Règlement Intérieur du Fil d Ariane

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1 Règlement Intérieur du Fil d Ariane TITRE 1 : L ASSOCIATION Article 1 - Préambule Le présent règlement intérieur cmplète et précise les statuts de l'assciatin Le Fil d Ariane, l Entraide Généalgique Sur Internet, sise chez le président et dnt l'bjet est l entraide généalgique sur Internet sus tutes ses frmes, pur tut ce qui cncerne sn fnctinnement curant. Il est rédigé en cmplément des statuts pur tus les pints mentinnés dans les articles et en fnctin des exigences de gestin d'ù sn caractère évlutif. Il recense tus les principes de gestin décidés par le cnseil d administratin. Le règlement intérieur s applique à tus les bénévles, que ces derniers en aient eu expressément cnnaissance u nn, qu ils sient adhérents u nn. Article 2 Acceptatin du présent Règlement Tut membre de l assciatin s engage à respecter le présent règlement. En cas de manquement, les dispsitins de l article 7 des statuts purrnt être appliquées. Article 3 Le Cnseil d Administratin Ses puvirs C'est le cnseil d'administratin (rgane cllégial de directin) qui est chargé d'appliquer les rientatins appruvées par l'assemblée des membres lrs d une AGO u AGE et de veiller au bn fnctinnement de l'assciatin. Il a les puvirs les plus étendus pur la gestin de celle-ci sur l'exercice en curs, en particulier : Il définit les rientatins de l assciatin qu il sumet pur apprbatin à l assemblée générale rdinaire, Il élit les membres du bureau, Il décide des myens d'actin de l'assciatin. Il fixe le mntant de la ctisatin annuelle, ratifié lrs de l AGO suivante Il mdifie les statuts sus réserve de ratificatin par la prchaine assemblée générale extrardinaire, Il crée et mdifie le règlement intérieur, Il débat de tut ce qui engage l'assciatin au-delà des rientatins appruvées par la dernière assemblée afin d arrêter la psitin de l'assciatin.

2 Article 4 Le Bureau Pur pstuler au bureau, une année de présence au Cnseil d Administratin est nécessaire. Ses puvirs C'est l'exécutif du cnseil d'administratin. Il est chargé des actes de gestin répartis entre ses membres Rôle du Président Il est chargé de représenter l assciatin tant vis-à-vis de ses membres qu à l extérieur, Il pssède les puvirs les plus grands pur agir en tutes circnstances au nm et pur le cmpte de l assciatin, Il présente sn rapprt mral à l assemblée générale, Il est libre de déléguer ses puvirs à un membre de l assciatin, Il pssède un vte prépndérant en cas d égalité parfaite, Il veille au bn dérulement des débats Rôle du Secrétaire Il est chargé de cnvquer les réunins de tus les rganes de l assciatin, Il est chargé de veiller à btenir la meilleure représentativité des membres, Il est chargé de veiller au respect des prcédures, Il est chargé de rédiger les prcès-verbaux et de les retranscrire sur les registres prévus à cet effet, Il rend cmpte des actins du bureau au cnseil d administratin, Il reçit l'aide des différents membres du bureau pur cela. Il peut être assisté, si nécessaire, d un secrétaire adjint Rôle du Trésrier Il veille au respect des règles cmptables, Il est respnsable de la bnne gestin financière de l assciatin, Il s assure de la régularité des cmptes, Il furnit au cmmissaire aux cmptes tutes les dnnées nécessaires au cntrôle des cmptes annuels, Il présente annuellement devant l assemblée générale un rapprt financier et le budget de l exercice suivant et en reçit quitus. Il peut être assisté, si nécessaire, d un trésrier adjint Le Webmaster Afin de gérer et de faire évluer la structure infrmatique de l assciatin, il est créé un pste de webmaster, chisi en pririté parmi les candidats bénévles, en fnctin de leurs cmpétences. Etritement asscié au fnctinnement du bureau, Il veille à la bnne tenue du site, Il crée, amélire les prgrammes u les crrige, Il met en ligne les évlutins décidées par le cnseil d administratin.

3 Article 5 Les dépenses Une prévisin de la trésrerie est établie au terme de l échéance de paiement des ctisatins de façn à ce que le bureau et le cnseil d administratin puissent gérer en tute cnscience. Les dépenses snt engagées après accrd du président u du trésrier. Le rembursement des frais assumés par des membres de l assciatin est effectué dans le meilleur délai sur présentatin de facture u de tut autre justificatif daté, prtant mentin explicitement de la nature de la dépense. Article 6 Les Membres Les membres adhérents snt des persnnes physiques. L adhésin à l assciatin emprte de fact l acceptatin du présent règlement. Pur participer à l assemblée générale avec vix délibérative, ils divent être à jur de leur ctisatin. Membres actifs : Les membres actifs qui ne peuvent être que des persnnes physiques - snt ceux qui, utre leur adhésin à l assciatin, participent bénévlement au dispsitif d entraide. Membres bienfaiteurs : Snt membres bienfaiteurs, les persnnes physiques u mrales qui suhaitent sutenir financièrement l'assciatin. Ils versent une ctisatin de sutien pur aider l'assciatin à pursuivre le caractère désintéressé de ses activités, ctisatin qui ne purra être inférieure au duble de la ctisatin de base avec un minimum de 30 eurs. Un membre bienfaiteur persnne physique peut aussi être bénévle. Membres d hnneur : Snt membres d'hnneur, les persnnes désignées par l'assemblée générale sur prpsitin du cnseil d'administratin. Ils snt chisis parmi les persnnalités qui rendent u nt rendu des services significatifs à l'assciatin. Par définitin, ils peuvent participer aux assemblées générales avec vix cnsultative. Article 7 Perte de la qualité de membre Démissin : Le membre qui décide de démissinner de l assciatin dit le ntifier par lettre recmmandée avec AR adressée au siège de l assciatin Nn-paiement de la ctisatin : L appel de ctisatin étant effectué en début décembre, la radiatin d un membre est autmatique dès lrs que le renuvellement de sn adhésin n a pas été expédié avant le 15 janvier suivant.

4 Exclusin : L exclusin d un membre est prnncée par le Président. Elle lui est ntifiée par lettre recmmandée avec AR. Le membre mis en cause dispse d un délai de deux mis pur cntester cette décisin et présenter sa défense. Au but de ce délai la décisin définitive est elle aussi ntifiée par lettre recmmandée avec AR. Article 8 Réunins du Cnseil d administratin et Assemblée Générale Réunins du cnseil d administratin: Le cnseil d'administratin est en réunin permanente via la liste Yah du CA, Mais à la demande du président, des réunins virtuelles peuvent se faire par tut myens électrniques (listes de discussin u IRC). Cnvcatin d'une assemblée générale rdinaire u extrardinaire L'assemblée générale rdinaire se réunit physiquement une fis par an. Le président via le bureau, cnvque l assemblée générale en fnctin des échéances des actins à accmplir. Le cnseil d'administratin peut décider d'inviter tute persnne de sn chix. La cnvcatin se fait par currier pstal. L rdre du jur est annncé et les dcuments de travail à étudier snt expédiés par la pste u par Internet dans un délai suffisant. La cnvcatin mentinne le lieu et la date de l assemblée générale. Des puvirs snt envyés en même temps que la cnvcatin. Le membre ne puvant assister à l assemblée peut se faire représenter par un autre membre de l assciatin, à cnditin que celui-ci sit présent lrs de l AG u returner sn puvir en blanc. Tut puvir returné en blanc sus-entend une acceptatin des réslutins prpsées par le cnseil d administratin. Une feuille de présence sera établie, ainsi qu une feuille d émargement. Un administrateur ne peut être absent et nn représenté plus de deux fis cnsécutives, sauf en cas de frce majeure. Il perd la qualité d administrateur à la trisième fis. Le président décide des membres qui vnt, sus sn cntrôle, assurer l animatin et cntrôler le bn fnctinnement de l assemblée générale. A cette fin, il désigne un président et un secrétaire de séance. Les rapprts et les cmptes snt établis. Le mde de scrutin sera défini cllégialement en début d assemblée générale, en fnctin des décisins à prendre et pur favriser la libre expressin des différentes pinins. Snt élus membres du cnseil d administratin les candidats ayant btenu le plus grand nmbre de vix, jusqu à cncurrence du nmbre de pstes à purvir. Prcès-verbal Le président et/u le secrétaire de séance rédige le prcès verbal qui cntient :

5 L identificatin de l assciatin, Le nm de l rgane appelé à délibérer, La date et le lieu de réunin, Le mde de cnvcatin, L rdre du jur, Les persnnes qui nt animé la réunin, Les réslutins prises, Des cpies u extraits peuvent être btenues par les membres qui en fnt la demande écrite au président. La cpie sera certifiée cnfrme, Les prcès-verbaux snt établis sur des feuillets vlants numértés en cntinu, sans rature ni surcharge, et archivés, Une déclaratin est faite sur papier libre par le secrétaire et transmise à la préfecture dans les tris mis suivant le changement des administrateurs. Cette déclaratin mentinne les nms et prénms, date et lieux de naissance, natinalités, prfessins et dmiciles des nuveaux administrateurs, Le prcès-verbal de l assemblée générale cncernant ces changements, u un extrait, sera jint à la déclaratin. Aucune publicatin ne dit être faite au Jurnal Officiel, Ces changements snt reprtés sur le registre spécial, ils s impsent à tus les membres de l assciatin. TITRE 2 : L ENTRAIDE Article 1 Les bénévles L entraide fnctinne grâce aux bénévles adhérents u nn à l assciatin. Ils snt crdinateurs u c-crdinateurs d un département et / u bénévles effectuant des recherches aux archives départementales, municipales, natinales, Ils aident pur la gestin infrmatique du site. S ils ne snt pas adhérents, ils ne snt pas membres de l assemblée générale mais peuvent y assister sans vix délibérative. Ils signent lrs de leur inscriptin la charte du bénévle, signifiant ainsi la gratuité de leur engagement afin de dégager la respnsabilité de l'assciatin en cas de litige. Cette liste n est pas exhaustive. Article 2 Le rôle du Crdinateur Il dit rendre cmpte de ses activités au CA et travailler en accrd avec les ptins prises par le CA. Il est révcable au cas ù sn actin s écarterait de la psitin de l assciatin u nuirait à sn dévelppement. La crdinatin d'un département, d'un pays u d'un service d'archives cmprte tris vlets : 1. La gestin des bénévles : Les bénévles s'inscrivent en remplissant le frmulaire prévu à cet effet sur le

6 site. Une fis qu'ils nt dnné leur bn pur accrd, le respnsable des inscriptins envie un mail au crdinateur départemental. Ce dernier dit dnc : Faire bligatirement savir au respnsable des inscriptins que le mail lui est bien parvenu, Prendre bligatirement cntact avec le futur bénévle.que ce sit pur accepter u refuser sa candidature Le crdinateur est libre d'inscrire le bénévle dans la base de dnnées quand il le suhaite, sit immédiatement, sit après que le bénévle ait traité une u plusieurs recherches. Sachant qu'en l'inscrivant dans la base de dnnées le dit bénévle devient priritaire grâce aux mt de passe et identifiant qui lui snt attribués. A tut mment le crdinateur peut radier un bénévle si celui ci devient inactif et abuse des demandes priritaires. Le bénévle est alrs avisé de sa radiatin, ainsi que le respnsable des inscriptins pur qu il puisse le supprimer de la liste natinale Yah des bénévles. 2. La gestin des demandes : L ensemble des demandes est archivé sur le site, et le crdinateur peut y gérer l'état d'avancement de celles-ci. Bien que facultatif, nus recmmandns vivement ce mde de gestin. Une cpie de ces demandes est cnservée par le président qui peut, à la demande, transmettre les demandes manquantes. Les crdinateurs nt à leur dispsitin un mde d empli pur aller les récupérer par eux-mêmes sur le site de ntre hébergeur. Les demandes passent par les frmulaires spécifiques à chaque département, prvince, service d'archives. Il est recmmandé aux crdinateurs de cntacter rapidement les demandeurs. Cela leur permet d'avir une cnfirmatin de la demande, de vérifier la validité de l'adresse mail et parfis d'btenir des crrectins u des renseignements cmplémentaires. Il est utile de dnner un délai même apprximatif, cela permet au demandeur de patienter. Il est recmmandé à chaque crdinateur d indiquer dans sn accusé de réceptin que nus essaierns de satisfaire sn chix (phtcpie, etc...), mais que c'est au bénévle de décider. Les crdinateurs snt libres de transmettre les demandes reçues aux bénévles par le canal de leur chix : Directement par mail, Par l'intermédiaire d'une liste de discussin privée, prpriété du Fil d Ariane Par la page sur l'espace entraide grâce au prcédé de ntre webmaster, Ou tute autre manière à leur cnvenance. Les crdinateurs divent impérativement tenir à jur un tableau de suivi. Les nuveaux crdinateurs en reçivent un mdèle. Ils peuvent demander des mdificatins qui divent être ratifiées par le CA, il est frtement cnseillé de le sauvegarder tutes les semaines, sur le site via le menu «fnctins pur les crdinateurs» 3. Gestin de la page du site : Il est demandé aux crdinateurs de vérifier régulièrement que les infrmatins et les liens sur la page abritant le frmulaire sient valides. Si besin est, ils peuvent

7 demander à tut membre du cnseil d administratin de prter des mdificatins, u les faire eux même. En sus de ces tris pints : Les crdinateurs snt bligatirement inscrits sur la liste regrupant l'ensemble des crdinateurs. En cas d'interruptin prlngée du service (plus de 15 jurs), tut crdinateur dit signaler sn indispnibilité au cnseil d administratin, afin que la gestin puisse être cnfiée à un remplaçant pendant la durée de la vacance. Tus les fichiers nécessaires au maintien des activités mmentanément interrmpues divent être accessibles immédiatement sus frme de sauvegarde. Lrs du départ u de l'arrêt de l'activité d'un crdinateur, la pursuite de ses activités dit être rendue pssible immédiatement. Tut crdinateur s'engage dnc à transmettre à sn successeur, u à tut autre membre du cnseil d administratin qui lui en fera la demande, les fichiers utiles au maintien des activités qu'il abandnne (suivi des demandes, listes des bénévles etc.). Il peut garder cpie de sn travail, sans puvir l'utiliser à des fins cmmerciales ni le dépser sur des sites d'assciatins à activité similaire, en France u à l'étranger. L'ensemble des listes, natinales u départementales, utilisées pur le fnctinnement du FDA est sa prpriété. Le cnseil d'administratin (quel que sit le sigle sus lequel il est inscrit), qui le représente, en est de drit fndateur inamvible. Le crdinateur dispse du statut de mdérateur u de fndateur s il le désire, pur la gestin curante de la liste. Dans tus les cas si le cnseil d administratin venait à être supprimé du grupe u si sn statut de fndateur était remis en cause, le crdinateur départemental serait autmatiquement démis de ses fnctins de crdinateur sur l'ensemble de ses départements Appruvé par le Cnseil d Administratin Signatures et paraphes.