MARCHÉ PUBLIC DE SERVICES CAHIER DES CLAUSES PARTICULIÈRES

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1 MARCHÉ PUBLIC DE SERVICES CAHIER DES CLAUSES PARTICULIÈRES Objet du marché : Externalisation de la fonction Ressources Humaines. Pouvoir adjudicateur : 1000, Av Agropolis MONTPELLIER Cedex 5 Date limite de réception des offres : Jeudi 10 Septembre 2015 Heure limite de remise des offres : 16h00 Le présent CCP comporte 18 articles et 1 annexe. Il compte 11 pages numérotées de 1 à 11. Page 1

2 TABLE DES MATIERES ARTICLE 1 OBJET ET FORME DU MARCHE PROCEDURE DE PASSATION OBJET DU MARCHE FORME DU MARCHE PROCEDURE DE PASSATION... 3 ARTICLE 2 PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE... 3 ARTICLE 3 DUREE DU MARCHE ET DELAIS D EXECUTION DUREE DU MARCHE DELAIS D EXECUTION... 3 ARTICLE 4 PRESTATIONS ATTENDUES... 3 ARTICLE 5 MODALITES D EXECUTION REPRESENTANTS DU TITULAIRE ET DE LA SATT AXLR CONDUITE DES PRESTATIONS OBLIGATIONS GENERALES DU TITULAIRE CONFIDENTIALITE ET SECRET PROFESSIONNEL CONFLIT D INTERETS SOUS-TRAITANCE... 4 ARTICLE 6 VERIFICATION - RECEPTION DES PRESTATIONS PRESENTATION DES LIVRABLES... 4 ARTICLE 7 PRIX DU MARCHE CONTENU DES PRIX NATURE DES PRIX MODALITES DE REVISION DES PRIX... 5 ARTICLE 8 PENALITES DE RETARD... 5 ARTICLE 9 REGLEMENT DES COMPTES & CLAUSES DE FINANCEMENT DISPOSITIONS GENERALES MODALITES D ETABLISSEMENT ET DESTINATAIRE DE LA FACTURE CESSION ET NANTISSEMENT DE CREANCES... 6 ARTICLE 10 ASSURANCES... 6 ARTICLE 11 PROPRIETE INTELLECTUELLE... 6 ARTICLE 12 APPLICATION DE L ARTICLE D OU D DU CODE DU TRAVAIL... 7 ARTICLE 13 RESILIATION DU MARCHE RESILIATION DU MARCHE AUX TORTS DU TITULAIRE RESILIATION POUR MOTIF D INTERET GENERAL... 8 ARTICLE 14 REGLEMENT DES LITIGES... 8 ARTICLE 15 DEROGATIONS... 8 ARTICLE 16 TRAVAIL DEMANDE:... 9 CCP Externalisation Ressources Humaines, page 2

3 Article 1 Objet et forme du marché Procédure de passation 1.1 Objet du marché Externalisation de la fonction RH (supervision des données de la paie, entretiens annuels, évolution, rémunération, formation, pilotage social ). 1.2 Forme du marché Marché global pour la réalisation de la mission. 1.3 Procédure de passation Le présent marché est passé dans le cadre d une procédure adaptée selon l article 10 du décret n du 30 décembre Article 2 Pièces constitutives du marché Par dérogation à l article 4.1 du CCAG/PI, les pièces constitutives du marché, énumérées ci-après par ordre croissant de priorité, sont : - le règlement de la consultation; - l acte d engagement; - le cahier des clauses particulières et son annexe ; - les conditions générales d achats d AxLR. Article 3 Durée du marché et délais d exécution 3.1 Durée du marché Le présent marché est conclu pour une durée d un an renouvelable 2 fois (3 ans au total). Le renouvellement n est pas tacite et fera l objet d un avenant. 3.2 Délais d exécution Les tâches à accomplir feront l objet d un planning établi avec le titulaire. Le non-respect de ce planning pourra entraîner des pénalités Article 4 Prestations attendues Cf article 16 Article 5 Modalités d exécution 5.1 Représentants du titulaire et de la La est représentée par son Président. Le suivi des prestations sera assuré par le Directeur Administratif et Financier. Le titulaire, dès la notification du marché, communique le nom de son représentant chargé du suivi de l exécution du marché. 5.2 Conduite des prestations Le titulaire désigne nominativement son représentant chargé de la conduite des prestations du marché ainsi qu un suppléant de même compétence et capable de le remplacer en cas d empêchement temporaire (congés, maladie). CCP Externalisation Ressources Humaines, page 3

4 5.3 Obligations générales du titulaire Il appartient au titulaire de demander à la la communication de toute information ou document qu il estime nécessaire à l exercice de sa mission. La s engage à les lui communiquer dans les meilleurs délais. Le titulaire est tenu à une obligation de résultats en ce qui concerne l exécution matérielle de ses prestations (les livrables) et à une obligation de moyens en ce qui concerne leur contenu intellectuel. Le titulaire est tenu à une obligation de conseil envers la pour tout ce qui concerne le périmètre de sa mission. Dans l hypothèse où il n aurait pas respecté cette obligation, le titulaire ne saurait se prévaloir d une incohérence dans le marché pour s exonérer de ses obligations contractuelles. 5.4 Confidentialité et secret professionnel Chacune des parties s'engage à conserver et à ne pas divulguer, les informations et documents de quelque nature que ce soit, qu'elle aurait pu recueillir, obtenir ou dont elle aurait pu avoir connaissance au cours de l'exécution du présent marché concernant l'autre partie. Plus précisément, en aucun cas les documents émis par la ou remis au titulaire par la ne pourront être cédés, reproduits, divulgués ou publiés par le titulaire, sauf accord préalable et écrit de la. Les deux parties se portent fort du respect du présent engagement du secret par leurs préposés ou toute autre personne dont elles ont la responsabilité. Cet engagement ne concerne pas les informations et documents que chaque partie aurait pu recueillir, obtenir ou connaître en dehors du cadre du marché et qui auraient été portés à la connaissance du public sans aucune intervention de la partie concernée recueillant l information. Le titulaire s engage par ailleurs à ne pas utiliser la référence à son marché avec la SATT AxLR à des fins publicitaires sans l accord écrit préalable de la. Le non-respect de ces engagements par le titulaire expose celui-ci à d éventuelles condamnations pénales, ainsi qu à la résiliation du marché conformément à l article 16 infra. Un accord de confidentialité sera signé avec le titulaire. 5.5 Conflit d intérêts Si le titulaire constate que l exécution d une commande de la le place dans une situation de conflit d intérêts, il doit en informer sans délai la et se désister de l exécution de ladite commande. 5.6 Sous-traitance La sous-traitance et les groupements sont autorisés après accord de la Satt AxLR sur le choix de l entreprise. Article 6 Vérification - Réception des prestations 6.1 Présentation des livrables Par dérogation à l article du CCAG/PI, le titulaire est dispensé d aviser par écrit la de la date à laquelle les livrables écrits lui seront remis pour vérification. Chaque livrable est remis sur support papier ainsi que par voie électronique. CCP Externalisation Ressources Humaines, page 4

5 Article 7 Prix du marché 7.1 Contenu des prix Conformément à l article du CCAG / PI, les prix du marché sont réputés complets. Ils comprennent donc notamment toutes les charges fiscales ou autres frappant obligatoirement les prestations, ainsi que tous les frais afférents aux déplacements des personnels du titulaire et aux droits d utilisation des résultats. Ils ne comprennent pas les redevances ou taxes visées par l alinéa ci-dessous. 7.2 Nature des prix Les prix figurent à l acte d engagement, ils sont unitaires et révisables. 7.3 Modalités de révision des prix Les prix peuvent être révisés à chaque date anniversaire de la notification du marché par application aux prix initiaux d un coefficient de révision R donné par la formule suivante : Dans laquelle : R = 0, 15+ 0, 85 S = indice Syntec du mois m-2, m étant le mois de révision du marché (indice publié par L Usine Nouvelle et Le Moniteur du Bâtiment et des Travaux Publics et consultable sur ; S 0 = indice Syntec du mois m 0-2, m 0 étant le mois de signature de l acte d engagement par le titulaire. Le titulaire joindra obligatoirement un état de révision à l appui de ses factures lorsque les prix sont révisés. Article 8 Pénalités de retard En cas de non-respect d un délai maximum de remise d un livrable tel que prévu à l article 3.2 ci-dessus, le titulaire s expose à l application des pénalités prévues par l article 14.1 du CCAG/PI. Article 9 Règlement des comptes & clauses de financement 9.1 Dispositions générales Les paiements sont effectués sur présentation d une demande de paiement en un original. La se libère des sommes dues par virement sur le compte du titulaire défini dans l'acte d'engagement. Le délai ouvert à la pour procéder au paiement des sommes dues au titre du présent marché est de 30 jours au plus à compter de la date de réception de la demande de paiement ou de la date de réception des prestations concernées si celle-ci est postérieure à la date de facturation. Passé ce délai, les intérêts moratoires courent de plein droit au profit du titulaire. S So 9.2 Modalités d établissement et destinataire de la facture Outre les mentions légales, la facture comprend les indications suivantes : le numéro et la date de notification du marché ; le numéro et la date de notification du bon de commande ; la date d exécution des prestations ; la nature et la quantité des prestations réalisées ; CCP Externalisation Ressources Humaines, page 5

6 les montants HT et TTC de la facture; le taux et le montant de la TVA ; l'identité bancaire du titulaire. Les factures sont adressées à l'adresse suivante : SAS Service Achats 1000, Av Agropolis Montpellier Cedex 5 Les pénalités dont le titulaire serait redevable en application de l article 10 sont déduites du montant TTC de la facture. Le taux de la TVA applicable est celui en vigueur au moment du fait générateur. 9.3 Cession et nantissement de créances Les créances résultant du présent marché peuvent être cédées ou nanties conformément aux dispositions du code monétaire et financier. Article 10 Assurances Il est fait application de l article 9 du CCAG PI. Article 11 Propriété intellectuelle Il est fait application de l option B du CCAG/PI. Le titulaire cède à la avec l'ensemble des garanties de droit et de faits associés, à titre exclusif, au fur et à mesure de leur réception, l'intégralité des droits patrimoniaux et notamment les droits d'exploitation, de reproduction, d'adaptation, de traduction de l'ensemble des éléments, y compris sans que cela soit exhaustif, les documents d'élaboration ou toute documentation, préparés pour la dans le cadre de l'exécution du présent marché. Les parties déclarent expressément que les dispositions du présent article demeureront en vigueur après la cessation du présent marché, pour quelque cause que ce soit et notamment en cas de rupture dans les conditions prévues à l'article Résiliation du présent CCP. La cession des droits de propriété intellectuelle est effectuée sans limitation géographique pour toute la durée légale de protection des droits de propriété intellectuelle, telle que reconnue par les lois présentes ou futures, pour une exploitation directe ou indirecte par la sans restriction. Pour satisfaire aux prescriptions, des articles L et L122-6 du code de la propriété intellectuelle, il est précisé que les droits cédés comprennent : Pour le droit de reproduction : le droit de reproduire ou de faire reproduire tout ou partie des éléments cédés, sur tout support, notamment papier, magnétique, numérique, CD-Rom, DVD ou tout autre support informatique ou électronique, connu ou inconnu, actuel ou futur, et ce sans limitation de nombre. Pour le droit d'adaptation : le droit d'adapter, de faire adapter tout ou partie des éléments cédés, le droit de les corriger, faire évoluer, réaliser de nouvelles versions ou de nouveaux développements, de les maintenir, décompiler, mixer, modifier, assembler, transcrire, arranger, numériser, porter sur toute configuration, interfacer avec tout logiciel, base de données, produit informatique, utiliser les algorithmes à toutes fins, les transcrire en tout ou en partie, CCP Externalisation Ressources Humaines, page 6

7 sous toute forme, modifier, amputer, condenser, étendre, d'un intérêt tout ou partie vers ou dans des œuvres existantes ou à venir, et ce sur tout support ; la traduction ou toute autre modification des éléments cédés, en tout ou partie, en toute langue, ou en tout langage de programmation, et la reproduction des éléments cédés. Pour le droit de représentation : le droit, pour tout ou partie des éléments cédés, de diffuser ou faire diffuser, de quelque manière que ce soit, par tout procédé, quel qu'il soit, connu ou inconnu à ce jour, et notamment par tous les réseaux de télécommunications, actuels ou futurs, tel que l'internet, le Minitel, par tout moyen de télédiffusion, et ce, sur tout support, en tout format, directement ou par l'intermédiaire d'un tiers ou organisme. Pour le droit de distribution : la mise sur le marché à titre onéreux ou gratuit, y compris la location et le prêt des éléments cédés, en tout ou en partie, par tout procédé et sur tout support, connu ou inconnu à ce jour, et ce, quelle qu'en soit la destination, pour tout public sans limitation. Pour le droit d'usage : le droit de faire usage et d'exploiter, à titre personnel ou au bénéfice de tiers, à titre onéreux ou gratuit, les éléments cédés, aux fins d'effectuer toute forme de traitement à quelque titre que ce soit. Pour le droit d'exploitation : le droit de rétrocéder à des tiers en tout ou en partie, sous quelque forme que ce soit, et notamment par une cession, licence ou tout type de contrat, sous toute forme, tout ou partie des droits cédés, à titre temporaire ou définitif. La présente cession porte sur tous les éléments cédés dans toute version, qu'elle soit achevée ou inachevée. Au terme de cette cession, le titulaire reconnaît ne plus disposer d'aucun droit sur les éléments cédés ci-dessus visés. La reste par ailleurs seul titulaire des droits sur les documents, les données et les informations et fichiers qui pourraient être communiqués au titulaire pour les besoins du présent marché ou auxquels ce dernier pourrait avoir accès. Article 12 Application de l article D ou D du code du travail 1) Les documents administratifs à fournir sont les suivants : Un DC1 (lettre de candidature habilitation du mandataire par ses co-traitants) DC/imprimes_dc/dc1.rtf Un DC2 (Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement) DC/imprimes_dc/dc2.rtf Les références de l entreprise pour des marchés similaires Les moyens techniques et humains de l entreprise Une attestation d assurance civile en cours de validité Un relevé d identité bancaire (RIB) CCP Externalisation Ressources Humaines, page 7

8 Le candidat retenu aura 7 jours à compter de la demande pour produire : - un état annuel des certificats reçus (NOTI2) Les documents et attestations énumérés ci-dessus doivent être rédigés en langue française ou être accompagnés d'une traduction en langue française. Article 13 Résiliation du marché 13.1 Résiliation du marché aux torts du titulaire En application de l article 18 du décret n du 30 décembre 2005, en cas d inexactitude des documents et renseignements fournis à l appui de la candidature ou de l offre et mentionnés aux articles 17 et 18 dudit décret ou du refus de produire les pièces prévues aux articles D ou D et D du code du travail conformément à l article 18 du décret précité, le marché sera résilié aux torts du titulaire, sans que celui-ci puisse prétendre à indemnité dans les conditions de l article 32 du CCAG/PI et, le cas échéant, avec exécution des prestations à ses frais et risques dans les conditions de l article 36 du CCAG/PI. Dans le cas où le titulaire ne respecterait pas les autres obligations du présent marché, la serait en droit de résilier le marché aux torts du titulaire, conformément à l article 32 du CCAG/PI et, le cas échéant, avec exécution des prestations à ses frais et risques dans les conditions de l article 36 du CCAG/PI. Dans les cas où la décision de résiliation ne peut intervenir qu après qu une mise en demeure notifiée au titulaire soit restée infructueuse conformément à l article 32.2 du CCAG/PI, celle-ci est adressée au titulaire par lettre recommandée avec accusé de réception postal et est assortie d un délai. Le marché résilié est liquidé dans les conditions de l article 34.3 du CCAG/PI Résiliation pour motif d intérêt général Conformément à l article 29 du CCAG/PI, la peut mettre fin au marché à tout moment pour motif d intérêt général. Dans ce cas, la résiliation ouvre droit à indemnisation du titulaire. Celle-ci est calculée conformément à l article 33 du CCAG/PI et le marché résilié est liquidé dans les conditions de l article 34.2 du CCAG/PI. Article 14 Règlement des litiges En cas de litige sur l interprétation ou l exécution du présent marché, et après épuisement des moyens de recours amiables prévus par la réglementation et le CCAG/PI, le tribunal de grande instance de Montpellier est seul compétent. Article 15 Dérogations Le présent marché déroge aux articles suivants du CCAG/PI : Article du CCP Nature de la dérogation Article du CCAG / PI 2 Nature et ordre de priorité des pièces contractuelles Délai préalable de 3 jours pour formuler des observations sur le bon de commande Délais pour proposer un remplaçant CCP Externalisation Ressources Humaines, page 8

9 Article du CCP 8.1 & 8.2 Nature de la dérogation Modalités et délais de vérifications et de réception des livrables Article du CCAG / PI 26 & 27 Article 16 Travail demandé: Nombre de salariés : - +/- 50 personnes, - 25 permanents - 25 CDD (durée maximum 18 mois) PAIE S assurer du bon déroulement du processus de clôture de paie : Cadrage du calendrier de clôture mensuel avec le prestataire qui gère la paie Superviser la paie (coordonner et assurer la communication des données mensuelles) Proposer des outils de gestion et leurs évolutions GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Gérer les campagnes des entretiens annuels avec la mise en place impérative d un outil de gestion qui permettra à AxLR de déployer la pratique efficace et autonome des entretiens et d exploiter simplement et de façon pertinente les données (compétences, besoins de formation, réalisation des objectifs, projets professionnels, évaluation globale, bien-être et satisfaction, ) Important : l outil de gestion doit être interfaçable avec le Progiciel de Gestion Intégrée Pléiade de la société Quasar Conseil ( Superviser la logistique du plan de formation (OPCA, Organisme de formation, plan de formation) STRATEGIE, CONSEIL, ASSISTANCE Définir et mettre en place avec la direction les politiques RH: les rémunérations, la gestion des emplois et compétences, la gestion de carrière, la formation en liaison avec les responsables et directeurs Assurer une veille et un respect des obligations sociales et de la législation en vigueur Assurer une assistance téléphonique pour des appels ponctuels Gérer les relations avec les instances représentatives du personnel Accompagner la direction et, le cas échéant, négocier avec les instances représentatives du personnel, informer les salariés et syndicats des projets d organisation RH Etre force de proposition dans le choix des prestataires (cabinets de recrutement, éditeurs de logiciels...) CCP Externalisation Ressources Humaines, page 9

10 Poids estimé des différentes activités: CYCLES DE GESTION Définir avec la direction la stratégie RH et les politiques RH (GPEC, carrières, évolution de l organisation) Soutenir la stratégie de l'entreprise (réunion de direc=on, projets ) Développement RH (emploi, formation, rémunération, carrières, GPEC) Poids estimé à titre indicatif GRH : entretien annuel, évolution, rémunération, formation 23% Campagne des entre=ens annuels (lancement, communica=on, forma=on) Plan de forma=on Suivi de la masse salariale et de l'effec=f Support Direction / management 16% Déploiement des plans d'ac=ons et objec=fs en lien avec la stratégie Mise en place d'accords d'entreprise Analyse et revue du personnel liées aux entre=ens annuels individuels Réunions de coordination, partenariats, relations sociales et litiges 13% OPCA DIRECCTE et autres partenaires en lien avec les RH (organismes sociaux, ins=tu=ons publiques, universités, cabinets recrutements ) Instances représenta=ves du personnel Assurer l'intendance des RH (créer et entretenir les liens avec les collaborateurs) Pilotage social : Indicateurs, tableaux de bord et reporting sociaux 8% Suivi flux, mobilité, taux intégra=on Suivi compétences, forma=on, objec=fs, climat social Suivi formation & coûts Suivi effec=f mensuel Évolution et modernisation des processus RH 13% Recrutement Forma=on Carrières Développement compétences Intégra=on des nouveaux collaborateurs Développement des ou=ls informa=ques de la fonction RH Assistance téléphonique et accompagnement de proximité 17% Administra=on du personnel (clôture mensuelle de paie en partenariat avec un prestataire) Réformes et évolu=ons sociales (applica=on des disposi=ons légales, conventionnelles et réglementaires et mesures qui accompagnent la mise en œuvre des décisions RH) AVANCEMENT STRATEGIE /OBJECTIFS ET PLAN D'ACTIONS 100% 10% CCP Externalisation Ressources Humaines, page 10

11 Critères de sélection du candidat : Prix 40% Profil de (ou des) intervenant(s) 60% - Expérience reconnue dans le domaine - Connaissance du secteur de l innovation - Connaissance du milieu universitaire - Connaissance de la gestion RH dans des structures type start-up - Bonnes connaissances financières (impact des options envisagées et optimisation des coûts) Important : - Veuillez noter que la paie est gérée par un prestataire, le marché ne comprends pas la gestion de la paie mais uniquement la supervision du processus et la transmission des informations (Cf PAIE, page 9) - Le prix doit intégrer un outil de gestion des ressources humaines (Cf GESTION DES RESSOURCES HUMAINES p 9). CCP Externalisation Ressources Humaines, page 11