ACCOMPAGNEMENT POUR LA CONSTITUTION PROJETS DE SYSTÈMES D INFORMATION EN

Transcription

1 ACCOMPAGNEMENT POUR LA CONSTITUTION ET LE DIAGNOSTIC D UN PORTEFEUILLE DE PROJETS DE SYSTÈMES D INFORMATION EN SANTÉ GROUPE DE TRAVAIL NATIONAL 3 MAI 2011 RETOUR D EXPÉRIENCE CPA JN Perrimbert, A Valadier Calcul du ROI d un projet SI en santé, intérêts et limites Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

2 Ordre du jour 1. Présentation du CPA 2. Le portefeuille de projets 3. Les calculs de ROI dans le cadre du projet GPP 4. Intérêts et limites des calculs de ROI sur des projets SI en santé 5. Enseignements sur les études de ROI sur des projets SI en santé 2

3 1. Présentation du CPA Description du site Description Etablissement de Santé Privé d Intérêt Collectif assurant les missions de service public de psychiatrie de secteur Constitué par la fusion des hôpitaux psychiatriques Saint-Georges et Sainte-Madeleine en décembre 1971 Doté d un IFSI et gestionnaire d un CSAPA 410 lits d hospitalisation complète, 114 places d hospitalisation de jour, 190 places de CATTP Contexte t Projet GPP lancé suite à la réalisation d un audit du SI en 2010, mettant en évidence un besoin de méthodologie en GPP Site pilote sur le dossier patient en psychiatrie avec l éditeur de la solution informatique précédente et l éditeur actuel Passage à la T2A annoncé pour 2011 (en attente) L équipe DSI Une équipe de 7 ETP à partir de 2011 (5 ETP jusqu à 2010) Le volet SIH du projet d établissement établi en Janvier 2009 définit les orientations stratégiques majeures du SI 3

4 1. Présentation du CPA Le contexte du SI Dans le domaine des applications médicales : Remplacer l application actuelle de gestion du dossier patient Evoluer vers la préparation centralisée des médicaments Etendre l'usage lusage unique du Dossier Patient Informatisé pour l'ensemble des acteurs et actes de soins Partager la connaissance approfondie des applications de soins Développer les compétences de gestion des responsables Organiser l utilisation de l outil informatique dans les médiations Les orientations stratégiques du volet SIH du projet d établissement Dans le domaine des applications non médicales : Remplacer l application actuelle de gestion économique et financière Développer le SIRH Développer l'informatisation de l'hôtellerie et de la logistique Développer l'informatisation des services techniques Dans le domaine des applications transversales : Sécuriser les accès au SIH Développer les outils d'optimisation des ressources du CPA Développer la communication Intégrer de nouveaux domaines au SIH Dans le domaine de l outil SIH : Augmenter la sécurité du SIH Permettre l accès externe au SIH 4

5 2. Le portefeuille de projets Charges internes n Chef de projet Chef de projet Budget hors coût Intitulé du projet Date début Date fin requises (J/H) FP Métier technique RH interne ( ) MOE MOA 1 DPI - Lot 1 - Bascule à iso-périmètre de Cerner Yves vers Hôpital Manager SCORDIA janv-10 déc DPI - Lot 2 - Gestion des rendez-vous et agendas Ali ONAL janv-12 févr DPI - Lot 2 - Reconnaissance vocale Patricia GUISTI Yves SCORDIA déc-11 oct DPI - Lot 2 - Prescription / gestion des soins externes 5 DPI - Lot 2 - Gestion des résultats de laboratoire Anne PULITO Anne PULITO déc-11 janv Jean-Noël PERRIMBERT mars-12 janv SIRH - Gestion des temps et activités Christelle VEILLAS S RESSOUCHE déc-10 juin Nouvel outil de BI - Qlikview Yves SCORDIA janv-11 déc Nouvel intranet - Jalios Yves SCORDIA juin-10 juin Annuaire central - Novell Identity Manager Jean-François Jean-Noël NALLET PERRIMBERT févr-10 juin Nouvelle solution de stockage - SAN Jean-Noël Nicolas DELISLE PERRIMBERT mars-11 déc Informatisation de la gestion de la nouvelle cuisine centrale -Cahier des charges et lot 1 Eric JAMET mai-11 juin Informatisation de la gestion de la nouvelle cuisine centrale - Lot 2, gestion de la production Eric JAMET juin-12 déc Informatisation de la gestion de la qualité et des Christine risques - gestion documentaire DORSEMAINE juin-10 sept Informatisation de la gestion de la qualité et des Christine risques - gestion des événements indésirables DORSEMAINE juin-10 sept

6 3. Les calculs de ROI dans le cadre du projet GPP Projets compatibles avec un calcul de ROI Rappel : le retour sur investissement (ROI) est le rapport entre les gains retirés d un investissement et le montant d un investissement Le ROI a été calculé sur 4 projets : Dossier patient informatisé Reconnaissance vocale Informatisation de la gestion de la nouvelle cuisine centrale Gestion des commandes Informatisation de la gestion de la qualité et des risques - gestion documentaire Informatisation de la gestion de la qualité et des risques - gestion des événements indésirables

7 3. Les calculs de ROI dans le cadre du projet GPP Projets compatibles avec un calcul de ROI Les types de gains identifiés par projet sont : Gains de temps Réduction de dépenses externes Reconnaissance vocale Cuisine Gestion des commandes Qualité Gestion documentaire Risques Gestion événements indésirables Gain sur le coût de 4 secrétaires à 35h / semaine Gain de temps quantifiable sur les passation des commandes dans les Unités de Soins (15 min / j / US) Gain de temps sur l activité du service qualité (1h par jour, 220 j/an) Gain de temps sur la saisie et le traitement des événements indésirables (1h par jour, 220 j/an) - - Diminution coût papier (10k / an) - 7

8 3. Les calculs de ROI dans le cadre du projet GPP Résultats d analyse de la valeur Reconnaissance vocale Rentabilité Cuisine Gestion des commandes Rentabilité Nécessité Maîtrise des risques Nécessité Maîtrise des risques D D C C B B A A Internalités Externalités Internalités Externalités Risques Gestion événements indésirables Qualité Gestion documentaire Rentabilité Rentabilité Nécessité Maîtrise des risques Nécessité Maîtrise des risques D D C C B B A A Internalités Externalités Internalités Externalités 8

9 3. Les calculs de ROI dans le cadre du projet GPP Définition des indicateurs d analyse de la valeur Gain/coût annuel (non actualisé) en M 80 Flux actualisés cumulés en M Gain 250 Récurrent Flux annuels Valeur Actuelle Nette Le ROI se mesure comme une 100 Valeur Actualisée des gains quantifiés dans le temps, nette des coûts du projet Délai de Retour Valeur cumulée actualisée Gains (échelle de gauche) Coûts (échelle de gauche) Flux cumulés Le ROI soulève des questions -50 qui doivent être traitées par le maître d ouvrage Le Délai de Retour indique à partir de quel moment les gains réalisés permettent de «rembourser» l investissement Le TRI est le taux de rendement de l'investissement initial Le Gain Récurrent est l'économie maximale annuelle générée en régime établi 9

10 3. Les calculs de ROI dans le cadre du projet GPP Résultats Coûts projet VAN Charge interne requise (J/H) MOE MOA TRI Délai retour Reconnaissance vocale 180 k 715,55 K % 142ans 1,42 Cuisine Gestion des commandes 68 k 184,8 k % 2,1 ans Qualité Gestion documentaire 17 k 56,9 k % 1,5 ans Risques Gestion événements indésirables 15 k 13,6 k % 3 ans 10

11 3. Les calculs de ROI dans le cadre du projet GPP Projets incompatibles avec un calcul de ROI Le calcul du ROI n a pas pu être fait sur certains projets pour les raisons suivantes : Nouvelle solution de stockage SAN Annuaire central Novell Identity Manager Nouvel intranet DPI - HM Gestion des rendez-vous & agendas Projet au stade de conception : l appel d offre n a pas été réalisé, les coûts ne sont pas connus, pas maîtrisés Projet en cours : coûts de logiciels, coûts d interface et coûts de mise en place connus (aux dérives prêts) Gain financier non calculable, car il faudrait évaluer la charge d exploitation une fois l annuaire mis en place, ce qui n est pas réaliste Projet en cours : coûts connus Les gains (amélioration significative de la communication) ne sont pas quantifiables Projet non débuté : les coûts ne sont pas connus, pas maîtrisés Les gains financiers ne sont pas calculables (pas de référentiel de coût dans la situation actuelle) Néanmoins réduction très probable bl du temps de secrétariat t

12 4. Intérêts et limites des calculs de ROI sur des projets SI en santé Intérêts Permet d identifier les points forts en économies directes Incite à la recherche de gisements d économies et de coûts cachés Permet d approfondir la connaissance du projet Permet un apprentissage vertueux en termes de méthodologie Limites Les estimations de gains attendus du projet sont par nature incertaines au moment de la conception Le calcul est faussé si le périmètre et les services ne sont pas identiques avant et après le projet Le ROI comporte un aspect d engagement pour les référents métiers difficilement acceptable s il est trop incertain Le ROI est un argument supplémentaire d analyse d un projet en aucun cas un facteur Le ROI est un argument supplémentaire d analyse d un projet, en aucun cas un facteur unique de décision

13 4. Intérêts et limites des calculs de ROI sur des projets SI en santé Cycle de vie d un projet Opportunité -> décision Contractualisation Clôture Exploitation Faible Niveau de fiabilité des estimations des composantes du ROI Maximal Utilisation du ROI comme aide à la décision d investissement Utilisation du ROI comme indicateur de suivi tout au long du projet Utilisation du ROI comme retour d expérience Il est préférable de travailler sur des indicateurs permanents que l on cherchera à optimiser au cours de la vie du projet, plutôt que d utiliser le ROI isolément au moment du choix d investissement, également au moment où il est le plus incertain 13

14 5. Enseignements sur les études de ROI sur des projets SI en santé Le calcul du ROI est valable particulièrement dans un contexte précis : Périmètre et service identique avant et après projet : isopérimètre fonctionnel Opération assez courte Parfaite connaissance des composantes de coûts Risques bien maîtrisés Dans ce cas, il peut être un outil d aide à la décision, dans les autres cas il est à manier avec précaution en raison de son incertitude Les projets de réorganisation et de refonte des processus se prêtent à priori mieux aux calculs de ROI L étude de ROI est un exercice vertueux en termes d apprentissage et de méthode. Elle est à réaliser afin d approfondir la connaissance du projet 14