Cahier des charges Supports et objets de promotion de l'office de Tourisme de Metz Cathédrale

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1 Cahier des charges Supports et objets de promotion de l'office de Tourisme de Metz Cathédrale Metz, le SOMMAIRE 1 Présentation de l OT 1.1 Historique 1.2 Missions 1.3 Ouverture au public 1.4 Chiffres clefs de fréquentation Chiffres clefs de fréquentation web 1.6 Classement certifications et labels 2 Contexte et objectifs 2.1 Contexte 2.2 Objectifs 3 Support de promotion envisagés 3.1 Kakémonos et supports à vocation similaire 3.2 Affiches et cartes postales 3.3 Sacs shopping 3.4 Clefs USB 3.5 Parapluies 3.6 Stylos à bille 3.7 Crayons de couleur 3.8 Porte-clefs 3.9 Mugs 4 Modalités techniques 4.1 Livraison et conditionnement 5 Modalités de la mission 6 Durée de la mission 7 Modalités de renouvellement / résiliation 8 Conditions financières d exécution de la mission 7.1 Variation du prix 7.2 Modalités de paiement 7.3 Délais de paiement 9 Propriétés et droits 10 Bordereau des prix 11 Délais d'exécution 1 SB/Dir Gle OT Metz/CC Supports et objets de promotion/v

2 1 Présentation de l Office de Tourisme de Metz Cathédrale 1.1 Historique A l'origine de l'actuel Office de Tourisme de Metz Cathédrale fut créé en 1885 un Syndicat d'initiative. Il était situé dans un petit pavillon indépendant, Place de la République à Metz. Après les vicissitudes de l'histoire et ses avatars, le Syndicat d'initiative resurgit en 1946 et prend ses quartiers près de la Porte Serpenoise dans la Caserne Ney. En 1984, l'office de Tourisme Syndicat d'initiative établit son siège place de la Comédie et ses bureaux d'accueil place d'armes. En 2002, il s'installe dans le Corps de Garde, situé place d'armes. Entre 1973 et 2012, il développe des points d'accueil en différents lieux de flux touristiques (Bureau d'information "Porte de France" sur l'aire d'autoroute de Longeville, Bureau d'information en Gare SNCF de Metz, Point d'information périodique à la Foire Internationale de Metz Grigy, Antenne de l'office de Tourisme à la Maison du Pays Messin à Montigny Les Metz, Espace expérimental "Ici & Là "au Centre Pompidou-Metz ) A mesure des changements induits par les nouvelles mobilités l'ot est amené de plus en plus à officier hors les murs dans une configuration de proximité aux publics et aux flux variables de fréquentation, notamment en fonction du calendrier et des programmations événementielles. Son siège sis 2, Place d'armes dans le bâtiment historique et classé du Corps de Garde, a fait l'objet d'une rénovation complète en 2012 des espaces du rez-de-chaussée, en partie fréquenté par les publics, lesquels sont au moins par an à franchir la porte de l'office de Tourisme et à utiliser physiquement ses services. 1.2 Missions C'est un organisme d'intérêt général, qui conformément au Code du Tourisme remplit les missions suivantes: missions primordiales constitutives Accueil Information Promotion coordination de l'action touristique locale ; missions optionnelles Animation Commercialisation ; A ce jour, il ne gère pas d'équipement. Il est le "bras armé" de la Collectivité (Ville de Metz) en matière de traduction opérationnelle de la stratégie locale de Tourisme. Il participe activement à la conception et à la mise en œuvre du Schéma de Développement Touristique de la Ville de Metz, adopté par le Conseil Municipal en juillet Focus sur les missions et services de l'office de Tourisme de Metz Cathédrale ACCUEIL en vis-à-vis & à distance (tel - fax - courriel) INFORMATION (éditions brochures - bases de données - totems - Powerpoint - Internet - écrans tactiles) PROMOTION - COMMUNICATION - PRESSE - RP (salons - workshops - opérations de marketing direct relations presse - accueils presse - insertions relations publiques) COORDINATION TOURISTIQUE (interface entre acteurs publics & privés, entre collectivités & professionnels, mise en œuvre du Plan Qualité Tourisme Local / perfectionnement des pratiques d accueil) ANIMATION (médiation mise en tourisme du patrimoine - visites commentées et audio guidées - conférences - tables rondes - animation de réseaux de partenaires & prestataires) COMMERCIALISATION (activité réceptive : production et vente de produits de séjours - forfaits groupes & individuels - prestations de visites commentées - billetteries) OBSERVATION (Mesure de la fréquentation touristique locale) 2 SB/Dir Gle OT Metz/CC Supports et objets de promotion /V

3 1.3 Ouverture au public de l'office de Tourisme de Metz Cathédrale 7 jours / 7 & 365 jours/an Du lundi au samedi : 9h00-19h00 non-stop Dimanches & jours fériés (avril-sept.) :10h00-17h00 Dimanches & jours fériés (oct.-mars) : 10h00-15h Chiffres clefs de fréquentation contacts clients (sur place et à distance) Répartition des clientèles en vis-à-vis 46 % Françaises / 54 % Internationales 1.5 Chiffres clefs de fréquentation web Mise en ligne du nouveau site internet le 2 avril 2014 D avril à octobre 2014 : visites, visiteurs, pages vues Top 10 des pays : France, Allemagne, Belgique, Pays Bas, Luxembourg, Royaume-Uni, Etats-Unis, Suisse, Japon, Italie Rubriques les plus consultées : manifestations, courts séjours individuels, activités famille, monuments incontournables, restaurants, visites guidées, hôtels, informations pratiques (accès et brochures) Appareils utilisés : ordinateur de bureau 68 % (-31 %), tablettes 16 % (+8 %), smartphone 16 % (+13 %) 1.6 Classement certification & labels OT classé en catégorie I (nouvelle norme de classement) depuis le OT Certifié : NF Services AFNOR CERTIFICATION pour les Services d'accueil & Information depuis 1997, pour les activités de promotion, communication, de production-commercialisation et boutique depuis 2011 OT Labellisé Qualité Tourisme depuis novembre 2005 OT Labellisé Tourisme & Handicap depuis janvier 2005 Marque déposée INPI : "Tables de Rabelais" depuis Contexte et objectifs 2.1 Contexte L Office de Tourisme de Metz réalise des supports et objets de promotion (kakémonos, affiches, sacs shopping, stylos ) pour la décoration de stands, la vente en boutique, et cadeaux promotionnels. Les objets du marché sont destinés prioritairement à la vente en boutique. Il doit s agir d objets de qualité, haut de gamme. 2.2 Objectifs Promouvoir l Office de Tourisme de Metz et la destination. Afficher les différentes thématiques de découverte. Proposer une gamme d'articles identifiants de l'ot de Metz Cathédrale à vendre dans sa boutique. La boutique de l'office de Tourisme se veut à tonalité régionale. Les produits fabriqués en France et dans la Grande Région (Sarre-Lor-Lux) ainsi que les produits de provenance régionale lorraine sont imposés. 3 Supports de promotion envisagés 3.1 Kakemonos et supports à vocation similaire Supports légers et transportables. Housse à fournir 3 SB/Dir Gle OT Metz/CC Supports et objets de promotion /V

4 5 thèmes à titre d'exemple : Jardins et vélos, vins et gourmandise, art contemporain, quartier cathédrale, quartier impérial 3.2 Affiches thématiques et cartes postales 200 par thème 5 thèmes à titre d'exemple : Jardins et vélos, vins et gourmandise, art contemporain, quartier cathédrale, quartier impérial Format affiches 50 x 70 cm Format cartes postales (à préciser) 3.3 Sacs shopping exemplaires papier / exemplaires coton Conception selon charte graphique fournie Façonnage en papier recyclé avec anses (3 tailles différentes) Façonnage en coton avec anses (2 tailles différentes) 3.4 Clefs USB exemplaires 4 GO 3.5 Parapluies exemplaires 3.6 Stylos à bille exemplaires 3.7 Assortiment de 12 crayons de couleur exemplaires 3.8 Porte-clefs 500 exemplaires 3.9 Mugs 200 exemplaires Remarque : L Office de Tourisme de Metz se réserve la possibilité de commander sur catalogue, tout produit qui ne serait pas intégré dans le bordereau de prix unitaire 4 Modalités techniques Les prix devront inclure : Le coût des objets L impression des objets (selon charte graphique motif ou logo ) L Office de Tourisme fournit les textes, logos, photographies à imprimer 4 SB/Dir Gle OT Metz/CC Supports et objets de promotion /V

5 Livraison et conditionnement» Conditionnement selon les objets demandés et par cartons de 7 kg maximum» Chaque carton sera clairement identifié : «nom de l objet, nombre d exemplaires»» 1 point pour la livraison Office de Tourisme de Metz Cathédrale, 2 Place d Armes à Metz. 5 Modalités de la mission Les prestations prendront la forme d'une facturation à bon de commande. 6 Durée de la mission Le contrat prendra effet à compter de la date de notification du marché jusqu au 31/12/2015. Il pourra être renouvelé deux fois douze mois. 7 Modalités de renouvellement / Résiliation Le contrat est renouvelé annuellement expressément par courrier chaque année au plus tard à sa date anniversaire. La prestation pourra être résiliée à tout moment par l une ou l autre des deux parties sous réserve de l envoi d une lettre recommandée avec accusé de réception respectant un préavis de 2 mois. 8 Conditions financières d exécution de la mission 8.1 Variation du prix Les prix des prestations seront fermes pour une année à compter de la date d'entrée en vigueur du contrat. Les prix seront révisés annuellement, à la date anniversaire selon la formule suivante : Pn = Po x In / Io Avec : Pn : prix révisé Po : prix à la notification Io et In sont les valeurs prises par l'indices des prix "information et communication", identifiant respectivement au mois Mo d établissement des prix du contrat et au dernier indice connu au moment de la révision de prix. Indice : Indices des prix de vente des services français aux entreprises françaises (BtoAll) - Prix de marché A17 JZ Information et communication - Base Modalités de paiement L OT versera au titulaire, sur présentation des factures et des articles livrés et acceptés, les sommes qui lui sont dues par virement au compte ouvert à son nom et dont l intitulé figure dans sa réponse à la présente consultation. 8.3 Délais de paiement Il sera fait application d un délai de paiement maximum de 30 jours, à compter de la date de réception par l OT de la demande de paiement. 5 SB/Dir Gle OT Metz/CC Supports et objets de promotion /V

6 En cas d application d intérêts moratoires en raison du dépassement de ces délais, le taux d intérêt légal majoré sera seul applicable. 9 Propriétés et droits L OT est propriétaire de l ensemble des documents produits dans le cadre de cette mission. 10 Bordereau des prix Les prix mentionnés ci-dessous comprennent tous les frais éventuels (livraisons). Le taux de remise des produits sur catalogue est précisé dans le bordereau des prix. 11 Délai d exécution Le candidat doit compléter le bordereau des prix et renseigner, pour chaque référence, le délai de livraison à compter de la commande. 6 SB/Dir Gle OT Metz/CC Supports et objets de promotion /V