Les différentes phases d une réunion de travail

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1 Les fiches En Lignes fiche 36-3 Avril 2007 CEDIP Les différentes phases d une réunin de travail Smmaire 1. La préparatin de la réunin...p Le dérulement de la réunin...p À l'issue de la réunin...p. 5 Cette fiche pratique est destinée à tute persnne ayant vcatin à rganiser u animer une réunin de travail afin de rendre celle-ci la plus efficiente pssible. 1/ LA PRÉPARATION DE LA RÉUNION Les agents du ministère cnsacrent une part nn négligeable de leur temps de travail à participer à des réunins. Certaines laissent parfis un gût amer par leur manque de préparatin (frustratin de ne puvir dévelpper une argumentatin faute de l avir préparée ; sentiment d être inutile et de perdre sn temps ; flu dans les bjectifs ; ). Au curs de cette phase de préparatin, l'animateur dit être en mesure de : cerner le sujet de la réunin ; définir les bjectifs de la réunin ; cmpser le grupe de travail ; prgrammer la réunin ; planifier la prgressin du grupe ; rédiger la cnvcatin ; mtiver les individualités ; assurer l rganisatin de la réunin. Ce travail préparatire dit favriser l'efficacité de la réunin, par la clarté de l'bjectif de cette dernière et par le sin apprté à sn rganisatin et à sn fnctinnement. 327 rue du Mulin de Sémalen Mntpellier - tél. : fax : curriel : cedip@equipement.guv.fr

2 Cerner le sujet de la réunin C'est vraiment la phase préparatire par excellence. Un prblème existe mais il n'est pas clairement identifié. Dans cette phase, l'animateur : recueille un maximum de dnnées, trie, regrupe, synthétise les infrmatins reçues, cmmence à analyser le prblème psé, évalue assez rapidement si le prblème peut être réslu en une séance u s'il est nécessaire de cnstituer un grupe de travail (et dnc de planifier une série de réunins pur traiter la questin), cntacte les persnnes susceptibles de résudre le prblème. Définir les bjectifs de la réunin Définir les bjectifs de la réunin avec rigueur est certainement le pint le plus imprtant et le plus difficile que rencntre tut animateur. Un bjectif crrectement rédigé évite au grupe de s'égarer et permet à l'animateur de recentrer les débats lrsqu'il cnstate une dérive du grupe. Un bjectif dit être: suffisamment précis pur être perçu de façn identique par tus les participants, adapté au temps imparti, frmulé dans un style direct (généralement avec un verbe d actin) : Exemples : identifier les dysfnctinnements rencntrés dans le prjet ; hiérarchiser ces dysfnctinnements en fnctin de leur imprtance ; prpser des mdalités permettant de réguler cette situatin ; arrêter des échéances pertinentes. L atteinte (u la nn atteinte) de l bjectif dit puvir être vérifiée à l issue de la réunin. Cmpser le grupe de travail Le nmbre des participants Ce nmbre est déterminé par la finalité de la réunin. Deux cas relativement ppsés peuvent se rencntrer : la réunin d infrmatin : une persnne parle, les autres écutent et psent des questins à tur de rôle ; la réunin de réslutin de prblème : la prgressin vers l bjectif se fait à partir des échanges entre les participants. Dans le premier cas de figure, le nmbre de participants peut être élevé (une quarantaine) ; dans le deuxième, par cntre, il n est pas suhaitable de dépasser 10 à 12 persnnes ; au-delà de ce chiffre : l'animateur risque de ne plus maîtriser le grupe ; des sus-grupes vnt se cnstituer ; tut le mnde ne purra pas se faire entendre (situatin génératrice de tensins). Entre ces deux extrêmes, l éventail des réunins est relativement uvert. Il appartient à l animateur d identifier le nmbre le plus pertinent de participants. Le chix des participants Quelques critères précis divent présider à ce chix : Le niveau de cmpétence : Les persnnes cmpétentes pur résudre le prblème snt seules invitées à la réunin ; tut autre participatin ne ferait que perturber le bn dérulement de la séance. Le degré de mtivatin : Ne sernt retenues que les persnnes qui se sentent véritablement impliquées par l'atteinte de l'bjectif. La capacité à travailler en grupe : Les persnnes trp agressives, en cnflit uvert avec un membre du grupe de travail, trp bavardes (etc.) snt parfis un bstacle à l'atteinte de l'bjectif. Si des prblèmes de susceptibilité ne se psent pas, il est parfis utile d'«ublier» ces persnnes. GA/MJA/F36-3 Différentes phases réunin de travail.dt 20/03/2012 CEDIP- 2/5

3 Prgrammer la réunin Le jur Il est suhaitable d'éviter les veilles de départ u les returs de vacances, si l'n suhaite avir des participants véritablement cncentrés sur leur sujet. L'heure Le matin de préférence : les persnnes nt tutes leurs capacités physiques puisqu'elles srtent d'une nuit de reps ; si la réunin a lieu dans l'après-midi, les digestins «lentes et difficiles» risquent de causer des prblèmes d'attentin à certains membres du grupe. Intégrer éventuellement les cntraintes de déplacement de certains membres du grupe pur fixer les hraires de la réunin. Prévir des temps de pause en fnctin de la durée myenne de cncentratin intellectuelle (1h30). Planifier la prgressin du grupe : Une prgressin lgique sert de fil cnducteur à la réflexin, elle ne dit pas être cependant un carcan (le grupe dit puvir éventuellement en changer en curs de réunin). L'animateur dit prévir, pur chaque pint du débat, une durée apprximative afin de puvir réguler la prgressin du grupe (et vérifier par la même ccasin si l rdre du jur n est pas trp ambitieux). Rédiger la cnvcatin La cnvcatin adressée à tus les participants cmprte généralement : l'rdre du jur, l'bjectif de la réunin, le type de réunin, le jur, l'heure et la durée de la réunin, le lieu de la réunin, la liste des participants invités, le plan de travail prévu, un dssier préparatire (si pssible). Mtiver les individualités Mtiver les participants Le mnde du travail impse de nmbreuses réunins prfessinnelles qui buleversent suvent les plannings. L'animateur devra dnc surmnter les réticences de certains pur les mtiver à participer. Slliciter les bjectins pssibles L'animateur cntacte les membres du grupe afin de cerner les bjectins pssibles et les grandes tendances du débat. Cette démarche lui permet d anticiper certaines réactins. Répndre aux questins des persnnes cntactées Les participants à la réunin s adressent parfis à l'animateur pur lui demander des précisins sur le travail à réaliser. Celui-ci a tut intérêt à répndre aux questins qui lui snt psées pur aplanir les difficultés rencntrées, vire même à apaiser certaines craintes. Détecter les cnflits pssibles Une bnne cnnaissance des persnnes permet suvent d anticiper les prblèmes u les cnflits qui peuvent éclater entre des participants. L'animateur ne sera pas pris au dépurvu ; il purra réguler la tensin sans trp de difficultés. Assurer l rganisatin matérielle de la réunin Il incmbe à l'animateur de s'ccuper de l'intendance de la réunin. La réservatin et le chix de la salle La réservatin de la salle est parfis un préalable incnturnable avant d arrêter une date de réunin. La chaleur, la fumée, le bruit, le frid, (etc.), snt autant de parasites à une bnne cncentratin des membres du grupe qu il cnvient d identifier avant de retenir une salle. La dispsitin spatiale des participants La dispsitin en fer à cheval permet à l'animateur de vir l'ensemble des membres du grupe et aux participants d'échanger entre eux. L'état de marche du matériel L'animateur est respnsable de la bnne marche du matériel audivisuel utilisé (rétrprjecteurs, prjecteurs, etc.) et de l'apprvisinnement en furnitures (tableaux de papiers, feutres, etc.). Si les membres du grupe ne se cnnaissent pas, préparer des plaques d'identificatin. GA/MJA/F36-3 Différentes phases réunin de travail.dt 20/03/2012 CEDIP- 3/5

4 2/ LE DÉROULEMENT DE LA RÉUNION Les différentes étapes du dérulement d'une réunin snt généralement les suivantes : L'uverture de la réunin. Les échanges. La clôture des débats. L uverture de la réunin C'est un mment imprtant, surtut si les participants ne se cnnaissent pas. L'animateur dit faciliter les premières prises de parle. Le tur de table Si les participants ne se cnnaissent pas, ce type de présentatin est nécessaire : il permet d'identifier le statut des différentes persnnes du grupe ; il facilite une première prise de parle institutinnalisée et permet de détendre l'atmsphère. Le tut de table peut cependant être très cnsmmateur de temps : bien anticiper l'impact éventuellement négatif de cette technique, en particulier quand les participants snt nmbreux. Repérage des cntraintes spécifiques pesant sur certains participants (train, autres rendez-vus, ). Définitin de la règle du jeu L'animateur définit sn rôle et celui des participants pur asseir sa légitimité ; Les participants valident u nuancent ces prpsitins. Présentatin des bjectifs de la réunin et du plan de travail L'animateur vérifie une fis de plus que l'ensemble du grupe perçit l'bjectif de la même façn, et l'accepte sans réticence. Validatin : - de la durée de la réunin, - des hraires (pauses, heure de fin de la réunin), - des différentes étapes de la prgressin. Les échanges Le rôle de l animateur L'animateur est un arbitre ; Il fait appliquer la discipline dans le grupe ; Il structure la prgressin du grupe vers l'bjectif grâce à des questins, des refrmulatins, des synthèses ; Il régule les tensins interpersnnelles dans le grupe. Le rôle des participants Ils acceptent les règles du jeu définies par l'animateur ; Ils participent à l'atteinte des bjectifs. La clôture des débats Le grupe dit se séparer sur des cnclusins claires pur tus. Un accrd s'est dégagé, certaines actins snt prévues : il est nécessaire d'en définir les mdalités pratiques d'applicatin pur rendre la décisin pératinnelle (plan d actin). GA/MJA/F36-3 Différentes phases réunin de travail.dt 20/03/2012 CEDIP- 4/5

5 3/ À L ISSUE DE LA RÉUNION Deux étapes restent encre à réaliser pur l animateur : La rédactin du cmpte rendu. L'évaluatin de la réunin. La rédactin du cmpte rendu Le cmpte rendu de la réunin est destiné aux participants et aux persnnes intéressées par les cnclusins du grupe. Ce résumé dit être suffisamment cmplet et explicite (une persnne qui n'a pas assisté à la réunin dit être capable de saisir la lgique des débats et les fndements de la décisin finale). Il dit être curt et facile à lire. Ce dcument est rédigé par l'animateur u par un «secrétaire de séance» à partir des pints refrmulés tut au lng de la réunin. Ce dcument reprend : L'rdre du jur, La liste des participants invités / présents, Le dssier préparatire, Les différentes étapes de la réflexin, Les slutins pssibles évquées, La (u les) slutin(s) retenue(s), Le plan d actin / Les mdalités pratiques d'applicatin, La date (éventuellement) de la prchaine réunin. Il dit être rédigé le plus rapidement pssible, pur éviter de perdre des infrmatins, pur cntribuer à l'applicatin des décisins prises, etc. Avant de diffuser le cmpte rendu, il est parfis nécessaire de le faire valider par les participants (u par la hiérarchie) qui peuvent ainsi, au préalable, le vérifier u l'amender. L évaluatin de la réunin Après une réunin, il appartient à l'animateur de prter un regard critique sur : sa façn d'animer, la pertinence de l'(u les) bjectif(s) de la réunin, la méthde de travail suivie, le cmprtement des participants. etc. Il est suvent intéressant de retenir les critiques frmulées par les participants pendant u après la réunin. Ce type d autévaluatin permet à l'animateur d'amélirer ses perfrmances et d abrder la réunin suivante avec plus de décntractin. Bibligraphie AMADO Gilles / GUITTET André (2003) «Dynamique des cmmunicatins dans les grupes» - Cllectin U - Armand COLIN - PARIS. ANZIEU Didier / MARTIN Jacques-Yves (2007) «La dynamique des grupes restreints» - PUF - (Cllectin Le psychlgue) PARIS. CHALVIN Dminique (2001). «Les réunins d'expressin des salariés» - Éditins ESF PARIS. DEMORY Bernard (1990 ) «Cmment animer les réunins de travail en 60 questins» - CHOTARD & Assciés Éditeurs - PARIS. DOYLE Michaël (1995) «Réunins mde d'empli» - Cllectin BUSINESSMAN - ALBIN MICHEL - PARIS. GOURGAND Pierre (1993) «Les techniques de travail en grupe» - PRIVAT éditeur - TOULOUSE. GUITTET André (2002) «L'entretien» - Cllectin U - Armand COLIN - PARIS. MUCCHIELLI Rger (2007) «Le travail en équipe» - Éditins ESF - PARIS. GA/MJA/F36-3 Différentes phases réunin de travail.dt 20/03/2012 CEDIP- 5/5