Bienvenue dans le monde de Condo Manager

Transcription

1 Bienvenue dans le mnde de Cnd Manager Merci de vtre intérêt pur ntre prduit Cnd Manager, le chef de file dans les lgiciels de cmptabilité et de gestin des Syndicats de cprpriétés. Vus truverez dans ce dcument des infrmatins détaillées sur ntre lgiciel Cnd Manager, ses mdules ptinnels et les services Internet que nus ffrns aussi. Cnd Manager a été cnçu par et pur des gestinnaires de syndicats de cprpriétés et est cnstamment améliré depuis sa première versin en La versin 7 est maintenant dispnible avec des centaines de fnctins vus simplifiant la vie. Mais, ne me cryez pas sur parle, faites un essai avec une versin cmplète en téléchargeant le Dém gratuit de ntre site Web Cmme n dit qu une image vaut mille mts, prfitez dnc aussi d une présentatin gratuite et sans bligatin, directement sur vtre prpre rdinateur. Vus purrez y cnstater les capacités et la simplicité d utilisatin de Cnd Manager. Lrsque vus l aurez vu, vus cmprendrez purqui nus smmes fiers de puvir en faire la démnstratin. N hésitez pas à me cntacter pur tute questin cncernant Cnd Manager. Il me fera plaisir de vus furnir tute l infrmatin dnt vus purriez avir besin. Crdialement, Eric Druin Président Ligne sans frais Ligne directe Curriel : eric@cndmanager.cm

2 Aperçu de Cnd Manager Cnd Manager est le meilleur système cmptable et de gestin pur syndicats de cprpriétés. Il inclut tut ce qui est nécessaire pur gérer efficacement un u des centaines de syndicats de cprpriétés. Fnctins Principales Cmptabilité cmplète avec fnctins intégrées de gestin. Fnds d Opératin, Fnds de Prévyance et prjets multi-phases avec cnslidatin glbale autmatique. Facturatin autmatique des charges cmmunes aussi bien que des ctisatins spéciales. Utilisatin de grupes de transactins récurrentes. Perceptin rapide des smmes dues par chèques (avec un lecteur de cdes magnétiques MICR en ptin) u par paiements électrniques pré-autrisés. Cnciliatins bancaires faciles pur un nmbre illimité de cmptes de banque. Traitement de texte intégré avec fusin autmatique de champs de la base de dnnées, avec plus de 40 mdèles de lettres (anglais et français) Gestin de deux langues (Français& Anglais) permettant de prduire autmatiquement les dcuments aux cprpriétaires dans la langue de leur chix. Mdule de gestin des cmptes retardataires avec traitement autmatisé des chèques sans fnds (NSF). Liens dynamiques (cmme sur Internet) dans tus les écrans vus permettant d atteindre immédiatement des infrmatins détaillées relatives à l item en questin. Plus de 300 rapprts de qualité que vus puvez expédier par curriel, cnvertir en fichiers Wrd, PDF u Excel d un clic de suris.

3 Aperçu de Cnd Manager Gestin des demandes de services et bns de travail (détaillés u pas). Gestin des Dérgatins à la Déclaratin de Cprpriété, et des Infractins aux règlements du Syndicat. Mdule de Prfitabilité permettant aux gestinnaires prfessinnels de cnnaître la rentabilité de chacun de leurs clients à l aide de dnnées cumulées autmatiquement et prduites sur rapprts et/u graphiques culeurs. Frmat de vs États financiers seln vs préférences avec interface graphique («WISIWIG» What Yu See Is What Yu Get). Histriques furnissant les détails de certaines pératins spécifiques, cmme les Cmmunicatins (lettres, relevés, curriels, téléphnes), les Dépôts, les Chèques, les Encaissements, les Cnciliatins bancaires, les Paiements Électrniques, les Factures des furnisseurs, les Factures du syndicat et les Tâches de gestin. Exprtatin facile vers un rdinateur de pche (PDA, Blackberry, etc.) u Outlk. Accès via Internet à vtre prgramme et à vs dnnées de partut dans le mnde en adhérant à Cnd Manager en ligne. Accès à vtre Site Web créé et géré par Cnd Manager avec publicatin autmatique des dcuments rendus dispnibles seln vs prpres critères. Sauvegarde de sécurité de vs dnnées (autmatique et sécuritaire sur ntre site Web) lui-même sauvegardé dans deux villes différentes. et beaucup d autres chses

4 Cmptabilité Cnd Manager est un système cmptable d exercice (et nn une cmptabilité de caisse) avec Jurnal Général, Cmptes à Recevir, Cmptes à Payer, G/L, etc. Vici quelques fnctins cmptables dispnibles : Général Charte persnnalisée des numérs de cmptes(u par défaut à vtre chix). Grupes de Transactins Récurrentes. Fermeture des pérides cmptables seln vtre chix. Mdificatins et renversements faciles de transactins (avec traces cmptables cnservées). Fnctins spécialisées pur les tâches les plus curantes: Charges cmmunes régulières et ctisatins spéciales Calcul autmatique des intérêts et frais de retard Encaissements rapides des paiements et prductin autmatisée des brdereaux de dépôt Traitement des intérêts reçus sur les investissements Transfert autmatique entre cmptes de banque Si vus n êtes pas familier avec la tenue de livres, laissez le système psitinner pur vus les débits u crédits dans les bnnes clnnes lrs des transactins générales de crrectins u de régularisatins. Fermeture de l année cmplètement autmatisée avec créatin autmatique de l année précédente qui demeurera accessible cmme tutes les autres années antérieures. Cnciliatin bancaire Gérez un nmbre illimité de cmptes de banque Fnctin spécialisée pur faciliter la cnciliatin bancaire, permettant de faire afficher vs transactins seln divers critères pur la péride sélectinnée. Inscriptin immédiate des frais bancaires et intérêts sur dépôts directement dans l écran de la cnciliatin bancaire si désiré Cnsultez u imprimez n imprte quelle cnciliatin antérieure

5 Budgets Utilisez une grille (genre Excel) pur établir vs budgets annuels Distribuez autmatiquement le mntant annuel sur les 12 mis u inscrivez les mntants de vtre chix. Exprtez vtre travail dans un fichier Excel si vus le désirez pur effectuer d autres simulatins. Imprimez les rapprts suivants dispnibles: Budgets annuels (mntrant les 12 mis et les ttaux pur l année curante et l année précédente). (utiles pur bâtir les budgets de l année suivante). Budgets annuels cmparés (année curante et année précédente avec variatin). Budgets prpsés pur la prchaine année, avec cmparaisn avec les budgets et le réel de l année curante avec leur variatin en plus des budgets de l année précédente. Graphiques culeurs pur les Revenus et les Dépenses. Sélectinnez vs ptins d impressin: Avec u sans les numérs de cmptes; en utilisant u nn des agencements persnnalisés (frmat et cnslidatins de cmptes); rientatin prtrait u paysage ; bris de page ù vus le désirez; Créez vs budgets pur la prchaine année avant même d avir fermé l année curante et prduisez vs états financiers pur n imprte quelle péride en ayant cnstamment la cmparaisn avec les budgets de l année pur laquelle vus demandez les états financiers.

6 Cmptes Payables Cnd Manager est livré avec tutes les fnctins cmptables requises, incluant un mdule de gestin des cmptes à payer et des factures des furnisseurs. Ayez des infrmatins à jur et cmplètes pur vs furnisseurs Inscrivez les infrmatins utiles, cmme l adresse qui servira pur imprimer les chèques, les persnnes ressurces et leurs crdnnées (tél, fax, curriel, site Web), les escmptes pssibles pur factures à échéance, le cmpte de dépense et la descriptin par défaut. Malgré les nmbreux champs structurés déjà dispnibles, vus bénéficiez aussi de 10 champs que vus utilisez cmme vus le désirez pur y cnserver des infrmatins utiles pur cnstruire des rapprts persnnalisés u pur utilisatin dans le traitement de texte. Gérez les cntrats d assurance. Le système vus infrmera lrsque les assurances devrnt être renuvelées. Exprtez u imprtez les infrmatins sur un u des cmptes de u vers n imprte quel syndicat. Accédez au relevé de cmpte du furnisseur sans srtir de l écran. Accédez instantanément à l histrique des cmmunicatins pur y retruver facilement tutes les lettres, curriels u téléphnes enregistrés pur ce furnisseur. Attachez n imprte quel fichier au prfil du furnisseur(u numérisez des dcuments papier d un clic de suris). Enregistrez et payez les factures des furnisseurs facilement Enregistrez facilement tutes les factures de vs furnisseurs de même que les ntes de crédit si requis. Créez même un cmpte sur-le-champ si celui que vus désirez utiliser n est pas déjà créé. Imprimez u expédiez par curriel un rapprt d apprbatin au Cnseil d administratin pur les factures à payer (si requis). Laissez le système calculer les escmptes pssibles en fnctin des paramètres inscrits dans les dssiers des cmptes à payer. Payez vs factures par chèques (avec avis si le cmpte de banque devient à décuvert) u par paiements électrniques. Payez tutes (u plusieurs) factures en une seule pératin: Sélectinnez les factures que vus désirez payer (au cmplet u partiellement). Traitez et imprimez tus les chèques requis en une seule pératin. (Seulement les factures sélectinnées sernt inscrites en détails sur le chèque et leur ttal générera le mntant du chèque). Imprimez vs chèques au cmplet (incluant les cdes magnétiques MICR) u sur du papier à chèques pré-imprimé).

7 Cmptes Payables Prduisez différents rapprts sur les cmptes à payer Faites un suivi efficace mais facile de tutes les factures en suspens: un rapprt chrnlgique (30,60,90 jurs) détaillé u pas Plusieurs autres rapprts dans lesquels vus cntrôlez les cmptes qui en fnt parties et leur classement à l intérieur du rapprt. Attachez n imprte quel fichier au dssier du furnisseur Dans l nglet Fichiers Jints, attachez n imprte quel fichier (Curriel, Wrd, Excel, Graphiques, Images, phts, Vidé, etc.). Ou numérisez des dcuments papier pur qu ils sient attachés sus frme de fichiers infrmatiques. Ainsi tus les dcuments relatifs à ce furnisseur demeurernt accessibles en tut temps sans avir à les chercher sur vtre rdinateur (cmme le cntrat qui vus lie à ce furnisseur, etc.) Inscrivez dans les ntes (zne de texte libre), n imprte quelle infrmatin jugée utile. Utilisez les champs persnnalisés (10) pur avir un suivi sur certaines infrmatins au même endrit pur tus vs furnisseurs et puvir les utiliser dans vs rapprts persnnalisés et le traitement de texte.

8 Cmptes à Recevir Cnd Manager inclut le mdule cmplet de gestin des cmptes à recevir. Chargez et cllectez vs charges cmmunes D un clic de suris, calculez et chargez autmatiquement les charges cmmunes régulières u les ctisatins spéciales. Créez et traitez des factures pur vs prpres prduits u services (phtcpies, télécmmandes manuelles u électrniques, salles, etc.). Utilisez des mdèles de factures avec vtre lg et culeurs cnstruits seln vs spécificatins. Cllectez rapidement et facilement les chèques u l argent reçus. Utilisez au besin, un lecteur de cdes MICR pur accélérer la capture des infrmatins sur les chèques si vus avez encre des chèques. Utilisez les paiements pré-autrisés électrniques et évitez la manipulatin, le classement, l endssement. la vérificatin et l encaissement des chèques. Imprimez au besin des cupns de paiements Ces cupns de paiements peuvent être expédiés aux cprpriétaires lesquels vus les returnent avec leurs chèques. Des ptins snt dispnibles, cmme l impressin des frais de retard, une ligne de caractères ptiques (OCR). Ces cupns peuvent aussi être exprtés dans un fichier pur impressin des cupns par une tierce partie. Imprimez les relevés de cmptes pur vs cmptes à recevir Imprimez u expédiez par curriel, les relevés de cmptes pur une péride de vtre chix : Chisissez le frmat, sélectinnez si le «taln» sera en haut u en bas du relevé, u s il n y en aura pas du tut, u encre chisissez le frmat persnnalisé que vus avez cmmandé de Cnd Manager. Excluez les prpriétaires payant par paiements pré-autrisés u nn. Définissez un slde minimum Excluez les cmptes faisant l bjet de pursuites judiciaires u cnfiés à une agence de cllectin u à vs avcats. Cnd Manager permet de prduire un fichier PDF regrupant tus les relevés de cmptes dans le même fichier (pratique si vus désirez faire imprimer les relevés ailleurs).

9 Cmptes à Recevir Traitement des intérêts et frais de service pur paiements retardataires Calcul et charge autmatique en même temps que la facturatin des charges régulières. Ou calcul autmatique sur cmmande pur un, plusieurs u tus les cmptes. Vyez plus lin les critères de calcul dans l infrmatin sur les cprpriétaires. Utilisez les grupes de transactins pur les charges récurrentes Sélectinnez les cmptes, définissez les mntants (individuellement, en grupe u prprtinnellement à la qute-part) pur des charges spécifiques, telles que Câble TV, Statinnements extérieurs, Club sprtif, etc. Traitez ces grupes aussi suvent que désiré u attachez-les à la facturatin des charges régulières de façn à ce qu ils sient traités autmatiquement sans que vus ayez besin de prendre actin u de même y penser Effectuez un suivi rigureux sur vs cmptes retardataires Prduisez des rapprts smmaires u détaillés (chrnlgiques u nn). Traitez facilement les chèques sans prvisins (NSF) Utilisez le mdule spécial de Recuvrement permettant d établir vs règles de suivi des mauvais payeurs qui deviendrnt le guide pur tus vs emplyés grâce à des étapes bien définies et structurées.

10 Dssier des cprpriétaires Cnd Manager permet de maintenir l infrmatin sur vs cprpriétaires: Nm, adresse, plusieurs numérs de téléphne, adresses de curriel Adresse alternative (puvant être utilisée pur une péride déterminée u pur tute l année) Infrmatins sur tus les résidents avec u sans handicap (liste généralement utile aux pmpiers et à la prtectin civile) Gestin des espaces de statinnements et gestin des véhicules autrisés à y être statinnés. Le mntant des charges cmmunes régulières et/u autres charges péridiques Détails de l hypthèque sur l unité (si désiré) Infrmatins sur deux persnnes ressurces en cas d urgence Infrmatins requises si les paiements pré-autrisés (PPA) snt utilisés Le chix du cprpriétaire pur l expéditin de sn currier (par la pste u par curriel) de même que sn chix de langue (Français- Anglais) puisque les dcuments prduits pur les cprpriétaires sernt générés dans la langue chisie La liste et détails des animaux dmestiques avec le numér et date d expiratin des licences municipales Dix champs persnnalisés que vus puvez nmmer cmme vus vulez et utiliser dans les rapprts persnnalisés et le traitement de texte. En créant un champ dans un dssier de cprpriétaire, tus les autres cprpriétaires aurnt autmatiquement le même champ à la même place sans autre interventin. Une zne de texte libre ù vus puvez inscrire u cller des infrmatins utiles que vus désirez cnserver Un endrit pur y attacher tutes srtes de fichiers (en différents frmats cmme Excel, Wrd, PDF, Images, Vidé, etc.) pur puvir facilement les retruver Un endrit pur inscrire les chèques pstdatés reçus des cprpriétaires et qui purrnt être cllectés autmatiquement lrsqu ils sernt échus L infrmatin sur sn cde d usager et sn mt de passe pur accéder à vtre site Web Vus puvez aussi accéder à l histrique des cmmunicatins pur le cprpriétaire affiché en cliquant sur le butn apprprié (lettres, curriels, téléphnes) Vus avez un accès immédiat aux demandes de services et bns de travail relatifs à ce cprpriétaire. Un accès est aussi dispnible pur les dérgatins et infractins à la déclaratin de cprpriété u aux règlements du Syndicat Vus avez aussi un accès instantané à la fnctin de vente de l unité en cliquant sur le butn Vente du Cnd Expédiez un curriel à ce prpriétaire sans srtir de l écran Cnsultez et imprimez si requis sn relevé de cmpte Vyez sn slde en permanence au haut de l écran

11 Dssier des cprpriétaires Vus puvez aussi: Créez un cmpte maître regrupant plusieurs unités ensemble (utile si le dévelppeur en a encre plusieurs nn vendues) Vus puvez également avir plusieurs prpriétaires pur une même unité, chacun ayant sn prpre cmpte et sn purcentage de prpriété que le système appliquera pur le partage des charges et les vtes. Vyez le nmbre de vtes et le taux indivisaire dans l nglet Cndminium Imprimez une étiquette et chisissez à quel endrit sera imprimée l adresse sur la feuille d étiquettes (3 différents frmats d étiquettes dispnibles) (butn Imprimer Étiquette ) Allez directement dans le traitement de texte pur écrire une lettre à ce cprpriétaire (butn Imprimer Lettre ) En cliquant sur le butn Imprimer, vus aurez accès à plusieurs rapprts cncernant les cprpriétaires (sans être frcés de srtir de l écran et d aller dans le menu des rapprts u autres) Interdisez d encaisser des paiements pur ce cprpriétaire si sn cmpte a été expédié à une agence de cllectin u aux avcats en cliquant sur l ptin Ne pas accepter de paiements pur ce cmpte Cnsulter l histrique des cprpriétaires précédents de la même unité

12 Dssier du Syndicat Le dssier du Syndicat permet de cnserver et de cnsulter tute l infrmatin de base pur le syndicat, telle que : La charte de cmptes que vus désirez utiliser (la première chse à faire avant la créatin des cmptes puisque les séries de numérs sernt assignées aux différentes catégries de cmptes). Cntrat d assurance (avec la date d échéance autmatiquement mise dans l agenda). Dates de début et de fin de l année financière Fréquence des charges cmmunes régulières (mensuellement, trimestriellement, semi-annuellement u annuellement) y cmpris le cmpte de revenus à utiliser lrs de la facturatin des charges cmmunes. Frmat persnnalisé devant être utilisé pur les factures et/u les relevés de cmptes, Paramètres de calcul des charges cmmunes régulières (arrndies u pas et calculées en fnctin des qutes-parts u nn). Sélectin des cmptes par défaut pur certaines fnctins autmatiques (pur éviter d avir à les chisir à chaque fis). Critères de calcul pur les charges cmmunes en retard avec frais minimums, slde minimum, taux d intérêt, frais sur chèques sans prvisins (NSF), etc. Messages par défaut à imprimer sur les relevés des cmptes à recevir. Vus puvez aussi définir des paramètres d éliminatin autmatique des légères différences entre les mntants payés par les cprpriétaires et le slde dû en y indiquant le mntant maximum à respecter et le cmpte ù sernt inscrites ces différences en cntrepartie. Définissez le nmbre de jurs par défaut pur le délai avant paiement que vus désirez appliquer aux factures à payer. Vus puvez afficher une image identifiant le syndicat en chisissant le fichier Un nglet pur inscrire les paramètres et les cmptes pur la gestin des taxes prvinciale et fédérale si vus avez à les gérer. Vus puvez aussi inscrire le chemin à utiliser pur arriver jusqu au Syndicat. Attachez n imprte quel fichier (u numérisez des dcuments) devant rester dispnibles dans le dssier du Syndicat), cmme la déclaratin de cprpriété, les règlements du Syndicat u autres relatifs au syndicat luimême. Vus dispsez aussi de champs libres (5) que vus puvez nmmer cmme vus vudrez et utiliser dans le traitement de texte et dans vs rapprts persnnalisés. Un nglet PPA, permet de définir les paramètres indispensables pur les paiements pré-autrisés servant dans le fichier à expédier à la banque. Un butn Mdifier permet si besin est de mdifier le numér d un fichier déjà créé afin de respecter le numér que la banque veut avir. Accéder à tutes les cmmunicatins relatives au syndicat, en cliquant sur le butn Cmmunicatins ù snt sauvegardées tutes les lettres, curriels et téléphnes. Imprimez le prfil du syndicat (u pur tus les syndicats) u des Étiquettes Inscrivez vtre mt de passe pur atteindre vtre site Web (aide-mémire facilement accessible)

13 Histrique des cmmunicatins Cnd Manager cnserve autmatiquement tutes les cmmunicatins effectuées en curs d utilisatin, aussi bien pur les cprpriétaires que pur les lcataires et les cmptes à payer (furnisseurs). Chaque lettre u curriel expédié via Cnd Manager est autmatiquement inclus dans l histrique des cmmunicatins (avec les références aux dates, cmptes, sujets, etc.). Vus puvez effectuer des recherches dans l histrique des cmmunicatins par nm, date, numér de cmpte et des recherches textuelles dans les infrmatins affichées, en plus de puvir classer vs dnnées par n imprte quelle clnne, puisque tus les titres des clnnes agissent cmme clés de classement dans tutes les grilles de dnnées de Cnd Manager. Ajuter un item à l agenda à partir de l écran si désiré (même pur un autre cprpriétaire si nécessaire) et imprimez le message si requis. Vus puvez aussi utiliser le service autmatique de vtre entreprise pur sélectinner autmatiquement le numér de téléphne de l appelant. Lancez des recherches à travers plusieurs syndicats en même temps. Définissez la péride pur laquelle vus désirez une recherche. Sélectinnez un cmpte cmme clé de recherche. Chisissez d avir aussi l adresse de l unité dans le rapprt (u nn). Vus bénéficiez aussi des filtres de dnnées (butn Filtrer Dnnées ) vus permettant d extraire les infrmatins seln un u plusieurs critères, réduisant ainsi la liste à ce que désirez seulement.

14 Histrique des cmmunicatins Les téléphnes peuvent également être enregistrés si l usager utilise le butn Nuvelle Cmmunicatin dans l écran principal de Cnd Manager. Cet écran permet de : D enregistrer avec qui la cmmunicatin a eu lieu, et qui peut être sélectinné de n imprte quel syndicat. D inscrire le sujet de l appel et ntez vs cmmentaires dans une zne de texte libre. La durée de la cmmunicatin sera générée par le système grâce à un chrnmètre intégré dans la fnctin. Le temps ainsi inscrit u généré sera utilisé dans le mdule ptinnel de Prfitabilité afin de vus permettre d évaluer facilement le temps cnsacré au syndicat cncerné. D accepter un paiement par carte de crédit directement dans l écran (utile puisque vus êtes déjà au téléphne avec l intervenant). de créer une demande de services et/n un bn de travail directement dans l écran.

15 États Financiers Les états financiers prduits par Cnd Manager snt cmplets, avec des frmats facilement adaptables et bénéficient d une présentatin signée de grande classe. Bilan Prduisez-le à n imprte quelle date et pur n imprte quel Syndicat. Persnnalisez vtre bilan avec un frmat que vus avez défini (Vir plus lin). Imprimez-le même en culeurs si désiré. Expédiez-le par curriel u exprtez-le en frmat Wrd, PDF u Excel. État des Prduits et Charges (État des Revenus et Dépenses) Prduisez-le pur n imprte quelle péride (même pur une péride après la fin de l année curante si cette dernière n est pas encre fermée). Les clnnes désirées apparaîtrnt seln le frmat utilisé (vir plus lin). Utilisez le frmat par défaut u un frmat de vtre cru (vir plus lin). Imprimez-le même en culeurs si désiré. Expédiez-le par curriel u exprtez-le en frmat Wrd, PDF u Excel. Imprimez des graphiques culeurs pur les Revenus u les Dépenses. État cmparatif des Revenus et Dépenses Ce rapprt peut utiliser les cnslidatins de cmptes dispnibles pur le rapprt précédent, mais les clnnes pré-déterminées et ne peuvent pas être mdifiées. Il cmpare les résultats avec les budgets, indique l écart en $ et en % et affiche aussi les budgets de l année curante et ceux de l année précédente. Balance de vérificatin Ce rapprt n est pas requis pur la présentatin au Cnseil d administratin u à l assemblée annuelle (à mins d une demande spécifique). Il n est que la preuve que tut balance et que les débits égalent bien les crédits dans tut le système. Il peut être imprimé pur n imprte quelle date, n imprte quand. Budgets

16 États Financiers Cnciliatin bancaire États financiers cmplets Vus puvez définir et cnserver en mémire les états financiers et autres rapprts cmptables que vus désirez imprimer à chaque péride : États financiers: Bilan, État des Prduits et Charges, État cmparatif des revenus et dépenses, Balance de vérificatin. Budgets La liste de tus les brdereaux de dépôts. La liste des chèques (incluant si désiré, les factures payées avec les chèques et même les dépenses utilisées en cntrepartie des factures, avec u sans le fichier imprimé de la facture elle-même qui a pu être numérisée). Les cnciliatins bancaires pur un u tus vs cmptes de banque, incluant l imprimé du fichier numérisé du relevé reçu de la banque. La liste des cmmunicatins enregistrées (curriels, lettres et téléphnes). Ajutez si désiré, une page de cuverture persnnalisée avec vtre lg, etc. Expédiez par curriel aux membres du Cnseil (u à n imprte qui d autre) tus les dcuments définis dans la liste. Tus ces derniers peuvent être inclus dans un seul fichier PDF pur en faciliter la lecture par les destinataires.

17 États Financiers Persnnalisez vs états financiers (Agencements) Créez vs prpres agencements: Chisissez les clnnes que vus désirez (6 parmi les 10 dispnibles) Créez des grupes et des sus-grupes cnslidant autmatiquement les cmptes que vus y aurez inclus (cnslidatin autmatique) Psitinnez vs grupes aussi bien que vs cmptes individuels dans l rdre que vus suhaitez. Indiquez le nm du rapprt tel que vus le désirez. Ajutez-y un sus-titre et un bas de page si requis Mdifiez même les nms des cmptes pur les états financiers (sans pur autant que cela aie un impact sur les nms réels dans vtre tenue de livres). Faites apparaître les numérs de cmptes si requis, quique ce ne sit pas utile pur le lecteur de vs dcuments. Le nmbre d agencements n est pas limité, quique en général, les syndicats en nt 2 u 3 seulement (un pur le cnseil d administratin, un pur le C.A. et parfis un plus élabré pur eux persnnellement). Les agencements snt dispnibles pur les tus les états financiers Vus puvez insérer des bris de page ù vus désirez lrs de l impressin.

18 Traitement de Texte Cnd Manager inclut un traitement de texte intégré avec les fnctins suivantes : Traitement de texte cmplet Interface graphique WISIWIG (What Yu See Is What Yu Get) Insérez des tables, des images u autres fichiers (incluant une feuille Excel) Identifiez vs listes avec des puces u des numérs Insérez facilement des champs de la base de dnnées Faites des calculs avec les champs insérés s ils snt numériques : Exemple : Slde + Nuvelle Charge = Mntant Mis Suivant Appliquez le frmat désiré pur les paragraphes, en chisissant le genre de caractères, la culeur des caractères u de l arrière-plan, italique, gras, sulignement, etc. Créez et ré-utilisez des styles que vus aurez définis Fusin autmatique des champs insérés dans vtre texte Créez des lettres persnnalisées à chaque cprpriétaire, résident, u furnisseur dans leur prpre langue avec fusin autmatique des nms et adresses et fusin des autres champs que vus puvez facilement insérer dans vtre texte. Pas besin d utiliser Wrd u Excel pur faire des fusins de fichiers cmplexes! Les champs à insérer peuvent être chisis dans une liste spécifique (cmme les nms des administrateurs, nms et adresses des destinataires u de la cmpagnie de gestin u du syndicat) u encre dans une liste des champs dispnibles dans la base de dnnées. Aussi facile qu un clic de suris. Utilisez directement u mdifiez n imprte lequel des 40 mdèles mis à vtre dispsitin par Cnd Manager u cnstruisez les vôtres facilement Les mdèles cuvrent la plupart des situatins puvant survenir dans l administratin nrmale d un syndicat de cprpriété: lettre de bienvenue, avis de retard u de manquement à la déclaratin de cprpriété, cnvcatin à l assemblée annuelle, etc. Tus les mdèles snt cnstruits pur être utilisés avec des envelppes à fenêtre, évitant ainsi d avir à adresser les envelppes u à y appser des étiquettes. Utilisez les champs persnnalisés que vus avez créés dans les dssiers des cmptes si désiré.

19 Traitement de Texte Imprimez vs lettres u expédiez-les par curriel Les lettres peuvent être expédiées par curriel si c est le chix du cprpriétaire. Le prgramme déterminera si ce sera par curriel u si ce sera imprimé, en se basant sur le chix du prpriétaire dans sn dssier. Pas besin de se rappeler ce genre de chses. Même chse pur la langue du cprpriétaire, car le système sait si c est un anglphne u un francphne. Dnc, vus chisissez tut le mnde et Cnd Manager gérera les cdes de langues et le chix du genre d expéditin. Tutes les lettres u les curriels snt inscrits dans l histrique des cmmunicatins. Attachez des fichiers si requis et si la lettre dit être expédiée par curriel.

20 Fnctins inter-syndicats Cnd Manager permet de prduire des rapprts impliquant plusieurs syndicats. Recherche Glbale La fnctin de Recherche Glbale permet de rechercher n imprte qui, des chiffres u des caractères alphabétiques nn seulement dans les dnnées de base mais aussi dans les transactins si désiré. La recherche dans le jurnal n est pas cchée par défaut, car cela prend plus de temps, et généralement, ce n est pas le genre d infrmatins que les usagers recherchent le plus suvent. Rapprts Vici quelques rapprts inter-syndicats: Listes de cmptes (avec u sans les sldes, détaillés u pas) Actifs, Passifs, Équité (Capital) Rapprt chrnlgique des cmptes à recevir u à payer Smmaire u avec les factures Étiquettes A travers plusieurs syndicats sur la même feuille Administrateurs Prpriétaires, lcataires, résidents Furnisseurs (Cmptes à payer) Et tutes les autres catégries de cmptes Bns de travail L histrique des bns de travail permet de rechercher et d extraire n imprte quel bn de travail en fnctin de sn statut (suspens u cmplété) u pur n imprte lequel des furnisseurs quel que sit le syndicat. Il permet aussi d extraire tus les bns de travail pur un même furnisseur u un même demandeur.

21 Suivi des paiements retardataires Ce mdule permet un suivi efficace des débiteurs délinquants : Créez vtre prcédure de suivi des mauvais payeurs Les cprpriétaires peuvent être sélectinnés seln le nmbre de jurs en retard, en fnctin du slde dû u du mntant dû en purcentage des charges cmmunes régulières. Définissez cmment la cllectin devrait être faite : Le nmbre d étapes que le prcessus de cllectin devrait avir. Quelle lettre devrait être utilisée seln les étapes. Utilisez un des mdèles suggérés (que vus puvez mdifier évidemment). Quels frais devraient être chargés au cprpriétaire à chaque étape. Définissez aussi à quelle étape vus devriez arrêter d accepter les paiements du débiteur, cmpte tenu qu il a peut-être été expédié en cllectin chez vs avcats. Cnsultez et imprimez l histrique des actins prises dans la prcédure de cllectin.

22 Analyse de prfitabilité Ce mdule ptinnel furnit tute l infrmatin sur le temps cnsacré à la tenue de livres et à la gestin pur chacun des syndicats que vus gérez. Cnd Manager purra ainsi furnir le tarif hraire btenu pur chaque syndicat. Sachez cmbien de temps vus utilisez pur la tenue de livres Le temps utilisé pur chaque transactin cmptable est enregistré et sera multiplié par le temps myen que vus aurez défini pur cette transactin. Le rapprt furnira un smmaire pur chaque genre de transactins. Des graphiques culeurs mntrernt visuellement, la répartitin du temps en fnctin des différentes catégries de transactins. Cela purra aussi servir d utils de cmparaisn entre les Syndicats. Il purra aussi servir d utils d analyse des besins de frmatin. Sachez cmbien de temps est cnsacré aux cmmunicatins Le temps est autmatiquement enregistré par le système lrsque vus expédiez des lettres, des curriels u lrsque vus enregistrez un appel téléphnique via le butn Nuvelle Cmmunicatin" (appels entrants u srtants). Le rapprt furnira le temps cnsacré pur chaque genre de cmmunicatins. Des graphiques culeurs mntrernt ù n passe le plus de temps. Sachez cmbien de temps vus cnsacrez aux tâches de gestin Tutes les tâches de gestin accmplies snt autmatiquement enregistrées. Le système furnira le temps cnsacré à chacune (Réunins, inspectins, urgences) Créez autant de tâches de gestin que vus désirez. Des graphiques culeurs mntrernt le temps cnsacré à chacune des tâches.

23 Demande de services et bns de travail Ce mdule ptinnel permet de gérer les services demandés et rendus et les bns de travail y relatifs. Demandes de services Inscrivez les demandes de services (réparatins, améliratins, travaux spéciaux) Sélectinnez si le travail sera effectué dans une aire cmmune u privée Appruvez u refusez la demande (avec mtif du refus s il y a lieu) Gestin des sumissins Si le travail dit être cnfié à des intervenants externes, et si des sumissins divent être requises, Cnd Manager en fera la gestin efficace Prduisez les demandes de sumissins et expédiez-les à différents furnisseurs en utilisant des textes existants si pssible (n n a pas à tut retaper) Cnd Manager cnservera un histrique de tutes les demandes Bns de travail Créez le bn de travail au cmplet u utilisez-en un déjà créé. Imprimez le bn de travail et expédiez-le par curriel u currier. Vus puvez recharger les cûts à un cmpte à recevir si nécessaire. Vus purriez aussi utiliser le bn de travail cmme facture du furnisseur. Attachez n imprte quel fichier à la demande de service u au bn de travail (Ex. phts, cntrats, ) Histrique des demandes de services et des bns de travail L histrique indiquera tutes les demandes de services, les sumissins et tus les bns de travail. Vus puvez prduire des rapprts inter-syndicats. Vus puvez extraire u rechercher l infrmatin en fnctin de plusieurs critères. Gestin des actifs Gérez vs équipements u immbilisatins en relatin avec la gestin de vtre Fnds de Prévyance (une srte de livre de brd). Établissez la liste des tâches à faire pur assurer un suivi adéquat des éléments structurels imprtants de vtre immeuble u terrain (Ascenseurs, Tit, Fenêtres, briques, bétn, etc.). Définissez qui est respnsable pur chacune des tâches inscrites. Cnd Manager inclura dans l agenda tutes les tâches à faire dans le futur avec des avertissements seln des délais que vus puvez fixer vus-même en fnctin de plusieurs critères. Gérez aussi vs garanties, cntrats d assurance u vs cntrats d entretien péridique pur chacun des éléments.

24 Autres Services Imprtatin de dnnées et/u entrée de dnnées Vus avez déjà vs dnnées dans un fichier infrmatique pur vs cprpriétaires, lcataires u furnisseurs? Nus puvns imprter ces dnnées dans Cnd Manager afin de vus éviter de tut retaper manuellement. Vs dnnées snt sur papier et vus n avez pas le temps d inscrire l infrmatin dans le prgramme? Nus puvns le faire pur vus grâce à du persnnel d expérience qui pssède à fnd le lgiciel. Ce sera rapide, efficace et peu dispendieux. Frmatin sur rdinateur Cnd Manager n est pas vendu sans supprt et frmatin inclus la première année. Envirn 3 heures de ce temps sernt cnsacrées à la frmatin avant que vus n utilisiez le lgiciel. De cette façn, vus partez du bn pied! En général, 3 sessins de frmatin structurées snt furnies. Par la suite, le supprt sera effectué en fnctin des besins spécifiques de chaque utilisateur. Supprt Le supprt de Cnd Manager se veut un des meilleurs supprt de lgiciel sur le marché. Nus vulns que tus ns usagers sient heureux d utiliser le prgramme mais aussi qu ils cnnaissent bien les nmbreux avantages de Cnd Manager. Supprt à distance sur vtre rdinateur : Le Supprt peut être btenu facilement via ntre ligne sans frais u via le curriel. Vus puvez aussi cnnecter vtre rdinateur au centre de supprt pur qu n cmprenne bien la situatin et qu n puisse vus démntrer la slutin sur vtre écran, Supprt via nte site Web : Nn seulement avez-vus le manuel cmplet dans l Aide, mais vus dispsez aussi d un lexique expliquant les différents termes qu n utilise et une liste des questins les plus suvent psées (FAQ) (avec leur répnse bien entendu). Vus puvez aisément imprimer le manuel (frmat PDF) en tut u en partie. Mise à jur autmatique du prgramme: La mise à jur du lgiciel est aussi facile qu un clic de suris (Menu Aide..Mise à jur de Cnd Manager).

25 Service de Site Web Ce service ptinnel permet de publier su vtre prpre site Web (créé, entretenu et hébergé par Cnd Manager), les relevés des cmptes de vs cprpriétaires, les états financiers u tut autre dcument que vus purriez vulir mettre à leur dispsitin. Ainsi, ils nt rapidement accès à tute l infrmatin les cncernant et aux autres dcuments, au mment de leur chix, rapidement et sans devir vus cntacter par téléphne. Décuvrez tus les avantages du Service de site Web Furnissez un meilleur service à vs cprpriétaires et syez plus prductifs en même temps. En faits, tus les cprpriétaires nt accès à leur dssier, et aux autres dcuments que vus mettez sur vtre site Web. Ils peuvent même mdifier certaines infrmatins dans leur dssier (que vus n aurez qu à accepter le lendemain pur qu elles sient autmatiquement mises à jur quel que sit le syndicat du cprpriétaire en questin). Vus dnnez un meilleur service et par la même ccasin, vus sauvez du temps. Persnnalisez vtre site Web et créez des relatins plus fréquentes avec vs cprpriétaires Si vus êtes un gestinnaire prfessinnel, vus apprécierez sûrement de puvir persnnaliser vtre site pur y intégrer vtre prpre lg et vs culeurs. Persnne ne saura que Cnd Manager est derrière faisant le travail pur vus. Tus vs visiteurs pensernt qu ils snt sur vtre prpre site ù vus purrez publier n imprte quel autre dcument que ceux du prgramme. Les relevés de cmptes des cprpriétaires sur le Web Chacun a un cde d usager avec mt de passe pur accéder à ses prpres dnnées. Vus éviterez dnc les appels pur cnnaître le slde de leur cmpte u pur valider les entrées déjà inscrites. Cela amélirera aussi la rapidité de la cllectin

26 Service de Site Web Furnisseurs, cmptes de banque, cmptes à recevir sur le Web Les gestinnaires ayant un cde d usager de niveau supérieur purrnt vir des infrmatins plus persnnalisées pur tus leurs syndicats (cprpriétaires, furnisseurs, cmptes de banque, cmptes à recevir). Vus puvez rendre l infrmatin diffusée sur vtre site Web en fnctin de 3 niveaux de sécurité, les gestinnaires, les membres du cnseil et les cprpriétaires. Certaines infrmatins purraient être diffusées à certaines persnnes et pas à d autres. C est vus qui décidez du niveau. Exemple : vus n êtes pas au bureau et vus devez appeler le plmbier pur une fuite d eau. Vus êtes sur vtre rdinateur de pche u ailleurs ayant accès à Internet, vus allez sur vtre site et cmpte tenu du niveau de vtre cde d usager, vus avez accès à tute l infrmatin de vs syndicats. Vus entrez dans le syndicat cncerné et vus demandez la liste des furnisseurs ù vus truverez facilement tutes les crdnnées du plmbier recherché (avec les numérs de téléphnes d urgence, les persnnes ressurces à cntacter en dehrs des heures de bureau, etc.). États Financiers sur le Web Vus n êtes pas frcés de mettre les états financiers dispnibles pur les cprpriétaires. C est à vus de décider qui peut les vir. Vs emplyés seulement, Les membres du Cnseil d administratin Vs emplyés et les membres du Cnseil Tus les niveaux incluant les cprpriétaires. Vus puvez publier n imprte quel dcument sur le Web Vus purriez mettre la déclaratin de cprpriété dispnible afin que vs cprpriétaires puissent y référer, y faire des recherches pur cnnaître leurs bligatins et les différentes règles régissant la cprpriété.

27 Service de Site Web Répertire téléphnique accessible aux cprpriétaires Cette fnctin permettra aux cprpriétaires de cnnaître les administrateurs u gestinnaires de leur syndicat et leur respnsabilité individuelle. Ainsi, ils purrnt jindre directement en ligne, la bnne persnne du premier cup. Répertire téléphnique cmplet accessible aux gestinnaires et aux membres du Cnseil Les gestinnaires et les membres du cnseil nt accès à tute l infrmatin sur tus les cmptes. Ils n aurnt plus à avir des listes papier pur cnnaître les infrmatins sur les cprpriétaires. Cela leur permettra d intervenir rapidement en ayant en mains tute l infrmatin pertinente (persnnes ressurces d urgence, téléphnes, adresse de curriel, etc.) Les recherches inter-syndicats snt pssibles aussi. Envie de curriels Vus purrez expédier des curriels aux cprpriétaires (un, plusieurs u tus) à partir du site Web. Questinnaires Créez vs prpres questinnaires en ligne, pur avir le puls de vs cprpriétaires. Chaque cprpriétaire ne peut répndre qu une fis et les résultats snt cmpilés autmatiquement. Il n y a pas de limite sur le nmbre que vus purriez avir. Bulletin péridique et minutes de l assemblée annuelle Mettez vtre bulletin péridique dispnible sur le site Web u encre les minutes de vtre dernière assemblée annuelle u de vtre dernier party

28 Service de Site Web Demandes de services et bns de travail Un cprpriétaire purra faire une demande de service sur le site Web si c est accepté dans vtre cnfiguratin. Les gestinnaires purrnt accepter u refuser les demandes directement à partir du site Web. Ils purrnt même émettre des bns de travail directement à partir du Web. Dnc pas nécessaire de returner au bureau pur émettre un bn de travail à un furnisseur u au cncierge. Le suivi des demandes de services et des bns de travail peut également être fait via le site Web. Le cprpriétaire ayant fait une demande de service sera à même de vir l évlutin de sa demande sur le site Web (Dnc réductin des cmmunicatins téléphniques). Si vus avez un rdinateur de pche (PDA u Blackberry), vus puvez faire tut cela à partir de ce dernier s il est relié à Internet. Cnfidentialité respectée Chaque cprpriétaire dispse d un cde d usager et d un mt de passe de même que les administrateurs et les gestinnaires. Persnne d autre ne peut accéder au site cntenant l infrmatin du syndicat luimême. Si un gestinnaire prfessinnel en fait sn site par défaut, il purra y avir un accès hrs syndicat pur tus les autres visiteurs de sn site. Accessible de n imprte ù via Internet Cprpriétaires, gestinnaires et membres du cnseil peuvent avir accès en tut temps s ils snt reliés à Internet. Aucun prgramme à acheter Tutes les fnctinnalités requises pur publier sur vtre site Web snt déjà intégrées et dispnibles dans Cnd Manager. Frais d entretien du site Web Les frais d adhésin au site Web cuvrent tus les frais de mise en place, de cnstructin du site et de sn entretien subséquent..

29 Exigences techniques du techniques du système Cnd Manager rule sus Windws et est très facile d installatin. Il peut être installé sur un seul rdinateur u sur plusieurs si vus avez un réseau. Il peut aussi être utilisé à distance via le Terminal Service (versin rulant sur ns serveurs et n étant pas installée sur aucun de vs rdinateurs). Cette versin en ligne ffre l avantage qu elle réduit le cût initial ( upfrnt cst ) tut en permettant un accès de n imprte ù à cnditin que vus ayez accès à Internet. Si vus avez plusieurs endrits ù vus vulez puvir travailler, cette versin vus plaira. Exigences techniques pur un rdinateur: Windws XP Pr (recmmandé), Windws Vista Business; 10 Gg Disque dur; 1 Gb de mémire; 10 r 100 Mb carte Ethernet; Pentium 4 u mieux; Imprimantes : fnctinne avec n imprte quelle imprimante supprtée par Windws 2000/XP/Vista/Server 2000,2003 r 2008; Internet: Tus les services u fnctins nécessitent un accès Internet d au mins 56Kpps (DSL u cable recmmandé). Exigences pur un serveur de réseau: Si vus désirez utiliser Cnd Manager dans un envirnnement multi-usagers, tutes les bases de dnnées divent être sur le serveur (mais pas le prgramme qui dit être installé sur tus les rdinateurs des usagers). Windws Server 2000, 2003 r 2008; 80 Gb Disque Dur (cnfiguratin redndante recmmandée); 2 Gb de mémire; 10 r 100 Mb Carte Ethernet; Prcesseur Dual-Cre u Quad Cre. Dépendant du nmbre et de la grsseur des syndicats que vus gérez, ainsi que du nmbre d usagers utilisant le prgramme, un serveur mins perfrmant que celui recmmandé ci-dessus purrait à la rigueur être utilisé. SVP, appelez avant d acheter ce genre d équipements. Nus purrns vus cnseiller sur le meilleur système requis dans vtre cas.