Règles de gestion d une régie

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1 Dcument de frmatin à la Régie d Avances et de Recettes GFC versin du 27/05/2011 Règles de gestin d une régie Suivi d une Régie GFC : recmmandatins 1. Recmmandatins préalables : Le travail de suivi et de gestin d une régie avec GFC demande de la rigueur et impse de respecter des échéances en crdinatin avec l agence cmptable. Le régisseur se dit de cnnaitre l étendu des respnsabilités liées à sa nminatin en tant que régisseur, les mdalités du cautinnement et de l assurance ainsi que l énncé des bases réglementaires en particulier l instructin cdificatrice M9-R du 4 mai 1998 (Vir la dcumentatin publiée par la DEAE). Le régisseur est invité à se référer à la dcumentatin utilisateur GFC accessible en ligne dans mdule REGIES (chix Aide) et à s appuyer sur l aide en ligne de GFC. L habilitatin de régie arrête une péridicité des pératins. Ces délais divent être impérativement respectés : de 1 à 31 jurs. La chrnlgie des pératins dit être respectée. Sauf dans le cas particulier ù le mdule «régies» serait installé sur un pste islé, le plus suvent il s agira d une base de dnnées cmmune avec la cmptabilité budgétaire. Dans cette situatin, il ne sera pas pssible de restaurer les dnnées de la régie sans restaurer en même temps la cmptabilité de l rdnnateur. D ù la nécessité de prcéder à des sauvegardes régulières de la base par l util de sauvegarde BD GFC. 2. Implantatin du mdule Régies : Le mdule REGIES s installe à partir du prgramme exécutable GFC Installatin de l exercice en curs, téléchargé sur l intranet académique, prtail SI Etablissements. REGIES peut s installer en réseau u en mnpste sit sur un pste séparé (cnseillé) u sur le pste de la cmptabilité budgétaire. Vir manuel administratin GFC 4 «Préparer les accès au mdule régies» Créatin d une régie : Le nm du régisseur que vus devez déclarer dans le menu des paramètres Etablissement - mdule ADMINISTRATION GFC année en curs, dit être strictement identique à celui renseigné dans l habilitatin établie à l agence cmptable. Sinn, la réceptin du fichier d habilitatin dans GFC REGIES sera refusée. Il ne faut jamais renmmer les fichiers de transfert issus de GFC SERIA SI P Lemercier 27/05/2011 Fiche 59 p. 1 / 10

2 Dcument de frmatin à la Régie d Avances et de Recettes GFC MYSQL - Les pératins particulières de Régies Le fnctinnement curant d une régie de recettes et (u) d avance est décrit dans l aide et la dcumentatin utilisateurs de GFC dispnibles dans l applicatin et pur la partie administrative, dans les dcuments mis en lignes par la DEAE sur l intranet académique. Ce présent dcument précise les pératins suivantes : Slder les cmptes d une régie Mutatin d un régisseur sur une régie déjà existante Clôture définitive d une régie Puis présente très précisément le fnctinnement des cmptes de la régie dans GFC. 1 - Slder une régie de recettes et (u) d avances : Distinctin entre slder une régie et clôturer une régie : ATTENTION : Il y a parfis cnfusin entre slder une régie et clôturer une régie : Slder une régie est une pératin cmptable qui cnsiste à mettre prvisirement les cmptes de régie à zér. La clôture d une régie est d abrd une prcédure administrative qui cnsiste à fermer définitivement la régie après délivrance d un certificat de libératin définitive au régisseur. Il y a lieu de slder les cmptes d une régie GFC : En fin d exercice cmptable : il s agit de remettre à l agent cmptable la ttalité des valeurs dépsées dans le cffre du régisseur pur permettre au cmptable de prcéder à l arrêt des cmptes de l exercice. En curs d exercice : - Lrs d un changement d agent cmptable dans le cadre de la prcédure de passatin de services. - Cnseillé lrs d un changement de régisseur - chix : mutatin. - préalablement à la fermeture définitive de la régie permanente u tempraire (Vir clôture). Parallèlement à la remise des valeurs, les cmptes et dcuments de la régie divent être rendus (passatin de service entre régisseurs). Le service DEAE du Rectrat est cmpétent pur énncer les règles et prcédures cmptables relevant des pératins de gestin d une régie Slder une régie de recettes : Slder les cmptes de la régie : 1 Menu Décaissements Versements à l agent cmptable Saisir un décaissement pur le mntant ttal des recettes reversées et le reversement de l éventuel Fnds de caisse. 2 Valider la jurnée (Menu Validatin de Jurnée) SERIA SI P Lemercier 27/05/2011 Fiche 59 p. 2 / 10

3 Dcument de frmatin à la Régie d Avances et de Recettes GFC MYSQL - 3 Editer le Jurnal Général et vérifier les dcuments (Menu Jurnal Général ) 4 Vérifier que tus les sldes snt à zér dans le dcument «Situatin des dispnibilités» (Menu Situatin de la régie Situatin des dispnibilités) Prcéder au traitement de la Fin de péride Effectuer la Fin de péride (Menu Fin de péride ) : 1 Editer les dcuments du Jurnal Divisinnaire Récapitulatif 2 Editer le Relevé péridique des recettes 3 Effectuer le dernier Transfert vers l agence cmptable. Si le décaissement des recettes n a pas été effectué cmme ci-dessus (Vir 1 -Avant la dernière fin de péride), GFC impsera d effectuer une Régularisatin des recettes en Fin de péride, qui génèrera une pératin en attente de type muvement interne. Il faudra alrs Valider la jurnée et éditer les dcuments de cette Fin de jurnée (Menu Jurnal général) Slder une Régie d Avances : Pur slder une régie d avance sit temprairement à l issue de l exercice cmptable, sit avant de la clôturer. (Fermeture définitive) Terminer les pératins en curs 1 Saisir les dernières dépenses (Menu Décaissement - Dépenses) 2 Valider la jurnée (Menu Validatin de Jurnée) 3 Editer le Jurnal général et vérifier les dcuments (Menu Jurnal Général ) 4 Prcéder à la Fin de péride (Menu Fin de péride) : Prcéder à la Régularisatin pur la ttalité des dépenses Editer le Jurnal Divisinnaire Récapitulatif Editer le Relevé péridique des dépenses Effectuer le dernier Transfert fin de péride régie d avances vers l rdnnateur. Faire ensuite les pératins nécessaires en Cmptabilité budgétaire (Réceptin, mandatement des dépenses avant rdnnancement (DAO), transfert des écritures) puis en Cmptabilité générale (réceptin des écritures de DAO, saisie des écritures de rembursement des dépenses). SERIA SI P Lemercier 27/05/2011 Fiche 59 p. 3 / 10

4 Dcument de frmatin à la Régie d Avances et de Recettes GFC MYSQL Recnstituer puis reverser l avance à l agent cmptable : Afin de slder définitivement le cmpte 543 d avances, il cnvient à l issue de l pératin de fin de péride, d effectuer les pératins suivantes : Saisir le rembursement des dépenses acceptées (Menu Encaissements Versements de l agent cmptable) pur recnstituer l avance. Saisir le reversement de la ttalité de l avance (Menu Décaissements Versement à l agent cmptable) Valider la jurnée (Menu Validatin de jurnée) Vérifier dans la situatin des dispnibilités que les cmptes sient sldés (Menu Situatin de la régie Situatin des dispnibilités) Editer les dcuments de cette Fin de jurnée (Menu Jurnal Général) Situatin pur une Régie «duble» : Recettes et Avances Appliquer successivement les indicatins décrites au 1.2 et Mutatin (changement) d un régisseur sur une régie existante La mutatin du régisseur cnsiste à installer un nuveau régisseur sur une régie existante (Régisseur entrant) dans le cadre de la remise de service. Une régie ne dit jamais être clôturée dans le cadre d un simple changement de régisseur. Les cmptes de la régie devrnt être sldés pur permettre la réceptin d une habilitatin de mutatin, au nm du régisseur entrant, émise par l agent cmptable. A l issue de ces 2 seules pératins, la régie sera à nuveau pératinnelle. (Vir les dcumentatins utilisateur GFC régies et cmptabilité générale) GFC ne permet pas de réaffecter une régie sur un nm de régisseur déjà utilisé. Ce qui ne permet pas de gérer cnvenablement les situatins de régisseur intérimaire. Il faudra par exemple inverser nm et prénm dans l habilitatin de mutatin qui traduira la reprise de fnctin du régisseur titulaire. 3 - Clôturer une régie Clôturer une régie revient à fermer définitivement une régie. Avant de prcéder à cette pératin, le régisseur dit slder ses cmptes puis les remettre au cmptable. La Clôture d une régie est initiée par l agent cmptable dans le mdule Cmptabilité Générale. Le cmptable dit valider la clôture puis transmettre au régisseur un fichier d habilitatin de clôture à réceptinner dans la régie. A l issue de la réceptin de cette habilitatin de clôture, la régie GFC sera fermée définitivement et inaccessible. SERIA SI P Lemercier 27/05/2011 Fiche 59 p. 4 / 10

5 Dcument de frmatin à la Régie d Avances et de Recettes GFC MYSQL - Il est cnseillé de se référer au manuel utilisateur du mdule de cmptabilité générale avant de prcéder aux pératins de clôture d une régie. La décisin de clôture d une régie relève d une prcédure administrative. Il est frtement décnseillé de clôturer une régie GFC dans le seul but d espérer ainsi cnturner un prblème infrmatique u cmptable. (Cas le plus curamment rencntré : Régie nn sldée empêchant le basculement d exercice) 4 REGIES GFC : Que faire si? MESSAGE : «Réceptin impssible, des pératins autres que des recettes u dépenses divent être validées et éditées sur le jurnal général» Il ne dit pas y avir d pératins en curs sur la régie lrs de la réceptin d une nuvelle habilitatin. Dans cette situatin il cnvient de terminer la fin de jurnée en curs u de traiter une fin de jurnée en attente (validatin de jurnée et éditin des dcuments). MESSAGE : Lrs de la réceptin d un fichier de créances : "La situatin de créances ne crrespnd pas à vtre habilitatin". Demander à l agence cmptable de vus transmettre un nuveau fichier d habilitatin à réceptinner avant celui des créances. MESSAGE : Fin de péride régie de recettes : "Vus devez affecter les recettes de nature indéterminée". Des recettes nt été encaissées sur la nature de recettes INDETER. Il cnvient d effectuer une régularisatin de ces lignes de recettes avant la fin de péride. (Chix : Muvements internes/pératin : 33-Régularisatin affectatin recettes). SERIA SI P Lemercier 27/05/2011 Fiche 59 p. 5 / 10

6 Dcument de frmatin à la Régie d Avances et de Recettes GFC MYSQL - Dcuments annexes : Cmptabilité des régies sans cmpte Curant 1 - Nmenclature des cmptes du mdule Régies REGIE DE RECETTES MENUS COMPTES DEBITES COMPTES CREDITES Encaissements Versements de l agent cmptable : un fnds de caisse (si prévu dans l habilitatin) Encaissements - Recettes Si utilisatin du cde «INDETER» : Muvements internes - Régularisatin d affectatin de recettes Décaissements Versement à l agent cmptable : Reversement des recettes effectuées OU Fin de péride - Régularisatin des recettes (fin de péride) 531 (caisse) 544 (fnds de caisse) 5112 (chèques à l encaissement) (recettes à classer) (liaisn avec l agent cmptable) 700 (Recettes) (recettes) u 471 si utilisatin de la nature de recettes «INDETER : REC. A AFFECTER» décnseillé 5112 et/u 531 SERIA SI P Lemercier 27/05/2011 Fiche 59 p. 6 / 10

7 Dcument de frmatin à la Régie d Avances et de Recettes GFC MYSQL REGIE D AVANCES MENUS COMPTES DEBITES COMPTES CREDITES Encaissements Versements de l agent cmptable : avance (Avances) Décaissements Dépenses 600 (Dépenses) 531 Fin de Péride - Régularisatin des dépenses (fin péride) 542 (pièces de dépenses remises pur rembursement) 600 Encaissements Versement de l agent cmptable : Rembursement des dépenses acceptées Rappel : Le suivi de la régie impse une cnsultatin régulière des dcuments suivants : Situatin de la régie et situatin des dispnibilités. 2 - Situatins particulières : A la clôture de l exercice cmptable : Sur la régie d avances : - Après régularisatin des dernières dépenses de l exercice budgétaire (Menu Fin de péride qui génère l écriture D 542 C 600), il est cnseillé de prcéder à l enregistrement du «rembursement des dépenses acceptées par le cmptable». Ensuite, enregistrer le reversement de l avance recnstituée au cmptable, dans le cadre des pératins préalables à la clôture de l exercice. - Si vus ne reversez que le reliquat de l avance (Menu Décaissements Versements à l agent cmptable qui génère l écriture D 543 C 531). Le débit du cmpte 542 (pièces de dépenses remises pur rembursement) et le crédit du cmpte 543 (avance régisseur) présenternt alrs un slde identique crrespndant au mntant des dernières dépenses pur lesquelles le renuvellement de l avance n a pas été enregistré. Le mntant du slde de ces cmptes sera reprté sur l exercice suivant A l uverture de l exercice cmptable : - L agent cmptable dit renuveler l habilitatin du régisseur puisque les seuils mnétaires de l habilitatin snt déterminés en fnctins du cumul des pératins cnstatées à la clôture de l exercice précédent. La réceptin de la nuvelle habilitatin cnditinnera l accès aux autres transactins, à l uverture de la régie sur le nuvel exercice cmptable. SERIA SI P Lemercier 27/05/2011 Fiche 59 p. 7 / 10

8 Dcument de frmatin à la Régie d Avances et de Recettes GFC MYSQL - - L agent cmptable renuvelle l avance au régisseur. Sn mntant est déterminé dans les limites d 1/6 des dépenses de la régie au titre de l année précédente. Le régisseur dit enregistrer l encaissement de cette avance dans la cmptabilité de sa régie. (Menu Encaissements Versements de l agent cmptable) Termes du tableau situatin de la régie : Définitins Régie de recettes La smme apparaissant dans la rubrique Recettes nn régularisées crrespnd à la ttalité des recettes enregistrées (chèques+espèces). Régie d avances La smme apparaissant dans la rubrique Dépenses nn régularisées crrespnd aux dépenses enregistrées. Dispnibilités La smme figurant à la Caisse crrespnd à l avance reçue, augmentée des encaissements en numéraire (eux-mêmes inclus dans Recettes nn régularisées, et/u, diminuée des dépenses nn régularisées.) Attentin il n y a aucun message d alerte infrmant le régisseur s il reverse par erreur en recettes effectuées, l avance que lui a cnfié le cmptable. La rubrique Avis attendus crrespnd au ttal des autres mdes de règlement encaissés inclus dans Recettes nn régularisées. Cntrôle La mentin OK vérifie la validité des pératins. La mentin OK avec régularisatins vérifie la validité des pératins en fin de péride. SERIA SI P Lemercier 27/05/2011 Fiche 59 p. 8 / 10

9 Dcument de frmatin à la Régie d Avances et de Recettes GFC MYSQL - Descriptin du tableau situatin des dispnibilités La lecture de la Situatin des dispnibilités permet de suivre à tut mment, l évlutin des pératins en curs et s assimile à une balance des cmptes de la régie. COMPTE SOLDE SIGNIFICATION COMMENTAIRES 471 Créditeur Une recette a été enregistrée sur la nature de recettes INDETER Dit être sldé par la transactin Muvements internes (cde 33) impérativement avant la fin de jurnée. Cette recette générera un encaissement nn traité lrs de la réceptin de la DK de fin de péride à l agence cmptable qui lui affectera le cmpte de classe 4 adapté Débiteur Des chèques nt été enregistrés (valeurs remises à l encaissement) Il est préférable de ne pas utiliser la nature de recettes INDETER Sldé par la transactin Décaissements -Versements à l agent cmptable (cde 24) u Fin de péride Régularisatin de Dépenses 531 Débiteur Pur une régie de recettes seule : Sldé par la transactin Décaissements -Versements à l agent cmptable (cde 21) u Fin de péride Régularisatin de recettes Le mntant crrespnd : 1 - au fnds de caisse si celui-ci a été prévu par l habilitatin et versé par le cmptable 2 - aux encaissements réalisés en espèces Menu Encaissements Versements de l agent cmptable (cde 11). Pur une régie «duble» : recettes et avances : Le mntant crrespnd : 1 - à l avance reçue du cmptable 2 - augmentée des encaissements réalisés en espèces 3-diminuée des décaissements 542 Débiteur Des dépenses nt été transférées en cmptabilité budgétaire mais n nt pas encre fait l bjet d un rembursement de l agent cmptable 543 Créditeur Mntant de l avance versée par le cmptable 544 Créditeur Mntant du fnds de caisse versé éventuellement par le cmptable dans le cas d une régie de recettes seule 545 Tujurs sldé Retrace les pératins de recettes entre le régisseur et le cmptable (égalité avec le 545 de Cmptabilité Générale de l établissement cncerné) Encaissements Versements de l agent cmptable (cde 12). La caisse sera réapprvisinnée pur le mntant des dépenses acceptées par le cmptable Encaissements Versements de l agent cmptable (cde 13). Sldé par la transactin Encaissements Versements de l agent cmptable (cde 13). Encaissements Versements de l agent cmptable (cde 12). Dit être sldé bligatirement en fin d année civile par la transactin Décaissements -Versements à l agent cmptable (cde 22) Menu Encaissements Versements de l agent cmptable (cde 11). Dit être sldé bligatirement en fin d année civile par la transactin Décaissements -Versements à l agent cmptable (cde 21) Décaissements -Versements à l agent cmptable (cde 24) u Fin de péride SERIA SI P Lemercier 27/05/2011 Fiche 59 p. 9 / 10

10 Dcument de frmatin à la Régie d Avances et de Recettes GFC MYSQL - COMPTE SOLDE SIGNIFICATION COMMENTAIRES 600 Débiteur Mntant des décaissements effectués Sldé par la transactin Fin de péride Régularisatin des dépenses 700 Créditeur Mntant des recettes effectuées y cmpris une éventuelle recette passée par le 471 Sldé par la transactin Décaissements -Versements à l agent cmptable (cde 24) u Fin de péride Régularisatin des recettes SERIA SI P Lemercier 27/05/2011 Fiche 59 p. 10 / 10