Guide de Navigation Vincilia-ERP. Guide pédagogique

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1 - 1 - Guide de Navigatin Vincilia-ERP Guide pédaggique - 1 -

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3 - 3 - Smmaire 1 Se cnnecter à l applicatin Écran d accueil Navigatin écrans applicatifs fnctins actins Créatin du référentiel en base de dnnées Créatins des fiches Clients en base Créatins des fiches Furnisseurs en base Articles et prduits à créer dans la base référentiel Gestin Cmmerciale Cdificatin des "pièces" cmmerciales Créatin d'une ffre Client "devis" Cnstitutin de la cmmande interne, transfert du "devis" Transfert en facture Client Editin et cntrôle de la facture :

4 - 4-1 Se cnnecter à l applicatin i. Lancer vtre navigateur Internet, sit IE8 (Internet Explrer versin 8) u Firefx (recmmandé) de Mzilla u Chrme de Ggle. Lien de téléchargement de Firefx : Lien de téléchargement de Chrme : ii. Suivre le lien suivant : pur btenir l écran d uverture. iii. iv. Saisir vtre identifiant dans le champ «Identifiant» : user1 (u user2 u user3 etc seln le cmpte qui vus sera attribué) Puis vtre mt de passe dans le champ de drite : vincilia v. Il faut Valider par la tuche Entrée de vtre clavier - 4 -

5 Écran d accueil - 5 -

6 - 6-2 Navigatin écrans applicatifs fnctins actins Sélectin des clnnes visibles du tableau ci-cntr e Barr e pr incipale de menu, s active sur passage du pinteur (changement de culeur ), est maintenu activé par clic Barr e de sus-menus, s active sur passage du pinteur, est maintenu activé par clic Icône(s) pur la cr éatin de «fiches», u «dcuments cmmer ciaux crr espndants à la sélectin du menu (ici Devis clients). Icône(s) pur ex écuter une u plusieur s actins sur le(s) dcument(s) chisi(s) par sélectin Icône(s) actives qui s ex écutent sur un clic pur l éditin u cpie u visualisatin u impressin du dcument «listé» Le type de dcument explité est tujurs indiqué dans la barre d'infrmatin au bas de chaque tableau. (ici Devis clients). Légende des états - 6 -

7 - 7 - Menu génér al à 6 pétales, appar ait au passage du pinteur suris sur le lg de la sciété. Chaque pétale est actif et uvr e l applicatin chisie sur simple clic. ADMIN :...Administr atin système CRM :...Gestin Relatin Clients GESCO :..Gestin Cmmer ciale STOCK :..Gestin Pr duits et Stcks PROD :...Gestin de Pr ductin Un cli c au centr e le fait dispar aîtr e. Chaque symble agit par simple clic sur les cases à ccher du tableau audessus. L inf-bulle infr me de l actin que cela pr duit. Chaque symble + se déplie sur simple clic pur faire appar aîtr e l ar br escence qui lui est attachée

8 - 8-3 Créatin du référentiel en base de dnnées. 3.1 Créatins des fiches Clients en base [1] Après avir chisi «GESCO» par le menu principal, glisser le pinteur suris sur Client puis Sciété des barres de menus et sus-menus : [2] Ouvrir une nuvelle fiche client par l icône Créer une sciété - 8 -

9 - 9 - [3] Une nuvelle fenêtre Créatin d un client s uvre Chaque nglet présent sur cette "fiche Client" regrupe les infrmatins d'un même intérêt. Les "dnnées" snt bien en mde saisie dans les nglets "Général" "Adresses" et "Autres", u sus frme de menu dérulants dans l'nglet "Règlement" alrs que les nglets "Cmmunicatin" et "Vente" illustrent en cntinu l'histrique des évènements et dcuments générés pur le cmpte de ce Client par Vincilia

10 [4] Recherche des infrmatins utiles sur "sciete.cm" et faire un "cpier/cller" dans les champs crrespndants de la fiche Client. Liste des liens Clients sur "sciete.cm":

11 [5] Chaque lien sur «sciete.cm» dnne un ensemble d infrmatins. La mise à jur des infrmatins n est pas identique pur chaque sciété. Les infrmatins qui nus intéressent snt fléchées :

12 [6] Cmpléter l'ensemble des infrmatins dispnibles, dans chaque nglet : Général, Adresses, Règlement Attentin : Les infrmatins indispensables snt : Nm de la sciété, nglet Général Saisir les 4 types d adresse, PRI (Principale), SOC (Siège scial), LIV (Livraisn), FAC (Facturatin). Bien Valider chaque adresse avant de srtir de la fenêtre de saisie Astuce rapidité : Saisir une seule fis l adresse puis utiliser la fnctin cpie, changer le type puis Valider. Cnditins de règlement, nglet Règlement

13 [7] Saisie des 4 types d adresses : Saisir les 4 types d adresse, PRI (Principale), SOC (Siège scial), LIV (Livraisn), FAC (Facturatin). Bien Valider chaque adresse avant de srtir de la fenêtre de saisie Astuce rapidité : Saisir une seule fis l adresse puis utiliser la fnctin cpie, changer le type puis Valider

14 [8] Cnditins de règlement, nglet Règlement Chisir une ptin par le menu dérulant

15 Créatins des fiches Furnisseurs en base [9] Rechercher dans les barres de menus Furnisseurs puis Sciétés [10] Ouvrir une nuvelle fiche Furnisseur par l icône de créatin

16 [11] Une nuvelle fenêtre Créatin d un furnisseur s uvre Même prcessus que pur les fiches clients [12] Recherche sur "sciete.cm" et faire un "cpier/cller" dans les champs crrespndants aux infrmatins utiles de la fiche du Furnisseur. Liste des liens Furnisseurs sur "sciete.cm":

17 [13] Cmpléter l'ensemble des infrmatins dispnibles, dans chaque nglet, Général, Adresses, Règlement Attentin : Les infrmatins indispensables snt : Par l'nglet Général, saisir "vs initiales" puis le Nm de la sciété, (Exemple visé dans le tableau ci-dessus) Saisir les 4 types d adresse, PRI (Principale), SOC (Siège scial), LIV (Livraisn), FAC (Facturatin). Bien Valider chaque adresse avant de srtir de la fenêtre de saisie Astuce rapidité : Saisir une seule fis l adresse puis utiliser la fnctin Cpie, changer le type puis Valider. Cnditins de règlement, nglet Règlement Délai de livraisn, nglet Général, vir tableau ci-cntre Furnisseur Délai AA-DELL 21 AA-HEWLETT PACKARD 10 Nta : Même prcessus que pur les fiches clients

18 [14] Saisie des Adresses, nglet Adresse, et des Cnditins de règlement, nglet Règlement

19 Articles et prduits à créer dans la base référentiel [15] Faire glisser le pinteur suris sur le lg de la sciété, chisir et cliquer sur le pétale "STOCKS" [16] Un nuvel écran apparaît, rechercher dans les barres de menus Prduits puis Prduits. Ce chix accède à la base de prduits

20 [17] Ouvrir une nuvelle fiche Prduit par l icône de créatin [18] Créer les prduits listés ci-dessus en tenant cmpte du mdèle de cdificatin demandé ci-après : Cdificatin : "date" (frmat : aaaammjj)-"prduit"-"vs initiales" (ex : UC-AA) Liste des prduits à créer : UC = Unité centrale KB = clavier MS = suris SC = Ecran PR = Imprimante

21 [19] Cmpléter l'ensemble des infrmatins dispnibles et indispensables : Attentin : Les infrmatins indispensables snt : Par l'nglet Général : Nm du prduit, sn Cde (vir mdèle de cdificatin plus haut) Tutes les infrmatins nécessaires aux "Prduits" snt présentées dans le tableau ci-dessus et sernt cmplétées en parcurant l'ensemble des nglets de la fiche prduit. Article Désignatin Furnisseur Prix unitaire Remise Délai Réf. Externe UC Unité centrale DELL 250 HT 55% 21 j uc KB clavier DELL 25 HT 55% 21 j kb MS suris DELL 15 HT 55% 21 j ms SC Écran DELL 200 HT 55% 21 j sc PR Imprimante HEWLETT PACKARD 220 HT 45% 10 j pr

22 [20] Par l'nglet Furnisseur, activer le sus-menu "Sél. Active" pur faire apparaître les furnisseurs de références. Chisir le furnisseur apprprié en agissant sur l'icône "Actins" de la même ligne

23 Une nuvelle fenêtre apparaît pur cnfirmer le chix qui se valide par l'icône "Ajuter" Nta : Appliquer la saisie en curs sans fermer la fiche prduit (recmmandé)

24 [21] Saisir les Infrmatins cmmerciales relatives au prduit u à l'article cncerné Tutes les infrmatins nécessaires aux "Prduits" snt présentées dans le tableau au bas. Tus les champs snt mdifiables. Effectuer la saisie et valider par la tuche "Entrée" du clavier. Nta : Cliquer sur le sus menu "Sél. Active" pur refermer le tableau de sélectin des furnisseurs (pas bligatire) Article Désignatin Furnisseur Prix unitaire Remise Délai Réf. Externe UC Unité centrale DELL 250 HT 55% 21 j uc KB clavier DELL 25 HT 55% 21 j kb MS suris DELL 15 HT 55% 21 j ms SC Écran DELL 200 HT 55% 21 j sc PR Imprimante HEWLETT PACKARD 220 HT 45% 10 j pr

25 [22] Par l'nglet Prix, cmpléter la marge cmmerciale du prduit cncerné La marge brute cmmerciale sur tus les prduits est de 70%. Sauvegarder la fiche prduit après la saisie cmplétée. [23] Reprduire les pératins de [17] à [22] pur la créatin de chaque fiche prduit Astuce rapidité : pur un même furnisseur, dès le premier prduit créé utiliser la fnctin "Cpie", changer seulement les paramètres utiles (référence prduit, référence externe, délai, prix, etc puis Valider

26 [24] Créatin du prduit : Nmenclature "Ordinateur de bureau" Ce prduit fini dit être cmpsé des articles suivants : Cde article UC KB MS SC Désignatin Unité centrale clavier suris Ecran La prcédure de créatin est identique aux pératins de [17] à [19] pur la créatin de fiche prduit Cdificatin : "date" (frmat : aaaammjj)-"pc"-"vs initiales"-"n"(ex : PC-AA-N) Désignatin : Ordinateur de bureau La nuvelle fiche ainsi créée se présente cmme ci-dessus :

27 [25] Cnstitutin de la Nmenclature Par l'nglet "Nmenclature" uvrir le sus menu "Sél. Active" pur accéder au référentiel "Prduits" Saisir "*" puis vs initiales dans le champ "Cde" pur lancer un filtrage autmatique sur ce paramètre. Le tableau se réduit aux seuls prduits cncernés

28 Sélectinner successivement les prduits cncernés en agissant sur l'icône "Actins" de la ligne.❶ Attentin : à chaque sélectin une nuvelle fenêtre apparaît pur cnfirmer le chix qui se valide par l'icône "Ajuter" ❷ Chaque sélectin fait apparaître le prduit chisi dans la liste de la nmenclature qui se cmpse successivement à chaque ajut. ❸ ❷ ❶ ❸ Nta : Cliquer sur le sus menu "Sél. Active" pur refermer le tableau de sélectin des articles (pas bligatire)

29 Le champ "Quantité" est mdifiable. Placer successivement "1" puis valider par clic sur l'icône disquette u par la tuche "Entrée" du clavier. A chaque validatin le prix de revient se mdifie. En fin d'pératin cntrôler le prix de revient HT calculé

30 [26] Par l'nglet Prix, cmpléter la marge cmmerciale du prduit fini La marge brute cmmerciale sur tus les prduits est de 70%. Sauvegarder la fiche prduit après la saisie cmplétée

31 Gestin Cmmerciale 4.1 Cdificatin des "pièces" cmmerciales Cde à lecture simple et explicite. Un myen de classer et repérer très vite l'rigine et le type de chaque dcument cmmercial. La cdificatin par défaut prpsée ici est de la frme "AA100001" (AA) Deux lettres qui déterminent le type de dcument. Vici quelques exemples : PC = Prpsitin Cmmerciale (devis) CC = Cmmande Client AR = Accusé de Réceptin BL = Bn de Livraisn FC = Facture Client CF = Cmmande Furnisseur BR = Bn de Réceptin FF = Facture Furnisseur (10) qui indique l'année en curs (0001) un incrément numérique

32 Créatin d'une ffre Client "devis" [27] Revenir dans le mdule Gestin Cmmerciale, Faire apparaître le menu principal, activer GESCO Glisser u cliquer le pinteur suris sur Ventes puis Devis

33 [28] Créatin d'un devis, Agir sur "Créer un devis" pur faire apparaître une nuvelle fenêtre de devis. Par l'nglet Général, saisir une première lettre dans le champ "Nm client" pur agir sur la présélectin autmatique, puis les lettres suivantes si besin, chisir le client destinataire sur la liste présélectinnée par simple clic sur sn libellé qui apparaît. Le devis que nus suhaitns réaliser adressera les prduits finis suivants et quantités suivantes : Prduits Quantité PC 10 Imprimante

34 [29] Cnstitutin du devis, ajut des prduits et des quantités Cliquer sur l'nglet "Prduits" puis "Sél. active" pur faire apparaître le liste des références prduits

35 [30] Présélectin des prduits finis à ajuter Saisir * suivi de PC puis * et vs initiales dans le champ "Cde" pur lancer un filtrage autmatique sur le premier prduit cncerné. Sélectinner le prduit en agissant sur l'icône de drite de la ligne "Actins"

36 Attentin : cette sélectin fait apparaît une nuvelle fenêtre pur cnfirmer le chix qui se valide par l'icône "Ajuter"

37 Une ligne de devis apparaît successivement à cet ajut. Cliquer sur le sus menu "Sél. Active" pur refermer le tableau de sélectin des articles (pas bligatire)

38 Pursuivre par l'ajut du secnd prduit "Imprimante" sur une nuvelle ligne de ce même devis. Saisir * suivi de PR puis * et vs initiales dans le champ "Cde" pur lancer un filtrage autmatique ❶. Sélectinner le prduit par l'icône de drite "Actins" ❷. Attentin : cette sélectin fait apparaît une nuvelle fenêtre pur cnfirmer le chix qui se valide par l'icône "Ajuter" ❸ ❶ ❸ ❷

39 [31] Saisie des quantités par prduit Cliquer sur le sus menu "Sél. Active" pur refermer le tableau de sélectin des articles (pas bligatire) Placer le pinteur sur le champ "Quantité", un simple clic sur ce champ le rend mdifiable, saisir la quantité suhaitée puis valider au clavier par la tuche "Entrée"

40 [32] Vérificatin des cnditins de règlement Cliquer sur l'nglet "Règlement" pur faire apparaître les cnditins par défaut qui nt été paramétrées pur ce client. Ceci est un simple cntrôle. De la même façn, un cntrôle rapide des adresses de facturatin et de livraisn peut être effectué en agissant sur les nglets "Adr Facturatin" puis "Adr Livraisn" pur faire apparaître les adresses prises en cmpte par défaut

41 [33] Saisie des cûts de transprt Par l'nglet "Prix" faire apparaître d'autres variables qui viennent cmpléter le mntant ttal HT du devis. Saisir un cût de transprt d'une valeur de 1,5% du ttal HT (en valeur arrndie au dixième) puis valider au clavier par la tuche "Entrée" Appliquer pur sauvegarder la saisie sans srtir du devis

42 [34] Saisie de la date de livraisn La sauvegarde précédente à repsitinne la fenêtre du Devis sur l'nglet "Prduits". Pur renseigner ce devis de sn délai pssible de livraisn il cnvient de revenir dans l'nglet "Général" puis agir sur le champ "Délai de livraisn" pur uvrir la fenêtre du calendrier curant. Le délai sera d'un mis. Agir sur la simple flèche pur décaler la date au mis suivant, même jur (dans l'exemple ci-dessus nus passns du 24/10 au 24/11), puis valider cette date. Appliquer pur sauvegarder la saisie sans srtir du devis

43 [35] Editin de cntrôle du devis finalisé Nter que la sauvegarde repsitinne la fenêtre du Devis sur l'nglet "Prduits". Ccher l'ptin "Imprimer le dcument" puis activer le 1 er icône d'imprimante pur btenir une vue immédiate du devis. Ce dernier est imprimable sur tut supprt

44 Une fis validé u édité, la ligne du dcument "Devis" change d'état. Visuellement la ligne s'identifie d'une culeur verte. 4.3 Cnstitutin de la cmmande interne, transfert du "devis" [36] Transfert du devis en cmmande L'accrd du client autrise le transfert de l'ffre en carnet de cmmande. Pur effectuer ce transfert, le devis dit être "ccher" puis l'icône "transférer en cmmande" dit être activé par un clic du pinteur suris

45 Par ce transfert, la cmmande interne se créée et peut être enregistrée dans la stricte identité du devis rigine. Il suffit de valider cette cmmande pur l'ajuter au carnet de cmmandes. Cette actin sauve et ferme la fenêtre de cette cmmande

46 Cette dernière validatin de cmmande, mdifie l'état du devis rigine. Visuellement la ligne s'identifie d'une culeur Jaune. [37] Traitement de la cmmande Le carnet de cmmandes est directement accessible par les barres de menus. Faire glisser le pinteur sur "Ventes" puis activer "Cmmandes" en sus-menu. Cette cmmande est à présent en attente d'exécutin. Visible par sn état sans clris particulier. Les besins en matériels snt identifiés mais ne sernt réservés qu'après traitement u exécutin de la cmmande

47 [38] Exécutin de la cmmande Pur traiter cette cmmande, il suffit d'activer la cche et d'agir sur l'icône "Exécuter". Une nuvelle fenêtre apparaît pur signaler les articles "manquants" (la gestin des stcks) et pur prpser plusieurs actins pssibles : Sit, lancer une fabricatin, sit, engager des cmmandes d'achats Nta : Ces pératins sernt cnsidérées cmme effectuées, les stcks cnsidérés suffisants pur exécuter directement la cmmande puis effectuer sa livraisn client. Valider cette cmmande. Exécutin directe en activant l'icône "Exécuter"

48 [39] Livraisn de la cmmande L'pératin précédente a mdifié l'état de la cmmande. Visuellement la ligne de cette cmmande s'identifie d'une culeur verte, qui a pur significatin "En curs de fabricatin" Ce nuvel état valide et autrise le transfert de cette cmmande en livraisn. Pur cela, "ccher" la cmmande puis agir sur l'icône "Transfert en bn de livraisn" pur effectuer ce transfert

49 L'activatin de ce transfert édite une nuvelle fenêtre, le "Bn de Livraisn", qu'il suffit de valider. Le "Bn de Livraisn" (BL) est créé et sera enregistré dans la stricte identité de la cmmande rigine

50 L'pératin précédente a mdifié l'état de cette cmmande, laquelle s'identifie après le transfert en livraisn, d'une culeur jaune, qui a pur significatin "En curs de fabricatin" Accès au BL par les barres de menu. Depuis l'écran du carnet de cmmandes, faire glisser le pinteur sur "Ventes" puis activer "Bns de livraisns"

51 [40] Cntrôle et éditin du "BL" Les matériels livrables sernt débités du stck lrs de la validatin du bn de livraisn. Un cntrôle rapide peut être fait sur les quantités mises en livraisn. Lancer une éditin, par l'icône u une lancer une prévisualisatin par l'icône, du Bn de le Livraisn (l'écran ci-dessus affiche les 2 cas) A nter : la traçabilité des dcuments de Devis et de Cmmande d'rigine est rappelée en cmmentaire sur du e BL

52 La prcédure de validatin, déjà vue par ailleurs, est la même, la ligne du BL dit être cchée puis l'icône "Valider" dit être activé. Une fenêtre de cnfirmatin apparaît, il suffira d'exécuter pur valider définitivement ce BL. Le changement d'état s'père alrs et la ligne apparaît en jaune

53 Transfert en facture Client Le transfert en facture est cnfrme à cette suite d'pératins de gestin sans saisie. Cette pératin de transfert en facture client s'effectue directement par l'icône "Transférer en Facture" après avir cché le "BL". La fenêtre qui apparaît aussitôt est le dcument "facture" qu'il faut sauvegarder par le "Valider"

54 Editin et cntrôle de la facture : Accès à la facture par les barres de menu. Depuis l'écran des Bns de livraisn Clients, faire glisser le pinteur sur "Ventes" puis activer "Factures". La facture est visible en attente de validatin. La facture ainsi créée, il est tujurs recmmandé de vérifier les principaux éléments cnstitutifs avant de valider. Ntamment, tutes les infrmatins issues du devis et de la cmmande rigine, telles que les cnditins de règlement et les échéances de règlement créées dans l'échéancier. Les autres dates pintant sur PC, CC et LC ne snt mentinnées qu'à titre rappel. Cette facture dit être sauvegardée par l'icône "Valider"

55 Lrs de sa validatin, l'état de cette facture passera à "vissé" et sa ligne sera de culeur verte

56 L'éditin de cette facture pur un envie au client mdifiera l'état du dcument en Jaune, mais pur un rapide cntrôle une simple prévisualisatin de la facture par l'icône, permettra de cntrôler utre le cntenu, la mise en page de la facture

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