Un marché au cœur d un quartier! DESCRIPTION DE L ARC PROGRAMMATION

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1 CAHIER DES EXPOSANTS L Assciatin des résidents de Champfleury (ARC) est heureuse de vus présenter le cahier des expsants, versin Vus y truverez tute l infrmatin pertinente sur le Marché de Nël ainsi que la fiche de candidature. Bnne lecture! Un marché au cœur d un quartier! L Assciatin des résidents de Champfleury (ARC) est fière de présenter la 2 e éditin du marché de Nël de Champfleury! DESCRIPTION DE L ARC Situé au cœur de Ste-Rse, le quartier Champfleury est un secteur résidentiel et très familial. Bénéficiant d une vie de quartier animée grâce à ses espaces verts et ses nmbreux événements, c est un milieu des plus dynamiques. Au centre de cette animatin se truve l Assciatin des résidents de Champfleury. Créée en 1979, l ARC a cmme missin d amélirer la qualité de vie des résidents par l ffre de services de lisirs et l aménagement d installatins récréatives accessibles dans un envirnnement sécuritaire. Une des frces de l ARC est l rganisatin d événements multiples et variés. Frte de ses 30 ans d expérience dans ce dmaine, elle cmpte à sn actif, en autre, l rganisatin d une vente de garage annuelle regrupant 150 vendeurs/artisans et près de 2000 visiteurs, et ce depuis 20 ans. PROGRAMMATION Dans le cadre de cette deuxième éditin, le marché de Nël sera jumelé au dépuillement d arbre de Nël annuel de l assciatin. Événement tujurs attendu et apprécié des cityens, celui-ci bénéficie d une prgrammatin des plus divertissantes pur tus! Un père Nël et des activités destinées aux enfants sernt fferts aux participants, et ce gratuitement. L événement se dérulera à l intérieur du centre cmmunautaire Champfleury, au 2585 bulevard des Oiseaux. Les visiteurs sernt attendus le 2 décembre de 10h00 à 17h00 et le 3 décembre de 10h00 à 16h00. Une campagne prmtinnelle sera mise en place à l aide de tus les utils que pssède l ARC. Regrupant plus 4000 membres, l Assciatin des résidents de Champfleury pssède un bassin de visiteurs ptentiels enviable. Syez des nôtres afin de faire de cet événement un incnturnable du temps des Fêtes! Pur plus d infrmatins, cnsultez le guide de l artisan en pièce jinte. N hésitez pas à cmmuniquer avec nus au besin. Au plaisir de vus y rencntrer! Assciatin des résidents de Champfleury 2585 bulevard des Oiseaux Laval (Québec) H7L 4M Plitiques ARC page 1

2 1- PROCESSUS DE SÉLECTION La sélectin des expsants sera effectuée par le cmité cityen de l Assciatin des résidents de Champfleury, qui est chapeauté par le cnseil d administratin. Le cmité de sélectin s assurera de la diversité et de la qualité des marchands présents, afin d ffrir une expérience ptimale à tus les visiteurs, seln les critères suivants : 1. Pririsatin de l achat lcal, seln l rdre suivant : Champfleury/ Ste-Rse/ Ville de Laval/ Autres villes du Québec 2. Diversité un maximum de 37 places est dispnible. Le nmbre d artisans par catégrie sera dnc limité. Gurmand Enfants et bébés Bijux Prduits de Nël Juets Textiles et cuture Prduits naturels et éclgiques Arts Autres 3. Échelle des prix l ARC désire une vaste furchette de prix afin de cnvenir aux budgets de tus les visiteurs. 4. Phts des prduits afin d aider le cmité de sélectin à évaluer les diverses candidatures, nus demandns d inclure bligatirement avec le frmulaire d inscriptin des phts de vs prduits u le lien vers un site Internet permettant de les vir. De plus, si vus vendez plusieurs prduits, vus devez indiquer le purcentage que représente chacun d eux. Les candidatures divent être reçues au plus tard le 31 juillet. Les marchands qui sernt sélectinnés sernt cntactés par téléphne au plus tard le 14 aût Tus les autres recevrnt un message curriel. Prenez nte que le cmité de sélectin n est pas tenu de justifier ses décisins. Pur être cnsidéré, vtre dssier dit cmprter tus les items suivants : Frmulaire d inscriptin cmplété Descriptin de vs prduits avec la liste des prix Les phts de vs prduits u le lien vers un site Internet permettant de les vir. Vus devez nus acheminer vtre dssier de candidature : Par la pste : Assciatin des résidents de Champfleury 2585 bulevard des Oiseaux Laval (Québec) H7L 4M4 u Par curriel : inf@champfleury.qc.ca Plitiques ARC page 2

3 2- INFORMATIONS TECHNIQUES SUR LE MARCHÉ 2.1- Hraire du Marché de Nël de Champfleury 2017 Le samedi 2 décembre 2017 : 10 h 17 h Le dimanche 3 décembre 2017 : 10 h 16 h En plus des artisans présents sur place, un dépuillement d arbre de Nël ainsi qu une prgrammatin pur les enfants sernt fferts gratuitement aux visiteurs Kisque Chaque expsant aura un kisque de 10 X 6 u de 8 X 6 (Gurmands), dans lequel l ARC furnit : Une table 6 X 2 6 Deux chaises Vus puvez aussi utiliser vtre mbilier persnnel à cnditin qu il ne dépasse pas de l espace allué. Vus devez aussi prévir pur vus une entrée et une srtie Mntage et démntage Les artisans sernt divisés en deux grupes pur le mntage des kisques. Vus devez nus indiquer vtre préférence sur le frmulaire de candidature, mais n êtes pas assurés d btenir ce chix. Vus en serez infrmé quelques semaines avant le marché, lrs de l envi de tutes les infrmatins sur l événement. Le marché de Nël a lieu à l intérieur. Tut le matériel et la marchandise laissé sur place sera sus clé avec un surveillant sur place en dehrs des heures d uverture du marché Hraire du mntage : Vendredi 1er décembre 2017 entre 18h00 et 21h00 Samedi 2 décembre 2017 entre 7h00 et 9h00 *Tus les kisques divent être prêts pur 9h00 le samedi 2 décembre * Les dates et heures du mntage snt sujet à changement. Les expsants sernt cntactés dans un tel cas Hraire du démntage Aucun démntage ne sera accepté avant l heure de fermeture du marché, sit 16h Électricité Si vus désirez de l électricité, SVP en précisez les détails sur vtre frmulaire. Nus puvns furnir 5 watts par kisque. Prévyez dnc une alternative. Vus aurez la cnfirmatin quelques semaines avant le marché, lrs de l envi de tutes les infrmatins sur l événement. 3 FRAIS D INSCRIPTION Les frais d inscriptin sernt demandés une fis que les expsants retenus aurnt été cntactés. Les mdes de paiement acceptés snt : Chèque (pste et sur place) Visa (téléphne et sur place) MasterCard (téléphne et sur place) Plitiques ARC page 3

4 Argent cmptant (sur place seulement) Lrsque vus cnfirmez vtre présence avec nus, vus vus engagez à être présent pur tute la durée du marché. Vus devez aussi vus assurer d avir assez de prduits pur répndre à la demande tut au lng du marché. Frais d inscriptin : Tarif artisans : 100,00 $ taxes incluses pur les deux jurs Tarif cmmerces : 100,00$ taxes incluses pur les deux jurs Tarif pur OBNL : 50.00$ taxes incluses pur les deux jurs, avec preuve de statut (lettres patentes, NEQ) En cas d annulatin de vtre part, avant le 1 er septembre 2017, les frais d inscriptins snt rembursables à 90%. Après cette date, il n y a pas de rembursement. 4- PROMOTION DU MARCHÉ DE NOËL L Assciatin des résidents de Champfleury utilise plusieurs myens de prmtin afin de diffuser ses activités : Jurnal À vl d iseau, diffusé par curriel et inflettre à 3000 exemplaires; Annnces et prgrammatin, diffusé par Pstes Canada à exemplaires; Site Internet, visites par mis + page dédiée à la fête de Nël Page Facebk, 1400 mentins J aime Annnces dans le Currier Laval; 4000 membres 5- RÈGLES À SUIVRE Le Marché de Nël de Champfleury se veut une vitrine pur les artisans, artistes, cmmerçants et rganismes lcaux, en leur permettant de rejindre directement leur clientèle actuelle et ptentielle. L ARC est un OBNL et les prfits générés par le marché servirnt au financement des activités gratuites ffertes à la ppulatin. Tus les artisans présents ne divent vendre que les prduits indiqués sur leur fiche de candidature. Les rganisateurs se réservent le drit de vus demander de retirer tus les autres prduits. En cnfirmant vtre place, vus vus engagez à avir une persnne présente à vtre kisque pur tute la durée du marché. Il est imprtant que vus respectiez le périmètre du site qui vus est allué. Le plan du site demeure un util de travail et des changements peuvent être effectués par les rganisateurs. Vus devez vus assurer de la qualité de la présentatin à vtre kisque. C est vtre respnsabilité de furnir vs nappes et décratins et de vus assurer de la prpreté de vtre emplacement. Plus vtre kisque sera prpre et attirant, plus il le sera pur les visiteurs. Le thème privilégié est bien sûr Nël. Veuillez nter que la salle aura un éclairage de scène et nn celui régulier du gymnase. Nus vus invitns à en tenir cmpte si vus désirez apprter des lumières additinnelles. Vus devez éviter tute publicité visuelle u snre puvant être dérangeante pur les kisques visins. Plitiques ARC page 4

5 Vus puvez laisser un surplus de marchandise dans vs vitures, si nécessaire, mais il n y a pas de place à l intérieur du marché pur de l entrepsage. En tant qu expsant, vus dégagez l ARC de tutes respnsabilités civiles et accidentelles déculant du Marché de Nël, y cmpris le vl u la perte de marchandise. De plus, vus attestez que vtre marchandise répnd aux nrmes de sécurités en vigueur pur le prduit vendu. Si vus vendez des prduits alimentaires, vus devez bligatirement furnir une liste des ingrédients de chacun dans le but d éviter des prblèmes liés aux allergies. Il est aussi frtement cnseillé d indiquer aux visiteurs la présence pssible d allergènes si vus avez des dégustatins. Cmme expsant, vus vus engagez à respecter les règles de l ARC, qui visent à favriser le bn dérulement de l événement et la sécurité de tus. Tute persnne qui refusera de cllabrer sera expulsée et se verra refuser la pssibilité d être présente lrs des éditins futures du Marché. Plitiques ARC page 5