CONDUIRE UNE RÉUNION

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1 2015 Perfec TIC SECRÉTARIAT ORGANISATION CONDUIRE UNE RÉUNION Les réunins snt un myen de partager, au sein d un grupe de persnnes, un même niveau de cnnaissance sur un sujet u un prblème et de prendre des décisins cllectivement. Qui plus est, des décisins prises cllectivement, avec des représentants des différentes entités cncernées, sernt beaucup plus facilement acceptées de tus. Néanmins, les réunins snt CHRONOPHAGES (traduisez "cnsmmatrices en matière de temps") et divent dnc être les plus curtes pssible et menées dans un suci d efficacité, afin ntamment de débucher sur des actins cncrètes. On appelle cnduite de réunin l ensemble des actins à entreprendre afin d rganiser et de mener une réunin dans de bnnes cnditins et permettant de la faire suivre d effets. Organiser une réunin Page 1 sur 8

2 2015 Perfec TIC LES TYPES DE RÉUNION Dans le milieu prfessinnel, les réunins snt fréquentes. Les raisns de se réunir crrespndent à des besins variés. II est pssible de distinguer différents types de réunins : Les réunins institutinnelles : peu fréquentes, elles snt généralement prévues par les textes (exemples : cnseil d'administratin, assemblée générale) ; La réunin d'infrmatin, pur diffuser u cllecter des infrmatins ; La réunin de cncertatin : mener un travail cllectif, favriser l'expressin et les échanges d idées ; La réunin de réslutin de prblème : elle a pur rôle de truver des slutins pur résudre un prblème dans la vie de l'entreprise, les utils de créativité y snt privilégiés, cmme le brainstrming. LES RÉUNIONS À DISTANCE Avec la téléréunin (= la télécnférence), plusieurs persnnes se truvant dans des endrits séparés snt reliées entre elles par des myens de télécmmunicatins (Internet, satellite, etc.). Il existe deux types de téléréunin : La réunin par téléphne : elle réunit plusieurs persnnes au téléphne. On peut aussi l appeler audicnférence u cnférence téléphnique ; La visicnférence (webcnférence u vidécnférence) : elle permet aux participants de se vir grâce à des caméras et à des écrans. Avant tut chse, la raisn d être de la tenue d une réunin dit être mûrement réfléchie afin de ne pas céder aux travers de la RÉUNIONNITE AIGÜE : Quel est l bjectif de la réunin? Est-elle indispensable? Une réunin téléphnique u une webcnférence peut-elle être suffisante? Organiser une réunin Page 2 sur 8

3 2015 Perfec TIC LA PRÉPARATION DE LA RÉUNION La préparatin est une phase déterminante pur la réussite de la réunin. Pur faciliter le suivi du travail préparatire, il est nécessaire de dresser une LISTE DE CONTRÔLE (u check-list) qui récapitule chrnlgiquement tutes les tâches à réaliser jusqu'au jur de la réunin (jur J). Exemple de liste de cntrôle pur préparer une réunin THÈME ET ORDRE DU JOUR Nmbre et qualité des participants : Il est suhaitable de réunir un nmbre restreint de participants, afin de ne pas risquer de rendre la réunin peu efficace. Il est également nécessaire d harmniser le prfil des participants, en particulier en fnctin du niveau technique u plitique. Durée : idéalement, la durée de la réunin ne devrait pas dépasser 2 heures. Ordre du jur : Il s agit du décupage hraire du temps de travail en sujets bien frmulés. Il est nécessaire de minuter crrectement les différents sujets de l rdre du jur. Organiser une réunin Page 3 sur 8

4 2015 Perfec TIC DATE Seln la nature de la réunin, la date purra être impsée par la hiérarchie, u chisie en fnctin des dispnibilités des participants. S'il est nécessaire de truver une date ù les participants snt dispnibles, les pérides de vacances sclaires divent ntamment être évitées dans la mesure du pssible. On purra mettre en place un SONDAGE DOODLE pur faciliter la prcédure. Si l'entreprise a implanté le lgiciel Outlk et que les salariés utilisent les fnctins d'agenda, celui-ci prpse des fnctinnalités pur simplifier la recherche d'une date cnvenant à chacun. La date de la réunin dit être prévue au minimum 15 jurs à l avance, afin de permettre l envi des invitatins et des cnvcatins aux participants dans des délais décents. RÉSERVATION DE LA SALLE ET DU MATÉRIEL L'envirnnement dans lequel la réunin se dérule est très imprtant car il facilite le travail du grupe. La salle devra être chisie en fnctin des cntraintes suivantes : Capacité d'accueil de la salle (en termes de places assises) ; Dimensins et frme de la salle (seln le type de présentatin u d animatin) ; Présence d rdinateurs et de myens audivisuels (vidé prjecteur, paperbard, tableau blanc...) ; Besin d un accès à internet ; L'accès à un espace détente avec café et bissns fraîches est suhaitable pur les mments de pause et de cnvivialité pur des réunins lngues (plusieurs heures). Organiser une réunin Page 4 sur 8

5 2015 Perfec TIC La dispsitin des tables devra ntamment être chisie en fnctin de la finalité de la réunin : Si l'entreprise ne dispse pas d'une salle adaptée u suffisamment grande, elle devra luer un lcal à l'extérieur. Par exemple, de nmbreux hôtels prpsent la lcatin de salle de réunin u de séminaire. PRÉVENIR LES PARTICIPANTS Diffuser l rdre du jur à l ensemble des participants, en précisant ntamment le lieu ainsi que l heure de début et de fin de la réunin. Éventuellement, transmettre un plan d accès récapitulant les principales facilités (métr, arrêt de bus, gare) à prximité du lieu de la réunin. Cnvcatin : Seln les entreprises u rganisatin, une cnvcatin dit être établie pur les persnnels afin qu un rdre de missin leur sit adressé. Il s agit de cntraintes réglementaires permettant de valider le déplacement des persnnels. Invitatin : une invitatin devra être adressée aux participants autres que les persnnels de l'entreprise u de l'rganisatin. PRÉPARATION DES SUPPORTS Pur que la réunin sit efficace, il est généralement indispensable de présenter u remettre diverses infrmatins aux participants : diaprama, dcuments imprimés et rassemblés dans des chemises et qui sernt dispsés à la place de chacun des participants, tableaux, graphiques... Ces supprts devrnt être réalisés suffisamment à l'avance pur puvir être vérifiés par la hiérarchie et leur apprter les crrectins nécessaires. Il est judicieux de créer des chevalets si les participants ne se cnnaissent pas, indiquant par exemple les nm, fnctin, service, entreprise de chacun. Pur les réunins faisant intervenir des persnnes ayant un rdre de missin, il est nécessaire de faire circuler une feuille d émargement afin de permettre aux services financiers de valider les frais de déplacement. Organiser une réunin Page 5 sur 8

6 2015 Perfec TIC PRÉPARATION DE LA SALLE Le bn état de fnctinnement des équipements dit être vérifié avant la réunin. De même, vus devrez vus assurer que vus maîtriser l'utilisatin du matériel avant la réunin. Vus puvez cnsulter le dcument : cmment brancher et utiliser un vidéprjecteur. Juste avant la réunin, il faudra encre : Dispser les tables et chaises de manière adaptée Brancher le matériel Dispser les chevalets, dssiers sur les tables Vérifier la présence de papier, styl, marqueurs pur tableau... Régler la température de la salle Préparer bissns, café... ANIMER LA RÉUNION ACCUEIL DES PARTICIPANTS Afin de mettre à l'aise les participants, un café peut être servi en début de réunin u bien de simples buteilles d'eau peuvent être distribuées aux participants. Accueillir les participants, les présenter et échanger quelques mts avec les incnnus pur les mettre à l aise. TOUR DE TABLE Un «tur de table» permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux nuveaux u aux persnnalités extérieures de situer la fnctin de chaque intervenant. Il est frtement recmmandé de demander aux participants de faire un effrt particulier lrs de la descriptin de leur activité et ntamment d'éviter l'utilisatin de sigles. DÉSIGNATION D'UN RAPPORTEUR Il est suhaitable de «désigner un vlntaire» pur la rédactin du cmpte-rendu. S il s agit d une série de réunin, chacun devra être rapprteur à sn tur. Organiser une réunin Page 6 sur 8

7 2015 Perfec TIC FEUILLE D'ÉMARGEMENT Faire circuler la feuille d émargement si nécessaire. RÉCAPITULATIF DU RELEVÉ DE DÉCISION PRÉCÉDENT À tutes fins utiles, s il s agit d une série de réunins, les décisins de la réunin précédentes peuvent être passées en revue, pur mémire u pur suivi de l avancement de leur réalisatin. RAPPEL DE L'ORDRE DU JOUR Avant d entrer dans le vif du sujet, il peut être utile de récapituler brièvement l rdre du jur de la jurnée, le temps imparti sur chaque sujet et les intervenants. Les pints imprtants de l'rdre du jur devrnt préférentiellement être abrdés en débuts de réunin, ù la cncentratin est maximale et afin de ne pas risquer de les traiter rapidement en fin de réunin. RÉDIGER UN RELEVÉ DE DÉCISION Un «relevé de décisins», établi cllectivement par l ensemble des participants, permet de mettre en exergue les décisins essentielles prises au curs des échanges. Le relevé de décisins ne dit pas être uniquement passif : un respnsable dit être désigné pur la mise en œuvre de chacune des actins, avec une date prévisinnelle. DATE DE LA PROCHAINE RÉUNION S il s agit d une série de réunin, il peut être pprtun de prfiter de la présence des participants pur cnvenir d une date cmmune pur la tenue de la u des réunin(s) suivante(s). Organiser une réunin Page 7 sur 8

8 2015 Perfec TIC APRÈS LA RÉUNION RANGER LA SALLE Remettre les tables et chaises en place ; débarrasser café, tasses ; ranger u restituer le matériel LE COMPTE-RENDU DE RÉUNION Le cmpte-rendu de la réunin a plusieurs bjectifs : Acter des décisins. Frmaliser le travail réalisé pur permettre par exemple aux excusés u à des persnnes nn présentes à la réunin de puvir en cnnaître les tenants et abutissant. Capitaliser l infrmatin, pur mémire. Au minimum, à défaut d un cmpte-rendu de réunin, il est indispensable de prcéder à un simple relevé de décisin. RÉDIGER LE COMPTE-RENDU Il est frtement cnseillé de rédiger le cmpte-rendu à chaud, directement suite à la réunin, car les ntes prises au curs de la réunin fnt appel à la mémire à myen terme. Le cmpte-rendu dit ntamment faire apparaître les pints suivants : Objet de la réunin, Date de la réunin, Participants (et excusés), Ordre du jur, Résumé de chaque pint de l rdre du jur, Relevé des décisins. DIFFUSER LE COMPTE-RENDU Le cmpte-rendu dit être diffusé à l ensemble des participants, pur validatin. Après un délai de l rdre d une semaine, si des prpsitins de mdificatins nt été faites, le cmpte-rendu final devra être à nuveau envyé à l ensemble des participants. Organiser une réunin Page 8 sur 8