Dossier-guide sur la redevabilité des programmes. Une ressource de Save the Children

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1 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Une ressource de Save the Chidren

2 Save the Chidren travaie dans pus de 120 pays. Nous sauvons des vies d enfants. Nous nous battons pour eurs droits. Nous es aidons à réaiser eur potentie. Ce guide a été rédigé par Burcu Munyas Ghadiay, Conseier en redevabiité, Save the Chidren Royaume-Uni. Remerciements Nous tenons à remercier es membres du Groupe de travai sur a redevabiité de Save the Chidren Internationa : Dan Coison, Christine Lipohar, Juie Sprigg, Akram Sajjad, Hana Crowe, Sophie-Martin Simpson et Victoria Pamer. Pubié par Save the Chidren 1 St John s Lane London EC1M 4AR Royaume-Uni +44 (0) savethechidren.org.uk Première pubication 2013 The Save the Chidren Fund 2013 The Save the Chidren Fund est une organisation caritative enregistrée en Angeterre et au pays de Gaes (213890) et en Écosse (SC039570). Société enregistrée sous e No Cette pubication est protégée par droits d auteur ; ee pourra cependant être reproduite par queque procédé que ce soit, sans frais et sans autorisation préaabe, à des fins pédagogiques mais ee ne pourra pas être destinée à a revente. La reproduction de cette pubication dans toute autre circonstance nécessitera autorisation écrite préaabe de éditeur et des droits pourront être exigés. Photo de couverture : Réunion d un cub d enfants au Népa (Photo : Suzanne Lee/Save the Chidren) Composition : Grasshopper Design Company Traduction : Maryck Hooway Reecture : Isabee Fernández

3 Tabe des matières Introduction 1 1 Outi d évauation et de panification de a redevabiité 5 Outi d évauation et de panification de a redevabiité 7 Tabeau de bord du statut en matière de redevabiité 12 Outi de panification de a redevabiité 13 2 Mise en pratique de a redevabiité dans ensembe du cyce de programme 14 3 Partage de information 23 nos principes 23 Partage de information avec nos partenaires, es enfants et es communautés 23 Aide-mémoire concernant e partage d information 25 comment partager information sur es budgets des projets 27 Exempe de modèe de partage de information 30 4 Gestion du feedback et des paintes 33 Définitions et questions cés 33 comment mettre en pace un mécanisme de gestion du feedback et des paintes en dix étapes 36 comment consuter des enfants et des adutes dans e cadre de a gestion d une painte 41 organigramme de a gestion du feedback et des paintes 45 enregistrement du feedback et des paintes 48 Formuaire d enregistrement du feedback et des paintes 49 Format de a base de données des paintes 51 5 Participation 53 comment faciiter a participation des enfants et de a communauté à tous es stades du programme 54 Améiorer a quaité de a participation 63 6 Redevabiité dans es propositions de coecte de fonds 67 intégrer une cause de redevabiité dans es propositions : spécimen de ibeé 67 évauer votre budget pour une programmation responsabe 68 comment budgétiser a redevabiité 69 7 Redevabiité envers et avec nos partenaires 77 8 Compétences du personne en matière de redevabiité 79 9 Redevabiité, sauvegarde des enfants et programmation de quaité 83 iii

4 PHOTO : ANDY FEATHERSTONE Exercice de cassement d opinions, canton de Meiktia, Myanmar (Birmanie)

5 INTRODUCTION Au sein de Save the Chidren, nous pensons que, pour faire preuve d une véritabe redevabiité envers es enfants et es communautés, c est-à-dire pour respecter notre obigation de eur rendre des comptes, nous devons eur donner non seuement une voix mais aussi occasion d infuencer es décisions qui affectent notre choix de travaier avec eux et notre manière de e faire. Cea impique aussi de donner aux enfants et aux communautés e pouvoir de nous obiger à rendre des comptes d une manière qui infuence es poitiques, es priorités et es actions de notre organisation aux niveaux oca, nationa et mondia. Cea permet de compenser e pouvoir d infuence que es baieurs de fonds et es gouvernements (en tant que responsabes de a régementation) exercent sur nous. La redevabiité fait partie de nos vaeurs phares. Nous nous engageons à utiiser nos ressources de manière efficace, à atteindre des résutats mesurabes et à rendre des comptes à ceux qui nous soutiennent, à nos partenaires et, avant tout, aux enfants. Nous sommes résoument décidés à améiorer notre appréciation et notre appication des approches de a redevabiité dans ensembe de nos programmes. La redevabiité fait partie des principaux ééments du Cadre quaité et des Normes opérationnees de gestion de notre organisation. À quoi ressembe a redevabiité dans a pratique? Un partage d information réguier, opportun et accessibe expiquant qui nous sommes, nos projets (y compris des informations budgétaires), e comportement que on peut attendre de notre personne et de nos représentants (conformément à notre Poitique de sauvegarde des enfants et à notre Code de conduite), et a manière dont es gens peuvent s impiquer, nous donner un feedback ou déposer une painte. Cea nécessite une réfexion sur a façon dont nous diffusons actueement information, pour rendre ce partage pus systématique et normaisé et pour produire des outis variés destinés à des pubics divers. Participation discuter, décider et travaier ensembe, avec es enfants, es communautés et es partenaires. Cea suppose d examiner notre façon de travaier avec nos principaes parties prenantes sur ensembe du cyce de programme, en évouant de a consutation vers a coaboration, et en améiorant a quaité et e caractère incusif de cette participation, s i y a ieu. Toujours être en quête d un feedback de a part des enfants et des communautés et gérer eurs paintes éventuees. Cea suppose une écoute systématique et a mise en pace de mécanismes formes au cœur de nos projets pour que es gens puissent exprimer eurs points de vue et eurs préoccupations quant à notre approche, nos activités et notre impact, ou encore sur des questions de sécurité ou sur e comportement de notre personne. Suivi, évauation et apprentissage : permettre aux enfants et aux communautés de se faire entendre dans nos exercices de suivi et d évauation ; passer réguièrement en revue es données de suivi et es résutats de nos mécanismes de gestion du feedback et des paintes pour déterminer es changements requis au niveau de eur mise en œuvre et veier à ce que es données d évauation infuencent a conception des projets futurs, intégrant ainsi une cuture d apprentissage et de perfectionnement continu. 1

6 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Renforcement des compétences du personne pour encourager une programmation responsabe i faut pour cea faire en sorte que notre personne possède es compétences techniques et comportementaes requises pour mener à bien nos engagements auprès des communautés. Cea suppose égaement un travai avec es personnes du programme et de nos partenaires pour veier à ce qu is comprennent : à quoi ressembe a redevabiité dans a pratique ; comment mettre en œuvre des programmes transparents et participatifs ; comment définir et gérer des mécanismes de gestion de paintes et garantir e respect de notre Code de conduite et de nos procédures de sauvegarde des enfants. Ces pratiques sont conformes à a norme de HAP (Partenariat internationa pour a redevabiité humanitaire) en matière de redevabiité et de gestion de a quaité, qui s appique aux travaux réaisés par es ONG dans es domaines de humanitaire, du déveoppement et du paidoyer. Save the Chidren est membre de HAP et base ses travaux en matière de redevabiité sur a norme HAP. Ques seront es avantages pour es programmes? Une approche responsabe et participative apporte des avantages concrets importants, notamment : Une améioration de a quaité de nos programmes en termes de conception et de mise en œuvre, ce qui donne pus de pertinence à nos travaux Une améioration de nos reations avec es communautés ; ees nous acceptent mieux et nous pouvons ainsi progresser vers un véritabe partenariat avec ees Une réduction du risque de fraude ou d utiisation des fonds à mauvais escient Une réduction du risque de préjudice aux enfants ou aux autres bénéficiaires qui pourrait être causé par a conduite de notre propre personne ou par a conception même de intervention La preuve à nos donateurs que nous sommes capabes de mener à bien des processus de quaité, tes que a redevabiité dans a conception et a mise en œuvre de nos programmes. Objet de ce guide Nous savons que es principes d une programmation responsabe n ont rien de nouveau ; is font partie des pratiques éémentaires pour une programmation de quaité et nous es appiquons d ores et déjà à divers degrés. Le résutat que nous recherchons, c est eur adoption systématique dans notre façon de travaier. Ce guide a été conçu pour vous aider à y arriver. Ce Dossier-guide sur a redevabiité des programmes réunit des conseis, des vidéos et des supports de formation concrets et ayant fait eurs preuves pour aider es programmes pays à mettre en pratique a redevabiité. I s adresse avant tout aux personnes des programmes pays de Save the Chidren et de nos partenaires chargés de mettre en œuvre des projets et programmes de déveoppement ou humanitaires. 2

7 À a fin de ce guide, vous trouverez un DVD contenant quatre vidéos préparées pour améiorer notre compréhension de a notion de redevabiité des programmes et pour faciiter a discussion. Vous trouverez aussi un cédérom intitué Accountabiity Conversations A series of eight sessions on accountabiity [Conversations sur a redevabiité série de huit sessions sur a redevabiité], qui comprend des notes de faciitation, des diaporamas et des fiches à distribuer qui peuvent servir à sensibiiser e personne du programme et de nos partenaires. introduction Nous espérons que ce guide vous sera utie. Nous serons ravis de recevoir vos commentaires et réactions merci de nous aider à mieux vous soutenir. Si vous avez des commentaires ou des questions, veuiez es adresser à Dan Coison, Responsabe de appui aux programmes, Save the Chidren Internationa, Vous trouverez des versions éectroniques des ressources contenues dans ce guide et bien d autres supports sur : https://onenet.savethechidren.net/sci/ip/program_operations/ Pages/Accountabiity.aspx 3

8 1 Outi d évauation et de panification de a redevabiité

9 1 Outi d évauation et de panification de a redevabiité L outi d évauation et de panification 1 (à a page 7) a été conçu pour aider es projets, es programmes, es bureaux de pays et es partenaires à évauer dans quee mesure is parviennent à mettre en pratique a redevabiité envers es communautés. En outre, i contribuera à éaboration de pans d action en vue d aider Save the Chidren et ses partenaires à progresser dans es domaines signaés. C est aussi un outi de formation et de sensibiisation de ensembe du personne, pour aider à réféchir et à mieux comprendre à quoi peut ressember a redevabiité dans a pratique. I peut être empoyé comme outi de référence et réutiisé en fin d année pour mesurer es progrès accompis dans es domaines identifiés comme prioritaires. Qui devrait s en servir? Nous espérons que cet outi sera utie au personne à différents niveaux. I peut être utiisé avec es personnes de Save the Chidren et de nos partenaires au niveau des projets et des programmes pour évauer es pratiques actuees et mettre au point un pan de perfectionnement pour un projet ou un programme donné. I peut aussi servir au niveau organisationne, soit pour es bureaux de pays de Save the Chidren soit pour nos organisations partenaires, en faisant intervenir équipe de direction et es chargés de programme, afin de mieux documenter un pan ou une stratégie au niveau de organisation en vue d améiorer notre redevabiité envers es communautés. On espère que es pans pourront ensuite être incus dans des pans annues de pays ou dans des documents stratégiques à pus ong terme, afin de garantir un suivi. Utiisation de outi Quand nous nous engageons à rendre des comptes à ceux que nous cherchons à servir, nous devons nous efforcer de respecter certaines obigations minimaes. Les questions ci-dessous sont conçues pour nous permettre de mettre ces obigations en exergue. Suivant a nature des travaux de organisation et e contexte, e miieu et es conditions dans esques ee travaie, certaines de ces questions semberont pus pertinentes que d autres. Vous souhaiterez peut-être compéter chacune de ces obigations pour garantir eur appicabiité à des activités particuières et pour approfondir e processus. L outi d évauation et de panification vous demande de réféchir à cinq domaines différents de votre opération : 1. Partage de information 2. Participation 3. Gestion du feedback et des paintes 4. Compétences et attitudes du personne 5. Suivi, évauation et apprentissage 1 Cet outi a été adapté d un outi de panification de a redevabiité de CAFOD. 5

10 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes I y a six obigations dans chaque domaine. Lisez chaque affirmation et décidez du statut qui correspond e mieux à chacune d ee : ROUGE Pas en pace/pas respectée/jamais ORANGE Partieement en pace/partieement respectée/parfois VERT En pace/respectée/toujours À mesure que vous progresserez dans exercice d évauation, nous aimerions vous encourager à donner des réponses franches et honnêtes. I est tout à fait acceptabe que votre évauation initiae/de référence fasse ressortir des réponses rouges ou orange ; cea vous permettra d identifier et d agir sur es aspects qui demandent une améioration. Une fois que vous aurez répondu à toutes es questions, suivez es consignes à a fin du questionnaire pour renseigner un tabeau de bord du statut de redevabiité et un tabeau de panification. PHOTO : LOUISE DYRING NIELSON/SAVE THE CHILDREN danemark Dorty est membre d un cub d enfants à Kroo Bay, en Sierra Leone. 6

11 OUTIL D ÉVALUATION ET DE PLANIFICATION DE LA REDEVABILITÉ Date : Entourez a mention qui convient et précisez e nom : Bureau de pays/programme/projet/partenaire Membre du personne concerné : 1. Partage de information Rouge orange vert L organisation tient-ee es enfants/es communautés/es principaes parties prenantes informés des activités de organisation et du programme d une manière qui soit accessibe et adaptée au contexte? 1.1 L organisation consute es enfants/es communautés/es principaes parties prenantes et convient avec eux de a meieure façon de rendre information disponibe, adaptée aux circonstances du programme et à a situation. 1.2 L organisation veie à ce que es enfants/communautés/ principaes parties prenantes soient informés des antécédents de organisation, de sa mission et de ses vaeurs, et de a conduite qu is sont en droit d attendre de son personne et de ses représentants (conformément au Code de conduite et à a Poitique de sauvegarde des enfants) et de a manière de contacter organisation. 1 Outi d évauation et de panification de a redevabiité 1.3 L organisation informe es enfants/communautés/principaes parties prenantes des buts précis du programme, de ses activités, des coûts, des processus de séection des bénéficiaires et ee eur rend compte de ses progrès. 1.4 Des détais sur a manière de donner un feedback ou de déposer une painte ayant trait à organisation ou à certaines activités du programme sont mis à a disposition des enfants/ communautés/principaes parties prenantes. 1.5 L organisation se met d accord avec ses partenaires sur es normes de partage de information entre partenaires et entre partenaires et communautés. 1.6 L organisation surveie dans quee mesure information est diffusée, assimiée et reçue au moyen d une consutation avec es enfants/communautés/principaes parties prenantes. 7

12 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes 2. Participation Rouge orange vert Dans quee mesure es enfants/communautés/principaes parties prenantes interviennent-is dans es processus de prise de décisions de organisation? 2.1 L organisation encourage et faciite a participation continue des enfants/communautés/principaes parties prenantes à tous es stades du programme, et notamment à ceui de a conception et de a mise en œuvre. 2.2 L organisation a des résutats de quaité dans ses pratiques de participation conformément aux normes de pratiques de Save the Chidren et aux neuf obigations de a Convention de ONU reative aux droits de enfant en matière de participation efficace (à savoir, a participation communautaire est informative, facutative, respectueuse, pertinente, favorabe aux enfants, incusive, soutenue par une formation pour adutes, sans danger et responsabe). 2.3 L organisation fait participer es enfants/communautés/principaes parties prenantes à identification et à a séection de représentants appropriés pour des programmes précis. 2.4 L organisation dépoie des efforts particuiers pour identifier es vunérabiités de a communauté et incut des groupes moins accessibes et ceux qui sont confrontés à des risques ou à des probèmes suppémentaires. 2.5 L organisation encourage a participation des enfants/ communautés/principaes parties prenantes à examen, au suivi et à évauation périodiques des performances des activités du programme. 2.6 L organisation indique cairement à ses partenaires ce qu ee attend d eux en matière de participation communautaire (c.-à-d. que a participation devrait se produire à tous es stades du cyce du projet et respecter es normes de pratiques reatives à a participation), et organisation aide ses partenaires à satisfaire ces attentes. 8

13 3. Gestion du feedback et des paintes Rouge orange vert L organisation a-t-ee des moyens sûrs et accessibes de veier à ce que es enfants/communautés/principaes parties prenantes puissent faire des suggestions, exprimer des préoccupations ou déposer une painte concernant es décisions ou es actions de organisation? L organisation veie-t-ee à ce que es préoccupations/es paintes soient reçues, entendues, examinées et actées dans es meieurs déais? 3.1 L organisation ou e programme a étabi un mécanisme approprié de gestion des paintes et du feedback, qui a été convenu avec es enfants/communautés/principaes parties prenantes et qui est impartia, rapide, sans danger, confidentie et accessibe à différents groupes. 3.2 Le personne sait comment fonctionne e mécanisme de gestion du feedback et des paintes et comprend sa responsabiité à cet égard, notamment en ce qui concerne es procédures de gestion des paintes sensibes (p. ex. es aégations d abus et de corruption sont aussitôt renvoyées/rapportées aux procédures internes de organisation concernant e traitement des vioations de a Poitique de sauvegarde des enfants et du Code de conduite). 1 Outi d évauation et de panification de a redevabiité 3.3 Les enfants/communautés/principaes parties prenantes sont au fait du mécanisme de gestion du feedback et des paintes, de a manière d y accéder et des paintes qui peuvent ou non être traitées par e système. 3.4 L organisation conserve un registre des paintes reçues, des réponses données et des décisions de projet prises par a suite. 3.5 L organisation s est mise d accord avec ses partenaires sur a façon de formuer des paintes entre eux et ee a documenté a procédure dans ses accords de partenariat. 3.6 L organisation aide ses partenaires à mettre en pace et à gérer des mécanismes de gestion du feedback et des paintes à intention des communautés. 9

14 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes 4. Compétences et attitudes du personne Rouge orange vert L organisation propose-t-ee une formation et un stage d initiation pour veier à ce que es compétences, es attitudes et a conduite de son personne soient conformes aux vaeurs et aux engagements de organisation? Cette formation et ce stage d initiation aident-t-is e personne à traiter avec es enfants/ communautés/principaes parties prenantes de manière respectueuse? 4.1 Les annonces et profis de poste pertinents encouragent es compétences en matière de redevabiité envers es enfants et es communautés et eur participation au cyce de programme. 4.2 Le personne dispose de profis de poste très cairs. 4.3 Le personne connaît ses responsabiités concernant e respect des engagements souscrits par organisation envers es enfants/ communautés/principaes parties prenantes en ien avec e programme ; en outre, e personne connaît e Code de conduite, a Poitique de sauvegarde des enfants et es principes de redevabiité et de participation. 4.4 L organisation a un processus de gestion des performances qui veie au travers d un bian et d une évauation périodiques des performances, etc. au bon travai du personne sur e pan technique et comportementa, y compris au regard de son obigation de rendre des comptes aux communautés et d assurer eur participation. 4.5 Un appui au renforcement des capacités et une formation dans ce domaine sont proposés au personne sur des questions techniques ayant trait à eurs rôes, ainsi que sur a redevabiité et a participation. 4.6 L organisation aide ses partenaires à mettre en œuvre et à assurer e suivi des systèmes de sauvegarde des enfants, et à respecter eurs Codes de conduite et Poitiques de sauvegarde des enfants. 10

15 5. Suivi, évauation et apprentissage Rouge orange vert L organisation a-t-ee des systèmes en pace qui permettent d assimier es enseignements et de es appiquer au sein de organisation et à tous es stades du cyce de programme? 5.1 L organisation recherche activement es points de vue des enfants/communautés/principaes parties prenantes et es intègre dans ses exercices de suivi et d évauation, en ien avec es activités de programme et a conduite du personne. 5.2 L organisation passe réguièrement en revue es données de suivi et d évauation ainsi que es données tirées des mécanismes de gestion du feedback et des paintes pour tirer es enseignements des programmes et es documenter. 5.3 L organisation s adapte et modifie sa façon de travaier sur a base des résutats des bians et évauations du programme et de examen du feedback et des paintes émanant des communautés. 5.4 L organisation documente et partage es résutats du suivi et des évauations avec son personne et ses partenaires et avec des forums extérieurs orsque c est nécessaire ou approprié. 5.5 L organisation partage es enseignements pertinents du programme et ses pans de perfectionnement avec es enfants/communautés/principaes parties prenantes d une manière accessibe. 1 Outi d évauation et de panification de a redevabiité 5.6 L organisation aide ses partenaires à assurer e suivi et évauation des programmes et à mettre en pace des systèmes d apprentissage et de perfectionnement. 11

16 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes TABLEAU DE BORD DU STATUT EN MATIÈRE DE REDEVABILITÉ Afin de compier votre tabeau de bord du statut en matière de redevabiité à partir des résutats du questionnaire, veuiez suivre ces étapes : 1. Transcrivez e cassement (R = rouge, O = orange, V = vert) de outi d évauation dans e tabeau ci-dessous : Partage de Participation Gestion du Compétences Suivi, information feedback et et attitudes évauation et des paintes du personne apprentissage 5 6 Cassement généra 2. Cooriez-e comme i se doit : rouge, orange ou vert. 3. Sur a base du nombre de cases rouges, orange ou vertes, attribuez un cassement généra à chacun des cinq domaines. Faites ACCOUNTABILITY preuve de bon sens STATUS orsque DASHBOARD vous attribuez un cassement généra. Ainsi, trois In order cases to coate your vertes accountabiity et trois status dashboard cases from rouges the resuts of your assessment, foow these steps: devraient donner un cassement généra orange pour a coonne. Ci-contre figure un exempe pour vous montrer à quoi pourrait ressember e produit fini : Ce tabeau fournit un tabeau de bord visue qui iustre a performance de votre organisation en matière de redevabiité vis-à-vis des enfants et des communautés. I peut servir à identifier es domaines es pus appropriés à prioriser et sur esques concentrer vos efforts. DOSSIER-GUIDE SUR LA REDEVABILITÉ DES PROGRAMMES 1. Coate the rankings (R = red, A = amber, G = green) from the assessment too into the tabe beow: Partage de Participation Gestion du Compétences Suivi, information feedback et et attitudes évauation et des paintes du personne apprentissage 1 R R R V O 2 O R R V O 3 O R R V V 4 O R O V V 5 O V O V V 6 O V V V V Cassement généra O O R V V Une fois que vous aurez cerné es domaines prioritaires, veuiez renseigner outi de panification à a page

17 OUTIL DE PLANIFICATION DE LA REDEVABILITÉ Partage de information Participation action requise Caendrier Responsabe (mois/trimestre) 1 Outi d évauation et de panification de a redevabiité Gestion du feedback et des paintes Compétences et attitudes du personne Suivi, évauation et apprentissage 13

18 2 Mise en pratique de a redevabiité dans ensembe du cyce de programme

19 2 Mise en pratique de a redevabiité dans ensembe du cyce de programme Le tabeau ci-dessous propose un récapituatif de ce qui doit être fait à chaque étape du cyce de programme afin d intégrer correctement a redevabiité. Veuiez noter que pour que ces étapes se dérouent correctement, i est impératif que équipe de direction et pus particuièrement es Directeurs de a quaité et de a conception des programmes et es Directeurs de a mise en œuvre des programmes encourage, soutienne et prenne fait et cause pour intégration de a redevabiité. C est seuement ainsi que nous serons en mesure de consoider a base de financement dans nos propositions et a capacité de nos équipes à mettre en œuvre des programmes pus responsabes. Conception des programmes Au stade de a conception des programmes et projets, nous devons : 1. Garantir a compréhension équipe de conception et es principaes personnes concernées par e processus doivent comprendre ce que nous vouons dire par redevabiité, de façon à appréhender cairement ce qui doit se passer à tous es stades de a programmation. Regardez et montrez notre fim de cinq minutes dont e but est d expiquer à quoi ressembe a redevabiité dans a pratique : Putting accountabiity into Practice [Mise en pratique de a redevabiité]. Disponibe sur e DVD à a fin de ce guide ou en igne à adresse suivante : 2. Garantir une approche participative en donnant a priorité aux points de vue des enfants, des communautés et des partenaires dans a conception. Voir a page 54 pour savoir comment intégrer a participation à tous es stades du cyce de programme. Entreprenez une évauation des risques en consutation avec es enfants/ communautés/principaes parties prenantes pour voir si certains aspects de a conception du projet ou de intervention pourraient accidenteement porter atteinte aux enfants ou aux membres vunérabes de a communauté. L atténuation de ces risques est essentiee mais ee pourrait avoir des impications en termes de conception et donc des répercussions sur e budget. Caendrier : nous recommandons vivement que es enfants, es communautés et es partenaires soient impiqués e pus tôt possibe car cea engendrera un impact positif sur e résutat. Par aieurs, veiez à ce que e processus de conception s appuie sur des consutations documentées, des évauations et des examens récemment entrepris avec ces mêmes communautés, et s en inspire. Citez ces ééments dans a proposition. voir page suivante 15

20 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Éaboration du concept et de a proposition 1. Intégration dans a description a proposition devrait expiquer comment nous aons promouvoir une approche participative et garantir a redevabiité envers es enfants et es communautés. Peut-être souhaiterez-vous incure «garantir une mise en œuvre responsabe des programmes vis-à-vis des enfants et des communautés» comme objectif distinct de a proposition. Voir à a page 67 des exempes d extraits de proposition concernant intégration de a redevabiité. Si vous disposez d un aide-mémoire pour éaboration des propositions au niveau nationa, veuiez aussi y intégrer cet outi. 2. Un pan MEAL (Suivi, Évauation, Redevabiité et Apprentissage) robuste devrait figurer dans a proposition qui permette de demander réguièrement un feedback aux enfants et aux communautés, ainsi qu aux partenaires. Cea vous aissera suffisamment de marge de manœuvre pour fournir une réponse et engager une réfexion, tout en faciitant apprentissage dans e cadre du programme. Envisagez d incure des indicateurs sur e suivi de notre redevabiité envers es enfants et es communautés, en considérant notre performance dans es domaines du partage de information, de a participation et a gestion des paintes. Envisagez aussi d incure des indicateurs qui vous donneront des informations sur a conduite du personne et demandez-vous si un préjudice a été porté aux enfants/communautés/principaes parties prenantes du fait même de intervention. Les enfants et es communautés devraient participer activement dès e départ à a panification du suivi et de évauation (S&E). Les indicateurs de succès peuvent être mis au point avec es enfants et es communautés, ou vérifiés avec eux, de façon à ce que nous soyons informés de ce qui constitue e succès pour es communautés afin de pouvoir y travaier. Cea nous aidera ensuite à œuvrer avec ees pour suivre es progrès et impact et cea favorisera par aieurs appropriation du projet par a communauté. 3. Budgétisation pour tenir compte de a redevabiité et a participation ce point est essentie pour s assurer que e programme soit responsabe et participatif. Évauez votre budget en vous posant es questions ci-dessous : Partage de information avez-vous budgété des ressources qui vous permettront de partager information de manière efficace avec es enfants et es communautés et avec nos organisations partenaires? (Réféchissez aux ressources requises pour a production d affiches, de prospectus, de buetins d information, de supports étudiés pour es enfants, de vidéos, etc.) 16 voir page suivante

21 Éaboration du concept et de a proposition suite Participation avez-vous prévu un budget suffisant pour permettre a participation des enfants, des adutes et de nos partenaires à a conception, à a mise en œuvre, au suivi et à évauation des activités? (Réféchissez aux ressources requises pour organiser des réunions périodiques, mettre en pace des groupes communautaires et satisfaire es besoins spéciaux éventues des enfants, par exempe aide en termes de transport, accompagnement des jeunes fies, réunions pendant e week-end.) Gestion des paintes avez-vous prévu un budget pour a mise en pace de mécanismes de gestion de paintes? (Réféchissez aux ressources requises pour a formation du personne, es réunions de consutation avec es communautés et a production de supports destinés aux mécanismes de gestion des paintes.) Personne dédié envisagez d aouer des ressources à un membre du personne à temps pein ou à mi-temps spéciaement chargé de coordonner e travai sur a redevabiité. I pourrait s agir d un agent en charge du S&E et de a redevabiité ou d un coordonnateur de a redevabiité. Notre guide «Comment budgétiser a redevabiité» à a page 69 vous aidera à cacuer combien de ressources vous devez assigner dans votre budget à a redevabiité et à a participation. 4. Vérification de a conception du programme. Une fois que vous aurez un projet de conception du programme, vous devrez e vérifier auprès des enfants, des jeunes et de différents groupes de représentants de a communauté en vue de confirmer sa pertinence et a fiabiité de votre approche, et pour veier à ce qu i ne puisse pas accidenteement nuire à qui que ce soit. 2 Mise en pratique de a redevabiité dans ensembe du cyce de programme Mise en pace du programme 1. Veiez à ce que es membres du personne de Save the Chidren et de nos partenaires soient bien informés sur : La vision et a mission de Save the Chidren Les différents aspects du projet Les normes de pratiques reatives à a participation des enfants Le Code de conduite et a Poitique de sauvegarde des enfants. voir page suivante 17

22 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Mise en pace du programme suite 2. Partagez avec es enfants et es communautés dans des formats qui soient accessibes des informations concernant : Save the Chidren Le projet (y compris e budget destiné à cette communauté) La manière dont es gens peuvent s impiquer Les normes de comportement qu is peuvent attendre de a part du personne de Save the Chidren et de ses représentants, conformément au Code de conduite et à a Poitique de sauvegarde des enfants. Voir : Le guide reatif au partage de information à a page 23 e guide reatif au partage de information concernant es budgets des projets à a page 70 e modèe de partage de information aux pages Lorsque vous organisez des réunions de mise en route d un projet avec des enfants et des adutes, i est essentie de vous demander : Comment is aimeraient recevoir information (Oraement? Par écrit? À quee fréquence? De a part de qui?) Comment is aimeraient partager e feedback et es paintes à propos du projet (cette réponse vous aidera à mettre en pace des mécanismes de gestion des paintes au stade de a mise en œuvre.) Voir e guide sur a manière de consuter es enfants à propos de a gestion des paintes à a page Panification de a participation. De quees manières es enfants et es communautés vont-is participer à chaque stade du cyce de projet? Quees possibiités avez-vous créées pour permettre aux enfants et aux communautés de travaier avec vous à mesure que vous panifiez eur participation? Envisagez de cartographier comment vous cherchez actueement à satisfaire nos normes de pratiques reatives à a participation des enfants. Vous pouvez ensuite vous attaquer aux acunes et garantir quaité et sécurité. 5. Identifiez des représentants appropriés qui représentent correctement es intérêts des différents groupes vunérabes. Vous êtes-vous demandé dans quee mesure votre approche est incusive? Que pouvez-vous faire pour veier à ce que es popuations es pus marginaisées puissent participer? 6. Invitez es communautés ocaes, es comités viageois et es coectivités ocaes à prendre part à éaboration des critères de séection de ceux qui participent au projet ou en bénéficient. voir page suivante 18

23 Mise en pace du programme suite 7. Les accords de partenariat doivent comporter es attentes dans es domaines suivants : Le partage de information avec es communautés et entre partenaires La promotion de a participation des enfants et des adutes Le mode de gestion des paintes entre partenaires et avec es communautés (comment et quand un partenaire renverra-t-i une painte devant Save the Chidren) Le Code de conduite et a Poitique de sauvegarde des enfants Le suivi et évauation du projet. 8. Discutez avec es personnes de Save the Chidren et des partenaires de eurs besoins en matière de renforcement des capacités dans es domaines de a redevabiité, de a participation et de a sauvegarde des enfants et formuez un pan. Vous pourriez utiiser outi d évauation et de panification de a redevabiité évoqué à a page Les pans de travai du personne ont besoin de traduire e temps requis par e personne pour pouvoir s acquitter de tous es aspects de a redevabiité envers es enfants et es communautés. Définir un objectif de performance en matière de redevabiité pour e personne du programme contribuera à en faire une réaité. Voir e guide sur es rôes et attributions suggérés en matière de redevabiité à a page Mettez en pace un système MEAL Envisagez d incure dans e système de S&E des indicateurs pour vous aider à suivre nos performances en matière de redevabiité vis-à-vis des enfants et des communautés, en évauant si nous obtenons de bons résutats dans es domaines du partage de information, de a participation et a gestion des paintes, et en respectant notre engagement de maintenir es enfants et es autres membres vunérabes de a communauté à abri du danger. 2 Mise en pratique de a redevabiité dans ensembe du cyce de programme 11. Panification du retrait. En réféchissant dès e départ au moment et à a manière de core un programme, on peut s assurer d une véritabe appropriation du programme par ses parties prenantes ; cea permet de réduire a dépendance envers Save the Chidren et d éviter incertitude et es maentendus. La panification du retrait nécessite de rencontrer es principaes parties prenantes (notamment es enfants, es femmes et es hommes qui vivent dans e dénuement, es partenaires et, e cas échéant, es autorités ocaes) afin de se mettre d accord sur : es résutats escomptés et du caendrier prévu pour e retrait de Save the Chidren voir page suivante 19

24 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Mise en pace du programme suite Mise en œuvre du programme a manière dont es capacités des partenaires ocaux, des aiés, des enfants et des membres de a communauté seront renforcées au travers du programme de façon à ce qu is soient en mesure de prendre e reais des responsabiités au moment du retrait de Save the Chidren qui prendra e reais concernant es ééments cés du programme au moment du retrait de Save the Chidren et ques seront es actifs transférés en même temps que cette responsabiité. 1. Partagez réguièrement es informations en fonction des préférences de a communauté, étabissez un pan avec es partenaires en vue de a diffusion réguière des informations (ques outis utiiser avec ques pubics, qui tiendra es données à jour, à quee fréquence, visibiité dans a communauté, etc.). 2. Mettez en pace un mécanisme de gestion du feedback et des paintes (MFP) I vous faudra : Consuter es enfants et es communautés sur a façon qui eur sembe a pus appropriée pour faire part de eur feedback et de eurs doéances Concevoir un processus et un système pour enregistrement et a réponse en veiant à prévoir un processus pour e traitement accééré des paintes urgentes ou sensibes, tees que es cas d abus ou d expoitation Attribuer des rôes et des responsabiités Former e personne et, éventueement, des bénévoes communautaires Informer es enfants et es adutes de ce MFP cea devrait s inscrire dans notre travai de mobiisation sociae pus arge Enregistrer es paintes et es réponses Passer en revue votre base de données/vos archives MFP pour documenter es améiorations à apporter au programme présenter anayse des paintes à équipe du programme une fois par mois et à a SMT une fois tous es deux mois et incure es rapports du programme. Voir e guide sur a manière de mettre en pace un MFP en 10 étapes aux pages Voir a vidéo sur a mise en pace d un MFP. Disponibe sur e DVD à a fin de ce guide ou en igne à adresse suivante : watch?v=qxvin3rddma voir page suivante 20

25 Mise en œuvre du programme suite 3. Faites en sorte qu i soit facie aux enfants et aux adutes de participer au projet, et notamment à ceux qui sont issus de groupes marginaisés, en réféchissant attentivement au ieu des activités, aux horaires et aux formats. 4. Impiquez es gens dans a prise de décisions ayant trait au projet, p. ex. cees ayant trait aux critères de séection des bénéficiaires, aux types d activités, au caendrier et au ieu des activités que nous espérons mettre en œuvre. 5. Soyez réguièrement à écoute des gens Prenez réguièrement e pous du programme demandez aux enfants et aux adutes prenant part au programme de vous donner eurs impressions sur es progrès et impact du projet ; demandez-eur s is pensent que nous réussissons à partager es informations, à gérer es paintes, à travaier en partenariat avec eux et à faire respecter es engagements énoncés dans notre Code de conduite et notre Poitique de sauvegarde des enfants Invitez es enfants et es membres de a communauté à prendre part au suivi du projet Prenez du temps pour réféchir à a mise en œuvre du programme avec es partenaires et e personne Sur a base du feedback de a communauté, apportez es changements nécessaires Fournissez aux communautés des rapports périodiques sur es performances et a situation financière du projet Partagez es résutats des évauations des projets avec es communautés dans des formats accessibes. 2 Mise en pratique de a redevabiité dans ensembe du cyce de programme Retrait du programme Les principaes choses à prendre en compte au moment de a fermeture de votre programme sont : a communication avec es parties prenantes pour expiquer quand, pourquoi et comment vous avez intention de core votre programme et qui ees devraient contacter après e départ de Save the Chidren e transfert aux communautés, aux partenaires ou aux pouvoirs pubics de certains aspects du programme susceptibes de continuer e transfert des actifs à Save the Chidren ou aux principaes parties prenantes a gestion du personne de programme quand approche a fin de eur contrat a comptabiité et étabissement de rapports identification, a documentation et e partage des enseignements. 21

26 3 Partage de information

27 3 Partage de information Nos principes Nous sommes résoument décidés à fournir des informations actuaisées, pertinentes et caires concernant notre organisation et es activités que nous menons avec es enfants, es communautés et es organisations partenaires. Nous devons veier à diffuser cette information dans des angues, des formats et des supports qui puissent être faciement compris par es enfants et es communautés avec esques nous travaions. Lorsque nous travaions avec des partenaires, nous devons d abord partager cette information avec eux et eur expiquer cairement ce que nous attendons en matière de partage de information avec es communautés dans e cadre de nos accords de partenariat. Partage de information avec nos partenaires, es enfants et es communautés Aux pages figure un aide-mémoire concernant es informations que nous avons besoin de partager avec nos partenaires, es enfants et es communautés. Parcourez aide-mémoire et cochez es informations que vous partagez déjà et notez es acunes éventuees qu i vous faut comber. N oubiez pas Pour pouvoir partager cette information avec es partenaires, es enfants et es communautés, notre personne aura besoin de répondre aux questions posées aux pages Par conséquent, nous devons veier à ce que es membres du personne aient accès à cette information et se sentent à aise au moment de a communiquer aux partenaires, aux enfants et aux communautés. Les choses auxquees vous devez réféchir Comment faire en sorte que information soit disponibe et accessibe à tous es membres de a communauté? Comment communiquerez-vous information? Oraement, dans e cadre de réunions et/ou par écrit? Comment afficherez-vous information? Cartes, images, «camemberts» (pour es projections financières) et photos sont autant de bons moyens de présenter information à des personnes qui ne savent pas forcément ire. Comment tiendrez-vous information à jour et à quee fréquence? Comment rendrez-vous information assimiabe par des enfants? I existe de nombreuses méthodes udiques et innovantes pour impiquer es enfants dans a préparation et a présentation des informations à d autres membres de eur communauté. Is peuvent aussi acquérir des compétences précieuses en prenant part à ce processus. 23

28 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Comment pouvez-vous aider es enfants à comprendre pourquoi i est important que nous partagions information avec eux? Comment pouvez-vous faire en sorte que a redevabiité soit un concept pertinent qui pare aux enfants et à eurs communautés respectives? Comment pouvez-vous inciter es enfants à poser des questions sur es informations que nous communiquons ou à nous donner un feedback? N oubiez pas Les enfants et es communautés avec esques nous travaions ont droit à cette information. 24

29 Aide-mémoire concernant e partage de information 1. Information sur Save the Chidren et/ou organisation partenaire Quees sont notre vision et notre mission? 3 Partage de information Pourquoi sommes-nous ici? D où vient notre argent? Code de conduite du personne comportements que vous pouvez attendre de notre personne Notre engagement à garder es enfants hors de danger, tant sur e pan de a façon dont notre personne se comporte que sur ceui de a façon dont nous mettons en œuvre nos programmes Comment porter painte ou souever une préoccupation concernant nos activités : Pourquoi mettre en pace un mécanisme de gestion des paintes? De quoi es gens peuvent-is se paindre? Qui peut se paindre? Comment et où? Déai de réponse Poitique d absence de représaies et de confidentiaité 2. Information sur e projet proposé Nom du projet Sites cibés et mode de séection Caendrier (date de début et de fin) voir page suivante 25

30 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Noms des organisations partenaires Objectifs et activités du projet Finances : Qui finance ce projet? Quee sera a contribution du projet à votre communauté? Quee contribution a communauté s engage-t-ee à apporter (en espèces ou en nature)? Qui bénéficiera de ce projet et comment nous proposons de séectionner es bénéficiaires Combien de personnes e projet peut-i aider? Que recevront es gens et quand (es ivrabes)? Information sur toute modification importante apportée au projet initia Rapports d avancement progrès accompis ce mois-ci et prévisions pour e mois prochain? Résumés des évauations 3. Information sur a façon dont es gens peuvent prendre part au projet Dates et ieux des principaes activités, y compris es réunions Accord existant avec a communauté concernant sa participation Comment nous proposons de suivre et d évauer ce que nous accompissons ensembe Coordonnées de a (ou des) personne(s) à contacter en cas de demande de renseignement 26

31 Comment partager information sur es budgets des projets Combien d informations financières devriez-vous fournir? Nous vouons aider es gens à comprendre ce que nous avons dépensé en eur nom. Par conséquent, information que vous partagez avec a popuation ocae doit être pertinente et concerner es activités que vous réaisez dans eur viage ou eur ocaité. Une bonne pratique consiste à fournir des informations sur : ce que nous coûtent es matériaux a contribution de a communauté a contribution de Save the Chidren es sources de notre argent. 3 Partage de information Comment devriez-vous présenter information? Vous pouvez résumer es dépenses par activité, site ou igne budgétaire ou un méange des trois. Présentez es chiffres dans a monnaie ocae. Indiquez e montant ayant été budgété pour chaque activité, site ou igne budgétaire, ainsi que es dépenses réees. La bonne pratique veut que a totaité des coûts d un projet soit présentée. Mais faites preuve de bon sens. I peut ne pas convenir de pubier des informations sensibes concernant es saaires, par exempe. Vous pouvez présenter es dépenses dans un tabeur ou dans un rapport descriptif. Faites en sorte que information soit caire et concise. I est important que vous a présentiez de façon à ce que es enfants et es autres membres de a communauté puissent faciement a comprendre. Nous avons de mutipes exempes de budgets compréhensibes par des enfants, donc n hésitez pas à vous mettre en rapport avec équipe chargée de a redevabiité envers es enfants pour en savoir pus à ce sujet. N oubiez pas La mise en commun des coûts directs d un projet constitue un premier pas positif vers a transparence financière. Pourquoi fournir des informations sur es budgets? 1. Cea renforce appropriation du projet : si es communautés savent combien es choses coûtent, i est pus probabe qu ees chercheront à participer aux activités, voire nous aideront à protéger es actifs du projet. Nous devrions nous réjouir des questions et des suggestions à propos des finances d un projet, car i s agit à d une forme de participation. 2. Cea remet en question es notions de dépendance, car cea nous permet de dire : «Voià combien nous apportons. Quee sera votre contribution à vous, a communauté?» 3. Cea améiore a quaité de nos travaux : en étant transparents, nous impiquons davantage es communautés et es partenaires. 27

32 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes 4. Cea renforce notre crédibiité et a confiance que a communauté nous accorde. 5. Cea promeut es droits des citoyens et une cuture de transparence : si nous parvenons à partager information réguièrement sur nos budgets et nos dépenses, cea encouragera es citoyens à exercer eur droit de demander à d autres institutions pubiques de faire de même, y compris es autorités nationaes et ocaes, es Égises et es écoes. 6. Cea promeut e rapport quaité/prix : a pubication ou e partage d informations sur es finances du projet devraient nous aider à tenter d être pus rentabes. 7. Cea contribue à empêcher a fraude : sachant que nous aons diffuser des informations budgétaires, nous serons pus attentifs à nos processus financiers. 8. C est une occasion d apprentissage : a discussion des finances d un projet nous aidera à tirer des enseignements des communautés. 9. Cea augmente notre compétitivité : es baieurs de fonds encouragent de pus en pus a transparence financière. 10. Cea nous aide à satisfaire des normes internationaes en matière de quaité, tees qu ees sont énoncées par SPHERE, HAP (Partenariat internationa pour a redevabiité humanitaire) et e Code de conduite du Comité internationa de a Croix-Rouge (CICR). Mais, que se passera-t-i si? Vous vous heurterez peut-être à certains obstaces ou à queques difficutés en vouant faire preuve de transparence sur es finances du projet. Ci-dessous nous évoquons certaines des questions de type «si jamais...», et nous vous proposons des réponses pour surmonter ces difficutés. Si jamais que pouvez-vous faire pour Résoudre e probème? La communauté conteste vos activités ou vos dépenses? «Si nous fournissons des informations budgétaires aux communautés, ees passeront nos budgets au peigne fin et nous poseront pus de questions. Ees pourraient même nous dire : «Donnez-nous tout argent au ieu de e dépenser en frais généraux.». I se peut que des questions déicates soient posées aux membres du personne du programme et des organisations partenaires concernant nos budgets et nos dépenses. Les responsabes financiers et autres membres du personne compétents (p. ex. préposés aux achats) ont besoin de travaier avec e personne du programme et es partenaires de façon à pouvoir répondre aux questions déicates ou dérangeantes. Expiquez que nos procédures d achat sont conçues pour faire e meieur usage possibe des ressources disponibes. Faites remarquer tout e travai qui doit être fait en couisses pour mener à bien e projet. 28 voir page suivante

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