Marché d exploitation et de maintenance téléphonique des sites communaux

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1 Ville de Blainville sur Orne (14550) Marché d exploitation et de maintenance téléphonique des sites communaux MARCHE DE SERVICES (Procédure Adaptée passée en application de l article 28 du CMP) Cahier des Charges Valant Acte d Engagement ****** Remise des offres Date limite de réception : Le lundi 10 juin 2013 Heure limite de réception : Avant 12 H 00 délai de rigueur

2 I. DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES Article 1 : Identification de l organisme qui passe le marché Nom et adresse officiels de l organisme acheteur : Monsieur Daniel FRANÇOISE, Maire Ville de BLAINVILLE SUR ORNE 4 Rue du Général Leclerc BLAINVILLE SUR ORNE Article 2 : Objet du marché La présente consultation concerne la fourniture de services d exploitation et de maintenance téléphonique pour les sites de la Mairie de Blainville-sur-Orne. Article 3 : Caractéristiques principales du marché a. Mode de passation : Le présent contrat est un marché public de services passé en procédure adaptée selon les dispositions de l article 28 du CMP. b. Négociation : Après examen des offres déposées, la personne publique se réserve la possibilité de négocier avec un ou plusieurs candidats ayant remis une offre satisfaisante dans les délais impartis afin : - de s assurer de la bonne adéquation entre l offre, les besoins et contraintes exprimées dans le Cahier des Charges, - de demander des ajustements dans l offre (délai, coûts, etc ) c. Pièces contractuelles et réglementations applicables : Les pièces à valeur contractuelles sont par ordre d importance : Le présent cahier des charges signé et ses annexes, valant acte d engagement ; Le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics de fournitures courantes et services en vigueur (CCAG/FCS) Joindre un devis complet au cahier des charges ainsi qu un mémoire technique (maximum 10 pages) indiquant les qualifications de l entreprise, une liste de chantiers similaires, les délais d intervention, le personnel mis à disposition d. Date de prise d effet : Le marché prend effet à la date du 1 er août Cahier des Charges 2

3 e. Durée du contrat : Le contrat est conclu pour une durée de 5 ans soit du 1 er août 2013 jusqu au 31 juillet Article 4 : Conditions relatives au marché a. Modalités de règlement des comptes : Sous réserve de conformité des factures, le délai global de paiement est de 30 jours. b. Résiliation : En cas de non-exécution avérée par l une ou l autre des parties de ses obligations, le marché peut être résilié, de plein droit et sans indemnité après une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception restée sans effet durant 15 jours francs suivant sa réception. La résiliation s effectue par lettre recommandée avec accusé de réception indiquant les motifs de la résiliation, la date de la mise en demeure et la date de prise d effet de la décision. Article 5 : Modalités de consultation a Modalités de retrait des dossiers : Le dossier de consultation sera remis gratuitement à chaque candidat qui en fera la demande : par fax : par mail : achats@blainville-sur-orne.fr par courrier : mairie service achats et marchés publics - 4 rue du général Leclerc BLAINVILLE SUR ORNE à l attention de Mme PLASSAIS b Pour tout renseignement : Administratif et technique: Mme PLASSAIS achats@blainville-sur-orne.fr c Date de remise des offres : le lundi 10 juin 2013 avant 12h. d dépôt des offres : Les offres peuvent être transmises par lettre recommandée avec accusé de réception ou déposées en Mairie, au service Marchés Publics, contre récépissé. L enveloppe devra impérativement porter la mention : «Exploitation et maintenance téléphonique des sites communaux» «Ne pas ouvrir». Cahier des Charges 3

4 Ce pli devra être remis contre récépissé ou, s il est envoyé par la poste par pli recommandé avec avis de réception postal, parvenir à destination avant la date et l heure limites de réception des offres indiquées sur la page de garde du présent document et ce, à l adresse suivante : Monsieur Le Maire VILLE DE BLAINVILLE SUR ORNE 4, rue du Général Leclerc BLAINVILLE SUR ORNE Les plis qui seraient remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limites précitées ainsi que remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus et les plis ne seront pas renvoyés à leurs auteurs. e Contenu de l enveloppe : L enveloppe devra impérativement contenir pour être recevable : Lettre de candidature DC1, Déclaration du candidat DC2, Le présent cahier des charges dûment complété ET signé ; Le devis complet ; Un mémoire technique 10 pages maximum (tous documents permettant d évaluer les capacités professionnelles, techniques et financières du candidat, descriptif des moyens humains et techniques mis en œuvre, délais d intervention, SAV ) Le certificat de visite des sites Article 6 : Renseignements complémentaires Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les soumissionnaires devront faire parvenir au plus tard 5 jours calendaires avant la date de remise des offres (soit le mardi 4 juin 2013 au plus tard), une demande écrite à : Mme PLASSAIS achats@blainville-sur-orne.fr Cahier des Charges 4

5 Article 7 : Jugement des offres Le jugement des offres sera effectué dans le respect des principes fondamentaux du Code des marchés publics selon les critères indiqués ci-dessous et pondérés de la manière suivante : Critères Pondération Mode de calcul 1. Valeur technique (mémoire technique, délais d intervention, SAV, ) 40 % Note attribuée X 40% 2. Prix 60 % (Offre moins disante Offre du Candidat) x 60% x 20 NOTE FINALE DETERMINANT LE CLASSEMENT DEFINITIF DES OFFRES 100 % Addition des 2 notes Le critère 1 valeur technique sera noté sur 20 selon l échelle suivante Non remis : 0 Très insuffisant : 2 Peu satisfaisant : 6 Assez satisfaisant : 12 Satisfaisant : 16 Très satisfaisant : 20 Formule de notation du critère prix : Note de Prix = Offre la moins disante Offre du candidat x 20 x pondération en % Le classement des offres se fera ensuite sur l addition des 2 notes. L offre la mieux classée sera donc retenue à titre provisoire en attendant que le ou les candidats produisent les certificats et attestations des articles 46-I et 46-II du Code des marchés publics. Le délai imparti par le pouvoir adjudicateur pour remettre ces documents ne pourra être supérieur à 10 jours. Cahier des Charges 5

6 II. DEFINITIONS DES BESOINS Article 1 : Descriptif de l existant Sites concernés : La Mairie Le Service Patrimoine et Environnement La Médiathèque Le CCAS L Espace Jeunesse+ Halte garderie L Espace Culturel+ Théâtre du Champs Exquis La Police Municipale Le BIEF Les Gymnases La Commune de Blainville sur Orne possède une architecture de téléphonie centralisée basée sur : - Un autocommutateur téléphonique en mairie - Un réseau VOIX/DATA mutualisé type MPLS, avec qualité de service - Actuellement : postes analogiques et numériques en mairie et postes IP filaires et SIP DECT sur les sites distants - Équipement prochain (quantités approximatives): des postes IP seront répartis selon le besoin des sites o 3 postes IP Alcatel 4038 o 20 postes IP Alcatel 4028 o 30 postes IP Alcatel 4018 o 2 postes SIP Gigaset sans-fil o 8 switchs 24 ports PoE managés de niveau 2/3 Mairie : Autocommutateur Alcatel OmniPCX Office en version 8.x (migré en 2012). Power CPU-VoIP 32 R8.0 1 Rack M 1 Canaux VoIP 10 SIP Opérateur 8 Accès T0 6 Licence utilisateur IP 25 Accès messagerie vocale 4 Equipement poste numérique 16 Equipement poste analogique 12 Poste opérateur Alcatel Advanced 1 Cahier des Charges 6

7 Espace Jeunesse : Serveur de communication ERICSSON MD Évolution M Équipé: 2 accès numéris / 8 équipements numériques / 4 équipements analogiques Postes numériques: 1 poste Numérique DIALOG 4223 avec satellite 17 touches 1 poste Numérique DIALOG 4222 Postes analogiques: 6 temporis 25 Espace culturel Paul Eluard : Serveur de communication ERICSSON MD Évolution M Équipé: 2 accès numéris / 8 équipements numériques / 4 équipements analogiques Postes numériques: 1 poste Numérique DIALOG 4223 Postes analogiques: 5 temporis 25 Centre communal d'action social : Serveur de communication ERICSSON MD Évolution M Équipé: 2 accès numéris / 8 équipements numériques / 4 équipements analogiques Postes numériques: 1 poste Numérique DIALOG 4223 avec satellite 17 touches 4 postes Numériques DIALOG 4223 Postes analogiques: 2 temporis 25 Théâtre des champs Exquis : Serveur de communication SIEMENS HIPATH 540 Équipé: 2 accès numéris / 4équipements numériques / 4 équipements analogiques Postes numériques: 1 poste Numérique Optipoint 500 Economy Postes analogiques: 1 temporis 06 Cahier des Charges 7

8 Article 2 : Visite préalable de reconnaissance (obligatoire) Pour répondre à l offre avec précision et faire un constat des installations actuelles, le prestataire aura préalablement réalisé une reconnaissance sur site et un inventaire des modifications à prendre en compte. Un certificat de visite lui sera remis après la visite, certificat qu il devra obligatoirement joindre à son offre sous peine qu elle soit rejetée. Nous vous remercions de prendre rendez-vous avec Monsieur Fabrice VAGLIO, au pour effectuer la visite des installations. Article 3 : Prestation d exploitation La Commune de Blainville sur Orne souhaite que le soumissionnaire propose une offre d assistance à l exploitation de son système. Le client souhaite effectuer lui-même l exploitation de ses systèmes. Celle-ci concerne toute intervention relative à la création, la modification ou la suppression des droits des abonnés, tant au niveau du serveur de communication que des dispositifs associés (messagerie vocale, ). Article 4 : Conditions d entretien Le soumissionnaire proposera un contrat d entretien pour le serveur de communication fourni. Ce contrat prendra effet à partir du 1 er août 2013 pour une durée de 5 ans. Article 5 : Procédures de déclenchement d'intervention Descriptif détaillé des prestations de maintenance curative La maintenance curative consiste à corriger tous les défauts de fonctionnement d'un ou plusieurs organes des systèmes (matériels et/ou logiciels) qu'ils aient été signalés par les utilisateurs (alarme système, dérangement,...) ou non (les autres sources possibles peuvent être, par exemple, le soumissionnaire luimême ou un opérateur). Les interventions de maintenance sont de différentes natures, et comprennent généralement : - l'ensemble des commandes de reconfiguration, - le diagnostic et l'échange sans interruption du service d'éléments enfichables du serveur de communication - les réinstallations du logiciel sauvegardé (backup), - les interventions sur les ateliers d'énergie (ré-enclenchement de disjoncteurs, échange de carte par exemple), - les interventions sur les équipements annexes (périphériques de gestion, et systèmes optionnels retenus, ) - les relations avec les opérateurs publics pour rétablir, en cas de dysfonctionnement, les liens vers le réseau public, - le diagnostic et la correction d'anomalies détectées dans les programmes ou sur les matériels, - la livraison de nouvelles versions du logiciel (palier technique) incluant la correction des anomalies et toute amélioration légère, hors adjonction de fonctionnalités supplémentaires, Chaque intervention fera l'objet d'un compte rendu d'intervention à destination des gestionnaires de l utilisateur afin de dresser un historique détaillé de l'ensemble des actions de maintenance entreprises. Cahier des Charges 8

9 Article 6 : Conditions de télémaintenance Les accès distants au travers du réseau téléphonique commuté qui autoriseraient une intrusion sur les réseaux locaux informatiques, que ce soit directement à travers le serveur de communication, à partir des équipements de supervision sont strictement interdits. Si la garantie qu'une telle intrusion est impossible, la télémaintenance sera interdite. Toutes les interventions de télémaintenance ne pourront s effectuer sans l accord de la mairie. Article 7 : Délais d intervention Définitions des horaires : - les horaires ouvrés sont de 08 h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h30 du lundi au vendredi - les horaires non ouvrés se situent en dehors de cette période Délai d assistance à partir de la réception formelle par téléphone, mail ou par fax de la demande de dépannage: Définition des gravités : Il est défini deux niveaux de gravité d'incidents : Incidents majeurs correspondant à : - panne totale de l'autocommutateur, - panne, même partielle, d'une fonction principale du système, - panne unité centrale, - panne de plus d une carte d équipements de postes, Incidents mineurs correspondant aux autres cas. Le soumissionnaire devra préciser les délais garantis d intervention en fonction du type de demande (incident ou exploitation) et de la gravité de l'incident, après réception de la demande par le soumissionnaire. Le soumissionnaire peut indiquer plusieurs options dans la proposition financière en fonction des délais d interventions garantis. Article 8 : Procédures de déclenchement d'intervention Les interventions du soumissionnaire seront demandées par les utilisateurs, par téléphone à un numéro unique ou par courrier électronique ou télécopie. Article 9 : Compte rendu Chaque intervention (incident majeur ou mineur) donnera lieu à un rapport d'incident rédigé par les représentants du soumissionnaire. Ces rapports seront mis à la disposition des utilisateurs sur simple demande. Cahier des Charges 9

10 Article 10 : Modification en cours de contrat Chaque modification qui aura lieu en cours de marché se fera par voie d un avenant préalablement signé des 2 parties. En ce qui concerne le présent marché, le titulaire prendra en compte le déménagement des services techniques actuels rue du Général Leclerc vers les nouveaux locaux situés rue Maurice Hebert courant Article 11 : Pénalités Selon CCAG FCS en vigueur. Article 12 : Litiges Les parties s engagent à rechercher une solution amiable à tous les différends ou litiges susceptibles de naître de l exécution ou de l interprétation du présent contrat. Le cas échéant, les tribunaux administratifs pourront en connaître. Article 13 : Correspondant Pour la bonne exécution du présent marché, le responsable au nom du titulaire sera : (à remplir impérativement) Mr ou Mme..... Adresse N de téléphone.. Mail. Cahier des Charges 10

11 III. DISPOSITIONS CONTRACTUELLES OFFRE DE PRIX valant Acte d Engagement Article 1 : Contractant Je soussigné Représentant l entreprise Adresse... N Siret :. N Téléphone - Après avoir pris connaissance du Cahier des Charges et des documents qui y sont mentionnés. - Et après avoir établi les documents prévus au Code des Marchés Publics, M engage sous réserve, conformément aux stipulations des documents visés ci-dessus à exécuter les prestations dans les conditions ci-après définies. L offre ainsi présentée ne me lie toutefois que si son acceptation m est notifiée dans un délai de 120 jours à compter de la date limite de remise des offres fixée par le Cahier des Charges. Article 2 : Prix MONTANT TOTAL DE L OFFRE (annuel) Montant H.T. de l Offre :... T.V.A. 19,6% :... Montant T.T.C. de l Offre :... Soit en TOUTES LETTRES T.T.C. : MONTANT TOTAL DE L OFFRE (pour les 5 ans) Montant H.T. de l Offre :... T.V.A. 19,6% :... Montant T.T.C. de l Offre :... Soit en TOUTES LETTRES T.T.C. : Cahier des Charges 11

12 Article 3 : Paiement La ville de BLAINVILLE SUR ORNE se libérera de la somme due au titre du marché sur présentation d une facture établie en 1 original et deux copies au nom de la ville de BLAINVILLE SUR ORNE, accompagnée du bon de commande correspondant. La facture est à adresser à : Mairie de Blainville sur Orne Service Finances 4 Rue du Général Leclerc BLAINVILLE SUR ORNE JOINDRE IMPERATIVEMENT UN RIB Compte ouvert au nom de.. Désignation du compte à créditer :.. Code banque Code Guichet Numéro de compte Clé RIB... IBAN :.. Établissement :. Adresse :. J affirme, sous peine de résiliation de plein droit à mes torts exclusifs, du marché ou de la passation du nouveau marché à mes risques et périls, que je ne tombe pas sous le coup de l interdiction prononcée par l article 50 de la loi du 14 avril 1952 et du décret N du 22 janvier 1954 pris pour son application (ou qu aucune des personnes visées dans la société pour laquelle j interviens, ne tombe pas sous le coup de l interdiction précitée. Marché accepté, le Daniel FRANÇOISE Fait en un seul exemplaire A, Le, Mention manuscrite «lu et approuvé» Cachet et Signature MAIRE DE BLAINVILLE SUR ORNE Cahier des Charges 12