APPEL D'OFFRES ACCOMPAGNEMENT MANAGEMENT RH ET COMMERCIAL

Transcription

1 APPEL D'OFFRES ACCOMPAGNEMENT MANAGEMENT RH ET COMMERCIAL Les propositions de réponse à cet appel d'offres devront être adressées par voie postale ou électronique à l attention du chargé de mission DLA Entreprises au plus tard le 18/10/2015 à 18h00. MIFE / MDEF 90 Place de l Europe BELFORT CEDEX dla-entreprises@mife90.org Complément d informations disponible au Cahier des charges Bazelin Page 1/9

2 Table des matières 1. Objet de la mission Contexte d'intervention Activités à réaliser par le prestataire conseil Axe 1 : management des ressources humaines / communication interne Axe 2 : développement commercial Résultats attendus de la prestation Organisation de la mission Délais d'exécution Rapports Contenu et délais de remise des rapports Rapports intermédiaires Rapport final Format et quantité Délais accordé au titulaire Contrôle et suivi de la mission Financement de la mission Pénalité de retard Confidentialité Contenu des réponses Éléments d identification Éléments de réalisation Procédure de sélection des candidats et des offres Transmission des offres Délais Calendrier de sélection Tarification Critères généraux de sélection...9 Cahier des charges Bazelin Page 2/9

3 1. Objet de la mission Afin d'assurer le développement de la société BAZELIN, un accompagnement extérieur d'appui au management des équipes et au développement commercial à effectuer avec le dirigeant est préconisé. 2. Contexte d'intervention La pharmacie Buno Bazelin est localisée au centre ville d'héricourt (70) et compte un effectif de 9 personnes. Trois autres pharmacies sont situées sur le territoire communal. D'importants travaux de rénovation / extension ont été réalisés entre juin 2014 et juin Afin de rentabiliser l'investissement, le développement des ventes associées hors ordonnance est un axe stratégique prioritaire et prépondérant. Les ventes de médicaments remboursables par l'assurance maladie concentrent actuellement 80 % du chiffre d'affaires. Cependant, le secteur de la pharmacie enregistre un volume des ventes en diminution du aux prescriptions médicales moins nombreuses. Plusieurs amélioration ont été apportées à la nouvelle officine, notamment l'investissement dans un robot qui automatise la délivrance des médicaments au comptoir et des bornes à tickets aux deux entrées qui ont pour objectif de libérer les clients dans leurs actes d'achats. Le dirigeant possède un solide logiciel de gestion dont l'extraction d'indicateurs de suivi est non négligeable. Le management des collaborateurs est un point sensible identifié par le dirigeant, sur lequel il souhaite vivement se perfectionner. 3. Activités à réaliser par le prestataire conseil Lors de cette mission, le prestataire devra accompagner la société BAZELIN de façon opérationnelle à Héricourt et régulière Axe 1 : management des ressources humaines / communication interne Identifier, hiérarchiser et formaliser les tâches qui constituent le périmètre d intervention du dirigeant (ex. faire lister les tâches sur une semaine type afin d'améliorer leur planification ultérieure) Permettre au dirigeant de s'approprier pleinement ses missions en déléguant à ses collaborateurs les tâches précédemment identifiées comme étant susceptibles de l'être Favoriser la communication interne en appuyant concrètement le dirigeant dans ses prises de position vis à vis de ses salariés afin de développer des comportements positifs, accroître leur autonomie, augmenter leur sens des responsabilités et leurs prises d'initiatives Accompagner le dirigeant dans sa prise de recul lui permettant de compter sur l'autonomie acquise par ses collaborateurs en toute confiance Consolider la montée en compétences du dirigeant sur le volet management en lui transmettant des techniques d'organisation afférentes afin de garantir l'autonomie du dirigeant post-accompagnement Cahier des charges Bazelin Page 3/9

4 3. 2. Axe 2 : développement commercial Identifier puis développer les avantages concurrentiels de la société générateurs de chiffre d'affaires (produits dont la TVA n'est pas à 2,1% = ventes associées à l'ordonnance) Accroître la visibilité et la notoriété de la société par la transmission de conseils en communication (merchandising, outils web, bonnes pratiques...) Développer la force de vente en formant les collaborateurs aux différentes techniques permettant de susciter le besoin chez le client (ex. jeux de rôle, argumentaires type, mots clés etc) Responsabiliser les collaborateurs au développement de la société (étudier la mise en place d'outils source d'implication : primes, intéressement, avantages en nature...) 4. Résultats attendus de la prestation Etablir un mode de management constructif entre la direction et les salariés, libérer le potentiel managérial du dirigeant Développer le chiffre d'affaires sur les marchés à forte valeur ajoutée (ventes associées) Mesurer l'impact quantitatif et qualitatif des actions menées 5. Organisation de la mission Un comité de pilotage sera constitué pour la supervision du déroulement de la mission. Composé de membres de la société et du chargé de mission DLA entreprises, ce comité aura pour rôle de valider les travaux du prestataire et l avancement des réalisations. Il interviendra également pour toute éventuelle réorientation de la mission. Le prestataire proposera dans son offre une démarche, ainsi qu un planning prévisionnel des opérations de la mission. Toutefois, ce planning pourra être adapté au cours de la mission, sur proposition du prestataire et après accord de la société, pour une meilleure adéquation des moyens aux besoins, mais sans que cela n entraîne une augmentation de la durée et/ou du budget de la mission. Le prestataire appréciera, sous sa seule responsabilité, l étendue des prestations pour chaque étape au niveau de la société BAZELIN pour répondre aux objectifs de la mission. Il convient de noter que le consultant ne pourra effectuer des prestations dont il aura été le seul prescripteur. Au démarrage de la mission, le prestataire aura un briefing avec le dirigeant de la société BAZELIN afin d expliciter le cadre de l action. Afin d assurer le succès de la mission le prestataire devra, dans la réalisation de la mission, s adapter aux capacités, contraintes et rythme de fonctionnement de la société. Cahier des charges Bazelin Page 4/9

5 6. Délais d'exécution Le délai d exécution est fixé à deux mois maximum à compter de la date de signature de la convention. La durée de l'intervention globale pour la mission est estimée à 6 jours de travail en entreprise à Héricourt. La période d'intervention de la mission devra être effectué entre les mois de novembre 2015 et décembre 2015 avec un démarrage le plus rapidement possible. 7. Rapports 7.1. Contenu et délais de remise des rapports Rapports intermédiaires Un rapport intermédiaire sommaire, permettant de suivre l avancement de la mission, sera rédigé par le prestataire après deux journées de travail. Ce rapport doit être directement remis à la société BAZELIN et au chargé de mission DLA entreprises par le prestataire. Il décrira : les activités réalisées les activités prévues un planning des activités jusqu à la fin de mission avec leur répartition prévisionnelle Ces rapports intermédiaires seront, notamment, utilisés comme supports lors des débriefings de fin de phase avec la société BAZELIN. L approbation par la société BAZELIN des rapports intermédiaires constitue une condition nécessaire à la réalisation de l étape suivante Rapport final Le rapport final, qui doit être rédigé, sera remis par le prestataire à la société BAZELIN et au chargé de mission DLA entreprises, dans un délai de 10 jours calendaires à compter de la fin de la mission. Le rapport final présentera notamment : un bref historique de la situation antérieure et de la problématique de la mission la description précise des actions réalisées les résultats obtenus (variation d indicateurs de performance) les indicateurs de mesure mis en place afin d évaluer l impact de la mission à moyen et long termes Cahier des charges Bazelin Page 5/9

6 7.2. Format et quantité Les rapports seront remis en 2 exemplaires à la société BAZELIN. Les rapports et les annexes techniques doivent également être transmis sur support numérique sous format Word ou Excel Délais accordé au titulaire Une phase est considérée comme exécutée après réception du rapport intermédiaire correspondant. Lors de la validation des rapports intermédiaires, la société BAZELIN peut : soit, accepter les rapports sans réserve, ce qui impliquera leur approbation soit, inviter le prestataire à procéder à des corrections, compléments d analyse ou aux rattrapages nécessaires Dans le deuxième cas, le prestataire disposera d un délai de 15 jours qui ne saurait affecter le délai contractuel, pour procéder aux corrections et rattrapages nécessaires et remettre les rapports en forme provisoire après formulation des remarques et demandes de complément par la société BAZELIN. La société BAZELIN et le chargé de mission DLA entreprises se réservent un délai de 20 jours pour l appréciation du rapport final. 8. Contrôle et suivi de la mission Le prestataire rapportera à la société BAZELIN tous les aspects techniques de la mission à effectuer. Le contrôle et le suivi de la mission se font principalement à travers les rapports formels et les contacts avec le dirigeant de la société BAZELIN. Durant la mission, il est de la responsabilité du prestataire d attirer de manière formelle l attention du dirigeant sur les indices de non-satisfaction ou tout autre problème par rapport à la mission et aux objectifs de la société BAZELIN. 9. Financement de la mission La présente mission sera financée pour moitié par la société BAZELIN et pour moitié par la Maison de l'emploi du Territoire de Belfort. 10. Pénalité de retard A défaut par le prestataire d avoir terminé les phases, et donc de livrer le rapport intermédiaire, dans le délai d exécution sur lequel il s est engagé, il lui sera appliqué une pénalité de retard fixée à 1% du prix total hors taxe de la prestation objet de l appel d offre par jour de retard. Cahier des charges Bazelin Page 6/9

7 11. Confidentialité Le titulaire du présent marché est tenu contractuellement au secret professionnel sur toutes les informations (techniques, financières, organisationnelles et le cas échéant personnelles) auxquelles il aurait accès dans le cadre de l exécution du présent marché. Le titulaire s engage à faire respecter ces stipulations par ses personnels, préposés, éventuels sous-traitants et/ou conseils externes. Le titulaire s engage à ce que les informations, documents et savoir-faire de la société BAZELIN ne puissent être utilisés, ni publiés, ni communiqués, par quelque moyen, sous quelque forme et quelque manière que ce soit, sans l accord préalable et écrit de le dirigeant de la société BAZELIN. La méconnaissance de cette stipulation obligerait le titulaire du marché à en couvrir les entières conséquences. En outre, le titulaire est tenu de conserver un caractère confidentiel à toute idée, tout concept, tout savoirfaire, ou toute technique, relatif aux activités de la société BAZELIN, qui lui est communiqué d une manière directe ou indirecte. Le titulaire assure donc la protection de toute information et tout document qui lui sont confiés, avec autant de soins que s il s agissait de données confidentielles relatives à ses propres affaires. 12. Contenu des réponses Éléments d identification Identité de l entreprise de Conseil Statuts, activité, coordonnées, siret, NAF, Kbis, RIB, RCP, etc Organigramme et CV des consultants intervenants Précision quant à une éventuelle sous-traitance, sa nature et les garanties qui y sont attachées Qualification, habilitation, labellisation, certification, agréments, etc. Déontologie, conditions de confidentialité Références et réalisation de prestations similaires Conditions de propriété intellectuelle des éléments liés à la mission Éléments de réalisation Reformulation de la demande Éléments de méthodologie précis répondant aux différents points du cahier des charges Déroulement de la mission : ses phasages (grandes étapes avec détail des journées et coûts Cahier des charges Bazelin Page 7/9

8 afférents, durée, calendrier prévisionnel) Moyens et compétences mis à disposition et outils utilisés pour la mise en œuvre Obligations et engagements réciproques, en particulier modes de validation et d évaluation pour chacune des trois parties prenantes Modalités et contenu de la restitution finale et du suivi intermédiaire : champs d'évaluation de la mission et indicateurs de réalisation (temps passé, délais de mise en œuvre, personnes rencontrées en interne, prise de contacts extérieurs, points de blocages, difficulté...) Budget, honoraires, frais de mission et de déplacement, conditions de facturation et de règlement 13. Procédure de sélection des candidats et des offres Transmission des offres Les offres devront parvenir par voie postale ou électronique à l attention du chargé de mission DLA entreprises : MDEF 90 Place de l Europe BELFORT CEDEX dla-entreprises@mife90.org Délais Les offres devront être remises au chargé de mission DLA entreprises avant le 18 octobre 2015, 18h au plus tard Calendrier de sélection La prise de décision relative à la sélection du prestataire est communiquée dans un délai maximum de vingt jours suivant la date limite de dépôt des dossiers. Cahier des charges Bazelin Page 8/9

9 13.4. Tarification Les frais de mission et de déplacement sont inclus ou indications de forfaits pour les frais de mission. Les propositions s'entendront en euros TTC, frais de transport inclus Critères généraux de sélection L'évaluation des réponses permettant de sélectionner le prestataire habilité à réaliser les prestations tiendra compte de leur expérience et des critères techniques et financiers suivants : Adéquation de la prestation proposée par rapport à la demande Pertinence de la méthodologie d'accompagnement proposée Expertise en matière de management RH et développement commercial Expérience d'accompagnement à la mise en place dans une structure similaire à la société BAZELIN (officine de pharmacie) Coût et durée détaillés de la prestation au regard des objectifs définis Les documents incomplets ou non conformes ne pourront être examinés. Cahier des charges Bazelin Page 9/9