Mon cabinet, Une entreprise performante et innovante. Atelier 1 : #Zéro papier, 26ème Congrès IFEC 5 & 6 Juillet comment faire?

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1 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle 3 : Mn cabinet, Une entreprise perfrmante et innvante Rapprteur Délégué : Denis BARBAROSSA Atelier 1 : #Zér papier, 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité cmment faire? 1

2 Bris SAUVAGE Président du CJEC Rémy REINHARDT Expert-cmptable et cmmissaire aux cmptes 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 2

3 PLAN 1. Purqui? 2. La démat, c est qui? 3. Ça change qui? 4. De nuvelles habitudes de travail 5. Quelques illustratins 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 3

4 Et maintenant que fait-n? 6. Cartgraphier l existant 7. Les espaces 8. Les flux 9. Les dcuments 10. Les accès 11. L infrastructure 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 4

5 En rute vers un cabinet dématérialisé 12. La GED 13. La cllecte 14. La restitutin 15. Les difficultés rencntrées 16. Le budget 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 5

6 1 - Purqui? Cnfrt Mbilité Prductivité Organisée de nuveaux services au sein du cabinet, pur les clients. 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 6

7 2 - La démat, c est qui? gestin infrmatique des : flux dcuments plus large que la numérisatin s appuie sur un util : la GED, GEIDE 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 7

8 3 - Ça change qui? cadre au travail cllabratif nuveaux services utilisateurs la relatin client impliqué transparence cntinue et captif 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 8

9 4 - De nuvelles habitudes de travail repenser sn infrastructure infrmatique signer l ergnmie : écrans scanners ne pas ublier l espace «persnnel» 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 9

10 5 - Quelques illustratins data-rm un espace cllabratif prpsé par l Expert-cmptable cllecte des infrmatins du client factures, stcks, feuilles de caisse mise à dispsitin éléments du DP, déclaratins, tableau de brd, utils de calcul 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 10

11 Et maintenant, cmment fait-n? 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 11

12 6. Cartgraphier l existant - les espaces - les flux - les dcuments - les accès - l infrastructure infrmatique 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 12

13 7. Les espaces cmmun au cabinet mdèles de currier ntes internes espaces individuels dédiés par activité dssiers clients 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 13

14 8. Les flux - regarder le cabinet en prenant du recul : de l extérieur flux entrants (factures clients, dcuments de cllecte ) flux srtants (EDI, mais aussi le currier) de l intérieur circulatin d une demande différentes étapes 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 14

15 9. Les dcuments les principaux types gérer les accès les cycles de vie chaque dcument numérisé dit cnnaître sa date de destructin Ne pas ublier les mails, chats, vidé, audi 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 15

16 10. Les espaces - l util n est pas magique - ne brisez pas l élan des utilisateurs - le premier risque infrmatique : c est l utilisateur 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 16

17 11. L infrastructure dispnibilité uverture extérieure chix archivage cnfrt utilisateur 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 17

18 En rute vers un cabinet dématérialisé 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 18

19 12. La GED : Supprt Outils d infrastructure stckage et restitutin intégratin dans le SI du cabinet gestin des flux gestin de la sécurité Chix de l util En fnctin des besins cartgraphiés Cmbien? 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 19

20 13. La cllecte infrmatins clients factures, dcuments de cllecte échanges mails, curriers, messages audis utils cmplémentaires ggle dcs imprimante virtuelle (imprimer vers mn EC) 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 20

21 14. La restitutin dématérialiser sa restitutin en étant présent à distance utils existants ggle dcs ffice 2010 skype teamviewer 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 21

22 15. Les difficultés rencntrées le changement et sa résistance une cartgraphie juste risque du trp u mieux une mise en place sus estimée des ressurces nécessaires 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 22

23 16. Le budget infrastructure matériel investissement u lcatin / clud cllabrateur duble écran GED scanner individuel & lgiciel transfrmatin PDF cabinet scan externe u dédié temps d analyse et de mise en place frmatin 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 23

24 Et vus? 26ème Cngrès IFEC 5 & 6 Juillet 2012 Pôle3 : Vers l innvatin et la prductivité 24