CAHIER DES CHARGES MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE (MAPA) Objet

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1 CAHIER DES CHARGES MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE (MAPA) Objet Fourniture d une expertise technique extérieure dans les domaines du webmastering et de la gestion des fonctionnalités liées à la stratégie de communication sur le web et d emarketing. Pouvoir adjudicateur Agence des Villes et Territoires Méditerranéens Durables 565, avenue du Prado Marseille Date et heure limites de remise des offres 1 er avril h AViTeM / Maintenance et aménagements site internet / Cahier des charges - 1

2 A - REGLEMENT DE LA CONSULTATION ARTICLE 1 - DESIGNATION DU POUVOIR ADJUDICATEUR Agence des Villes et Territoires Méditerranéens Durables 565, avenue du Prado Marseille ARTICLE 2 OBJET DU MARCHE Fourniture d une expertise technique extérieure dans les domaines du webmastering et de la gestion des fonctionnalités liées à la stratégie de communication sur le web et d emarketing. ARTICLE 3 - PROCEDURE DE CONSULTATION La procédure de consultation utilisée est la procédure adaptée en application des dispositions de l article 28 du Code des marchés publics. ARTICLE 4 PRESENTATION L Agence des Villes et Territoires Méditerranéens Durables a été officiellement installée, le 3 février 2013 à Marseille, par l ensemble des membres fondateurs au sein d un GIP (Datar, Région PACA, Métropole Nice Côte d Azur, Communauté urbain Marseille Provence Métropole, Communauté d agglomération de Toulon Provence Méditerranée, la ville de Marseille, Institut de la Méditerranée et Etablissement public Euroméditerranée). Ce groupement a pour principal objectif de mettre en place un dispositif d échange d expérience, d expertise, de formation et de coopération permettant de promouvoir des démarches intégrées et exemplaires de développement urbain et territorial dans les pays de l Union pour la Méditerranée. Cette création répond à une demande forte de coopération de la part des pays méditerranéens portant sur le processus, les outils et les méthodes, permettant la mise en place d une planification urbaine et territoriale efficace dans un contexte de déconcentration et de décentralisation des pouvoirs de l Etat. Outre les membres fondateurs, l Agence s appuie sur des membres associés et des partenaires pour leur expertise dans des domaines d intérêt de l Agence. ARTICLE 5 OBJECTIFS DE LA PRESTATION AViTeM est actuellement partenaire d une dizaine de projets européens de coopération territoriale impliquant à la fois des territoires au nord et au sud de la Méditerranée et en particulier dans le cadre du Programme Med et du programme IEVP. Ces programmes visent à développer des politiques publiques innovantes à partir d expériences partagées dans des domaines tels que l environnement et le développement durable, l innovation territoriale, les transports ou le développement urbain et territorial. AViTeM / Maintenance et aménagements site internet / Cahier des charges - 2

3 Dans le cadre du développement de son site internet, l AViTeM cherche à s adjoindre une expertise technique extérieure dans les domaines du webmastering et de la gestion des fonctionnalités liées à sa stratégie de communication sur le web et d emarketing. ARTICLE 6 DESCRIPTION DE LA PRESTATION Le présent appel comprend 2 lots, pour lesquels les candidats peuvent faire des propositions conjointes ou séparées : - Lot 1 : 1 an de maintenance du site internet de l AVITeM (renouvelable) (site réalisé en SPIP 3.0.6) - Lot 2 : plusieurs aménagements détaillés ci-dessous comprenant : le test et la mise en œuvre d un module de traduction automatique du site, la création et la gestion d envoi massifs de mails, et la création et la gestion de newsletters Lot 1 : Maintenance du site AViTeM TACHES REQUISES : Maintenance classique, optimisation des fonctionnalités existantes - Hotline & débugages - Amélioration et maintenance de la performance - Amélioration et maintenance de la sécurité - Amélioration et maintenance du référencement - Petits aménagements et révisions du site, hors modifications du squelette et inclus dans le cadre de la gestion du CMS et de ses paramètres (ex. visualisation des vignettes, aménagement de la page d accueil, réparation les liens internes, modifications des éléments figés type «télécharger la publication», accès à l historique des révisions, etc ) - Activation, alimentation et gestion du moteur de recherche interne (par mots-clés) - Formation des responsables des contenus à l usage de chaque nouvelle fonctionnalité Adaptation du site lors d ajouts ou de modifications importantes si nécessaire (Ex. Jumelage avec logiciels extérieurs, ajustement du squelette aux nouveaux aménagements, etc.) LIVRABLES : - Premier rapport résumant l état du site au premier jour du contrat de maintenance - Relevé des tâches effectuées, détaillé sur les factures en indiquant les montants correspondants AViTeM / Maintenance et aménagements site internet / Cahier des charges - 3

4 Lot 2 : Aménagements liés au site AViTeM 1. TRADUCTION DU SITE AVITEM La traduction automatique du site Recherche, évaluation et sélection d un module qui permette : - la traduction automatique dans un anglais correct (important : prévoir une étape de test pour juger de la qualité de la traduction) - qui intègre un référencement en anglais - qui épouse les évolutions du contenu au fur et à mesure de ses ajouts et modifications (traduction actualisée au «fil de l eau») Une base de données lexicale accessible et personnalisable - Possibilité d éditer/modifier le résultat - Possibilité d ajouter/modifier des expressions récurrentes - De protéger des expressions qui doivent rester dans leur langue originale 2. SOLUTION ING Gestion des adresses : - Import/export fichiers CSV - Abonnement/désabonnement - Gestion des listes (doublons, mail d erreurs, adresses obsolètes ) - Création de listes thématiques des contacts pour envois ciblés Usage et fonctionnalités : - Invitation à des réunions, conférences, événements. - Proposition de template d invitation, intégrant la possibilité de faire évoluer la maquette selon le contenu - Personnalisation de l invitation (nom et titre du destinataire) - Gestion antispam - Gestion de la réponse (intégration de l inscription, création d une liste de participants avec coordonnées, exportable en excel) - Archivage des messages et retours - Statistiques des messages et retours 3. CREATION ET GESTION D UNE LETTRE D INFORMATION Création et gestion de l envoi d une lettre d information : - Proposition de template de lettre, intégrant la possibilité de faire évoluer la maquette selon le contenu - Programmation (envoi à fréquence prédéfinie) - Intégration de liens vers le site de l AVITeM AViTeM / Maintenance et aménagements site internet / Cahier des charges - 4

5 - Possibilité d intégration automatique du contenu éditorial du site - Possibilité d insérer une pièce jointe - Conservation de l accès à l éditorial et au gabarit - Possibilité d insérer des images/vidéos Gestion des lettres : - Archivage - Statistiques (lue/ouverte/mené au site/nombre de «clics» par rubrique, article, lettre, etc./transfert ) 4. AJOUT D UN NIVEAU DE HIERARCHIE (niveau 4) Incluant l aménagement du squelette et de la page d accueil LIVRABLES : Pour chaque aménagement : - Formation du personnel responsable du site - Livret d utilisation de la fonctionnalité ARTICLE 7 DELAIS DE REALISATION Le lot 1, relatif à la maintenance du site internet sera pour une durée d un an renouvelable. Le lot 2, relatif aux aménagements du même site, s étendra sur une durée maximum de 3 mois, au terme desquels les aménagements seront parfaitement fonctionnels. Le candidat devra proposer un calendrier prévisionnel de la mise en œuvre des différents aménagements. ARTICLE 8 - COMPOSITION DU DOSSIER DE SOUMISSION Pour tous les lots, les candidats devront présenter un dossier complet en langue française comprenant les pièces suivantes : a. les déclarations et justificatifs suivants (formulaires disponibles en téléchargements sur le site de l AViTeM : Lettre de candidature (imprimé DC1) Déclaration du candidat (imprimé DC2) Attestation d assurance responsabilité civile b. l acte d engagement (imprimé DC3) avec en annexe le tableau de présentation des offres rempli, c. une proposition détaillée intégrant pour le lot 1 : des conditions et services inclus dans le contrat de maintenance ; pour le lot 2 : les différentes solutions, leur valeur ajoutée et leurs points faibles, d. le détail du montant global de la prestation, e. le cahier des charges paraphé, daté et signé. AViTeM / Maintenance et aménagements site internet / Cahier des charges - 5

6 ARTICLE 9 - MODALITES D ETABLISSEMENT DES PRIX Les candidats établiront une décomposition du prix global forfaitaire mensuel qui décrira les montants (HT et TTC) alloués aux différentes étapes de la prestation. ARTICLE 10 - DELAI DE VALIDITE DES OFFRES Le délai de validité des offres est fixé à 120 jours suivant la date limite de remise des offres. ARTICLE 11 - REMISE DES OFFRES Les propositions seront envoyées par mail avant le 1 er avril 2014 à : Charlotte YELNIK Responsable Communication c.yelnik@avitem.org ARTICLE 12 JUGEMENT DES OFFRES Le choix de l offre économiquement la plus avantageuse se fera en fonction des critères suivants, après éventuelle négociation avec un ou plusieurs candidats : - Critère n 1 : Prix : 50 % - Critère n 2 : Valeur technique de l'offre : 40% Ces critères qualitatifs porteront sur : - les références - l expérience du candidat sur des projets similaires - Critère n 3 : Délai de livraison : 10% Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de procéder en plus de la consultation écrite à une audition sans que cela ne donne lieu à indemnités. En cas d erreur de calcul constatée dans une offre, les prix unitaires HT portés en chiffres sur l offre prévalent sur toutes autres indications de l offre et le montant du décompte est rectifié en conséquence. ARTICLE 13 RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Pour tous renseignements complémentaires concernant la présente consultation, les candidats pourront s adresser à : Charlotte YELNIK Responsable communication c.yelnik@avitem.org AViTeM / Maintenance et aménagements site internet / Cahier des charges - 6

7 B - CAHIER DES CHARGES ADMINISTRATIF ARTICLE 1 - CONDITIONS DE PAIEMENT Les prix sont réputés comprendre toutes charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation. Le présent marché est traité à prix forfaitaires et non révisables. En conséquence, le titulaire du marché ne pourra réclamer aucune rémunération supplémentaire pour mener à bien sa mission. Le paiement interviendra, pour le lot 1, sur présentation de factures détaillant les tâches effectuées et les montants correspondants (cf. A. art.6), mensuelles ou trimestrielles ; pour le lot 2, en fin de prestation ou sur présentation de livrables intermédiaires. Le paiement s effectuera suivant les règles de la comptabilité publique dans les conditions réglementaires prévues à l article 96 du code des marchés publics (soit 30 jours à compter de la date de réception de la facture conforme). Le taux applicable en cas d intérêts moratoires sera le taux d intérêt légal en vigueur à la réception des prestations faisant l objet du marché. La facture afférente au paiement sera établie en deux exemplaires, portant outre les mentions légales, les indications suivantes : - Le nom et l adresse du créancier, - L identité bancaire ou postale telle qu elle est précisée à l acte d engagement, - Le montant de la prestation exécutée, - Le taux et le montant des taxes, - Les montants HT et TTC, - La date de facturation. ARTICLE 2 - PENALITES - EXECUTION PAR DEFAUT Il n est pas prévu de pénalités de retard. Cependant, en cas de refus de livraison, d absence de livraison, de retard ou de rejet d une marchandise non conforme, le pouvoir adjudicateur pourra s approvisionner là où il le jugera utile. En cas de différence de prix au détriment de la collectivité, celle-ci sera mise de plein droit à la charge du titulaire et automatiquement déduite de la prochaine facture mise en paiement à son profit. ARTICLE 3 - REGLEMENT DES LITIGES Tout différend survenant à l occasion de l exécution du marché et n ayant pu être réglé de façon amiable entre le pouvoir adjudicateur et le titulaire conduira à la mise en œuvre des dispositions du C.C.A.G. relatif aux marchés de fournitures courantes et services. AViTeM / Maintenance et aménagements site internet / Cahier des charges - 7

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