CONTEXTE DE LA CONSULTATION...

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1 N Pirae, le Cahier des clauses techniques particulières Acquisitin et mise en œuvre d'un prgiciel de gestin des ressurces humaines, des prestatins et des mises à jur inhérentes Table des matières 1. CONTEXTE DE LA CONSULTATION HISTORIQUE OBJET DE LA CONSULTATION OBJECTIFS STRATEGIQUES DU PROJET OBJECTIFS ORGANISATIONNELS DU PROJET OBJECTIFS FONCTIONNELS DU PROJET OBJECTIFS TECHNIQUES DU PROJET ETAT DES LIEUX DE L EXISTANT LES EFFECTIFS COMMUNAUX LE DEPARTEMENT DES RESSOURCES HUMAINES DESCRIPTION DES OUTILS INFORMATIQUES EXPLOITES DESCRIPTION DE LA PLATEFORME TECHNIQUE INTERLOCUTEURS DU PROJET ATTENTES GENERALES TECHNIQUES ACCES AUX INFORMATIONS HABILITATIONS LES OUTILS DE REPORTING LES MISES A JOUR LA TELEMAINTENANCE LA COMPATIBILITE ANNUAIRE LA SAUVEGARDE LES LICENCES LA MISE A DISPOSITION DES CODES SOURCE LES INTERFACES... 11

2 LES PRESTATIONS ATTENDUES L INSTALLATION L ASSISTANCE AU MAQUETTAGE DES EDITIONS L ASSISTANCE AU PARAMETRAGE LE PILOTAGE ET LE SUIVI DU PROJET LA DOCUMENTATION LE TRANSFERT DE COMPETENCES UTILISATEURS ET DE L ADMINISTRATEUR(OU FORMATION DES UTILISATEURS ET DE L ADMINISTRATEUR) LA MAINTENANCE LA REPRISE DES DONNEES EXPRESSION FONCTIONNELLE DU BESOIN LE DOSSIER AGENT LA PAYE DES AGENTS ET DES ELUS MUNICIPAUX GESTION DES ABSENCES CALENDRIER... 16

3 Cntexte de la cnsultatin 1.1. Histrique La Ville de Pirae a mis en œuvre depuis 1989 un prgiciel en RPG (langage de prgrammatin utilisé) sus AS400 (IBM) pur élabrer la paye et gérer les demandes de cngés annuels (gestin administrative). Ce prgiciel a été dévelppé en interne par un infrmaticien prgrammeur RPG, aujurd hui à la retraite depuis le 1 er juillet Le prgiciel déplyé depuis 1989 répndait aux prblématiques de l épque mais à ce jur, il ne répnd plus ni aux besins d administratin et de gestin des ressurces humaines attendus par la directin générale, ni aux cntraintes réglementaires impsées par la Fnctin Publique Cmmunale. Le prduit actuellement utilisé est devenu bslète au regard de l évlutin des pratiques et des attentes. Il ne peut pas intégrer les règles de gestin statutaire, de classificatin et grille salariale, de gestin de la paye, de gestin du temps de travail (annualisatin, mdulatin, cycle, ), de gestin de cngé en jurs uvrés, qu impse les textes relatifs à la fnctin publique cmmunale en partie applicables depuis le 1 er aût Par ailleurs, il est à nter que l util d aujurd hui ne permet pas à plusieurs utilisateurs de se cnnecter simultanément sur un même menu, le dépliement à d autres services reste, pur des raisns de sécurité, peu envisageable. A termes l'uverture d un lgiciel de gestin vers un dépliement décncentré semble d res et déjà indispensable Objet de la cnsultatin Il cnvient dnc pur des raisns financières, d autnmie de gestin et d administratin du lgiciel, de pérennité du prduit et du service après-vente d acquérir un nuveau lgiciel qui s appuie sur une sciété dnt le métier est le dévelppement de slutins SIRH (Système d infrmatin ressurces humaines) ayant déjà une expérience en cllectivité publique dnt les règles de gestin des ressurces humaines snt différentes de celles du secteur privé. La cnsultatin cncerne l acquisitin d un prgiciel de gestin des ressurces humaines et des prestatins assciées. Dans un premier temps seuls les mdules de base (licences, prestatins et maintenances assciées) relatifs au dssier de chaque agent, l élabratin de la paye et la gestin des absences vnt être acquis et déplyés en L acquisitin d autres mdules de gestin des ressurces humaines (plan de frmatin, gestin de la carrière et des avancements, bilan scial, ) se fera au fur et à mesure pur tenir cmpte des finances cmmunales, des besins du service et de l intégratin technique par les agents du prduit d une part mais également de l ffre prpsée et des pssibilités du prestataire. Cette secnde acquisitin ne fait pas l bjet de la présente cnsultatin. La Ville de Pirae suhaite aujurd'hui s'engager vers la mise en prductin d'une nuvelle slutin pur le dernier trimestre Objectifs stratégiques du prjet Le futur Système d'infrmatin des Ressurces Humaines (SIRH) dit en utre intégrer ces exigences statutaires et administratives mais également répndre aux bjectifs stratégiques suivants : Objectifs de gestin : l'util dit être perfrmant et pérenne pur le nyau de gestin des agents (carrière, absences, cngés, paye) qui peuvent appartenir à des statuts différents et dnc se vir des règles de gestin applicables différentes ; Objectifs de cnsultatin : seln niveau d'autrisatin, des infrmatins synthétiques d'un agent (état civil, carrière, cmpétences, habilitatins, rémunératin,...) ; Objectifs d'analyse : le lgiciel dit être utilisable sus l'angle analytique (masse salariale,

4 - 4 - dnnées de gestin par service, cût myen par grade,...) ; Objectifs d'anticipatin : vers la GPEC pur assurer l'adéquatin entre les aptitudes, la mtivatin et les pstes à purvir ; Objectifs de piltage : le lgiciel dit puvir furnir des indicateurs, des tableaux de brd, être capable de restituer des requêtes et de faire des simulatins ntamment relative à la masse salariale,...) ; Objectifs de cmmunicatin : le lgiciel dit être capable de mdéliser des prcédures simples et cnfrmes aux nuvelles règles de gestin impsées par la Fnctin Publique Cmmunale (cngés, ntatins, heures supplémentaires,...) et dit puvir s'intégrer dans intranet Objectifs rganisatinnels du prjet Le prjet SIRH dit puvir envisager d intégrer une dimensin rganisatinnelle frte, ntamment vers la décncentratin à termes de certaines saisies : Des demandes de cngés ; Des heures supplémentaires ; Des états de présence ; Des évaluatins et des demandes de frmatin. Le candidat indiquera la méthde qu il précnise et les résultats que peut attendre la cllectivité en termes de décncentratin, de suivi, d alerte, de cntrôle et d analyse Objectifs fnctinnels du prjet Le prgiciel dit répndre aux bjectifs fnctinnels suivants : Permettre une apprche mdulaire par thématique à mettre en œuvre ; Permettre un démarrage cadencé entre RH et services décncentrés ; Dispser d'une base de dnnées unique permettant une saisie unique dans l'applicatin quelle qu'en sit l'rigine (en y intégrant si nécessaire une u plusieurs étapes de validatin) ; Dispser de cntrôles de chérences renfrcés sur les saisies ; Permettre le paramétrage d'alertes (fin de cntrats, visites médicales, dépassement d'heures supplémentaires u syndicales,...) ; Mettre en œuvre un Wrkflw prcédural permettant le paramétrage par la cllectivité de circuits d'infrmatin u de validatin (cngés, évaluatins,...) ; Etre en mesure de reprendre et de migrer l'ensemble des dnnées existantes sur l util actuel ; De dispser d'un plan de service cmplet avec engagement de résultat ; De puvir s'adapter aux évlutins réglementaires dans le cadre du cntrat de maintenance, ntamment pur le passage à la Fnctin Publique Cmmunale, changement de statut pur l agent, gestin de plusieurs statuts juridiques, ; De générer des états sur l'ensemble des champs dispnibles dans la base de dnnées, avec des critères de tris standard ; D'ffrir des utils d'aide à la décisin et au cntrôle de gestin scial par l élabratin assistée d un bilan scial annuel ; D'être en mesure de mettre en œuvre la dématérialisatin des échanges avec le trésr, le cntrôle de légalité, les Cntributins et la Caisse de Prévyance sciale (bulletins de paie, arrêtés, etc.) ; De puvir générer un fichier de mandatement avec une répartitin fnctinnelle et analytique (cde service et cde pératin) adapté aux cdes mis en place par la gestin financière ; De permettre d interfacer le prgiciel du département des ressurces financières (CIVITAS). Le prgiciel devra permettre également le mandatement autmatique de la Paie vers le lgiciel CIVITAS ; De s'interfacer avec l'applicatin Hélis du Trésr Public afin de transmettre l'ensemble des dnnées de paye des agents au frmat prévu par le Trésr Public pur la dématérialisatin des états de paye ; D intégrer les dispsitins réglementaires relatives à la fnctin publique cmmunale ; D extraire les dnnées gérées pur les utils de piltage et d aide à la décisin ; D effectuer des recherches multicritères interactives ; D effectuer une éditin rapide de tus les états afin d btenir une rapidité de temps pur les agents du département des ressurces humaines.

5 - 5 - Le prgiciel devra permettre de cnstruire plusieurs types de gestin de flux : Des flux prcéduraux permettant la gestin des acteurs et des actins qu'ils mettent en œuvre en y assciant éventuellement des dcuments ; Des flux événementiels permettant de déclencher des alertes à partir d'événement u de situatin paramétrée dans le lgiciel ; Des circuits de validatin intégrant des signatures électrniques. La mdélisatin des flux prcéduraux et événementiels dit être pssible par la cllectivité de manière autnme Objectifs techniques du prjet La dimensin technique du prjet dit s'appuyer sur une cnfiguratin prpsée qui respecte les standards nrmatifs. En utre les pssibilités ffertes par les slutins divent permettre de répndre aux exigences cidessus : Dispser d'un envirnnement applicatif unique pur la Ville tut en maintenant la cnfidentialité des dnnées pur les explitants ; Permettre le dépliement de plusieurs envirnnements de travail (prductin, test, piltage, frmatin,...) dnt le périmètre reste à valider ; Faciliter les prcessus d'explitatin en distinguant les administrateurs métiers de la DRH (gestin des prfils utilisateurs, des requêtes, de l'assistance premier niveau,...) et les administrateurs techniques de l infrmatique (mises à jurs techniques, patch, SGBDR,...). Interfacer les prgiciels furnis avec la gestin financière, Hélis et Xémélis, Etat des lieux de l existant 2.1. Les effectifs cmmunaux Effectifs : Types de cntrat : Temps travail : Statuts : 210 agents salariés 16 dirigeants élus indemnisés. 200 cntrats à durée indéterminée 10 cntrats à durée déterminée 196 temps plein 1 temps partiel 80% 3 temps partiel aménagés et annualisés Les agents nn titulaires (sumis à la cnventin cllective de la cmmune, au cde du travail de Plynésie française et aux textes régissant la fnctin publique cmmunale) Les fnctinnaires (sumis aux textes régissant la fnctin publique cmmunale) Les élus municipaux 2.2 Le département des ressurces humaines Le département des ressurces humaines est sus l autrité directe du Directeur général des services et est dirigé par un chef de département qui crdnne l actin des 4 agents à temps plein qui le cmpse. Il est à préciser que le département accueille régulièrement des stagiaires universitaires qui travaillent sur les utils RH dnt infrmatiques. Il a ntamment pur missins : La mise en place d une plitique de ressurces humaines ; La gestin et l établissement de la paye ; La gestin du dialgue scial et les négciatins sciales ; La gestin administrative des effectifs avec la gestin des carrières ; L élabratin d un plan et d actins de frmatin ; L établissement des tableaux de brd sciaux et autres indicateurs permettant la mise en

6 - 6 - œuvre d une gestin prévisinnelle des emplis et cmpétences ; D intervenir en appui cnseil à l égard des différents respnsables dans le management de leurs ressurces humaines ; La préparatin et la mise en œuvre de la fnctin publique cmmunale ; La cmmunicatin interne liée aux ressurces humaines. Les effectifs du département : Chef de département des ressurces humaines Lucie BADENAS Assistante des ressurces humaines Recrutement prgrammé Assistante des ressurces humaines Teura GUILLOTIN Adjint administratif Cranne TAHA Adjint administratif Cntrat d apprentissage L rganigramme du département : Assistant RH Cmpétences, FPC

7 Descriptin des utils infrmatiques explités AS400 Applicatins Dssier des agents Paye des agents Indemnités des élus Indemnités jurnalières Arrêts de travail Cût d un salaire (du brut en net avec les charges) Extractins et listings Access Applicatin Gestin des cngés payés (agents nn en cycle) Excel Applicatin Gestin des cngés payés (agents en cycle/ rulement) Civitas Applicatin Mandatement de la paye et des indemnités et des charges

8 Descriptin de la platefrme technique Architecture et serveurs Le système d'infrmatin de la Ville de Pirae s'père sur une architecture «client/serveur». L'ensemble des dispsitifs nécessaires à l'intercnnexin du site assure la mise à dispsitin d'un réseau cadencé à 100 Mbits. Le raccrdement du centre administratif aux sites distants repse quant à lui sur l'utilisatin de deux lignes spécialisées numériques (PrLan) cadencées chacune à 1M, ainsi que de deux VPN cadencés chacun à 512 Kbits. Enfin, la gestin lgicielle de l'architecture qui nus cncerne repse sur l'utilisatin du système d'explitatin Windws 2008 Serveur de Micrsft. En ce qui cncerne les serveurs, la cmmune de Pirae dispse des éléments suivants : un cntrôleur de dmaine évluant sus Windws 2008 Serveur de Micrsft. Ce serveur héberge également un serveur virtuel, cntenant le backup de l applicatin Etat-Civil, sus Windws 2008 serveur. un serveur de messagerie Exchange 2007 évluant sus Windws 2008 serveur. Le serveur cmprend également l applicatin Symantec Backup Exec 12.5 nécessaire au backup des dnnées sus le NAS. un serveur évluant sus Windws 2008 hébergeant l applicatin Etat Civil ainsi que l applicatin Oracle 11g. Ce serveur héberge également deux serveurs virtuels. L un cmprenant l applicatin des ressurces financières, et l autre cmprenant l applicatin WSUS nécessaire aux mises à jur autmatiques Windws, les deux sus Windws 2008 serveur. un serveur de réplicatin des serveurs, DPM (data prtectin manager) évluant sus Windws serveur Ce serveur héberge également un pc virtuel, cntenant l applicatin GED (gestin électrnique de dcuments). un serveur de partage de fichiers évluant sus Windws serveur 2008 hébergeant également l applicatin antivirus Symantec Endpint Server. un serveur AS400 (E-serveur) hébergeant l applicatin des ressurces humaines, de la régie, cantines sclaires et burses. L'applicatin recherchée devra être dévelppée en tut u partie en client léger et accessible à travers un navigateur Internet pur permettre aux utilisateurs distants de se cnnecter. La Ville de Pirae ne suhaite pas utiliser de slutins à base de CITRIX. Dans la mesure ù le client prpsera l'utilisatin de TSE, il lui appartient de chiffrer cette évlutin dans sn ffre. Une grande attentin sera apprtée sur l'architecture applicative du prgiciel prpsé. Pur respecter l'envirnnement actuel du système d infrmatin de la Cmmune de Pirae et s'inscrire dans ses chix d'évlutin, l'applicatin devra respecter les cntraintes suivantes : Réseau : Ethernet Serveur : Windws Type serveur : hôte, virtuel (HyperV) Pstes clients : Windws SGBD : (relatinnelle) Oracle, SQL Server, u un des standards du marché. Pstes de travail Les pstes de travail qui cnstituent une grande partie du parc infrmatique snt au nmbre de 90. Ces derniers évluent sus le système d'explitatin Windws XP prfessinnel et Windws 7 prfessinnel de Micrsft et dispsent de la suite bureautique Office de Micrsft versin 2003, 2007 et 2010 pur les plus récents. Enfin, l'ensemble des pstes clients dispse d Outlk 2003, 2007 et 2010 dans le cadre de l'utilisatin de la messagerie électrnique et en majeure partie Internet Explrer cmme navigateur Internet. Imprimantes Le parc des imprimantes est défini de la façn suivante :

9 - 9 - Une Lexmark C935 à prximité de la directin générale des services et des ressurces humaines. Une HP C2025 au service des finances ainsi qu au cabinet du maire. Une Lexmark C912. Le département infrmatique (effectif, missins) Le département infrmatique est sus l autrité directe du Directeur général des services et est dirigé par un chef de département qui crdnne l actin de l agent à temps plein qui le cmpse. Il a ntamment pur missins : L installatin et la gestin du parc, des réseaux infrmatiques et des myens de télécmmunicatin (serveurs, liaisns, PABX, téléphne ) afin de garantir le meilleur taux de dispnibilité pur les utilisateurs ; Les mises à jur, l intégratin et le dévelppement en interne de slutins infrmatiques ; La frmatin et l appui des utilisateurs ; D assurer la veille technlgique : s infrmer, rester à jur afin de prpser les slutins les plus adaptées aux besins de la mairie ; La gestin et le suivi du Système d Infrmatin Gégraphique déplyé dans département. Cmplémentairement à ce qui précède et au titre de ses attributins, il crdnne et participe aux chix des slutins techniques tant au niveau des applicatins que du matériel infrmatique. Enfin, il furnit une assistance aux utilisateurs dans le cadre de l'utilisatin qutidienne de l'util infrmatique et assure les interventins de premier niveau sur l'ensemble du parc infrmatique tut en crdnnant les interventins des prestataires extérieurs dans le cadre des interventins précitées. Imprt/Exprt Les échanges inter applicatifs sernt réalisés sus la frme de mise à dispsitin de fichier en frmat XLS u XLSX. Ces échanges purrnt être réalisés en Imprt u en exprt. Le prgiciel devra puvir générer et lire ces fichiers et dispser des fnctins d'imprt et d'exprt. Echanges avec le Trésr Public Les échanges avec le Trésr public snt effectués manuellement et cela est susceptible d'évluer vers une transmissin autmatisée (prbablement TEDECO, VPN trésr) Interlcuteurs du prjet Mlle Lucie BADENAS Chef de département des ressurces humaines l.badenas@pirae.pf M. Niclas SAVALLI Chef de département des myens infrmatiques et de l infrmatin n.savalli@pirae.pf 3. Attentes générales techniques 3.1. Accès aux infrmatins Habilitatins Seln les fnctins de chaque utilisateur, le lgiciel devra permettre de gérer de manière fine des prfils utilisateurs permettant la restrictin en cnsultatin, mdificatin, créatin et suppressin : à tut u partie des menus du prgiciel ; à tut en partie des dnnées gérées ; à tut u partie des znes de lecture u de saisie du prgiciel. De manière générale, le prgiciel devra permettre de gérer plusieurs types de prfils utilisateurs, afin de sécuriser l'accès aux dnnées et d'alluer des drits persnnalisés à chaque utilisateur. Par exemple des drits type «administrateur», des drits type «utilisateur» par Directin, des drits type «cnsultant», etc...

10 L'administratin et la gestin de ces prfils devrnt puvir être faites par certains utilisateurs habilités dans les services (administrateurs métiers). Il est dnc demandé que le prgiciel furnisse une gestin graphique et cnviviale de gestin des drits et des prfils. Les candidats furnirnt une liste des prfils existant avec les niveaux de drit assciés en annexe de leur mémire technique Les utils de reprting La Mairie suhaite que le sumissinnaire mette à sa dispsitin un lgiciel d'infcentre intégré simple et cnvivial d'une part et qu'il dispse d'un univers cmplet de sa base pur le lgiciel Business Object (BO) d'autre part. La gestin de la cnfidentialité dans l'applicatin BO devra être la même que dans le prgiciel. Il est suhaitable que les drits utilisateurs sient autmatiquement récupérés. Deux pssibilités snt envisagées : Paramétrer en dur sur les univers BO pur chaque utilisateur la cnfidentialité ; Gérer la cnfidentialité dans la base de dnnées de manière à ce que chaque utilisateur ait un cmpte base de dnnées nminatif qui lui permette d'utiliser également les univers BO. C'est cette dernière slutin qui est privilégiée par la Mairie de Pirae. Les licences BO snt furnies par le sumissinnaire Les mises à jur La mairie suhaite dispser d'une architecture de dépliement permettant la mise à jur du seul serveur d'applicatin quelle que sit l'architecture prpsée. Une mise à jur manuelle sur les pstes client dit être exclue, en cnséquence, le candidat explicitera précisément dans sn mémire technique les prcédures de mise à jur des versins mineures et des versins majeures La télémaintenance L'ffre du candidat en matière de télémaintenance devra être cnfrme aux dispsitins de la plitique de sécurité de la Ville de Pirae. L'interventin est effectuée sur les serveurs du département infrmatique. En l'ccurrence, la prise de main se fera après autrisatin du département infrmatique dnnée par le chef de département en charge de la sécurité des systèmes d'infrmatins La cmpatibilité Annuaire L'intégratin de l'annuaire LDAP de la Mairie dit être prpsée par le candidat, si tutefis l'ffre du candidat ne permet pas cette intégratin en mde «natif», il devra prpser une slutin de réplicatin pur éviter la multiplicité des «lgin/passwrd» pur les utilisateurs La sauvegarde Les sauvegardes (et la réplicatin des bases si nécessaire) sernt réalisées par sauvegarde sur bande qutidienne u par le serveur DPM. Le candidat précisera les éventuelles réserves u remarques liées aux pratiques de la Mairie cncernant sn applicatin.

11 Les licences La furniture des prgiciels cnsiste en une cncessin du drit d'usage nn exclusive ; elle cmprte la remise à la persnne publique des prgiciels transcrits sur un supprt d'infrmatin lisible par le matériel de la Mairie. Le titulaire est tenu d'infrmer immédiatement la persnne publique des mdificatins qu'il apprte au cntenu des prgiciels furnis u aux manuels qui les accmpagnent et de remettre à la persnne publique, sans nuveau paiement, les mdificatins intrduites dans les versins et ne cmprtant pas de nuvelles fnctins de nature à être remplies par ces prgiciels. Le titulaire garantit que les prgiciels furnis et mis à jur snt capables, lrs de leur remise à la persnne publique, de réaliser les fnctins décrites dans les dcuments qui les accmpagnent. En cas de défaut, le titulaire assume l'bligatin d'en assurer la crrectin. Le titulaire garantit la persnne publique cntre tutes les revendicatins des tiers relatives à la prpriété intellectuelle u industrielle des prgiciels furnis au titre du marché La mise à dispsitin des cdes surce En vue d'assurer à la Mairie la pérennité du fnctinnement des prgiciels furnis, le titulaire indiquera dans sa répnse ù snt dépsées les surces du prgiciel, ainsi que les surces des mises à jur majeures, la prcédure permettant à la Mairie de dispser des surces de ces prgiciels et la dcumentatin crrespndante, en cas de défaillance du titulaire, ntamment en cas de liquidatin judiciaire. La Mairie suhaite que le cde surce de chaque nuvelle versin sit dépsé par le titulaire ; à cet effet, le titulaire adressera une attestatin de l'rganisme dépsitaire au mins une fis par an à la Mairie Les interfaces Avec le lgiciel de gestin des finances CIVITAS (CIVI-GF) Le prgiciel furni devra permettre le mandatement autmatique de la Paie vers le lgiciel CIVI-GF de la sciété CMTAS qui est le prduit de gestin financière aujurd'hui en vigueur à la Ville de Pirae. Ce fichier de «pré mandatement» devra intégrer l'ensemble des répartitins budgétaires et analytiques créées dans CIVI-GF. Avec l applicatin du Trésr Public HELIOS Le prgiciel chisi devra s'interfacer avec l'applicatin Hélis du Trésr Public. Les échanges se fernt au frmat xml seln le prtcle d'échange standard (PES) précnisé par le Minefi. Avec l applicatin de dématérialisatin des états de paie - XEMELIOS L'applicatin devra être en mesure de transmettre l'ensemble des dnnées de paye des agents au frmat prévu à la cnventin cadre natinale de dématérialisatin des états de paye. 4. Les prestatins attendues 4.1. L installatin Le candidat retenu est chargé de l'installatin dans l'envirnnement de la Mairie. Cette prestatin cmprend également le paramétrage et les tests de fnctinnement des serveurs, des clients et des imprimantes L assistance au maquettage des éditins Le candidat prévira à l'appui de sn ffre une assistance au maquettage et à la réalisatin de mdèles

12 d'éditins. Ces éditins sernt réalisées par le prestataire en crdinatin et sus cntrôle des utilisateurs impartis dans le prjet L assistance au paramétrage Le candidat prévira l'appui de sn ffre une assistance au paramétrage sus la frme suivante : Animatin des réunins de travail expert pur le paramétrage des services ; Réalisatin des cmptes rendus de ces réunins pur validatin par le grupe expert ; Réalisatin des paramétrages dans le prgiciel ; Passage de recette usine et de jeu d'essais persnnalisés à la cllectivité ; Transfert de cmpétence sur la mdificatin ultérieure de ces paramétrages directement par le grupe expert. Le candidat détaillera les cnditins de passage en prductin Le piltage et le suivi du prjet Le piltage du prjet par le prestataire retenu Ces précisins devrnt cuvrir au minimum les éléments suivants : Prfil du directeur de prjet ; Missins et respnsabilité qui lui snt dévlues ; Capacité décisinnelle au sein de l'entreprise ; Type et mdalité d'interventins ; Fréquence prpsée d'interventin ; Cnditins d'interventin sur demande de la Mairie au-delà de la fréquence prpsée. Des pints d étape : Liste des participants : Pur la Mairie de Pirae : - Chef de département des ressurces humaines ; - Chef de département infrmatique. Pur le prestataire : - Chef de Prjet ; - Expert fnctinnel. Lieu : Mairie de Pirae - Cmpte-rendu : Le Chef de Prjet du prestataire rédige le cmpte rendu Revue de lancement Objectifs : Présenter les différents intervenants sur le prjet et leurs respnsabilités respectives ; Rappeler les enjeux du prjet ; Présenter les méthdes, chix techniques et utils de dévelppement ; Présenter les phases du prjet ; Fixer les bligatins de Mairie de Pirae et les mdalités de mise à dispsitin des ressurces ; Présenter le planning et fixer les réunins ; Présenter les facteurs de risques assciés et si pssibles, les actins prévues en diminutin de risques ; Appruver les chix techniques. Revue de cnceptin pur les interfaces Objectifs : Valider la Cnceptin ; S'assurer de la cmplétude de cette cnceptin ; Cmplétude de la cnceptin par rapprt aux besins exprimés ; Analyse des chix en matière d'ergnmie, des chix d'implémentatin ; Présentatin de la démarche pur la phase suivante ; Validatin frmelle du dssier de spécificatins fnctinnelles ; Présenter la slutin d'implémentatin retenue.

13 Revue fnctinnelle Objectifs : S'assurer de la cmplétude fnctinnelle de la livraisn ; S'assurer que tutes les remarques émises lrs des revues précédentes nt bien été prises en cmpte ; S'assurer que les dispsitins qualité snt respectées ; S'assurer que les tests de réceptin nt bien été passés ; Inspectin du lgiciel livré. Revue de fin de prjet Objectifs : S'assurer que tutes les livraisns nt été effectuées et réceptinnées ; S'assurer que la Mairie de Pirae a les myens d'assumer (u de faire assumer) la maintenance de l'applicatin ; Initialiser le Bilan de Prjet et cmpléter la fiche d'applicatin ; Prcéder à l'évaluatin du prestataire ; Revue des livraisns par rapprt au C.C.T.P. et à la prpsitin du Prestataire ; Revue des dcuments et/u utils permettant la maintenance de l'applicatin ; Revue des éléments de transfert de cmpétence furnis par le Prestataire ; Revue des éléments quantitatifs et qualitatifs (en relatin avec le type de dévelppement) ; Revue des pints psitifs et pints d'améliratin au curs de la prestatin La dcumentatin La Mairie de Pirae suhaite dispser de l'ensemble de la dcumentatin sur supprt numérique et en langue française. Les attentes minimales snt les suivantes : Dcumentatin technique d'installatin serveur et client. Dcumentatin technique cntextuelle de l'installatin réalisée à la Mairie de Pirae. Dcumentatin technique de paramétrage des imprimantes. Mdèle cnceptuel de dnnées avec dictinnaire des dnnées et mdèle physique des dnnées. Dcumentatin pur la restauratin de dnnées. Le manuel d'administratin. Le manuel de mise en œuvre des interfaces (prgrammatin éventuelle, frmatage des dnnées prduites,...). Dcumentatin fnctinnelle sur chaque mdule. Dcumentatin fnctinnelle de paramétrage de l'applicatin. Dcumentatin fnctinnelle sur l'univers d'infcentre. Le titulaire devra furnir au fur et à mesure des évlutins, une dcumentatin à jur, sur tute la durée du marché. Chaque mise à jur devra être accmpagné d'un manuel d'utilisatin destiné à l'utilisateur final (utilisateur / administrateur), indiquant ntamment ce qui change par rapprt à la versin précédente Le transfert de cmpétences utilisateurs et de l administrateur(u frmatin des utilisateurs et de l administrateur) Le prestataire assurera la frmatin des persnnels sur des pstes de la Mairie de Pirae par sessin de 2 à 7 utilisateurs maximum. La frmatin nécessaire à la mise en œuvre, l'explitatin et l'utilisatin de la slutin devra être définie en précisant les pints suivants : Type de frmatin ; Cntenu de la frmatin ; Prérequis ; Objectifs ; Durée ; Prfils des intervenants ;

14 Nb de persnnes/ sessin ; Nb d'intervenant(s) ; Supprts pédaggiques et envirnnement prpsé. Les frmatins minimales suivantes devrnt être prévues : Frmatin utilisateurs niveau 1 ; Frmatin utilisateur niveau 2 ; Frmatin administrateur La maintenance Le prestataire, furnisseur de lgiciel, garantit sn bn fnctinnement jusqu'à sa réceptin définitive par l'utilisateur. Le prestataire prpse un cntrat par lequel le mainteneur s'engage auprès du client utilisateur de lgiciel à le vérifier, à crriger ses dysfnctinnements (maintenance crrective) ainsi qu'à l'adapter à de nuveaux besins (maintenance légale, adaptative et évlutive) incluant les bligatins suivantes : L infrmatin et le cnseil du client, Une bligatin de résultat quant à l'efficacité de ses interventins, L encadrement de sa dispnibilité et de ses délais d'interventin. Au curs de la maintenance, le prestataire peut être amené à cllecter des dnnées à caractère persnnel, sumises aux prtectins prévues par la li infrmatique et libertés. Le cntrat prpsé dit être cnfrme aux textes en vigueur. La maintenance assurée par le prestataire dit cmprendre les prestatins suivantes : L'assistance téléphnique à l'utilisatin de la slutin, La maintenance crrective : réalisatin des crrectins des dysfnctinnements cnstatés par la persnne publique, La maintenance légale : apprt des évlutins requises pur une mise en cnfrmité réglementaire (dispsitins légales nuvelles u mdifiées), La maintenance adaptative : adaptatin aux évlutins technlgiques du cntexte technique de mise en œuvre, dès lrs ù ces évlutins snt requises à la cntinuité de service (nuvelle versin du système d'explitatin impsée par l'éditeur, nuvelle versin du gestinnaire de base dnnées impsée par l'éditeur, etc.), La maintenance évlutive : délivrance, à l'initiative du titulaire, de nuvelles versins qui apprtent une améliratin fnctinnelle u qualitative de la slutin La reprise des dnnées La Mairie suhaite que le prestataire réalise la reprise des dnnées suivantes avec engagement de résultat : Le dssier agent (AS400) La dernière situatin de paie au minimum et au mieux celles de l année éculée (AS400) Le slde des cngés (Excel et Accès) Le candidat intégrera dans sn ffre tut élément nécessaire au bn fnctinnement du prduit prpsé et au paramétrage mis en œuvre. Chaque reprise fera l'bjet d'une assistance. Le candidat devra précisément décrire la prestatin qu'il prpse en termes de planning, des résultats attendus et de délais de réalisatin. 5. Expressin fnctinnelle du besin 5.1. Le dssier agent Ce mdule dit permettre d avir un dssier pur chaque agent intégrant les éléments relatifs à : Ses dnnées persnnelles : état civil ;

15 crdnnées CPS, gégraphiques, téléphniques ; situatin familiale ; références bancaires ; Sa carrière : date d entrée dans la cllectivité ; date d entrée dans le pste ; statut, type de cntrat ; classificatin : cadre d empli, grade, écheln, indice ; affectatin budgétaire ; salaire de base ; régime indemnitaire. Les éléments saisis dans le dssier agent n aurnt pas besins d être saisis dans un autre mdule. Ce mdule dit être la base de saisie. Pssibilité de jindre des actes administratifs tels que le cntrat de recrutement, l arrêté d affectatin, Pssibilité d extraire les dnnées sus Excel La paye des agents et des élus municipaux Elabratin de la paye Paramétrages réglementaires ; Intégratin des règles de la fnctin publique cmmunale ; Gestin des drits d accès, traçabilité et cntrôle des éditins ; Gestin de la paie des différents type de persnnel (agents nn titulaires «mairie», agents nn titulaires FPC, fnctinnaires, ) ; Gestin et calculs autmatiques des prratas en cas d entrées u srites en curs de mis ; Gestin et calculs des éléments rétractifs et des rappels (salaires et charges) ; Gestin et applicatin du régime indemnitaire en fnctin du statut de l agent ; Gestin et calculs en fnctin du temps de travail de l agent (temps plein, temps partiel, temps travail annualisé) ; Gestin des indemnités jurnalières en cas de maladie ; Gestin des avancements d écheln ; Etapes de cntrôle et intermédiaire de la paie ; Pssibilité de revenir en arrière pur mdifier un élément de paie sans avir à refaire la paie dans sn intégralité ; Calcul et simulatin de la masse salariale. Gestin autmatique en fnctin des éléments saisis dans le «dssier agent». Autnmie au niveau des paramétrages (ex : saisie des taux CPS et CGF annuels). Pssibilité d effectuer plusieurs «trains» de paye dans un même mis. Pssibilité de paye que des éléments variables sans frcément verser le salaire de base (dans le cas d un slde de tut cmpte). Editin, extractin, dématérialisatin de la paye Editin des listes de paie : liste des agents payés par type de charge (CDD, CDI, élus), liste des éléments variables versés par agent et par département (état du mis de paye et état annuel) ; Editin des bulletins de paye seln le mdèle réglementaire ; Editin des brdereaux de banques ; Editin des listes à transmettre à la CPS, au CGF et aux cntributins seln les mdèles réglementaires ; Dématérialisatin des bulletins de paye, des déclaratins, des états d heures supplémentaires, ; Editin et extractin d états multicritères ; Editin d actes administratifs (certificat de slde de tut cmpte, relevé de salaire par agent, certificat de travail) ; Editin et extractin des payes effectuées pur chaque agent, mis par mis avec l ensemble des rubriques de paye (salaire de base, indemnités, heures supplémentaires, charges, ) et les éléments relatifs à l agent (empli, département).

16 Gestin des charges Gestin des ctisatins de la déclaratin de salaire et de main d œuvre à la Caisse de prévyance sciale de Plynésie française (CPS) ; Gestin de la cntributin à verser au centre de gestin et de frmatin (CGF) ; Gestin de la cntributin de slidarité territriale sur les traitements, salaires, pensins et indemnités diverses (CST) ; Gestin des ctisatins annuelles des élus municipaux affiliés à l Institutin de Retraite Cmplémentaire des Agents Nn Titulaires de l'etat et des Cllectivités publiques (IRCANTEC) ; Gestin des retenues sur salaire (emplyeur, trésrier, autres tiers) Gestin des absences Gestin des absences en fnctin des textes réglementaires. Gestin des cngés payés seln les mdalités réglementaires : Cf arrêté DIPAC relatif aux cngés payés qui définit les mdalités de gestin. Gestin des cngés des agents en cycle de travail par rulement de service Editer une demande de cngés cnfrmément au mdèle Gestin des cngés pur évènements familiaux et exceptinnels Cf arrêté DIPAC relatif aux autrisatins spéciales d absence qui définit les mdalités de gestin. Editer l autrisatin d absence Gestin des absences pur récupératin, frmatin Gestin des absences pur maladie (lngue durée u nn) et pur accident du travail avec cessatin de paiement en fnctin du type et de la durée de l arrêt ; Gestin des cngés maternité et d adptin Impact autmatique au niveau de la paie. Visualisatin et extractin du planning des absences par département, empli u par agent. Pssibilité d éditer et d extraire des états statistiques. Editin d états multicritères Calendrier Les mdules relatifs au dssier de l agent, à la gestin de la paye ainsi qu à la gestin des absences devrnt être pératinnels (gestin autnme des utilisateurs) avant la fin de l année 2012 pur un démarrage envisagé curant du mis d ctbre 2012.