Guide de formation : la gestion des Talents au sein de la plateforme Eurécia

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1 GUIDE de Frmatin Fil ruge mdule Entretiens Guide de frmatin : la gestin des Talents au sein de la platefrme Eurécia Intrductin Vici un Guide de frmatin cncernant le mdule ENTRETIENS INDIVIDUELS. Il permet de gérer les entretiens annuels, entretiens individuels, entretiens prfessinnels, d évaluer les cllabrateurs, dévelpper leurs perfrmances et identifier leurs suhaits prfessinnels (frmatin, mbilité, etc.). Tris autres mdules TALENTS, autnmes mais interpérables, peuvent venir cmpléter le spectre fnctinnel de l applicatin et ffrir ainsi des fnctinnalités plus élabrées : La gestin des COMPÉTENCES Vérifier l adéquatin entre les cmpétences d un salarié et celles requises par sn pste de travail, suivre l évlutin des cmpétences, des effectifs par métiers et repérer les pprtunités de mbilité interne. La gestin des RECRUTEMENTS Gérer le prcessus de recrutement (analyse des pstes à purvir, CVthèque, suivi des candidatures, planificatin des entretiens). La gestin des FORMATIONS Maîtriser, en interne, le catalgue des frmatins prpsées aux équipes, élabrer un plan de frmatin et ptimiser les budgets. Table des matières Intrductin Activatin des mdules de gestin des Talents Présentatin des mdules aux utilisateurs standards Mdule de gestin des ENTRETIENS INDIVIDUELS... 7 Sciété EURÉCIA S.A.S au Capital scial de RCS Tuluse N de TVA intracmmunautaire : FR Siège : 24, Rue du Frt

2 GUIDE de frmatin : Mdules de gestin des Entretiens Individuels 1. Activatin des mdules de gestin des Talents Pur activer les mdules Talents, il cnvient d activer les menus via (1) la Fiche Sciété, (2) la Fiche Salarié et de gérer les prfils directement via (3) l Espace Admin > Drits SIRH. (1) Accès : Espace Admin > aller sur la Fiche Sciété > nglet Abnnement Ccher les mdules suscrits. Lancer la créatin des services rattachés au(x) mdule(s) cncerné(s). NB : Gérer l accès aux menus si besin dans les prfils utilisateurs directement (Demande à sumettre au Service Client Eurécia). Les drits d'accès aux mdules dépendent également de l activatin de ceux-ci sur la fiche salarié de chacun. (2) Accès : Espace Admin > aller sur la Fiche Salarié > nglet Administratin Vérifier qu un manager N+1 ait bien été défini sur les fiches salarié (nglet Empli) des cllabrateurs. Sciété EURÉCIA S.A.S au Capital scial de RCS Tuluse N de TVA intracmmunautaire : FR Siège : 24, Rue du Frt 2

3 GUIDE de frmatin : Mdules de gestin des Entretiens Individuels En dernier lieu, il cnvient de désigner les persnnes puvant intervenir lrs de campagnes d'entretien (de recrutement, d'évaluatin, etc.). (3) Accès : Espace Admin > Drits d'accès Talents Cliquer sur les butns "uvrir des accès" pur rajuter des salariés dans la liste des cllabrateurs qui purrnt être inclus dans les campagnes d'entretiens Il est imprtant d'ajuter l'ensemble des managers (premier butn) et l'ensemble des cllabrateurs (deuxième butn) susceptibles de participer aux entretiens. Ceci permet qu'ils sient prpsé lrsqu'n créer une campagne dans le chix des persnnes cncernées. Ce menu permet d intervenir directement sur les prfils utilisateur et de dnner un accès cllabrateur, manager u administrateur. (Faire une demande au Service Client Eurécia : demande Talent pur le dernier statut). Il est pssible d uvrir un accès manager à un cllabrateur en le supprimant de la liste des cllabrateurs. Il sera aussitôt prpsé dans le menu Ouvrir des accès sus le titre Manager. Une fis l'ensemble de ses étapes faites, les mdules Talents snt activés. Pur savir si le mdule a été activé, et pur y accéder, il dit apparaître : - sur la barre de menu à gauche lrsqu'n est administrateur - dans le menu "Mn équipe" lrsqu'n est manager - dans l'nglet Talent de "Ma fiche salarié" lrsqu'n est cllabrateur standard. Sciété EURÉCIA S.A.S au Capital scial de RCS Tuluse N de TVA intracmmunautaire : FR Siège : 24, Rue du Frt 3

4 GUIDE de frmatin : Mdules de gestin des Entretiens Individuels 2. Présentatin des mdules aux utilisateurs standards Vici un petit récapitulatif de l'utilisatin des mdules Talents par les utilisateurs "cllabrateurs standards". Ce deuxième pint du Guide vus permet de cmprendre ce que prpsent les mdules Talents à vs cllabrateurs et dnc de leur expliquer le fnctinnement. Accès par un cllabrateur standard : Ma fiche salarié > nglet Talents (anciennement GPEC) En fnctin des mdules activés, les cllabrateurs retruverns u pas les sus-nglets suivants. Le sus-nglet Prfil : une araignée prpsée par cmpétences, dmaine (cmpétences rganisatinnelles, relatinnelles, transverses, générales) u type (savir, savir-faire u savirêtre) présente les cmpétences requises pur le pste ccupé en rse, et les cmpétences du cllabrateur en vert. N.B : C est dans cet nglet que l'n retruve les infrmatins relatives au pste et à ses mdificatins éventuelles. (cf. ci-dessus). Le sus-nglet Cmpétences : un tableau d évaluatin des acquis. (cf page suivante) Les intitulés peuvent être triés par dmaine et par type, et liés u nn au métier. Une grille permet de définir si la cmpétence est acquise (plusieurs niveaux de maîtrise pssibles), u en curs d acquisitin, u encre nn acquise et de mettre en évidence vire d ajuter celles qui restent à acquérir. Sciété EURÉCIA S.A.S au Capital scial de RCS Tuluse N de TVA intracmmunautaire : FR Siège : 24, Rue du Frt 4

5 GUIDE de frmatin : Mdules de gestin des Entretiens Individuels Le sus-nglet Entretiens : le cllabrateur purra accéder au suivi des ses entretiens prfessinnel et annuel ainsi qu à ses autévaluatins via ce menu. Les étapes suivantes apparaissent à l'écran, elles divent être remplies pur lrs d'une campagne d'entretien : Étape 1. Revue des bjectifs : reprise des bjectifs de l'entretien précédent (s il y en a uniquement) Étape 2. Préparatin cllabrateur : le cllabrateur répnds aux questins prpsées et les transmet u pas au manager en cliquant sur le butn "publier". Étape 3. Préparatin manager : le manager répnds aux questins prpsées et les transmet u pas à sn cllabrateur en cliquant sur "publier". N.B : Ces étapes de préparatin peuvent être imprimées. Déterminatin d'une date pur l'entretien : il faut cliquer sur "mdifier la date" (étile verte). Le vis-à-vis purra prpser une autre date si celle-ci ne lui cnvient pas via le même prcéder. Des ntificatins (par mail) autmatiques snt envyées pur prévenir d'une prpsitin u de la désignatin d'une date. Sciété EURÉCIA S.A.S au Capital scial de RCS Tuluse N de TVA intracmmunautaire : FR Siège : 24, Rue du Frt 5

6 GUIDE de frmatin : Mdules de gestin des Entretiens Individuels Étape 4. Objectifs : reprends les bjectifs pur l'année suivante rédigés par le manager. Suite à l'exécutin de cette étape, les deux dernières apparaissent. NB : cette étape sera l'étape 1 de l'année suivante. Étape 5. Cnclusin : c'est le manager qui rédige les cnclusins de l'entretien Étape 6. Validatin : le cllabrateur accepte u nn les cnclusins rendues par le manager. Le sus-nglet Objectifs : en fin d entretien, des bjectifs snt définis (étape 4). Ils apparaissent via ce menu et peuvent être en lien avec le mdule Frmatin. Le sus-nglet Frmatins : liste des frmatins envisagées/prpsées par le salarié u le manager, acceptées et réalisées vire annulées par le cllabrateur. Apparaissent les dates des frmatins, leurs durées et s il y a lieu, l évaluatin qui en a été faite. Un clic sur l icône Dssier permet d ajuter des frmatins si besin. N.B : Le mdule Recrutement est inaccessible depuis la fiche salarié et dnc depuis un prfil utilisateur nn admin. Sciété EURÉCIA S.A.S au Capital scial de RCS Tuluse N de TVA intracmmunautaire : FR Siège : 24, Rue du Frt 6

7 GUIDE de frmatin : Mdules de gestin des Entretiens Individuels 3. Mdule de gestin des ENTRETIENS INDIVIDUELS Pur puvir définir les types de campagne : Espace admin > Entretiens individuels > Type de campagnes > Ajuter un type de campagne. Par défaut, nus retruverns 3 types : Entretien prfessinnel, annuel et autévaluatin. En ne sélectinnant aucun de ces tris chix, vus puvez en créer un autre type. Pur définir le circuit de validatin et ce que cllabrateur et manager purrnt publier et vir quant à leur préparatin respective des entretiens : Espace admin > Entretiens individuels > Accès entretiens / Cnfigurer les drits. Ensuite, il faudra saisir un jeu de questins qui sernt renseignées par le manager et le cllabrateur (bligatire) : ce jeu de questins crrespnd en partie à la trame de l entretien. Accès : Entretiens individuel > campagnes d'entretiens IMPORTANT : Ces étapes snt bligatires. Le jeu de questins demeurera enregistré et prpsé pur chaque nuvelle campagne. Il purra être mdifié. Il n y a pas d étape d enregistrement/de validatin de la saisie. Tute mdificatin sera dnc cnservée. Enfin, pur lancer une campagne d entretien, il cnvient de cliquer sur Nuvelle campagne, de définir sa péride, sn type, sn nm, les managers dnt les équipes Sciété EURÉCIA S.A.S au Capital scial de RCS Tuluse N de TVA intracmmunautaire : FR Siège : 24, Rue du Frt 7

8 GUIDE de frmatin : Mdules de gestin des Entretiens Individuels sernt cncernées (u directement les cllabrateurs cncernés dans le cas d une autévaluatin). Les campagnes créées apparaissent aussitôt au sein du menu Mn équipe pur chaque manager devant les mener. Ils purrnt fixer une date d entretien pur chacun de leurs subrdnnés (une ligne = un subrdnné = un type d entretien). Cette date purra être mdifiée sur prpsitin du cllabrateur depuis sa prpre interface. Vus purrez suivre l entretien, étape par étape, jusqu à sa validatin (visa du manager - cf. les étapes prévues par le circuit de validatin) : Revue d bjectifs : reprise des bjectifs fixés au terme du dernier entretien (ce menu n apparaitra que si cette partie est renseignée). Préparatin Manager : le jeu de questins/répnse apparait. À renseigner par le manager uniquement. Préparatin cllabrateur : le jeu de questin apparait. À renseigner par le cllabrateur uniquement. (Éventuellement, une étape 4 : évaluatin définitive des cmpétences, une fis l entretien marqué cmme effectué) Définitin des bjectifs et cnclusins de l entretien puis visa du cllabrateur : cette dernière étape permet au circuit de validatin de débuter. Le manager purra intervenir en marquant l entretien cmme ayant été effectué à tut mment : ceci aura pur effet de passer les étapes de préparatin pur arriver directement aux cnclusins. Attentin : il peut être simplifié (si la case est cchée dans Espace admin > Entretiens individuels > Cnfigurer les drits) et ne cnserver qu une étape du circuit. Il est tutefis pssible d ajuter des signataires sur ce mde simplifié. Fin du Guide : bnne utilisatin! Sciété EURÉCIA S.A.S au Capital scial de RCS Tuluse N de TVA intracmmunautaire : FR Siège : 24, Rue du Frt 8