SECRETAIRE Chargée de l accueil et de l appui comptable

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1 FICHE METIER : SECRETAIRE Chargée de l accueil et de l appui cmptable versin 09/2011 Dispser d une cmpétence pur assurer le fnctinnement du service accueil du secrétariat départemental et assurer des missins d appui au service cmptabilité 1. PROFIL Titulaire d une frmatin de niveau IV dans le secrétariat, la gestin et la cmptabilité Capacités d accueil de cmmunicatin, d écute, d analyse, de rédactin d rganisatin 2. CONDITIONS D EMPLOI Si titulaire statut d adjint administratif Si cntractuel, applicatin du prtcle de gestin des persnnels de CFA et CFPPA Prise en cmpte de l expérience prfessinnelle Statut en référence à celui à celui des adjints administratifs Rémunératin calculée en référence à la grille des adjints administratifs Indemnité Administrative de Technicité 3. RESPONSABLE HIERARCHIQUE DIRECT Le Directeur du CFA u le Prviseur Adjint chargé de l Apprentissage et de la Frmatin Cntinue 4. RELATIONS FONCTIONNELLES Avec tute persnne extérieure au titre de l accueil Avec les services administratifs et cmptables de l EPL Avec les régisseurs Avec les secrétariats d antennes

2 Centre Départemental de Frmatin d Apprentis Agricles de Lt-et-Garnne 5. AIRE D EXERCICE Centre Départemental de Frmatin des Apprentis Agricles de Lt et Garnne et sur ses antennes 6. LIEU D EXERCICE Directin Départementale 7. FONCTIONS 7.1. ACCUEIL Accueil du secrétariat de la Directin Départementale Accueillir renseigner rienter 7.2. ACCUEIL TELEPHONIQUE Filtrer les appels Rechercher les destinataires Transférer les appels Renseigner Permettre le suivi des appels par la tenue d un registre téléphnique 7.3. GESTION ADMINISTRATIVE Curriers et dcuments Saisir Présenter et mettre en frme Relire Classement Organiser Suivre CDFAA 47/ Fiche de pste / secrétaire accueil appui cmptabilité CDFAA47 versin 2011 page 2/5

3 Centre Départemental de Frmatin d Apprentis Agricles de Lt-et-Garnne 7.4. TRAITEMENT DES DONNEES DU LOGICIEL DE GESTION DES APPRENTIS Primes de transprt des apprentis Extractin des dnnées Déterminatin des primes de transprt - Les Frfaits - Les primes réelles pur les distances de kms Editin des factures Elabratin des récapitulatifs cmptables Cpies et classement des factures dans le dssier de l apprenti Cmparaisn avec les états antérieurs Envi des factures Suivi annuel Hébergement et Restauratin Extractin des dnnées Récupératin des infrmatins cncernant les cas particuliers auprès des antennes : - Les DIMA - Les apprentis pris en charge par des rganismes de tutelle Editin des factures Elabratin des récapitulatifs cmptables Cpies et classement des factures dans le dssier de l apprenti Envi des factures Suivi annuel Suivi des cas particuliers Frfait des services annexes Editin des factures Cpie et classement des factures dans le dssier de l apprenti CDFAA 47/ Fiche de pste / secrétaire accueil appui cmptabilité CDFAA47 versin 2011 page 3/5

4 Centre Départemental de Frmatin d Apprentis Agricles de Lt-et-Garnne Dssier de l apprenti sus dssier Cmptabilité Fiche Transprt de l apprenti RIB Classement trimestriel des factures Classement trimestriel des états de rembursement des primes de transprt Curriers divers Enquêtes (autres que Enquête 51) - Extractin des dnnées - Envi des questinnaires aux apprentis - Réceptin des questinnaires - Traitement des dnnées - renseignement des frmulaires - vérificatin des inscriptins - envi des frmulaires Graphiques Extractin des dnnées Vérificatin des dnnées Elabratin des graphiques présentés aux Cnseils de Perfectinnement 8. PROJET DE CENTRE Participatin active au prjet de centre 9. MOYENS MIS A DISPOSITION Un lcal de travail équipé Dcumentatin Accès aux stages de frmatin u de mise à niveau dans le cadre du prgramme inscrit au Plan Lcal de Frmatin CDFAA 47/ Fiche de pste / secrétaire accueil appui cmptabilité CDFAA47 versin 2011 page 4/5

5 Centre Départemental de Frmatin d Apprentis Agricles de Lt-et-Garnne 10. EVALUATION Afin de faire évluer sn activité, un entretien annuel est rganisé avec le Directeur Départemental. Les accmpagnements u besins en frmatin sernt régulièrement abrdés et évalués. Directeur Départemental Secrétaire Cmptable Secrétaire Administrative Secrétaire appui cmpta CDFAA 47/ Fiche de pste / secrétaire accueil appui cmptabilité CDFAA47 versin 2011 page 5/5