A quoi sert l enregistrement du temps?

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1 A qui sert l enregistrement du temps? Livre blanc GET

2 TABLE DES MATIERES I. Définitin 3 A. Applicatin de base 3 B. Planificatin des hraires de travail 3 C. Enregistrement des heures 3 II. Quelles rganisatins nt intérêt à instaurer un système d enregistrement du temps? 4 III. Les avantages de l enregistrement du temps 4 A. Intrductin 4 B. Avantages de l applicatin de base d enregistrement du temps 5 C. Avantages de la planificatin des hraires de travail 10 D. Avantages de l applicatin d enregistrement des heures 11 IV. Cnclusin 12 GET 2

3 Ce dcument peut vus dnner matière à réflexin si vus cherchez une répnse à la questin suivante : que peut apprter l enregistrement du temps dans mn rganisatin? En d autres mts : l enregistrement du temps est-il un instrument de gestin utile? Pur qui? Quels en snt les avantages cncrets? Et les éventuels désavantages? I. Définitin Dans ntre définitin, l enregistrement du temps est une applicatin ICT qui autmatise l administratin assciée aux absences et aux présences des cllabrateurs dans une rganisatin. La ntin d enregistrement du temps au sens large réunit en général tris dmaines fnctinnels : 1. L applicatin de base (l enregistrement du temps au sens strict) ; 2. La planificatin des hraires de travail ; 3. L enregistrement des heures. A. Applicatin de base Les cllabrateurs enregistrent le début et la fin de leur temps de travail. Pur ce faire, ils présentent généralement leur badge à un lecteur de badges (u pinteuse). Les temps de travail enregistrés snt ensuite traités afin de déterminer le salaire adéquat et prduire des rapprts stratégiques. De plus, n imprte quel système mderne d enregistrement du temps cmprend également un vlet «HR Self Servicing», également appelé ESS/MSS (Emplyee Self Service / Manager Self Service). Ce mdule permet d autmatiser divers prcessus d administratin des RH mais aussi de les décentraliser ainsi du service du persnnel vers la structure hiérarchique (prcédure de demande de cngés p.ex.). B. Planificatin des hraires de travail Outre l applicatin de base smmairement décrite ci-dessus, il est également pssible d étendre le système d enregistrement du temps par un mdule distinct de planificatin du persnnel u des hraires de travail. Même en l absence de ce mdule, l applicatin de base ffre généralement la pssibilité de présenter de manière claire l effectif des divers services. Un mdule de planificatin spécifique furnit plusieurs fnctins supplémentaires aux entreprises pur lesquelles la planificatin de l effectif est essentielle à la réalisatin de leurs bjectifs. C. Enregistrement des heures Une deuxième extensin pssible est l enregistrement des heures (suvent désigné par les termes imputatin des heures u enregistrement des temps ). Dans de nmbreuses rganisatins, il ne suffit pas d enregistrer simplement les présences et les absences. Les heures effectuées snt ventilées u islées par client, par rdre, par prjet, par rdre de travail, par rdre de prductin u par centre de cûts. L enregistrement des heures furnit des dnnées à d autres applicatins auxquelles ce mdule est pratiquement tujurs lié. Citns par exemple les systèmes ERP (Enterprise Resurce Planning), la cmptabilité, l administratin des prjets, des rdres de travail et des dssiers. Remarque La ntin de «Wrkfrce Management» (gestin de la main d œuvre) a été récemment lancée dans le cadre de l enregistrement du temps. Ce terme fait parfis référence aux applicatins de planificatin et d enregistrement des heures. Dans d autres cas, cette «Wrkfrce Management» sera synnyme d enregistrement du temps dans sn ensemble. Nus cntinuerns à utiliser ici les ntins définies antérieurement. GET 3

4 II. Quelles rganisatins nt intérêt à instaurer un système d enregistrement du temps? Nus avns distingué dans ntre définitin tris applicatins partielles : l applicatin de base d enregistrement du temps et les fnctins facultatives de planificatin et d enregistrement des heures. En ce qui cncerne l applicatin de base, nus savns par expérience que tute entreprise d une centaine de cllabrateurs u plus peut en tirer prfit. Les plus petites entreprises n nt en général aucun mal à gérer leurs infrmatins et à cnserver une vue d ensemble en appliquant des prcédures manuelles. Il se peut également que les investissements indispensables ne sient pas à la hauteur des résultats escmptés. Que le système sit applicable u nn ne semble abslument pas lié au secteur d activité. Tant les entreprises de prductin que les explitatins cmmerciales, les prestataires de services, les administratins publiques et les instituts de sins nt recurs à l enregistrement du temps. Les bénéfices réalisables dépendent davantage de la taille de l rganisatin. La nécessité d une bnne planificatin des hraires de travail est par cntre liée au secteur. Tus les envirnnements de prductin ù les cûts d une interruptin snt directement très élevés et ù l explitatin des machines exige des pérateurs qualifiés et plyvalents divent à tut mment garantir un effectif apprprié. Les sciétés de services pur lesquelles la cntinuité des services furnis est capitale divent bligatirement cnsacrer une grande attentin à la planificatin de leur effectif. La plice, les hôpitaux et les instituts de sins en snt de bns exemples. Etendre l enregistrement du temps par un mdule d enregistrement des heures est utile dans de nmbreux dmaines. Quantité d entreprises de prductin appliquent l enregistrement des heures. Il est alrs suvent questin d enregistrement des heures par jb. Par exemple dans les industries de type «Make t Order» u «Engineer t Order», qui fabriquent un vlume limité de prduits plus cmplexes. Les entreprises de cnstructin et les sciétés d installatin asscient les heures à des prjets u à des rdres de travail spécifiques. Les furnisseurs de services prfessinnels (expertscmptables, avcats, prestataires de services ICT) facturent leurs clients sur la base des heures déclarées. Dans de nmbreuses entreprises privées et autant d institutins publiques, les prirités de management telles que la justificatin du budget, la maîtrise des cûts u les réglementatins en matière de subsides impsent une allcatin précise des heures de travail à des centres de cûts cmptables services u types d activités spécifiques par exemple. Nus détaillerns ci-dessus les avantages de l applicatin de base d enregistrement du temps et nus cnsacrerns une attentin particulière aux deux mdules d extensin facultatifs. III. Les avantages de l enregistrement du temps A. Intrductin Nus abrdns les avantages u bénéfices financiers ainsi que les cûts de l enregistrement du temps dans un livre blanc distinct. L bjectif du présent dcument est de mntrer de manière générale cmment rendre pssible des écnmies. Cmment l enregistrement du temps peut-il amélirer les perfrmances et l efficacité de la gestin d entreprise? Ns résultats repsent sur les témignages d entreprises et d rganisatins qui utilisent un système d enregistrement du temps. Les avantages cités par les utilisateurs snt nmbreux et varient d une entreprise à l autre. Mais les principaux éléments réapparaissent tujurs sus l une u l autre cmbinaisn. Il est saisissant de cnstater que les bénéfices financiers réalisés snt rarement calculés avec précisin bien que les avantages sient clairement ressentis. GET 4

5 B. Avantages de l applicatin de base d enregistrement du temps Une quinzaine de thèmes snt énumérés ci-dessus. Chaque thème fait référence à un prcessus administratif u à un dmaine stratégique auquel l enregistrement du temps peut apprter une améliratin des perfrmances. Ces thèmes snt présentés dans un rdre arbitraire et tus ne snt évidemment pas applicables partut. La préparatin du traitement des salaires Les dnnées relatives aux prestatins de chaque travailleur divent être rassemblées pur chaque péride de paie afin de puvir effectuer le calcul des salaires crrectement et à temps. Un système d enregistrement du temps permet presque de supprimer de l administratin du persnnel ces tâches de rutine astreignantes et répétitives. Les temps enregistrés autmatiquement à la pinteuse snt cnvertis sans erreur en prestatins de travail de différents types, en tenant cmpte de tus les suppléments prévus. Dans cette ptique, le règlement de travail et les CCT divent être traduits une fis pur tutes en règles de calcul pur le lgiciel d enregistrement du temps. Ces règles snt ensuite appliquées chaque mis crrectement et autmatiquement. La dernière étape de la préparatin des salaires à savir l envi à temps de tutes les dnnées au prgramme externe u interne de calcul des salaires peut également avir lieu de manière pratiquement autmatique. Le service du persnnel ne dit plus intervenir qu au lancement des prcessus de traitement et dans tutes les situatins exceptinnelles qui exigent malgré tut la saisie manuelle des crrectins. Il n est dnc pas exceptinnel de cnstater un gain de temps de 80 à 90 % au niveau de la préparatin des salaires. Prcédures de cmmunicatin des demandes de cngés, des heures supplémentaires, des ntificatins de maladie u des changements d hraires Chaque rganisatin applique une prcédure spécifique d apprbatin u de refus des demandes de cngés (u autres demandes d absences) des cllabrateurs. Suvent, le cllabrateur dit cmpléter un dcument papier et le sumettre ensuite à sn supérieur hiérarchique. Ce dcument revient ensuite chez le cllabrateur en passant par le service du persnnel. L enregistrement du temps autmatise ce prcessus et le transpse en une cmmunicatin directe et électrnique entre le cllabrateur et sn supérieur hiérarchique. Le service du persnnel n est désrmais plus une simple bîte aux lettres en grande partie inutile. Mais il dispse néanmins en temps réel de tutes les dnnées se rapprtant aux cngés de tus les cllabrateurs. Le superviseur peut prendre plus rapidement une décisin mieux infrmée cncernant une demande de cngés. Car il peut cnsulter à tut mment l hraire planifié de sn équipe. Tant les cllabrateurs que les superviseurs gagnent du temps grâce au traitement tut à fait électrnique des flux de cmmunicatin. Le prcessus d apprbatin u de refus des heures supplémentaires peut également être autmatisé de manière similaire à celui des demandes de cngés. Deux cllabrateurs désireux de permuter leurs hraires de travail peuvent arranger cela électrniquement de manière cncertée. Sans impliquer sur le plan administratif le service du persnnel u les supérieurs hiérarchiques. Une ntificatin de maladie d un travailleur ne dit être intrduite qu une seule fis. Le supérieur hiérarchique peut directement vir les cnséquences de cette absence au niveau de l effectif de sn service. Le service du persnnel en est infrmé au même mment et les dnnées crrectes sernt furnies pur le traitement des salaires. Enfin, la persnne chargée du suivi des attestatins médicales est également infrmée qu il dit encre recevir l attestatin du cllabrateur cncerné. En résumé, l autmatisatin de tutes ces prcédures permettra de gagner du temps, surtut au service du persnnel. Mais les supérieurs hiérarchiques aussi purrnt traiter plus rapidement ces tâches administratives et surtut prendre des décisins plus slides sur la base d infrmatins actualisées et crrectes. GET 5

6 Suivi des attestatins médicales (Belgique) Cmme nus l avns déjà indiqué, il suffit d intrduire une ntificatin de maladie pur créer un nuvel élément dans le mdule des attestatins médicales. Aucune démarche directe n est désrmais demandée au service chargé de la gestin des certificats médicaux service du persnnel u sectin médicale. Le cllabrateur cncerné est autmatiquement averti par sn prtail Self Service qu il dit encre furnir une attestatin médicale. Ce message ne disparaît que lrsque l attestatin a été effectivement remise et que le respnsable l a cchée dans le système. Le suivi manuel des attestatins nn rendues et les rappels téléphniques (répétés) snt dnc en majeure partie superflus. Cmmunicatin interne avec le service du persnnel Qui a déjà travaillé dans un service du persnnel est familier des innmbrables cups de téléphne de cllabrateurs anxieux (vire irrités) vulant cnnaître leur slde de jurs de cngés u cntester des heures supplémentaires nn cmptées u des prestatins mal calculées (de leur pint de vue). Dans les grandes structures, il ne faut pas sus-estimer l ampleur de cette charge de travail à très faible valeur ajutée. Un système d enregistrement du temps mderne assrti de fnctinnalités Self Service rend 90 % de ces questins superflues. Via sn prtail Self Service, le cllabrateur peut cnsulter lui-même le slde de ses jurs de cngé persnnels. Les heures supplémentaires snt appruvées électrniquement avec l accrd du supérieur hiérarchique et snt ensuite autmatiquement et crrectement calculées u payées. Le cllabrateur peut également cnsulter à vlnté ses pintages d entrée et de srtie. Grâce à la transparence et à la dispnibilité en ligne de tutes ces infrmatins, le service du persnnel perd cette fnctin pur une bnne part inutile d interlcuteur central, seul capable de traiter ces questins. Reprting des RH Etablir des rapprts destinés à la directin est une missin essentielle de tus les services de RH. Effectif, ETP, jurs de maladie, heures supplémentaires, rtatin du persnnel, intérims Les chiffres des RH qui alimentent les cmités de directin, les discussins mensuelles des résultats, les rndes budgétaires, les rapprts sciaux annuels u les cnseils d entreprise snt très variés. Dans de nmbreuses entreprises, rassembler et cnslider péridiquement tutes ces dnnées est une tâche très astreignante. Chaque cllabrateur du service du persnnel y va suvent de sn prpre fichier Excel et prduit ainsi une partie des chiffres nécessaires. Ces îlts d autmatisatin entraînent suvent à la cnslidatin des résultats finaux inchérents. Chercher les erreurs u les interprétatins divergentes des dnnées de base mbilise quelques heures vire quelques jurnées de travail supplémentaires. L avantage de travailler avec une base de dnnées centrale, laquelle regrupe tutes les dnnées de base saisies à une seule reprise, est dnc évident. Chaque rapprt spécifique est défini une seule et unique fis et est ensuite dispnible littéralement «sur simple clic de suris». Chaque année, le gain de temps ainsi btenu au niveau de la préparatin des rapprts et des travaux de recherche assciés peut s accumuler cnsidérablement. Citns encre un avantage supplémentaire pur le respnsable des RH : grâce aux chiffres dnt il dispse, celui-ci peut désrmais parler la langue de la directin lrs des cncertatins stratégiques et dnc cntribuer plus efficacement à la gestin d entreprise. La base de dnnée centrale d enregistrement du temps est une surce circnstanciée de chiffres histriques, liés aux RH. Ces infrmatins peuvent être facilement cnslidées et ainsi frmer de nmbreux rapprts ad hc stratégiques. GET 6

7 Extensin du «Emplyee Self Service» aux cllabrateurs de prductin Dans les explitatins de prductin dnt une part imprtante de l effectif est cmpsée de cllabrateurs de prductin, la philsphie du HR Self Servicing est suvent limitée au grupe des cllabrateurs administratifs. Divers arguments sutiennent cette limitatin : les cllabrateurs de prductin n nt pas de PC en prpre et ne snt pas frmés à utiliser des applicatins infrmatiques. L expérience nus mntre tutefis qu il est suvent très simple d intégrer les cllabrateurs de prductin au cncept «Emplyee Self Service». Le prblème des PC peut être réslu simplement, en installant quelques kisques d infrmatin (PC) à des endrits stratégiques cmme la cafétéria. La cmmande des applicatins Self Service est en générale très intuitive. Une brève sessin de frmatin suffit dnc pur familiariser tus les cllabrateurs avec les manipulatins permettant de cnsulter leurs infrmatins persnnelles. Certains lecteurs de badges mdernes (pinteuses) peuvent être également cnsidérés cmme des «kisques d infrmatin». S ils snt équipés d un écran suffisamment grand, ils peuvent afficher sans difficulté le slde des jurs de cngé p.ex. au cllabrateur qui suhaite cnsulter ses dnnées. Mais les demandes de cngés et autres ne divent pas être intrduites via un lecteur de badges. Une slutin intermédiaire dans cette ptique Self Service est que les superviseurs qui dirigent une équipe de cllabrateurs de prductin dispsent d un PC et traitent eux-mêmes les demandes d infrmatin, de cngés, etc. de leurs cllabrateurs. Quelle que sit l ptin chisie, la charge administrative du service du persnnel sera allégée et des ressurces sernt libérées pur exécuter d autres tâches plus pertinentes. Rembursements des trajets à vél et chèques-repas L entreprise désireuse d instaurer des avantages secndaires chèques-repas u rembursements des trajets à vél par exemple dit évidemment en assurer le suivi administratif supplémentaire. Myennant un paramétrage crrect, des applicatins d enregistrement du temps peuvent assumer en grande partie cette charge administrative. Dès que l applicatin sait qui a drit à un chèque-repas et quand, le calcul mensuel s effectue tut à fait autmatiquement. Les cllabrateurs qui fnt la navette à vél peuvent l indiquer par une tuche sur le lecteur de badges. Ainsi, cet avantage n impse aucun suivi administratif supplémentaire. Intrductin des hraires variables De nmbreux d emplyeurs instaurent des hraires variables afin de permettre à leurs cllabrateurs d btenir un meilleur équilibre entre le travail et la vie privée. C est un atut qui attire les bns cllabrateurs et permet surtut de les garder. Le revers de la médaille est que, en l absence de l une u l autre frme de cntrôle, cette flexibilité sera inévitablement liée à une perte de prductivité. Seln le principe classique de Paret, 80 % des cllabrateurs vnt sans dute s en tenir cnsciencieusement aux cnventins passées avec l entreprise en matière de durée de travail exigée. Les 20 % restants n y regardernt peut-être pas de si près. Avec tut cmpte fait une perte significative de prductivité. Le suivi manuel des hraires variables est quasiment impssible sur le plan pratique dès que l effectif de travailleurs est imprtant. L enregistrement du temps est un système de gestin stratégique capable d assumer ttalement cette charge administrative. On y ppse suvent l bjectin suivante : «Dans une entreprise dynamique et mderne cmme la nôtre, la quantité d heures prestées n est pas un bjectif en si. Ce qui imprte, c est atteindre les résultats escmptés. C est eux qu il faut évaluer, nn la quantité d effrts furnis. L enregistrement du temps est dnc superflu.» Seln cette philsphie, les cllabrateurs snt payés pur exécuter des tâches devant abutir à certains résultats. L idée sus-jacente est que ces résultats impsernt parfis un surcrît de travail (nn payé) qui cmpensera les jurs ù l n travaille mins. GET 7

8 C est un raisnnement smme tute plausible. Mais tut bien cnsidéré, mesurer la quantité des prestatins et travailler pur btenir des résultats ne snt pas cntradictires. Le premier est au cntraire la base nécessaire à l applicatin ptimale du deuxième. Imaginez en effet que, sur une péride plus u mins lngue, un cllabrateur btient les résultats visés par sn travail en y cnsacrant 80 u 90 % du temps de travail nrmalement exigé. Quel emplyeur est dispsé à lui verser encre la ttalité de sn salaire? Et cmment déterminer de manière bjective ces 80 u 90 % s il n y a abslument aucun dispsitif pur les mesurer? Il en est naturellement de même pur les cllabrateurs évalués sur un ensemble d activités axées sur des résultats, lequel semble de manière structurelle englber en fin de cmpte 110 à 120 % d un temps plein nrmal. De telles situatins engendrent inéluctablement une hausse du stress, de l absentéisme et de la rtatin du persnnel. En effet, cmment le cllabrateur peut-il bjectivement mntrer qu il travaille structurellement plus que l hraire nrmal? Sur ce pint, nus vus recmmandns la lecture du livre blanc : «Enregistrement du temps et culture d entreprise mderne snt-ils cmpatibles?» Service à la clientèle. Dans de nmbreux secteurs écnmiques, les clients attendent aujurd hui un niveau de service garanti, même en dehrs des heures de travail habituelles. Ces entreprises snt dnc cntraintes de s rganiser afin de permettre à leurs cllabrateurs de travailler seln des hraires variables. Il en résulte une grande variété d hraires de travail, qui rendent très cmpliqué et astreignant le suivi manuel des prestatins. Cmme à l instauratin des hraires variables, l enregistrement du temps ffre une slutin perfrmante qui permet de cmbiner la flexibilité avec une surveillance efficace de la prductivité. Le climat scial dans l rganisatin L enregistrement du temps peut à plus d un titre cntribuer à amélirer le climat scial : L enregistrement du temps peut stimuler la mtivatin des cllabrateurs : ils peuvent euxmêmes cnsulter à tut mment leurs prestatins, le calendrier et le slde des cngés. Ils nt l assurance que leurs prestatins snt tujurs calculées crrectement. Ils n envient pas inutilement le cllègue qui quitte le travail plus tôt. Celui-ci devra assurément travailler plus tard demain puisque chacun dit au ttal effectuer les heures exigées. Pur que puisse fnctinner une système d enregistrement du temps, il est indispensable que le règlement de travail et les CTT sient traduits de manière ttalement transparente et univque en règles bjectives. Celles-ci snt appliquées autmatiquement, dans tus les services et sur tus les sites de manière crrecte et identique. La délégatin syndicale sait que, dans un système autmatisé, chaque cllabrateur cnfrnté aux mêmes cnditins est traité de la même manière en matière de prestatins. Lrsqu ils négcient avec la directin, les délégués snt certains que les chiffres des rapprts sur le persnnel repsent sur des mesures bjectives et cncrètes. L ambiance qui règne dans une entreprise est le résultat de nmbreux facteurs, mais l enregistrement du temps peut certainement cntribuer à créer un climat scial détendu et uvert. Charge de travail Une charge de travail trp élevée dans l entreprise en général u dans certains services entraîne à terme une plus grande rtatin du persnnel et davantage d absentéisme. L enregistrement du temps furnit au directeur des RH, sans impser une lngues recherches, des chiffres cncrets se rapprtant à des paramètres essentiels cmme les heures de travail effectuées, les heures supplémentaires, l absentéisme pur cause de maladie u les cngés à prendre dans chaque service. Il est ainsi pssible de mieux cmprendre l évlutin de la charge de travail sur une péride de temps définie. Pur l rganisatin dans sn ensemble et pur chaque service de manière individuelle. Les méthdes de leadership des directeurs gagnent en visibilité et peuvent être plus facilement discutées le cas échéant. Parce que cette discussin peut repser sur des chiffres cncrets et bjectifs. GET 8

9 Absentéisme pur cause de maladie Une enquête récente de SD Wrx était intitulée : «En 2008, l absentéisme pur cause de maladie a cûté aux rganisatins de 100 cllabrateurs eurs envirn.» L enregistrement du temps ne va naturellement pas réduire à lui seul l absentéisme pur cause de maladie. Mais un système de ce type peut tutefis juer un duble rôle imprtant à ce niveau. Tut d abrd en furnissant des infrmatins. Ce système d enregistrement du temps furnit autmatiquement tutes les infrmatins nécessaires pur se faire une idée précise de l absentéisme pur cause de maladie. En fnctin du temps et dans les différents services. Des rapprts spécifiques dnt le rapprt Bradfrd permettent d interpréter plus facilement les chiffres bruts. Le facteur Bradfrd est un facteur de pndératin du schéma d absentéisme pur cause de maladie de chaque individu. Une lngue absence par exemple ne pèse pas aussi lurd que des interruptins de travail plus curtes mais fréquentes. Le respnsable des RH bénéficie dnc d un util pur entreprendre une actin priritaire auprès des persnnes cncernées. Il est désrmais pssible de discuter de l absentéisme sur la base de chiffres cncrets et bjectifs. Outre la furniture d infrmatins, un système d enregistrement du temps peut également ffrir un sutien stratégique efficace. Certaines applicatins permettent en effet de définir des prcédures autmatiques. Par exemple, une actin spécifique est déclenchée dès qu un événement spécifique se prduit. Ainsi, dès le retur de maladie d un cllabrateur dnt les absences crrespndent à un schéma spécifique, un message invite autmatiquement le superviseur cncerné à prévir une discussin avec le cllabrateur. Pur l escalade au niveau supérieur, une telle cnversatin peut être rendue bligatire et assrtie du feed-back du superviseur au niveau +1. L enregistrement du temps peut dnc certainement cntribuer à mettre en œuvre une plitique active en matière d absentéisme pur cause de maladie et ainsi réduire au strict minimum les démarches administratives assciées (et le cût crrespndant). Cllabrateurs itinérants Le dmaine d applicatin de l enregistrement du temps est traditinnellement limité aux cllabrateurs qui exécutent leurs activités dans l entreprise elle-même. Grâce à l évlutin de l Internet et aux pssibilités de la télécmmunicatin mbile, ceci n est plus bligatire. Les télétravailleurs et les cllabrateurs emplyés à distance dans une agence peuvent depuis lngtemps se cnnecter et se décnnecter via Internet au début et à la fin de leurs heures de travail. Ils nt par ailleurs également accès aux fnctinnalités Self Service. Les cllabrateurs qui travaillent sur des chantiers u chez des clients (équipes de nettyage par exemple) peuvent désrmais effectuer leurs pintages via un message sms u un appareil téléphnique classique. Les avantages de l enregistrement du temps s étendent ainsi à un grupe supplémentaire de travailleurs. Il est évident que dans ce cas, le risque d ubli u de fraude est plus élevé. La meilleure manière de cmpenser ce risque dit être envisagée en fnctin des circnstances cncrètes. Sus-traitants et cllabrateurs tempraires Cntrôle des factures Les intérimaires et les sus-traitants exécutent des prestatins facturées par le furnisseur cncerné. Le cntrôle détaillé des factures impse des effrts administratifs cnsidérables. Et dnc un cût significatif. Ces cllabrateurs externes peuvent fnctinner cmme un grupe distinct dans un système d enregistrement du temps. Ils peuvent ainsi intégrer sans difficulté le même système d heures de travail que les travailleurs de l rganisatin. Leurs prestatins réelles snt enregistrées en détail et peuvent ensuite faire l bjet de tus les calculs et rapprts suhaités. GET 9

10 Le cût administratif asscié à la cmparaisn des prestatins facturées avec la réalité est ce faisant cnsidérablement réduit. Les ublis snt par ailleurs détectés plus fréquemment, ce qui permet de nuvelles écnmies. Cntrôle budgétaire L enregistrement du temps peut également cntribuer au cntrôle budgétaire. Grâce au planning général, la directin peut visualiser les ressurces prévues pur les mis à venir et cnnaître le cût crrespndant des externes. Lrsque la capacité planifiée est supérieure au budget dispnible, il est pssible de prendre des mesures crrectives à temps. Réactivité Certaines entreprises de prductin dnnent à leur partenaire d intérim un accès direct au planning général de leurs cllabrateurs fixes. Le partenaire peut ainsi rapidement évaluer les besins futurs de sn client en persnnel cmplémentaire et en cmpétences spécifiques. Il peut ainsi démarrer plus rapidement la recherche de prfils adaptés et éviter tant que pssible les cûts d une interruptin de l explitatin. Hraire Une bnne applicatin d enregistrement du temps dnne à chaque superviseur, via divers aperçus, une visin claire des dispnibilités de sn équipe, aujurd hui et à l avenir. Le superviseur peut ainsi éviter plus facilement les surprises désagréables, par exemple en cas de maladie subite d un cllabrateur alrs que tus les autres cllègues du service qui dispsent des mêmes cnnaissances u cmpétences spécifiques snt par hasard en cngé au même mment. Des cûts supplémentaires imprtants et évitables peuvent apparaître lrsque certaines tâches qui divent être exécutées à des mments définis s expsent à un retard à la suite de l interruptin d un service spécifique u lrsque des alternatives divent être truvées à la hâte. C. Avantages de la planificatin des hraires de travail Divers secteurs industriels snt cnfrntés à une prblématique cmplexe de planificatin. Pur la résudre, des mdules de planificatin ptimisés snt dispnibles sus la frme d extensins au système de base d enregistrement du temps. Certains furnisseurs prpsent ce type d applicatin de planificatin sus la frme d un lgiciel indépendant, distinct du système d enregistrement du temps. De nmbreux planificateurs utilisent encre leurs prpres mdèles Excel simples u cmplexes cmme utils de planificatin cmplémentaires. Nus n allns pas apprfndir ici les avantages intrinsèques de la planificatin des hraires. Pur les entreprises de prductin u les rganismes tertiaires (secteur des sins de santé par exemple) qui affichent une activité cntinue et snt ainsi cnfrntés à un prblème cmplexe de planificatin du persnnel, il est évident qu un bn util de planificatin est indispensable fût-ce pur maintenir aussi bas que pssible les cût liés aux heures supplémentaires. Nus allns examiner à présent les avantages de l intégratin de la planificatin des hraires dans l enregistrement du temps. Imaginez qu un machiniste d une entreprise de prductin ne se présente pas au début de sn shift pur cause de maladie u pur une autre raisn. Il incmbe alrs au superviseur de truver très rapidement une slutin de rechange. Sans elle, l entreprise va perdre un temps de prductin précieux. Pur truver cette slutin, le superviseur dit être avant tut infrmé de tutes les absences. Une feuille Excel u un lgiciel de planificatin indépendant snt ttalement incapables de reprduire en temps réel la situatin des présences et des absences. Le temps de réactin sera de tute manière plus lng. C est une raisn essentielle au chix d un lgiciel de planificatin intégré dans le système d enregistrement du temps. L pérateur qui ne pinte pas est indiqué absent dans le planning général. Dès qu il passe à la pinteuse, sn statut change immédiatement dans le lgiciel d enregistrement du temps et dans le GET 10

11 planning. Les superviseurs snt dnc à tut mment infrmés des persnnes présentes. Et peuvent dnc intervenir rapidement. Parce qu ils vient immédiatement les pérateurs présents, ceux qui pssèdent les cnnaissances ad hc et snt également dispnibles pur assurer la tâche en questin. L intégratin de l enregistrement du temps et de la planificatin des hraires présente un autre avantage imprtant. Dans tutes les rganisatins, des mdificatins dans la planificatin des prchains jurs et mis snt suvent apprtées à la suite de demandes de cngés, de changements d hraires, d avis de maladie u autres incidents imprévus. Dans un fichier Excel u un lgiciel de planificatin distinct, ces mdificatins du planning divent être tujurs intrduites manuellement. Même si elles fnt encre l bjet d un traitement administratif supplémentaire par le service du persnnel. L intégratin d un lgiciel de planificatin des hraires dans un système d enregistrement du temps permet dnc d éviter les dublns. Par cnséquent, le cût généré en cntinu par la mise à jur de la planificatin des semaines à venir est bien inférieur avec une applicatin intégrée. Et le risque d erreur u d ubli est bien mindre. D. Avantages de l applicatin d enregistrement des heures Les bjectifs que l n veut atteindre par l enregistrement des heures effectuées par client, par rdre de travail, etc. snt variés : Une facturatin crrecte et dcumentée des prestatins ; Un cntrôle précis à psteriri des heures effectuées sur des prjets, des clients u des rdres de prductin ; Une attributin crrecte des cûts du persnnel aux centres de cûts ad hc pur une répartitin crrecte des frais généraux ; Une justificatin détaillée des subsides u des allcatins basés sur les activités ; Une idée exacte du degré d achèvement des prjets u des rdres en curs d exécutin en vue du reprting cmptable u d une adaptatin de la prductin ; Une évaluatin fndée des temps standard u nrmalisés pratiqués dans le calcul des cûts. Les fnctinnalités d enregistrement des heures ne se retruvent pas uniquement dans un mdule en ptin intégré dans un prgiciel d enregistrement du temps. Elles peuvent être également présentes dans des applicatins indépendantes u dans un lgiciel de type ERP (Enterprise Resurce Planning). Bien qu une applicatin d enregistrement des heures puisse dnc fnctinner sans système d enregistrement du temps, l intégratin de l enregistrement du temps et de l enregistrement des heures ffre quelques avantages essentiels. En pratique, il est suvent capital d enregistrer le temps de travail ttal des travailleurs. Cela dnne entre autres une idée du rapprt entre les heures prductives et les heures nn prductives. Le temps de travail ttal, furni par le système d enregistrement du temps, dit crrespndre à la smme des heures déclarées administratin, frmatin, maladie, cngés, etc. inclus. Cette méthde permet également d éviter que les cllabrateurs fassent état d un nmbre trp élevé u trp faible d heures effectuées, ce qui entraînerait des erreurs de facturatin u des cnclusins errnées en matière de rendements de prjets, calculs des cûts, etc. C est un argument de pids en faveur de l intégratin de l enregistrement du temps et de l enregistrement des heures dans une seule applicatin. Un autre avantage de l intégratin de l enregistrement du temps et des heures est lié aux particularités prpres à l entreprise du système d enregistrement des heures. Cmment se dérulent les prcessus d enregistrement et de validatin? Quelles dnnées veut-n cnserver? Quels rapprts veut-n prduire? La répnse à ces questins et à bien d autres dépend en grande partie de l entreprise cncernée. En effet, l enregistrement des heures n est jamais une applicatin indépendante. Elle est tujurs en liaisn avec d autres applicatins entreprise, par exemple : ERP, PSA (Prfessinal Services Autmatin), administratin de prjet, administratin des rdres de travail, cmptabilité (administratin des centres de cûts) et/u système d infrmatin du persnnel. GET 11

12 Via ces liaisns, des dnnées divent être échangées en cntinu dans les deux sens. Par cnséquent, une certaine adaptatin (custmising) est suvent inévitable à l instauratin d une applicatin d enregistrement des heures. Les furnisseurs d applicatins standard cmplexes et mnlithiques système ERP u lgiciel de cmptabilité par exemple ne snt pas tujurs enclins à adapter leur lgiciel. Un prgiciel d enregistrement du temps est au cntraire par définitin plus uvert et flexible, car cnçu dès le départ pur être lié à tutes srtes d applicatins de traitement des salaires et d infrmatin du persnnel. Il sera dnc suvent plus cmmde et meilleur marché d adapter le mdule d enregistrement des heures au sein de l applicatin d enregistrement du temps en fnctin de l envirnnement cncret et des suhaits et exigences spécifiques de l entreprise. IV. Cnclusin Les avantages de l enregistrement du temps ne se limitent pas au seul service du persnnel. Les supérieurs hiérarchiques et l rganisatin dans sn ensemble truvent intérêt à un tel investissement. Le service du persnnel est naturellement le premier bénéficiaire. La charge administrative résultant de différentes tâches et prcessus de rutine peut être cnsidérablement réduite. Ainsi, la préparatin des salaires peut être effectuée en majeure partie autmatiquement. Il en est de même pur l administratin des attestatins médicales, des rembursements des trajets à vél, des chèques-repas et des travailleurs intérimaires. Les RH ne divent plus répndre à tutes les questins que se psent les cllabrateurs de l rganisatin cncernant leur slde de cngés, les heures supplémentaires, etc. Des gains de temps supplémentaires snt également pssibles dans le dmaine du reprting. Enfin, le service du persnnel ne fait plus ffice de gare de triage dans diverses prcédures administratives cmme les demandes de cngés, les heures supplémentaires u les changements d hraires. Les supérieurs hiérarchiques bénéficient d une vue plus claire de la situatin actuelle et à venir des absents et des présents dans leur équipe. Ils peuvent dnc prendre à temps des décisins mieux infrmées afin de garantir la cntinuité des activités. L enregistrement du temps est par ailleurs l util idéal pur instaurer des hraires variables sans perte de prductivité, même pur les cllabrateurs itinérants. L bjectivatin de tutes les infrmatins de RH et l applicatin en drite ligne des cnventins de l entreprise aident l rganisatin à mettre en place les cnditins indispensables à un climat scial uvert et mtivant. La gestin de la charge de travail et l absentéisme pur cause de maladie snt des dmaines d actin essentiels pur les RH. L enregistrement du temps furnit une part imprtante des infrmatins indispensables au supprt de ces actins. L intégratin de la planificatin des hraires et de l enregistrement du temps ffre plusieurs avantages spécifiques. Un fichier Excel u un lgiciel de planificatin indépendant ne purrnt jamais reprduire en temps réel la situatin des absences et des présences en cas de mdificatin imprévue. L intégratin de l enregistrement du temps et de la planificatin des hraires permet de ne saisir des dnnées qu une seule fis. Par cnséquent, le cût de gestin pératinnel de la fnctin de planificatin est bien mindre à l usage d une applicatin intégrée. Tut cmme le risque d ubli u d erreur. L intégratin de l enregistrement des heures et de l enregistrement du temps est également très pertinente.l enregistrement du temps calcule la durée de travail ttale, laquelle dit crrespndre à la smme des heures déclarées, en ce inclus l administratin, la frmatin, les maladies, les cngés, etc. Il est dnc pssible de se faire une idée du rapprt entre les heures prductives et les heures nn prductives. GET 12

13 En utre, les cllabrateurs ne fnt plus état d un nmbre trp élevé u trp faible d heures effectuées, ce qui permet d éviter une nuvelle fis quantité d erreurs dans la facturatin u dans le cntrôle a psteriri. Un lgiciel d enregistrement des heures dit être en général adapté à l envirnnement cncret et aux exigences et suhaits spécifiques de chaque entreprise individuelle. Le lgiciel d enregistrement du temps est par définitin uvert et flexible : il est dnc relativement simple et bn marché d adapter le mdule d enregistrement des heures au sein de l applicatin d enregistrement du temps. Pur finir : n y a-t-il vraiment aucune mbre au tableau de l enregistrement du temps? Outre le fait qu instaurer un système d enregistrement du temps impse un investissement financier et un imprtant changement au sein de l entreprise, l enregistrement du temps ne cmprte aucun incnvénient intrinsèque. Il y a un risque que les travailleurs cnfndent l enregistrement du temps avec un simple util de cntrôle de la directin. Ce pint est apprfndi dans le livre blanc «Enregistrement du temps et culture d entreprise mderne snt-ils cmpatibles?». Une autre bjectin parfis sulevée est que l enregistrement du temps encuragerait une mentalité seln laquelle les cllabrateurs s effrceraient de n effectuer que le nmbre strict d heures de travail exigées. Et que l emplyeur devrait dnc mins cmpter sur la flexibilité de ses travailleurs. Cette bjectin peut être fndée dans certaines situatins, avec certains grupes de travailleurs. Mais ces entreprises purraient peut-être justement réaliser un gain de prductivité net si chacun atteignait les nrmes de prestatins escmptées. Cmment peut-n cnturner cet effet secndaire? L expérience nus a mntré qu une cmmunicatin interne réfléchie à l intentin du persnnel pendant la phase d instauratin du système d enregistrement du temps peut influencer significativement l idée que s en fnt les cllabrateurs. Les réunins de fnctinnement u d évaluatin snt un autre angle d apprche qui permet d infléchir psitivement le cmprtement u l attitude des cllabrateurs individuels. Cmpte tenu de ces bservatins, nus pensns puvir cnclure que l enregistrement du temps peut être pur l immense majrité des grandes rganisatins (c.-à-d. cmptant envirn une centaine de cllabrateurs u plus) une pprtunité d investissement très rentable assrtie de nmbreux avantages. C est également et peut être plus encre le cas pur les rganismes u les institutins qui alimentent une culture d entreprise prgressiste. Cntact GET dévelppe et met en œuvre depuis plus de trente ans des systèmes d enregistrement du temps. Leader sur ce marché, nus cllabrns dans le cadre de prjets avec des myennes et grandes entreprises de tus les secteurs écnmiques, mais aussi avec les rganismes publics les plus divers. Vus truverez d autres livres blanc sur GET 13