Bienvenue. Atelier Chef de protocole. Présentation des participants. Le Protocole. le 4 mai o Votre nom. o Vos fonctions au sein du Club

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1 Bienvenue Atelier Chef de prtcle le 4 mai 2013 Présentatin des participants Vtre nm Vs fnctins au sein du Club Purqui vus vus êtes inscrit? Attentes particulières Le C est qui? Le chef du prtcle c est qui? Rôle du chef de prtcle Les membres et le prtcle Ordre de préséance La table d hnneur : Cmpsitin La psitin prtclaire des drapeaux La table d hnneur : Présentatin L animatin - les amendes - les tirages La visite des fficiers du district Les membres et le prtcle L intrnisatin / l initiatin Cérémnie de passatin des puvirs Décès de membre Le prtcle et le cngrès

2 Le C est qui? L ensemble des règles établies en matière d étiquette, d hnneurs, de préséances dans les cérémnies fficielles. Le dans le linisme C est qui? Le prtcle dans le linisme est l ensemble du cérémnial et du savir- faire qui dit être bservé à tutes les réunins et à tus les échelns de ntre assciatin. Le dans le linisme C est qui? Le prtcle dit être la base de tut prgramme bien rganisé Le respect des prcédures du exige un peu de temps, de la planificatin Le prtcle s applique au président, au secrétaire, au chef de prtcle, à l animateur et à tus les membres. Ça regarde tut le mnde. Le chef de prtcle est le guide pur tus en matière de savir - faire.

3 Le Le chef du prtcle c est qui? Le bras drit du président Le respnsable du dérulement de l activité Le maître de cérémnie Il veille à ce que les persnnes présentes sient assises au bn endrit Celui qui fait respecter et appliquer les règles (rôle de huissier) C est lui qui dnne le cup d envi à la rencntre en faisant placer les gens quelques minutes avant l entrée des gens de la table d hnneur La fnctin primrdiale du chef du prtcle est d'établir l'rdre des préséances à la table d'hnneur Il vit à l installatin des bannières, drapeaux, etc... (lutrin, clche etc) Il a la charge et la respnsabilité des bjets et accessires appartenant au Club Le Le chef du prtcle c est qui? Dans sn livre de règlements et prcédures l Assciatin Internatinale prévit que le chef du prtcle : A la Respnsabilité de tus les biens et effets du club (clche, drapeau, bannière..) Dit vir à ce que les bannières et drapeaux sient placés et installés avant chaque réunin. (lutrin, micr s il y a lieu, clche, maillet ) Dit faire en srte que les réunins, repas u assemblés débutent à l heure définie par le président et se terminent dans un délai raisnnable. Sa fnctin primrdiale est aussi d établir l rdre de préséances à la table d hnneur, ceci de cncert avec le président du club. Le mntage de la salle / des tables dispsées de façn à favriser le succès des réunins. Le Ordre de préséance! 1. Président internatinal 2. Immédiat past président int. 3. Vice-présidents internatinaux 4. Directeurs internatinaux (a) 5. Past-présidents internatinaux (b) 6. Past-directeurs internatinaux (c) 7. Président du cnseil des guv. (a) 8. Guverneurs de district 9. Past président du cnseil (a) 10. Immédiat past guverneur (a) e vice-guverneur de district e vice-guverneur de district 13. past guverneur de district (a) 14. secrétaires de district multiple (a) 15. trésriers de district multiple 16. secrétaires de district (a) 17. trésriers de district (a) 18. président de régin (a) 19. président de zne (a) 20. président de cmmissin de district et crdnnateurs et resp. de l'eme/emf 21. présidents de club (a) 22. immédiat past présidents de club (a) 23. secrétaires de club (a) 24. trésriers de club (a) 25. past présidents de club (a) 26. secrétaires de district multiple (a) 27. trésriers de district multiple (a)

4 Le Ordre de préséance! 1. Président internatinal 2. Immédiat past président int. 3. Vice-présidents internatinaux 4. Directeurs internatinaux (a) 5. Past-présidents internatinaux (b) 6. Past-directeurs internatinaux (c) 7. Président du cnseil des guv. (a) 8. Guverneurs de district 9. Past président du cnseil (a) 10. Immédiat past guverneur (a) 11. 1e vice-guverneur de district 12. 2e vice-guverneur de district 13. past guverneur de district (a) 14. secrétaires de district multiple (a) 15. trésriers de district multiple 16. secrétaires de district (a) 17. trésriers de district (a) 18. président de régin (a) 19. président de zne (a) 20. président de cmmissin de district et crdnnateurs et resp. de l'eme/emf 21. présidents de club (a) 22. immédiat past présidents de club (a) 23. secrétaires de club (a) 24. trésriers de club (a) 25. past présidents de club (a) 26. secrétaires de district multiple (a) 27. trésriers de district multiple (a) Le Ordre de préséance! (suite) Lrsqu un Lin a plus d un titre, il dit être hnré pur le titre le plus avancé Il est recmmandé de valriser les cmpagnns Melvin Jnes Le dignitaire est un nn-lin il dit être présenté seln le prtcle et/u la cutume lcale Le dans le linisme La table d hnneur : cmpsitin La table La table Td hnneur L'fficiel qui préside la réunin dit tujurs être assis à la place la plus centrale ( # 1) Le cnférencier d'hnneur prend la place numér deux, puis les autres dignitaires Lins suivant l'rdre prtclaire général. Si pssible, il dit y avir le même nmbre de places à drite et à gauche du président de la réunin Lrsque les cnjints snt présents, ils divent s'asseir à gauche du membre s'il est assis du côté drit de la table, et à sa drite s'il est assis du côté drit de la table. Pur la visite du guverneur, sa cnjinte sera à sa drite, mais ne devra pas cnstituer un but de table, elle devra avir quelqu un à sa drite.

5 ASSOCIASSION INTERNATIONALE DES CLUBS LIONS DISTRICT U-2 Le La psitin prtclaire des drapeaux Les drapeaux divent ccuper une place bien à la vue. S il y a tris drapeaux, incluant celui des Lins, il est devenu cutume et acceptable de placer celui-ci au centre avec le drapeau canadien à sa gauche(face à l auditire) et le trisième à sa drite. Le La psitin prtclaire des drapeaux S il y a tris drapeaux et la bannière Lins, il es suggéré de placer celle-ci au centre avec le drapeau Lins à sa drite (face à l auditire) et le drapeau du Canada à sa gauche. Quant au drapeau du Québec il ccupera la place à l extrème drite quand vus faites face aux drapeaux. Le dans le linisme La table d hnneur : présentatin Si le maître de cérémnie est une persnne autre que le président de la réunin : cutume lcale u à un but de la table La présentatin des persnnes assises à la table d'hnneur dit cmmencer par le président de la réunin Puis cntinuer à partir de la persnne au rang le mins élevé (située au extrémités de la table) jusqu'à la persnne au rang le plus élevé (le plus près du président) Lrsque les cnjints snt présents à la table d'hnneur, le membre dit être présenté d'abrd.

6 Le dans le linisme La table d hnneur : présentatin (suite) On devrait également saluer un membre de ntre club qui est fficier du cabinet, tel que le président de zne u membre du cabinet (président d une cmmissin. Les ex-guverneurs du club, divent aussi être salués en les nmmant et en ajutant l année de sn guvernrat. Lrsque le visiteur est un fficier du Cabinet, il est de mise de présenter les cmpagnns «Melvins Jnes». Le chef du prtcle demande aux membres de s identifier à tur de rôle et de dnner le titre u la tâche dnt ils snt respnsables, lrs des réunins fficielles d initiatin de nuveaux membres u de réunins avec des invités de l extérieur. Le dans le linisme La table d hnneur : présentatin (suite) Mt de bienvenue du président Mts de bienvenue et remarques du président divent être brefs Après la présentatin des membres de la table d'hnneur, les mts de bienvenue et les remarques du président divent être brefs. Aussitôt après, le président remet l'assemblée entre les mains de l'animateur pur la perceptin des amendes et les jeux Le dans le linisme L animatin - les amendes - les tirages L animatin La griviserie n a jamais sa place tut cmme les attaques persnnelles Elle n a pas une cnntatin ni plitique, ni à la religieuse, ni raciste, ni sexiste. Lrs des rencntres mixtes, il faut éviter les farces plates qui peuvent placer les cnjintes et cnjints dans une situatin délicate. Elle dit plutôt avir un caractère humristique. Elle dit être intéressante. Il faut tenter de tucher tus les membres et nn seulement quelques-uns.

7 Le dans le linisme L animatin - les amendes - les tirages Les amendes : Le cût de l amende ne dit pas être trp élevé. Les membres et même le président dit payer l amende impsée. Les invités qui ne snt pas lins, ne divent pas être taxés d une amende. L animateur peut être mis à l amende seulement à la suite d une demande une demande unanime de l assistance. Il est frtement recmmandé de ne pas charger d amende à un Cnférencier invité, aux fficiers de district, aux cnjintes et aux Cnjints. Nte : Si la cnjinte u le cnjint a cmmis une faute drôle, n peut impser une amende au membre LIONS qu elle accmpagne. Cette règle peut être établie par le club. Le dans le linisme L animatin - les amendes - les tirages Les tirages: Le cût du billet dit être minime. L argent amassé est versé dans les fnds de l administratin, dnc dit prvenir des membres et nn d un public autre On ne dit jamais placer un cnférencier dans une situatin embarrassante en lui ffrant d'acheter un billet de tirage Habituellement, n ne vend pas de billets à des invités qui ne snt pas lins, à mins qu'ils insistent pur en acheter. Le dans le linisme La visite des fficiers du district Cnseils pratiques : Le dignitaire visiteur dit être le principal cnférencier Prévir suffisamment de temps pur sn discurs Un seul cnférencier par réunin. Le lin président accmpagné, si c est une activité mixte, devrait accueillir le visiteur. Nte : Le président purrait désigner un membre, qui cnnaît le visiteur pur le recevir et lui ffrir l apér. Un membre, de préférence le président, dit accmpagner l invité d hnneur tut au lng de la cérémnie u de la partie fficielle de celle-ci. Il est de mise de faire la présentatin, à ntre invité, des autres persnnes qui frmernt la table d hnneur avec lui. La bigraphie de l invité et tus les autres renseignements divent être btenus avant sa visite, afin de bien présenter cet invité à l auditire. Nte : Il n est pas nécessaire de lire intégralement le CV furni, la délicatesse serait d en parler avec l invité.

8 Le dans le linisme La visite des fficiers du district Cnseils pratiques : (suite) Un lin, fficier u membre, dit être désigné à l avance pur présenter et exprimer les remerciements du club, à l invité d hnneur Si des phts snt prises lrs de la visite d'un cnférencier, il est nrmal de lui en faire parvenir des cpies. Si une nuvelle qui le cncerne est publiée dans un jurnal lcal, il est frtement suggéré de lui en faire parvenir un exemplaire. Lrsque l'n prévit la prpsitin d'un tast d'hnneur, le chef du prtcle dit s'assurer qu'il y a quelque chse à bire dans les verres. Lrsque l'n prévit la prpsitin d'un tast d'hnneur, le chef du prtcle dit s'assurer qu'il y a quelque chse à bire dans les verres. Quant un invité vient de l'extérieur, il serait cnvenable que l'itinéraire de l'endrit du super sit furni à l'invité avant qu'il n'arrive. Il serait à prps d'indiquer à l'avance au cnférencier u à l'invité d'hnneur la tenue vestimentaire (veste u nn) u s'il s'agit d'un autre genre d'activité. Le Les membres et le prtcle! Le chef de prtcle dit vir à ce que les énncés ci-dessus sient respectés. On n interpelle pas une persnne de la table d hnneur On s abstient des farces désbligeantes u blessantes On dit respecter le mment ù l n chante l hymne natinal On demeure respectueux pur l invcatin et le chant LIONS (s il y a lieu) Pur parler à l ensemble du grupe, n dit demander le drit de parle au président u à l animateur seln le cas. Pur prendre la parle, n se lève peu imprte ù n se truve dans la salle. Il est impli d arriver en retard à une rencntre tut cmme partir avant la fin de la rencntre. Le dans le linisme L intrnisatin / l initiatin Différencier l Intrnisatin qui est prtclaire de l Initiatin qui est amicale et humristique Préparer avec le président, cette cérémnie imprtante Avir des cpies du texte de l internatinal utilisée lrs de la cérémnie Prévir le Kit du nuveau membre (butn LIONS + dcumentatin), sus la respnsabilité du président des effectifs appuyé par le secrétaire. Vir au respect de l hraire, du dérulement et le sérieux de la cérémnie L intrnisatin est le cmmencement de l engagement. Peut se vivre dans l intimité (membres seulement) u dans une sirée mixte. C est l autnmie du club. Elle peut être faite par : guverneur, vice-guverneur, présidence de zne, ex-guverneur, un ex-vice-guverneur, ex-présidence de zne, fficier du district, présidence du club, ex-présidence.

9 Le dans le linisme Cérémnie de passatin des puvirs Avec la cérémnie d'intrnisatin d'un nuveau membre, il s'agit là de la sirée la plus prtclaire de l'année Il cnvient de lui dnner tute l imprtance qu'elle a Il est imprtant que chacun cnnaisse sn rôle à l'avance Si les circnstances le permettent, la persnne qui prcédera à I intrnisatin et à la passatin des puvirs purrait être une des persnnes dans l'rdre suivant : guverneur, vice-guverneur, président de zne, exguverneur, past vice-guvemeur, past-président de zne, fficier du district, président du club et past-président. Vus truverez en annexe du guide un texte prpsé Le dans le linisme Décès d un membre Lins u d un membre de sa famille De simples suggestins Dès que le club apprend le décès d'un membre, un fficier désigné par le club devrait rencntrer dès que pssible la famille, c'est-à-dire, l'épuse u tute autre persnne autrisée Le Lin cncerné devrait établir quels snt les désirs de la famille quant à l identificatin et à la participatin des lins pur la circnstance Dans tus les cas, le membre secrétaire de district devrait être infrmé et n s effrcera de cmmuniquer les principales réalisatins du membre dans le linisme. Tus les membres du Club devraient être mis au curant du décès et de la participatin des lins. Le dans le linisme Décès d un membre Lins u d un membre de sa famille De simples suggestins (suite) Vici quelques suggestins (tujurs en tenant cmpte du désir de la famille) Le prt de la veste Lins par le membre décédé; Placer la veste Lins en évidence près du cercueil; Assurer une garde par les membres du club au saln funéraire; Visite en grupe au saln funéraire; Prteurs d'hnneur Lins; Haie d'hnneur à la srtie du saln funéraire et à l'entrée de l'église; (On devrait établir si les membres devraient prter la veste); Lecture et/u hmélie par un membre Lins; Lecture d une prière (vir Annexe 4). Ne jamais ublier que les chses les plus simples snt tujurs les mieux senties.

10 Le dans le linisme Le prtcle et le cngrès Vus truverez dans le dcument qui vus a été remis eu bref résumé des principaux pints à prendre en cnsidératin lrs de l rganisatin d un cngrès Le cahier de charge des cngrès du est le dcument fficiel devant être utiliser par le cmité rganisateur Péride de questins Péride de questins

11 Merci!