CAHIER DES CHARGES MARCHE POUR LA FOURNITURE D'ACCÈS À UN RÉSEAU DE TÉLÉPHONIE FIXE, ET ACCÈS INTERNET EN ILLIMITE

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1 CAHIER DES CHARGES MARCHE POUR LA FOURNITURE D'ACCÈS À UN RÉSEAU DE TÉLÉPHONIE FIXE, ET ACCÈS INTERNET EN ILLIMITE MARCHE EN PROCEDURE ADAPTEE N 03/2011 Marché de fourniture et services Libellé de la mission : Le Syndicat Mixte du Pays Vignoble Gaillacois, Bastides et Val Dadou, actuellement installé dans des locaux situés abbaye Saint-Michel à Gaillac, déménage dans de nouveaux locaux situés également à l abbaye Saint-Michel, accroissant ainsi la surface de bureaux et le nombre de lignes téléphoniques. Le Syndicat souhaite ainsi se doter d un fournisseur d accès téléphonie et internet. Date limite de remise des offres : Jeudi 3 mars 2011 à 17 heures Interlocuteur technique : Mathieu Bonnes Responsable TIC Syndicat Mixte du Pays Vignoble Gaillacois Bastides et Val Dadou Tel mathieu.bonnes@pays-vgbvd.fr Interlocuteur administratif : Marion DUCLOT Directrice Syndicat Mixte du Pays Vignoble Gaillacois Bastides et Val Dadou Tel marion.duclot@pays-vgbvd.fr

2 I CONTEXTE Le Syndicat mixte du Pays (Etablissement public de regroupement intercommunal statut public) regroupe 4 communautés de communes, soit 64 communes et habitants. Il œuvre en matière de développement local aux côtés des communes et communautés de communes, et en particulier dans les domaines suivants : - urbanisme - procédures de contractualisation et financements européens - tourisme - culture - SIG (à venir) Pour plus d'informations : Suite à un déménagement, les Bureaux du Syndicat mixte du Pays «Vignoble Gaillacois» vont être situés au second étage de l Abbaye Saint Michel - place Saint-Michel GAILLAC. Ces bureaux vont permettre de regrouper le syndicat mixte et l office de tourisme du Pays, régie du syndicat, constitué au 1 er janvier Attention l office de tourisme est constitué physiquement de 8 points d accueil (situés sur 8 communes du territoire) et d un siège administratif ; c est ce siège administratif qui sera situé dans ces locaux. II. OBJET DU MARCHE : Fourniture, livraison et installation d un opérateur de téléphonie fixe et Internet. A- Les Objectifs : Devant intégrer de nouveaux locaux et dans un souci de recherche d'économie d'une part et une volonté d'accroître la qualité du service d'autre part, le syndicat Mixte du Pays Vignoble Gaillacois, Bastides et Val Dadou souhaite confier son marché sur la téléphonie fixe, ses accès Internet à une (ou des) société(s) spécialisée(s) dans le domaine des télécommunications. Le présent marché a pour objet la fourniture d accès illimité à un réseau de téléphonie fixe et internet haut débit, ainsi que la fourniture de différentes prestations de télécommunications nécessaires au bon fonctionnement des services du Syndicat Mixte du Pays «Vignoble Gaillacois, Bastides et Val Dadou» pour son installation dans les locaux situés au second étage de l Abbaye Saint Michel, GAILLAC. Ces derniers sont divisés en deux sections administratives distinctes. D une part le Syndicat Mixte de Pays et d autre part l Office de Tourisme de Pays. Le présent marché a notamment pour objet d'attribuer les raccordements et les communications téléphoniques des sites administratifs du Syndicat Mixte de Pays et de l Office de Tourisme de Pays. Le nombre de lignes (et donc d'abonnements) est susceptible d'évoluer en fonction des opportunités et des besoins des sites. Par conséquent, une diminution ou une augmentation du nombre de lignes SDA conformes est à prévoir et donc à chiffrer dans l offre. Ce marché est divisé en 3 lots distincts. L'ensemble des lots est indépendant et il est signalé la possibilité de se positionner sur un ou plusieurs lots distincts. Une attention toute particulière sera portée sur les offres globales. A-1) Description des installations et des besoins : A-1-1) Le matériel et équipements : Le Syndicat Mixte du Pays possède actuellement un standard téléphonique E-DIATONIS Sx2 comprenant dix lignes SDA qui sera étendu pour ces nouveaux locaux à quinze lignes SDA. Le Syndicat Mixte de Pays possède à ce jour sept combinés téléphoniques, il doit s équiper dans un premier temps de sept postes supplémentaires. Les candidats devront proposer et chiffrer le coût unitaire de l acquisition de postes téléphoniques supplémentaires. Les deux parties des locaux sont pourvues des blocs-prises comprenant chacun trois prises électriques et trois prises réseaux RJ45. Deux prises RJ45 étant destinées à la connexion informatique et la troisième à la connexion téléphonique ; réparties de la manière suivante : 15 blocs prises pour la partie Syndicat Mixte et 10 blocs prises pour la partie Office de tourisme de Pays Mise en place du réseau informatique Février 2011 Page 2/6

3 Chaque prise RJ 45 est reliée, en passant dans les cloisons, à une baie de brassage se trouvant à l intersection des deux sections du Pays. A-1-2) Définition des autres besoins : - Gratuité des communications entre les différents services et/ou les différents bâtiments. - Intégration des télécopies aux réseaux informatiques : Chaque poste de travail informatique permettant l envoi de télécopie via une connexion à un copieur multifonctions situé dans la partie reprographie. B- Définition des lots 1 & 2 Le marché fait l'objet de 3 lots distincts dont un lot (n 3) en option. B.1) Lot n 1 : Téléphonie fixe groupé avec Interne t permettant un abonnement fixe et des consommations illimitées pour la partie administrative du Syndicat Mixte de Pays Raccordements, mises en service, abonnements, gestion du trafic entrant et sortant comprenant notamment les communications locales, nationales, internationales et vers les mobiles et communications vers numéros spéciaux. La connexion Internet devra être la même pour l ensemble des postes informatiques se trouvant au second étage de l abbaye Saint-Michel sans distinction de structure. B.2) Lot n 2 : Téléphonie fixe groupé permettant u n abonnement fixe et des consommations illimitées pour la partie administrative de l Office de Tourisme de Pays et le Bureau d information touristique de Gaillac relié à la partie administrative Raccordements, mises en service, abonnements, gestion du trafic entrant et sortant comprenant notamment les communications locales, nationales, internationales et vers les mobiles et communications vers numéros spéciaux. Pour les 2 lots, les candidats doivent proposer un service Téléphonie fixe groupé avec internet permettant un abonnement fixe, des consommations illimitées et un répondeur pour chacune des lignes. Une attention particulière sera portée aux communications vers les mobiles. B.3) Evolution du matériel en cours : Le syndicat Mixte de Pays possède son propre standard E-DIATONIS Sx2 qui compte 10 numéros SDA ainsi répartis : Site Syndicat Mixte de Pays : Marion DUCLOT : (Directrice Générale des Services) Marie ESTIVAL : (Secrétariat Général) Anne PERONNE : (Agent de développement local) Isabelle DUPONT : (Responsable du service urbanisme) Cécile DANESIN : (Chargée de mission urbanisme) Loïc DEMESY : (Chargé de mission urbanisme-habitat) Mathieu BONNES : (Adjoint administratif du service urbanisme) Marie RUFFEL non attribué (Chargée de mission culture) Claire MILLET : non attribué : et La ligne Fax : sera à relier sur la même ligne que l abonnement Internet et à connecter sur l une des prises RJ45 du bloc situé dans la partie reprographie des bureaux administratifs du Syndicat Mixte de Pays. Tous ces numéros seront déplacés avec le standard et réattribués aux mêmes personnes. Au niveau de la future installation le standard du Syndicat Mixte de Pays possèdera une quinzaine de ligne SDA. Le standard actuellement installé possède deux T0 permettant quatre communications en simultané. Il en possèdera trois dans la future installation permettant l accès à six communications en simultané. Mise en place du réseau informatique Février 2011 Page 3/6

4 Pour l Office de Tourisme de Pays, le bureau d informations touristiques de Gaillac, situé au rez-de-chaussée de l abbaye Saint Michel, possède un standard ASTRA-MATRA M760 E comprenant lui aussi 10 numéros SDA. Ce dernier n est pas à déplacer et restera à l intérieur du bureau d informations touristiques de Gaillac. Lors de l installation des matériels il est prévu de permettre au standard ASTRA MARTA de renvoyer des appels vers la partie administrative de l office de tourisme au second étage. Par conséquent certains numéros SDA seront déplacés. Le standard actuellement installé dans le bureau d informations touristiques de Gaillac possède deux T0 permettant quatre communications en simultané. Lors de l installation sur site, ce matériel se verra passer à trois T0 et ainsi permettra l accès à six communications en simultané. Numéros de téléphone actuellement attribués au bureau d informations touristiques de Gaillac : Gaillac : (Numéro Général de l accueil du standard de l Office de tourisme de Pays situé dans le bureau d informations touristiques de Gaillac au rez-de-chaussée de l Abbaye Saint Michel) Gaillac : (Numéro actuellement interne au standard général de l office de tourisme de Pays voué à être transféré au deuxième étage) Gaillac : (Numéro anciennement interne au standard général de l office de tourisme de Pays et voué à être réinséré au standard puis à être transféré au deuxième étage) Gaillac : à reconnecter directement car déjà attribué Numéros de la liste SDA disponibles : ; ; ; ; ; ; Ligne Fax : Actuellement 6 lignes de la liste SDA sont donc attribuées. B.4) Installation sur site : Le candidat retenu pour le présent marché devra paramétrer tous les matériels pour un fonctionnement optimum. Le marché ne sera exécuté qu une fois que toutes les connexions auront été vérifiées sur les installations présentes sur site et que la téléphonie et l internet fonctionnera sur tous les postes de travail. Il devra vérifier que tous les postes reliés au standard peuvent communiquer entre eux, se transférer des appels, consulter leur messagerie (répondeur téléphonique virtuel). La programmation du poste général du standard de chaque entité administrative, devra quand à lui être vérifié pour qu il puisse prendre ou renvoyer des appels sur ses propres lignes SDA en appuyant simplement sur les touches de programmation. Toute déprogrammation malencontreuse devra faire l objet d une reprogrammation qui si elle ne peut pas être effectuée par le titulaire, lui sera refacturée. C) PLANNING : Un planning détaillé reprenant l'ensemble des étapes du déploiement de la prestation devra être remis avec l offre, sur lequel le titulaire s engagera à la signature du marché. Le planning devra intégrer l objectif suivant : fin de la prestation (vérification du bon fonctionnement de toutes les lignes et de l accès internet) pour deuxième quinzaine d avril. Le planning sera affiné et validé avec le maître d ouvrage, en fonction notamment du calendrier de mise en place du réseau informatique et d installation des lignes. Le titulaire devra intervenir sur site autant de fois que le nécessitera la bonne exécution de la prestation. La mise en service du réseau informatique et l installation + mise en service des lignes téléphoniques auront lieu le même jour, fixé en concertation avec le maître d ouvrage. Ce même jour, l installateur des lignes et le titulaire de ce marché devront intervenir en même temps et en concertation. En cas de non-respect de cette date, des pénalités de retard seront appliquées (100 TTC par jour de retard). III) Les options A- La gestion des standards : Mise en place du réseau informatique Février 2011 Page 4/6

5 Les candidats devront proposer et chiffrer les solutions techniques qui pourraient permettre le renvoi des communications d un standard à l autre. Connexion des appareils : Les candidats auront à proposer et à chiffrer le coût de tout type de matériel qu ils jugeraient indispensable pour la liaison entre les deux standards. B) Messagerie électronique ; Le syndicat Mixte de Pays possède deux noms de domaine pour la gestion de sa messagerie électronique : pays-bastides-vignoble-gaillacois.fr se déclinant aussi en pays-vgbvd.fr pour la gestion des adresses mail et du site Internet de la partie administrative du Syndicat Mixte de Pays tourisme-vignoble-bastides.com pour la gestion des adresses mail et du site Internet de l office de tourisme de Pays Une tarification détaillée pour l hébergement des 2 noms de domaine et la gestion des messageries électroniques pourra être proposée. Le nombre de boîtes aux lettres est susceptible, en fonction des besoins, de varier au cours de la durée du marché. Par conséquent, une diminution ou une augmentation du nombre de boîtes aux lettres pourra s'effectuer sans modification du prix, par simple ordre de service. B-1) Les adresses mails du service administratifs du Syndicat Mixte de Pays : marion.duclot@pays-vgbvd.fr (Directrice Générale des Services) marie.estival@pays-vgbvd.fr (Secrétariat Général) anne.peronne@pays-vgbvd.fr (agent de développement local) isabelle.dupont@pays-vgbvd.fr (Responsable du service urbanisme) cecile.danesin@pays-vgbvd.fr (chargée de mission urbanisme) loic.demesy@pays-vgbvd.fr (chargé de mission urbanisme-habitat) mathieu.bonnes@pays-vgbvd.fr (Adjoint Administratif service urbanisme) marie.ruffel@pays-vgbvd.fr (chargée de mission culture) claire.millet@pays-vgbvd.fr Le nom des adresses mail pourra évoluer au cours de l exécution du marché. B-2) Les adresses mails des points d accueil touristiques : castelnau@tourisme-vignoble-bastides.com (Castelnau de Montmiral) cahuzac@tourisme-vignoble-bastides.com (Cahuzac-sur-Vère : ) gaillac@tourisme-vignoble-bastides.com (Gaillac : ) receptif@tourisme-vignoble-bastides.com (Gaillac : ) info@tourisme-vignoble-bastides.com (Gaillac : ) p.henrion@tourisme-vignoble-bastides.com (Gaillac : ) graulhet@tourisme-vignoble-bastides.com (Graulhet : et ; Livebox) lisle@tourisme-vignoble-bastides.com (Lisle-sur-Tarn : ; Livebox) rabastens@tourisme-vignoble-bastides.com (Rabastens : ) relié à un standard salvagnac@tourisme-vignoble-bastides.com (Salvagnac : ; Livebox) puycelsi@tourisme-vignoble-bastides.com (Puycelsi : ; Livebox) taxedesejour@tourisme-vignoble-bastides.com (Salvagnac : ; Livebox) C) Lot n 3 : Téléphonie fixe groupé avec Internet permettant un abonnement fixe et des consommations illimitées (vers fixes + proposition pour mobiles) pour les 8 bureaux d information touristique & Interconnexion entre les bureaux d informations touristiques : L Office de tourisme de Pays étant constitué de huit bureaux d informations touristiques, (Castelnau de Montmiral, Cahuzac-sur-Vère, Gaillac, Graulhet, Lisle-sur-Tarn, Puycelsi, Rabastens et Salvagnac), le Syndicat Mixte de Pays s attend à ce que les candidats répondant à l offre proposent et chiffres des solutions permettant aux salariés travaillant dans les huit bureaux d information touristique de communiquer entre-eux de la manière la moins onéreuse possible. Dans le cas où il y a un changement d opérateur, l ancien et le nouvel opérateur devront s accorder pour que le changement se fasse sans dysfonctionnement pour le maître d ouvrage. Mise en place du réseau informatique Février 2011 Page 5/6

6 C-1) Sites d informations touristiques : Castelnau de Montmiral : Cahuzac sur Vère : Graulhet : et ; Livebox Lisle-sur-Tarn : ; Livebox Rabastens : Salvagnac : ; Livebox Puycelsi : ; Livebox Cas particulier de l antenne de Gaillac : Gaillac : (Standard général de l office de tourisme de Pays basé dans le bureau de Gaillac) D) Contrat de Maintenance : Les candidats répondant à l offre pourront proposer et chiffrer un contrat de maintenance pour l entretien de leur matériel. Ce contrat aura une durée d un an reconductible deux fois. Ils devront exposer les délais d intervention sur site mais aussi le coût horaire d un technicien. Tout non respect de délai se verra sanctionné pour une retenue sur la mensualité en cours. IV. DUREE DUMARCHE Le marché sera signé pour un an, reconductible chaque année par tacite reconduction. V. RESILIATION Le maître d ouvrage pourra résilier le marché chaque année par lettre recommandée RAR envoyée au moins 2 mois avant la date anniversaire du contrat. VI. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES Les candidats devront identifier dans leur offre un interlocuteur unique du maître d ouvrage pour toute la durée d exécution du marché (nom et coordonnées à mentionner dans l offre). Le titulaire du marché devra rencontrer le référent TIC et la directrice du syndicat juste après la signature du marché afin de mettre au point les modalités d exécution de ce marché. Les candidats sont invités à proposer et chiffrer toute(s) variante(s), qu ils jugent susceptible(s) d améliorer la qualité du service téléphonie et internet. Ces variantes seront analysées et retenues ou non en fonction des critères de jugement des offres. Durant l exécution du marché, le titulaire devra faire proposition au maître d ouvrage de toute évolution susceptible d améliorer la qualité technique et le coût du service. Mise en place du réseau informatique Février 2011 Page 6/6