Acte d'engagement valant Cahier des Clauses Administratives Particulières (AE/CCAP)

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1 PREFECTURE DE LA REGION D ILE-DE-FRANCE, PREFECTURE DE PARIS Direction de la Modernisation et de l Administration Mission des Moyens Généraux Bureau des marchés et de la logistique, 5 rue Leblanc PARIS CEDEX 15 MISSION D'ASSISTANCE A LA GESTION TECHNIQUE DU PONANT 5 RUE LEBLANC PARIS Acte d'engagement valant Cahier des Clauses Administratives Particulières (AE/CCAP) PROCEDURE ADAPTEE (article 28 du C.M.P) Marché à bons de commande (article 77 du C.M.P)

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3 Immeuble PONANT 1 A.E. valant C.C.A.P. POUVOIR ADJUDICATEUR Préfecture de région d'ile-de-france, préfecture de Paris, 5 rue Leblanc Paris. ci-après dénommée " l'administration " SERVICE QUI PASSE LE MARCHE Direction de la Modernisation et de l'administration Mission des Moyens Logistiques - Bureau des marchés et de la logistique Objet du Marché : Exécution des prestations d'assistance pour la gestion technique du bâtiment "Ponant 1" sis 5 rue Leblanc Paris Lieu d exécution : Immeuble "Ponant 1" 5 rue Leblanc Paris Forme de la consultation : Procédure adaptée passé en application de l'article 28 du Code des Marchés Publics. Forme du Marché : Le Marché est un marché à bons de commande avec minimum et maximum HT conformément à la disposition de l article 77 du Code des Marchés Publics. Prix du Marché : Le Marché à prix unitaires et fermes conformément aux dispositions des articles 17 et 18 du Code des Marchés Publics. Personne habilitée à donner des renseignements prévus à l'article 109 du Code des Marchés Publics : Préfecture de région d'ile-de-france, préfecture de Paris, 5 rue Leblanc Paris Bureau des marchés et de la logistique Personne habilitée à recevoir des documents devant être adressés à la personne publique : Préfecture de région d'ile-de-france, préfecture de Paris, 5 rue Leblanc Paris Bureau des marchés et de la logistique

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5 Immeuble PONANT 1 A.E. valant C.C.A.P. - Annexe 1 Page 1 Sommaire CHAPITRE 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES...2 ARTICLE 1. CONTRACTANT TITULAIRE DU MARCHÉ...2 ARTICLE 2. OBJET DU MARCHÉ OBJECTIFS DE RÉSULTATS Objet du Marché Nature des prestations Obligation de moyens et de résultats Clause de déontologie...4 ARTICLE 3. PIÈCES CONSTITUTIVES DU MARCHÉ...4 ARTICLE 4. DURÉE DU MARCHÉ - CONDITIONS ET DÉLAIS D'EXÉCUTION Durée du Marché Conditions, ordre et délais d'exécution...5 ARTICLE 5. RÉMUNÉRATION DES PRESTATIONS - MONTANT DU MARCHÉ Rémunération des prestations Montant du Marché...5 ARTICLE 6. SOUS TRAITANCE...5 ARTICLE 7. CONDITIONS DE PAIEMENT Avance sans objet Modalités de règlement...6 ARTICLE 8. UTILISATION DES RÉSULTATS (OPTION A)...6 ARTICLE 9. MODALITÉS D'EXÉCUTION DES PRESTATIONS Réception des documents...7 ARTICLE 10. PÉNALITÉS ET RÉFACTIONS...7 ARTICLE 11. RELATIONS ENTRE LES PARTIES - DISPOSITIONS RELATIVES AU PERSONNEL Relations entre les parties Dispositions relatives au personnel du Titulaire...8 ARTICLE 12. ASSURANCES...8 ARTICLE 13. DÉROGATIONS...9 ARTICLE 14. RÉSILIATION...9 ARTICLE 15. LITIGES...9 ARTICLE 16. DÉCLARATION DU TITULAIRE...10 ANNEXE 1 : Bordereau des Prix Unitaires

6 Immeuble PONANT 1 A.E. valant C.C.A.P. - Annexe 1 Page 2 CHAPITRE 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES Article 1. Contractant titulaire du Marché Je soussigné(e) : Agissant en qualité de : Au nom et pour le compte de la Société (intitulé complet et forme juridique de la société) :.... ci-après dénommé «le Titulaire» Au capital de : Ayant son siège social à (adresse, n de téléphone et de télécopie) :..... Immatriculée à l'i.n.s.e.e. : Numéro d'identité de l'établissement (SIRET) : Nomenclature des activités Françaises (N.A.F.) : Numéro d inscription au Registre du commerce et des sociétés (R.C.S.) :.. Numéro d inscription au Répertoire des métiers :.... Après avoir produit les certificats, déclarations et attestations prévus aux articles 44, 45 et 46 du Code des Marchés Publics. Après avoir pris connaissance de toutes les pièces du Marché, et après avoir apprécié, à mon point de vue et sous ma responsabilité, la nature et l importance des prestations à réaliser, m engage envers l Administration qui accepte, à les exécuter conformément aux stipulations du Marché. L'offre ainsi présentée ne me lie toutefois que si son acceptation m'est notifiée dans un délai de 90 jours, à compter de la date limite de remise des offres fixée par le règlement de consultation.

7 Immeuble PONANT 1 A.E. valant C.C.A.P. - Annexe 1 Page 3 Article 2. Objet du Marché Objectifs de résultats 2.1. Objet du Marché Le marché a pour objet un ensemble de prestations intellectuelles réalisées dans le cadre d'une mission d'assistance et de conseil pour l'exploitation, la maintenance, la programmation de travaux et la conduite d opération dans le bâtiment Ponant 1 sis 5 rue Leblanc à Paris 15 ème. La description des prestations et leurs spécificités sont détaillées dans le présent Acte d Engagement valant Cahier des Clauses Administratives Particulières et dans le Cahier des Clauses Techniques Particulières et leurs annexes. L Administration se réserve le droit de modifier le périmètre du marché (diminution ou extension) par voie d avenant. Ces prestations incombent à la préfecture de la région d Ile de France, Préfecture de Paris au titre de l article 7 du contrat de crédit-bail immobilier HSBC/Etat, signé le 29 juin 2012, qui met à sa charge les travaux de rénovation et d aménagement du bâtiment Nature des prestations Les prestations d'assistance et de conseil sont susceptibles d être réalisées sans que cette liste puisse être exhaustive : Conduite d opération sous maîtrise d œuvre externe, rédaction de comptes rendus ; réunions mensuelles d'exploitation maintenance ; comptes rendus des réunions mensuelles ; contacts avec les entreprises prestataires ; suivi des tableaux de bords et contrôle de la bonne exécution des prestations d'exploitation maintenance ; suivi des travaux d entretien et de maintenance immobiliers ; études spécifiques en rapport avec l'exploitation maintenance ; évaluation des besoins et préparation des demandes de budget formées au titre de l entretien et de la maintenance immobiliers. Les prestations doivent être exécutées suivant les modalités déterminées dans le CCTP Obligation de moyens et de résultats Ce Marché comporte pour le Titulaire une obligation générale de résultat avec mise en œuvre de moyens minimaux décrits dans les différentes pièces du Marché et dans le mémoire technique d organisation du Titulaire pour les prestations objet du Marché qui constitue un ensemble techniquement et juridiquement indissociable. Les objectifs consistent à suivre les marchés d exploitation et de travaux en cours garantissant : le maintien dans le temps de la qualité et de l image du bâtiment ainsi que la qualité des services ; une adéquation aux conditions propres d utilisation du bâtiment (contraintes d environnement physiques et humaines) ; l optimisation et la maîtrise des coûts dans leur globalité (gestion à court, moyen et long terme). Pour l ensemble des missions qui lui incombent, le Titulaire s engage : à travailler en étroite concertation et collaboration avec l'administration ;

8 Immeuble PONANT 1 A.E. valant C.C.A.P. - Annexe 1 Page 4 à proposer une équipe pour réaliser les différentes prestations (transmission des C.V. et références) ; à rendre compte à l'administration, dès qu il en a connaissance, de la nécessité de procéder à des opérations destinées à assurer : - la sécurité et la sûreté du personnel, du public et du personnel des entreprises intervenant dans le bâtiment ; - la mise en conformité du bâtiment et ouvrages et le respect des règlementations en vigueur ; - une parfaite conservation de l ouvrage ; - une amélioration des conditions de travail du personnel et du service offert au public. Le Titulaire reconnaît avoir une connaissance suffisante de la consistance des locaux, de la consistance des équipements et installations concernés par sa mission ainsi que des contraintes inhérentes au site (implantation géographique, spécificité des accès aux locaux, etc ). Le Titulaire ne peut donc se prévaloir de la méconnaissance ou de l insuffisance d informations sur les installations pour ne pas exécuter tout ou partie des prestations nécessaires à l accomplissement de ses missions dans le cadre défini par le présent acte d engagement et le C.C.T.P. Il demeure le seul responsable des erreurs qui peuvent se produire de son fait Clause de déontologie Le Titulaire déclare n être lié, de quelle que manière que ce soit, avec aucune des entreprises (individuelles ou en groupement) titulaires d un ou de plusieurs marchés actuellement en cours pour les prestations d exploitation et de maintenance entrant dans ses missions. Il s engage à signaler immédiatement à l'administration, tout lien d intérêt, qu elle qu en soit la forme, qui viendrait à s établir avec une de ces entreprises ou avec une entreprise candidate à un futur marché public. Si l'administration estime que de tels liens sont incompatibles avec la réalisation des missions à exécuter au titre du Marché, il peut résilier le Marché dans les conditions prévues par l article 32 du CCAG de référence. Si le Titulaire n a pas signalé ces liens, l'administration, quand elle en a connaissance, peut appliquer les mesures prévues à l article 36 du CCAG de référence. Article 3. Pièces constitutives du Marché Les pièces qui régissent la réalisation des prestations sont énumérées ci-dessous. Le Titulaire déclare en avoir pris connaissance et en accepter toutes les clauses. Ces pièces constitutives du Marché sont listées dans un ordre de priorité décroissant. Sauf erreur manifeste, cet ordre de priorité prévaut en cas de contradictions dans le contenu des pièces. a) Les pièces particulières - Le présent Acte d'engagement (A.E.) valant Cahier des Clauses Administratives Particulières (C.C.A.P) et ses annexes daté et signé par le représentant qualifié du Titulaire, - le Bordereau des Prix Unitaires (B.P.U), - déclarations de sous-traitance éventuelles, - le Cahier des Clauses Techniques Particulières (C.C.T.P) - le mémoire justificatif des dispositions et des moyens en personnel et matériels que le Titulaire se propose d'adopter pour l'exécution des prestations. b) Les pièces générales Pour tout ce à quoi il n est pas dérogé par les stipulations des pièces particulières, le Marché sera régi par le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés de prestations intellectuelles passés par l Etat (option A) approuvé par l arrêté du 16 septembre 2009 en vigueur au premier jour du mois d établissement des prix

9 Immeuble PONANT 1 A.E. valant C.C.A.P. - Annexe 1 Page 5 Nota important : L attention du Titulaire est attirée sur le fait que bien qu il ne soit pas joint, le document général cité au b) ci-dessus est rendu contractuel par le Marché. Article 4. Durée du Marché - Conditions et délais d'exécution 4.1. Durée du Marché Le Marché est conclu pour une durée de 3 mois renouvelable 3 fois par reconduction expresse à compter de la date de sa notification. Sa durée maximale n excédera pas 1 an ou pour un montant global de HT. Cette décision sera notifiée au Titulaire 15 jours avant la fin de la période en cours par lettre recommandée avec accusé de réception. Le Titulaire du Marché ne peut refuser ces reconductions Conditions, ordre et délais d'exécution a) Les prestations sont réalisées selon les modalités suivantes : Chaque fois que l administration aura recours aux services du titulaire elle le sollicitera par courrier ou courriel. Le titulaire adressera alors un devis selon le BPU, sous 48 h par courriel, dont l acceptation par l administration vaudra ordre de service b) Annulation/suspension et modification d une prestation L Administration se réserve la possibilité à tout moment, de suspendre ou de mettre fin à l exécution des prestations avant l achèvement de celle-ci par une décision d annulation. Article 5. Rémunération des prestations - Montant du Marché 5.1. Rémunération des prestations Les coûts comprennent toutes les sujétions découlant de l exécution des prestations et notamment tous les frais de transport, de fourniture de matériels, les droits pouvant frapper les fournitures, toutes les charges fiscales et parafiscales ou autres frappant obligatoirement les prestations, les assurances, ainsi que les frais généraux et le bénéfice du Titulaire. Les prestations sont réalisées conformément à toutes les pièces du marché par application des prix unitaires indiqués au bordereau de prix, fermes pour la durée du marché Montant du Marché Le Marché ne comporte pas de montant minimum et ne pourra dépasser HT. Article 6. Sous Traitance Le Titulaire peut sous-traiter l exécution de certaines parties de son Marché conformément aux dispositions de l article de l'article 3.6 du C.C.A.G. de référence. Il est précisé que le recours à la sous-traitance sans acceptation préalable du sous-traitant et sans agrément préalable des conditions de paiement expose le Titulaire à l application des mesures prévues à l'article 32 du C.C.A.G. de référence.

10 Immeuble PONANT 1 A.E. valant C.C.A.P. - Annexe 1 Page 6 En cas de recours à la sous-traitance, le Titulaire devra remplir l imprimé DC4 (acte spécial de sous-traitance) pour la déclaration et l acceptation de chaque sous-traitant. Article 7. Conditions de paiement 7.1. Avance sans objet 7.2. Modalités de règlement Le mode de règlement retenu est le virement. En application du crédit-bail susvisé, les factures seront honorées par HSBC. Facturation Les factures sont établies par le Titulaire en deux exemplaires (un original et une copie) à l'ordre de HSBC Real Estate Leasing, 15rue Vernet PARIS (France), conformément à l article 7.3 du crédit-bail déjà cité qui fixe les modalités de transmission des factures, pour en assurer le règlement et sont à adresser à : Préfecture de Région d'ile de France, Préfecture de Paris Direction de la modernisation et de l administration Mission des moyens généraux Bureau des marchés et de la logistique 5 rue Leblanc PARIS Les factures sont établies à l issue de chaque période, prenant en compte l ensemble des prestations réalisées au cours de la période écoulée. Outre les mentions légales, les factures devront impérativement comporter les renseignements suivants : - le nom et l adresse du Titulaire, - le n SIREN ou SIRET du Titulaire, - la date de la facture, - l objet du Marché, - l intitulé et le numéro du compte bancaire ou postal à créditer, - la nature des prestations réalisées, - les dates de début et fin d exécution, - le montant hors T.V.A. de la prestation exécutée, éventuellement ajusté ou remis à jour, - le prix des prestations accessoires, - le taux et montant de la T.V.A. et le montant total toutes taxes comprises. Article 8. Utilisation des résultats (Option A) L OPTION du Cahier des Clauses Administratives Générales- Prestations Intellectuelles retenue est l option A. Dans ce cadre, le Titulaire autorise l Administration à utiliser librement les documents et résultats des prestations qu il a réalisées. Cette utilisation comporte un droit de reproduction, de traduction, d adaptation, de mise à disposition sur tout support graphique et/ou d enregistrement actuel ou futur (papier, CD-ROM, DVD ) ainsi qu un droit de représentation par tout procédé actuel ou futur de communication au public et un droit de reprographie, privée ou non. Ces droits sont acquis pour tout pays.

11 Immeuble PONANT 1 A.E. valant C.C.A.P. - Annexe 1 Page 7 Article 9. Modalités d'exécution des prestations 9.1. Réception des documents Les documents éventuels à fournir par le Titulaire pourront être transmis à l Administration par courriel au format PDF. Les documents à remettre sont définis dans le C.C.T.P et rappelés ci-après : - Compte rendu des réunions Délais Le point de départ du délai d exécution des prestations est déterminé par la date de la commande. Article 10. Pénalités et réfactions Les pénalités et réfactions sont applicables en cas de non-respect par le Titulaire de ses engagements contractuels. Les pénalités sanctionnent un retard ou le non-respect d une des clauses du Marché. Les réfactions sanctionnent la mauvaise exécution des prestations. Les pénalités et réfactions sont cumulables entre elles, elles sont déductibles des règlements à effectuer au Titulaire. Dans l hypothèse où il y aurait une relation de cause à effet entre deux pénalités, la pénalité la plus forte est prise en considération. Les pénalités ne s appliquent pas en cas de forces majeures. L Administration apprécie librement, en fonction de la qualité générale de l exécution des prestations, l opportunité de mettre en œuvre les pénalités et les réfactions. Par dérogation à l article 14 du CCAG PI, les pénalités seront calculées selon les modalités suivantes, elles s appliquent sans mise en demeure préalable : Non remise des documents dans les délais En cas de non remise d un des documents, le Titulaire encourt une pénalité forfaitaire, sans mise en demeure préalable, de cinquante (50) euros hors taxe et par manquement constaté. Retard dans la remise des documents En cas de remise des documents au-delà du délai contractuel, éventuellement assorti de prolongation telle que prévue à l article du présent acte d engagement, le Titulaire encourt, sans mise en demeure préalable, une pénalité calculée par application de la formule suivante : dans laquelle : P : montant des pénalités P = (V * R) / 100 V : valeur pénalisée. Cette valeur est égale à la valeur de la sous-mission ou tranche concernée (pour les tranches sans mission) par le retard. Cette valeur est celle des prix figurant au Marché non révisés. R : nombre de jours de retard. Article 11. Relations entre les parties - Dispositions relatives au personnel Relations entre les parties Pendant la période d exécution du Marché, tous les échanges d informations techniques complémentaires entre le Titulaire et l Administration seront effectués par écrit. Les éventuelles décisions prises devront en tout état de cause se limiter à un cadre strictement contractuel et ne pourront donner lieu à des acceptations de dérogations au Marché tant au plan technique que commercial (aménagements ou suppléments de prix, report de délais, etc ).

12 Immeuble PONANT 1 A.E. valant C.C.A.P. - Annexe 1 Page Dispositions relatives au personnel du Titulaire 2.a. Personnels du Titulaire Les personnels du Titulaire sont nommément désignés dans le mémoire justificatif en vue de l exécution des prestations du Marché. Ils demeurent en permanence sous les seules, subordination et direction, de leur employeur. L organigramme nominatif et fonctionnel de l équipe intervenant dans le cadre du Marché indique les qualifications de chaque membre du personnel et les attributions de ce personnel. Le Titulaire doit informer l'administration de tout changement de personnel en cours de Marché. Les prestations sont exécutées sous la direction du Titulaire qui doit se conformer strictement aux prescriptions des représentants de l'administration. 2.b. Obligations de réserve Le personnel du Titulaire et le personnel de ses éventuels sous-traitants sont astreints aux mêmes règles de secret et de discrétion que les agents de l Administration. Le Titulaire s engage à appliquer et à faire appliquer le secret professionnel sur les informations et documents auxquels il aura accès pendant l exécution du Marché. Il s oblige donc notamment à tenir strictement confidentiels et à ne pas divulguer les documents et informations dont il aura directement ou indirectement connaissance, dans le cadre du Marché, à quelque titre que ce soit. Le Titulaire s engage à restituer l ensemble des documents remis par l Administration à l expiration du Marché. Conformément à l article 1120 du Code Civil, le Titulaire se porte fort pour tout son personnel (salariés collaborateurs) et ses sous-traitants des engagements définis ci-dessus. 2.c. Réglementation et comportement Le Titulaire est responsable de son personnel, qui doit se conformer à tous les règlements généraux (code du travail, hygiène, sécurité incendie, etc ) et au règlement intérieur de l établissement, en particulier les conditions d accès au bâtiment. Dans un délai de 15 jours à compter de la notification du Marché, le Titulaire ainsi que ses éventuels sous-traitants devront fournir la liste des personnels devant intervenir sur les sites en vue de la délivrance d une autorisation d accès. Cette liste devra être tenue à jour. Les travailleurs étrangers devront être munis du titre les autorisant à exercer une activité salariée en France lorsque la possession de ce titre est exigée, en vertu soit de dispositions législatives ou réglementaires, soit de traités ou d accords internationaux. Le personnel du Titulaire fait preuve d un comportement exempt de tout reproche à l égard des tiers et des usagers du bâtiment. Article 12. Assurances Le Titulaire doit justifier qu'il est titulaire d'une police d'assurance de responsabilité civile garantissant sa responsabilité civile délictuelle, quasi-délictuelle et contractuelle à l'égard des tiers et de l'administration en cas d accident ou de dommage susceptibles d être causé par l exécution des prestations. La garantie devra être suffisante. La police d'assurance devra être communiquée à l'administration au plus tard dans les quinze jours à dater de la notification du Marché et, dans le même délai, au début de chaque nouvelle période annuelle. Le Titulaire s'engage à prévenir l'administration de toutes modifications dans ses polices d'assurances. En cas d existence d une franchise dans le contrat souscrit par le Titulaire, celle-ci est inopposable à l Administration.

13 Immeuble PONANT 1 A.E. valant C.C.A.P. - Annexe 1 Page 9 Article 13. Dérogations L article 10 du présent acte d engagement déroge à l article 14 du CCAG de référence. Article 14. Résiliation Le Marché pourra être résilié dans les conditions prévues aux articles 29 à 36 du CCAG-PI. Article 15. Litiges En cas de litige résultant de l'application des clauses du présent AE valant CCAP, la loi française est seule applicable.

14 Immeuble PONANT 1 A.E. valant C.C.A.P. - Annexe 1 Page 10 Article 16. Déclaration du Titulaire En application de l article 46 du Code des Marchés Publics, le Titulaire et ses sous-traitants sont tenus d établir et de transmettre à l Administration, à la date de la signature du contrat et tous les six (6) mois jusqu à la fin de l exécution du Marché, une attestation sur l honneur de la réalisation du travail par des salariés employés régulièrement au regard des articles D ou D et D du Code du Travail. FAIT EN UN SEUL ORIGINAL, à.., le (signature et cachet du Titulaire) VISAS DU CONTROLEUR FINANCIER EST ACCEPTÉE LA PRÉSENTE OFFRE POUR VALOIR ACTE D'ENGAGEMENT Fait à Paris, le.. Pour l'administration REÇU NOTIFICATION DU MARCHÉ. (signature et cachet de l'entrepreneur) le : REÇU L AVIS DE RÉCEPTION POSTAL DE LA NOTIFICATION DU MARCHÉ EN DATE DU :

15 PREFECTURE DE REGION D ILE-DE-FRANCE, PREFECTURE DE PARIS Direction de la Modernisation et de l Administration Mission ressources Humaines, budget et logistique Bureau des marchés et de la logistique, 5 rue Leblanc PARIS MISSION D'ASSISTANCE A LA GESTION TECHNIQUE DU PONANT 5 RUE LEBLANC PARIS Acte d'engagement valant Cahier des Clauses Administratives Particulières (AE/CCAP) ANNEXE 1 Bordereau des Prix Unitaires (BPU)

16 Immeuble PONANT 1 A.E. valant C.C.A.P. Annexe 2 Page 2 Bordereau des Prix Unitaires Désignation Durée PU ( HT) Compte-rendu Présence sur site Présence sur site Présence sur site Assistance à rédaction de pièces de marché unité 1 H ½ journée 1 journée unité