Dématérialisation des Pièces Justificatives. Mai/Juin 2016

Transcription

1 Dématérialisation des Pièces Justificatives dans CIRIL Mai/Juin 2016

2 Sommaire I. Pourquoi des pièces justificatives et qu est-ce que c est? II. Contrôles et actions préalables 2.1. Pièce déjà existante sur CIRIL 2.2. Conformité de la pièce 2.3 Format de la pièce 2.4. Organisation des pièces justificatives III. Agrafage des PJ aux pré-mandats 3.1. Étape de création des annexes 3.2. Etape de création des PJ Annexe 1 Annexe 2

3 I. Pourquoi des pièces justificatives et qu est-ce que c est? Rappel du principe de séparation de L Ordonnateur (le Maire) et du Comptable (le Trésorier) : Ce principe doit assurer la sécurité dans la gestion des fonds publics et une division rationnelle du travail : ainsi l Ordonnateur est chargé de l engagement, de la liquidation et du mandatement des dépenses ou de l émission des titres de recettes Le Comptable est chargé de la prise en charge et du paiement des dépenses ; de la prise en charge, du recouvrement et de l encaissement des recettes Les pièces justificatives sont des documents d exécution de la Dépense ou de la Recette. Ils sont de nature juridiques, budgétaires, financiers ou comptables et permettent à l Ordonnateur et au Comptable d effectuer leurs vérifications et contrôles respectifs.

4 I. Pourquoi des pièces justificatives et qu est-ce que c est? Le Comptable (le Trésorier) a l obligation de suspendre le paiement dans les cas suivants : Mandat ou titre émis par une personne autre que l Ordonnateur ou son délégué Inexactitude des certifications délivrées par l Ordonnateur Absence ou insuffisance de crédits (pour les dépenses) Omission ou irrégularité matérielle des pièces justificatives Imputations erronées Erreurs de liquidations Insuffisance ou inexistence des justifications du service fait (il n y a pas d absence de service fait quand l ordonnateur établit sous sa responsabilité une attestation certifiant que le service a été fait et justifiant le droit du créancier au paiement correspondant) Absence de contrôles préalables, si la réglementation en prévoit Créances atteintes par la prescription

5 II. Contrôles préalables et création des PJ 2.1Contrôler que le document n est pas déjà créé comme pièce annexe ou pièce justificative dans CIRIL. 2.2 Contrôler que le document est un original, complet, signé de toutes les parties et daté 2.3 Mettre le document en format PDF (le scan le fait d office mais vérifier l extension) 2.4 Organiser les documents : càd nommer les documents suivant la règle donnée dans l Annexe N 1 et les classer dans un répertoire informatique dédié (ex : un répertoire appelé «Pièces Justificatives» créé par votre service) Identifier l entité sur laquelle sera attaché le document dans CIRIL (Annexe 2), le tiers? Le marché? Le BDC? La facture? Le prémandat? Chaque service scanne les pièces dont il est l émetteur

6 III. Agrafage des PJ aux pré-mandats Les étapes suivantes sont à respecter : Document PDF Document annexe Pièce justificative 1. Scanner votre document, le récupérer sur votre messagerie en format PDF et en faire une copie dans le répertoire «dédié» 2. Dans CIRIL : Exemple d un document attaché à une pré-liquidation sur la pré-liquidation récupérer le document en PDF comme «document annexe» Vérifier que le «document annexe» est une «pièce justificative»

7 Annexe 1: Proposition de nommage des documents Ces listes peuvent être complétées en fonction des besoins des services Exemple de nommage possible des PJ pour les services EX : CULT CONV T y p e d e d o c u m e n t ACT NOT : acte notarié AE : acte d engagement AP : attestation de paiement subvention ARRETE ASP: avis de somme à payer AVENANT BDC : bon de commande BDC REGUL: bon de commande de régularisation BI : bon d intervention BL: bon de livraison BPU : bordereau des prix unitaire CA : certificat administratif CAUTION : caution bancaire CCAP : cahier des clauses administratives particulières CCTP : cahier des clauses techniques particulières CML : certificat de main levée CONT : contrat CONV : convention COURRIER : courrier DC4 : acte de sous-traitance DECIS : décision du Maire DELIB : délibération DEMTG : demande de la Trésorerie Générale DEVIS ETAT DE REGIE FAC : facture FICHE : fiche économique de recensement JUGT : jugement de Tribunal KBIS : extrait KBIS LC : Lettre de commande LR : lettre de reconduction LV: Lettre de demande de versement de subvention MED : mise en demeure NOTIF MAR : notification de marché RAR NS : notification de subvention OS : ordre de service PROTOCOLE PV RECEPT : Procès verbal de réception PV SF : Procès verbal de service fait P503 : état du Trésor Public REJET TP : rejet du Trésor Public RIB : relevé d identité bancaire Date Date de signature du document n de Tiers N astre du tiers concerné par le document

8 Annexe 2: Où mettre les PJ dans CIRIL? La procédure de génération des PJ jointes au mandat prend en compte les PJ du BDC, de l engagement, de la facture,du tiers, du marchés, et de la pré-liquidation. Chaque PJ doit donc être attachées à la bonne entité comme indiqué ci-dessous : - PJ du BDC = devis, lettre de commande - PJ du tiers sur généralités = extrait Kbis ou extrait SIRENE ou Statuts ou arrêté du régisseur - PJ du tiers tiers sur RIB = le ou les RIB du tiers - PJ de la régie d avances - PJ du marché sur généralités = notification, AE, CCAP, CCTP, BPU - PJ du marché sur sociétés = DC4,OS - PJ de la facture = divers documents ex : détails de calculs - PJ de la pré-liquidation = ce qui n est pas porté par les autres entités ex : décision, délibération La procédure de génération des PJ jointes au titre prend en compte les PJ de l engagement de recettes, du tiers, de la pré-perception. Chaque PJ doit donc être attachées à la bonne entité comme indiqué ci-dessous : - PJ de l engagement de recette - PJ du tiers : extrait Kbis ou extrait SIRENE ou Statuts ou arrêté du régisseur - PJ du tiers sur RIB = le ou les RIB du tiers - PJ d une régie de recettes : état du régisseur nominatif signé et daté + arrêté pour le 1er mouvement - PJ de la pré-perception : P503, ce qui n est pas porté par les autres entités