Présentation de ViaTrajectoire Lieu Date

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1 Présentation de ViaTrajectoire Lieu Date

2 ViaTrajectoire permet : Une orientation personnalisée pour faciliter le parcours des patients à leur sortie d hospitalisation, Aujourd hui : ViaTrajectoire vise à améliorer l orientation des patients hospitalisés en MCO vers une prise en charge en SSR ou HAD Demain : la poursuite de l orientation vers le secteur médicosocial. 2

3 ViaTrajectoire : son histoire Initié en région Rhône-Alpes en 2007 Créé par la DSI des Hospices civils de Lyon 12 régions utilisatrices : Alsace Auvergne Haute Normandie Basse Normandie Ile de France Pays de la Loire Poitou Charente Rhône-Alpes Nord Pas-de-Calais Languedoc-Roussillon Limousin Picardie Près de professionnels déclarés en France Plus de 2000 établissements déclarés Près de connexions par jour 17/01/2014 Près de 1000 Propriété patients du GCS admis Télésanté en SSR/HAD Aquitaine par jour 9 régions en cours de déploiement : Champagne-Ardenne Franche-Comté Bourgogne Midi-Pyrénées Réunion / Mayotte Aquitaine Guadeloupe Centre Martinique 3

4 Pourquoi le déploiement de ViaTrajectoire en Aquitaine? Une volonté de l ARS Aquitaine Des directives nationales : des décrets de 2008 à l instruction aux ARS du 1 février 2013 Un outil d aide à l amélioration de la fluidité des parcours de soins des patients pour répondre aux objectifs du PRS aquitain L Aquitaine : une des dernières régions à ne pas disposer d un tel outil à l échelon régional. ViaTrajectoire : Démonstration de l efficacité et fiabilité de l outil exprimée par les régions utilisatrices, Cohérence et intégration des flux interrégionaux : ViaTrajectoire est utilisé par toutes les régions limitrophes à l Aquitaine. 4

5 avec quel partenariat? Promoteur et financeur : Maître d ouvrage délégué : Support de la coordination générale du déploiement Un Comité de Pilotage constitué en janvier 2013 : les fédérations hospitalières l URPS médecins l ARS L équipe Via-Trajectoire : 1 coordination régionale : directrice programme et coordinatrice administrative 3 coordinations territoriales : médecin et assistant(e) de coordination 5

6 Les représentants des fédérations hospitalières dans le comité de pilotage : Les représentants FHP : Mme Colombo, Dr Bégué (Marienia), Mr Daban (Les Terrasses) et Mme Delanys (Polyclinique Bordeaux Nord). Les représentants FHF : Mme Jonas (CH de Périgueux), Dr Patry (CH de Mont de Marsan) et Dr Rouleaud (CH de Pau). Les représentants FEHAP : Mme Rustichelli (MS Marie Galène), Dr Germain (Hôpital du Bouscat) et Dr Coustets (Santé Service Bayonne). Les représentants UGECAM : Mme GAILLARD (UGECAM). 6

7 Le GCS TéléSanté Aquitaine (TSA) C EST QUOI GCS Droit privé / Mut. de moyens 100 adhérents Maîtrise d ouvrage E-Santé ARS Aquitaine Relais régional ASIP Santé Plateforme de Services e-santé Médical et Médico-social utilisateurs professionnels Usagers de santé : de + en + de bénéficiaires et d utilisateurs POURQUOI Pour favoriser le développement de la e-santé sur le territoire Aquitain : Faciliter la coordination des soins Réduire les inégalités territoriales Accompagner les nouvelles organisations (MAIA, MSP ) Faciliter la production de soins Ingénierie e-santé Conception -> Déploiement Support utilisateurs Formations NOS METIERS Analyses des usages Accompagnement au changement individuel et collectif Approches par Projet et par Maillage COMMENT Mise à disposition d outils et services Messagerie sécurisée DMP Plateforme de communication Dispositifs de Télémédecine Sites collaboratifs Web conférence Enquêtes / Décisionnel 7

8 L équipe ViaTrajectoire : les coordinations Une équipe de 7 personnes dont la constitution a débuté en mars 2013 : 1 coordination régionale basée à TSA : Dr Isabelle JAMET, Directrice programme et Soazic LEFRANT, Coordinatrice administrative. 3 coordinations territoriales (basées sur le lieu d exercice du médecin coordinateur) : Coordination GIRONDE Dr Isabelle JAMET Noélie RUFO Coordination Nord Aquitaine Dr Joël TRIAS Séverine COUSSOOU Centre Hospitalier de Libourne Coordination Sud Aquitaine Dr Bernard MATHARAN Olivier VICOGNE Centre Hospitalier de Dax 8

9 L accompagnement par les Coordinations Territoriales ViaTrajectoire : leur rôle auprès des établissements Planifier et organiser des sessions de formations Accompagner les utilisateurs : réunions d information, appui téléphonique à la demande Etre l interlocuteur privilégié du réfèrent établissement et de la direction leurs missions dans le territoire Veiller à la qualité et la mise à jour de l annuaire Suivre le déploiement de l usage : quantitatif et qualitatif Recueillir les demandes d amélioration de l outil et informer des mises à jour : rôle d interface entre utilisateur et promoteur (HCL) Animer une dynamique territoriale entre prescripteurs (MCO) et receveurs (SSR, HAD) : les clubs utilisateurs Mettre à disposition des résultats d analyses de flux de patients 9

10 Dans les établissements de santé : les référents ViaTrajectoire : Médecin référent Interlocuteur médical auprès de la Coordination Territoriale ViaTrajectoire Relais d informations entre la Coordination Territoriale et les praticiens Référent établissement Directeur référent Ces 3 fonctions peuvent être cumulées ou dissociées Interlocuteur principal de la Coordination Territoriale ViaTrajectoire Gestion des comptes utilisateurs Personne ressource pour les utilisateurs Formateur en interne Interlocuteur privilégié de la Direction auprès de la Coordination Territoriale ViaTrajectoire Rôle promotionnel et d arbitrage 10

11 pour quels établissements? 141 établissements sanitaires : Dans la première phase du déploiement : Les établissements qui ont une activité SSR Les structures d HAD Objectifs : - renseigner l annuaire (ou répertoire) des structures et unités - former à la réception des demandes d admission et à la prescription Dans la deuxième phase du déploiement : Les établissements qui ont une activité MCO Objectif : former à la rédaction et envoi des demandes d admission (prescription). 11

12 Les principales étapes : 24 septembre Réunion régionale de lancement OCTOBRE NOVEMBRE Réunions territoriales Clubs utilisateurs (MCO-SSR- HAD) Production et diffusion de statistiques Préparation déploiement TEST Annuaire SSR HAD TEST Formation prescripteurs MCO Mars à août 2013 Juillet à sept Oct à février 2014 Avril 2014 à septembre 2015 Constitution et formation des 3 Coordinations Territoriales Test ES SSR volontaires Formations SSR/HAD Remplissage annuaire Test ES MCO volontaires Formation prescription Mars 2014 Formations SSR/HAD Réception + Prescription 24 mars : Ouverture annuaire 12

13 Le calendrier pour un établissement SSR ou HAD : Annuaire SSR/HAD Ouverture Annuaire Réception demandes Oct à février 2014 Mars 2014 Action Coordinations Formation remplissage annuaire Formation réception + prescription Lieu Etablissement Réunion SSR/HAD Objectifs Acteurs - Présentation générale - Formation réfèrent - Annuaire pour une unité SSR ou HAD - Référents et personnels concernés par les admissions - Médecin, cadre de santé d une unité Action Etablissement Renseigner annuaire pour toutes les unités SSR ou HAD Mise à jour annuaire Réceptions 13

14 Le calendrier pour un établissement MCO : Ouverture Annuaire Mars 2014 Formation prescripteurs MCO Avril 2014 à septembre 2015 Action Coordinations Création unités prescriptrices Formation prescription Lieu Etablissement Objectifs - Présentation générale - Formation réfèrent - Rédaction et gestion d une demande (dossier patient) Acteurs Action Etablissement - Référents et personnels concernés par les prescriptions - Médecin, cadre de santé d une unité Prescriptions 14

15 Le calendrier pour un établissement SSR, HAD et MCO : Annuaire SSR/HAD Ouverture Annuaire Réception demandes Formation prescripteurs MCO Oct à février 2014 Mars 2014 Avril 2014 à sept Action Coordinations Formation remplissage annuaire Formation réception + prescription Formation prescription Lieu Etablissement Réunion SSR/HAD Etablissement Objectifs - Présentation générale - Formation réfèrent (1) - Annuaire pour une unité SSR ou HAD - Présentation générale (MCO) - Formation réfèrent (2) - Rédaction et gestion d une demande (dossier patient) Acteurs Action Etablissement Renseigner annuaire pour toutes les unités SSR ou HAD - Référents et personnels concernés par les admissions - Médecin, cadre de santé d une unité Mise à jour annuaire Réceptions - Référents et personnels concernés par les prescriptions - Médecin, cadre de santé d une unité Prescriptions 15

16 Les modalités de calendrier de formation dans les établissements : Formation annuaire sur sites (SSR-HAD) Chacun des 3 territoires divisé en zones géographiques, Prise en compte de contraintes spécifiques à certains établissements Structures de capacité importante avant fin janvier (délai de 3 à 4 semaines pour la réalisation de l annuaire par l établissement) Formation prescription sur sites (MCO) Phase de test dans établissements volontaires Formation prioritaire auprès des services ou unités forts prescripteurs de transferts SSR ou HAD Par unité, service ou pôles En lien étroit avec les Coordinations Territoriales pour arrêter le calendrier 16

17 ViaTrajectoire : le site internet Annuaire descriptif des structures SSR et HAD Etablissement Unité de soins SSR/HAD Unité de soins SSR/HAD Unité de soins SSR/HAD Infos générales Unité de soins Ressources et soins techniques Consultations Infos générales Pathologies thesaurus Personnel Ressources et soins techniques Filières Couverture géographique 17

18 ViaTrajectoire : accès à l annuaire 18

22 ViaTrajectoire : un outil médicalisé 22

23 ViaTrajectoire : un outil médicalisé focus sur le thésaurus médical Réparti en 2 classes d âge : adulte-personne âgée et enfant Les pathologies classées en famille, sous-famille et type de pathologies : 18 familles pour la catégorie adultes-pa et 15 familles pour la catégorie enfants Des précisions relatives aux objectifs de prise en charge du patient ex : Pour prise en charge spécialisée (dont appareillage), réadaptation professionnelle et éducation du patient aux conditions liées au patient et à son environnement ex : L'état du patient nécessite des soins très spécifiques, qui ne peuvent être réalisés que dans une structure spécialisée 23

24 ViaTrajectoire : le site internet Accès restreint pour lesquels des comptes utilisateurs sont créés (charte d utilisation, différents profils, login et mot de passe) : Une fiche d admission standardisée renseignée par l unité MCO, Un moteur Web de gestion dynamique et sécurisée des échanges entre les unités de soins MCO, SSR et HAD en vue de l admission des patients, Un moteur d analyse qui permet la recherche d unités adaptées proche du domicile du patient, Un tableau de bord des demandes/réponses Un module statistique destiné à analyser les flux de patients entre services. 24

25 ViaTrajectoire : le circuit d une demande MCO Etape 1: Initialiser / rédiger la demande SSR Hôpital H MOTEUR Annuaire Etape 3 Consulter et répondre Etape 5: Confirmer une réponse Etape 2 : Envoyer la demande Etape 4: Suivre ses demandes Etape 3 Consulter et répondre Etape 6: Finaliser la demande 3 Etape 3 Consulter et répondre 25

26 Un cas pratique 26

27 ViaTrajectoire : la consultation des statistiques 27

28 ViaTrajectoire : l information des patients le livret d accueil Informer le patient que dans le cadre de sa prochaine admission dans une unité SSR ou HAD des données le concernant seront transmises informatiquement par le logiciel d orientation «ViaTrajectoire». Les informations médicales et administratives sont traitées par des professionnels de santé dans le strict respect du secret médical. Il est possible au patient de s opposer au recueil et au traitement des données nominatives.(art 36, loi du 6 janvier 1978) Le logiciel ViaTrajectoire est déclaré à la CNIL sous le numéro Un modèle d information est disponible sur le site internet viatrajectoire-aquitaine.fr dans la rubrique «Supports». 28