Exposé du Congrès national des cadres en immobilier public (CNCIP) sur l'étalonnage

Transcription

1 Réunion générale annuelle des administrateurs généraux fédéraux-provinciaux-territoriaux des travaux publics Exposé du Congrès national des cadres en immobilier public (CNCIP) sur l'étalonnage Août 2013 Fred Towers, MBA CMA Directeur de la gestion du rendement opérationnel Ville de Toronto

2 Aperçu de l'exposé Utilité de l étalonnage Principe fondamental Quoi mesurer? critères de sélection des indicateurs de rendement clés (IRC) Méthodologie Résultats préliminaires de l'échantillonnage Analyse des forces, faiblesses, possibilités et menaces (FFPM) Prochaines étapes

3 Objectif premier Mieux comprendre les définitions de nos organisations (état des immeubles, inducteurs de coûts opérationnels, attribution des locaux et systèmes), en vue d'élaborer un cadre commun élargi qui aura une incidence sur le rendement des installations et qui permettra d'échanger nos pratiques exemplaires.

4 Principe fondamental Travailler, dans les trois ordres de gouvernement, sous la forme d une communauté de pratique dans laquelle les résultats liés au rendement sont échangés sans jugement et les organisations apprennent les unes des autres.

5 Critères de sélection des IRC Comparateurs publics et privés significatifs Coûts de fonctionnement et d entretien (F et E) Efficience organisationnelle Utilisation des locaux Efficacité organisationnelle Indice de l état des installations (IEI)

6 Critères de sélection des IRC Définition du fonctionnement et de l'entretien Nettoyage Réparation et entretien Routes et terrains Services publics Frais administratifs généraux Sécurité de l immeuble Coût total de la main-d'œuvre interne, contrats de nettoyage, lavage des vitres, lutte antiparasitaire, fournitures et équipement et gestion des déchets Coût total de la main-d'œuvre interne, fournitures et équipement, contrats relatifs aux ascenseurs, CVCA, électricité, éléments structuraux de la toiture, plomberie, sécurité incendie et sécurité des personnes, intérieur du bâtiment et stationnement Aménagement paysager et déneigement Charbon, électricité, gaz, mazout, vapeur, eau refroidie, eau et égouts Coût total de la main-d'œuvre de soutien administratif interne, frais de gestion, honoraires, dépenses générales de bureau et dépenses des employés Coût total de la main-d'œuvre interne, contrats de sécurité, fournitures et équipement

7 Critères de sélection des IRC Définition de l'utilisation des locaux Normes de la BOMA de 1996 sur la superficie utilisable et la superficie louable Nombre de milieux de travail et/ou nombre d'équivalents temps plein (ETP) Quatre mesures choisies : 1. superficie louable/milieu de travail; 2. superficie utilisable/milieu de travail; 3. superficie louable/etp; 4. superficie utilisable/etp.

8 Critères de sélection des IRC Définition de l'indice de l'état des installations IEI = Entretien différé Valeur de remplacement actuelle Entretien différé Coût total lié aux lacunes des installations en matière d'entretien, de réparation et de remplacement (renouvellement des immobilisations). Équivaut aux exigences de l'immeuble pendant son cycle de vie (année et valeur) qui n'ont pas été satisfaites au moment opportun. Valeur de remplacement actuelle («en fonction») Synonyme de «valeur à neuf» Exclut la valeur des terrains et la dépréciation.

9 Méthodologie Désignation de responsables Conception du sondage Collecte des données, interprétation et établissement de rapports

10 Résultats préliminaires Rapport sur un échantillon de résultats préliminaires Données non vérifiées IRC relatif au fonctionnement et à l entretien

11 Coût total du fonctionnement et de l entretien par pied carré et par ETP Immeubles à bureax appartenant à l Etat par participant Résultats préliminaires F et E Sondage du CNCIP de 2012 Coût total du fonctionnement et de l entretien par pied carré et par ETP Immeubles à bureax appartenant à l Etat par participant Coût ($) par pied carré Réponse 1 Réponse 2 Réponse 3 Réponse 4 Réponse 5 Réponse 6 Réponse 7 Coût (k$) par ETP Réponses au sondage

12 Résultats prélim. Occupation Rangées de données Milieux de travail soumis seulement Filtre Superficie louable/milieu de travail (MT) Superficie utilisable/milieu de travail 15 Aucun 24,1 m 2 /MT 21,2 m 2/ MT 14 Exclus > 40 m 2 l/mt 23,9 m 2 /MT 21,1 m 2 /MT 10 Exclus > 30 m 2 l/mt 23,0 m 2/ MT 20,0 m 2 /MT Rangées de données ETP soumis seulement Filtre Superficie louable/etp Superficie utilisable/etp Aucun 25,2 m 2 /ETP Données reçues incomplètes Exclus > 40 m 2 l/etp 22,8 m 2 /ETP Données reçues incomplètes 774 Exclus > 30 m 2 l/etp 21,4 m 2 /ETP Données reçues incomplètes Rangées de données MT et ETP soumis Filtre Superficie louable/mesure Superficie utilisable/mesure 39 Aucun 25,5 m 2 /MT 31,6 m 2 /ETP 33 Exclus > 40 m 2 l/mt 23,4 m 2 /MT 29,6 m 2 /ETP 23 Exclus > 30 m 2 l/mt 21,1 m 2 /MT 27,2 m 2 /ETP 20,4 m 2 /MT 25,2 m 2 /ETP 18,2 m 2 /MT 23,0 m 2 /ETP 15,9 m 2 /MT 20,4 m 2 /ETP

13 Résultats préliminaires IEI Catégorie de biens Note la plus basse Note médiane Note maximum Note moyenne Bureaux 1,3 % 10,4 % 37,4 % 11,8 % Entrepôts 0,9 % 4,8 % 34,2 % 11,2 % Ouvrages 0,3 % 2,6 % 43,6 % 12,3 % Parcs et loisirs 3,2 % 4,2 % 5,0 % 4,1 % Législatifs / judiciaires 0,0 % 2,9 % 19,9 % 7,6 % Éducatifs 2,3 % 3,8 % 5,4 % 3,8 % Correctionnels 2,1 % 4,3 % 6,4 % 4,3 % TOTAL : 1,9 % 9,5 % 39,0 % 11,5 %

14 Analyse FFPM Forces Bon instrument de sondage pour les trois mesures. Définitions claires pour les catégories reconnues à l'échelle de l'industrie. Engagement des membres visant à effectuer un étalonnage pour justifier les affectations de fonds et à améliorer le rendement du portefeuille immobilier.

15 Analyse FFPM Faiblesses Infrastructure de technologie de l information o Systèmes opérationnels disparates o Diverses méthodes de collecte des données o Écarts en matière d'établissement de rapports o Accès restreint aux données des impartiteurs Méthode «à la sauvette» Aucune ligne de visée sur les récompenses et les avantages organisationnels

16 Analyse FFPM Possibilités Groupe d'experts de l'ombi sur les installations Création d'une infrastructure organisationnelle nationale instrument de collecte de données Poste de chercheur

17 Analyse FFPM Menaces Manque de financement pour une infrastructure de base de données nationale Manque de financement opérationnel pour l'embauche de personnel

18 Prochaines étapes Examiner les résultats du sondage de 2013 pendant la séance de travail de l'automne du CNCIP. Concevoir le sondage de Envisager la possibilité d'élargir la participation au sondage en incluant les personnes qui ne sont pas membres du du forum.

19 Merci!