Dossier-guide sur la redevabilité des programmes. Une ressource de Save the Children

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1 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Une ressource de Save the Chidren

2 Save the Chidren travaie dans pus de 120 pays. Nous sauvons des vies d enfants. Nous nous battons pour eurs droits. Nous es aidons à réaiser eur potentie. Ce guide a été rédigé par Burcu Munyas Ghadiay, Conseier en redevabiité, Save the Chidren Royaume-Uni. Remerciements Nous tenons à remercier es membres du Groupe de travai sur a redevabiité de Save the Chidren Internationa : Dan Coison, Christine Lipohar, Juie Sprigg, Akram Sajjad, Hana Crowe, Sophie-Martin Simpson et Victoria Pamer. Pubié par Save the Chidren 1 St John s Lane London EC1M 4AR Royaume-Uni +44 (0) savethechidren.org.uk Première pubication 2013 The Save the Chidren Fund 2013 The Save the Chidren Fund est une organisation caritative enregistrée en Angeterre et au pays de Gaes (213890) et en Écosse (SC039570). Société enregistrée sous e No Cette pubication est protégée par droits d auteur ; ee pourra cependant être reproduite par queque procédé que ce soit, sans frais et sans autorisation préaabe, à des fins pédagogiques mais ee ne pourra pas être destinée à a revente. La reproduction de cette pubication dans toute autre circonstance nécessitera autorisation écrite préaabe de éditeur et des droits pourront être exigés. Photo de couverture : Réunion d un cub d enfants au Népa (Photo : Suzanne Lee/Save the Chidren) Composition : Grasshopper Design Company Traduction : Maryck Hooway Reecture : Isabee Fernández

3 Tabe des matières Introduction 1 1 Outi d évauation et de panification de a redevabiité 5 Outi d évauation et de panification de a redevabiité 7 Tabeau de bord du statut en matière de redevabiité 12 Outi de panification de a redevabiité 13 2 Mise en pratique de a redevabiité dans ensembe du cyce de programme 14 3 Partage de information 23 nos principes 23 Partage de information avec nos partenaires, es enfants et es communautés 23 Aide-mémoire concernant e partage d information 25 comment partager information sur es budgets des projets 27 Exempe de modèe de partage de information 30 4 Gestion du feedback et des paintes 33 Définitions et questions cés 33 comment mettre en pace un mécanisme de gestion du feedback et des paintes en dix étapes 36 comment consuter des enfants et des adutes dans e cadre de a gestion d une painte 41 organigramme de a gestion du feedback et des paintes 45 enregistrement du feedback et des paintes 48 Formuaire d enregistrement du feedback et des paintes 49 Format de a base de données des paintes 51 5 Participation 53 comment faciiter a participation des enfants et de a communauté à tous es stades du programme 54 Améiorer a quaité de a participation 63 6 Redevabiité dans es propositions de coecte de fonds 67 intégrer une cause de redevabiité dans es propositions : spécimen de ibeé 67 évauer votre budget pour une programmation responsabe 68 comment budgétiser a redevabiité 69 7 Redevabiité envers et avec nos partenaires 77 8 Compétences du personne en matière de redevabiité 79 9 Redevabiité, sauvegarde des enfants et programmation de quaité 83 iii

4 PHOTO : ANDY FEATHERSTONE Exercice de cassement d opinions, canton de Meiktia, Myanmar (Birmanie)

5 INTRODUCTION Au sein de Save the Chidren, nous pensons que, pour faire preuve d une véritabe redevabiité envers es enfants et es communautés, c est-à-dire pour respecter notre obigation de eur rendre des comptes, nous devons eur donner non seuement une voix mais aussi occasion d infuencer es décisions qui affectent notre choix de travaier avec eux et notre manière de e faire. Cea impique aussi de donner aux enfants et aux communautés e pouvoir de nous obiger à rendre des comptes d une manière qui infuence es poitiques, es priorités et es actions de notre organisation aux niveaux oca, nationa et mondia. Cea permet de compenser e pouvoir d infuence que es baieurs de fonds et es gouvernements (en tant que responsabes de a régementation) exercent sur nous. La redevabiité fait partie de nos vaeurs phares. Nous nous engageons à utiiser nos ressources de manière efficace, à atteindre des résutats mesurabes et à rendre des comptes à ceux qui nous soutiennent, à nos partenaires et, avant tout, aux enfants. Nous sommes résoument décidés à améiorer notre appréciation et notre appication des approches de a redevabiité dans ensembe de nos programmes. La redevabiité fait partie des principaux ééments du Cadre quaité et des Normes opérationnees de gestion de notre organisation. À quoi ressembe a redevabiité dans a pratique? Un partage d information réguier, opportun et accessibe expiquant qui nous sommes, nos projets (y compris des informations budgétaires), e comportement que on peut attendre de notre personne et de nos représentants (conformément à notre Poitique de sauvegarde des enfants et à notre Code de conduite), et a manière dont es gens peuvent s impiquer, nous donner un feedback ou déposer une painte. Cea nécessite une réfexion sur a façon dont nous diffusons actueement information, pour rendre ce partage pus systématique et normaisé et pour produire des outis variés destinés à des pubics divers. Participation discuter, décider et travaier ensembe, avec es enfants, es communautés et es partenaires. Cea suppose d examiner notre façon de travaier avec nos principaes parties prenantes sur ensembe du cyce de programme, en évouant de a consutation vers a coaboration, et en améiorant a quaité et e caractère incusif de cette participation, s i y a ieu. Toujours être en quête d un feedback de a part des enfants et des communautés et gérer eurs paintes éventuees. Cea suppose une écoute systématique et a mise en pace de mécanismes formes au cœur de nos projets pour que es gens puissent exprimer eurs points de vue et eurs préoccupations quant à notre approche, nos activités et notre impact, ou encore sur des questions de sécurité ou sur e comportement de notre personne. Suivi, évauation et apprentissage : permettre aux enfants et aux communautés de se faire entendre dans nos exercices de suivi et d évauation ; passer réguièrement en revue es données de suivi et es résutats de nos mécanismes de gestion du feedback et des paintes pour déterminer es changements requis au niveau de eur mise en œuvre et veier à ce que es données d évauation infuencent a conception des projets futurs, intégrant ainsi une cuture d apprentissage et de perfectionnement continu. 1

6 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Renforcement des compétences du personne pour encourager une programmation responsabe i faut pour cea faire en sorte que notre personne possède es compétences techniques et comportementaes requises pour mener à bien nos engagements auprès des communautés. Cea suppose égaement un travai avec es personnes du programme et de nos partenaires pour veier à ce qu is comprennent : à quoi ressembe a redevabiité dans a pratique ; comment mettre en œuvre des programmes transparents et participatifs ; comment définir et gérer des mécanismes de gestion de paintes et garantir e respect de notre Code de conduite et de nos procédures de sauvegarde des enfants. Ces pratiques sont conformes à a norme de HAP (Partenariat internationa pour a redevabiité humanitaire) en matière de redevabiité et de gestion de a quaité, qui s appique aux travaux réaisés par es ONG dans es domaines de humanitaire, du déveoppement et du paidoyer. Save the Chidren est membre de HAP et base ses travaux en matière de redevabiité sur a norme HAP. Ques seront es avantages pour es programmes? Une approche responsabe et participative apporte des avantages concrets importants, notamment : Une améioration de a quaité de nos programmes en termes de conception et de mise en œuvre, ce qui donne pus de pertinence à nos travaux Une améioration de nos reations avec es communautés ; ees nous acceptent mieux et nous pouvons ainsi progresser vers un véritabe partenariat avec ees Une réduction du risque de fraude ou d utiisation des fonds à mauvais escient Une réduction du risque de préjudice aux enfants ou aux autres bénéficiaires qui pourrait être causé par a conduite de notre propre personne ou par a conception même de intervention La preuve à nos donateurs que nous sommes capabes de mener à bien des processus de quaité, tes que a redevabiité dans a conception et a mise en œuvre de nos programmes. Objet de ce guide Nous savons que es principes d une programmation responsabe n ont rien de nouveau ; is font partie des pratiques éémentaires pour une programmation de quaité et nous es appiquons d ores et déjà à divers degrés. Le résutat que nous recherchons, c est eur adoption systématique dans notre façon de travaier. Ce guide a été conçu pour vous aider à y arriver. Ce Dossier-guide sur a redevabiité des programmes réunit des conseis, des vidéos et des supports de formation concrets et ayant fait eurs preuves pour aider es programmes pays à mettre en pratique a redevabiité. I s adresse avant tout aux personnes des programmes pays de Save the Chidren et de nos partenaires chargés de mettre en œuvre des projets et programmes de déveoppement ou humanitaires. 2

7 À a fin de ce guide, vous trouverez un DVD contenant quatre vidéos préparées pour améiorer notre compréhension de a notion de redevabiité des programmes et pour faciiter a discussion. Vous trouverez aussi un cédérom intitué Accountabiity Conversations A series of eight sessions on accountabiity [Conversations sur a redevabiité série de huit sessions sur a redevabiité], qui comprend des notes de faciitation, des diaporamas et des fiches à distribuer qui peuvent servir à sensibiiser e personne du programme et de nos partenaires. introduction Nous espérons que ce guide vous sera utie. Nous serons ravis de recevoir vos commentaires et réactions merci de nous aider à mieux vous soutenir. Si vous avez des commentaires ou des questions, veuiez es adresser à Dan Coison, Responsabe de appui aux programmes, Save the Chidren Internationa, [email protected] Vous trouverez des versions éectroniques des ressources contenues dans ce guide et bien d autres supports sur : Pages/Accountabiity.aspx 3

8 1 Outi d évauation et de panification de a redevabiité

9 1 Outi d évauation et de panification de a redevabiité L outi d évauation et de panification 1 (à a page 7) a été conçu pour aider es projets, es programmes, es bureaux de pays et es partenaires à évauer dans quee mesure is parviennent à mettre en pratique a redevabiité envers es communautés. En outre, i contribuera à éaboration de pans d action en vue d aider Save the Chidren et ses partenaires à progresser dans es domaines signaés. C est aussi un outi de formation et de sensibiisation de ensembe du personne, pour aider à réféchir et à mieux comprendre à quoi peut ressember a redevabiité dans a pratique. I peut être empoyé comme outi de référence et réutiisé en fin d année pour mesurer es progrès accompis dans es domaines identifiés comme prioritaires. Qui devrait s en servir? Nous espérons que cet outi sera utie au personne à différents niveaux. I peut être utiisé avec es personnes de Save the Chidren et de nos partenaires au niveau des projets et des programmes pour évauer es pratiques actuees et mettre au point un pan de perfectionnement pour un projet ou un programme donné. I peut aussi servir au niveau organisationne, soit pour es bureaux de pays de Save the Chidren soit pour nos organisations partenaires, en faisant intervenir équipe de direction et es chargés de programme, afin de mieux documenter un pan ou une stratégie au niveau de organisation en vue d améiorer notre redevabiité envers es communautés. On espère que es pans pourront ensuite être incus dans des pans annues de pays ou dans des documents stratégiques à pus ong terme, afin de garantir un suivi. Utiisation de outi Quand nous nous engageons à rendre des comptes à ceux que nous cherchons à servir, nous devons nous efforcer de respecter certaines obigations minimaes. Les questions ci-dessous sont conçues pour nous permettre de mettre ces obigations en exergue. Suivant a nature des travaux de organisation et e contexte, e miieu et es conditions dans esques ee travaie, certaines de ces questions semberont pus pertinentes que d autres. Vous souhaiterez peut-être compéter chacune de ces obigations pour garantir eur appicabiité à des activités particuières et pour approfondir e processus. L outi d évauation et de panification vous demande de réféchir à cinq domaines différents de votre opération : 1. Partage de information 2. Participation 3. Gestion du feedback et des paintes 4. Compétences et attitudes du personne 5. Suivi, évauation et apprentissage 1 Cet outi a été adapté d un outi de panification de a redevabiité de CAFOD. 5

10 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes I y a six obigations dans chaque domaine. Lisez chaque affirmation et décidez du statut qui correspond e mieux à chacune d ee : ROUGE Pas en pace/pas respectée/jamais ORANGE Partieement en pace/partieement respectée/parfois VERT En pace/respectée/toujours À mesure que vous progresserez dans exercice d évauation, nous aimerions vous encourager à donner des réponses franches et honnêtes. I est tout à fait acceptabe que votre évauation initiae/de référence fasse ressortir des réponses rouges ou orange ; cea vous permettra d identifier et d agir sur es aspects qui demandent une améioration. Une fois que vous aurez répondu à toutes es questions, suivez es consignes à a fin du questionnaire pour renseigner un tabeau de bord du statut de redevabiité et un tabeau de panification. PHOTO : LOUISE DYRING NIELSON/SAVE THE CHILDREN danemark Dorty est membre d un cub d enfants à Kroo Bay, en Sierra Leone. 6

11 OUTIL D ÉVALUATION ET DE PLANIFICATION DE LA REDEVABILITÉ Date : Entourez a mention qui convient et précisez e nom : Bureau de pays/programme/projet/partenaire Membre du personne concerné : 1. Partage de information Rouge orange vert L organisation tient-ee es enfants/es communautés/es principaes parties prenantes informés des activités de organisation et du programme d une manière qui soit accessibe et adaptée au contexte? 1.1 L organisation consute es enfants/es communautés/es principaes parties prenantes et convient avec eux de a meieure façon de rendre information disponibe, adaptée aux circonstances du programme et à a situation. 1.2 L organisation veie à ce que es enfants/communautés/ principaes parties prenantes soient informés des antécédents de organisation, de sa mission et de ses vaeurs, et de a conduite qu is sont en droit d attendre de son personne et de ses représentants (conformément au Code de conduite et à a Poitique de sauvegarde des enfants) et de a manière de contacter organisation. 1 Outi d évauation et de panification de a redevabiité 1.3 L organisation informe es enfants/communautés/principaes parties prenantes des buts précis du programme, de ses activités, des coûts, des processus de séection des bénéficiaires et ee eur rend compte de ses progrès. 1.4 Des détais sur a manière de donner un feedback ou de déposer une painte ayant trait à organisation ou à certaines activités du programme sont mis à a disposition des enfants/ communautés/principaes parties prenantes. 1.5 L organisation se met d accord avec ses partenaires sur es normes de partage de information entre partenaires et entre partenaires et communautés. 1.6 L organisation surveie dans quee mesure information est diffusée, assimiée et reçue au moyen d une consutation avec es enfants/communautés/principaes parties prenantes. 7

12 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes 2. Participation Rouge orange vert Dans quee mesure es enfants/communautés/principaes parties prenantes interviennent-is dans es processus de prise de décisions de organisation? 2.1 L organisation encourage et faciite a participation continue des enfants/communautés/principaes parties prenantes à tous es stades du programme, et notamment à ceui de a conception et de a mise en œuvre. 2.2 L organisation a des résutats de quaité dans ses pratiques de participation conformément aux normes de pratiques de Save the Chidren et aux neuf obigations de a Convention de ONU reative aux droits de enfant en matière de participation efficace (à savoir, a participation communautaire est informative, facutative, respectueuse, pertinente, favorabe aux enfants, incusive, soutenue par une formation pour adutes, sans danger et responsabe). 2.3 L organisation fait participer es enfants/communautés/principaes parties prenantes à identification et à a séection de représentants appropriés pour des programmes précis. 2.4 L organisation dépoie des efforts particuiers pour identifier es vunérabiités de a communauté et incut des groupes moins accessibes et ceux qui sont confrontés à des risques ou à des probèmes suppémentaires. 2.5 L organisation encourage a participation des enfants/ communautés/principaes parties prenantes à examen, au suivi et à évauation périodiques des performances des activités du programme. 2.6 L organisation indique cairement à ses partenaires ce qu ee attend d eux en matière de participation communautaire (c.-à-d. que a participation devrait se produire à tous es stades du cyce du projet et respecter es normes de pratiques reatives à a participation), et organisation aide ses partenaires à satisfaire ces attentes. 8

13 3. Gestion du feedback et des paintes Rouge orange vert L organisation a-t-ee des moyens sûrs et accessibes de veier à ce que es enfants/communautés/principaes parties prenantes puissent faire des suggestions, exprimer des préoccupations ou déposer une painte concernant es décisions ou es actions de organisation? L organisation veie-t-ee à ce que es préoccupations/es paintes soient reçues, entendues, examinées et actées dans es meieurs déais? 3.1 L organisation ou e programme a étabi un mécanisme approprié de gestion des paintes et du feedback, qui a été convenu avec es enfants/communautés/principaes parties prenantes et qui est impartia, rapide, sans danger, confidentie et accessibe à différents groupes. 3.2 Le personne sait comment fonctionne e mécanisme de gestion du feedback et des paintes et comprend sa responsabiité à cet égard, notamment en ce qui concerne es procédures de gestion des paintes sensibes (p. ex. es aégations d abus et de corruption sont aussitôt renvoyées/rapportées aux procédures internes de organisation concernant e traitement des vioations de a Poitique de sauvegarde des enfants et du Code de conduite). 1 Outi d évauation et de panification de a redevabiité 3.3 Les enfants/communautés/principaes parties prenantes sont au fait du mécanisme de gestion du feedback et des paintes, de a manière d y accéder et des paintes qui peuvent ou non être traitées par e système. 3.4 L organisation conserve un registre des paintes reçues, des réponses données et des décisions de projet prises par a suite. 3.5 L organisation s est mise d accord avec ses partenaires sur a façon de formuer des paintes entre eux et ee a documenté a procédure dans ses accords de partenariat. 3.6 L organisation aide ses partenaires à mettre en pace et à gérer des mécanismes de gestion du feedback et des paintes à intention des communautés. 9

14 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes 4. Compétences et attitudes du personne Rouge orange vert L organisation propose-t-ee une formation et un stage d initiation pour veier à ce que es compétences, es attitudes et a conduite de son personne soient conformes aux vaeurs et aux engagements de organisation? Cette formation et ce stage d initiation aident-t-is e personne à traiter avec es enfants/ communautés/principaes parties prenantes de manière respectueuse? 4.1 Les annonces et profis de poste pertinents encouragent es compétences en matière de redevabiité envers es enfants et es communautés et eur participation au cyce de programme. 4.2 Le personne dispose de profis de poste très cairs. 4.3 Le personne connaît ses responsabiités concernant e respect des engagements souscrits par organisation envers es enfants/ communautés/principaes parties prenantes en ien avec e programme ; en outre, e personne connaît e Code de conduite, a Poitique de sauvegarde des enfants et es principes de redevabiité et de participation. 4.4 L organisation a un processus de gestion des performances qui veie au travers d un bian et d une évauation périodiques des performances, etc. au bon travai du personne sur e pan technique et comportementa, y compris au regard de son obigation de rendre des comptes aux communautés et d assurer eur participation. 4.5 Un appui au renforcement des capacités et une formation dans ce domaine sont proposés au personne sur des questions techniques ayant trait à eurs rôes, ainsi que sur a redevabiité et a participation. 4.6 L organisation aide ses partenaires à mettre en œuvre et à assurer e suivi des systèmes de sauvegarde des enfants, et à respecter eurs Codes de conduite et Poitiques de sauvegarde des enfants. 10

15 5. Suivi, évauation et apprentissage Rouge orange vert L organisation a-t-ee des systèmes en pace qui permettent d assimier es enseignements et de es appiquer au sein de organisation et à tous es stades du cyce de programme? 5.1 L organisation recherche activement es points de vue des enfants/communautés/principaes parties prenantes et es intègre dans ses exercices de suivi et d évauation, en ien avec es activités de programme et a conduite du personne. 5.2 L organisation passe réguièrement en revue es données de suivi et d évauation ainsi que es données tirées des mécanismes de gestion du feedback et des paintes pour tirer es enseignements des programmes et es documenter. 5.3 L organisation s adapte et modifie sa façon de travaier sur a base des résutats des bians et évauations du programme et de examen du feedback et des paintes émanant des communautés. 5.4 L organisation documente et partage es résutats du suivi et des évauations avec son personne et ses partenaires et avec des forums extérieurs orsque c est nécessaire ou approprié. 5.5 L organisation partage es enseignements pertinents du programme et ses pans de perfectionnement avec es enfants/communautés/principaes parties prenantes d une manière accessibe. 1 Outi d évauation et de panification de a redevabiité 5.6 L organisation aide ses partenaires à assurer e suivi et évauation des programmes et à mettre en pace des systèmes d apprentissage et de perfectionnement. 11

16 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes TABLEAU DE BORD DU STATUT EN MATIÈRE DE REDEVABILITÉ Afin de compier votre tabeau de bord du statut en matière de redevabiité à partir des résutats du questionnaire, veuiez suivre ces étapes : 1. Transcrivez e cassement (R = rouge, O = orange, V = vert) de outi d évauation dans e tabeau ci-dessous : Partage de Participation Gestion du Compétences Suivi, information feedback et et attitudes évauation et des paintes du personne apprentissage 5 6 Cassement généra 2. Cooriez-e comme i se doit : rouge, orange ou vert. 3. Sur a base du nombre de cases rouges, orange ou vertes, attribuez un cassement généra à chacun des cinq domaines. Faites ACCOUNTABILITY preuve de bon sens STATUS orsque DASHBOARD vous attribuez un cassement généra. Ainsi, trois In order cases to coate your vertes accountabiity et trois status dashboard cases from rouges the resuts of your assessment, foow these steps: devraient donner un cassement généra orange pour a coonne. Ci-contre figure un exempe pour vous montrer à quoi pourrait ressember e produit fini : Ce tabeau fournit un tabeau de bord visue qui iustre a performance de votre organisation en matière de redevabiité vis-à-vis des enfants et des communautés. I peut servir à identifier es domaines es pus appropriés à prioriser et sur esques concentrer vos efforts. DOSSIER-GUIDE SUR LA REDEVABILITÉ DES PROGRAMMES 1. Coate the rankings (R = red, A = amber, G = green) from the assessment too into the tabe beow: Partage de Participation Gestion du Compétences Suivi, information feedback et et attitudes évauation et des paintes du personne apprentissage 1 R R R V O 2 O R R V O 3 O R R V V 4 O R O V V 5 O V O V V 6 O V V V V Cassement généra O O R V V Une fois que vous aurez cerné es domaines prioritaires, veuiez renseigner outi de panification à a page

17 OUTIL DE PLANIFICATION DE LA REDEVABILITÉ Partage de information Participation action requise Caendrier Responsabe (mois/trimestre) 1 Outi d évauation et de panification de a redevabiité Gestion du feedback et des paintes Compétences et attitudes du personne Suivi, évauation et apprentissage 13

18 2 Mise en pratique de a redevabiité dans ensembe du cyce de programme

19 2 Mise en pratique de a redevabiité dans ensembe du cyce de programme Le tabeau ci-dessous propose un récapituatif de ce qui doit être fait à chaque étape du cyce de programme afin d intégrer correctement a redevabiité. Veuiez noter que pour que ces étapes se dérouent correctement, i est impératif que équipe de direction et pus particuièrement es Directeurs de a quaité et de a conception des programmes et es Directeurs de a mise en œuvre des programmes encourage, soutienne et prenne fait et cause pour intégration de a redevabiité. C est seuement ainsi que nous serons en mesure de consoider a base de financement dans nos propositions et a capacité de nos équipes à mettre en œuvre des programmes pus responsabes. Conception des programmes Au stade de a conception des programmes et projets, nous devons : 1. Garantir a compréhension équipe de conception et es principaes personnes concernées par e processus doivent comprendre ce que nous vouons dire par redevabiité, de façon à appréhender cairement ce qui doit se passer à tous es stades de a programmation. Regardez et montrez notre fim de cinq minutes dont e but est d expiquer à quoi ressembe a redevabiité dans a pratique : Putting accountabiity into Practice [Mise en pratique de a redevabiité]. Disponibe sur e DVD à a fin de ce guide ou en igne à adresse suivante : 2. Garantir une approche participative en donnant a priorité aux points de vue des enfants, des communautés et des partenaires dans a conception. Voir a page 54 pour savoir comment intégrer a participation à tous es stades du cyce de programme. Entreprenez une évauation des risques en consutation avec es enfants/ communautés/principaes parties prenantes pour voir si certains aspects de a conception du projet ou de intervention pourraient accidenteement porter atteinte aux enfants ou aux membres vunérabes de a communauté. L atténuation de ces risques est essentiee mais ee pourrait avoir des impications en termes de conception et donc des répercussions sur e budget. Caendrier : nous recommandons vivement que es enfants, es communautés et es partenaires soient impiqués e pus tôt possibe car cea engendrera un impact positif sur e résutat. Par aieurs, veiez à ce que e processus de conception s appuie sur des consutations documentées, des évauations et des examens récemment entrepris avec ces mêmes communautés, et s en inspire. Citez ces ééments dans a proposition. voir page suivante 15

20 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Éaboration du concept et de a proposition 1. Intégration dans a description a proposition devrait expiquer comment nous aons promouvoir une approche participative et garantir a redevabiité envers es enfants et es communautés. Peut-être souhaiterez-vous incure «garantir une mise en œuvre responsabe des programmes vis-à-vis des enfants et des communautés» comme objectif distinct de a proposition. Voir à a page 67 des exempes d extraits de proposition concernant intégration de a redevabiité. Si vous disposez d un aide-mémoire pour éaboration des propositions au niveau nationa, veuiez aussi y intégrer cet outi. 2. Un pan MEAL (Suivi, Évauation, Redevabiité et Apprentissage) robuste devrait figurer dans a proposition qui permette de demander réguièrement un feedback aux enfants et aux communautés, ainsi qu aux partenaires. Cea vous aissera suffisamment de marge de manœuvre pour fournir une réponse et engager une réfexion, tout en faciitant apprentissage dans e cadre du programme. Envisagez d incure des indicateurs sur e suivi de notre redevabiité envers es enfants et es communautés, en considérant notre performance dans es domaines du partage de information, de a participation et a gestion des paintes. Envisagez aussi d incure des indicateurs qui vous donneront des informations sur a conduite du personne et demandez-vous si un préjudice a été porté aux enfants/communautés/principaes parties prenantes du fait même de intervention. Les enfants et es communautés devraient participer activement dès e départ à a panification du suivi et de évauation (S&E). Les indicateurs de succès peuvent être mis au point avec es enfants et es communautés, ou vérifiés avec eux, de façon à ce que nous soyons informés de ce qui constitue e succès pour es communautés afin de pouvoir y travaier. Cea nous aidera ensuite à œuvrer avec ees pour suivre es progrès et impact et cea favorisera par aieurs appropriation du projet par a communauté. 3. Budgétisation pour tenir compte de a redevabiité et a participation ce point est essentie pour s assurer que e programme soit responsabe et participatif. Évauez votre budget en vous posant es questions ci-dessous : Partage de information avez-vous budgété des ressources qui vous permettront de partager information de manière efficace avec es enfants et es communautés et avec nos organisations partenaires? (Réféchissez aux ressources requises pour a production d affiches, de prospectus, de buetins d information, de supports étudiés pour es enfants, de vidéos, etc.) 16 voir page suivante

21 Éaboration du concept et de a proposition suite Participation avez-vous prévu un budget suffisant pour permettre a participation des enfants, des adutes et de nos partenaires à a conception, à a mise en œuvre, au suivi et à évauation des activités? (Réféchissez aux ressources requises pour organiser des réunions périodiques, mettre en pace des groupes communautaires et satisfaire es besoins spéciaux éventues des enfants, par exempe aide en termes de transport, accompagnement des jeunes fies, réunions pendant e week-end.) Gestion des paintes avez-vous prévu un budget pour a mise en pace de mécanismes de gestion de paintes? (Réféchissez aux ressources requises pour a formation du personne, es réunions de consutation avec es communautés et a production de supports destinés aux mécanismes de gestion des paintes.) Personne dédié envisagez d aouer des ressources à un membre du personne à temps pein ou à mi-temps spéciaement chargé de coordonner e travai sur a redevabiité. I pourrait s agir d un agent en charge du S&E et de a redevabiité ou d un coordonnateur de a redevabiité. Notre guide «Comment budgétiser a redevabiité» à a page 69 vous aidera à cacuer combien de ressources vous devez assigner dans votre budget à a redevabiité et à a participation. 4. Vérification de a conception du programme. Une fois que vous aurez un projet de conception du programme, vous devrez e vérifier auprès des enfants, des jeunes et de différents groupes de représentants de a communauté en vue de confirmer sa pertinence et a fiabiité de votre approche, et pour veier à ce qu i ne puisse pas accidenteement nuire à qui que ce soit. 2 Mise en pratique de a redevabiité dans ensembe du cyce de programme Mise en pace du programme 1. Veiez à ce que es membres du personne de Save the Chidren et de nos partenaires soient bien informés sur : La vision et a mission de Save the Chidren Les différents aspects du projet Les normes de pratiques reatives à a participation des enfants Le Code de conduite et a Poitique de sauvegarde des enfants. voir page suivante 17

22 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Mise en pace du programme suite 2. Partagez avec es enfants et es communautés dans des formats qui soient accessibes des informations concernant : Save the Chidren Le projet (y compris e budget destiné à cette communauté) La manière dont es gens peuvent s impiquer Les normes de comportement qu is peuvent attendre de a part du personne de Save the Chidren et de ses représentants, conformément au Code de conduite et à a Poitique de sauvegarde des enfants. Voir : Le guide reatif au partage de information à a page 23 e guide reatif au partage de information concernant es budgets des projets à a page 70 e modèe de partage de information aux pages Lorsque vous organisez des réunions de mise en route d un projet avec des enfants et des adutes, i est essentie de vous demander : Comment is aimeraient recevoir information (Oraement? Par écrit? À quee fréquence? De a part de qui?) Comment is aimeraient partager e feedback et es paintes à propos du projet (cette réponse vous aidera à mettre en pace des mécanismes de gestion des paintes au stade de a mise en œuvre.) Voir e guide sur a manière de consuter es enfants à propos de a gestion des paintes à a page Panification de a participation. De quees manières es enfants et es communautés vont-is participer à chaque stade du cyce de projet? Quees possibiités avez-vous créées pour permettre aux enfants et aux communautés de travaier avec vous à mesure que vous panifiez eur participation? Envisagez de cartographier comment vous cherchez actueement à satisfaire nos normes de pratiques reatives à a participation des enfants. Vous pouvez ensuite vous attaquer aux acunes et garantir quaité et sécurité. 5. Identifiez des représentants appropriés qui représentent correctement es intérêts des différents groupes vunérabes. Vous êtes-vous demandé dans quee mesure votre approche est incusive? Que pouvez-vous faire pour veier à ce que es popuations es pus marginaisées puissent participer? 6. Invitez es communautés ocaes, es comités viageois et es coectivités ocaes à prendre part à éaboration des critères de séection de ceux qui participent au projet ou en bénéficient. voir page suivante 18

23 Mise en pace du programme suite 7. Les accords de partenariat doivent comporter es attentes dans es domaines suivants : Le partage de information avec es communautés et entre partenaires La promotion de a participation des enfants et des adutes Le mode de gestion des paintes entre partenaires et avec es communautés (comment et quand un partenaire renverra-t-i une painte devant Save the Chidren) Le Code de conduite et a Poitique de sauvegarde des enfants Le suivi et évauation du projet. 8. Discutez avec es personnes de Save the Chidren et des partenaires de eurs besoins en matière de renforcement des capacités dans es domaines de a redevabiité, de a participation et de a sauvegarde des enfants et formuez un pan. Vous pourriez utiiser outi d évauation et de panification de a redevabiité évoqué à a page Les pans de travai du personne ont besoin de traduire e temps requis par e personne pour pouvoir s acquitter de tous es aspects de a redevabiité envers es enfants et es communautés. Définir un objectif de performance en matière de redevabiité pour e personne du programme contribuera à en faire une réaité. Voir e guide sur es rôes et attributions suggérés en matière de redevabiité à a page Mettez en pace un système MEAL Envisagez d incure dans e système de S&E des indicateurs pour vous aider à suivre nos performances en matière de redevabiité vis-à-vis des enfants et des communautés, en évauant si nous obtenons de bons résutats dans es domaines du partage de information, de a participation et a gestion des paintes, et en respectant notre engagement de maintenir es enfants et es autres membres vunérabes de a communauté à abri du danger. 2 Mise en pratique de a redevabiité dans ensembe du cyce de programme 11. Panification du retrait. En réféchissant dès e départ au moment et à a manière de core un programme, on peut s assurer d une véritabe appropriation du programme par ses parties prenantes ; cea permet de réduire a dépendance envers Save the Chidren et d éviter incertitude et es maentendus. La panification du retrait nécessite de rencontrer es principaes parties prenantes (notamment es enfants, es femmes et es hommes qui vivent dans e dénuement, es partenaires et, e cas échéant, es autorités ocaes) afin de se mettre d accord sur : es résutats escomptés et du caendrier prévu pour e retrait de Save the Chidren voir page suivante 19

24 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Mise en pace du programme suite Mise en œuvre du programme a manière dont es capacités des partenaires ocaux, des aiés, des enfants et des membres de a communauté seront renforcées au travers du programme de façon à ce qu is soient en mesure de prendre e reais des responsabiités au moment du retrait de Save the Chidren qui prendra e reais concernant es ééments cés du programme au moment du retrait de Save the Chidren et ques seront es actifs transférés en même temps que cette responsabiité. 1. Partagez réguièrement es informations en fonction des préférences de a communauté, étabissez un pan avec es partenaires en vue de a diffusion réguière des informations (ques outis utiiser avec ques pubics, qui tiendra es données à jour, à quee fréquence, visibiité dans a communauté, etc.). 2. Mettez en pace un mécanisme de gestion du feedback et des paintes (MFP) I vous faudra : Consuter es enfants et es communautés sur a façon qui eur sembe a pus appropriée pour faire part de eur feedback et de eurs doéances Concevoir un processus et un système pour enregistrement et a réponse en veiant à prévoir un processus pour e traitement accééré des paintes urgentes ou sensibes, tees que es cas d abus ou d expoitation Attribuer des rôes et des responsabiités Former e personne et, éventueement, des bénévoes communautaires Informer es enfants et es adutes de ce MFP cea devrait s inscrire dans notre travai de mobiisation sociae pus arge Enregistrer es paintes et es réponses Passer en revue votre base de données/vos archives MFP pour documenter es améiorations à apporter au programme présenter anayse des paintes à équipe du programme une fois par mois et à a SMT une fois tous es deux mois et incure es rapports du programme. Voir e guide sur a manière de mettre en pace un MFP en 10 étapes aux pages Voir a vidéo sur a mise en pace d un MFP. Disponibe sur e DVD à a fin de ce guide ou en igne à adresse suivante : watch?v=qxvin3rddma voir page suivante 20

25 Mise en œuvre du programme suite 3. Faites en sorte qu i soit facie aux enfants et aux adutes de participer au projet, et notamment à ceux qui sont issus de groupes marginaisés, en réféchissant attentivement au ieu des activités, aux horaires et aux formats. 4. Impiquez es gens dans a prise de décisions ayant trait au projet, p. ex. cees ayant trait aux critères de séection des bénéficiaires, aux types d activités, au caendrier et au ieu des activités que nous espérons mettre en œuvre. 5. Soyez réguièrement à écoute des gens Prenez réguièrement e pous du programme demandez aux enfants et aux adutes prenant part au programme de vous donner eurs impressions sur es progrès et impact du projet ; demandez-eur s is pensent que nous réussissons à partager es informations, à gérer es paintes, à travaier en partenariat avec eux et à faire respecter es engagements énoncés dans notre Code de conduite et notre Poitique de sauvegarde des enfants Invitez es enfants et es membres de a communauté à prendre part au suivi du projet Prenez du temps pour réféchir à a mise en œuvre du programme avec es partenaires et e personne Sur a base du feedback de a communauté, apportez es changements nécessaires Fournissez aux communautés des rapports périodiques sur es performances et a situation financière du projet Partagez es résutats des évauations des projets avec es communautés dans des formats accessibes. 2 Mise en pratique de a redevabiité dans ensembe du cyce de programme Retrait du programme Les principaes choses à prendre en compte au moment de a fermeture de votre programme sont : a communication avec es parties prenantes pour expiquer quand, pourquoi et comment vous avez intention de core votre programme et qui ees devraient contacter après e départ de Save the Chidren e transfert aux communautés, aux partenaires ou aux pouvoirs pubics de certains aspects du programme susceptibes de continuer e transfert des actifs à Save the Chidren ou aux principaes parties prenantes a gestion du personne de programme quand approche a fin de eur contrat a comptabiité et étabissement de rapports identification, a documentation et e partage des enseignements. 21

26 3 Partage de information

27 3 Partage de information Nos principes Nous sommes résoument décidés à fournir des informations actuaisées, pertinentes et caires concernant notre organisation et es activités que nous menons avec es enfants, es communautés et es organisations partenaires. Nous devons veier à diffuser cette information dans des angues, des formats et des supports qui puissent être faciement compris par es enfants et es communautés avec esques nous travaions. Lorsque nous travaions avec des partenaires, nous devons d abord partager cette information avec eux et eur expiquer cairement ce que nous attendons en matière de partage de information avec es communautés dans e cadre de nos accords de partenariat. Partage de information avec nos partenaires, es enfants et es communautés Aux pages figure un aide-mémoire concernant es informations que nous avons besoin de partager avec nos partenaires, es enfants et es communautés. Parcourez aide-mémoire et cochez es informations que vous partagez déjà et notez es acunes éventuees qu i vous faut comber. N oubiez pas Pour pouvoir partager cette information avec es partenaires, es enfants et es communautés, notre personne aura besoin de répondre aux questions posées aux pages Par conséquent, nous devons veier à ce que es membres du personne aient accès à cette information et se sentent à aise au moment de a communiquer aux partenaires, aux enfants et aux communautés. Les choses auxquees vous devez réféchir Comment faire en sorte que information soit disponibe et accessibe à tous es membres de a communauté? Comment communiquerez-vous information? Oraement, dans e cadre de réunions et/ou par écrit? Comment afficherez-vous information? Cartes, images, «camemberts» (pour es projections financières) et photos sont autant de bons moyens de présenter information à des personnes qui ne savent pas forcément ire. Comment tiendrez-vous information à jour et à quee fréquence? Comment rendrez-vous information assimiabe par des enfants? I existe de nombreuses méthodes udiques et innovantes pour impiquer es enfants dans a préparation et a présentation des informations à d autres membres de eur communauté. Is peuvent aussi acquérir des compétences précieuses en prenant part à ce processus. 23

28 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Comment pouvez-vous aider es enfants à comprendre pourquoi i est important que nous partagions information avec eux? Comment pouvez-vous faire en sorte que a redevabiité soit un concept pertinent qui pare aux enfants et à eurs communautés respectives? Comment pouvez-vous inciter es enfants à poser des questions sur es informations que nous communiquons ou à nous donner un feedback? N oubiez pas Les enfants et es communautés avec esques nous travaions ont droit à cette information. 24

29 Aide-mémoire concernant e partage de information 1. Information sur Save the Chidren et/ou organisation partenaire Quees sont notre vision et notre mission? 3 Partage de information Pourquoi sommes-nous ici? D où vient notre argent? Code de conduite du personne comportements que vous pouvez attendre de notre personne Notre engagement à garder es enfants hors de danger, tant sur e pan de a façon dont notre personne se comporte que sur ceui de a façon dont nous mettons en œuvre nos programmes Comment porter painte ou souever une préoccupation concernant nos activités : Pourquoi mettre en pace un mécanisme de gestion des paintes? De quoi es gens peuvent-is se paindre? Qui peut se paindre? Comment et où? Déai de réponse Poitique d absence de représaies et de confidentiaité 2. Information sur e projet proposé Nom du projet Sites cibés et mode de séection Caendrier (date de début et de fin) voir page suivante 25

30 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Noms des organisations partenaires Objectifs et activités du projet Finances : Qui finance ce projet? Quee sera a contribution du projet à votre communauté? Quee contribution a communauté s engage-t-ee à apporter (en espèces ou en nature)? Qui bénéficiera de ce projet et comment nous proposons de séectionner es bénéficiaires Combien de personnes e projet peut-i aider? Que recevront es gens et quand (es ivrabes)? Information sur toute modification importante apportée au projet initia Rapports d avancement progrès accompis ce mois-ci et prévisions pour e mois prochain? Résumés des évauations 3. Information sur a façon dont es gens peuvent prendre part au projet Dates et ieux des principaes activités, y compris es réunions Accord existant avec a communauté concernant sa participation Comment nous proposons de suivre et d évauer ce que nous accompissons ensembe Coordonnées de a (ou des) personne(s) à contacter en cas de demande de renseignement 26

31 Comment partager information sur es budgets des projets Combien d informations financières devriez-vous fournir? Nous vouons aider es gens à comprendre ce que nous avons dépensé en eur nom. Par conséquent, information que vous partagez avec a popuation ocae doit être pertinente et concerner es activités que vous réaisez dans eur viage ou eur ocaité. Une bonne pratique consiste à fournir des informations sur : ce que nous coûtent es matériaux a contribution de a communauté a contribution de Save the Chidren es sources de notre argent. 3 Partage de information Comment devriez-vous présenter information? Vous pouvez résumer es dépenses par activité, site ou igne budgétaire ou un méange des trois. Présentez es chiffres dans a monnaie ocae. Indiquez e montant ayant été budgété pour chaque activité, site ou igne budgétaire, ainsi que es dépenses réees. La bonne pratique veut que a totaité des coûts d un projet soit présentée. Mais faites preuve de bon sens. I peut ne pas convenir de pubier des informations sensibes concernant es saaires, par exempe. Vous pouvez présenter es dépenses dans un tabeur ou dans un rapport descriptif. Faites en sorte que information soit caire et concise. I est important que vous a présentiez de façon à ce que es enfants et es autres membres de a communauté puissent faciement a comprendre. Nous avons de mutipes exempes de budgets compréhensibes par des enfants, donc n hésitez pas à vous mettre en rapport avec équipe chargée de a redevabiité envers es enfants pour en savoir pus à ce sujet. N oubiez pas La mise en commun des coûts directs d un projet constitue un premier pas positif vers a transparence financière. Pourquoi fournir des informations sur es budgets? 1. Cea renforce appropriation du projet : si es communautés savent combien es choses coûtent, i est pus probabe qu ees chercheront à participer aux activités, voire nous aideront à protéger es actifs du projet. Nous devrions nous réjouir des questions et des suggestions à propos des finances d un projet, car i s agit à d une forme de participation. 2. Cea remet en question es notions de dépendance, car cea nous permet de dire : «Voià combien nous apportons. Quee sera votre contribution à vous, a communauté?» 3. Cea améiore a quaité de nos travaux : en étant transparents, nous impiquons davantage es communautés et es partenaires. 27

32 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes 4. Cea renforce notre crédibiité et a confiance que a communauté nous accorde. 5. Cea promeut es droits des citoyens et une cuture de transparence : si nous parvenons à partager information réguièrement sur nos budgets et nos dépenses, cea encouragera es citoyens à exercer eur droit de demander à d autres institutions pubiques de faire de même, y compris es autorités nationaes et ocaes, es Égises et es écoes. 6. Cea promeut e rapport quaité/prix : a pubication ou e partage d informations sur es finances du projet devraient nous aider à tenter d être pus rentabes. 7. Cea contribue à empêcher a fraude : sachant que nous aons diffuser des informations budgétaires, nous serons pus attentifs à nos processus financiers. 8. C est une occasion d apprentissage : a discussion des finances d un projet nous aidera à tirer des enseignements des communautés. 9. Cea augmente notre compétitivité : es baieurs de fonds encouragent de pus en pus a transparence financière. 10. Cea nous aide à satisfaire des normes internationaes en matière de quaité, tees qu ees sont énoncées par SPHERE, HAP (Partenariat internationa pour a redevabiité humanitaire) et e Code de conduite du Comité internationa de a Croix-Rouge (CICR). Mais, que se passera-t-i si? Vous vous heurterez peut-être à certains obstaces ou à queques difficutés en vouant faire preuve de transparence sur es finances du projet. Ci-dessous nous évoquons certaines des questions de type «si jamais...», et nous vous proposons des réponses pour surmonter ces difficutés. Si jamais que pouvez-vous faire pour Résoudre e probème? La communauté conteste vos activités ou vos dépenses? «Si nous fournissons des informations budgétaires aux communautés, ees passeront nos budgets au peigne fin et nous poseront pus de questions. Ees pourraient même nous dire : «Donnez-nous tout argent au ieu de e dépenser en frais généraux.». I se peut que des questions déicates soient posées aux membres du personne du programme et des organisations partenaires concernant nos budgets et nos dépenses. Les responsabes financiers et autres membres du personne compétents (p. ex. préposés aux achats) ont besoin de travaier avec e personne du programme et es partenaires de façon à pouvoir répondre aux questions déicates ou dérangeantes. Expiquez que nos procédures d achat sont conçues pour faire e meieur usage possibe des ressources disponibes. Faites remarquer tout e travai qui doit être fait en couisses pour mener à bien e projet. 28 voir page suivante

33 Si jamais La communauté conteste vos activités ou vos dépenses? suite que pouvez-vous faire pour Résoudre e probème? suite Demandez à des membres du personne des services financiers de venir aux réunions organisées au sein de a communauté au stade de a panification pour expiquer en quoi consiste a budgétisation des activités de projet. Ce sera pour eux occasion de sortir de eur bureau, et d intervenir pus activement dans es activités du projet et auprès des bénéficiaires. 3 Partage de information La communauté n aime pas ou n accepte pas a participation du (ou des) baieur(s) de fonds? Le niveau d aphabétisation est faibe au sein de a communauté? Des probèmes de sécurité font qu i est déconseié de diffuser des informations concernant es budgets? Notre cuture et nos procédures internes font qu i est difficie de partager es informations ayant trait au budget? Dans ce cas, nous devrions souever cette préoccupation auprès du baieur de fonds, qui sera peut-être d accord pour que son nom ne figure pas sur a signaétique du projet. De cette façon, nous pourrions tout de même communiquer information sur e budget du projet mais sans divuguer e nom du donateur. Nous devons toujours tenter de nous servir de notre réputation et de nos antécédents pour forger des rapports avec es communautés. Passez du temps avec a communauté pour voir quees méthodes de partage de information pourraient donner es meieurs résutats pour ee. Vous pourriez essayer de présenter information reative aux budgets et aux dépenses visueement en vous servant de «camemberts» ou autres graphiques ou encore oraement. Dans certains cas, i sera peut-être déconseié de communiquer a moindre information concernant e budget. Discutez de a situation au sein de équipe en charge du programme et consutez e personne compétent chargé de a sécurité. Vous pourrez aors prendre une décision écairée sur es informations que vous êtes en mesure de diffuser (e cas échéant). Les services financiers ont besoin de travaier pus étroitement avec e personne du programme et de partager des mises à jour réguières mais brèves concernant es informations financières. Si es agents de programme n ont pas accès à ces informations, is ne pourront pas en faire part aux communautés. Au sein de équipe du programme, expiquez pourquoi nous vouons partager nos informations financières avec es communautés dès e départ (voir a section «Pourquoi fournir des informations sur es budgets?»), durant nos réunions avec nos partenaires et es communautés pour discuter du projet prévu. voir page suivante 29

34 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Si jamais Notre cuture et nos procédures internes font qu i est difficie de partager es informations ayant trait au budget? suite que pouvez-vous faire pour Résoudre e probème? suite N oubiez pas Les communautés avec esquees nous travaions ont droit à cette information. Nous ne devrions rien avoir à cacher. Exempe de modèe de partage de information La transparence financière devrait être évauée dans e cadre de audit interne. Les inspecteurs devraient demander aux communautés ce qu ees savent sur a manière dont es fonds du projet sont dépensés. Convenez avec es baieurs de fonds des informations financières à partager avec es communautés en fonction des besoins. Compétez e modèe de fiche d information aux pages Vous pouvez vous en servir pour vous guider dans e partage d information ors des réunions avec a communauté ; vous pouvez en distribuer un exempaire aux membres de a communauté et vous pouvez aussi épinger sur un tabeau d affichage. N oubiez pas que votre information doit être caire et précise. Traduisez es intitués dans a angue ocae et présentez information dans a (ou es) angue(s) ocaes. En ce qui concerne es communautés dont a pupart des membres sont anaphabètes, i vous faudra es consuter et es observer pour voir quees méthodes de partage de information donneront es meieurs résutats avec ees. Dans es contextes de ce type, vous pourrez aussi distribuer des exempaires de cette fiche aux membres sachant ire et écrire de a communauté. 30

35 Modèe de fiche d information 1. INFORMATION SUR SAVE THE CHILDREN Quees sont notre vision, notre mission et nos vaeurs? Pourquoi sommes-nous ici? 3 Partage de information D où vient notre argent? Que comportement pouvez-vous attendre de notre personne, envers es enfants et es autres membres de a communauté? Comment porter painte ou souever une préoccupation concernant nos activités? Pourquoi avons-nous mis en pace un mécanisme de gestion des paintes? De quoi es gens peuvent-is se paindre? Qui peut se paindre? Comment et où : Déai de réponse : Poitique d absence de représaies es gens qui fournissent un feedback ou qui formuent une painte ne perdront pas accès à nos services. Confidentiaité nous ferons tout notre possibe pour que e nom des paignants reste confidentie, notamment dans es cas de paintes sensibes. 2. INFORMATION À PROPOS DU PROJET Nom du projet : Sites cibes : Caendrier (dates de début et de fin) : voir page suivante 31

36 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Noms des organisations partenaires : Objectifs et activités du projet : Finances : A. Quee sera a contribution du projet à votre communauté? B. Quee contribution a communauté s engage-t-ee à apporter (en espèces ou en nature)? Comment proposons-nous de choisir es groupes cibes? Que recevront es gens et quand (es ivrabes)? Information sur toute modification importante apportée au projet initia : Rapport d avancement que progrès ce mois-ci et quees prévisions pour e mois prochain? Résumés des évauations : 3. INFORMATION SUR LA FAÇON DONT LES GENS PEUVENT PRENDRE PART AU PROJET Dates et ieux des principaes activités, y compris es réunions : Accord existant avec a communauté concernant sa participation : Comment proposons-nous de suivre et d évauer ce que nous accompissons ensembe? Coordonnées de a (ou des) personne(s) à contacter en cas de demande de renseignements : 32

37 4 Gestion du feedback et des paintes

38 4 Gestion du feedback et des paintes Définitions et questions cés Une painte est une expression de mécontentement. C est une doéance précise émanant de quiconque estime que organisation a faii à son obigation d honorer un engagement décaré ou de quiconque a été ésé par un programme de Save the Chidren ou par son personne. Une painte porte avant tout sur des préoccupations concernant a quaité de service, des actions ou une inaction par Save the Chidren, son personne ou ses représentants, y compris e personne de ses partenaires, es bénévoes, sous-traitants/ consutants, membres de comités communautaires ou toute personne intervenant directement dans exécution de nos travaux. Pour que nous puissions répondre à une painte, ee doit porter sur une action dont Save the Chidren est responsabe ou qui s inscrit tout au moins dans notre sphère d infuence. N oubiez pas Une painte exige une réponse. Le feedback est expression d un avis positif ou négatif sur nos programmes et e comportement de notre personne ou de nos représentants, diffusé pour information ou à des fins d action mais pas dans intention de déposer une painte officiee. Suivant a nature ou a gravité du feedback, toutefois, organisation ee-même pourra décider d y donner a même suite que si e feedback était en fait une painte. Paintes sensibes ou non sensibes : Une painte non sensibe concerne a mise en œuvre d activités ou des décisions de programme prises par Save the Chidren ou ses partenaires qui peuvent être gérées moyennant une bonne connaissance du programme et un peu de bon sens. Une painte sensibe porte sur des questions ayant trait à : a corruption, e détournement des fonds ou de équipement du projet toute vioation de a Poitique de sauvegarde des enfants ou toute vioation grave du Code de conduite, comme toute forme d expoitation, d abus ou de harcèement (qu i soit sexue, physique ou verba) des bénéficiaires par e personne une discrimination des bénéficiaires sur a base de a race, du sexe, des croyances, de a reigion, de orientation sexuee, de âge, etc. d autres paintes jugées sérieuses par e personne du programme/chargé de a gestion des paintes de Save the Chidren, comme a vioation de a égisation ocae, des inquiétudes iées à insécurité ou à des actions déétères pour es enfants ou es autres bénéficiaires découant de a façon dont organisation exécute ses travaux. La pupart des paintes sensibes devront être traitées en fonction des poitiques existantes pertinentes et de eurs mécanismes de signaement, comme a Poitique en matière de fraude et de mahonnêteté et a Poitique de sauvegarde des enfants, de façon à ce que a confidentiaité puisse être préservée et une accéération de a procédure mise en pace. 33

39 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Catégories de paintes Ci-dessous figurent des catégories de paintes pour aider es bureaux de pays à enregistrer es paintes de manière systématique. Veuiez noter que es demandes d information et d assistance ont été identifiées comme des catégories, afin de permettre aux bureaux de pays d enregistrer pus faciement ce genre de questions orsqu ees nous arrivent par e biais de nos mécanismes de gestion du feedback et des paintes. Catégorie Catégorie 1 Catégorie 2 Catégorie 3 Catégorie 4 Demande d information Demande d assistance Mécontentement mineur en rapport avec es activités (p. ex. artices manquants dans es kits, manque de suivi) Mécontentement majeur en rapport avec es activités (p. ex. questions sur notre approche de programme, artices de mauvaise quaité, probèmes iés à a séection des bénéficiaires, sécurité des enfants/ adutes compromise) Catégorie 5 (exige une approche accéérée) es procédures du bureau de pays concernant e signaement d un probème ié à a sauvegarde des enfants OU es protocoes de utte contre a fraude devraient être mis en pace Catégorie 6 (exige une approche accéérée) es procédures ocaes du bureau de pays pour signaer des préoccupations iées à a sauvegarde d un enfant devraient être mises en œuvre vioations du Code de conduite et/ou de a Poitique de sauvegarde des enfants de Save the Chidren (p. ex. aégations de comportement inapproprié ou de faute grave par e personne de Save the Chidren ou d un partenaire ou ses représentants, y compris a fraude ; e vo ; a corruption comme e détournement de biens ou des tentatives d extorsion ; un abus verba, physique ou sexue ; expoitation sexuee des bénéficiaires ; ou un comportement qui pourrait être perçu comme étant abusif, p. ex. passer trop de temps seu en compagnie d un enfant avec eque nous travaions) aégations d abus d enfant ou d expoitation sexuee par des membres du personne ne faisant pas partie de Save the Chidren ou ses représentants c.-à-d. un membre de a communauté, du personne d une autre ONG ou de ONU. 34

40 Si es catégories 3 et 4 porteront vraisembabement sur des questions non sensibes, es catégories 5 et 6 sont des paintes déicates et nécessiteront probabement un respect de a confidentiaité et une procédure accéérée. Certaines questions reevant de a catégorie 4 (mécontentement majeur en rapport avec es activités) peuvent aussi être sensibes, notamment si ees ont trait à a discrimination, à a sécurité ou à des choses qui mettent e personne ou un représentant dans une situation déicate. Mécanisme de gestion du feedback et des paintes Un mécanisme de gestion du feedback et des paintes (MFP) 2 est un ensembe de procédures caires et transparentes qui donnent aux enfants et aux communautés accès à des moyens sûrs et confidenties de faire entendre eurs doéances sur des questions qui reèvent du contrôe de agence. Un mécanisme de gestion du feedback et des paintes peut comporter un grand nombre de points d entrée c.-à-d. des moyens grâce auxques une painte peut être déposée. 4 Gestion du feedback et des paintes Le bureau de pays disposera probabement de nombreux points d entrée (mécanismes pour porter painte) permettant de demander un feedback ou d accepter es paintes de différents groupes communautaires. Le mécanisme de gestion du feedback et des paintes devrait compéter des activités périodiques de suivi et d évauation du programme, et être adapté aux circonstances ocaes, en s appuyant sur es moyens admis ocaement de présenter un feedback. Ainsi, par exempe, dans es communautés où c est a communication orae qui est priviégiée, e personne de Save the Chidren pourra recueiir e feedback verbaement et pourra par a suite e documenter au sein du système de Save the Chidren. Qui peut porter painte? Les enfants et es communautés, qu is participent ou non à nos programmes. Quiconque est touché par nos programmes ou par nos décisions de programme peut déposer une painte ou présenter un feedback. Comment enregistrer une painte ou un feedback? Les bureaux de pays sont incités à suivre e format de a Base de données du feedback et des paintes (voir page 51) et e Formuaire d enregistrement du feedback et des paintes (voir pages 49-50) pour faciiter un enregistrement et une anayse des paintes en bonne et due forme. Mécanismes de gestion du feedback et des paintes et signaement de préoccupations ayant trait à a sauvegarde des enfants Les programmes pays sont obigés d éaborer des procédures internes pour signaer et réagir rapidement à des signaements d abus d enfants, d expoitation sexuee ou de préjudice grave. Ces procédures impiquent généraement de porter immédiatement e cas devant e point foca en charge de a sauvegarde des enfants, ou même devant e directeur du bureau de pays. Ce système ne sera pas modifié par a mise en pace d un MFP ; e MFP deviendra tout simpement un autre point d entrée (très important) pour 2 Veuiez noter que expression «mécanisme de gestion du feedback et des paintes (MFP)» dans ce guide est utiisée de façon interchangeabe avec e concept de mécanisme de gestion des paintes et des réponses (MPR), communément utiisé dans notre organisation et dans ensembe du secteur. 35

41 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes permettre de souever ce genre de préoccupations. I est important que es préoccupations iées à a sauvegarde des enfants ne restent pas coincées dans e système MFP car cea pourrait avoir de graves conséquences pour enfant concerné. Les membres du personne du MFP doivent donc maîtriser a Poitique de sauvegarde des enfants et a procédure de signaement iée à a sauvegarde des enfants dans eur pays, et notamment savoir qui est e point foca en charge de a sauvegarde des enfants dans eur pays de manière à ce qu is puissent aussitôt ui faire part de eurs préoccupations. De même, de tees préoccupations doivent être gérées dans e pus grand respect de a confidentiaité et en mettant e moins de personnes possibe au courant, de manière à protéger enfant et toute autre personne concernée. I est recommandé que es mécanismes de renvoi des préoccupations issues du MFP et iées à a sauvegarde des enfants devant e point foca en charge de a sauvegarde des enfants soient débattus et convenus au moment de a mise en pace du MFP. Le personne d un partenaire peut-i utiiser e mécanisme de gestion du feedback et des paintes? I est crucia que e personne de nos partenaires ait aussi un moyen de nous donner un feedback ou de porter painte à propos de questions iées à notre partenariat ou notre gestion du programme. Le programme et ses partenaires devraient convenir d un mécanisme pour mettre en commun e feedback et es paintes et cea devrait être précisé dans eur accord de partenariat. Ce mécanisme devrait être distinct de ceui ayant été mis en pace pour es enfants et es communautés. Dans es communautés où nous mettons en œuvre des programmes par intermédiaire de nos partenaires, nous aurons besoin d aider ces derniers à mettre en pace et à gérer des mécanismes de gestion du feedback et des paintes et de veier à ce que es données reatives au feedback soient réguièrement communiquées au personne concerné de Save the Chidren. Cea nous permettra de prendre des mesures si cea s impose, d apporter des changements et de communiquer es enseignements. Comment mettre en pace un mécanisme de gestion du feedback et des paintes en dix étapes Nous sommes résoument décidés à donner aux enfants et à eurs communautés respectives occasion d exprimer eurs préoccupations ou eurs doéances et à eur répondre correctement. Ci-après figurent dix étapes pour vous aider à mettre en pace un mécanisme de gestion du feedback et des paintes (MFP). N oubiez pas de regarder a vidéo comprise dans ce dossier qui expique es dix étapes énoncées ci-dessous en suivant exempe d un MFP mis en pace à Dadaab, au Kenya. 1 Assurez-vous de engagement et des ressources nécessaires au sein de organisation L équipe de direction et e personne de terrain doivent soutenir idée d un MFP. Le personne chargé de a gestion des paintes doit consacrer du temps à cette tâche et pourra nécessiter une formation. En outre, certaines ressources financières devront être mises à disposition pour étabir e MFP. 36

42 2 Consutez es enfants, eurs gardiens et es partenaires Demandez e point de vue des enfants, de eurs gardiens et de nos organisations partenaires concernant a façon dont nous devrions recueiir e feedback et gérer es paintes. Renseignez-vous sur es mécanismes traditionnes de gestion des paintes qui existent déjà et exporez a possibiité de es utiiser dans e projet. Veiez à ce que es enfants et es communautés sachent de quoi is peuvent se paindre. Nous pouvons traiter es paintes ayant trait : au projet (ce que nous faisons et comment nous e faisons) au comportement de notre personne et de nos représentants (y compris e personne de nos partenaires, es sous-traitants/consutants et es membres des comités communautaires). Ci-après figurent queques mécanismes (points d entrée) que es enfants et es adutes préféreront peut-être : 4 Gestion du feedback et des paintes une boîte à idées un bureau des paintes une igne d assistance tééphonique des réunions périodiques de type «portes ouvertes» pour recueiir e feedback et enregistrer es paintes éventuees a mise en pace d un comité chargé de engagement communautaire constitué de membres respectés de a communauté qui reçoivent des paintes ou des préoccupations en notre nom et qui nous es communiquent. N oubiez pas Le processus que vous mettez en pace doit pouvoir protéger es enfants et autres personnes susceptibes de porter painte. 3 Concevez e processus de gestion des paintes et mettez-vous d accord sur qui fera quoi, quand et comment Processus : équipe de projet doit se mettre d accord sur e mode de fonctionnement du MFP dans a pratique. Pour ce faire, i faudra réféchir à a portée du mécanisme (voir Étape 2), aux moyens de garantir a sécurité du paignant, aux manières de répondre aux aégations d abus, aux renvois (pour es cas qui échappent à notre mandat et que nous serons obigés de renvoyer aux autorités ocaes ou à d autres agences) et aux procédures d appe (ce qui se produit si e paignant n est pas satisfait du résutat de sa painte). En ce qui concerne a procédure de renvoi, vous devez consuter es procédures ocaes en matière de sauvegarde des enfants. Les enfants ou es adutes subiraient-is des répercussions s is venaient à exprimer eurs préoccupations de nature sensibe, par exempe? Votre MFP doit comporter des principes de confidentiaité et d absence de représaies. Par confidentiaité, on veut dire que e nom du paignant et de a personne concernée par a painte resteront 37

43 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes confidenties et ne seront pas divugués par ceux chargés de gérer a painte. Le principe d absence de représaies veut dire que a personne ne perdra pas accès à nos services pour s être painte de notre programme ou de notre personne. Rôes : équipe devra aussi décider des rôes qui recueiera et enregistrera es paintes, qui sera chargé d enquêter et comment, qui répondra à a painte et dans que déai. 4 Mettez en pace es infrastructures de gestion des paintes dans a communauté et formez du personne Faites en sorte que accès aux procédures de dépôt de painte soit aussi facie et sûr que possibe : Faites en sorte que es enfants et eurs gardiens puissent porter painte, même dans des ieux recués. Recueiez es paintes oraement et par écrit. Faites en sorte qu i soit possibe de porter painte au nom d un tiers (que ce soit pour des raisons d anaphabétisme, de craintes pour sa sécurité personnee, de son impossibiité de se dépacer, etc.). Veiez à ce que tout e personne connaisse existence du MFP et ait reçu une formation pour son appication. Veiez à ce que tout e personne ait connaissance du Code de conduite du personne de Save the Chidren, de sa Poitique de sauvegarde des enfants et des procédures ocaes pour e signaement de préoccupations ayant trait à a sauvegarde des enfants. N oubiez pas Si vous utiisez une boîte à paintes, mettez notre ogo dessus (si a sécurité e permet), e nom du projet et a portée du mécanisme (ce dont es gens peuvent se paindre). 5 Veiez à ce que es gens sachent comment fonctionne e MFP Les enfants, eurs parents et eurs gardiens ont besoin de savoir comment utiiser e MFP. Vous pourriez mettre des affiches sur es tabeaux d affichage communautaires ou organiser une réunion pour expiquer aux gens comment porter painte. Énoncez cairement de quoi es gens peuvent se paindre. Dites-eur combien de temps devrait prendre chaque étape du processus. À quee fréquence a boîte à paintes sera-t-ee vérifiée? Combien de jours s écoueront avant que nous puissions donner une première réponse à une painte? Et décrivez a procédure d appe. 6 Enregistrez a painte Les paintes devraient être enregistrées sur un formuaire de dépôt de painte, dans un journa ou sur une base de données. À issue de enregistrement de a painte, un membre du personne devrait renseigner es formuaires pertinents (p. ex. incident de sauvegarde des enfants ou de fraude), seon e cas. 38

44 À mesure que vous enregistrez es paintes, i est bon de es casser afin de faciiter anayse des tendances par a suite. Vous pouvez envisager d utiiser es catégories mentionnées à a page 47. Prenez soin de protéger a confidentiaité des dossiers de paintes. Seus ceux qui sont chargés de s occuper de a gestion des paintes doivent avoir accès à ces dossiers. I est essentie que es paignants aient une confiance absoue en a procédure et que eur droit au maintien de a confidentiaité soit respecté à tout moment. N oubiez pas La confidentiaité ne protège pas seuement e paignant mais aussi e membre de notre personne à encontre duque une painte peut avoir été déposée. 7 Prenez acte de a painte, verbaement ou par écrit Faites savoir à a personne qui a déposé a painte que vous avez reçue. Votre accusé de réception ora ou écrit devrait incure a date du dépôt de a painte, e nom de a personne auprès de aquee a painte a été déposée, une brève description de a nature de a painte, a date à aquee e paignant peut compter sur une réponse et comment faire appe du résutat de a painte. 4 Gestion du feedback et des paintes 8 Résovez a painte Résovez-a de façon informee : a pupart des paintes peuvent être résoues rapidement et de façon informee avec un peu de bon sens et une bonne connaissance du programme. Le personne doit être encouragé et aidé à procéder de a sorte autant que faire se peut. Même si une painte est résoue immédiatement, a bonne pratique veut que on enregistre a painte dans a base de données ou e journa des paintes et d en noter e résutat. Résovez-a de façon formee : certaines paintes, surtout orsqu i s agit d une faute grave du personne, ne peuvent pas être résoues rapidement ou faciement. Une faute grave porte sur un comportement par notre personne qui n est pas compatibe avec notre Code de conduite ou avec notre Poitique de sauvegarde des enfants. I est bon d impiquer des membres du personne (ou des partenaires ou des membres de a communauté) qui ne soient pas directement associés au projet pour réaiser une enquête formee. Certaines paintes peuvent être transmises à écheon supérieur pour donner ieu à une enquête ou être confiées à des personnes ayant une spéciaisation particuière. Si une painte a trait à un abus ou à expoitation d un enfant ou d un autre bénéficiaire par un membre du personne ou un représentant de Save the Chidren ou d une autre organisation, signaez-a aussitôt conformément aux procédures internes de signaement oca p. ex. informez e directeur pays ou son déégué. N essayez pas d enquêter vous-même sur affaire ; n essayez pas de recueiir des preuves et n en discutez pas avec des tiers. Contentez-vous de signaer a painte. Si une painte a trait à un abus grave sur un enfant par un membre de a communauté ou un abus professionne te que expoitation sexuee par du 39

45 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes personne d une autre ONG ou de ONU, signaez affaire à votre point foca oca en charge de a sauvegarde des enfants, eque devrait ensuite traiter affaire suivant vos procédures ocaes internes, par exempe en renvoyant affaire devant es autorités ocaes ou une agence (à encore, aussitôt que possibe). N oubiez pas Le personne de Save the Chidren et ses représentants sont dans obigation de signaer tout cas qui eur sembe suspect ou si on eur rapporte, ou encore s is reçoivent, des informations suggérant qu un enfant est susceptibe d être victime d un abus ou d une forme d expoitation quee qu is soient. Le non-signaement d un soupçon ou d une aégation à ce sujet est jugé constituer une vioation du Code de conduite/de a Poitique de sauvegarde des enfants. 9 Répondez à a personne ayant formué a painte Essayez de répondre à a personne ou aux personnes ayant formué a painte dans un déai de dix jours ouvrés (ou dans es déais convenus, si ce déai est différent). Si vous n êtes pas en mesure de e faire, vous devez expiquer pourquoi au(x) paignant(s). Vous devriez es tenir informés du statut de a painte et eur faire savoir quand is peuvent espérer recevoir une réponse. Gardez toujours un œi sur e dérouement du processus de résoution de a painte. Informez toujours es enfants, eurs gardiens, et es organisations partenaires de eur droit de faire appe auprès du directeur pays ou autre personne désignée. N oubiez pas : On pourra envisager une procédure d appe si jamais e paignant se dit très mécontent du processus de gestion de a painte ou de a réponse, ou si e paignant présente de nouvees preuves auxquees i n avait pas accès auparavant ou qui n étaient pas disponibes. Un comité de révision (de préférence différent du comité d enquête) décidera aors d accepter ou de rejeter appe. Si appe est accepté, i pourra demander que affaire fasse objet d une nouvee enquête par e comité d enquête existant ou i pourra en désigner un nouveau. La réponse sera communiquée au paignant ; e ou es même(s) paignant(s) ne pourra/pourront pas faire appe d une décision pus de trois fois. 10 Enregistrez a réponse dans votre base de données, surveiez votre MFP et partagez es enseignements L agent de programme devrait surveier e nombre et a nature des paintes reçues. Si vous ne recevez pas de paintes, vous devriez chercher à savoir si es enfants et a communauté trouvent e MFP facie à utiiser et si vos efforts pour es en informer ont donné de bons résutats (et dans a négative, pourquoi). Le suivi du nombre et du type de paintes que vous recevez vous aidera à apporter es modifications nécessaires à vos programmes existants et futurs, de manière à ne pas recevoir toujours es mêmes paintes de a communauté. Vous devriez aussi partager es enseignements avec vos coègues dans e pays d accuei, dans votre région ou pus généraement dans ensembe de organisation, seon ce qui convient. 40

46 Comment consuter des enfants et des adutes dans e cadre de a gestion d une painte Afin de mettre en pace un mécanisme efficace de gestion du feedback et des paintes (MFP), nous devons consuter es enfants et es adutes pour savoir comment is aimeraient nous faire part de eurs préoccupations ou de eurs paintes à propos de nos travaux. Dans idéa, cea doit être fait au tout début du programme, au moment de a mise en pace au sein des communautés. I est facie d inscrire a consutation sur a manière dont es gens voudraient nous faire part de eur feedback et de eurs paintes à ordre du jour de une des réunions initiaes avec es communautés. Autrement, des réunions séparées peuvent être organisées pour une discussion pus détaiée sur ce à quoi pourrait ressember e mécanisme, notamment dans es communautés où a gestion des paintes pourrait être une question inédite ou sensibe. Nous avons conçu outi de narration ci-dessous pour utiiser avec es enfants ou es adutes afin de faciiter cette discussion pus détaiée et pour vous aider à mettre en pace votre MFP. 4 Gestion du feedback et des paintes Préparation de a consutation La session ne devrait prendre qu entre 60 et 90 minutes avec un groupe de 10 à 12 enfants ou adutes. I est préférabe d utiiser cet outi au tout début, ors de a mise en pace du projet. Vous pouvez adapter histoire à vos propres circonstances mais n empoyez pas es vrais noms (des gens ou des organisations). Vous pourriez aussi utiiser des marionnettes ou trouver d autres moyens de raconter histoire qui parent aux enfants. Lorsque vous panifiez cette session, servez-vous des Normes de pratiques reatives à a participation des enfants pour vous aider à adhérer aux meieures pratiques. La participation des enfants devrait être pertinente et facutative. Suivant e contexte, vous souhaiterez peut-être obtenir un formuaire de consentement à a participation des enfants signé de eurs parents/gardiens pour qu is puissent prendre part à cette consutation. Dans a mesure du possibe, impiquez des enfants issus d une grande variété de miieux. Servez-vous de méthodes adaptées au stade d évoution des capacités des enfants prenant part à a consutation. Vous aurez besoin d un faciitateur expérimenté, et de quequ un pour prendre des notes (voir e «Formuaire pour enregistrer es détais de a consutation sur a gestion des paintes», présenté séparément). Veiez à ce que e preneur de notes consigne par écrit tout ce que disent es participants, et non pas son interprétation de ce qui a été dit. Dérouement de a consutation Étape 1 : Présentez es participants (10 minutes) Pour ce faire, vous pourrez vous servir de n importe que jeu ou d une chanson que vous connaissez pour que es enfants puissent se présenter. Voici une suggestion : Nom et action demandez aux enfants de se tenir debout en cerce. Un enfant dit son nom et fait un mouvement ou un son. Tous es membres du cerce crient e nom de enfant et reproduisent e mouvement et/ou e son. Puis, passez à enfant suivant du cerce. 41

47 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Étape 2 : Expiquez pourquoi vous êtes ici (5 minutes) Expiquez que e but de a session est de consuter es enfants à propos de a manière dont nous gérons e feedback et es paintes concernant notre projet ou a façon dont notre personne travaie avec eux. Expiquez que vous aez eur raconter une histoire, puis discutez-en ensembe. Cea nous aidera à mettre en pace un mécanisme pour gérer es paintes à propos du projet que nous envisageons de monter. Nous faisons cea parce que nous vouons que es enfants sachent comment is peuvent nous dire s is sont mécontents du projet et de effet qu i a sur eur vie. Expiquez aux enfants : Qu i ne s agit pas d une évauation du projet ou de organisation. Que nous avons besoin de eur accord pour participer à cette session (même si eurs parents ou gardiens ont donné eux-mêmes eur accord préaabe à ce qu is assistent à a réunion). Leur participation est importante pour nous mais is sont ibres de partir dès qu is e souhaitent. Que nous aimerions prendre des notes sur notre discussion est-ce que cea es dérange? Nous n écrirons pas qui a dit quoi, simpement ce qui a été dit. Qu i n y a pas de réponse bonne ou mauvaise. Ce qui est important, c est que es enfants disent ce qu is pensent, pas ce qu is croient que nous avons envie d entendre. Que si un enfant veut nous dire queque chose sans e dire aux autres, i doit nous e signaer. Que nous essaierons de parer cairement. S i y a queque chose qu is ne comprennent pas, is doivent nous demander des expications. Étape 3 : Racontez histoire (5 minutes) Vous pouvez vous servir de cette histoire ou adapter à votre contexte oca : «I était une fois un viage proche d une grande vie. Une organisation travaiait sur un projet avec des enfants déscoarisés du viage pour es aider à retourner à écoe. Une partie du projet concernait a distribution de kits scoaires aux enfants. «Quand e projet a commencé, e personne de organisation n a pas très bien expiqué e projet à a communauté et i n a pas demandé quees étaient es famies es pus pauvres, de sorte que certains enfants qui auraient eu besoin des kits ne es ont pas reçus. Par aieurs, certaines personnes du comité communautaire créé pour soutenir e projet ont demandé de argent pour faire figurer e nom de gens sur a iste de ceux qui devaient recevoir es kits. L un des membres de organisation paraissait regarder et parfois même toucher es garçons et es fies d une façon dépacée. «Quand e jour de a distribution des kits scoaires est arrivé, personne ne sembait savoir où et quand es kits seraient distribués. Lorsque es gens ont vu que a distribution avait commencé, a rumeur a très vite circué et tout e monde est arrivé. 42

48 Mais i régnait une confusion totae. Le personne chargé de a distribution a perdu patience et s est mis à crier sur es enfants, aant jusqu à bouscuer certains d entre eux. Personne ne sembait satisfait de a façon dont a distribution se dérouait. Au fina, bon nombre d enfants des famies es pus pauvres n ont pas reçu eur kit scoaire.» Étape 4 : Discutez des probèmes souevés par cette histoire et par es pratiques actuees de gestion des paintes (20 minutes) Posez des questions précises pour dégager es principaux probèmes : Pourquoi es enfants étaient-is mécontents de ce projet? Qu est-ce qui aurait pu être fait différemment? Laissez es enfants identifier par eux-mêmes ce qui s est ma passé, notamment e personne qui n a pas partagé information avec a communauté sur une base réguière, qui n a pas fait intervenir a communauté pour déterminer ceux de ses membres qui avaient e pus besoin d aide, a corruption des membres du comité communautaire et e comportement répréhensibe du personne. Soyez conscient du fait que es enfants auront peut-être des difficutés pour parer ouvertement de questions comme a corruption et abus physique ou sexue. 4 Gestion du feedback et des paintes Revenez à histoire et posez es questions suivantes aux enfants : Si cea se produisait dans votre communauté, diriez-vous queque chose à ce sujet? À qui pareriez-vous des aspects du projet qui vous gênent? Nous diriez-vous queque chose à nous, en tant qu organisation? Comment nous expiqueriez-vous es raisons de votre mécontentement? Qu est-ce qui pourrait vous empêcher de nous faire part des raisons de votre mécontentement? Si vous estimez qu i y a queque chose qui ne va pas avec e projet sur eque nous travaions actueement, que faites-vous? À qui en parez-vous? (À ce niveau, vous pourrez peut-être exporer certaines des façons traditionnees de gérer es paintes dans a communauté et voir si ees pourraient marcher avec e projet en question.) N oubiez pas Si un enfant ou un adute souhaite vous faire part d une painte à propos de notre projet ou vous divuguer une forme d abus ou un sujet de préoccupation à un moment queconque pendant activité, ne posez pus de question et n en discutez pus mais demandez-ui de venir vous en faire part à a fin de a session. Informez vos coègues faciitateurs de façon à ce qu is fassent de même. Toute crainte qu un enfant ait été victime, ou fasse objet, d un abus doit être signaée conformément aux procédures internes ocaes en matière de sauvegarde de enfant. Avant d organiser ce type de réunion avec des enfants, vous devrez avoir consuté votre point foca chargé de a sauvegarde des enfants sur a façon de traiter es divugations de cette nature. 43

49 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Comme cea fera une quarantaine de minutes que es enfants sont assis maintenant, et comme étape suivante est très importante, vous souhaiterez peut-être faire un jeu pendant cinq minutes avant de reprendre a consutation. Voici une suggestion : Bruit d animaux donnez un morceau de papier avec un anima dessus à chacun des enfants (p. ex. vache, chien, chat ou canard). Les enfants doivent fermer es yeux et se dépacer dans a pièce en faisant e bruit de anima en question jusqu à ce qu is aient formé un groupe d enfants imitant tous e même anima. Étape 5 : Mise en pace de votre mécanisme de réponse aux paintes (30 minutes) Expiquez que si vous êtes ici à parer aux enfants de ces questions, c est parce que Save the Chidren souhaite qu is puissent nous dire s is sont mécontents du projet que nous tentons de monter dans eur viage. Et nous vouons veier à ce que es enfants sachent comment nous e dire autrement dit, nous vouons être sûrs du mécanisme dont nous devons nous servir pour gérer es paintes ou pour répondre aux préoccupations. De quee manière vous sentiriez-vous e pus à aise pour nous parer des choses qui vous chagrinent? (Laissez es participants arriver eux-mêmes à des idées différentes puis continuez à poser es questions ci-dessous.) Discutez des points ci-dessous avec es enfants : La portée du mécanisme De quoi peut se paindre un enfant? (Ici, reprenez eurs idées mais souignez bien que nous ne pouvons répondre qu aux paintes portant sur des choses que nous contrôons à savoir, e projet et e comportement de notre personne). Comment cea se passera-t-i en pratique? Comment es paintes seront-ees enregistrées? S i existe un journa, qui e tiendra à jour? Qui prendra part à a réponse aux paintes? Comment s appeera e mécanisme de paintes? Déais (si quequ un dépose une painte, quand peut-i espérer avoir une réponse?) Accès : comment pouvons-nous faire en sorte que e mécanisme soit facie à utiiser pour tous es membres de a communauté? (Ici, vous pouvez eur demander de réféchir aux personnes qui sont anaphabètes ou âgées.) Parmi toutes es idées que es enfants ont suggérées jusqu ici (faites-en e récapituatif), s is devaient n en retenir que deux, esquees choisiraient-is? (Ce faisant, is devraient considérer ce qui donnerait e meieur résutat pour eux, mais aussi pour d autres enfants ou d autres membres de a communauté qui ne sont pas présents ce jour-à). Enfin, demandez aux enfants s is pensent qu is pourraient utiiser es deux méthodes choisies pour nous faire part de toute question sensibe, comme a corruption ou abus. Dans a négative, comment pourrions-nous es aider à se sentir capabes de signaer ce type de probème à Save the Chidren? 44

50 Étape 6 : Côturez a consutation et remerciez es participants (10 minutes) Remerciez es participants d avoir pris part à a consutation et donné eur avis et suggestions. Rappeez-eur qu i n y a pas de réponse bonne ou mauvaise. Expiquez que nous nous servirons de eurs idées et commentaires pour mettre en pace un mécanisme de gestion des paintes pour e projet. Et nous es recontacterons d ici peu pour eur dire comment fonctionnera e mécanisme de gestion des paintes. Vous pourriez core a session par un petit jeu. Voici une suggestion : Pierre, feuie, ciseaux formez deux équipes. Demandez à chaque équipe de décider si ee est feuie, pierre ou ciseaux. Les équipes se mettent en face une de autre et montrent eur symboe d un geste de a main après avoir compté jusqu à trois (feuie : mettez votre main à pat ; ciseaux : ouvrez et fermez deux doigts comme une paire de ciseaux ; pierre : serrez e poing). 4 Gestion du feedback et des paintes La feuie bat a pierre ; a pierre bat es ciseaux ; es ciseaux battent a feuie. Organigramme de a gestion du feedback et des paintes À a page 46 figure exempe d un organigramme qui tente d expiquer qui devrait prendre part à a gestion des différentes catégories de paintes. Dans chacun des programmes où vous comptez pioter e MFP, i se peut que organigramme n ait pas a même aure. Si, par exempe, nos partenaires gèrent e MFP, nous devrions es aider à identifier es rôes et es responsabiités et à tracer un organigramme précis. Les questions mineures et non sensibes peuvent être gérées par un comité constitué de membres du personne de terrain du programme qui connaissent e programme et e contexte communautaire. Pour es questions pus importantes et pus sensibes, des cadres supérieurs du programme devront peut-être intervenir. Dans es cas graves et très sensibes, comme es aégations d abus ou de fraude (catégories 5 et 6), a personne qui reçoit a painte devrait se mettre en rapport avec e point foca en charge de a sauvegarde des enfants ou e point foca chargé des RH, seon e cas, ou encore e directeur pays, en choisissant a pus rapide de ces options. Cette personne ne devrait pas tenter d enquêter sur affaire mais se contenter de a signaer. 45

51 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes ORGANIGRAMME DE LA GESTION DU FEEDBACK ET DES PLAINTES Paignant/ fournisseur de feedback Point foca en charge de a redevabiité Catégorie de painte/ feedback 1 3 Agents chargés de a redevabiité et du programme sur e terrain Catégorie de painte/ feedback 4 5 Agents cés du programme, point foca chargé de a sauvegarde ou des RH seon a poitique pertinente Catégorie de painte/ feedback 6 Renvoi seon a procédure ocae en matière de sauvegarde des enfants Point foca en charge de a redevabiité Point foca en charge de a redevabiité Directeur pays Équipe chargée de enquête Point foca en charge de a redevabiité Point foca en charge de a redevabiité Appe au directeur pays ou son déégué Paignant/ fournisseur de feedback Paignant/ fournisseur de feedback Paignant/ fournisseur de feedback Paignant/ fournisseur de feedback Apprentissage et perfectionnement continu 46

52 Catégorie de paintes Catégorie 1 Demande d information Catégorie 2 Demande d assistance Catégorie 3 Mécontentement mineur en rapport avec es activités, p. ex. artices manquants dans es kits, manque de suivi, etc. Catégorie 4 Mécontentement majeur en rapport avec es activités, p. ex. artices de mauvaise quaité, probèmes iés à a séection des bénéficiaires, sécurité des enfants/adutes compromise (p. ex. chantier de construction ma sécurisé, etc.) Catégorie 5 Vioations du Code de conduite et/ou de a Poitique de sauvegarde des enfants de Save the Chidren, p. ex. aégations de comportement inapproprié ou de faute grave par e personne de Save the Chidren ou d un partenaire ou ses représentants, y compris a fraude ; e vo ; a corruption (comme e détournement de biens ou des tentatives d extorsion) ; un abus verba, physique ou sexue ; expoitation sexuee des bénéficiaires, etc. Catégorie 6 Aégations d abus d enfant ou d expoitation sexuee des bénéficiaires par du personne ne faisant pas partie de Save the Chidren ou ses représentants c.-à-d. un membre de a communauté, du personne d une autre ONG ou de ONU. 4 Gestion du feedback et des paintes Notes Catégorie 1 2 (Demande d information ou d assistance) Dans a pupart des cas, e point foca en charge de a redevabiité devrait être capabe de répondre à ces paintes dès qu ees sont formuées. Dans certains cas, i ou ee devra peut-être consuter ses coègues du programme ou eur faire part de a painte. I n est pas obigatoire d enregistrer ces catégories dans a base de données des paintes. Catégorie 3 (Mécontentement mineur) Ces cas devront être portés à attention d un petit comité d agents de programme qui connaissent bien e projet et e contexte de a communauté pour pouvoir formuer une réponse. Catégorie 4 (Mécontentement majeur) Ces cas pourront nécessiter d être portés devant des membres du personne de programme de niveau supérieur pour discuter et décider de a réponse à donner. Ce groupe souhaitera peut-être consuter e directeur pays e cas échéant. Catégorie 5 (Vioation de notre Code de conduite et notre Poitique de sauvegarde des enfants) Ces cas devront immédiatement être soumis à un membre du personne de programme de niveau supérieur, au point foca chargé de a sauvegarde des enfants et au point foca en charge des RH, seon a poitique pertinente. Les vioations de a sauvegarde des enfants seront résoues conformément à notre Poitique mondiae de sauvegarde des enfants. Les questions de fraude ou de corruption seront traitées conformément aux Poitiques de utte contre a fraude et a corruption. Le directeur pays sera probabement impiqué dans a résoution de ces affaires. Catégorie 6 (Aégations d abus par des membres de a communauté ou par du personne d une autre agence) Ces cas seront résous conformément à a poitique ocae de sauvegarde des enfants. 47

53 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Enregistrement du feedback et des paintes Ce formuaire a été conçu pour aider notre personne de programme à commencer à enregistrer e feedback et es paintes susceptibes d être formués ors de nos rencontres interactions avec es membres de a communauté. Nous savons que cea se produit tout e temps mais, dans a pupart des cas, même certaines des affaires graves auxquees nous donnons suite ne sont pas enregistrées. Ce formuaire nous aide à commencer à enregistrer ces questions. L enregistrement présente deux avantages : tout d abord, i nous aide à veier à ce qu i y ait un suivi, à ce que e dossier ne soit pas oubié ; et deuxièmement, cea nous aide au fi du temps à revenir sur e genre de questions qui ont été souevées par a communauté, sur nos réponses et es eçons que nous en avons tirées. Par conséquent, nous aimerions encourager utiisation de ce formuaire par es membres du personne de programme et de nos partenaires qui sont en contact avec es communautés. Les questions qui nécessitent une réponse c.-à-d. es paintes doivent être consignées. Veuiez noter que tous es membres du personne qui utiisent e formuaire doivent être correctement guidés quant à nos catégories de paintes et au mode de fonctionnement de notre système de gestion des paintes c.-à-d. es rôes et responsabiités identifiés pour a réception, enregistrement et a résoution des paintes et pour donner suite au feedback dans e cadre d un programme pays ou d un projet/ programme donné. Is devraient, notamment, savoir que, dans e cas des catégories 5 et 6, es membres du personne doivent préserver a confidentiaité de a question ; is ne doivent pas en parer avec quiconque, ni se charger de enquête, mais doivent immédiatement en informer e point foca en charge de a sauvegarde des enfants ou e point foca chargé des RH. Dans e cas d une préoccupation iée à a sauvegarde d un enfant, e point foca en charge de a sauvegarde des enfants renseignera un formuaire de notification d incident ié à a sauvegarde d un enfant à partir des informations fournies par a personne ayant reçu ou enregistré a painte et i/ee devra immédiatement soumettre ce formuaire pour y donner suite, conformément à a procédure ocae de signaement. I est recommandé que e personne prenant part à a gestion des paintes et du feedback pare à son point foca en charge de a sauvegarde des enfants du type d information qui est demandé sur e formuaire de notification d incident ié à a sauvegarde d un enfant, car cea pourra vous aider à poser queques questions importantes au paignant. Toutefois, n oubiez pas que orsqu on vous fait part d une préoccupation iée à a sauvegarde d un enfant, i vous suffit d obtenir des informations très rudimentaires (qui, quoi, où, quand). Ne demandez jamais «pourquoi». Vous devez aussi faire preuve de a pus haute discrétion orsque vous rédigez des informations sensibes. Le faire pubiquement, par exempe, peut entraîner a détresse/un préjudice pour a personne qui divugue information et peut compromettre a confidentiaité de faits divugués. S i y a des probèmes iés à enregistrement des paintes dans a base de données des paintes, e formuaire d enregistrement devrait être cassé et archivé comme documentation. Dans un te cas, i serait bon d enregistrer a résoution et a côture du cas au dos du formuaire, pour assurer une traçabiité papier et préserver a confidentiaité du dossier, dans un endroit sûr auque seu un nombre imité de personnes pourra avoir accès. 48

54 Formuaire d enregistrement du feedback et des paintes Date : n : Nom du paignant/fournisseur de feedback : Sexe : Mascuin Féminin Âge : Enfant (moins de 18 ans) Adute (18 ans et pus) Numéro de tééphone : (si autorisé et disponibe ; à noter si a painte concerne a conduite d un membre du personne ou a trait à a sauvegarde d un enfant, i est crucia de pouvoir se mettre en rapport avec e paignant.) 4 Gestion du feedback et des paintes Site/adresse : Nom du projet auque se rapporte a painte/e feedback : Description de a painte/du feedback : Le paignant souhaite-t-i une réponse? Oui Non Catégorie de a painte : (Cocher option qui convient) Catégorie 1 Demande d information Catégorie 2 Demande d assistance Catégorie 3 Mécontentement mineur en rapport avec es activités (p. ex. artices manquants dans es kits, manque de suivi) Catégorie 4 Mécontentement majeur en rapport avec es activités (p. ex. artices de mauvaise quaité, probèmes iés à a séection des bénéficiaires, sécurité des enfants/adutes compromise comme un chantier de construction non sécurisé) Catégorie 5 Vioations du Code de conduite et/ou de a Poitique de sauvegarde des enfants de Save the Chidren, (p. ex. aégations de comportement inapproprié ou de faute grave par e personne de Save the Chidren, d un partenaire ou ses représentants, y compris a fraude ; e vo ; a corruption (comme e détournement de biens ou des tentatives d extorsion ; abus verba, physique ou sexue ; expoitation sexuee des bénéficiaires) Catégorie 6 Aégations d abus d enfant ou d expoitation sexuee des bénéficiaires par du personne ne faisant pas partie de Save the Chidren ou ses représentants c.-à-d. un membre de a communauté, du personne d une autre ONG ou de ONU 49

55 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes J ai expiqué a procédure de gestion de painte et a procédure d appe au paignant et je ai remercié de nous avoir fait part de ses inquiétudes. Nom du receveur : Signature : N oubiez pas Les paintes reevant des catégories 5 et 6 doivent être immédiatement renvoyées devant e point foca en charge de a sauvegarde des enfants ou e point foca chargé des RH, seon e cas, ou encore e directeur pays, en choisissant a pus rapide de ces options. La personne recevant a painte ne devrait pas tenter d enquêter sur affaire mais se contenter de a signaer. Painte/feedback transmis à : Nom : Date du renvoi : Fonction : La boîte à idées du centre de Save the Chidren dans e camp de réfugiés de Heewyn en Éthiopie. PHOTO : OLIVIA ZINZAN/SAVE THE CHILDREN 50

56 Format de a base de données des paintes Nous avons conçu une base de données pour vous aider à enregistrer es paintes ou e feedback que vous recevez des enfants ou des communautés et autres principaes parties prenantes. Cee-ci a été diffusée aux bureaux de pays, de même que d autres outis importants de gestion des paintes et ee figure sur e cédérom de Ressources Accountabiity Conversations [Conversations sur a redevabiité], qui se trouve à a fin de ce guide. Ee comprend une feuie d anayse qui sera automatiquement renseignée à mesure que vous saisirez des informations dans a base de données, ce qui vous aidera à faire un bian trimestrie et à réféchir au nombre de paintes reçues par catégorie, par âge, sexe et secteur. Toutefois, nous comprenons que, chez pusieurs de nos partenaires et dans nos opérations sur e terrain, i pourra se révéer impossibe d utiiser a base de données en raison du manque d ordinateurs. Dans ce cas, on pourra utiiser des journaux de bord comportant des champs anaogues. L anayse devra aors se faire manueement. Ci-dessous figurent es champs qu i vous est suggéré de créer dans votre propre base de données de paintes sous Exce ou dans un journa de bord : 4 Gestion du feedback et des paintes Date de réception de a painte/du feedback Circuit adopté par a painte/e feedback (point d entrée) Nom du paignant/fournisseur de feedback Sexe Âge Numéro de tééphone (si autorisé et disponibe) Site/adresse Secteur/programme Nom du projet/de intervention Description de a painte Le paignant souhaite-t-i une réponse? Catégorie de a painte/du feedback (1 à 6) Painte/feedback renvoyé à Description de a résoution/action Membre du personne ayant communiqué a réponse au paignant Date de côture 51

57 5 Participation

58 5 PARTICIPATION La participation est un principe fondamenta de a redevabiité. La norme de référence de HAP en matière de participation stipue qu i nous incombe de permettre aux enfants et aux communautés et autres parties prenantes cés de participer de manière concrète à toutes es étapes du cyce du programme, dès e tout début, orsque nous panifions et concevons es activités, tout comme durant a mise en œuvre, puis e suivi et évauation. La participation revêt différentes formes : impusée par es enfants/a communauté, coaborative, consutative ou au contraire a non-participation. I se peut que es programmes n engobent pas un type de participation unique mais qu is regroupent tout natureement es différentes formes de participation ci-dessus. La non-participation est déétère ; ee peut être symboique ou manipuatrice. Toutefois, es trois autres formes de participation sont tout aussi vaides es unes que es autres et sont adaptées à différents projets ou différents stades du cyce de programme. La participation consutative impique que on s enquière de opinion des enfants et des adutes afin d accroître eurs connaissances et eur appréciation de eurs conditions de vie et des questions qui es touchent. Ee reconnaît eurs croyances ainsi que eur savoir-faire, mais ee est impusée et gérée par nous-mêmes ou par nos partenaires. On peut avoir recours aux consutations dans e cadre de a conception du projet ou de son suivi-évauation. La coaboration suppose que es enfants et es adutes s aient à notre personne d une manière ou une autre, pour permettre aux adutes et aux enfants de travaier en partenariat pour prendre des décisions et mettre en œuvre des projets. Enfants et adutes peuvent coaborer, durant a phase de recherche d un projet ou durant sa mise en œuvre, dans e cadre d initiatives tees que es cubs scoaires. On pare de participation impusée par es enfants/a communauté orsque es enfants et es adutes sont habiités à diriger eurs propres projets ou eurs propres initiatives, soit à titre individue soit dans e cadre de eur organisation, cub ou parement. Dans ce cas, notre rôe est un rôe de faciitation et consiste à apporter consei et soutien. En ce qui concerne notre travai sur a participation, nous considérons deux questions : tout d abord, améiorer a portée de a participation dans ensembe du cyce de programme ; et, deuxièmement, améiorer a quaité de a participation. Les sections suivantes sont conçues pour vous aider à aborder ces questions. Navy (au centre, portant un T-shirt beu) est dééguée des enfants dans e bidonvie de Banteay Seuk, à Phnom Penh, au Cambodge. PHOTO : KARIN BEATE NOSTERUD/SAVE THE CHILDREN 53

59 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Comment faciiter a participation des enfants et de a communauté à tous es stades du cyce de programme Conception des programmes Étapes Au moment de concevoir des programmes, nous devons : 1. Veiez à être bien compris ceux qui participent au processus de conception du programme doivent comprendre ce que nous vouons dire par participation. En rempissant e tabeau ci-dessous vous pourrez mieux cartographier vos pratiques actuees pour déceer es acunes éventuees, ainsi que es atouts sur esques vous pouvez vous appuyer. Anayse de a situation pas de Consuté En Impusé/géré participation coaboration par a communauté Conception Mise en œuvre MEAL 2. Garantir une approche participative en donnant a priorité aux points de vue des enfants, des communautés et des partenaires dans a conception. Demandez aux enfants ce qu is considèrent comme étant eurs principaes questions/préoccupations et déterminez s is sont d accord avec vos priorités. Enfants et jeunes gens Des capacités évoutives : orsque vous préparez a participation des enfants, considérez es âges et es miieux des enfants concernés. Les activités auront-ees besoin d être adaptées à un groupe d enfants pus jeunes? Les enfants savent-is ire et écrire? Le dessin créatif et a cartographie peuvent se révéer des options très intéressantes pour rempacer certaines tâches écrites. Équiibre des pouvoirs : considérez combien de pouvoir es enfants/jeunes gens peuvent avoir ou auront tout au ong du cyce de programme approche sera-t-ee consutative, coaborative, impusée par es enfants ou une combinaison des trois? Toutes es approches sont parfaitement vaides mais certaines pourront convenir davantage à certains contextes ou certains stades du cyce de programme. La non-participation ou a participation symboique doivent être évitées. I vous faudra gérer es attentes des enfants et des jeunes gens. voir page suivante 54

60 Conception des programmes suite Dans a mesure du possibe, travaiez avec des groupes d enfants déjà étabis, p. ex. des cubs d enfants ou des comités d enfants, pour obtenir une bonne représentation et consoider es travaux existants. Vous pourriez consuter es enfants et es jeunes gens en ayant recours à des méthodes participatives. Sinon, envisagez comment es jeunes pourraient infuencer e travai de équipe de projet, p. ex. comme membres de équipe ou comme membres d un Pane consutatif d enfants. Veiez à respecter notre Poitique de sauvegarde des enfants, nos procédures, notre Code de conduite, es ignes directrices en matière d éthique et de participation sans danger des enfants. Envisagez ce que vous pouvez intégrer dans e pan du projet afin de soutenir émancipation des enfants, eur confiance en eux et eurs capacités à diriger e changement et à acquérir de nouvees compétences. Impiquez es enfants dans e pan MEAL (suivi, évauation, redevabiité et apprentissage). 5 PARTICIPATION Parents, gardiens et communautés Dans a mesure du possibe, consutez es parents, gardiens et communautés, au moyen de discussions en groupes de réfexion ou par intermédiaire de groupes communautaires existants. Réféchissez à a façon de faire en sorte que a participation des enfants soit reconnue et adoptée par d autres détenteurs d obigations dans a communauté des enfants. Partenaires Dès e départ, faites intervenir e pus possibe es partenaires dans a conception du projet. Veiez à ce que es partenaires soient prêts à travaier avec des enfants et soient dotés des compétences et de a formation nécessaires. Caendrier : nous recommandons vivement que es enfants, es communautés et es partenaires soient impiqués e pus tôt possibe, car cea aura un impact positif sur e résutat. Activités proposées avec es enfants Mission exporatoire dirigée par es enfants (peut aussi être utiisée dans e cadre du MEAL) discussions avec des groupes de jeunes faciitées par des jeunes sondages communautaires dirigés par es enfants étabissement de rapports par es enfants Apprentissage et action participatifs (PLA) cartographie sociae cartographie des risques communautaires construction de modèes jeux de rôes exercices de cassement et de notation 55

61 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Éaboration du concept et de a proposition Étapes 1. Intégration dans a description a proposition devrait expiquer comment nous aons promouvoir une approche participative et comment es enfants et es communautés ont été consutés dans e cadre de a conception du projet et invités à y participer. 2. Intégrez es enfants et es communautés dans a panification MEAL es indicateurs de succès peuvent être éaborés avec es enfants et es communautés ou vérifiés avec eux de façon à ce que nous sachions à quoi ressembe e succès aux yeux des enfants. Cea nous aidera ensuite à travaier avec eux pour surveier es progrès et impact et cea favorisera a durabiité du projet et son appropriation par es enfants. 3. Budgétisation de a participation ce point est essentie pour veier à ce que e programme soit participatif. Avez-vous prévu un budget suffisant pour permettre a participation des enfants, des adutes et de nos partenaires à a conception des activités, à eur mise en œuvre, eur suivi et eur évauation? (Réféchissez aux ressources requises pour organiser des réunions périodiques, mettre en pace des groupes communautaires, et satisfaire es besoins spéciaux éventues des enfants, par exempe aide en termes de transport, besoins d accompagnement des jeunes fies, réunions pendant e week-end, etc.) 4. Vérification de a conception du programme une fois que vous aurez une esquisse de a conception du programme, vous devrez a vérifier avec es enfants, es jeunes et différents groupes de représentants de a communauté en vue de confirmer sa pertinence et a fiabiité de votre approche. Activités proposées avec es enfants Étabir ou travaier avec un Consei des enfants définition des priorités cassement matrice en osange Charte des enfants es enfants identifient es probèmes dans eur vie de tous es jours, es réseaux préexistants et eurs priorités pour aer de avant es enfants choisissent des points d action cés sur a base des priorités identifiées puis regroupées par thème a charte est utiisée pour éaborer un pan d action 56

62 Mise en pace du programme Étapes 1. Veiez à ce que notre personne et nos partenaires soient au fait des informations organisationnees suivantes, de façon à ce qu is puissent es communiquer aux enfants et aux communautés en utiisant des formats et méthodes appropriés : La vision et a mission de Save the Chidren Les différents aspects du projet Les conditions fondamentaes requises pour a participation des enfants Le Code de conduite et a Poitique de sauvegarde des enfants 5 PARTICIPATION 2. Participation à a panification a) De quees manières es enfants et es communautés vont-is participer à chaque étape du projet? Quees possibiités avez-vous créées pour permettre aux enfants et aux communautés de travaier avec vous tandis que vous panifiez eur participation? b) Obtenez e consentement des enfants en toute connaissance de cause. c) Identifiez des représentants adéquats capabes de représenter comme i se doit es intérêts des différents groupes vunérabes. Demandez-vous dans quee mesure votre approche est incusive. Que pouvez-vous faire pour veier à ce que es groupes es pus marginaisés puissent participer? d) Invitez a communauté ocae, e comité viageois et es coectivités ocaes à prendre part à éaboration de critères pour séectionner ceux qui participeront au projet ou en bénéficieront. e) Préparez es parents, enseignants et autres adutes qui interagissent réguièrement avec es enfants à savoir reconnaître et traiter toute attitude négative envers a participation des enfants et répondez à eurs préoccupations. Obtenez accord parenta. f) Les accords de partenariat doivent comporter es attentes dans es domaines suivants : promotion de a participation des enfants et des adutes Code de conduite et Poitique de sauvegarde des enfants suivi et évauation du projet voir page suivante 57

63 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Mise en pace du programme suite g) Anaysez dans quee mesure vous satisfaites actueement aux conditions requises en matière de participation des enfants (voir es pages 63-66), puis prévoyez de comber es acunes constatées. Le modèe de pan d action ci-dessous vous aidera à faire en sorte que es recommandations soient suivies concernant : es acunes L action (ou es La (ou es) Les dates identifiées pour actions) requise(s) personne(s) butoirs pour satisfaire aux pour faire en sorte chargée(s) a réaisation de conditions requises que es conditions d entreprendre ces actions essentiees soient ces actions satisfaites h) Discutez avec e personne et es partenaires de eurs besoins en matière de renforcement des capacités concernant a participation et a sauvegarde des enfants et étabissez un pan. i) Les pans de travai du personne ont besoin de traduire e temps requis par ce dernier pour pouvoir mener à bien toutes es activités iées à a participation. La formuation d un objectif de performances en termes de participation du personne du programme contribuera à en faire une réaité. j) Panifiez avec es enfants ce que vous ferez orsqu is atteindront 18 ans. Réféchissez à a manière dont is peuvent rester impiqués dans e projet, peut-être comme accompagnateurs ou dans un rôe de soutien. Mettez-vous d accord sur cet aspect avec es enfants. La panification du retrait nécessite des réunions avec es principaes parties prenantes (notamment es enfants, es communautés, es partenaires et, e cas échéant, es coectivités ocaes) pour convenir ensembe : des résutats escomptés du programme et du caendrier prévu pour e retrait de Save the Chidren. de a manière dont es capacités des partenaires ocaux, des enfants et des membres de a communauté seront renforcées tout au ong du programme de façon à ce qu is soient en mesure de prendre e reais des responsabiités au moment du retrait de Save the Chidren. qui prendra e reais concernant es ééments cés du programme au moment du retrait de Save the Chidren et ques seront es actifs transférés en même temps que cette responsabiité. 58

64 Mise en œuvre du programme Étapes 1. Faites en sorte qu i soit facie aux enfants, notamment ceux qui sont issus de groupes marginaisés, de participer au projet réféchissez aux sites des activités, aux horaires et aux formats. 5 PARTICIPATION 2. Faites intervenir es enfants dans a prise de décisions en travaiant en consutation et/ou en coaboration avec des groupes/cubs d enfants. 3. Écoutez réguièrement es enfants : Surveiez e programme demandez aux enfants et aux adutes eur impression concernant es progrès et impact du projet. Faciitez a participation des enfants au suivi. Prenez e temps de réféchir à a mise en œuvre du programme avec es partenaires et e personne. Sur a base de vos consutations, apportez es changements nécessaires. 4. Mettez en pace un Mécanisme de gestion du feedback et des paintes (MFP) sur a base des préférences des enfants. I vous faudra : concevoir un processus et un système pour enregistrement et a réponse, en veiant à prévoir un processus pour e traitement accééré des paintes urgentes ou sensibes, tees que des cas d abus ou d expoitation. attribuer es rôes et es responsabiités. former e personne et, éventueement, des bénévoes communautaires. informer es enfants sur e MFP. enregistrer es paintes et es réponses. suivre es tendances et apporter des changements au programme, en fonction des besoins. Voir a vidéo sur a mise en pace d un MFP. Disponibe sur e DVD à a fin de ce guide ou en igne à adresse suivante : Activités suggérées à mener avec es enfants Mettre en pace ou travaier avec des cubs enfant-à-enfant Des activités comme a promotion d une bonne hygiène et d un bon assainissement et a réduction du risque de catastrophe Mobiisation des pairs à propos des droits de enfant Les enfants créent des cubs sportifs et autres Les enfants paident pour e changement dans es écoes Améiorer a représentation des enfants dans es structures communautaires existantes Utiiser es nouvees technoogies pour accroître a prise de conscience de a société concernant es questions ayant trait aux enfants. Parmi ces technoogies on peut citer a radio, es SMS et es médias sociaux (p. ex. Facebook, Twitter) voir page suivante 59

65 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Mise en œuvre du programme suite Rédaction de ettres confidentiees Les enfants rédigent une ettre confidentiee concernant une question ou un sujet (p. ex. a santé sexuee) comme s is s adressaient à un personnage fictif ou à éditrice d un courrier du cœur. Les enfants forment un groupe ; es ettres eur sont présentées et is doivent décider de a meieure soution et de a réponse a pus indiquée aux probèmes et préoccupations exposés. Les réponses sont ensuite communiquées au groupe. Suivi, évauation, redevabiité et apprentissage Étapes Assurez-vous que e système de S&E du projet dispose d indicateurs pour e suivi de a participation des enfants. Surveiez réguièrement e programme demandez aux enfants et aux adutes participant au programme quees sont eurs impressions sur es progrès et impact du projet. Prenez soin de demander aux enfants s is se sentent en sécurité dans e programme p. ex. s i y a queque chose dans es interventions du programme susceptibe de eur faire courir un risque d abus ou de eur nuire ; et si a conduite du personne, des autres adutes ou même des autres enfants est pour eux une source de préoccupation. Invitez es enfants et es membres de a communauté à prendre part au suivi du projet. Prenez e temps de réféchir à a mise en œuvre du programme avec es partenaires et e personne. Sur a base du feedback de a communauté, apportez es changements nécessaires. Fournissez aux communautés des rapports périodiques sur es performances et a situation financière du projet. Communiquez es résutats des évauations de projet à a communauté dans des formats accessibes. Voir es conseis existants sur es approches participatives en matière de S&E avec es enfants et es communautés sur e Centre de ressources de Save the Chidren ( savethechidren.se/) En ce qui concerne notre cadre et notre trousse à outis, mis au point pour engendrer un changement progressif dans e suivi et évauation de a participation des enfants, faites une recherche de «chid participation framework» et de «chid participation tookit» dans e Centre de ressources et ciquez sur e premier résutat qui s affiche pour chacun. voir page suivante 60

66 Suivi, évauation, redevabiité et apprentissage suite Activités suggérées à mener avec es enfants Mettez en pace un Mécanisme de gestion du feedback et des paintes boîtes à idées bureaux des paintes ignes d assistance tééphonique réunions «portes ouvertes» comités d engagement communautaire envoi de SMS 5 PARTICIPATION Histoires des changements es pus significatifs Les enfants réféchissent à des histoires qui démontrent e changement e pus significatif (positif ou négatif). Les histoires peuvent être racontées par e biais d images, de poèmes, d histoires ou de ettres. Interprétez et discutez des histoires en groupes. Documentation et diffusion dirigées par es enfants d histoires racontées par eux sur es changements es pus significatifs afin d évauer es projets. Créer, partager, réféchir, apprendre Les activités créatives permettent aux enfants de participer à un processus de partage, de réfexion et d apprentissage. cartographie corporee pots et haricots anayse en cerces notation subjective de a confiance en soi évauation H 61

67 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Retrait du programme Étapes Principaes choses à prendre en compte au moment de core votre programme : Communiquez avec es enfants pour eur expiquer quand, pourquoi et comment vous aez core votre programme et qui is devraient contacter après votre départ. Travaiez avec es enfants pour décider comment is souhaitent envisager a fin du programme par exempe, veuent-is former un cub d enfants qui pourrait continuer par a suite ou existe-t-i des initiatives dirigées par es enfants qu is pourraient poursuivre? Transférez aux communautés, aux partenaires ou aux pouvoirs pubics certains aspects du programme susceptibes de continuer. Communiquez es évauations du programme aux enfants et aux communautés. PHOTO : JONATHAN HYAMS/SAVE THE CHILDREN Camp de réfugiés de Za atari, Jordanie 62

68 Améiorer a quaité de a participation En 2005, Save the Chidren a éaboré sept normes de pratiques reatives à nos activités de participation des enfants. Toutefois, en 2011, nous faisions partie d un arge consensus soutenant que a participation des enfants devrait en fait rempir neuf conditions fondamentaes. Cees-ci ont été adoptées dans une Observation générae reative à artice 12 de a Convention des Nations Unies reative aux droits de enfant. Ci-dessous figurent certaines questions conçues pour vous aider à évauer si vous rempissez ou non es neuf conditions requises et à identifier es actions à entreprendre pour progresser. 5 PARTICIPATION Condition questions sur es 4 Action requise Indicateurs cés 1. La participation est transparente et informative es enfants ont-is suffisamment d information sur e programme pour décider en toute connaissance de cause s is veuent y participer et comment? information diffusée aux enfants est-ee dans un format adapté aux enfants et dans une angue qu is comprennent? es rôes et es responsabiités de tous es intéressés sont-is cairement expiqués et bien compris? 2. La participation est facutative a participation des enfants est-ee facutative? es enfants ont-is reçu suffisamment d information et ont-is eu assez de temps pour décider s is veuent ou non participer? es enfants savent-is qu is peuvent se retirer (arrêter de participer) à tout moment et que cea n aura de répercussions fâcheuses ni pour eux ni pour eur famie? voir page suivante 63

69 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Condition questions sur es 4 Action requise suite 3. La participation est respectueuse 4. La participation est pertinente Indicateurs cés es engagements des enfants en termes d empoi du temps (étudier, travaier, jouer) sont-is pris en compte et respectés? es façons de travaier avec es enfants tiennent-ees compte et s appuient-ees sur es pratiques cuturees ocaes? es enfants ont-is reçu un soutien dans eur vie de a part d adutes cés (p. ex. eurs parents, gardiens, enseignants) pour garantir e respect de a participation des enfants? es questions abordées sont-ees réeement pertinentes pour a vie des enfants? es enfants font-is objet d une queconque pression de a part d adutes pour qu is participent à des activités qui ne es concernent pas? 5. La participation est adaptée aux enfants es approches et méthodes utiisées sont-ees adaptées aux enfants? es façons de travaier renforcentees a confiance des fies et des garçons de différentes tranches d âges et d aptitudes variées? es ieux de réunion utiisés sont-is adaptés aux enfants? Ces ieux sont-is accessibes aux enfants handicapés? voir page suivante 64

70 Condition questions sur es 4 Action requise suite 6. La participation est incusive Indicateurs cés es fies et es garçons de différents groupes d âge et de miieux variés y compris es jeunes enfants, es enfants handicapés, es enfants originaires de différentes ethnies, es mères adoescentes ont-is occasion de participer? 5 PARTICIPATION e processus est-i incusif et non discriminatoire? Permet-i d éaborer proactivement des stratégies pour veier à ce que es enfants marginaisés soient en mesure de participer? es enfants sont-is encouragés à s attaquer à a discrimination au travers de eur participation? 7. La participation est soutenue par a formation des adutes e personne de Save the Chidren et des ONG partenaires sait-i traiter avec es enfants? e personne est-i suffisamment sûr de ui pour faciiter a participation des enfants? e personne est-i capabe de soutenir convenabement a participation des enfants au sein de a communauté? 8. Sûre et sensibe au risque es enfants se sentent-is en sécurité orsqu is participent? Des risques ont-is été identifiés ainsi que des façons de maintenir es enfants à abri du danger? es enfants savent-is où aer pour demander de aide s is ne se sentent pas en sécurité dans e cadre de eur participation au projet? voir page suivante 65

71 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Condition questions sur es 4 Action requise suite 9. La participation est responsabe Indicateurs cés es enfants sont-is aidés à participer aux processus de suivi et d évauation? es adutes prennent-is es opinions et es suggestions des enfants au sérieux et agissent-is sur a base de eurs suggestions ou expiquent-is es raisons pour esquees i n a pas été donné suite à eurs suggestions? es enfants reçoivent-is un feedback de Save the Chidren à propos des demandes éventuees de soutien ou de suivi? PHOTO : MOHAMAD ALASMAR/SAVE THE CHILDREN Une bannière créée par des enfants dans e camp de Za atari, en Jordanie, décrivant eurs droits et eurs responsabiités. 66

72 6 Redevabiité dans es propositions de coecte de fonds

73 6 Redevabiité dans es propositions de coecte de fonds Intégrer une cause de redevabiité dans es propositions : spécimen de ibeé Ci-dessous figure extrait d un exempe dont vous souhaiterez peut-être vous servir au moment de rédiger des propositions. Intégrer a redevabiité envers es communautés : Save the Chidren et ses partenaires sont résoument décidés à intégrer es principes de redevabiité dans ensembe de notre programme conformément à a norme HAP (Partenariat internationa pour a redevabiité humanitaire) en matière de redevabiité et de gestion de a quaité. La Percée de Save the Chidren en matière de redevabiité envers es enfants, qui a soutenu es efforts de X bureaux de pays pour intégrer a redevabiité et a participation, apportera un soutien à ce programme. Nous aons promouvoir a redevabiité en veiant à ce que es communautés cibes aient accès à des informations à propos de Save the Chidren et de ses partenaires et aux activités panifiées, et en permettant à ces communautés (y compris es enfants) de participer aux décisions de programmation et de nous fournir un feedback sur es interventions de projet. Au stade de a mise en pace du programme, nous tiendrons des consutations avec des groupes d enfants et d adutes dans es communautés cibes pour identifier es façons es mieux adaptées de partager information et d obtenir un feedback. Cea nous aidera à déveopper nos outis de partage de information avec divers pubics et à mettre en pace des mécanismes de gestion du feedback. Nous veierons à ce que es membres du personne de Save the Chidren et de ses partenaires se sentent à aise pour communiquer des informations sur nos organisations et e détai de notre programmation, ainsi que sur notre Code de conduite et es règes de sauvegarde des enfants appicabes au personne. Nous panifierons égaement avec es enfants et es adutes eur participation aux différents ééments du programme. Nous chercherons à obtenir eur avis sur a forme que prendrait un programme réussi afin de définir nos indicateurs S&E et exporerons a possibiité de travaier avec des membres de a communauté pour surveier e programme. Toujours durant a phase de mise en pace, nous discuterons du retrait du programme avec nos partenaires et es communautés pour carifier es objectifs, e caendrier et pour voir qui pourrait prendre e reais de te ou te éément du programme après notre départ. Durant a mise en œuvre du programme, nous nous engageons à rester à écoute des enfants et des communautés dans nos activités de programmation au quotidien, par e biais d un suivi réguier du programme et grâce à nos mécanismes de gestion du feedback et des paintes. Durant ses visites auprès des communautés, notre personne se servira des formuaires de feedback pour enregistrer toute question qui nécessiterait une réponse. Nous mettrons en pace des mécanismes de gestion du 67

74 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes feedback et des paintes (MFP) qui nous permettront d obtenir un feedback et de recueiir es paintes éventuees, notamment concernant es doéances pus graves. Nous passerons réguièrement en revue es données de feedback provenant de notre suivi et des MFP de façon à apporter es modifications nécessaires à notre programme. Notre pan de suivi comprendra des indicateurs de redevabiité pour surveier de près efficacité de nos mécanismes de partage de information, de participation et de gestion du feedback. Nous communiquerons information sur es progrès du programme, ainsi que es résutats des évauations, avec es communautés. Évauer votre budget pour une programmation responsabe Afin de garantir que des ressources suffisantes ont été mises de côté pour une programmation responsabe, évauez votre budget grâce aux questions ci-dessous : Partage de information avez-vous budgété des ressources qui vous permettront de partager information de manière efficace avec es enfants et es communautés et avec nos organisations partenaires? (Réféchissez aux ressources requises pour a production d affiches, de prospectus, de buetins d information, de supports étudiés pour es enfants, de vidéos, etc.) Participation avez-vous prévu un budget suffisant pour permettre a participation des enfants, des adutes et de nos partenaires à a conception, à a mise en œuvre, au suivi et à évauation des activités? (Réféchissez aux ressources requises pour organiser des réunions périodiques, mettre en pace des groupes communautaires et satisfaire es besoins spéciaux éventues des enfants, par exempe aide en termes de transport, besoins d accompagnement des jeunes fies, réunions pendant e week-end.) Gestion des paintes avez-vous prévu un budget pour a mise en pace de mécanismes de gestion de paintes? (Réféchissez aux ressources requises pour a formation du personne, es réunions de consutation avec es communautés et des supports destinés aux mécanismes de gestion des paintes.) Personne dédié envisagez d aouer des ressources à un membre du personne à temps pein ou à mi-temps spéciaement chargé de coordonner e travai sur a redevabiité. I pourrait s agir d un agent en charge du S&E et de a redevabiité ou d un coordonnateur de a redevabiité. 68

75 COMMENT BUDGÉTISER LA REDEVABILITÉ La budgétisation de a redevabiité suppose de mettre de côté es ressources (moyens humains et financiers) dont vous aurez besoin pour rempir es six critères de référence de a norme HAP (Partenariat internationa pour a redevabiité humanitaire) en matière de redevabiité. 3 Dans quees ignes budgétaires es activités iées à a redevabiité peuvent-ees s inscrire? Cet outi est conçu pour vous aider à intégrer es coûts iés à a redevabiité dans e budget d un projet queconque, sans pour autant appeer «redevabiité». I est structuré seon es six critères de référence de a norme HAP pour vous aider à réféchir aux coûts des différents aspects de a redevabiité. Vous pouvez considérer es exempes de ignes budgétaires donnés pour chaque critère de référence, puis séectionner et cacuer es coûts pour votre propre projet. 6 Redevabiité dans es propositions de coecte de fonds 3 Pour en savoir pus sur a norme HAP 2010 de redevabiité humanitaire et de gestion de a quaité, consutez : 69

76 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes COMMENT BUDGÉTISER LA REDEVABILITÉ Partage de information (Critère de référence HAP 3) Ligne budgétaire Exempe de coût votre budget (cacuer combien i en coûtera à votre projet) Communications ou pubications ou signaisation Dressez a iste de toutes es activités. Pourront y figurer : Conception, traduction, pubication et distribution de rapports et pans, prospectus, affiches, code de conduite du personne et autres informations cés adaptés aux enfants Conception d affiches adaptées à a communauté : $24 pour chaque dessin par un artiste oca (Save the Chidren Éthiopie) Frais d impression/de amination : $100 par mois (Vision du Monde) Coût de activité 1 Mise en pace de panneaux d affichage communautaires Tenue de réunions avec es enfants pour discuter des pans et des activités et pour obtenir un feedback Autre (ajoutez vos propres idées) : Panneaux d affichage communautaires : $710 pour 10 panneaux (Tearfund, Kenya, 2007) $245 pour chaque panneau d affichage (y compris es matériaux et a fabrication) (Save the Chidren Éthiopie, 2011) Coût de activité 2 Coût de activité 3 Sous-tota : N oubiez pas de cacuer e sous-tota pour chaque critère de référence. 70

77 Participation (Critère de référence HAP 4) Ligne budgétaire Exempe de coût votre budget Activités ou dépacements ou fournitures ou ocation de sae Dressez a iste de toutes es activités. Pourront y figurer : Réunions réguières avec des partenaires, des enfants, des membres de a communauté et des dirigeants (es frais de réunion comprendront probabement es frais de dépacement, es fournitures, a ocation de a sae et e déjeuner) Frais de mise en pace et frais récurrents pour es cubs et es comités d enfants Réunions avec a communauté : $15 pour chaque réunion (Vision du Monde). Mutipiez ce coût par e nombre de viages ou de cubs avec esques vous travaiez et e nombre de fois qu is se réunissent dans année (p. ex. $ ) Coût de activité 1 Coût de activité 2 6 Redevabiité dans es propositions de coecte de fonds Participation des enfants aux activités de suivi et évauation Coût de activité 3 Autre : Sous-tota : PHOTO : PIERS BENATAR/SAVE THE CHILDREN Une réunion du consei des enfants dans e viage de Kiningaa, district de Lindi, Tanzanie 71

78 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Gestion des paintes (Critère de référence HAP 5) Ligne budgétaire Exempe de coût votre budget Dotation en personne/ formation du personne ou activités et fournitures ou communications Dressez a iste de toutes es activités. Pourront y figurer : Formation, dépacement et indemnités journaières pour e personne chargé de gérer es paintes Réunions (dépacement et ogistique, fournitures) avec es enfants, ainsi que es dirigeants et es membres de a communauté, pour es consuter à propos du mécanisme de gestion des paintes et pour eur expiquer comment i fonctionne Rafraîchissements pour a discussion en groupes de réfexion avec des enfants et des adutes : $20 par visite (Vision du Monde) Coût de activité 1 Coût de activité 2 Fournitures pour e mécanisme de gestion du feedback et des paintes (MFP) (p. ex. affiches adaptées aux enfants, formuaires de feedback, boîtes à paintes avec e ogo) Coûts des réunions du comité en charge des paintes, qui pourra comprendre des représentants des agences partenaires et de a communauté Autre : Fournitures pour e mécanisme de réponse aux paintes : $80 pour 5 boîtes à paintes (Tearfund, Kenya, 2007) $24 par dessin d un artiste oca pour rendre es supports du MFP adaptés aux enfants (Save the Chidren Éthiopie, 2011) Réunions du comité en charge des paintes : $10 par mois, mutipié par 11 sous-viages, mutipié par 12 mois = $1 320 (Vision du Monde) Coût de activité 3 Coût de activité 4 Sous-tota : 72

79 À présent, procédez de même pour es trois autres critères de référence, en dressant a iste de ce que coûtera d après vous chaque activité par mois ou par an. Compétences du personne (Critère de référence HAP 2) Ligne budgétaire Exempe de coût votre budget Dotation en personne, formation, activités ou communications Dressez a iste de toutes es activités. Pourront y figurer : La désignation d un membre du personne dédié pour diriger e travai sur a redevabiité et a participation Formation du personne, du personne du programme et du personne des agences partenaires sur es façons de promouvoir a participation et a redevabiité Postes du personne : $1 313 par mois (Coordonnateur du suivi, de évauation et de a redevabiité), $880 par mois (Assistant en matière de redevabiité) (Save the Chidren Éthiopie, 2011) Coûts de a prestation d une formation en redevabiité pour e personne, es partenaires et es représentants du gouvernement : $200/session 7 sessions = $1 400 (Vision du Monde) Coût de activité 1 Coût de activité 2 6 Redevabiité dans es propositions de coecte de fonds Production des supports pour es stages d initiation à a redevabiité et a participation Coût de activité 3 Autre : Sous-tota : Dr Bang (au centre) tient une réunion avec es aînés de a tribu sur es préoccupations sanitaires dans e district de Gadchiroi, Maharastra, en Inde. PHOTO : ANDY HALL/SAVE THE CHILDREN 73

80 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Apprentissage et perfectionnement continu (Critère de référence HAP 6) Ligne budgétaire Exempe de coût votre budget Activités, suivi et évauation (S&E), réunions ou communications Dressez a iste de toutes es activités. Pourront y figurer : Les activités récurrentes de S&E Ateiers de miieu ou de fin d année avec e personne, es partenaires, es enfants et es représentants de a communauté, pour recevoir un feedback et des suggestions sur des façons d améiorer es activités futures Ateiers : $815 (Save the Chidren Éthiopie, 2011) Coût de activité 1 Coût de activité 2 Réunions avec es enfants et es communautés pour communiquer es résutats de nos évauations Pubication de témoignages de succès et d études de cas pour partager nos expériences Coût de activité 3 Coût de activité 4 Autre : Sous-tota : 74

81 Définition et réaisation de nos engagements (Critère de référence HAP 1) Ligne budgétaire Exempe de coût votre budget Activités, S&E Dressez a iste de toutes es activités. Pourront y figurer : L évauation des activités de redevabiité avec e personne et es communautés (visites sur e terrain, fournitures pour es discussions en groupes de réfexion ou entretiens individues) Ateiers pour passer en revue e cadre de redevabiité existant et e réviser ; étabir un pan d action approprié Autre : Ateiers : $815 (Save the Chidren Éthiopie, 2011) Coût de activité 1 Coût de activité 2 6 Redevabiité dans es propositions de coecte de fonds Sous-tota : photo : ANDY FEATHERSTONE Myanmar 75

82 7 Redevabiité envers et avec nos partenaires

83 Compaint/feedback category 1 3 Compaint/feedback category 4 5 Compaint/feedback category 6 7 Redevabiité Fied-eve programme Key programme envers staff, Referra as peret and accountabiity safeguarding foca point, oca procedure for officers HR as per reevant poicy chid safeguarding avec nos partenaires Accountabiity foca point Accountabiity foca point Country director Aux quatre coins du gobe, nous mettons en œuvre Investigation un grand team nombre Accountabiity de nos foca point programmes en coaboration avec des organisations partenaires. Nous travaions avec une arge gamme d organisations partenaires, ce qui traduit es contextes variés des pays dans esques nous intervenons. La transparence et a redevabiité font partie de Accountabiity foca point nos principes de partenariat, ce qui suppose que ouverture et honnêteté dans nos reations de travai sont des conditions préaabes à a confiance. Ce n est que s i promeut a transparence et e partage de information qu un partenariat sera en mesure de rendre des Appea comptes to à Compainant/ ses parties prenantes. Compainant/ country director or his/her designate feedback provider feedback provider Compainant/ feedback provider Compainant/ feedback provider Donner exempe de a redevabiité dans nos reations avec es partenaires constitue une condition préaabe pour faire en sorte que nos programmes rendent des comptes aux enfants et aux communautés. Learning and continua improvement Redevabiité Enfants et communautés Partenaires Pour respecter obigation de rendre compte dans un partenariat, i faut : partager information entre es parties prenantes à intervaes réguiers prendre des décisions ensembe concernant a gestion du programme s accorder sur une procédure détaiant a façon dont es éventuees paintes contre autre partie seront formuées et gérées de manière sûre et accessibe assurer un suivi-évauation réguier de a quaité du partenariat et des performances convenues pour chacune des parties. Pour respecter notre obigation commune de rendre des comptes aux enfants et aux communautés, i faut que nous aidions nos partenaires : à partager es informations de manière efficace avec es enfants et es communautés à faciiter a participation concrète des enfants et des adutes à tous es stades du cyce de programme à mettre en pace et à gérer des mécanismes de gestion du feedback et des paintes basés sur es préférences de a communauté à suivre et évauer es progrès et impact du programme, en réféchissant aux erreurs commises et aux changements à apporter pour améiorer es pratiques. Veuiez noter que dans e cadre du soutien que nous apportons à nos partenaires, notamment dans a gestion des paintes, nous devrions es rassurer et eur expiquer que a quête de feedback et de paintes auprès des communautés fait partie intégrante de 77

84 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes notre succès pus nous serons en mesure de recevoir des paintes et d y répondre, pus nos programmes seront pertinents et eur impact important. Pour respecter notre obigation de rendre des comptes dans e cadre du partenariat et aux communautés, i est bon de cristaiser es principes susvisés dans nos accords de partenariat. La structure du nouveau modèe de Mémorandum d accord de Save the Chidren Internationa comporte es sections qui précèdent. Par conséquent, nous encourageons vivement es bureaux de pays à se servir de ce modèe. I figure sur e cédérom de ressources intitué Accountabiity Conversations qui se trouve à a fin de ce guide. PHOTO : ANDY FEATHERSTONE 78 Exercice de cassement d opinions, canton de Meiktia, Myanmar

85 8 Compétences du personne en matière de redevabiité

86 8 Compétences du personne en matière de redevabiité À quoi ressembe un membre du personne tenu de rendre des comptes? Tentons d étabir son portrait : Cutureement sensibe, respectueux et faisant toujours preuve d humiité Transparent et n ayant pas peur des critiques À écoute de a communauté Conscient de ui-même/doté d inteigence émotionnee Soupe et capabe de s adapter au feedback des bénéficiaires Respectueux de notre Code de conduite Aide organisation à respecter son engagement de procurer un environnement sûr aux enfants en panifiant et en mettant en œuvre ses travaux sans jamais perdre de vue a sauvegarde des enfants. Structure préconisée pour a redevabiité au sein d un pays Pour contribuer à intégration de a redevabiité dans nos programmes et pour éargir a portée de nos travaux sur obigation de rendre des comptes au-deà d un projet ou d un bureau de pays donné, nous suggérons a désignation d un coordonnateur de a redevabiité qui sera épaué par un membre de a SMT. Nous suggérons égaement de choisir des points focaux suppémentaires pour guider a mise en œuvre. Dans beaucoup de pays, es rôes de redevabiité sont attribués à du personne S&E déjà en fonction. Directeur pays Directeur des programmes Coordonnateur de a redevabiité Points focaux en charge de a redevabiité 79

87 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Tituaire du poste Membre de a SLT Directeur de programme ou Directeur pays Coordonnateur de a redevabiité Si e programme n est pas doté d un poste dédié pour a redevabiité, ce rôe devrait être attribué à une personne ayant des responsabiités transversaes dans e programme c.-à-d. e Coordonnateur de efficacité des programmes ou e Coordonnateur du S&E. Fonction Sponsor/champion gobaement chargé de veier au respect de a redevabiité dans e programme pays. Soutenir a création et autoriser a production d un pan de travai/cadre nationa de redevabiité ; assurer e suivi de sa mise en œuvre. Faire d une meieure redevabiité envers es enfants et es communautés un objectif du programme pays stipué dans e pan annue du pays. S assurer que es nouvees propositions de programme disposent des ressources adéquates en matière de redevabiité. Encourager a définition d objectifs de performance en matière de redevabiité pour e personne afin d en faire a responsabiité de chacun. Modéiser a redevabiité au niveau interne, en mettant en pace des mécanismes pour permettre au personne et aux partenaires d exprimer eurs préoccupations et d obtenir des réponses. Coordination et soutien chargé de veier à existence de mécanismes pratiques et efficaces peinement intégrés de redevabiité envers es enfants au sein du programme pays, en cherchant à renforcer es capacités et en prenant fait et cause pour a mise en œuvre de ces mécanismes. En travaiant avec des tiers, faciiter une évauation et un exercice de panification de a redevabiité pour éaborer un pan de perfectionnement, vaidé par a SMT, ainsi qu un caendrier et des responsabiités. Renforcer es capacités du personne de terrain pour mettre en pace et gérer des mécanismes de redevabiité. Garder une vue d ensembe/coordonner a mise en œuvre du pan de travai en matière de redevabiité par es Points focaux en charge de a redevabiité et autres membres du personne de Save the Chidren et de ses partenaires, et surveier efficacité des mécanismes mis en pace. Aider es organisations partenaires à mettre en pace des mécanismes de redevabiité. Garantir intégration de a redevabiité et sa dotation en ressources dans toutes es nouvees propositions. Agir d une manière respectueuse et cutureement sensibe envers a communauté. 80

88 Tituaire du poste Un Point foca en charge de a redevabiité sera identifié au sein de chaque projet, bureau de terrain ou département, en fonction du contexte nationa. I devrait s agir de membres du personne de programme qui connaissent et respectent es communautés avec esquees nous travaions (et partagent eurs préoccupations) et qui comprennent es principes de redevabiité du programme. Fonction Mise en œuvre Responsabe de a promotion, de a mise en œuvre et du suivi de a redevabiité au sein des projets. Partage de information Évauer comment es enfants et es communautés aimeraient recevoir information sur Save the Chidren et sur notre projet, éaborer des outis et mettre en pace un système pour veier à ce que information sur notre organisation et sur nos projets soit réguièrement diffusée aux enfants et à eurs gardiens Participation Faire en sorte que es enfants et eurs gardiens participent à chaque étape du cyce de programme Faire en sorte que a participation des enfants à nos programmes soit conforme à nos normes de pratiques reatives à a participation des enfants Gestion des paintes Consuter es enfants et es communautés à propos de a gestion des paintes Concevoir et mettre en œuvre des mécanismes appropriés de gestion du feedback qui soient adaptés au contexte, efficaces, accessibes et sûrs pour es enfants et eurs gardiens S assurer que e feedback est enregistré, passé en revue et acté S assurer que e feedback est intégré systématiquement dans a panification, a mise en œuvre, e S&E et étabissement de rapports sur es programmes Travaier avec agent du S&E pour faire en sorte que e feedback fourni par es communautés fasse partie des exercices de S&E et figure dans es rapports ayant trait au S&E et au programme Évoquer e feedback communautaire dans es réunions de programme pour que es mesures nécessaires puissent être prises Aider nos partenaires à mettre en pace des mécanismes de redevabiité Agir d une manière respectueuse et cutureement sensibe envers a communauté 8 Compétences du personne en matière de redevabiité 81

89 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Critères requis pour e Coordonnateur et es Points focaux en charge de a redevabiité Expérience du travai en étroite coaboration avec es membres de a communauté tout au ong d un cyce de programme Maîtrise et compréhension des principes de redevabiité d un programme Connaissance, respect et compassion à égard des communautés avec esquees nous travaions Engagement en faveur de a défense des points de vue de a communauté et de nos partenaires Soide maîtrise du cyce de projet et des systèmes de S&E Bonnes compétences reationnees et en travai d infuence Attitude non discriminatoire et voonté de travaier avec des fies et des garçons issus de divers miieux, notamment es enfants es pus marginaisés Très bonnes facutés d écoute et de faciitation capabe de gérer et de faciiter des discussions de groupe avec des participants au programme, des enfants, des parents/ gardiens, des agents ocaux, des partenaires et du personne de tout niveau Aptitude à «mobiiser es troupes» à forger et maintenir des iens avec e personne et es communautés pour veier à eur participation à a façon de travaier de Save the Chidren Connaissances et expérience en matière de poitiques et procédures de sauvegarde des enfants PHOTO : SUSAN WARNER/SAVE THE CHILDREN Discussion de groupe ors d une réunion sur des thèmes reatifs à a santé dans un camp de personnes dépacées à Port-au-Prince, Haïti. 82

90 9 Redevabiité, sauvegarde des enfants et programmation de quaité

91 9 Redevabiité, sauvegarde des enfants et programmation de quaité La sauvegarde des enfants fait partie intégrante de a vision, de a mission et des vaeurs fondamentaes de Save the Chidren. Dans e cadre de nos travaux pour atteindre nos objectifs de promotion des droits de enfant en généra, i est essentie que nous ne mettions pas es enfants en danger, à a merci d un abus ou d un préjudice. Pour pouvoir rendre des comptes aux enfants, aux communautés et aux principaes parties prenantes, et dans notre quête d une programmation de quaité, organisation ee-même et ses activités ne doivent présenter aucun danger pour es enfants. Les mécanismes de redevabiité, y compris es MFP, nous donnent une exceente occasion d intégrer a sauvegarde des enfants dans tous nos travaux et d obtenir un feedback de a part de a communauté concernant nos performances dans ce domaine. Pour remettre es choses dans eur contexte, a sauvegarde des enfants peut être perçue comme es contrôes internes que nous avons mis en pace, à travers nos poitiques, procédures et pratiques, pour veier à ce que Save the Chidren n engendre aucun danger pour es enfants. Parmi ces contrôes, on peut citer : S assurer que toute personne qui représente notre organisation se comporte correctement envers es enfants et n abuse jamais de a position de confiance qui ui est conférée en vertu de son appartenance à a famie Save the Chidren. Veier à créer un environnement sûr pour es enfants dans toutes nos activités en évauant, réduisant et éradiquant es risques potenties pour es enfants. S assurer que toute personne associée à organisation soit consciente et réagisse correctement aux préoccupations iées à a sauvegarde des enfants, y compris abus et expoitation sexuee. Si nous nous soucions tout particuièrement de abus ou du préjudice causés par a conduite de notre personne, une atteinte grave au bien-être des enfants peut aussi découer de a façon dont nous mettons en œuvre nos programmes. Au fi des ans, Save the Chidren a documenté des situations où des enfants ont été gravement bessés (et parfois même tués), ou exposés au risque de préjudice ou d abus suite à une mauvaise pratique de programmation ou à un accident qui aurait pu être évité. Des enfants ont été bessés à cause de chantiers de construction non sécurisés, renversés par un véhicue de Save the Chidren ; i est même arrivé qu is soient oubiés orsque autobus est parti sans eux ors de grands événements de campagne. Toute intervention que nous entreprenons qui fait courir aux enfants un risque d abus, d expoitation, de préjudice ou de bessure ou qui fragiise es droits des enfants de queque manière que ce soit constitue un probème par rapport à a sauvegarde des enfants. Le préjudice causé par nos programmes peut aer jusqu à un abus ou une mauvaise conduite par un membre de notre personne ou un représentant de notre organisation. Néanmoins, dans a pupart des cas, ces risques sont prévisibes, et i est donc vita de panifier et d exécuter nos travaux sans jamais perdre de vue a sauvegarde des enfants. 83

92 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes L approche de Save the Chidren en matière de sauvegarde est basée sur un modèe sur quatre fronts : sensibiisation, prévention, notification et réaction ; et a Poitique de sauvegarde des enfants nous aide à aiguier e processus afin de mettre en pace es mécanismes appropriés pour que nous puissions nous acquitter de notre devoir de diigence et de notre obigation de maintenir es enfants à abri du danger. Par conséquent, a Poitique de sauvegarde des enfants sous-tend et appuie tout e travai de programmation de Save the Chidren. Ee nous obige à rendre des comptes en exigeant que nous exercions nos activités en assurant a sécurité, que nous prenions des mesures immédiates et appropriées pour atténuer tout risque queconque, cea nous obige à signaer et réagir à tout comportement dépacé du personne et à signaer et réagir à tout probème d abus ou d expoitation sexuee, que abus ait ieu à intérieur ou à extérieur de organisation. La sauvegarde des enfants fait partie intégrante de nos travaux. De fait, nous ne pouvons pas nous considérer comme responsabes et nous ne pouvons pas considérer que nous menons des programmes de quaité si notre façon de travaier ne garde pas es enfants à abri du danger. 84 Une consutation sur a redevabiité au Niger

93 Dossier-guide sur a redevabiité des programmes Une ressource de Save the Chidren PHOTO DE COUVERTURE : Suzanne Lee/Save the Chidren Ce Dossier-guide sur a redevabiité des programmes réunit des conseis et procédures, des vidéos et des supports de formation concrets et ayant fait eurs preuves, conçus pour aider es programmes pays à mettre a redevabiité au cœur de nos pratiques. I s adresse avant tout au personne des programmes pays de Save the Chidren et de nos partenaires chargés de mettre en œuvre des projets et programmes de déveoppement ou humanitaires. À a fin de ce guide, vous trouverez un DVD contenant quatre vidéos préparées pour améiorer notre compréhension de a notion de redevabiité des programmes et pour faciiter a discussion. I renferme aussi un cédérom ressource sur a redevabiité intitué Accountabiity Conversations : A series of eight sessions on accountabiity. I propose des notes de faciitation, des diaporamas et des fiches à distribuer conçus pour être utiisés avec e personne de programme et de nos partenaires. savethechidren.net