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1 GUIDE POUR LES ORGANISATEURS Dérulement d une activité hrs Québec Vici les différentes étapes que nus vus suggérns : 1) OBTENIR DE L INFORMATION S infrmer sur les prjets passés au crdnnateur de prgramme. Élabrer le dérulement du prjet. Établir un budget. Prendre cnnaissance des dcuments administratifs que les étudiants devrnt signer. Demander des sumissins à des agences de vyages. Prendre cnnaissances des prcédures à suivre en cas d urgence (GR-160 à GR-180). Au besin, cnsulter la cnseillère au Laflèche internatinal. Cffre à utils 1 Raisns et avantages d rganiser un prjet à l étranger (Annexe 1 GR-137) Caractéristiques imprtantes d un participant à un prjet internatinal. (GR-106) Liste des dcuments à remettre au Laflèche internatinal avant le départ (Annexe 2 - GR-112) Dcuments administratifs que les étudiants devrnt signer: cntrat du participant (GR 113), fiche santé (GR-114), lettre de cnsentement pur une persnne mineure vyageant à l étranger et délégatin de l autrité parentale (GR-118), etc.) Cnsulter la liste des agences de vyage recmmandées (GR-106) (À élabrer) Gestin financière (GR-151) Cnciliatin financière vyages hrs Québec (GR-153) Visiter le site du Guvernement du Canada : Cnseils aux vyageurs ( 2) FICHE PROJET ET ACCEPTATION DU PROJET Cmpléter la fiche prjet (GR-110) et la faire signer par le crdnnateur du prgramme. Préparer le dcument Cnciliatin financière vyages hrs Québec (GR-153). Remettre ces deux dcuments au Laflèche internatinal qui se chargera de les transmettre à la directin apprpriée pur l apprbatin finale. Cffre à utils Fiche prjet (GR-110) Cnciliatin financière vyages hrs Québec (GR-153) Liste des dcuments à remettre au Laflèche internatinal avant le départ (Annexe 2 GR-112) 3) RENCONTRE AVEC LES ÉTUDIANTS PRÉPARATION EN VUE DU DÉPART 3.1 Première rencntre avec les étudiants : infrmer les étudiants du prjet. Présenter les bjectifs et les respnsables du prjet; Déviler l itinéraire et le dérulement du prjet; Expliquer les frmatins nécessaires (rencntres bligatires, curs de langue, etc.); Présenter les cûts et les activités de financement pssibles; Expliquer les qualités essentielles pur vivre le prjet ainsi que les devirs et les respnsabilités des participants. 1 Vus truverez le cffre à utils dans l nglet «internatinalisatin de la frmatin» sur le site internet du Laflèche internatinal : Nvembre 2012 Page 1 sur 5

2 3.2 Deuxième rencntre avec les étudiants : explicatin des dcuments administratifs à btenir u à signer et discussin de l aspect financier du prjet à l internatinal. DOCUMENTS ADMINISTRATIFS Passeprt. ( ) Visa au besin. ( Cmpléter le dcument «liste des participants et numérs de téléphne en cas d urgence» (GR-111) Faire signer le dcument «cntrat du participant» (GR-113) et ses annexes. Annexe 1 : Lettre de cnsentement pur une persnne mineure vyageant à l étranger et délégatins de l autrité parentale (GR-118). Annexe 2 : Fiche santé (GR-114) Annexe 3 : Cde d éthique et règles de cmprtement (GR-128) Assurance vyage. Le grupe utilisera une assurance unique cuvrant les sins de santé, le rapatriement d urgence et la respnsabilité civile. Cette assurance dit être prise pur tus les participants et les accmpagnateurs. ASPECT FINANCIER Présenter les différentes méthdes de levée de fnds. Chisir une méthde et élabrer le plan d actin des activités de financement. Partager les tâches et préparer l échéancier. 3.3 Trisième rencntre avec les étudiants : Santé, sécurité et lgistique 2 SANTÉ Présenter les vaccins requis pur le vyage. 3 Remettre aux étudiants le dcument «Trusse de premiers sins» (GR- 135) Expliquer aux participants qu ils divent prévir un duble de leurs rdnnances (médicaments, lunettes, etc.). Au besin, partager des trucs cncernant l alimentatin dans le pays étranger afin d éviter les maladies. SÉCURITÉ Expliquer les règles de sécurité de base en vyage : rester avec le grupe, éviter les vêtements vyant et les bijux, achat d une pchette pur le passeprt, etc. Demander aux étudiants de cmpléter leur inscriptin sur le site des Canadiens à l étranger : ( 2 Vtre grupe peut se jindre à la Frmatin Passeprt rganisée par Isabelle Côté du Service d animatin. 3 Cnsulter la clinique du vyageur. Dr Yvn Dyn, Clinique Santé-vyage Regrupement Clutier - du Rivage 155, Tupin, Tris-Rivières, (Québec) G8T 3Z8 Téléphne: ; Télécpieur : Nvembre 2012 Page 2 sur 5

3 LOGISTIQUE Remettre l aide-mémire pur les bagages. (GR-133). Cnseiller aux étudiants de prendre rendez-vus avec leur institutin financière afin de régler les détails avant le vyage. (prévenir sa banque de sn départ, btenir une prcuratin d une persnne de cnfiance au besin, carte visa, plafnd de retrait, devise, etc.) Recmmander aux participants de phtcpier en deux exemplaires tus les dcuments imprtants (passeprt, billet d avin, etc.). Ils laissent un exemplaire à une persnne de cnfiance et ils apprtent l autre cpie avec eux en vyage. Il est également pssible de numériser les dcuments et de les mettre sur une clé USB. Expliquer les étapes à l aérprt : duane, immigratin, dcuments à avir sur si à l aérprt. (GR-136). Parler du cût de la vie dans le pays visité. Discuter de la cmmunicatin dans le pays hôte (accès à internet, cellulaire, etc.) 3.4 Quatrième rencntre avec les étudiants : l adaptatin en milieu interculturel (chc culturel). CHOC CULTUREL ET CULTURE DANS LE PAYS VISITÉ Décrire le chc culturel et les myens pur y remédier. Préciser les cmprtements à éviter et à adpter à l étranger. Discuter des lis et des tabus dans le pays visité. Expliquer les rapprts sciaux et la religin dans le pays. 3.5 Autres frmatins aux besins Vir la fiche sur les frmatins prédépart suggérées (GR-109) 4) DOSSIER EN CAS D URGENCE Remettre tus les dcuments pur le dssier en cas d urgence au Laflèche internatinal cinq (5) jurs uvrables avant la date d annulatin du vyage (Annexe 2 GR -112). Prendre en nte le nm et le numér de téléphne de la persnne-cntact en cas d urgence du Cllège. Au besin, celle-ci sera dispnible lrs d une urgence sur le terrain. 5) DURANT LE SÉJOUR (À VENIR) 6) LE RETOUR (À VENIR) 7) GESTIONS DES COMMUNICATIONS (À VENIR) Nvembre 2012 Page 3 sur 5

4 ANNEXE 1 (GR-137) Raisns de participer à un stage/prjet à l internatinal De multiples raisns mtivent la réalisatin d un stage u d un prjet à l internatinal. Que ce sit pur des échanges interculturels, techniques u pur un vyage à caractère académique, plusieurs mtifs incitent les étudiants et les établissements sclaires à valriser les prjets à l internatinal. Raisns pur les stagiaires : Prfessinnelles : Acquérir des cnnaissances et des expériences par l explratin d autres méthdes et techniques; Apprendre à s adapter à différents envirnnements de travail; Persnnelles : S initier u se perfectinner à d autres langues, à la gégraphie, à l histire; Dévelpper le travail d équipe et le sens de la débruillardise; Culturelles : Vivre la diversité culturelle et s uvrir sur les autres cultures: décuvrir d autres peuples et d autres mdes de vie. Raisns pur les rganisateurs : Acquérir des cnnaissances et des expériences par l explratin d'autres méthdes et techniques; Partager sn expertise avec des cllègues étrangers et cmparer sn savir-faire; Diversifier et enrichir sn parcurs prfessinnel par des activités internatinales; Favriser le dialgue interculturel; Dévelpper de nuvelles habiletés par la mise sur pied d un prjet; Cntribuer à l enrichissement des cnnaissances de ses élèves; Faire cnnaître à ses élèves d autres réalités écnmiques, plitiques, sciales et culturelles. Bibligraphie Éducatin internatinale. «Guide d rganisatin. Stages à l étranger pur élèves en frmatin prfessinnelle». 77 p. Nvembre 2012 Page 4 sur 5

5 ANNEXE 2 : Liste des dcuments à remettre au Laflèche internatinal avant le départ (GR-112) Activité de grupe hrs Québec DOCUMENTS À REMETTRE 5 JOURS OUVRABLES AVANT LA DATE D ANNULATION DU VOYAGE DOSSIER EN CAS D URGENCE Prgramme : Nm du respnsable : Pays: Nm des étudiants et crdnnées des persnnes à jindre en cas d urgence (GR-111) Cpie des passeprts (étudiants et accmpagnateurs) Cpie des billets d avin, le cas échéant (étudiants et accmpagnateurs) Cpie de la preuve d assurances (cuverture maladie cmplète, hspitalisatin, rapatriement) Cpie du cntrat du participant signé par les étudiants (GR-113) et ses annexes (GR-118/GR- 114/GR-128) Lettre de cnsentement pur une persnne mineure vyageant à l étranger et délégatin de l autrité parentale pur chaque mineur (GR-118) Itinéraire détaillé et crdnnées pur jindre les accmpagnateurs Inscriptin bligatire des étudiants et des accmpagnateurs sur le site Internet du MAECI (pur les activités à l extérieur du Canada) Prendre pssessin du cellulaire internatinal du Laflèche internatinal Les paiements des étudiants nt été effectués Tute autre infrmatin jugée pertinente par l rganisateur. Vus truverez ces dcuments sur le site internet du Laflèche internatinal dans l nglet «internatinalisatin de la frmatin» à la sectin «cffre à utils». Nvembre 2012 Page 5 sur 5

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