IBM Enterprise Content Management Productivité, efficacité opérationnelle et conformité

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1 IBM Enterprise Content Management Productivité, efficacité opérationnelle et conformité

2 Secteur Public Clients stratégiques ECM Comparer l EFFICACITE de votre organisation à celle de vos pairs? (% plus efficace ou beaucoup plus efficace ) 2.3 fois plus efficace Secteur Privé Clients stratégiques ECM Comparer la PROFITABILITE de votre organisation à celle de vos pairs? (% plus profitable or beaucoup plus profitable ) 1.5 fois plus efficace % 44% % 56% Sans ECM Avec ECM Sans ECM Avec ECM Source: AIIM Global Survey, March 2007, respondents

3 Le défi : Transformer l information en actif stratégique L ECM est au coeur du sujet Optimisation de la Performance

4 Enterprise Content Management & Discovery Gérer Exploiter Contenu Améliorer l efficacité des employés par un accès plus rapide à une information de confiance dans un contexte métier Créer Contenu Automatiser ECM aide les entreprises à prendre de meilleures décisions, plus rapidement Business Process Management Améliorer les processus métier ; rendre le contenu disponible dynamiquement dans les applications métiers pour faciliter les prises de décision Conformité S assurer que l information électronique est capturée et gérée dans le respect des polices et des règlementations. Search & Discovery Permettre des recherches sécurisées dans toute l information de l entreprise et fournir des résultats pertinents pour effectuer des analyses complémentaires.

5 et l ECM Intégration Acquisition Référencement Classification Archivage, Rétention, Destruction Web Pages Forms Electronic Paper Documents Documents & Files Print Gestionnaire de contenus Fax Photos, Graphics, Video Distribution BPM Documentaire Recherches Supervision, Analyse Monitoring, Accès

6 Intégration Acquisition Référencement Classification Archivage, Rétention, Destruction Web Pages Forms Electronic Paper Documents Documents & Files Print Gestionnaire de contenus Fax Photos, Graphics, Video Distribution BPM Documentaire Recherches Supervision, Analyse Monitoring, Accès

7 Gestionnaire de contenus Formulaires Pages Web Documents électroniques Documents Papier Fax Collaborer Créer, accéder, et gérerg Rechercher Gérer les cycles de vie Stocker / Archiver Protéger A L ECHELLE L DE L ENTREPRISE Impressions Applications d entreprise (Factures, Relevés, etc.) Bases de Données Photos, graphiques Vidéos

8 Référence : Ville de Lyon Enjeux Dématérialisation de la documentation de la ville de Lyon. Phase 1 : documentation immobilière et juridique Solution Filenet P8 Ascent Capture Bénéfices un système documentaire unique offrant un lieu de stockage,de gestion, de diffusion et d archivage unique une forte augmentation de l autonomie des équipes afin d accéder aux données appropriées pour effectuer leur travail quotidien une structuration de l information permettant d offrir à la fois un plan de classement et des possibilités de recherches appropriées aux besoins des équipes de la Mairie de Lyon une pérennité et une évolution de l outil mise en place permettant à la Mairie de Lyon de le faire évoluer à son grès une architecture logicielle permettant de s intégrer dans l environnement fonctionnel de la Mairie de Lyon.

9 Intégration Web Pages Forms Acquisition Référencement Classification Archivage, Rétention, Destruction Electronic Paper Documents Documents & Files Print Gestionnaire de contenus Fax Photos, Graphics, Video Distribution BPM Documentaire Recherches Supervision, Analyse Monitoring, Accès

10 Acquisition : Numérisation Capture Scan Capture Professional ou Desktop Numérisation distribuée ou non Document processing OMR, ICR, OCR Zonal et plein texte Rapports Image to PDF Viewer intégré, zoom, annotations, rotation, thumbnail, contrast, brightness, Listes de valeurs Image Enhancement Bar code processing (std, 2D) patch codes Ad hoc ou mode Batch Tous Scanners ISIS, TWAIN using video, SCSI et ports USB Capture ADR LAD / RAD Reconnaissance de formes Scripting

11 Exemple de ROI basé sur Capture ADR Avec séparation automatique de documents 2 minutes pour revoir un dossier client (au lieu de 8.25 minutes) 3 personnes pour revoir 300 dossiers client par jour (au lieu de 16 personnes) 10 personnes pour la séparation et la préparation des documents (au lieu de 60 personnes) $100,000 d économie par an en consommables (séparateur) $420,000 d économie sur le travail

12 Acquisition : documents électroniques Objectif : Optimisation, pertinence et conformité IBM ECM Content Collection Records Management Advanced Classification Electronic Discovery

13 IBM Content Collector for Mail Business Users Read Send Capture Rules and Profiles Exchange or Notes Server Automatic Pull Monitors and Pulls Copies of Messages Applies Rules and Profiles Delete IBM ECM File Plan Policy Management Inbound Outbound ICC Records Manager and Attachments

14 IBM Content Collector for File System Capture Règles et Profils Règles Profils Identification et Gestion des Records Déplace, copie et raccourci IBM ECM Plan de Classement Systèmes de fichiers ICC Records Manager

15 IBM Classification Module Contenu organisé Contenu désorganisé 2 Document Class: Marketing Document Class: Legal Records Management Référentiels ECM Fichiers IBM Classification Module Document Class: Finance... Business Process Collaboratif Filtrage de préinjection Catégorisation 1 Document Class: Research & Development Knowledge Management Re-classification

16 Objectif : pertinence de la classification Les entreprises comptent sur les utilisateurs pour organiser l information. Quelques outils analysent 1 mot. ICM va au-delà.

17 Référence :Services Financiers Enjeux Difficulté pour répondre rapidement aux demandes légales de recherche de messages Volumétrie : 30K bases courriers, 1.2M messages / jour, 50 Millions de messages déjà archivés. Environ 3.5 milliards de messages dans des systèmes de sauvegarde sans accès facile Solution ICC for Mail (Domino) Content Manager ediscovery Manager Bénéfices Capacité à répondre aux demandes d information dans les délais voulus Éviter les amendes et jugements négatifs qui découlent de l incapacité à produire ces preuves. Capacité à rechercher l ensemble des messages ( dans des bases courrier multiples) et d appliquer plusieurs mécanismes de suspension pour s assurer de leur conservation pendant la durée voulue. Réduction des volumes de stockage par utilisation du Single instance store

18 Intégration Acquisition Référencement Classification Archivage, Rétention, Destruction Web Pages Forms Electronic Paper Documents Documents & Files Print Gestionnaire de contenus Fax Photos, Graphics, Video Distribution BPM Documentaire Recherches Supervision, Analyse Monitoring, Accès

19 Au-delà du workflow, la gestion des Processus Informer & Affecter Exécuter & Suivre Modéliser & Prévoir Définir et Automatiser Mesurer et Analyser Simuler et Optimiser

20 Concevoir : FileNet P8 Designer

21 Mesurer et Optimiser : FileNet Analyzer / Simulator $140 $120 $100 $80 $60 $40 $20 $0 Current New Appraisal Documentation Underwriting Application Agrégation / Corrélation de données Workflow Optimisation continue des processus Amont / aval Minimisation des risques Prévalidation des process Reporting analytique OLAP Analyse des coûts Gestion des ressources

22

23 Référence :Ouverture de comptes SOCIETE ING Direct «Banque en ligne» du groupe ING Clients en France 250 employés ENJEUX Accompagner la forte croissance de l activité ouverture de compte à effectif constant Améliorer la gestion des comptes et du service Client Mettre en place une solution technique capable d accompagner la croissance sur le long terme

24 SvOutPlaceObject Intégration Acquisition Référencement Classification Web Pages Forms Electronic Paper Documents Documents & Files Print Gestionnaire de contenus Archivage, Rétention, Destruction Fax Photos, Graphics, Video Distribution BPM Documentaire Recherches Supervision, Analyse Monitoring, Accès

25 Gestion de la rétention Création Document Phase 1 = Capture du record (Declaration) Phase 2 = Cycle de vie et gestion du Records Frequence d Acces / Utilisation Point of Record Capture (or Declaration) and Classification Evènements sur la gestion et le cycle de vie du records (Règles de rétention, Legal Holds, Interrogation, Migration physique) Permanent Archive Jours / Semaines Time Mois / Années Destruction

26 Records Manager Utilisateurs métier Capture des enregistrements ZeroClick Intégration Workplace et MS Office Application Records Manager +10 wfl configurables pour la prise en compte des #phases (revue, destruction, ) conformément aux recommandations ISO Administration des Records Gestion avancée des plans de classements Gestion évènementielle des cycles de vie complexes Gestion avancée des règles de rétention et de conservation Application Web ( Zero Footprint ) Support des standards type DoD , Moreq, ISO 15489, PRO2, VERS, DOMEA, Support des Records physiques

27 Intégration Acquisition Référencement Classification Archivage, Rétention, Destruction Web Pages Forms Electronic Paper Documents Documents & Files Print Gestionnaire de contenus Fax Photos, Graphics, Video Distribution BPM Documentaire Recherches Supervision, Analyse Monitoring, Accès

28 Une recherche intégrée à l outil

29 Un moteur de recherche universel Point d accès unique et sécurisé à toute l information critique de l entreprise 5

30 Des outils de recherche pour auditeur Recherche des messages pertinents Suspension / Verrouillage automatique des résultats Prévisualisation pour adéquation Audit intégré (accès, changement) Export des résultats au format natif pour analyse additionnelle

31 Intégration Acquisition Référencement Classification Archivage, Rétention, Destruction Web Pages Forms Electronic Paper Documents Documents & Files Print Gestionnaire de contenus Fax Photos, Graphics, Video Distribution BPM Documentaire Recherches Supervision, Analyse Monitoring, Accès

32 Accès depuis la suite office

33 Accès depuis outlook

34 Accès par le client léger

35 Intégration dans un portail

36 Vue depuis la place Lotus Quickr

37 MyWorkplace MS Office Lotus Notes MS Outlook WebDAV AutoCAD Lotus Quickr Spicer ViewCafe MS Sharepoint Cimmetry ERP CRM MAXIMO SAP MySAP Websphere Portal BEA Portal

38 IBM ECM aide les Entreprises, à prendre de meilleures décisions, plus vite, en gérant leurs contenus, en optimisant les processus métier associés en leur offrant toute garantie de Conformité par la mise en oeuvre d une infrastructure dédiée