Alignement des systèmes de pilotage

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1 Alignement des systèmes de pilotage Patrick JAULENT, Président du club Balanced Scorecard France

2 La carte Alignement des objectifs des prioritaires objectifs sur d une les priorités de l organisation (exemple d organisation santé) organisation de santé Mission / Vision : Offrir les meilleurs soins de santé en EUROPE (dans le monde ) Meilleurs résultats possibles Clients / Patients Réputation & Image des professionnels de santé Excellentes relations Agences Physicien / Equipe médicale Patient / Famille Processus internes clés Croissance & Intégration XXX Intégrer pleinement la gestion des professionnels de santé Conserver et recruter du personnel qualifié Efficience des activités Optimiser la productivité Mettre en œuvre des pratiques efficaces et efficientes, Evaluer avec exactitude la charge de travail pour dispenser des soins de haute Offir des possibilités d évolution de carrière Innovation & Enseignement Développer des pratiques innovantes Renforcer les activités d enseignement Excellence de service Moi je suis ICI service de haute Talents, Equipe, Technologies e application cohérente des politiques, des directives, procédure et pratiques Qualité de l acte Créer un environt sécuritaire pour les patients De mettre en place des mesures de des résultats Optimiser la responsabilité des professionnels de santé Renforcer la communication XXX XXX XXX Offrir un Envrt sûr pour l ensemble du personnel La carte formalise sur une simple feuille les objectifs prioritaires de l organisation. Elle formalise la «feuille de route» de l organisation de soins (hôpital, clinique,..) Finance 1 Renforcer la valeur des soins aux patients (Valeur = Qualité / Coût) tout en soutenant la mission de l organisation autorisation écrite (extraits livre "objectif performance") 2

3 Alignement Alignement des drivers des drivers opérationnels opérationnels sur sur les facteurs clés de les facteurs clés de succès succès de l objectif de l objectif Objectif Facteurs clés de succès Drivers opérationnels Les facteurs-clés de succès constituent les déterminants essentiels de l atteinte des objectifs que la structure s est assignée. Une planification du patient Disponibilité et capacité du système d information Vitesse de planification Disponibilité pour acte médical L identification de ces facteurs-clés doit donc se faire à partir d une démarche pragmatique et doit s appuyer sur l expérience du dirigeant qui est le mieux à même de contribuer efficacement à la mise en évidence des paramètresclés de la performance. service de haute Un enregistrement de des données du patient Vitesse et facilité d enregistrement Qualité de données enregistrées Correcte identification patient / besoins patient La réflexion sur les facteurs-clés invite à une mise à plat des relations de cause à effet entre les paramètres conditionnant la performance de la structure et les réalisations. Des ressources disponibles Disponibilité infirmières et médecins Disponibilité des lits Une fois ces facteurs clés identifiés, la phase de mise en place des indicateurs peut débuter. Coordination planning patient & planning professionnel de santé Extrait de l ouvrage méthodologique sur le contrôle de gestion, rédigé par réseau amélioration de la gestion publique et animé par la Délégation interministérielle à la réforme de l État (DIRE), autorisation écrite (extraits livre "objectif performance") 3

4 Alignement Alignement des indicateurs des indicateurs sur les opérationnels sur les drivers drivers opérationnels opérationnels Une fois les facteurs clés et les drivers opérationnels identifiés, l identification et la sélection des indicateurs peut commencer Objectif : Indicateur clé de performance (KPI) / Indicateur clé de risque (KRI) Facteurs clés de succès Drivers opérationnels Indicateurs opérationnels de performance (OPI / indicateurs opérationnels de risque (ORI) Disponibilité et capacité du système d information Taux d indisponibilité du SI > x minutes Une planification du patient Vitesse de planification # de planifications patients (# Rdv, # de visites,..) Délai pour planifier un patient Disponibilité pour acte médical Vitesse et facilité d enregistrement Taux d indisponibilité du SI > x minutes Délai d enregistrement dans le SI service de haute Un enregistrement de des données du patient Qualité de données enregistrées Taux de données administratives erronnées Taux de données cliniques erronées # de patients vus selon le planning par les professionnels de santé avec des lignes directrices # de documents erronés Des ressources disponibles Correcte identification patient / besoins patient Disponibilité infirmières et médecins Disponibilité des lits Coordination planning patient & planning professionnel de santé Taux de patients inconnus au moment de l enregistrement Taux de disponibilité infirmières, médecins (# heures de garde, de service) Délai d attente du patient avant d être vu plus de X minutes # de lits disponibles Taux de changements de salle durant la procédure Indicateurs de résultat / de constat (indicateurs retardés) Indicateurs d action (indicateurs avancés) autorisation écrite (extraits livre "objectif performance") 4

5 Alignement des processus Alignement des processus Objectif service de haute Indicateur clé de performance (KPI) / Indicateur clé de risque (KRI) # de patients vus selon le planning par les professionnels de santé, avec des lignes directrices # de documents erronés Facteurs clés de succès Une planification du patient Un enregistrement de des données du patient Des ressources disponibles Drivers opérationnels Disponibilité et capacité du SI Vitesse de planification Disponibilité pour acte médical Vitesse et facilité d enregistrement Qualité des Données Enregistrées Correcte identification patient / besoins patient Disponibilité infirmière médecin Disponibilité des lits Coordination planning patient planning professionnel de santé Indicateurs opérationnels de performance (OPI / indicateurs opérationnels de risque (ORI) Taux d indisponibilité du SI > x minutes # de planifications patients (# Rdv, # de visites,..) Délai pour planifier un patient Taux d indisponibilité du SI > x minutes Délai d enregistrement dans le SI Taux de données administratives erronées Taux de données cliniques erronées Taux de patients inconnus au moment de l enregistrement Taux de disponibilité infirmières, médecins (# heures de garde, de service) Délai d attente d un patient avant d être vu plus de x minutes # de lits disponibles Taux de changements de salle durant la procédure Processus opérationnels Planifier un acte médical Enregistrer Données administratives & cliniques Coordonner les différentes ressources autorisation écrite (extraits livre "objectif performance") 5

6 Alignement des projets stratégiques Alignement des projets Identifier les projets (d investissements) nécessaires à la réalisation des objectifs prioritaires Objectif : Indicateur clé de performance (KPI) / Indicateur clé de risque (KRI) Facteurs clés de succès Drivers opérationnels Indicateurs de performance / indicateurs de risque Projets stratégiques (d investissements) Disponibilité et capacité du système d information Taux d indisponibilité du SI > x minutes Une planification du patient Vitesse de planification # de planifications patients (# Rdv, # de visites,..) Délai pour planifier un patient Disponibilité pour acte médical Vitesse et facilité d enregistrement Taux d indisponibilité du SI > x minutes Délai d enregistrement dans le SI service de haute # de patients vus selon le planning par les professionnels de santé avec des lignes directrices # de documents erronés Un enregistrement de des données du patient Des ressources disponibles Qualité de données enregistrées Correcte identification patient / besoins patient Disponibilité infirmières et médecins Disponibilité des lits Coordination planning patient & planning professionnel de santé Taux de données administratives erronnées Taux de données cliniques erronées Taux de patients inconnus au moment de l enregistrement Taux de disponibilité infirmières, médecins (# heures de garde, de service) Délai d attente du patient avant d être vu plus de X minutes # de lits disponibles Taux de changements de salle durant la procédure Mettre en place un workflow autorisation écrite (extraits livre "objectif performance") 6

7 Alignement des «tableaux de bord» de pilotage Alignement des outils de pilotage Finance Carte stratégique Thème stratégique Excellence de service Réputation & Image des professionnels de santé Patient / Famille Processus internes clés service de haute Excellentes relations R e application cohérente des politiques, des Talent, directives, procédure Équipe et les pratiques Technologies Renforcer la valeur des soins (Valeur = Qualité / Coût) Dashboard / Scorecard des processus Balanced Scorecard Objectif stratégique Effectuer un service de haute Indicateur # de patients vus selon le planning par les professionnels de santé, avec des lignes directrices Taux de documents erronés Cible + 50/J - 20 % État cible Y R Tend cible Projet stratégique Mettre en place un Workflow État avanc projet R TOP Management Directeur Middle Management Pilote de processus Chef de projet Chef de service Niveau Management (décision) Un système de pilotage cohérent correspondant au domaine de décision / action de chacun Niveau Opérationnel (exécution) Dashboard / Scorecard d indicateurs Dashboard / Scorecard d indicateurs Dashboard / Scorecard d indicateurs Taux d indisponibilité du SI > x minutes # de planifications patients (# Rdv, # de visites,..) Délai pour planifier un patient Taux d indisponibilité du SI > x minutes Délai d enregistrement dans le SI Taux de données administratives erronées Taux de données cliniques erronées Taux de disponibilité infirmières, médecins (# heures de garde, de service) Délai d attente d un patient avant d être vu plus de x minutes # de lits disponibles Employés Opérateurs Taux de patients inconnus au moment de l enregistrement Taux de changements de salle durant la procédure P1 P2 P3 Coordonner les Copyright 2009 Patrick Jaulent - Copie interdite Enregistrer sans données Planifier un acte médical autorisation écrite (extraits livre "objectif performance") administratives & cliniques différentes ressources 7

8 Aligner permet de simplifier l organisation, optimiser les ressources : Réduire les coûts autorisation écrite (extraits livre "objectif performance") 8

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