cibles prioritaires, les déployer en sites pilotes, les évaluer et généraliser leur déploiement. Une révision de ce document est prévue aux termes de la première étape pour inclure les objectifs retenus et les décliner en termes de modalités de suivi, d évaluation, d accompagnement et de financement. Construction du Programme Régional de Télémédecine Aquitaine 42 - TSA - Rapport d activité 2011

43 L Agence Régionale de Santé pilote ce programme et en assure la maîtrise d ouvrage. Le GCS TSA accompagne l ARS en tant qu assistance à maîtrise d ouvrage et a ainsi participé à l élaboration de la méthodologie mise en œuvre. Par ailleurs, l ARS Aquitaine a installé un Comité Stratégique des Systèmes d Information de Santé Partagés, associant les représentants de l ensemble des acteurs concernés par la télémédecine : collectivités territoriales, préfecture, URPS et ordres des professionnels de santé, fédérations hospitalières et médico-sociales, organismes d assurance maladie, usagers. En 2011, les travaux de TSA ont été axés sur la mise œuvre de la phase de diagnostic en collaboration avec l ARS. Un ensemble d annexes du PRT ont été définies pour chaque étape du processus mis en place comme le montre le schéma suivant. Programme Régional de Télémédecine Aquitaine TSA - Rapport d activité

44 Activités TSA en 2011 Projets et services régionaux (suite) Afin de permettre d identifier des cibles prioritaires et des objectifs opérationnels pour le déploiement de la télémédecine en Aquitaine, les actions suivantes ont été menées : Lancement d une phase d étude pour recueillir l ensemble des états des lieux nécessaires (l existant, les besoins, l état de l art, du marché, les opportunités de développement,etc.). Un travail rigoureux d identification des flux d information a été mené pour chaque expérimentation. Une mise en perspective des besoins et un état de l art des solutions y répondant a été réalisé afin d établir une stratégie de mise en œuvre opérationnelle de chaque expérimentation. Les aspects administratifs ont été également étudiés afin d établir des contrats ou des conventions entre les acteurs. De nombreuses visites ou entretiens téléphoniques ont été réalisés auprès des acteurs concernés sur le territoire Aquitain. Divers éditeurs ou industriels sont venus présenter leurs solutions et produits. Un état des lieux des projets similaires hors région Aquitaine a été lancé. Identification de projets régionaux à lancer ou à poursuivre dans le cadre d une phase d expérimentation en accord avec les 5 grands chantiers nationaux retenus par la DGOS. Les travaux menés en 2011 permettent de préparer le lancement en 2012 de deux expérimentations : Téléconsultation en EHPAD autour des plaies chroniques - Centre expert CHU de Bordeaux Pr Nathalie Salles, Le télésuivi de patients implantés en prothèses pacemaker ou défibrillateur, par un centre d analyse régional CHU de Bordeaux Pr Jacques Clémenty (cf plan de lutte contre les Maladies Cardio-Neuro-Vasculaires) TSA - Rapport d activité 2011

45 2.9. Projet REHAL Dans le but d améliorer la sécurité transfusionnelle, le projet REHAL a pour objectif de permettre l évaluation des connaissances et pratiques professionnelles en transfusion grâce à un outil internet. Ce projet porté par les ARS Aquitaine et Limousin consiste en la mise à disposition d un outil interrégional d évaluation des connaissances et pratiques en transfusion auprès des établissements de santé (ES) de ces deux régions. Rappel Cet outil avait été initialement créé en 2009 à l initiative du Réseau Hémovigilance Aquitaine Limousin (REHAL) et des CRH d Aquitaine et du Limousin. TSA accompagne ce projet en tant qu AMOA informatique mais aussi en tant qu opérateur de l outil (conception, développement et mise en ligne, logistique d accompagnement des utilisateurs,...). Ce groupe régional avait initialement créé une base de 150 questions concernant la transfusion et adaptées à la réglementation et aux recommandations en vigueur. Cette base est à présent déployée dans d autres régions. À partir de celle-ci, un questionnaire de référence a été élaboré avec 27 questions, représentant 116 items. TSA a alors créé le dispositif informatique permettant la publication en ligne de ce questionnaire, la connexion individuelle et anonyme des utilisateurs, le remplissage et la mémorisation de chaque questionnaire, la restitution des résultats individuels et collectifs. La mutualisation de cet outil sur les deux régions a vu la participation de 56 ES : 1673 utilisateurs ont pratiqué leur auto-évaluation sur l outil TSA. La facilité d accès et d utilisation, l anonymat et la restitution individuelle et en temps réel des résultats ont contribué à la réussite de cette conception novatrice d auto-évaluation, qui a ensuite permis aux ES la mise en place de formations ciblées. Projet L évolution de la démarche de qualité des soins, de gestion des risques et les exigences de formation font que les acteurs Rehal et les utilisateurs en établissements se sont mobilisés en 2011 pour le renouvellement de cette évaluation. En 2011 les actions ont consisté à définir les conditions de réalisation du projet et notamment à définir les différentes phases du projet et le processus associé. Une méthodologie de suivi de projet assurera le bon déroulement de l enquête en 2012 et les ajustements nécessaires à une optimisation du processus. Au total sur l ensemble des deux régions 101 établissements seront mobilisés. Ci-après, le descriptif des 5 phases projet : Conception de la solution, Mobilisation des établissements (directions, CME, correspondants hémovigilance), Mobilisation des utilisateurs de l enquête, Réalisation de l enquête, Restitution de l enquête. Typologie des utilisateurs Typologie des utilisateurs 2,90% 1,90% 8,80% 2,90% 1,90% 8,80% Infirmiers Médecins Sages-Femmes Etudiants Infirmiers Médecins Sages-Femmes Etudiants 6,40% 86,40% Typologie des utilisateurs TSA - Rapport d activité

46 Activités TSA en 2011 Projets et services régionaux (suite) 46 - TSA - Rapport d activité 2011

47 3. Projets nationaux menés par TSA 3.1. le projet Émergence TSA a répondu en juin 2010 à un appel à projet Emergence, lancé par l ASIP Santé, afin de faire émerger ou consolider dans chaque région, une maîtrise d ouvrage régionale, désignée par l ARS pour porter l Espace Numérique Régional de Santé. TSA a fait le choix de solliciter des actions ciblées d AMOA, pour accompagner l ensemble des transformations, déploiements et accompagnements de terrain nécessaires à l atteinte de son objectif principal : «Développer et consolider la généralisation des usages e-santé dans les territoires aquitains». Pour ce faire, le projet est articulé autour des 3 volets suivants : Réalisation d un état des lieux apportant une visibilité sur les SI sanitaires et médicosociaux de la région, préalable indispensable à la réalisation du point 2 et à la construction d un volet Système d Information du futur Plan Régional de Santé, Mise en place de plans de déploiement et de communication, associés à la mise en ordre de marche opérationnelle du nouveau réseau de relais ENRS en territoire, Intégration rapide d une PSSI (Politique de Sécurité du Système d Information) au sein de l ENRS, modèle de référence pour les partenaires régionaux. Ces trois volets d actions ont donné lieu au lotissement de prestations AMOA suivants : 1. Lot 1 : Étude «État des lieux des SI Sanitaires et Médico-Sociaux» en Aquitaine - Réalisation via une prestation CDD de chargée de mission sur 4,5 mois. 2. Lot 2 : AMOA pour la mise en place des plans de déploiement et de communication (méthodes, outils, supports) préalables à la mise en ordre de marche opérationnelle du pôle «Territoires & Usages» et du nouveau réseau de relais ENRS en territoire (relais e-santé). 3. Lot 3 : AMOA pour l aide à la rédaction de la Politique de Sécurité du Système d Information (PSSI, s appuyant sur les recommandations de l audit sécurité déjà réalisé en 2010). Bilan du Lot 1 : État des lieux SI Le lot 1 a consisté en la réalisation d un état des lieux des systèmes d information sanitaires et médico-sociaux d Aquitaine, référentiel majeur tant pour l ARS Aquitaine que pour l ENRS, afin d apporter une visibilité et une connaissance de l existant préalables et indispensables à : la construction du volet SI du Plan Régional de Santé (PRS) et du Programme Régional de Télémédecine (PRT), la conception des plans de déploiement et de communication ENRS, l identification des structures cibles dans le cadre des projets régionaux (Bureautique Santé, DCC, DMP, Télémédecine ). Une prestation de 4,5 mois (chargé de mission) a permis la réalisation de cette étude. Divers livrables ont ainsi été mis à disposition. Les principaux résultats de cet état des lieux sont rassemblés : 1. Sur un site décisionnel, accessible via le site web de TSA ou de l ARS : cet environnement propose, une restitution via l outil LiveDash- Board intégrant onglets, camemberts éditeurs, acteurs, fonctionnalités LGC, Top 10, Dans un document «État de l art», accessible en ligne sur les sites TSA et ARS. TSA - Rapport d activité

48 Activités TSA en 2011 Projets nationaux menés par TSA (suite) Bilan du Lot 2 : Plan déploiement et plan de communication Le lot 2 est décomposé en deux types d actions d AMOA, comprenant elles mêmes : Un plan de déploiement : assistance pour l organisation et le fonctionnement de la structure en lien avec les relais e-santé en territoire réalisé par SOPRA Consulting, Un plan de communication : une assistance pour la stratégie de communication de la structure (via l Agence de communication O Tempora), une assistance opérationnelle via un chargé de communication opérationnelle interne à TSA. Concernant le Plan de Déploiement de l ENRS, les travaux d étude menés avec Sopra Consulting ont consisté en : 1. Analyse de l organisation interne de TSA Cadrage de l organisation du pôle Territoires & Usages, coordination avec le pôle service, tableaux de bord et indicateurs de performances, articulation avec les relais e-santé. 2. Description des missions et actions des relais e-santé. 3. Éléments de cadrage et d animation du réseaux des relais e-santé. Ces éléments ont été pris en compte tant dans l organisation interne TSA en 2011 que dans la construction du réseau de relais e-santé ( ). de comportement pour faire «agir», afin de rechercher l adhésion de nouveaux membres au GCS et de mieux fédérer les acteurs clés de la e-santé. 2. un axe «produits» autour des services proposés par TSA avec des objectifs : de notoriété pour «faire connaître» les différents services aux publics concernés, de comportement pour faire «agir», afin d augmenter le recours à ces services. De nombreux supports ont été réalisés : Refonte de la charte graphique, papeterie, plaquette institutionnelle, affiches, kakémonos, plaquettes produits... Bilan du Lot 3 : Aide à la rédaction de la PSSI L objectif principal du Lot 3 était l aide à la rédaction d une Politique de Sécurité du Système d Information (PSSI) s appuyant sur les résultats d un audit précédemment réalisé, qui serait en premier lieu applicable à la MOA régionale, et pourrait servir de référentiel pour les partenaires régionaux. Avait été aussi intégré à ce lot la formalisation de la charte informatique qui en découlait, à destination des salariés de TSA. Le prestataire retenu à l issue du Mapa publié en février 2011 a été Fidens SAS. L ensemble des études préalables, la PSSI et la charte informatique livrés constituent des bases solides qui seront les fondamentaux de la politique de sécurité de TSA à court et moyen terme. Concernant la prestation de définition d une politique de communication globale et opérationnelle, 2 axes ont été travaillés avec le prestataire O Tempora : 1. un axe «institutionnel» autour de la constitution de l ENRS et de la création du GCS avec des objectifs : de notoriété pour «faire connaître» le nouveau statut et le nouveau cadre institutionnel, 48 - TSA - Rapport d activité 2011

49 3.2. Le Dossier Médical Personnel Depuis 2005, l Aquitaine a participé à l ensemble des programmes nationaux relatifs au Dossier Médical Personnel (DMP). Après diverses phases d expérimentation de dossier médicaux personnels régionaux dont la dernière était dénommée «Relance», l ASIP Santé a lancé en octobre 2010 un appel à projet dénommé Amorçage, destiné à assurer la montée en charge progressive des usages du DMP national dès sa mise en conditions opérationnelles (début 2011), autour de quelques territoires pilotes. Dans la continuité du programme Amorçage, elle a lancé au dernier trimestre 2011 un nouvel appel à projet dénommé Déploiement, qui vise à généraliser l usage du DMP sur le territoire national. Les actions DMP menées durant l année 2011 on donc porté sur les programmes suivants : Relance (DMP aquitain) - Fin du programme et clôture des DMP régionaux, Amorçage (DMP national) - Mise en œuvre du programme en Aquitaine, Déploiement (DMP national) - Rédaction de la candidature à l appel à projet ASIP Santé Le programme de Relance DMP Rappel du contexte Dans le cadre des programmes DMP expérimentaux, Télésanté Aquitaine a déployé depuis 2005 un DMP Régional : le DMP Aquitain. Les principales caractéristiques de ce dossier étaient les suivantes : 2 hébergeurs de données : SANTEOS pour l Aquitaine Sud, CEGEDIM pour l Aquitaine Nord. 3 types d acteurs concernés : Les Établissements de santé (ES), Les professionnels de santé, qu ils soient d établissement (PSE) ou libéral (PSL), Les patients. Le DMP Aquitain était accessible pour les PSE et PSL via une interface web ou une intégration dans leur logiciel métier en mode création, alimentation et consultation (GAM ou DPE pour les établissements et LGC pour les libéraux) 1. Les patients ne disposaient pas d accès direct à leur DMR. Le contenu de ce dossier était accessible uniquement via les professionnels de santé, autorisés ou mandatés par le patient lui même ou son professionnel de santé de référence. Le patient pouvait demander à tout moment à son(ses) professionnel(s) de santé des informations sur le contenu de son dossier. La dernière phase d expérimentation régionale, qui s est déroulée de juillet 2009 à décembre 2010 a été dénommée «Programme de Relance». Rappel sur les objectifs et les actions menées en 2010 Les objectifs du programme Relance étaient les suivants : Densifier l usage du DMP en Aquitaine et créer les conditions d une réelle valeur ajoutée, Accoutumer les établissements, les PS et les citoyens aux usages de partage de l information médicale, Mobiliser et sensibiliser les acteurs afin de favoriser le futur déploiement du DMP national, Proposer aux éditeurs une plate-forme opérationnelle, convergente avec le cadre national DMP, Professionnaliser la maîtrise d ouvrage régionale au déploiement du DMP, en relais de l ASIP Santé. Les actions menées ont été : La remobilisation de l ensemble des acteurs via une forte présence terrain : aide au pilotage des équipes projet d établissement, accompagnement aux admissions de l information Patients, aide à la construction et à la diffusion des supports de communication, L augmentation de l usage et du partage du DMP (ex nombre de documents, nombre d accès partagés) : en travaillant sur l implication de réseaux de professionnels en lien avec les établissements, La capitalisation sur les chantiers d interopérabilité entre opérateurs Aquitaine Nord - Aquitaine Sud. L intégration de l INS 2 et du cadre d interopérabilité dans les systèmes d information des acteurs participants. 1 : GAM : Logiciel de Gestion Administrative Médical en établissement; DPE : Dossier Patient d Etablissement; LGC : logiciel de Gestion de Cabinet des professionnels libéraux. 2 : INS : identifiant nationale de Santé TSA - Rapport d activité

50 Activités TSA en 2011 Projets nationaux menés par TSA (suite) Bilan du programme à début 2011 Nombre d acteurs impliqués sur le DMP Aquitain 13 Établissements de santé 2 Plateaux techniques 899 Professionnels libéraux Données quantitatives 6 Etablissements techniquement connectés 2 Plateaux techniques en cours d ajustement 684 Professionnels de santé libéraux actifs DMP Aquitains créés Documents déposés DMP Aquitains contenant au - 1 document Actions menées en 2011 Les actions menées au cours de l année 2011 (premier semestre) dans le cadre de ce programme ont consisté à accompagner au mieux les acteurs participants : dans la clôture des Dossiers Médicaux Régionaux créés, dans la sensibilisation pour un passage au DMP National. La Clôture des DMP Régionaux En mai 2010, TSA a sollicité l ASIP Santé pour une évaluation de la faisabilité de migration technique des DMP régionaux (appelés DMR) vers le DMP national. Une étude nationale a donc été menée avec les régions concernées. Les conclusions apportées en octobre 2010 ont été que les risques techniques et juridiques étaient trop importants au regard de l enjeu de récupération des dossiers régionaux. Dans la mesure où il n était pas possible de migrer automatiquement les dossiers régionaux vers le DMP national, TSA a fait le choix, contrairement aux autres régions pilotes, de clôturer son DMR dès le lancement national du DMP V1. Ce choix permettait de : faire converger tous les efforts de la région vers le passage au DMP national, porter une communication claire sur un déploiement unique (communication qui aurait été ambigüe dans le contexte d une continuation du déploiement DMP régional en parallèle du déploiement DMP national). Les deux plateformes DMR Aquitain (Aquitaine Sud et Aquitaine Nord) ont donc été clôturées le 4 janvier 2011 au soir. En parallèle de ces opérations techniques, l objectif principal du programme de Clôture des DMR était : informer les acteurs (professionnels de santé et patients) ayant participé aux expérimentations DMR, de la clôture des DMR et du lancement du DMP National, accompagner ces acteurs dans leurs démarches de clôture et de restitution/récupération des dossiers régionaux. Pour cela, trois plans d actions ont été réalisés sur une durée de 6 mois (de décembre 2010 à mai 2011). Préparation à la clôture : Définition des choix stratégiques de clôture et de restitution des données, et définition des déroulés des actions avec les hébergeurs : Définition des modalités contractuelles de clôture : quoi, pourquoi et qui? Définition des actions d information : quoi, pour qui, pourquoi, par qui? Définition des actions de restitution : quoi, pour qui, pourquoi, par qui? Campagne d information : Réalisation des actions d information auprès des acteurs impliqués dans le DMP Aquitain (phoning, ing, publipostage) : Information auprès des PSL, Informations auprès des ES, Information auprès des patients. Campagne de restitution : Réalisation des actions de restitution des dossiers auprès des professionnels et des patients demandeurs : Information auprès des PS concernés, Envoi des dossiers demandés à la restitution TSA - Rapport d activité 2011

51 En complément de ces trois plans d action, un numéro d appel direct «Information DMP Aquitain», ainsi qu un site internet et une adresse mail, ont été mis en place par TSA pour informer les professionnels et les patients de la clôture des DMR. A tout moment, les patients pouvaient via ces moyens de communication, réaliser une demande de clôture de leur dossier. Les campagnes d information effectuées (sous forme de courrier papier, mail, phoning et web), destinées aux patients ayant ouvert un DMR, avaient pour objectifs : d informer les patients de l arrivée du DMP National, de les prévenir du remplacement du DMR par le DMP, et de la clôture des DMR, de les rassurer sur le fait que les documents présents dans leur DMR n étaient que des copies. Les originaux restant présents chez les professionnels de santé qui les ont déposés, pourront être à nouveaux poussés par ces mêmes professionnels dès lors que leur DMP National sera créé, de leur indiquer comment et à quel endroit il est possible de créer son DMP dans la région Aquitaine. Une procédure pour la restitution d une copie des DMR était également signalée pour les patients qui le cas échéant, souhaitaient tout de même récupérer une copie papier des documents présents dans leur DMR. Les retours de ces campagnes (phoning et courriers de restitution) soulignent que : les informations mentionnées ont été bien accueillies par les patients, avec notamment un intérêt marqué pour l arrivée du DMP national, très peu de patients ont souhaité une restitution papier de leur DMR. Actions d information 3 à destination des 684 PSL 2 à destination des patients 5 mois d activité pour le centre d appel téléphonique pour les PSL et les patients 112 dossiers restitués sur 8344 soit 1,3% 34 sur 684 impliqués dans la restitution 2 dossiers restitués par PSL en moyenne 5 sur 12 impliqués dans la restitution 9,6 dossiers restitués par ES en moyenne Indicateurs d activité Phase de clôture Entre 160 et 180 appels entrants Patients + de 10 à 15 appels par jour PSL ES les 10 jours suivants les réception des lettres d information 10 appels par semaine en continu jusqu à la date limite de la demande de restitution 15 min par appel en moyenne TSA - Rapport d activité

52 Activités TSA en 2011 Projets nationaux menés par TSA (suite) Le programme Amorçage DMP Le programme Amorçage s inscrit dans la continuité du programme de Relance du DMP et des systèmes de santé partagés (conférence d avril 2009 par l ASIP Santé). L Aquitaine fait partie des 4 régions pilotes retenues sur ce projet, et a contractualisé sous forme d avenants pour une durée s étalant du 15 décembre 2010 au 30 avril Le programme Amorçage consiste en la mise en œuvre opérationnelle du DMP national (DMP V1) auprès des acteurs aquitains ayant participé notamment aux expérimentations du DMR. Ce programme comprend deux phases : Une phase d inauguration permettant l ouverture du service DMP V1 en région, sur un périmètre restreint du CHU de Bordeaux (le Centre François Xavier Michelet - CFXM) et sur 5 PSL ambassadeurs équipés d une première solution DMP-Compatible. Cette phase s est concrétisée par un événement dédié : le «Séminaire de l Inauguration Régionale du DMP» qui s est tenu le 6 mai 2011 en présence de nombreux invités, Une phase de transition destinée à étendre l accès au DMP V1 sur l ensemble des cibles visées. Actions menées Les actions mises en œuvre ont été organisées autour de 3 axes : Aide au démarrage et accompagnement des établissements participants : aide au pilotage de l équipe projet d établissement, accompagnement à la conduite du changement, information/formation des acteurs, aide à la communication, Recrutement et accompagnement des professionnels libéraux : séminaires d information, ateliers de démonstration, partenariat avec les éditeurs de logiciels, publipostage et ing, accompagnement personnalisé et suivi téléphonique, Communication et sensibilisation au profit d une notoriété DMP régionale : animations de territoires, organisations et participations à des séminaires, réunions d information, participation locales à des points presse, site internet, ligne téléphonique «Information DMP en région». La démarche d accompagnement effectuée auprès des acteurs est tout à la fois individuelle et collective. Elle porte sur des actions très différentes telles que : Information / Communication / Formation ; Accompagnement au changement et à l organisation, Suivi du déploiement et des impacts techniques Assistance et conseils administratifs, financiers et juridiques, Accompagnement régulier et personnalisé des pratiques et usages, Analyse des pratiques et usages. Des ressources spécifiques financées par l ASIP Santé ont été recrutées pour assurer ces accompagnements spécifiques des acteurs libéraux et hospitaliers, tant en territoire (Equipe Mobile DMP), qu en interne TSA TSA - Rapport d activité 2011 Espace DMP au Centre François Xavier Michelet (CHU de Bordeaux)

53 Une des particularités des actions menées a été la mise en place de l équipe Mobile de «Conseillers en information DMP» dédiée à l accompagnement des établissements. Cette équipe, composée de 7 conseillers, a été recrutée et formée par TSA, et mise à disposition sur site auprès de chaque établissement participant. La durée des missions étaient variables : de 9 à 3 mois en fonction de la date de mise en route opérationnelle du DMP dans l établissement et de sa capacité à devenir autonome. Les missions ont été les suivantes : Information Patients, Informations Professionnels de santé dans les services impliqués, Coordination et médiation de proximité entre les équipes de TSA et de l établissement. Bilan du programme Nombre d acteurs impliqués : 10 Établissements de santé mobilisés en Création et Alimentation CHU de Bordeaux avec le CFXM, Institut Bergonié, Polyclinique Bordeaux Nord, CH de Mont de Marsan, CH Côte Basque, Polyclinique Côte basque Sud, Cinique Saint-Etidenne Groupe CAPIO, CH de Pau, CH d Oloron Sainte Marie, CH de Bergerac. dont 9 en Création - 3 en alimentation - 1 avec usage de 10 et 15% du MCO mensuel. TSA - Rapport d activité

54 Activités TSA en 2011 Projets nationaux menés par TSA (suite) Bilans des actions de communication et de formation à décembre 2011 : 44 Formations et ateliers RETEX 1 à destination des professionnels d établissements effectuées par l équipe TSA, 60 Séances d échanges et de démonstrations de l outil en établissements, effectuées par l équipe mobile dans les services impliqués; Soit plus de 680 acteurs d établissements (agents administratifs et médecins) concernés, 30 animations de territoires (organisation / participation à des séminaires et évènements d information); Soit plus de professionnels libéraux impactés. Il est à noter qu à la clôture du programme (avril 2012) les objectifs visés en termes de nombre d établissements et de libéraux impliqués seront atteints et dépassés, et que les usages ont été initiés et maintenus. 10 établissements de Santé DMP créés Indicateurs Documents déposés 648 PSL acteurs au moins 1 fois 449 PSL actifs à l usage avec au moins 1 création et 1 alimentation Amorçage : Evolution par mois de la création de DMP en 2011 Total Création DMP par département pour et [ES, PSL] en 2011 ES PSL Total Action Dordogne Alimentation Création Gironde Alimentation Création Landes Alimentation Création Lot-et-Garonne Alimentation Création Pyrénées-Atlantiques Alimentation Création Total Alimentation Total Création TSA - Rapport d activité : Ateliers RETEX : Ateliers de retours d expérience et de perfectionnement de laprise en main de l outil

55 Le Programme Déploiement DMP L appel à projet du Programme Déploiement a été publié au dernier trimestre L objectif de l ASIP Santé à travers ce programme est de lancer sur les deux années 2012 et 2013 des opérations de «déploiement généralisé» du DMP dans les régions retenues, avec pour objectifs : une notoriété forte du DMP sur tout le territoire régional, une activité DMP soutenue sur des bassins de santé privilégiés, une montée en charge qualitative d usages du DMP dans les pratiques médicales. Objectifs TSA TSA a répondu à l appel à projet et a été sélectionné en fin d année 2011, ainsi que 13 autres maîtrises d ouvrage régionales. Les objectifs proposés dans le programme Aquitain sont les suivants : Objectif 1 : Renforcer les actions d accompagnement des acteurs du programme Amorçage, pour stabiliser puis étendre les périmètres déployés, et pérenniser les actions Objectif 2 : Stimuler la croissance de l usage du DMP en région, via : un impact géographique plus large autour de cinq bassins de santé (la Communauté Urbaine de Bordeaux, le Pays Basque, les bassins de Mont de Marsan, de Dax et d Agen), une communication large et massive auprès des utilisateurs et des patients, le déploiement de pratiques du DMP autour de nouvelles filières de soins : cardiologie, cancérologie, soins palliatifs. Objectif 3 : Maintenir la dynamique DMP en assurant : le recueil des retours d expériences (RETEX) et le suivi des usages, la capitalisation des pratiques et des méthodes de déploiement mises en œuvre, la diffusion de ces expériences et de ces pratiques auprès des acteurs nationaux, régionaux et locaux. Objectif 4 : Assurer la cohésion avec les projets majeurs à valeur ajoutée DMP de la région Aquitaine (Bureautique Santé et DCC) et développer une synergie entre ces différents projets. Pour atteindre ces objectifs, TéléSanté Aquitaine renforce son organisation et son équipe : augmentation de l équipe mobile, mise en place d une équipe d animation territoriale. TSA sera aussi assisté par des prestataires externes sur les sujets suivants : aide au pilotage du programme régional, aide à la mobilisation massive des professionnels libéraux (phoning, campagne d information, enquête d évaluation), montage du plan de communication et de son déploiement, avec notamment la mise en place d une vitrine régionale DMP ayant pour mission de fédérer les acteurs DMP, d informer, de valoriser les actions régionales et d être le support des échanges d expériences (forums et clubs utilisateurs), Coaching d équipe et animation de territoires. Le premier trimestre 2012 permettra de consolider le montage du programme, pour un dépôt de dossier projet détaillé en avril 2012 : recrutement des établissements, consolidation des plan d actions, des équipes et de l organisation, appels d offres et recrutement des prestataires externes, montage budgétaire. TSA - Rapport d activité

56 Activités TSA en 2011 Projets nationaux menés par TSA (suite) 3.3. Le Programme Bureautique Santé En septembre 2010, TSA a répondu à un appel à projets national lancé par l ASIP Santé, concernant le déploiement d une offre industrielle de type Bureautique Santé auprès d un ensemble de structures sanitaires et médico-sociales. L ASIP Santé a retenu en novembre 2010 deux régions expérimentatrices de ce projet : la Picardie et l Aquitaine. TSA a donc lancé ce programme en 2011 pour un déploiement sur le territoire de la région Aquitaine (priorité sur les départements de la Gironde et des Pyrénées Atlantiques) auprès de 150 structures de santé, structures sanitaires et/ou médicosociales, d ici la fin Enjeux du programme Le dispositif Bureautique Santé (BS), objet du présent programme, a pour vocation d équiper les services et secrétariats des établissements sanitaires et médicaux-sociaux utilisant des outils standards de traitement de texte. Le cas échéant, ces outils doivent s intégrer avec les systèmes d information de gestion administrative du patient et de production de soins quand ceux-ci existent dans l établissement. L enjeu majeur du programme Bureautique Santé consiste à faire émerger, pour les établissements, une offre bureautique industrielle permettant, sous réserve du consentement du patient : la mise à disposition des comptes rendus médicaux dans le DMP, l utilisation de la messagerie sécurisée pour transmettre les comptes rendus aux médecins traitants ou aux autres professionnels TSA - Rapport d activité 2011

57 Gains attendus au niveau régional La production sécurisée et ergonomique des comptes rendus médicaux standardisés dans 150 établissements de la région Aquitaine, Une amélioration de la coordination des soins par la généralisation de l usage du DMP, et plus globalement une meilleure pénétration des usages de partage sécurisé des données de santé en territoire, Pour les établissements faiblement équipés, la mise en place d un début d informatisation communicante. Organisation Dans le cadre de ce programme, TSA a constitué une équipe projet dédiée avec un directeur de projet BS, deux chargés de mission BS en territoire (1 en Aquitaine Nord, en Aquitaine Sud), et une assistance à maîtrise d ouvrage spécialisée dans les projets de déploiement industriel, L Agence Régionale de Santé Aquitaine (ARS) et ses délégations territoriales sont aussi fortement mobilisées, Pour l accompagner dans l atteinte de ses objectifs, le GCS TSA a confié en août 2011 la maîtrise d œuvre du programme BS à Santeos, opérateur industriel assurant la mise à disposition de l outil Bureautique Santé et son déploiement sur les structures concernées. Santeos s est pour sa part adjoint le savoir-faire de 2 acteurs reconnus dans leur domaine : DirectMedica et CIS, respectivement pour les activités de recrutement et de déploiement. Des comités de pilotage sont menés tous les mois, et réunissent TSA, l ASIP Santé, l ARS et l opérateur. Des comités de liaison inter-régionaux (Aquitaine Picardie) sont quant à eux organisés par l ASIP Santé tous les 3 mois. Les activités Bureautique Santé Activités TSA Les principales activités de TSA relatives au programme BS en 2011 ont été : Janvier - Février La définition de l organisation et des moyens nécessaires, Le recrutement du Directeur de projet BS TSA (Février). Mars à Mai La rédaction de l appel d offres BS (mars à mi mai), les premières mobilisations opérationnelles des partenaires institutionnels (référents ARS et DT, fédérations,...). Des synchronisations seront ensuite réalisées de façon régulière tout au long de l année. Juin à Août La réception et le dépouillement des offres, La sélection du prestataire maître d œuvre Santeos (juillet août), Le recrutement des chargés de mission en territoires. Septembre L arrivée des chargés de mission en territoires, Le lancement officiel du programme avec le maître d œuvre et les partenaires, Spécialiste des systèmes d information de santé, assure la direction de projet et développe en mode service la solution de bureautique santé agréée DMP compatible Leader en France de la relation clients dans la santé. Spécialiste du marketing dans le secteur de la santé, Direct Medica assure le recrutement des structures sanitaires et médico-sociales CIS est leader indépendant des Services aux Infrastructures Informatiques et Télécoms. grâce à son maillage territorial, il est en charge du déploiement et de la formation des établissements. TSA - Rapport d activité

58 Activités TSA en 2011 Projets nationaux menés par TSA (suite) La mise en œuvre de la stratégie de recrutement - septembre, La mise en route des premières activités projet. Octobre La définition détaillée de la solution, Le lancement de la Communication institutionnelle : Courrier ARS adressé à tous les acteurs, Réalisation de plaquettes de communica- tion, Réalisation et mise en ligne du site d information Tenue de réunions d informations en territoire, visites des chargés de mission en établissement ou en institution (fédérations, têtes de réseau groupements médicosociaux,...). Lancement de l activité de phoning de masse, Premiers engagements d établissements à participer. Novembre décembre Validation des spécifications détaillées par TSA, Livraison de la solution pour recette TSA, Obtention de la 15ème signature d établissement participant (15 décembre), Prononciation de la Vérification d Aptitude et de Bon Fonctionnement de la solution (30 décembre). Activités Santeos Cette maîtrise d œuvre opère autour de 4 activités majeures : Activité 1 : La définition d une solution logicielle de Bureautique Santé légère et communiquant avec le DMP, Activité 2 : Le recrutement de 150 structures sanitaires et médico-sociales d Aquitaine pour l adoption de cette solution (cellule prospection téléphonique, cellule commerciale, communication), Activité 3 : Le déploiement effectif de la solution auprès des structures retenues, Activité 4 : L exploitation et l hébergement de la solution avec le support adapté aux utilisateurs. Répartition des rendez-vous par type de structure Résultats quantitatifs sur la cible 1 de 200 appels Objectifs : taux de transformation de 25% des appels soit 50 signatures Taux d ES équipés en DPI : 75% (sur la base de 73 rdv) 58 - TSA - Rapport d activité 2011

59 3.4. Le projet DCC/DMP Le plan cancer identifie le DCC/DMP comme outil indispensable pour faciliter la coordination des soins entre les professionnels de santé et la continuité des prises en charge de patients, en favorisant un meilleur partage d informations. TSA et le Réseau Cancérologie d Aquitaine (RCA) ont répondu en novembre 2010 à un appel à projet national, initié par l ASIP Santé, sur le Dossier Communicant de Cancérologie, au sein du DMP. La région Aquitaine a été sélectionnée en décembre 2010, ainsi que 6 autres régions pilotes. Un dossier projet complet présentant l existant, la cible régionale et la stratégie de déploiement a été remis en mars 2011 à l ASIP Santé et l INCa. Dès le mois d avril 2011, un comité opérationnel Aquitain a été mis en place et les travaux suivants ont été menés : 1. Lotissement du projet, 2. Mobilisation des acteurs de terrain ( 3C et établissements) via des réunions de présentation du projet, 3. Mise en place d une stratégie de communication, 4. Participation aux différences instances de pilotage (comité de coordination ASIP-INCA, copil multi-projets de l ENRS), 5. Mise en place d un site collaboratif pour la gestion du projet, 6. Production d une plaquette d information à destination des acteurs terrain, 7. Elaboration de scripts de phoning à destination des acteurs de terrain, début de la phase de phoning, 8. Premières visites en établissement, 9. Mise en œuvre de démonstrations du DMP, 10. Revue de la fiche RCP de l ASIP-INCA, 11. Réunions avec l ASIP de questions-réponses sur le dossier présenté. Le 18 mai 2011, l ASIP Santé a proposé un recadrage stratégique avec une convergence des 7 projets régionaux vers une unique cible nationale. RCA Suite à cette analyse, trois scénarios ont été envisagés : Lancer un appel d offres commun pour le choix de quelques outils RCP après avoir défini les modalités de portage, Compléter les appels d offres «Bureautique Santé» en cours pour intégrer les fonctionnalités RCP, Identifier les outils RCP existants qui présenteraient une bonne couverture fonctionnelle et qui pourraient évoluer vers la cible à moindre coût, conformément aux règles de la commande publique. A compter de juin 2011, l équipe régionale a donc mis en suspens les travaux de déploiement et de mobilisation vers la cible régionale, afin de pouvoir intégrer une nouvelle feuille de route nationale. En juillet 2011, 4 groupes de travail nationaux ont été mis en place, dans lesquels TSA et le RCA ont participé : GT «Fiche RCP» : Mise à jour du document métier «Eléments minimaux de la fiche RCP structurée» pour intégration dans le Cadre d interopérabilité des SIS, GT «Processus RCP» : Formalisation des processus autour de la RCP, depuis la planification des RCP, l inscription des patients, jusqu à la mise en partage de la fiche RCP validée dans le DMP, GT «Indicateurs» : Expression des besoins des différents acteurs (INCa, RRC, 3C, PS...) en matière de pilotage et d évaluation, GT «Cahiers des charges» : contribution au cahier des charges d un outil de production de fiches RCP et au cahier des charges du service national de planification et de gestion des RCP. TSA - Rapport d activité

60 Activités TSA en 2011 Projets nationaux menés par TSA (suite) En Aquitaine, quelques réunions de présentation du projet DCC/DMP ont été tenues mais la trajectoire nationale n étant pas arrêtée, Il a été décidé de ne revenir vers les établissements que quand celle-ci serait définie. En décembre 2011, les groupes de travail nationaux ont acté le principe d organisation des travaux autour d une maquette. L objectif de la phase de maquettage en 2012 sera de démontrer de manière concrète : l utilisation des outils du DCC/DMP, le Système National de Planification et de Gestion (SNPG), le logiciel RCP (LRCP) en lien avec le DMP, la messagerie sécurisée et les SIH/LPS pour les acteurs concernés (Médecin demandeur, médecin coordinateur, secrétaire, etc.) TSA - Rapport d activité 2011

61 4. Activités transverses de TSA 4.1. L accompagnement pédagogique et le support aux utilisateurs En 2011, TSA a structuré divers modules de formation pour l accompagnement des utilisateurs dans la pratique des outils e-santé. Ont ainsi été réalisés : 44 formations et ateliers DMP, 2 ateliers de démonstrations de Messagerie Sécurisée, 19 ateliers de formation de la Web Conférence, 10 ateliers de formation/démonstration sur les logiciels métiers. De plus, 4 réseaux ont été formés à D2R2 (formation directe de la coordination et formations à distance des utilisateurs). Le support TSA a quant à lui réalisé 526 sessions de téléassistance par prise de contrôle à distance. Répartition des enquêtes de satisfaction selon l expérience des utilisateurs Nombre d enquêtes remplies : 317 Nombre de sessions et durée moyenne par type de support TSA - Rapport d activité

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