Charte de l Audit Interne

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1 Charte appruvée par le Cnseil d Administratin de l Université de Strasburg (initiale : 08/06/2010 ; révisin : 25/09/12) Charte de l Audit Interne Charte de l Audit Interne Charte de l audit interne rganisant au sein de l Université de Strasburg la fnctin «audit interne» 1. Purqui établir une charte de l audit interne de l Université de Strasburg? La présente «charte de l audit interne» a pur bjectif de préciser les missins et les respnsabilités cnférées à la fnctin d audit interne. Elle définit l rganisatin et la psitin de l audit interne dans l établissement (cmité d audit et service d audit interne), le champ de ses activités, le cadre dans lequel les audits internes sernt réalisés. Elle énnce les principes qui sernt garants de l indépendance de la fnctin et définit les exigences attendues en termes de cmprtement des auditeurs internes. La charte cntribue ainsi à l affirmatin et à la recnnaissance de la fnctin d audit interne au sein de l Université de Strasburg. Elle garantit la transparence de l exercice de ses missins afin d assurer l adhésin de tus les acteurs à cette démarche dans l intérêt de l établissement dans sn ensemble. La charte est adptée par le Cnseil d Administratin de l université et peut faire l bjet de demandes de révisins par le cmité d audit interne. 2. Qu est-ce que l audit interne? quelle est sa missin? L audit interne est défini ainsi seln l Institut de l Audit Interne-IFACI : L audit interne est une activité indépendante et bjective qui dnne à une rganisatin une assurance sur le degré de maîtrise de ses pératins, lui apprte ses cnseils pur les amélirer, et cntribue à créer de la valeur ajutée. Il aide cette rganisatin à atteindre ses bjectifs en évaluant, par une apprche systématique et méthdique, ses prcessus de management des risques, de cntrôle et de guvernance et en faisant des prpsitins pur renfrcer sn efficacité.» L audit interne a ainsi pur missin de permettre à l rganisatin de mieux maîtriser ses activités et leurs risques inhérents par un diagnstic des dispsitifs de cntrôle interne existants et par des recmmandatins d améliratin de ceux-ci. 3. Qu est-ce que le cntrôle interne? Seln le «cadre de référence du cntrôle interne» (établi par l AMF/IFACI 2007) : Le cntrôle interne est un dispsitif de l rganisatin, défini et mis en œuvre sus sa respnsabilité, qui cmprend un ensemble de myens, de cmprtements, de prcédures et d actins adaptés aux caractéristiques de chaque rganisatin et qui cntribue à la maîtrise des activités, à l'efficacité des pératins et à l'utilisatin efficiente des ressurces de l'rganisatin. Il dit permettre de prendre en cmpte de manière apprpriée les risques significatifs, qu ils sient pératinnels, financiers u de cnfrmité. Le cntrôle interne vise plus particulièrement à assurer : - la cnfrmité aux lis et règlements ; - l'applicatin des instructins et des rientatins fixées par la directin ; - le bn fnctinnement des prcessus internes ; - la fiabilité et l intégrité des infrmatins financières et pératinnelles. En cntribuant à prévenir et maîtriser les risques de ne pas atteindre les bjectifs que s est fixés l université, le dispsitif de cntrôle interne jue un rôle clé dans la cnduite et le piltage de chacune de ses activités. Le cntrôle interne ne peut cependant à lui seul furnir une garantie abslue que les bjectifs sernt atteints. Page 1 / 5

2 4. Quelles snt les cmpsantes du cntrôle interne? Seln l AMF/IFACI, le cntrôle interne s articule autur de cinq cmpsantes étritement liées, mais il cnvient de suligner le rôle déterminant des règles générales d'éthique et d'intégrité cmme substrat de tut dispsitif de cntrôle interne efficace. Une rganisatin apprpriée («envirnnement») Cmprtant ntamment une définitin claire des respnsabilités et des délégatins, des prcédures et des systèmes d'infrmatin apprpriés, des ressurces et cmpétences adéquates. La diffusin en interne d'infrmatins pertinentes et fiables Pur permettre à chacun des acteurs, partie prenante du cntrôle interne, d'exercer ses respnsabilités. Un système de recensement, d'analyse et de gestin des risques L'université dit, de façn cntinue, recenser, analyser et gérer les principaux risques puvant affecter la réalisatin des bjectifs qu'elle s'est fixés. Des activités de cntrôle Celles-ci divent être prprtinnées aux enjeux prpres à chaque prcessus et cnçues pur maîtriser les risques susceptibles d'affecter la réalisatin des bjectifs. Une surveillance permanente du dispsitif de cntrôle interne («supervisin-piltage») Le fnctinnement du dispsitif dit être régulièrement revu pur le faire évluer en relatin avec les incidents, les défaillances et les changements bservés; Cette surveillance s appuie ntamment sur la fnctin d audit interne qui évalue péridiquement les dispsitifs mis en place. La cnceptin et la mise en œuvre du dispsitif de cntrôle interne fnt partie des attributins de la directin de l établissement et des respnsables pératinnels. Chaque agent de l Unistra est chargé d appliquer, en ce qui le cncerne, le dispsitif de cntrôle interne mis en place. 5. Quel est le champ d interventin de l audit interne? Le champ d interventin de l audit interne prte de façn générale sur tute activité cmprtant des bjectifs et des risques de ne pas les atteindre, nécessitant de ce fait un dispsitif de cntrôle interne Les activités et prcessus à auditer priritairement sernt déterminés par le cmité d audit de l université sur la base d une analyse des risques encurus. L audit interne n a aucune respnsabilité pératinnelle au sein de l établissement. L auditeur interne n a, sur les activités qu il audite, ni respnsabilité directe ni autrité. Il ne se substitue pas aux respnsables pératinnels. Les recmmandatins qu il est amené à frmuler ne divent en aucune façn décharger les persnnels de l rganisatin auditée des respnsabilités qui leur snt cnfiées. La cnceptin et la mise en œuvre d un système de cntrôle interne ne snt pas du ressrt du service d audit interne, mais des différents respnsables pératinnels. L audit interne apprte de manière discntinue une analyse apprfndie et une évaluatin des dispsitifs mis en place. Il participe à la sensibilisatin des respnsables pératinnels sur la nécessité du cntrôle interne, ses principes et sn améliratin. 6. Spécificité et cmplémentarités de l audit interne avec d autres fnctins cnnexes Le cntrôle de gestin, l audit externe (dnt ntamment les cmmissaires aux cmptes u les crps de cntrôle), la démarche qualité (dnt audit qualité), snt des fnctins u activités distinctes de l audit interne tant sur leurs bjectifs que sur leur psitinnement u leur périmètre, chacune ayant ses spécificités. L audit interne se caractérise par sn indépendance, sn rôle d évaluatin «de secnd niveau», sn apprche en termes de risques et l étendue de sn champ d interventin. Au-delà de ces différences, il faut suligner la cmplémentarité et les synergies qui existent entre tutes ces fnctins dnt les travaux divent être crdnnés pur servir au mieux l université. Page 2 / 5

3 7. Cmment est rganisé l audit interne à l Université de Strasburg? L rganisatin repse à la fis sur une structure de «piltage» de l audit interne (le cmité d audit interne, indépendant et mis en place par décisin du Cnseil d Administratin) et un service chargé de sa mise en œuvre (le service d audit interne - SAI). 8. Qu est-ce que le service d audit interne? Le service d audit interne est le service de l université chargé de la réalisatin des audits internes. Ce service est directement rattaché à la Présidence de l Université de Strasburg et placé sus l autrité fnctinnelle du cmité d audit interne qui garantit sn indépendance. 9. Quels snt les drits et bligatins des auditeurs du service d audit interne? Drits Pur réaliser leur missin, les auditeurs nt un accès libre et sans restrictin à tus dcuments, infrmatins, u persnnes nécessaires à la bnne exécutin de l audit. Tut persnnel de l Université de Strasburg se dit d apprter sa cllabratin pleine et entière à l audit dans sn dmaine de cmpétence. L indépendance des auditeurs devra être respectée par tutes les parties cncernées. Le service d audit interne sera destinataire de tute étude u analyse réalisée par un pérateur u rganisme externe sur le fnctinnement de l établissement (Chambre Réginale des Cmptes, AERES, Cmmissaire aux cmptes, cnsultant externe, IGAENR, Urssaf, TPG ). Le service d audit interne peut slliciter l avis et l assistance de persnnes qualifiées (membres de l université u prfessinnels externes) pur s acquitter de tut u partie de sa missin. Obligatins : fndement de la cnfiance et de la crédibilité de l avis qui sera dnné Les auditeurs respecternt strictement le cde de déntlgie élabré par l IFACI (assciatin prfessinnelle française des auditeurs internes, auprès de laquelle les auditeurs de l Unistra snt inscrits). Celui-ci impse ntamment que les missins d audit sernt cnduites : - avec intégrité : respect de l éthique de la prfessin et de l rganisatin ; - avec un suci permanent d bjectivité ; - en tute indépendance : les auditeurs évaluent de manière équitable tus les éléments pertinents et ne se laissent pas influencer par leurs prpres intérêts u par autrui ; - en respectant et prtégeant la cnfidentialité des infrmatins recueillies ; les auditeurs internes snt tenus au secret prfessinnel et ne divulguent des infrmatins qu avec les autrisatins requises ; - avec tute la cmpétence requise : les auditeurs appliquent et dévelppent leurs cnnaissances, savir faire et expérience pur réaliser leurs travaux. Les auditeurs se cnfrmernt également aux nrmes en vigueur dans la prfessin dans la mesure ù elles snt pertinentes dans le cntexte de l université. Les «nrmes internatinales pur la pratique prfessinnelle de l audit interne» snt frmalisées par l IFACI. Les auditeurs s interdisent de critiquer les persnnes : seuls les systèmes fnt l bjet d un examen. Si les travaux menés devaient révéler une irrégularité clairement établie, celle-ci sera prtée sans délai à la cnnaissance du président du cmité d audit. 10. Cmment snt déterminées les missins d audit interne? Les interventins du service d audit interne fnt l bjet d une prgrammatin annuelle arrêtée par le cmité d audit et présentée au Cnseil d Administratin de l université. Des missins pnctuelles, en dehrs de la prgrammatin annuelle, peuvent être décidées par le cmité d audit s il l estime nécessaire. Il peut s agir de missins d assurance u de missins de cnseil. Les prpsitins d interventins peuvent émaner de la Présidence de l établissement, des administrateurs, du service d audit interne, des respnsables de cmpsantes u de services de l Université de Strasburg. Elles snt arbitrées et pririsées par le cmité d audit en fnctin de l analyse des risques encurus. L université allue au service d audit interne les myens lui permettant de réaliser les missins qui lui snt cnfiées. Le cmité d audit dnne sn avis sur l adéquatin entre les missins et les myens du service d audit interne. Page 3 / 5

4 11. Cmment se dérule une missin d audit interne? Afin de garantir l bjectivité, la transparence et la neutralité de ses missins, le service de l audit interne s engage sur le respect des principes suivants : - Les entités cncernées par les audits snt infrmées préalablement au début de la missin, - les bjectifs et les méthdes snt rappelés au mment de la présentatin de la missin, - un planning de réalisatin est défini avec les respnsables de l entité auditée, - une réunin de clôture est rganisée pur présenter au respnsable de l entité le prjet de rapprt et les recmmandatins avant sa diffusin. Chaque missin est ainsi réalisée en cllabratin avec l entité auditée, dans une démarche participative et transparente, respectant le drit de répnse de l audité (apprche cntradictire). Schématiquement, le dérulement d une missin d audit est en général le suivant : [SAI = Service d Audit Interne] Prgramme d audit annuel u missin pnctuelle Ordre de missin Etude préliminaire Nte d rientatin Prgramme de travail Réunin d uverture Etude de terrain Présentatin des cnclusins Prjet de rapprt réunin de clôture Rapprt définitif avec recmmandatins prgramme d actins de prgrès Suivi des recmmandatins et des actins de prgrès Arrêté par le cmité d audit interne Mandate le SAI pur la réalisatin de la missin et infrme les respnsables des entités auditées du lancement de la missin ; frmalise le champ de l audit et définit les bjectifs ; csigné par le Président de l Unistra et le président du cmité d audit interne Le SAI se dcumente et analyse l rganisatin et les prcédures pur dégager un tableau des frces et faiblesses de l entité ; Les respnsables de l entité auditée snt sllicités pur apprter les éléments d infrmatin nécessaires à cette étude Le SAI fixe les grandes lignes de la missin d audit à partir de l étude préliminaire ; liste des tâches et le fil cnducteur de la missin (planificatin des travaux et vérificatins) Présentatin/discussin des grandes lignes et bjectifs de la missin avec les respnsables de l entité auditée cnsiste, par des entretiens, des analyses et des tests, à s assurer des prcessus et cntrôles effectivement mis en œuvre et de leur efficacité Restitutin au respnsable de l entité auditée de la synthèse prvisire des travaux, discussin et explicatin des cnstats et recmmandatins présentatin du prjet aux seuls respnsables de l entité auditée, lrs d une réunin de validatin des cnstats et des déductins Signé par le respnsable de l audit interne et diffusé à la Présidence de l Unistra et aux respnsables des entités auditées qui se réunissent pur une réunin d arbitrage des recmmandatins Désignatin par la Présidence de l Unistra d un «référent pératinnel» pur la mise en œuvre des recmmandatins. Les destinataires des recmmandatins élabrent des plans d actins qu ils sumettent pur validatin au référent (dans un délai de 3 mis maximum après l arbitrage des recmmandatins) Mise en œuvre du plan d actin par les audités. Examen régulier par la Présidence de l Unistra de l avancement des mesures crrectrices présenté par le référent pératinnel. Suivi par le SAI au but de 3 mis puis tus les 6 mis jusqu à l achèvement des plans d actins, dnt il est rendu cmpte au cmité d audit Précisins : Le rapprt définitif est transmis à la directin de l entité auditée, à la Présidence de l université et au cmité d audit. Le rapprt est un dcument interne et cnfidentiel. Le Président de l université arrête la liste des destinataires et les mdalités de sa diffusin éventuelle. Tut destinataire du rapprt d audit s engage à respecter et prtéger sa cnfidentialité. Les rapprts purrnt également être cmmuniqués, sur décisin expresse du Président de l université, à certaines instances externes à l établissement (Chambre Réginale des Cmptes, Cmmissaires aux cmptes, IGAENR ). Suivi des recmmandatins : le service d audit interne s assurera après 3 mis puis semestriellement que les actins de prgrès prpsées en répnse aux recmmandatins acceptées nt été engagées et réalisées. Les respnsables des entités auditées, sus la crdinatin du référent pératinnel, transmettrnt au service d audit interne les infrmatins relatives au suivi des recmmandatins afin de préparer les bilans péridiques évqués ci-dessus. Le SAI, en liaisn avec les référents pératinnels, rend cmpte semestriellement au cmité d audit du suivi des recmmandatins. Page 4 / 5

5 12. Qui cntrôle le service de l audit interne? Le respnsable de l audit interne élabre un rapprt annuel sur l activité du service. Ce rapprt est sumis au cmité d audit puis, après apprbatin, cmmuniqué à la Présidence de l Unistra et au cnseil d administratin. Le rapprt cmprte ntamment des indicateurs sur la qualité des missins réalisées par le SAI. A cette fin, un prgramme d assurance et d améliratin de la qualité de sn activité est prpsé par le respnsable du Service d Audit Interne au Cmité d Audit. Une évaluatin externe de l activité du service d audit interne purra être envisagée à terme. 13. Qu est-ce que le cmité d audit interne? A qui rend-il cmpte? Rôle Le cmité d audit interne a pur rôle d éclairer la Présidence de l université et le Cnseil d Administratin sur le degré de maîtrise de ses pératins et d apprter si nécessaire des cnseils pur l amélirer. Il s appuie pur cela sur les travaux du service d audit interne dnt il veille à l indépendance. Missins Les missins du cmité d audit snt les suivantes : - Veiller à l indépendance de la fnctin d audit interne ; - Arrêter la prgrammatin des travaux d audit (plan annuel d audit) et suivre sa réalisatin ; - Statuer sur les prpsitins/demandes d audit et les pririser (missins pnctuelles) ; - Examiner les cnclusins des rapprts d audit prduits par le SAI u d autres auditeurs externes (cmmissaires aux cmptes ) et veiller à la chérence d ensemble des audits ; - Examiner le suivi des principales recmmandatins dégagées par les missins d audit interne ; - Superviser l activité du service d audit interne sur la base des rapprts d activité semestriels qu il prduit; - Examiner des dispsitifs de cntrôle interne mis en place par l université ; - Examiner la cartgraphie des risques de l établissement - Examiner les prpsitins u prpser les suites éventuelles à dnner en cas d irrégularité cnstatée lrs des missins d audit ; - Cnseiller et, le cas échéant, appeler l attentin de la Présidence de l université et du Cnseil d Administratin en matière de risques et de cntrôle interne. Cmpsitin La cmpsitin du cmité d audit est la suivante : - Le cmité d audit est cmpsé de 3 membres extérieurs à l Unistra. - Les persnnalités qui le cmpsent snt prpsées par le Président et appruvées par le CA. - Elles snt prpsées sur la base de leur expérience et de leurs cmpétences. - La durée de leur mandat est de 4 ans et il est renuvelable - Les membres du cmité ne purrnt pas être représentés et ils snt tenus aux mêmes règles (ntamment de cnfidentialité) que les auditeurs internes (cf. supra pint 9). Fnctinnement Le cmité désigne un président en sn sein. Le cmité se réunit au mins deux fis par an, sur cnvcatin de sn président. Des réunins supplémentaires peuvent être rganisées à l initiative du président du cmité u à la demande d un membre du cmité u de la Présidence de l établissement (demandes adressées au président du cmité). Le cmité peut inviter à ses séances tute persnne qu il jugera utile pur l exécutin de sa missin. En cas de risque de cnflit d intérêts, le membre du cmité cncerné se retire des débats. Les décisins du cmité snt prises à la majrité simple des membres présents. En cas de partage des vix, celle du président est prépndérante. Le Cmité d audit rend cmpte de sn activité au cnseil d administratin, a minima sur la base d un rapprt annuel qu il cmmunique à la Présidence de l Unistra. Le Président du cmité d audit présente ce rapprt lrs d une séance du CA. NB : les fnctins mentinnées dans la charte divent être entendues au sens générique, sachant qu elles peuvent être tenues par des hmmes et des femmes [ex : président (fnctin) = président u présidente (persnne)] Page 5 / 5