CAHIER DES CHARGES. Organisme Comité Régional du Tourisme de Lorraine. Objet de la consultation Réalisation du «Carnet de voyage» 2013

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1 CAHIER DES CHARGES Organisme Comité Régional du Tourisme de Lorraine Objet de la consultation Réalisation du «Carnet de voyage» 2013 Date limite de réception des offres Le 5 septembre 2012 à 14h00

2 SOMMAIRE ARTICLE 1 OBJET DU CONTRAT... 3 ARTICLE 2 PIECES CONTRACTUELLES... 3 ARTICLE 3 FORME ET DUREE DU CONTRAT... 3 ARTICLE 4 MODALITES DE REGLEMENT... 3 ARTICLE 5 DISPOSITIONS GENERALES... 4 ARTICLE 6 CONTENU TECHNIQUE DE L'OFFRE... 7

3 ARTICLE 1 OBJET DU CONTRAT Les stipulations du présent Cahier des Charges concernent la réalisation du Carnet de voyage Les prestations devront être assurées conformément au contenu technique tel que décrit dans l'offre (cf. Article 6). ARTICLE 2 PIECES CONTRACTUELLES Les pièces contractuelles seront les suivantes : - le présent Cahier des Charges (C.D.C.) - les bons de commande Le contrat sera soumis au droit privé. ARTICLE 3 FORME ET DUREE DU CONTRAT Le présent contrat est un contrat de prestations de service, conclu après une mise en concurrence adaptée au volume des prestations. L'exécution du présent contrat débutera dès sa notification pour une durée d un an. Tout retard de réalisation des travaux emportera application de pénalités prévues à l'article 5.4. ARTICLE 4 MODALITES DE REGLEMENT 4.1 PRESENTATION DES FACTURES Les factures afférentes aux paiements sont établies en un original et deux copies sur papier à en-tête du prestataire, et doivent comporter, outre les mentions sociales d'usage, les mentions suivantes : - le nom et l'adresse du créancier, - le numéro du compte bancaire ou postal à créditer, - le montant hors TVA des prestations et le montant de la TVA, - le montant total des prestations exécutées, - le détail des prestations, - la date d'établissement de la facture, - le tarif forfaitaire et le tarif des prestations supplémentaires demandées par le CRT Le CRT ne dispose pas de N de TVA Intracommunautaire.

4 4.2 REGLEMENT DU PRESTATAIRE Les maquettes présentées lors de la consultation ne seront pas rémunérées. Une facture relative à la campagne est établie après la fin de l opération et réglée à 30 jours de la date de réception de la facture. Aucun versement d acompte n est prévu. ARTICLE 5 DISPOSITIONS GENERALES 5.1 PORTÉE DES PRÉSENTES CLAUSES Les dispositions du présent cahier des charges ont pour but de permettre aux candidats de faire une proposition de prix. Elles auront une valeur contractuelle à compter de leur notification au candidat choisi. 5.2 CONFIDENTIALITÉ Les prestataires sont tenus au secret professionnel et à l'obligation de discrétion pour tout ce qui concerne les informations, documents, décisions dont ils auront connaissance durant l'exécution du contrat. Ils s'interdisent notamment toute communication écrite ou verbale sur ces sujets et toute remise de documents à des tiers sans l'accord préalable du CRT. Ils prendront toutes les précautions nécessaires et raisonnables, pour prévenir une divulgation interdite par leur personnel, notamment en mettant à leur charge une obligation de confidentialité. Les obligations ci-dessus stipulées se maintiendront au-delà de la fin du contrat. 5.3 MAUVAISE EXÉCUTION DES PRESTATIONS Le non-respect, par le prestataire de chacun des volets, des dispositions relatives à l'exécution des prestations de ceux-ci, peut entraîner selon la nature et l'importance des défauts, manques ou malfaçons constatés, le refus pur et simple de tout ou partie de la prestation que le prestataire devra effectuer à nouveau dans les plus brefs délais et à ses frais, sous peine d'application des articles des présentes relatifs aux pénalités et à la résiliation du contrat. 5.4 PENALITES EN CAS DE RETARD En l'absence d'accord exprès du CRT Lorraine, en cas de non-respect des délais de réalisation convenus au préalable, le prestataire concerné encourt, après mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception restée infructueuse, des pénalités de retard de 0,50% par jour de retard, calculées sur la base du montant des prestations du volet concerné. Consultation «Carnet de voyage»

5 5.5 SOUS-TRAITANCE Les prestataires peuvent sous-traiter l'exécution de certaines parties de leurs prestations, sous réserve de l'acceptation du sous-traitant et de l'agrément de ses conditions de paiement dans les conditions fixées par le titre III de la loi n du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance. En cas de sous-traitance, le prestataire, entrepreneur principal, demeure personnellement responsable de l'exécution de l'intégralité des prestations. 5.6 RESILIATION Inexécution des obligations En cas d'inexécution par un prestataire de l'une quelconque de ses obligations issues du contrat, et après mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, le Comité Régional du Tourisme de Lorraine pourra résilier le contrat sans préavis, de plein droit, sans préjudice de toute action en dommages et intérêts. Pourra notamment être considéré comme inexécution des obligations contractuelles ; cause de résiliation du contrat par le CRT Lorraine : - le fait qu'il soit constaté un comportement préjudiciable aux intérêts et à l'image du CRT, par le titulaire ou par ses préposés, ou par les autres prestataires ou soustraitants, - le refus d'un prestataire de se conformer aux dispositions du présent Cahier des Charges, - une sous-traitance sans l'accord préalable du CRT, - une faute lourde constatée par le CRT. 5.7 REDRESSEMENT OU LIQUIDATION Décisions emportant effets sur l exécution du contrat Les dispositions du Code du commerce seront applicables en cas de jugement prononçant le redressement judiciaire ou la liquidation d'un prestataire. Le prestataire ou l'administrateur chargé d'appliquer le jugement devra notifier ce dernier sans délai au CRT. La même procédure devra être respectée pour toute décision ou jugement emportant des effets sur l'exécution du contrat Redressement judiciaire En cas de redressement judiciaire, le CRT adressera à l'administration une mise en demeure visant à lui demander s'il entend exiger la continuation d'exécution du contrat. En cas de procédure simplifiée sans administrateur, cette mise en demeure est adressée au prestataire sous réserve qu'en application de l'article L du Code

6 du commerce, le juge-commissaire l'ait autorisé à exercer la faculté ouverte par les articles L et L du Code du commerce. En cas de réponse négative ou en l'absence de réponse dans un délai d'un mois à compter de la date d'envoi de la mise en demeure, la résiliation du contrat est prononcée sans formalité. Le délai précité peut varier si avant son expiration le juge commissaire a accordé à l'administrateur une prolongation ou lui a, au contraire, imparti un délai plus court. La résiliation prend effet à la date de décision de l'administrateur ou du prestataire de renoncer à poursuivre l'exécution du contrat, ou à l'expiration du délai préfixé d'un mois visé ci-dessus. Cette résiliation n'ouvre aucun droit à indemnité au profit du prestataire liquidation judiciaire En cas de liquidation judiciaire, la résiliation du contrat est prononcée sauf si le juge autorise expressément le maintien de l'activité de l'entreprise. Dans ce cas, le CRT peut accepter la continuation d'exécution du contrat pendant la période visée à la décision de justice, ceci dans la limite maximum de trois (3) mois ou prononcer la résiliation du contrat sans droit à indemnité au profit du prestataire. Le CRT appréciera la situation notamment en fonction de l'intérêt résultant de l'application stricte de la garantie contractuelle et décennale et des assurances données en ce domaine par le prestataire ou l'administrateur. 5.8 ASSURANCES Les prestataires attestent être couverts par : - une assurance garantissant les tiers en cas d'accidents ou de dommages causés par l'exécution des prestations, - une assurance couvrant les responsabilités résultant des principes du Code Civil, et pouvoir produire une attestation portant mention de l'étendue de leurs garanties. 5.9 FORCE MAJEURE Si par suite d'un cas de force majeure, la réalisation des prestations objet du présent contrat venait à être suspendue, le contrat sera prorogé de plein droit pour une période égale à celle de la suspension. En cas de suspension de plus de deux mois, en raison de l'événement de force majeure, le contrat pourra être résilié par l'une ou l'autre des parties, sans que cette résiliation n'ouvre droit à réparation. Est considéré comme un cas de force majeure, tout événement de quelque nature qu'il soit, échappant au contrôle de l'une ou l'autre des parties, tel que, notamment, guerre, acte de guerre, inondation, incendie, conflits sociaux extérieurs à l entreprise, blocus, interruption des transports. Consultation «Carnet de voyage»

7 5.10 RÈGLEMENT DES LITIGES Les contestations qui pourraient s'élever au sujet de la qualité des prestations, de l'interprétation ou de l'application des clauses et conditions du présent cahier des charges seront réglées autant que possible par la voie de la conciliation. En cas d'impossibilité de parvenir à un accord, le litige sera tranché par le tribunal compétent, étant rappelé que le contrat est soumis aux règles de droit privé MODIFICATION DU CONTRAT Le présent contrat ne pourra être modifié que par un avenant signé par les parties. En cas de survenance d'événements imprévisibles ou exclus par les prévisions du CRT ou d'un des prestataires, et pour autant que ces événements aient pour effet de bouleverser les bases économiques du présent contrat, au préjudice de l'une ou l'autre des parties, les parties concernées auraient le même esprit que celui qui a présidé à la conclusion des présentes, à se mettre d'accord pour y apporter les aménagements nécessaires. ARTICLE 6 - CONTENU TECHNIQUE DE L'OFFRE 6.1 OBJET DE LA CONSULTATION Conception et réalisation d une nouvelle édition pour 2013 type «Carnet de voyage». L'agence retenue assurera la relation et le suivi avec les prestataires retenus pour l impression de la brochure, la rédaction des textes, les traductions etc.

8 6.2 CONTEXTE GENERAL SCHEMA LORRAIN DE DEVELOPPEMENT DURABLE DE L ECONOMIE TOURISTIQUE La réalisation du carnet de voyage s inscrit dans une évolution de la politique touristique régionale basée sur la mise en vitrine de destinations phares et thématiques régionales. Liste des 15 destinations phares : Lunéville et le Pays du Lunévillois. Nancy et le Territoire de Nancy et sa couronne. Les Pays Hauts : Longwy Montmédy. La Colline de Sion, le Toulois et le pays terre de Lorraine Verdun Meuse Terre d'histoire. Bar-le-Duc et le Pays Barrois Cœur Metz-Nancy-Lorraine. Metz, Amnéville et le Territoire de l agglomération Messine. Eurodistrict Sarrebruck Moselle Est, le Territoire du Val de Rosselle et le Pays de l arrondissement de Sarreguemines. Le Pays de Bitche. Center Parcs et le Pays de Sarrebourg. Le Pays du Donon. Gérardmer, la Bresse et les Hautes-Vosges. Epinal, Bains-les-Bains et Plombières-les-Bains. Vittel, Contrexéville. Consultation «Carnet de voyage»

9 Liste des 13 thématiques : Mémoire militaire : sites, musées, citadelles, forteresses, architecture militaire, cimetières, commémoration Patrimoine urbain et historique : patrimoine urbain, architecture, monuments, maisons des illustres, personnages historiques, édifices religieux, châteaux et architecture civil remarquable, sites, villes et villages pittoresques Patrimoine culturel et musées : opéras, théâtres, concerts, scènes nationales, musées des beaux arts, musées thématiques, expositions Découverte industrielle : sites industriels, écomusées, entreprises en activité, visites techniques Métiers d Art et création contemporaine : verrerie, cristallerie, faïencerie, céramique, émaux, bois, lutherie Bien-être : stations thermales, Center Parcs, Montagne : stations de montagne Patrimoine naturel et développement durable : paysages, jardins, sites exceptionnels, réserves écologiques, parcs naturels régionaux, espaces naturels sensibles Itinérance : randonnées pédestres, équestres, vélo routes voies vertes, tourisme fluvial Gastronomie : produits du terroir, tables étoilées Evènementiel : festivals, visites guidées, fêtes populaires, carnavals, sons et lumières, spectacles, expositions, grandes manifestations sportives Tourisme d affaires : palais et centres des congrès, hôtels Loisirs et sports : parcs zoologiques ou animaliers, parcs à thèmes et de loisirs, golfs, équipements sportifs grand public, casinos, chemins de fer touristiques, bases de loisirs

10 6.2.2 UNIVERS GRAPHIQUE ET EDITORIAL En 2010, le CRT Lorraine s est doté d une nouvelle signature graphique. Un style élégant pour une Lorraine différente. Une énergie nouvelle règne sur notre région : le TGV Est, Center Parcs Domaine des Trois Forêts Moselle-Lorraine, le Centre Pompidou-Metz Le nouveau logo est le vecteur de ce dynamisme. Par sa forme, son décor Art Nouveau, il symbolise l image de marque de la Lorraine. Avec cette nouvelle identité, finies les idées reçues sur la Lorraine : notre région est «tendance» et séduisante! Charte à découvrir sur notre site Internet, rubrique Espace Pro / Boîte à outils Pour parfaire cette nouvelle ligne éditoriale, le CRT Lorraine a choisi un nouveau média : le Book. Loin des brochures promotionnelles classiques, le Book est un véritable livre. Illustré de grandes photos, il ne demande qu à être feuilleté. Son lecteur découvrira une Lorraine originale, une Lorraine des plaisirs, une Lorraine à (re)découvrir! Ouvrage à découvrir sur notre site Internet, rubrique Brochures Le CRT réalise également une carte touristique qui devra être revue afin d être en cohérence avec la nouvelle édition type «Carnet de voyage». Consultation «Carnet de voyage»

11 En 2012, c est au tour de l emblématique campagne Ambassadeur de Lorraine menée par le CRT depuis plus de 15 ans d évoluer avec la mise en place de nouveaux outils de communication : Le Pass Lorraine et son guide Un site Internet dédié à la campagne Une page Facebook Une PLV de comptoir Possibilité de commander le pass et son guide sur Le CRT vient également de lancer une grande campagne de communication partenariale à destination d une cible féminine : Chez Lorraine

12 6.3 DESCRIPTIF TECHNIQUE DE LA NOUVELLE EDITION Pour 2013, le CRT souhaite se doter d une nouvelle édition type «Carnet de voyage», avec un rédactionnel et une mise en page type magazine. Afin que le rédactionnel soit en cohérence, le CRT fera appel à un rédacteur. Un nom est à trouver, le terme Carnet de voyage étant déjà largement utilisé. Cette nouvelle édition présentera de manière attractive les 6 zones géographiques de la Lorraine en mettant en avant de façon importante les «destinations phares» de chaque zone. Zones géographiques et destinations phares : Nancy et environs Lunéville et le Pays du Lunévillois Nancy et le Territoire de Nancy et sa couronne La Colline de Sion, le Toulois et le pays terre de Lorraine Cœur Metz-Nancy-Lorraine Metz et environs Cœur Metz-Nancy-Lorraine Metz, Amnéville et le Territoire de l agglomération Messine Massif des Vosges Le Pays de Bitche Center Parcs et le Pays de Sarrebourg Le Pays du Donon Gérardmer, la Bresse et les Hautes-Vosges Epinal et Vosges Thermales Epinal, Bains-les-Bains et Plombières-les-Bains Vittel, Contrexéville Verdun et Meuse Verdun Meuse Terre d'histoire Bar-le-Duc et le Pays Barrois Les Trois Frontières Les Pays Hauts : Longwy Montmédy Eurodistrict Sarrebruck Moselle Est, le Territoire du Val de Rosselle et le Pays de l arrondissement de Sarreguemines Consultation «Carnet de voyage»

13 Les informations suivantes seront ensuite présentées dans chaque zone : Sélection de sites et jardins «Pass Lorraine» avec mise en valeur de l offre spéciale Forfaits clés en mains «Echappées Belles» A voir avec les enfants Insolite Interview de personnalités ou jeunes talents Savoir faire «Made in Lorraine» Gastronomie, produits du terroir Lien avec la campagne «Chez Lorraine» Liste des offices de tourisme Infos pratiques La mise en pages alternera entre la mise en avant de certains sites, produits, événements et des focus plus brefs sur d autres. Coordonnées succinctes à faire figurer : Nom de l établissement + CP et commune + Site Internet + téléphone (T.) 7 thématiques fortes seront également illustrées sur des pages spécifiques : Mémoire militaire Découverte industrielle Métiers d Art et création contemporaine Montagne / Massif des Vosges Patrimoine naturel / Itinérance Gastronomie Evènementiel (calendrier des principales manifestations) 6 autres thématiques listées dans le schéma seront traitées au fur et à mesure des zones géographiques. La promotion des autres campagnes menées par le CRT sera également faite sur des pages spécifiques : Echappées Belles en Lorraine (la brochure ne sera pas rééditée en 2013, les forfaits seront intégrés au «Carnet de voyage») Camping qualité

14 Intégration de Flash codes pour renvoi vers rubriques spécifiques des différents sites réalisés par le CRT. Double page avec carte de situation. Carte fournie par nos soins, quadrillage à réaliser. Les caractéristiques techniques Brochure maximum 80 pages en quadrichromie recto / verso 4 versions (français / anglais / allemand / néerlandais) avec changement quadri. Format à définir. Le format devra être pensé afin de permettre une mise en valeur importante des zones géographiques (grands visuels), un envoi facile par la poste (format des enveloppes) et une optimisation des coûts. Fourni par le CRT : Textes français (rédacteur) et traductions de l ensemble de la brochure, photos numérisées et cartographie centrale sur deux pages, pages de publicité. Fourniture des fichiers à l imprimeur Mi-décembre 2012 pour les 4 versions (Voir retroplanning ci-dessous à préciser) En termes de planning, les traductions seront faites une fois la version française mise en pages et validée. Consultation «Carnet de voyage»

15 6.4 ELEMENTS A FOURNIR I. Devis détaillés (voir ci-après) II. Maquettes suivantes (voir annexe 1) : - la couverture de la brochure, - une double page intérieure consacrée à la zone géographique de Metz, - une double page intérieure consacrée à la thématique Massif des Vosges III. Le présent cahier des charges signé et paraphé. Codes vous permettant d accéder à la photothèque en ligne du CRT pour réaliser vos maquettes : Identifiant : lorraine Mot de passe : lorraine Prix Les devis devront être présentés de la façon suivante : - Les honoraires d'agence en un seul poste budgétaire Conception et création graphique Recherche d un nom pour cette nouvelle édition Réunions de travail Validation des informations techniques, suivi des prestataires Gestion du planning en collaboration avec le CRT Transmission des éléments à l imprimeur, gravure des fichiers sur CD Rom avec épreuve couleur de contrôle Validation épreuves couleurs calibrées réalisées par l imprimeur et suivi d impression - Mise en pages de la brochure en 4 langues (4 versions) Mise en pages des 4 versions de la brochure jusqu au stade du Bon à Tirer Intégration des photos fournies scannées par nos soins Réalisation maquettes couleurs pour les 4 versions

16 - Fourniture des documents sur support informatique au CRT : Fichiers pdf 72 dpi téléchargeables sur Internet (inférieur à 10 MO) et 300 dpi modifiables. Fichiers sources en précisant le logiciel utilisé. CD Rom comprenant l ensemble des visuels de la brochure en haute définition : Format.jpg. Textes de la version imprimée sous Word (4 langues) Tout dépassement de prix doit faire l objet d un devis complémentaire préalable à faire signer au Comité Régional du Tourisme de Lorraine. Avant facturation, l agence ou l imprimeur est invité à vérifier le taux de TVA applicable. Le CRT ne dispose pas de N de TVA Intracommunautaire. Eléments fournis par le CRT - Charte graphique du CRT - Textes sous Word de l ensemble de la brochure - Traductions en anglais, allemand et néerlandais. Les versions étrangères du Passeport seront traduites une fois la version française mise en pages. - Cartographie centrale sur support informatique - Photothèque en ligne e-photo (création d un code d accès) - Logos nécessaires - Retroplanning Le CRT dispose d un site Internet général d un blog et d un espace pro pro.tourisme-lorraine.fr 6.5 CRITERES D APPRECIATION DE LA PROPOSITION - le caractère innovant ou original de la proposition - délais de réalisation, réactivité - Le prix Consultation «Carnet de voyage»

17 6.6 CONDITIONS GENERALES La présente consultation n implique pas l obligation d attribuer le marché. Le CRT se réserve la possibilité de mettre un terme à tout moment à cette consultation, sans avoir à en justifier. Quelle que soit la suite donnée à cette consultation, les soumissionnaires ne pourront prétendre à aucune indemnité. Le CRT Lorraine se réserve le droit de ne pas donner suite à cette consultation. Les prestataires ne pourront prétendre à aucune indemnité. Un interlocuteur spécifique devra être désigné par la société, portant le rôle d interface avec le CRT Lorraine durant toute la durée de la mission. Votre contact Laurence SERTELET T laurence.sertelet@tourisme-lorraine.fr Fait à Le Signature du prestataire [1] M. Société (ou entreprise) [1] Chaque page du présent CDC est paraphée (annexes comprises) La présente page est signée avec mention manuscrite "Lu et approuvé Bon pour accord".

18 ANNEXE 1 : Double page consacrée à Metz Informations à mettre en avant : Présentation de la ville de Metz et de son patrimoine Mise en avant du Centre Pompidou Metz avec presentation de l offre promotionnelle Pass Lorraine Présentation d 1 forfait hotelier Echappées Belles 1 Info pratique Double page consacrée à la thématique Massif des Vosges Mise en avant de l offre 4 saisons sur les stations de : La Bresse (station labellisée Famille Plus) Gérardmer Ventron Consultation «Carnet de voyage»