TrakCare Resolution Center (TRC) Guide d utilisation

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1 Amélirer les sins aux persnnes en dnnant à chaque prfessinnel de santé les myens d y parvenir TrakCare Reslutin Center (TRC) Guide d utilisatin Versin 0.5 1

2 TABLE DES MATIÈRES TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION OBJECTIF DU DOCUMENT CONNEXION PREMIERE UTILISATION PAGE DE DÉMARRAGE LISTE EN COURS PAGE DE DEMARRAGE DE L APPLICATION TRC LISTE EN COURS Liste en curs Accès direct à la liste des prblèmes depuis le lien hypertexte Liste en curs OUVRIR UN NOUVEAU PROBLÈME DETAILS RELATIFS AU PROBLEME Type de prblème Pririté Numér de référence Client Cntact Descriptin curte Utilisateur final Recherche Prduit Trak Dmaine d applicatin Descriptin du prblème Sumettre le prblème MISE A JOUR DU PROBLEME Réf. Client Organisatin Cntact AJOUTER FICHIER AJOUTER ACTION Lien hypertexte «Ajuter actin» Descriptin de l actin Enregistrer l actin DÉTAILS DE L ORGANISATION LIEN HYPERTEXTE DETAILS DE L ORGANISATION du supprt Enregistrer l'rganisatin Lien hypertexte Ajuter un cntact DÉTAILS DU CONTACT Nm (nm, prénm) Adresse Nm d utilisateur Mises à jur par Seulement les sirs Versin 0.5 2

3 5.1.6 Supprimé Enquête Mise à jur des numérs de téléphne Enregistrez le cntact RECHERCHE TRC ÉCRAN DE RECHERCHE DE PROBLEME Date de début Date de fin Statut Mt clé cntient Prduit Trak La réf. Client cntient Cntact Cnseiller Utilisateur final Classificatin Allez au N Liste de résultats DÉCONNEXION Versin 0.5 3

4 1 INTRODUCTION 1.1 OBJECTIF DU DOCUMENT Ce dcument a été élabré aux fins de descriptin de l utilisatin du centre de réslutin TrakCare (TRC, TrakCare Reslutin Centre) d InterSystems. 1.2 CONNEXION Pur accéder à l applicatin TRC, cliquez sur le lien hypertexte suivant u rendez-vus sur le site Web TrakCare d InterSystems. Saisissez le nm d utilisateur et le mt de passe qui vus nt été attribués. Lrs de vtre première cnnexin, vus devez OBLIGATOIREMENT mdifier le mt de passe. Reprtez-vus à la sectin suivante pur savir cmment prcéder. 1.3 PREMIERE UTILISATION Si vus utilisez l applicatin TRC pur la première fis, reprtez-vus à l que vus avez reçu et qui cntient les infrmatins de cnnexin à TRC. L se présente généralement ainsi : Chère Cécile, Nus vus remercins pur vtre demande d accès à l applicatin TRC / de réinitialisatin du mt de passe. L accès à la base de dnnées TRC permet aux clients : * D émettre de nuvelles demandes ; * De cnsulter tutes les actins d investigatin ; * D ajuter des infrmatins et des cmmentaires sur une demande ; Versin 0.5 4

5 * De cnsulter les infrmatins statistiques sur l histrique des appels de supprt ; * De clre des demandes et de furnir des cmmentaires sur le prcessus de supprt. Cliquez sur le lien ci-dessus, puis saisissez vtre nm d utilisateur et vtre mt de passe. Ntez que ces infrmatins snt sensibles à la casse. Lrs de vtre première cnnexin, vus devez mdifier le mt de passe pur puvir naviguer sur le site. Nm d utilisateur : CecileDem Mt de passe : BdSfhrEtlDSl Ces infrmatins de cnnexin peuvent être utilisées sur tute applicatin ISC prenant en charge le système d authentificatin unique. N hésitez pas à nus cntacter pur tute questin u tut prblème. Cnnectez-vus à l applicatin TRC à l aide de ce nm d utilisateur et de ce mt de passe. À l issue de la cnnexin, la bîte de dialgue suivante vus invite à mdifier le mt de passe : Définissez un nuveau mt de passe sécurisé et cliquez sur «Mdificatin du mt de passe» pur appliquer cette mdificatin. Si la mdificatin de vtre mt de passe est cnfirmée, décnnectez-vus (lien Décnnexin) et recnnectez-vus à l applicatin TRC à l aide de vtre nuveau mt de passe. Versin 0.5 5

6 2 PAGE DE DÉMARRAGE LISTE EN COURS 2.1 PAGE DE DEMARRAGE DE L APPLICATION TRC LISTE EN COURS La page de démarrage présente la liste de tus les prblèmes uverts cncernant l rganisatin à laquelle l'utilisateur cnnecté est asscié Liste en curs La liste en curs répertrie tus les prblèmes uverts en relatin avec l rganisatin du client à laquelle le cntact est asscié. Dans ce cas : Exemple : l utilisateur est asscié au site d utilisateur final «InterSystems». Par cnséquent, dans l image ci-dessus, tus les prblèmes uverts pur le site d utilisateur final «InterSystems» snt affichés. Versin 0.5 6

7 2.1.2 Accès direct à la liste des prblèmes depuis le lien hypertexte Liste en curs Pur accéder à la fenêtre Page de démarrage de l applicatin CRT Liste en curs, vus puvez également cliquer sur le lien hypertexte crrespndant. L utilisateur peut cliquer sur le lien hypertexte Prblème N pur : Afficher et mettre à jur le prblème ; Ajuter des actins au prblème ; Ajuter des fichiers au prblème. Ces différents pints sernt traités dans les sectins suivantes. Versin 0.5 7

8 3 OUVRIR UN NOUVEAU PROBLÈME Le lien hypertexte Ouvrir un nuveau prblème permet à l utilisateur de sumettre une nuvelle demande / d uvrir un nuveau prblème. Remarque : veuillez uvrir un prblème TRC par difficulté rencntrée/demande. Le référent dit y saisir le maximum d éléments et de pièces jintes qui permettrnt l analyse et le traitement par TRC : «résumé» : libellé définissant le prblème de manière discriminante «Interventin» : Décrire précisément en terme intelligible la questin u le prblème. Mentinner tutes références permettant de bien identifier le dssier, la liquidatin, l état, la fnctin, etc., seln la nature du prblème. Exemples : référence de l état Streamserve, n de liquidatin, etc., n de séjur u de patient, référence de la lettre type bureautique, prfil utilisateur (grupe, cde et mt de passe), etc. «Pièces jintes» : furnir tutes pièces illustrant la prblématique : Exemples : cpie de l écran de saisie de la fnctin, Versin 0.5 8

9 message d erreur, pdf de l éditin, fichiers txt (B2, etc.), fichiers Excel (titres, etc.), etc. 3.1 DETAILS RELATIFS AU PROBLEME Type de prblème Sélectinnez le type de prblème apprprié. Les types de prblème existants snt les suivants : Prblème : crrespnd à tus les prblèmes cnstituant des erreurs u en lien avec des dnnées. Prblème hrs situatin réelle : crrespnd à tus les prblèmes survenant en dehrs d une situatin réelle de travail (par exemple les tests, les frmatins, etc.). Questin : crrespnd à tutes les questins. Demande de mdificatin : crrespnd à tutes les améliratins de prduit suggérées. Suggestin : crrespnd aux suggestins faisant partie de la feuille de rute du prduit et qui sernt prises en cmpte et traitées seln leur pertinence et leur éventuelle intégratin à des versins ultérieures. Remarque : par défaut, le type défini est Prblème. Versin 0.5 9

10 3.1.2 Pririté Sélectinnez la pririté apprpriée. Les prirités existantes snt les suivantes : Pririté Descriptin Crise Urgente Élevée Myenne Tutes les fnctins du système, u un grand nmbre d entre elles, snt indispnibles et aucune alternative n est pssible, u les perfrmances du système snt réduites, de srte que les temps de répnse rendent ce dernier inutilisable, et/u un prblème est survenu et a prvqué u peut ptentiellement prvquer : (i) des prblèmes au niveau de l'administratin de sins à un grand nmbre de patients ; (ii) un grave prblème au niveau des pératins du client et/u de la mise en œuvre de services cliniques par le client ; (iii) une interruptin significative des pératins du client u d un tiers asscié au client ; (iv) la perte de matériel, l'endmmagement de dnnées de clients u la saisie de dnnées errnées destinées à tut utilisateur final. Tutes les fnctins du système, u un grand nmbre d entre elles, snt indispnibles et aucune alternative n est pssible, u les perfrmances du lgiciel snt réduites, de srte que les temps de répnse rendent ce dernier difficile à utiliser, et/u un prblème est survenu et a prvqué u peut ptentiellement prvquer : (i) un prblème majeur au niveau des pératins du client et/u de la mise en œuvre de services cliniques par le client ; (ii) des prblèmes au niveau de l administratin de sins à un nmbre de patients très faible (c est-à-dire un u plusieurs) u myennement élevé ; (iii) des prblèmes myennement graves au niveau de l'administratin de sins à un grand nmbre de patients. Tutes les fnctins du système snt inutilisables u le ralentissement des perfrmances est tel que l efficacité des utilisateurs finaux est réduite. Cependant, une alternative puvant cnvenir au client est prpsée et mise en œuvre par le client u InterSystems. Des prblèmes mineurs puvant être crrigés dans la future versin et dnt le client a accepté d'attendre la mise à dispsitin Numér de référence Client Il s agit d un champ de référence supplémentaire permettant d identifier le prblème. L utilisateur peut y saisir le numér de sn chix. Ce champ peut faire l bjet d une recherche. Versin

11 3.1.4 Cntact Ce champ est renseigné de façn autmatique ; le nm affiché est celui de l'utilisateur cnnecté à l'rigine de la créatin du prblème Descriptin curte Il s agit d une descriptin curte du prblème. Veillez à utiliser des mts clés lrsque vus remplissez ce champ. Ceux-ci purrnt faire l bjet d une recherche dans le menu de recherche de l applicatin TRC. (Ce menu sera décrit ultérieurement.) Il peut s avérer pertinent, pur chaque rganisatin, de dresser la liste des mts clés à utiliser pur définir des prblèmes précis Utilisateur final Si vus êtes cnnecté en tant qu utilisateur asscié à un partenaire, sélectinnez le site d utilisateur final apprprié. Le champ est filtré sur les sites d utilisateur final en relatin avec le partenaire. Si vus êtes cnnecté en tant qu utilisateur asscié à un site d utilisateur final, ce champ est vide Recherche Prduit Trak Utilisez ce champ pur indiquer la versin/le prduit Trak u Clinicm auquel/à laquelle ce prblème est asscié. Saisissez les tut premiers caractères du prduit, puis sélectinnez la versin/le prduit Trak u Clinicm apprprié. Par défaut, le prduit le plus utilisé par le site s affiche. Vus puvez cependant chisir un autre élément en prcédant cmme suit. Exemple : saisissez «t» dans le champ Recherche Prduit Trak, puis cliquez sur le lien hypertexte. Versin

12 3.1.8 Dmaine d applicatin Il s agit du dmaine d applicatin auquel le prblème est asscié. Sélectinnez le dmaine apprprié. Les dmaines d applicatin snt filtrés en fnctin du prduit TrakCare u Clinicm Descriptin du prblème Il s agit de la descriptin cmplète du prblème Sumettre le prblème Ce butn permet d enregistrer le prblème. Une fis le prblème sumis, il sera répertrié de la façn suivante : Versin

13 3.2 MISE A JOUR DU PROBLEME Cette sectin décrit le prcessus de mise à jur des infrmatins relatives au prblème Réf. Client Si le champ Réf. Client dit être mis à jur, insérez la nuvelle valeur et cliquez sur le lien hypertexte Mettre à jur Organisatin Si l rganisatin est incrrecte, sélectinnez l élément exact en cliquant sur le lien hypertexte Mettre à jur. Remarque : seuls les sites d utilisateur final en relatin avec le partenaire asscié à l utilisateur cnnecté s affichernt dans la recherche Cntact Si le cntact est incrrect, sélectinnez le cntact exact en cliquant sur le lien hypertexte Changer. Remarque : seuls les cntacts en relatin avec l rganisatin assciée à l utilisateur cnnecté s affichernt dans la recherche. En cliquant sur le nm du cntact (lien hypertexte), l utilisateur peut mdifier les détails du cntact tel qu expliqué à la sectin 1.3 de ce guide. Versin

14 Saisissez la u les adresses de la u des persnnes que vus suhaitez cpier sur ce prblème. Veillez à séparer les adresses par des virgules. Le système prendra autmatiquement en cmpte le cntact et tute persnne supplémentaire assciés à l de supprt de l rganisatin. 3.3 AJOUTER FICHIER Ce lien hypertexte permet à l utilisateur de jindre un fichier en référence au prblème. Cliquez sur le lien hypertexte Ajuter fichier. Le message d avertissement ci-dessus indique à l utilisateur de cmpresser tus les dcuments. Lrsque l utilisateur clique sur OK, l écran suivant s affiche et permet à l utilisateur de parcurir le réseau pur jindre le fichier apprprié. Versin

15 Une fis le fichier lcalisé et chargé, cette pératin est cnfirmée par l ajut d une actin indiquant le fichier jint, tel qu illustré ci-dessus. 3.4 AJOUTER ACTION Les actins cnstituent des entrées présentant la crrespndance et le suivi de réslutin du prblème Lien hypertexte «Ajuter actin» Cliquez sur le lien hypertexte Ajuter actin pur ajuter une actin. Versin

16 Le message ci-dessus s affiche pur cnfirmer l actin Descriptin de l actin Ajutez l actin dans la zne Descriptin de l actin. Ne supprimez pas l entrée par défaut Cnseiller : Web,WW ; nm du cntact. L élément «Web,WW» indique au persnnel de supprt d InterSystems que ce prblème a été enregistré via un client à partir du site Web TRC Online Enregistrer l actin Ce butn permet d enregistrer l actin. Une fis l actin enregistrée, elle est répertriée de la façn suivante : Versin

17 4 DÉTAILS DE L ORGANISATION Ce menu est utilisé pur mettre à jur les détails de l rganisatin en relatin avec l utilisateur cnnecté. 4.1 LIEN HYPERTEXTE DETAILS DE L ORGANISATION Cliquez sur le lien hypertexte Détails de l rganisatin pur mettre à jur l adresse du supprt et pur ajuter de nuveaux cntacts, si besin du supprt Par défaut, ce champ cntient la u les adresses définies par InterSystems. Lrsque vus mettez ce champ à jur, veillez à séparer chaque adresse avec une virgule Enregistrer l'rganisatin Le butn Sauvegarder Organisatin permet d enregistrer les mdificatins apprtées Lien hypertexte Ajuter un cntact Les nms de tus les cntacts assciés à cette rganisatin sernt répertriés. Pur ajuter des cntacts, cliquez sur le lien hypertexte Ajuter un cntact. Versin

18 Le message ci-dessus s affiche pur cnfirmer vtre actin. Versin

19 5 DÉTAILS DU CONTACT Ce menu permet de maintenir à jur les détails du cntact Nm (nm, prénm) Saisissez le nm cmplet du cntact au frmat «Nm,Prénm». «De,Jhn» est autmatiquement intégré pur vus inviter à utiliser le bn frmat. Remplacez cet exemple par le nm du cntact Adresse Saisissez l adresse de ce cntact Nm d utilisateur Saisissez le nm d utilisateur de ce cntact à utiliser lrs de la cnnexin à l applicatin TRC Mises à jur par Cchez cette case si ce cntact suhaite recevir des mises à jur par en temps réel cncernant ce prblème Seulement les sirs Cchez cette case si ce cntact suhaite recevir, uniquement le sir, un résumé de la crrespndance relative à TOUS les prblèmes en lien avec sn rganisatin. Versin

20 5.1.6 Supprimé Cchez cette case si ce cntact ne travaille plus pur cette rganisatin Enquête Optin à ne pas utiliser pur le mment. Elle sera activée ultérieurement. Nus vus cmmuniquerns les infrmatins relatives à cette fnctinnalité en temps vulu Mise à jur des numérs de téléphne Insérez au chix : BUR : pur Bureau EXT : pur Extensin MOB : pur Mbile FAX : pur Fax Saisissez ensuite le numér, puis cliquez sur le lien hypertexte Ajutez le numér de téléphne. Exemple : Insérez BUR : dans le champ, puis cliquez sur le lien hypertexte Ajutez le numér de téléphne. Une fis mis à jur, les numérs de téléphne s affichent de la façn suivante : Si le numér n existe plus, utilisez le lien hypertexte Supprimer le téléphne Enregistrez le cntact Ce butn permet d enregistrer le cntact. Versin

21 6 RECHERCHE TRC Ce menu est utilisé pur rechercher les prblèmes en relatin avec l rganisatin de l utilisateur cnnecté. 6.1 ÉCRAN DE RECHERCHE DE PROBLEME Il est pssible de filtrer sur les champs suivants pur rechercher des prblèmes Date de début La valeur par défaut est «T-90» jurs. Des dates peuvent être saisies en utilisant «t-» u «t+» u le frmat jj/mm/aaaa Date de fin La valeur par défaut est «T» jurs. Des dates peuvent être saisies en utilisant «t-» u «t+» u le frmat jj/mm/aaaa Statut Sélectinnez le statut apprprié. Les différents statuts existants snt les suivants : Ouvert : lrsqu un prblème est signalé et qu il n a pas été réslu. En curs : en attente d une répnse du client en vue d btenir des infrmatins cmplémentaires u de clre le prblème. LgTrak : cette ptin ne dit PAS être utilisée car il revient au supprt InterSystems TrakCare de décider de l enregistrement u nn du prblème dans LgTrak en vue d un dévelppement (Erreur u Demande de mdificatin). Fermé : lrsqu un prblème a été réslu. Versin

22 6.1.4 Mt clé cntient Permet de rechercher tus les prblèmes dnt la descriptin curte cntient le mt clé saisi dans ce champ Prduit Trak Sélectinnez la versin/le prduit TrakCare u Clinicm apprprié(e) La réf. Client cntient Saisissez le numér de référence Client crrect Cntact Sélectinnez le cntact asscié au prblème Cnseiller Sélectinnez le membre du persnnel InterSystems TrakCare en charge du prblème Utilisateur final Si vus êtes cnnecté en tant que partenaire, sélectinnez le site d utilisateur final ayant été mis en relatin avec vtre rganisatin. Si vus êtes cnnecté en tant que site d utilisateur final, ce champ est vierge Classificatin Sélectinnez le dmaine d applicatin asscié au prblème Allez au N Si le numér du prblème est cnnu, saisissez-le, puis cliquez sur le lien hypertexte Allez au N. Ainsi, vus accédez directement au prblème suhaité Liste de résultats La liste de résultats s affiche dans une fenêtre séparée et permet à l utilisateur de sélectinner le prblème. Exemple : saisissez le mt clé «cmmande» Versin

23 Liste de résultats : L utilisateur sélectinne le prblème de sn chix et les détails du prblème sélectinné s affichent dans un écran distinct. Remarque : la fenêtre de résultats reste uverte pur permettre à l utilisateur de sélectinner un autre prblème si besin. Versin

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25 7 DÉCONNEXION Cliquez sur le lien hypertexte Décnnexin pur vus décnnecter de l applicatin TRC. Une fis décnnecté, vus êtes ramené à l écran de cnnexin. Versin