Maintenance préventive et curative des échographes du Centre Hospitalier de Guingamp en 5 lots

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1 Direction des Ressources Matérielles Maintenance préventive et curative des échographes du Centre Hospitalier de Guingamp en 5 lots CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Procédure Adaptée établie en application de l article 28 du Code des Marchés Publics. DATE LIMITE DE REMISE DES OFFRES : Lundi 14 février 2011 à 12h00. Article 1 OBJET DE LA CONSULTATION Article 2 DUREE- AVENANT - RENOUVELLEMENT Article 3 DEFINITION DU MATERIEL ET DES LOTS 1 A Inventaire de départ 3.2 Etablissement des lots Article 4 OFFRE DE PRIX Offres de prix. Article 5 DEFINITION DES PRESTATIONS DE MAINTENANCE 5.1 Actions et moyens particuliers à mettre en œuvre, en fonction des types souhaités : Maintenance Préventive Maintenance Curative Pièces détachées 5.2 Prestations non forfaitaire Prestations exécutées sur bon de commande Fournitures de pièces ou accessoires Article 6 MODALITE D EXECUTION DE LA MAINTENANCE 6.1 Rapport d intervention 6.2 Exécution des interventions préventives 6.3 Exécution des interventions correctives Déclenchement Délai d intervention Délai de correction de défaut Article 1 OBJET MAPA du 14 février CCTP Maintenance des échographes en 5 lots pour une durée de trois ans 1 Le présent appel d offres a pour objet, en 5 lots:

2 Le marché d entretien concernant la maintenance sur site et/ou en atelier des échographes du Centre Hospitalier de Guingamp (échographe de radiologie, cardiologie, gynécologie et de bloc opératoire ), dont le type et la désignation figurent en annexe I du CCTP. Article 2 DUREE AVENANT RENOUVELLEMENT Le marché est conclu pour une période de 12 mois à compter du 1 er du mois suivant la date de notification. Il est renouvelable par reconduction expresse sans que sa durée totale ne puisse excéder 3 ans. Le Centre Hospitalier prend la décision de reconduire ou non le marché un mois avant sa date anniversaire par courrier simple. Article 3 DEFINITION DU MATERIEL ET DES LOTS 1 à Inventaire de départ Le recensement des appareils concernés par le présent marché, leurs caractéristiques principales, les prestations attendues, figurent dans l inventaire de départ en annexe I. Cet inventaire classé par type de matériel, fait apparaître de manière détaillée : - le type, - le n de série - le n d immatriculation biomédicale, - l année de mise en service. Les candidats au(x) marché(s) seront réputés connaître l état du parc des matériels au départ du marché. Ils ont la possibilité d expertiser les équipements après accord du Responsable Biomédical ou s en entretenir avec Monsieur Tassel. Avant chaque date anniversaire du contrat, un nouvel état des lieux sera dressé contradictoirement. 3.2 Etablissement des lots Les lots sont précisés dans l inventaire de départ. La présente consultation porte sur 5 lots distincts concernant l entretien du matériel. Les compositions respectives de ces lots figurent en annexe I. Lot n 1 Lot n 2 Sous lot n 2.1 Sous lot n 2.2 Sous lot n 2.3 Sous lot n 2.4 Maintenance de l échographe de marque ALOKA SSD sonde convexe type N MO sonde mode volume type ASU N M sonde endocavitaire type 9118 N M01873 Maintenance des échographes de marque PHILIPS HD3 1 sonde endovaginale C9-4 type FUS sonde convexe abdominale C5-2 type FUS7381 IU22 1 sonde convexe abdominale C8-5 N 034VVB 1sonde convexe pur cristal adulte C5-1 N 0340P 1 sonde linéaire vasculaire L12-5 N 036DFQ 1 sonde linéaire vasculairel17-5 N IE33 1 sonde D2CW N 032W9G 1 sonde L11-3 N 035PKR 1 SONDE S5-1 N 035R5H 1 SONDE C5-1 N 034D26 IE33 1 sonde L11-3 type MUT9451 MAPA du 14 février CCTP Maintenance des échographes en 5 lots pour une durée de trois ans 2

3 Option n 1 Lot n 3 Lot n 4 Lot n 5 1 sonde S8-3 type type MUT sonde D2CWC type MUT sonde ETO omni S7-2 type MUT9461 Maintenance de l échographe de marque ESAOTE AU5 1 sonde 7.5Mhz N echo 6692 type AU530 1 sonde 3.5Mhz Maintenance de l échographe de marque GE-MS VOLUSSON E8 1 sonde volumique abdominale RAB4-8D 1 sonde endocavitaire volumique RIC5-9 Maintenance de l échographe de marque SONOSITE S-NERVE 1 sonde HFL38X N 03GG23 Article 4 OFFRE DE PRIX Pour chacun des systèmes des lots 1 à 5, Les industriels présenteront obligatoirement leurs offres selon 4 types 1, 2, 3 ou 4, en respectant les conditions exprimées dans l article 5 du présent CCTP. Type 1 - Prix forfaitaire annuel pour les prestations de maintenance préventive de l échographe comprenant la fourniture des pièces détachées nécessaires (nombre de maintenance préventive: 1). Une liste de prix pour les pièces non fournies sera obligatoirement jointe à la proposition. Type 2 - Prix forfaitaire annuel pour les prestations de maintenance préventive de l échographe, (nombre de maintenance préventive: 1) et d une maintenance curative de l échographe hors sonde(s) comprenant la fourniture des pièces détachées nécessaires. Une liste de prix pour les pièces non fournies sera obligatoirement jointe à la proposition. Type 3 - Prix forfaitaire annuel pour les prestations de maintenance préventive de l échographe, comprenant la fourniture des pièces détachées nécessaires (nombre de maintenance préventive: 1) et d une maintenance curative d une sonde par an (Remise totale ou partielle d un échange standard). Une liste de prix pour les pièces non fournies sera obligatoirement jointe à la proposition. Type 4 - Tarif préférentiel des prestations sur bon de commande (type 4), pour les interventions non rémunérées de façon forfaitaire: Tarif horaire de la main d œuvre, frais de déplacement, remise sur les pièces détachées..). Maintenance préventive Type 1 Type 2 Type 3 Type 4 Système d'échographie Sonde(s) décrites Maintenance préventive selon procédures constructeur Contrôle Qualité selon procédures constructeur Mise à jour Mise à jour logicielles sans ajout de fonctionnalité Remise pour mise à jour logicielles et/ou matérielles pour nouvelles fonctionnalités A Proposer A Proposer A Proposer Maintenance curative couverte par contrat 0 1 Engagements du service biomédical du CHG 1 pour sonde MAPA du 14 février CCTP Maintenance des échographes en 5 lots pour une durée de trois ans 3

4 Prise en charge systématique des appels des utilisateurs Oui Oui Oui Oui Maintenance curative Nombre de maintenance pour échographe Nombre d'intervention sur sonde(s) Prise en charge du CHG sous contrat Prioritaire Prioritaire Prioritaire Prioritaire Assistance téléphonique Incluse Incluse Incluse Incluse Délai de réponse d'un expert par téléphone 8h 8h 8h 8h Délai d'intervention sur site pour panne bloquante Télémaintenance Main d'œuvre et déplacement Exclus 24h si demande avant 17H Si appareil connectable Inclus pour 1 intervention Exclu A Préciser Pièces détachées Maintenance préventive Inclus Inclus Inclus Pièces détachées Maintenance curative Exclus Inclus Exclus Livraison des pièces détachées pour panne bloquante Exclus Inclus Inclus Remise sur le remplacement des sondes couvertes Exclus Exclus Tarifs préférentiels sur matériel couvert pour prestations complémentaires Remise à préciser A Proposer A Proposer A Proposer A Proposer Pour tous les lots, concernant les prestations déclenchées sur simple appel (type 4), l accord de la personne responsable du marché n est réputé acquis qu après l élaboration d un devis précis et envoyé, 144 heures après l appel par l hôpital, à l intention du Directeur des Ressources Matérielles. Cet accord sera confirmé ou refusé par télécopie dans un délai de 72H heures, avec émission (le cas échéant) d un bon de commande de la Direction des Services Economiques. Les tarifs forfaitaires avant toute remise, seront proposés par système et par lot, en annexe à l acte d engagement sur papier libre. Si une remise est consentie, elle devra apparaître dans la réponse au niveau de chaque système et de chaque lot. Un bonus sur le prix de contrat pourra être accordé la première et deuxième année de renouvellement sous conditions de période particulière des visites de maintenance (le matin ou en dehors des mois de juin, juillet, août et décembre) ou si le volume de pièces détachées ou d échange standard n atteint pas un seuil financier, préalablement défini. Article 5 DEFINITION DES PRESTATIONS DE MAINTENANCE Les prestations de maintenance sont comprises au sein de la norme NFX et dans les documents techniques de maintenance ayant fait l objet du marquage CE du dispositif médical. L entretien effectué par le titulaire du marché a pour but de maintenir les matériels en parfait état de fonctionnement et de les conserver en conformité aux normes en vigueur (NFX ). 5.1 Actions et moyens particuliers à mettre en œuvre Entretien des échographes (lot 1 à 5) Le titulaire du marché aura à sa charge: MAPA du 14 février CCTP Maintenance des échographes en 5 lots pour une durée de trois ans 4

5 5.1.1 : La Maintenance Préventive: Ces actions sont destinées à réduire les pannes, à éviter par une action préventive précise une immobilisation prochaine, à remettre en état de fonctionnement les équipements, et à maintenir pendant la durée du contrat les performances des matériels ou équipements à un niveau équivalent aux performances initiales. Les industriels établiront précisément pour chaque appareil un protocole de maintenance préventive en fonction des caractéristiques de l appareil. Ces opérations seront effectuées lors de chaque visite de maintenance. Ce protocole comportera une visite de maintenance préventive par an. Ces interventions préventives seront effectuées après l établissement préalable avec le service utilisateur d un calendrier annuel de visite et confirmées au moins quinze jours à l avance. En cas d immobilisation supérieure à 4 heures, le candidat intégrera la mise à disposition d un équipement similaire. Ces opérations pourront être effectuées au cours d une intervention corrective. La fréquence, la durée et la plage d exécution des interventions, les pièces détachées fournies et la garantie des interventions préventives systématiques seront clairement définies dans la réponse des industriels, et ceci pour chaque appareil. Au cours de l entretien préventif des échographes, le prestataire inclura, le contrôle qualité et évaluation de la qualité image, le contrôle des cristaux de toutes les sondes : La Maintenance Curative: Les interventions effectuées au titre de la maintenance corrective (dépannages, réparations), ont pour objet la remise en état de fonctionnement des matériels à la suite d une défaillance. Le nombre d interventions correctives couvertes par la rémunération forfaitaire est soit limitée à une intervention pour l échographe (Type 2), soit limitée à la couverture d une sonde (Type 3). Le titulaire s engage à prendre en charge la maintenance curative, dans l intervalle séparant les visites de maintenance préventive, afin de remédier à tout incident perturbant le fonctionnement des appareils et notamment : - panne ou défaillance quelconque - Nécessité d un réglage ou du remplacement d une pièce Le matériel ( sonde ) sera expédié exclusivement par le service approvisionnement, avant 14 heures, via un transporteur. Le titulaire du marché sera informé de cet envoi, le jour même par télécopie. Le titulaire du marché confirmera par télécopie la réception de ce matériel et enverra dans un délai de 144 heures: - le cas échéant, si l intervention n est pas couvert par le contrat, un devis détaillé qui sera éventuellement validé par le responsable biomédical dans un délai de 72 heures. Le samedi, dimanche et jours chômés par le Titulaire sont exclus de la comptabilisation des délais cidessus. Si le titulaire du marché n est pas le constructeur de l appareil et n est pas en mesure de le réparer ponctuellement, le titulaire s engage à renvoyer cet appareil au fabricant. Les frais d expédition et de remise à niveau de l appareil sont à la charge du titulaire du marché. Les clauses du CCAG FCS concernant la sous-traitance s applique intégralement dans cette hypothèse : Pièces détachées Les pièces détachées fournies tant à l occasion des visites préventives qu à l occasion des visites curatives sont comprises dans le prix du contrat de type 1 et 2. Toutefois, ne sont pas considérées comme pièces détachées les fournitures telles que désinfectants ainsi que toutes fournitures annexes telles que interface des appareils,. MAPA du 14 février CCTP Maintenance des échographes en 5 lots pour une durée de trois ans 5

6 Le titulaire s engage à mettre en place sur les équipements objets du contrat des pièces détachées d origine (constructeur) ou des pièces d une autre provenance présentant des caractéristiques équivalentes ou supérieures à celles des pièces d origine. Toutes les pièces remplacées à la suite de travaux non inclus dans le présent marché et ayant fait l objet d une commande spécifique du Centre Hospitalier, seront garanties pendant une durée d au moins trois mois. Le candidat pourra proposer une formule innovante afin de faire bénéficier le Centre Hospitalier d un avoir si le bilan financier, effectué à la fin de l exercice, est inférieur à la redevance du contrat. Cet avoir pourra être soit financier soit correspondant à une prestation (maintenance corrective, contrôle qualité) supplémentaire l année suivante. 5.2 Prestation non forfaitaire Prestations exécutées sur bon de commande D une manière générale, seront exclues des prestations à redevance forfaitaire: toutes les réparations de pannes ou dommages : - dont la cause n est pas imputable au fabricant des matériels ou au titulaire du marché, et n entrant pas dans le cadre normal du paiement de la prestation à redevance forfaitaire, tels l incendie, le dégât des eaux, la foudre, les cataclysmes naturels, les grèves, l émeute, le sabotage, les mouvements populaires, le terrorisme, la guerre civile ou étrangère. - occasionnés par des défauts ou anomalies des dispositifs touchant à l environnement de l installation (conditionnement de l air, l alimentation électrique ), - occasionnés par une utilisation non conforme aux prescriptions indiquées par le titulaire, ou tout autre motif extérieur à l usage normal de l équipement. les interventions effectuées à la demande du service en dehors des interventions de maintenance prévues au présent article 5 telles que: - assistance technique - démonstrations diverses - mise à disposition de main d œuvre et /ou de matériels de contrôles divers, réglementaires ou non - déplacements de matériels Les interventions non couvertes par le forfait, type 4 pour les lots 1 à 5. La réparation dans ces cas de figure fera nécessairement l objet d un devis estimatif complet, qui sera validé exclusivement par le Directeur des Ressources Matérielles après avis du responsable biomédical. Ce type de prestation correspond au type 4 (tarif préférentiel de la main d œuvre et du déplacement).. Toutes ces prestations feront l objet d un bon de commande spécifique, émis par la Direction des Services Economiques. Pour ces interventions, il sera précisé si les conditions d exécution ou de livraison des fournitures nécessaires sont identiques à celles des prestations forfaitaires Fournitures de pièces ou accessoires La liste et le prix des pièces, accessoires ou sous-ensembles utilisés lors de l exécution des prestations rémunérées de façon forfaitaire, mais qui seront exclus du paiement de la redevance forfaitaire, seront obligatoirement joints à l offre. Article 6 MODALITE D EXECUTION DE LA MAINTENANCE POUR LES LOTS 1 A 5 Le personnel chargé des opérations de maintenance préventive (lot 1 à 5) se présentera dès son arrivée dans l Etablissement au cadre du service ou du plateau de consultation concerné de cardiologie, de radiologie, de gynécologie ou au bloc opératoire. 6.1 Rapport d intervention MAPA du 14 février CCTP Maintenance des échographes en 5 lots pour une durée de trois ans 6

7 Toute intervention donnera lieu à un compte rendu du titulaire dont 1 exemplaire est envoyé à la Direction des Ressources Matérielles. Sur le formulaire, les indications suivantes seront mentionnées: - date et heure de début d intervention - date et heure de fin d intervention - nature de l intervention - résumé de l intervention - les pièces détachées remplacées 6.2 Exécution des interventions préventives Les opérations techniques de maintenance préventive seront réalisées à l initiative du titulaire et après accord du service utilisateur pour la planification de l intervention (planification effectuée annuellement). L entretien préventif des systèmes sera effectué dans la mesure du possible pendant les heures normales de travail (du lundi au vendredi de 8H à 16 H). Ces interventions seront réalisées en accord avec le service biomédical de l Etablissement. Si l opération de maintenance doit dépasser la durée prévue, le titulaire devra prévenir immédiatement le service utilisateur, afin de modifier éventuellement le planning d exploitation. 6.3 Exécution des interventions correctives Déclenchement Dès la détection de l anomalie de fonctionnement, le service utilisateur informera le service biomédical qui sera exclusivement l interlocuteur du titulaire du marché. Les envois de matériel sont formulés par téléphone auprès du titulaire entre 8H et 14 H du lundi au vendredi (jours fériés exclus) Délai d intervention Le titulaire s engage en communiquer par télécopie une attestation de réception et dispose de 144 heures pour soumettre - si le matériel ou la sonde n est pas couvert(e) par le contrat - un devis détaillé à le Responsable Biomédical qui s engagera à valider ou annuler le devis dans un délai de 144 heures Délai de correction de défaut Les délais de corrections de défauts seront fixés à 144 heures (6 jours ouvrés) à partir : - de la réception du matériel dans les ateliers du titulaire si le matériel est couvert par un contrat de type 2 ou de la validation du devis par le Directeur des Ressources Matérielles si le matériel est couvert par un contrat de type 1 Date CACHET ET SIGNATURE DU CANDIDAT Précédé de la mention «lu et approuvé», MAPA du 14 février CCTP Maintenance des échographes en 5 lots pour une durée de trois ans 7