2015CP0319 POITOU-CHARENTES S.60 COMMISSION PERMANENTE DU CONSEIL RÉGIONAL. Réunion du 20 novembre 2015

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1 CONSEIL RÉGIONAL 2015CP0319 POITOU-CHARENTES S.60 Réception à la Préfecture de la Vienne : 24 novembre 2015 Affichage à la Maison de la Région : 24/11/15 ID Télétransmission : DE-1-1 COMMISSION PERMANENTE DU CONSEIL RÉGIONAL Réunion du 20 novembre 2015 COMMISSION «FINANCES - SYNTHÈSE - PLAN - ADMINISTRATION GÉNÉRALE - CONTRATS DE TERRITOIRE - GRANDS PROJETS» DECISION RELATIVE A LA PROMOTION TOURISTIQUE Ce rapport concerne deux conventions de partenariat relatives à : - la promotion touristique de la destination atlantique, - la campagne de communication touristique dans le métro parisien. La Commission Permanente du Conseil Régional, VU les crédits de la Région : Politique concernée Engagement (AE ou AP) Chapitre Inscrit Disponible Proposé Tourisme AE , , ,00 VU le Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT), et notamment son article L , VU le code du Tourisme, et notamment les articles L.111-1, et L à L , VU la délibération 2014CR018 du Conseil Régional du 16 mai 2014 relative aux délégations de compétences du Conseil Régional à sa Commission Permanente et au Président, VU la délibération 2014CR079 du Conseil Régional du 12 décembre 2014 relative au budget de la Région pour l'exercice 2015, VU la délibération 2015CR044 du Conseil Régional du 26 juin 2015 relative à la DM 1 pour l'exercice 2015, VU la délibération 2015CR059 du Conseil Régional du 16 octobre 2015 relative à la DM 2 pour l'exercice 2015, Après en avoir délibéré et voté, I - CONVENTION DE PARTENARIAT RELATI VE À LA PROMOTION TOURISTIQUE DE LA DESTINATION ATLANTIQUE CONSIDÉRANT que la Région Poitou-Charentes souhaite conforter la notoriété de sa façade atlantique, développer la fréquentation à l'international et reconquérir certaines clientèles en baisse sur le littoral, 1

2 CONSIDÉRANT que la Région Poitou-Charentes souhaite prendre part au regroupement des partenaires de la façade atlantique (incluant les régions et départements des Pays de La Loire à l'aquitaine) dans le cadre de la promotion de la "Destination Atlantique", CONSIDÉRANT que l'agence de Développement Touristique et de Réservations - Charente- Maritime Tourisme, (CMT), pilote de la "Destination Atlantique", met en place des actions de promotion en Allemagne afin d'augmenter la fréquentation de cette clientèle, DÉCIDE de collaborer avec CMT, de participer pleinement à la gouvernance du regroupement (Comité de pilotage et comités techniques) et de prendre en charge des dépenses à hauteur de TTC par an, de 2016 à 2018, soit un montant global maximum de TTC, pour l'engagement des actions de promotion au nom de l'ensemble des partenaires, AFFECTE un montant de en AE (imputation budgétaire : 930 KCPR) pour le versement, à CMT, d'une subvention de fonctionnement forfaitaire annuelle de TTC, AUTORISE le Président à signer la convention de partenariat, jointe en annexe 1, entre la Région Poitou-Charentes et l'agence de Développement Touristique et de Réservations - Charente- Maritime Tourisme ; II - CONVENTION DE PARTENARIAT RELATI VE À LA CAMPAGNE D E COMMUNICATION TOURISTIQUE D ANS LE MÉTRO PARISIEN CONSIDÉRANT que la population francilienne est la première clientèle touristique en Poitou- Charentes, CONSIDÉRANT que le métro parisien permet de toucher efficacement cette cible de clientèle, CONSIDÉRANT la stratégie de communication touristique régionale autour des 5 destinations phares : Côte Atlantique, La Rochelle, Marais poitevin, Cognac, Futuroscope, DÉCIDE d'engager une campagne de communication touristique valorisant le Poitou-Charentes à travers ses 5 destinations phares, AUTORISE le Président à signer la convention de partenariat entre la Région Poitou-Charentes et le Futuroscope, jointe en annexe 2, AUTORISE le Président à signer tous les documents afférents à la gestion de ces dossiers. LE PRÉSIDENT DU CONSEIL RÉGIONAL, 2

3 CONVENTION TRIENNALE DE PARTENARIAT & DE FINANCEMENT «DESTINATION ATLANTIQUE» ENTRE : D une part, La Région Poitou-Charentes, représentée par son Président, ou toute autre personne dûment habilitée à signer, faisant élection de domicile 15 rue de l'ancienne Comédie, CS 70575, POITIERS CEDEX et dont le numéro et dont le numéro SIRET est : Et d autre part, Charente-Maritime Tourisme, l Agence de Développement Touristique de la Charente- Maritime, représentée par Monsieur Stéphane VILLAIN, Président, faisant élection de domicile à : 85 Boulevard de la République, La Rochelle Cedex 9 et dont le numéro SIRET est : Il a été exposé ce qui suit : Suite à l appel à projets «Contrat de Destination 2015», lancé par le Ministère des Affaires Etrangères et du Développement International, un groupement solidaire s est constitué autour de Charente-Maritime Tourisme regroupant l Agence Régionale Pays de la Loire, le Comité Régional du Tourisme d Aquitaine, la Direction de l Attractivité de la Région Poitou-Charentes, les Comités Départementaux du Tourisme de Gironde, des Landes et des Pyrénées-Atlantiques, Loire-Atlantique Développement et Vendée Développement ainsi que les Fédérations Départementales de l Hôtellerie de Plein Air de Charente-Maritime, Gironde, Landes, Loire- Atlantique, Pyrénées-Atlantiques et Vendée. Le Contrat de Destination Côte Atlantique n ayant pas été retenu, le même groupement a néanmoins décidé, le 07 juillet 2015, de confirmer sa volonté de travailler ensemble pour le développement touristique de la Côte Atlantique. Il est convenu ce qui suit : ARTICLE 1 OBJET DE LA CONVENTION Conformément aux décisions prises le 07 juillet 2015 à La Rochelle, la présente convention décrit les objectifs et orientations à 3 ans et les modalités du partenariat entre d une part la Convention triennale de partenariat et de financement «Destination Atlantique» Version 1 du../../2015 page 1/10

4 Région Poitou-Charentes et d autre part Charente-Maritime Tourisme, coordonnateur du projet, pour assurer la mise en œuvre des actions définies pour le développement de la Côte Atlantique. Les principaux objectifs sont les suivantes : 1. Développer en 2016 et 2017 la notoriété, la visibilité et la présence à l'esprit de la Destination sur les Länder de l Ouest de l Allemagne ; 2. Etendre éventuellement en 2018 le volet marketing vers un ou deux autres pays de l Europe de l Ouest (Belgique et/ou Pays Bas) ; 3. Se doter d un volet Observatoire Evaluation à l échelle de la Destination permettant de disposer de données quantitatives et qualitatives homogènes, et de suivre l évolution, tant quantitative que qualitative, de la fréquentation des marchés travailler. ARTICLE 2 DURÉE DE LA CONVENTION La présente convention engage les parties pour un partenariat établi pour une durée de 3 ans, du 1 er janvier 2016 au 31 décembre 2018, dans les limites des règles comptables et juridiques de chaque structure, dont les modalités de gestion financière et organisationnelle sont explicitées dans la présente. Elle constitue le cadre des décisions annuelles d attribution des participations financières par la Région Poitou-Charentes à Charente-Maritime Tourisme. En cas de besoin, cette convention triennale pourra être complétée par un avenant annuel présentant le plan d actions et le budget de l année ainsi que la participation du membre. ARTICLE 3 PLAN D ACTIONS Dans la poursuite des orientations et engagements de principe validés le 07 juillet 2015 à La Rochelle, le plan d actions s articule autour de 2 axes : Axe 1 : Volet marketing - Promotion OBJECTIF : Développer la notoriété et la visibilité sur certains marchés de l Europe de l ouest Compte tenu de l importance stratégique que revêtent les clientèles étrangères et la difficulté pour la Destination de de maintenir ses parts de marché auprès de certaines nationalités européennes, le volet Marketing occupera une place prépondérante dans le plan d actions Sur les deux premières années, ce volet marketing se concentrera sur le marché Allemand et plus particulièrement les Lander de l Ouest. En effet, après la clientèle Britannique, déjà travaillée par la majorité des partenaires dans le cadre d autres dispositifs, le marché Allemand est une cible majeure pour la Destination, cible ayant connu une forte diminution depuis le début des années Par la suite, les partenaires se réservent la possibilité de travailler un ou deux autres marchés de l Europe de l Ouest (Belgique et/ou Pays Bas). L objectif du volet Marketing est d accroitre la notoriété et la visibilité de la Destination auprès des cibles visées afin de susciter de l intérêt et un désir de voyage susceptible de déclencher un acte d achat, même si ce dernier point n est pas le but premier recherché dans les plans d actions qui seront engagés. Convention triennale de partenariat et de financement «Destination Atlantique» Version 1 du../../2015 page 2/10

5 Axe 2 : Volet Observatoire - Evaluation OBJECTIF : Disposer de données homogènes sur la Destination et d indicateurs d évolutions Certains partenaires de la Côte Atlantique ont déjà mis en place un système baptisé TOTEM afin de partager des données quantitatives basiques. L objectif premier est de s appuyer sur l expérience TOTEM pour déterminer et partager des données quantitatives et qualitatives sur l ensemble de la Destination afin de disposer d une photographie de la situation début 2016 et de constater les évolutions sur les 3 prochaines années. Le second objectif est de disposer de données et de mettre en place des indicateurs spécifiques correspondant aux marchés ciblés. ARTICLE 4 GOUVERNANCE DU PROJET La réalisation du plan d actions est assurée par une gouvernance partenariale qui garantit la coordination du projet, l élaboration et le suivi des actions, la prise de décision. Le schéma suivant formalise la gouvernance prévue pour la période : COPIL constitué par l'ensemble des partenaires financeurs COORDINATION assurée par Charente-Maritime Tourisme COTECH Marketing & Promotion COTECH Observatoire - Evaluation Le rôle de chaque instance est précisé comme suit : 4.1 LA COORDINATION Convention triennale de partenariat et de financement «Destination Atlantique» Version 1 du../../2015 page 3/10

6 Charente-Maritime Tourisme reçoit mandat par voie de convention de tous les partenaires pour piloter et administrer le projet. Charente-Maritime Tourisme est donc garant, pour le compte du collectif, de la mise en œuvre de la mission de coordination nationale (atteinte des objectifs et délais). Pour cela, Charente-Maritime Tourisme assure le bon fonctionnement du projet par la mise à disposition des moyens logistiques et administratifs de Charente-Maritime Tourisme. Le temps passé par le Pôle Finance & Ressources de Charente-Maritime Tourisme ainsi que les moyens techniques et logistiques mis à disposition du collectif pour la bonne exécution du projet, seront comptabilisés et valorisés sur une ligne spécifique du budget mutualisé. En cas de non-respect des engagements, les partenaires pourront envisager d autres solutions de portage pour la coordination. Cette décision ne pourra être prise qu à la majorité des voix des partenaires présents ou représentés. En cas de changement de coordonnateur, les participations financières reçues et non utilisées à la date du transfert, ainsi que tous les biens matériels et immatériels, acquis pour ce projet, devront également être transférés LE COMITE DE PILOTAGE (Copil) Le Comité de Pilotage est l'organe décisionnel rassemblant autant que de besoin et au moins une fois par an l ensemble des partenaires financeurs du projet pour les prises de décisions essentielles à la gouvernance partenariale. Le Copil peut inviter, s il le juge utile selon les points à l ordre du jour et avec voix consultative, une ou plusieurs structures associées. Seuls les partenaires financeurs fondateurs ont le droit de vote à raison de 1 voix par structure partenaire. Les décisions se prennent à la majorité des voix exprimées même si la recherche de l unanimité prévaut. Les procès-verbaux (PV) de séances sont réalisés par le coordonnateur et adressés aux partenaires dans un délai de 2 semaines pour validation. Sans remarque sous 15 jours, le procèsverbal est considéré comme définitif LES COMITES TECHNIQUES (Cotech) Les comités techniques constituent les groupes de travail opérationnels nécessaires au développement du projet. Ils sont au nombre de 2 et se réunissent autant de fois que nécessaire et au moins 2 fois par an. Cotech 1 Marketing - Promotion Cotech 2 Observatoire - Evaluation Les Cotechs sont composés de correspondants métier des structures partenaires (cf. composition des Cotechs validée à la date du 0707/2015 en annexe n 1). Les Cotechs sont forces de propositions techniques. Ils assurent la mise en œuvre, le suivi et le bilan des actions engagées. Le pilote de chaque COTECH présente chaque année le bilan de l année N ainsi que le plan d actions prévues pour l année N+1 au COPIL pour arbitrage et validation LES PILOTES DE COMITES TECHNIQUES Un pilote est désigné à la tête de chaque comité technique sur validation du Comité de Pilotage (cf. pilotes validés à la date du 07/07/2015 en annexe n 1). Le pilote a un mandat de 3 ans Convention triennale de partenariat et de financement «Destination Atlantique» Version 1 du../../2015 page 4/10

7 correspondant à la durée de la convention. En cas de démission, il est fait appel à candidature et un nouveau pilote doit être validé par le Copil. Le rôle du pilote est le suivant : Planifier et organiser les réunions du Comité technique en définissant l ordre du jour Animer les réunions avec le chef de projet coordonnateur Nommer un rapporteur de séance pour la rédaction de comptes rendus minute qui seront adressés à tous les représentants du Cotech dans les 72 heures. Sans remarque sous 10 jours, le compte rendu est considéré comme définitif, le pilote restituera le compte-rendu dans un relevé de décisions officiel qui sera mis à disposition de tous les partenaires. Restituer la synthèse des travaux au Comité de Pilotage en élaborant les présentations et en préparant les décisions. ARTICLE 5 ENGAGEMENTS DES PARTENAIRES Les partenaires s engagent à affecter les Ressources Humaines et compétences nécessaires à la bonne conduite du projet et à participer aux différentes réunions du COPIL et des COTECH sur toute la durée de la présente convention. Les partenaires s engagent également à informer les acteurs touristiques avec qui ils sont en lien du projet et à rechercher de nouveaux partenaires financiers. Chaque partenaire s engage à retourner la convention signée au coordonnateur avant le 31 décembre 2015, délai d extrême rigueur. ARTICLE 6 FINANCEMENT DE LA COORDINATION NATIONALE LE PORTAGE FINANCIER Les participations financières sont versées à Charente-Maritime Tourisme. Charente-Maritime Tourisme tient une comptabilité analytique distincte de ses autres activités. Charente-Maritime Tourisme donne au Pilote des COTECH les éléments financiers dont ils ont besoin pour le bon suivi des opérations et tient à disposition des partenaires tous les éléments et pièces justificatives de recettes et de dépenses LES ENGAGEMENTS FINANCIERS En adhérant au projet par la présente convention, la Région Poitou-Charentes s engage à participer financièrement au projet chaque année pendant 3 ans LE FINANCEMENT PREVISIONNEL DU PROJET Le plan de financement prévisionnel sur la période (3 années) est le suivant : Convention triennale de partenariat et de financement «Destination Atlantique» Version 1 du../../2015 page 5/10

8 TOTAL % Dépenses de fonctionnement ,5 % Dépenses Volet Marketing - Promotion Dépenses Volet Observatoire - Evaluation % ,5 % TOTAL % PARTICIPATIONS FINANCIERES TOTAL % Aquitaine % Pays de la Loire % Poitou-Charentes % Charente-Maritime Tourisme % Gironde Tourisme % Landes Tourisme % Loire-Atlantique Développement % CDT Béarn - Pays basque % Vendée Développement % Les FDHPA % Autres partenaires (OT, aéroports, ) % TOTAL % Chaque année, le Comité de Pilotage valide le budget et le plan d actions de l exercice suivant. Sur décision du Comité de Pilotage, les reliquats de l exercice de l année N-1 peuvent être reportés sur l exercice suivant LES MODALITES DE FINANCEMENT Afin de permettre la mise en œuvre des actions menées par le coordonnateur, la participation financière annuelle de est versée selon les modalités suivantes : - 70 % en janvier, - le solde de 30 % en juillet CONTROLES ET PAIEMENT Chaque année, Charente-Maritime Tourisme fournit aux structures partenaires signataires de la convention les pièces ci-dessous garantissant l exécution du programme ayant donné lieu au versement de la participation financière : Convention triennale de partenariat et de financement «Destination Atlantique» Version 1 du../../2015 page 6/10

9 Année N Pour janvier : le budget et le plan d actions prévisionnels de l année en cours validé par le Comité de Pilotage Pour juillet : un rapport d'activité sur les 6 premiers mois validé par le Comité de Pilotage Années N+1 et N+2 Pour janvier : - le rapport d activité de l année précédente validé par le Comité de Pilotage, - le budget et le plan d actions prévisionnels de l année en cours validé par le Comité de Pilotage Pour juillet : le compte d exploitation du budget annexe Destination Atlantique et bilan, certifiés de manière authentique pour l exercice précédent et arrêtés au 31 décembre de l année précédente DOMICILIATION DES PAIEMENTS Chaque versement sera effectué au compte ouvert au nom de Charente-Maritime Tourisme (cf. RIB en annexe 2). ARTICLE 7 PROPRIETES IMMATERIELLES Les conditions de propriété et d utilisation seront à définir par le Comité de Pilotage avant tout dépôt de titre de propriété industrielle (telles que les marques). ARTICLE 8 DEFAILLANCE D UN PARTENAIRE En cas de défaillance temporaire d un partenaire, notamment financière, les conséquences seront les suivantes : Il n y a plus de valorisation touristique de l offre du territoire défaillant dans la campagne de promotion ; Le partenaire n est plus autorisé à utiliser la marque ; Un nouveau plan d actions est adopté par le Comité de Pilotage pour prendre en compte la baisse des recettes. ARTICLE 9 AVENANT La présente convention peut être modifiée par voie d'avenant, d'un commun accord entre les parties. ARTICLE 10 RESILIATION En cas de non-respect des dispositions de la présente convention ou à l initiative de l une des parties, la présente convention peut être résiliée par l envoi à l autre (aux autres) partie(s) d une lettre recommandée avec accusé de réception adressée au moins 3 mois avant la fin de l année civile en cours, soit au plus tard le 30/09 de l année N. Convention triennale de partenariat et de financement «Destination Atlantique» Version 1 du../../2015 page 7/10

10 ARTICLE 11 MODALITES DE REMBOURSEMENT DES PARTICIPATIONS La convention prend effet à la date de sa signature par les parties pour une durée de 3 ans, du 1 er janvier 2016 au 31 décembre A l échéance de ce délai de réalisation, le bénéficiaire dispose d un délai maximum de six mois pour fournir les pièces justificatives nécessaires au versement de la subvention. Le bénéficiaire s'engage toutefois, aux fins de contrôle, à conserver toutes les pièces justificatives des dépenses effectuées dans le cadre de la présente convention pendant une durée de 4 ans à compter du paiement du solde de la subvention Si à l issue de la convention triennale, il ressort du compte de résultat analytique récapitulatif que les dépenses définies à l'article 6.3 sont inférieures au montant initialement prévu au budget, générant de ce fait un trop perçu, le partenaire pourra alors demander à Charente-Maritime Tourisme de rembourser l'excédent versé au prorata de la dépense réelle En cas de non-respect des obligations contractuelles, la Région Poitou-Charentes se réserve le droit de demander sous forme de déclaration de créance, le remboursement total ou partiel des sommes versées. ARTICLE 12 LITIGE En cas de litige, avant d'envisager une sollicitation de la juridiction compétente, les parties s'engagent à aboutir à un règlement à l'amiable afin d'envisager une solution satisfaisante à la pérennité du projet. En cas de désaccord persistant, celui-ci est porté devant le Tribunal Administratif compétent. Fait à., le... en trois (3) exemplaires originaux Le Président de Le Président de la Région Poitou-Charentes Charente-Maritime Tourisme, Vice-président du Département de la Charente-Maritime Stéphane VILLAI Convention triennale de partenariat et de financement «Destination Atlantique» Version 1 du../../2015 page 8/10

11 ANNEXE Les COTECH sont constitués ainsi : COTECH Marketing : CRT Aquitaine, Pilote David BRABIS, Vendée Expansion Agnès BROQUET, Loire-Atlantique Développement Frédérique MARTIN, Pyrénées-Atlantiques Tourisme Sandrine PAILLONCY, Direction de l Attractivité, Conseil Régional Poitou-Charentes Cécile LUSSEAU-ROSSI, Agence Régionale Pays de la Loire Cécile TRIBALLIER, Charente-Maritime Tourisme FDHPA, membre à définir COTECH Observatoire-Evaluation : Charente-Maritime Tourisme, Pilote (Stéphane DONNAT) Armelle CAZAL, Pyrénées-Atlantiques Tourisme. Gironde Tourisme, membre à définir Cécile PATRON, Agence Régionale Pays de la Loire Laurent GUIHARD, Loire-Atlantique Tourisme Catherine THIOU, Comité Régional du Tourisme Christelle BOUTIN, Direction de l'attractivité du Territoire, Région Poitou-Charentes Convention triennale de partenariat et de financement «Destination Atlantique» Version 1 du../../2015 page 9/10

12 Convention triennale de partenariat et de financement «Destination Atlantique» Version 1 du../../2015 page 10/10

13 Annexe 2 CONVENTION DE PARTENARIAT N 2015-RPC/DAT N RELATIVE À LA CAMPAGNE DE COMMUNICATION TOURISTIQUE DANS LE MÉTRO PARISIEN - PRINTEMPS 2016 Entre La Région Poitou-Charentes, 15 rue de l'ancienne Comédie, CS 70575, POITIERS CEDEX, représentée par le Président du Conseil Régional, M. Jean-François MACAIRE, dénommée ci-après "la Région", et La Société Parc du Futuroscope, BP 2000, JAUNAY-CLAN, représentée par son Président, Monsieur Dominique HUMMEL, dénommée ci-après "le Futuroscope", VU le Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT), et notamment son article L , VU le code du Tourisme, et notamment les articles L , et L à L et L.141-2, VU la délibération 2015CP de la Commission Permanente du 20 novembre 2015, 1

14 Annexe 2 Il est convenu ce qui suit : Préambule Les deux partenaires s'associent pour mettre en place une campagne de communication valorisant les destinations touristiques phares de Poitou-Charentes dans le métro parisien au printemps Le dispositif de 5 affiches côte à côte permet de valoriser les 5 destinations touristiques régionales phares, telles que définies dans le Schéma régional de développement touristique : Côte atlantique, La Rochelle, Marais Poitevin, Cognac, Futuroscope. Article 1 - Objet La présente convention a pour objet de définir le partenariat entre la Région et le Futuroscope pour l'achat d'espaces d'affichage dans les couloirs du métro parisien en avril Article 2 - Obligations des parties Obligations de la Région La Région se charge des relations avec les fournisseurs et de s'assurer du bon fonctionnement de ce mode opératoire. Elle prend à sa charge les coûts d'impression et de livraison des visuels Obligations du Futuroscope Le Futuroscope fournit le visuel le représentant, dans le respect de la charte graphique de la Région. Le Futuroscope s'engage à verser la contribution financière dans les conditions prévues par l'article 3. Article 3 - Contributions financières Les contributions financières de l'ensemble des prestataires représentent un montant global de TTC maximum et sont réparties de la manière suivante : - Le Futuroscope : 15 % - La Région Poitou-Charentes : 85 % La Région règle l'ensemble des dépenses et émet un titre de recettes au nom du Futuroscope au titre de sa participation, à hauteur de 15 %. Article 4 - Durée de la convention La présente convention prend effet à compter de sa signature et ce jusqu'au 31 décembre

15 Annexe 2 Article 5 - Modification de la convention Toute modification à la présente convention fera l'objet d'un avenant, d'un commun accord entre les parties. Article 6 - Résiliation de la convention S'il apparaît qu'une des clauses de la présente convention n'est pas respectée, la présente convention peut être résiliée. La résiliation prend effet à compter du 1er jour suivant l'envoi d'une lettre en recommandé avec accusé réception. Article 7 - Litiges En cas de difficultés sur l'interprétation ou l'exécution du présent contrat, les parties s'efforcent de résoudre leur différend à l'amiable. En cas de désaccord persistant, celui-ci est porté devant le Tribunal Administratif compétent. Convention signée en deux exemplaires, Fait à Jaunay-Clan, le. Fait à Poitiers, le... Pour le Futuroscope Pour la Région Poitou-Charentes M. Dominique HUMMEL M. Jean-François MACAIRE 3