Cahier des clauses particulières

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1 VILLE DE SAINT-LOUP-SUR-SEMOUSE MARCHE PUBLIC N Cahier des clauses particulières Marché à procédure adaptée LOCATION ET MAINTENANCE DU PARC DE PHOTOCOPIEURS DES SERVICES ET ECOLES DE LA COMMUNE DATE LIMITE DE RECEPTION DES OFFRES : 30 SEPTEMBRE 2015 à 12H00 Pouvoir adjudicateur : Objet de la consultation : Personne habilitée à donner les renseignements prévus à l'article 109 du Code des Marchés Publics (décret du 1er août 2006) : Ordonnateur : Comptable public assignataire des paiements : Interlocuteur : 7 rue Henry Guy Saint-Loup-sur-Semouse Tél Fax : Renouvellement du parc de photocopieurs de la Mairie et des écoles Monsieur le Maire de Saint-Loup-sur-Semouse Monsieur Thierry BORDOT, Maire de Saint-Loup-sur- Semouse Monsieur le Trésorier de Saint-Loup-sur-Semouse Monsieur Housséni DIALLO, Directeur des Services Tél dgs@saint-loup.eu Août 2015 Page 1/12

2 ARTICLE 1 - OBJET DU MARCHÉ ET DÉFINITION DES PRESTATIONS Ce marché a pour objet le renouvellement du parc de photocopieurs de la commune de Saint-Loup-sur- Semouse. Il définit les conditions dans lesquelles le titulaire s engage à assurer les prestations de location, maintenance, entretien et administration d'un parc de huit (8) photocopieurs neufs à installer dans les différents services municipaux et les écoles publiques de la commune. Ce marché a pour objet le renouvellement du parc de photocopieurs de la commune de Saint-Loup-sur- Semouse incluant : La location de huit (8) photocopieurs multifonctions (dont un photocopieur couleur). La maintenance de ces mêmes matériels. La fourniture des consommables, papier non compris. ARTICLE 2 - FORME DU MARCHE Le présent marché est un marché à procédure adaptée. ARTICLE 3 DUREE DU MARCHE Le marché est passé pour une durée de 5 ans à compter du 2 novembre ARTICLE 4 PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE Les pièces constitutives du marché sont les suivantes par ordre de priorité décroissante: l acte d engagement et le bordereau des prix unitaires le présent cahier des clauses particulières dont l exemplaire conservé dans les archives de la collectivité publique fait seul foi le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés de fournitures courantes et de services - CCAG -FCS. Ce dernier document n est pas joint au marché, mais il est supposé être parfaitement connu du titulaire du marché. ARTICLE 5 NATURE DES PRESTATIONS ET CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DU MATERIEL 5.1. DÉFINITION DES PRESTATIONS Les prestations s entendent essentiellement de la mise à disposition de matériels neufs, la maintenance de ces mêmes matériels, la fourniture des consommables (toner, agrafes ), papier non compris. Elles comprennent également la livraison, l installation, la connexion au réseau informatique pour les appareils connectés (ordinateur, imprimante et scanner), la connexion pour la télécopie, la mise en ordre de marche des appareils, la formation des agents lors de l installation du matériel et à chaque fois que la collectivité le demande, les mouvements des appareils ainsi que leur enlèvement en fin de marché. Les prestations comprennent également la mise en place (fourniture, installation et formation) d'un outil de gestion des comptes utilisateurs permettant d'attribuer des quotas d'impression et la récupération des consommations des utilisateurs. La maintenance est préventive, et corrective : elle comprend la fourniture de tous les produits nécessaires au bon fonctionnement des appareils, hormis le papier. Août 2015 Page 2/12

3 5.2. CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES DU MATÉRIEL Les candidats proposeront des appareils neufs. On entend par matériel neuf, du matériel qui, après une première mise sur le marché, n a jamais été acquis par un utilisateur et qui est proposé sans aucune intervention technique par le fabricant (changement de pièces, de sous ensemble...). La connexion permet de transformer un copieur en imprimante. Lorsque la connexion est demandée, le titulaire fournit les contrôleurs, l ensemble des accessoires de connexion nécessaires aux réseaux (y compris les cartes réseau, les câbles et les connecteurs), les logiciels gestionnaires et les pilotes d impression (en français). Le titulaire a la faculté pendant la durée de validité du marché d apporter des modifications sur ses produits en vue de leur amélioration. Les candidats doivent renseigner dans l acte d engagement : un coût de location du matériel proposé exprimé en mois, un coût de maintenance proposé par unité de copie (couleur et noir&blanc différenciés) réalisée par le matériel loué. Pour le calcul du coût de maintenance, un relevé de compteur est effectué par trimestre. Les candidats proposent le matériel qui leur semble le mieux adapté aux besoins de la collectivité. La proposition des candidats s'appuiera sur 2 types distincts de machine. Le type 1 est un photocopieur couleur format A4 à A3 avec trois tiroirs (un A3 et deux A4) et un chargeur auxiliaire. Le type 2 est un photocopieur noir & blanc format A3 avec trois tiroirs (un A3 et deux A4) et un chargeur auxiliaire. Les candidats trouveront en annexe un tableau indiquant les moyennes mensuelles d'impression des machines actuellement en place. Il s'agit là d'indicateurs. Tous les photocopieurs devront répondre aux normes françaises en vigueur. Ils devront obligatoirement avoir les caractéristiques suivantes : MACHINE DE TYPE 1 Nombre d appareils 1 Descriptif connexion réseau Ethernet RJ45 adressage TCP/IP fixe chargeur automatique de documents recto/verso impression en recto/verso format utilisé A4 jusqu à A3 scanner couleur recto verso avec fonction scanner vers réseau (format JPG et PDF et résolution 200x200 minimum) télécopie USB en façade tri avec décalage écran tactile contrôle d'accès sécurisé par utilisateur mode économie d'énergie agrafage (indispensable) Août 2015 Page 3/12

4 module de finition brochure avec agrafage 15 feuilles minimum Les valeurs minimum attendues : Tiroirs d'alimentation : 500 feuilles minimum Chargeur de feuilles automatiques : 50 feuilles minimum Grammage de papier : 75 grammes (cette valeur qui n'est pas forcément le minimum doit exister car il s'agit du grammage du papier majoritairement utilisé) Sortie papier : 250 feuilles minimum Numérisation : 200 x 200 minimum Résolution d'impression noir et blanc : 600 x 600 dpi minimum Résolution d'impression couleurs : 1200 x 1200 dpi minimum Vitesse d'impression en noir & blanc : 30 pages par minute minimum Vitesse de sortie de la première page en noir & blanc : 6 secondes maximum Vitesse d'impression en couleurs : 30 pages par minute minimum Vitesse de sortie de la première page en couleurs : 10 secondes maximum MACHINE DE TYPE 2 Nombre d appareils 7 Descriptif connexion réseau Ethernet RJ45 adressage TCP/IP fixe chargeur automatique de documents recto/verso impression en recto/verso Format utilisé A4 jusqu à A3 scanner recto verso télécopie USB en façade tri avec décalage écran tactile contrôle d'accès sécurisé par utilisateur mode économie d'énergie Les valeurs minimum attendues : Tiroirs d'alimentation : 500 feuilles minimum Chargeur de feuilles automatiques : 50 feuilles minimum Grammage de papier : 75 grammes (cette valeur qui n'est pas forcément le minimum doit exister car il s'agit du grammage du papier majoritairement utilisé) Sortie papier : 250 feuilles minimum Numérisation : 200 x 200 minimum Résolution d'impression noir et blanc : 600 x 600 dpi minimum Résolution d'impression couleurs : 1200 x 1200 dpi minimum Vitesse d'impression : 25 pages par minute minimum Vitesse de sortie de la première page : 6 secondes maximum Août 2015 Page 4/12

5 5.3. CARACTÉRISTIQUES DE L'OUTIL DE GESTION L'outil mis en place devra permettre une gestion centralisée simple des utilisateurs. Chaque utilisateur sera associé à un service. L'outil permettra la mise en place de quotas par service portant sur le nombre de copies noir & blanc et sur le nombre de copies couleurs. Ces quotas devront s'appliquer quelle que soit la machine et quel que soit le format ou l'origine de l'édition (copie ou impression). L'outil devra permettre la restitution des consommations par machine et par service de façon mensuelle et à la demande. La possibilité d'intégrer les services et les utilisateurs via l'import d'un tableau sera appréciée OBLIGATIONS DU TITULAIRE Le titulaire a pour obligation de conseiller la personne publique sur l adaptation des matériels à ses besoins et sur l émergence de technologies nouvelles. Les candidats proposeront une solution de gestion des codes de photocopieurs permettant : d une part aux usagers, de pouvoir effectuer leurs copies avec un seul code sur l ensemble des matériels présents dans la commune, d autre part au gestionnaire, et à la personne en charge de la gestion du parc des photocopieurs, d avoir connaissance du nombre de copies effectuées par chaque utilisateur et de pouvoir recharger leurs codes en fonction de leurs droits ouverts. Ces opérations doivent pouvoir être obtenues depuis un ordinateur de bureau connecté aux photocopieurs. Le titulaire a pour obligation de s assurer que la livraison, l installation et la mise en ordre de marche des appareils seront organisées de telle sorte qu aucune interruption de service ne se produise suite à l enlèvement des appareils sur place. ARTICLE 6- LIVRAISON- INSTALLATION- MISE EN ŒUVRE DES PRESTATIONS 6.1. LIVRAISON L installation et les opérations d entretien des matériels s effectueront dans les différents sites utilisateurs de la commune de Saint-Loup-sur-Semouse : Site d installation Adresse Type de photocopieur Mairie Accueil 7 rue Henry Guy, Saint-Loup-sur-Semouse Type 1 Mairie Etage 7 rue Henry Guy, Saint-Loup-sur-Semouse Type 2 Ecole Primaire du Centre 16 place Léon Jacquey, Saint-Loup-sur-Semouse Type 2 Ecole Maternelle du Centre 12 place Léon Jacquey, Saint-Loup-sur-Semouse Type 2 Ecole Primaire du Chanois Rue Roberte Luzet, Saint-Loup-sur-Semouse Type 2 Ecole Maternelle du Chanois Rue Roberte Luzet, Saint-Loup-sur-Semouse Type 2 Août 2015 Page 5/12

6 Ecole Primaire du Mont Pautet Ecole Maternelle du Mont Pautet Rue Romaine, Saint-Loup-sur-Semouse Type 2 Rue Romaine, Saint-Loup-sur-Semouse Type CONDITIONS DE TRANSPORT Chaque matériel voyage aux risques et périls du titulaire du marché jusqu à son lieu d installation (y compris lorsque le matériel doit être installé dans des étages). Il devra être convenablement emballé de manière à ce qu il puisse supporter sans dommage les risques inhérents au transport avant la livraison. Les risques inhérents à l installation du matériel sont à la charge du titulaire du marché. 6-3 DÉLAI DE LIVRAISON Dès la notification du marché et préalablement à toute installation d appareils, une réunion de coordination est organisée entre le titulaire ou ses représentants et le pouvoir adjudicateur. Au cours de cette réunion, seront précisées : les dates de livraison. les modalités techniques et matérielles proposées par le titulaire pour organiser la liaison avec les appareils enlevés par le titulaire sortant ainsi que la connexion du matériel installé au réseau administratif de la commune. Les dates d installation et de mise en ordre de marche. La désignation par le titulaire d un responsable des services d assistance technique chargé de superviser l installation des appareils sur les différents sites. 6-4 INSTALLATION ET MISE EN ORDRE DE MARCHE L installation du matériel et sa mise en ordre de marche sont effectuées par le titulaire sous sa responsabilité et sans supplément de prix, dans les locaux désignés par la personne publique, aux heures d ouvertures des locaux du service. Le titulaire du marché dispose d un délai maximal de cinq jours à compter de la date de livraison pour effectuer la mise en ordre de marche. En tout état de cause, l ensemble du système devra être installé et mis en fonctionnement le 2 novembre Le déballage et le montage ne devront pas être de nature à perturber le fonctionnement du service public. Le déchargement, le montage, la mise en place, les essais de bon fonctionnement, ainsi que l enlèvement des emballages vides seront à la charge du titulaire. 6.5 CONDITION D ENLÈVEMENT DU MATÉRIEL A l échéance du marché, le titulaire procèdera à l enlèvement du matériel à la date fixée par la Commune. La Commune ne participera pas aux frais d enlèvement du matériel. Août 2015 Page 6/12

7 ARTICLE 7- FORMATION DU PERSONNEL- DOCUMENTATION 7.1. FORMATION Une formation pratique des usagers est assurée par le titulaire afin qu ils puissent connaître les fonctionnalités de base de l appareil et assurer les interventions de premier niveau, telles que bourrage de papier, remplacement des cartouches d encre et agrafes ou incidents mineurs n ayant pas un aspect technique. Cette formation, gratuite, est assurée pour chaque appareil, au plus tard le jour de la mise en ordre de marche. Une formation gratuite des agents pour les modalités de gestion par informatique des codes d accès et des quotas utilisateurs sera assurée par le titulaire du marché au plus tard le jour de la mise en ordre de marche et à la demande de la Commune. 7.2 DOCUMENTATION Le titulaire s engage à fournir, sans supplément de prix, au plus tard à la livraison, toute la documentation rédigée en langue française, nécessaire à une utilisation et à un fonctionnement correct du matériel livré et à sa maintenance. Il s engage à fournir les éventuels rectificatifs sans supplément de prix. La documentation en langue française fait partie intégrante du marché, et les délais de livraison lui sont applicables. Si elle n est pas fournie ou si elle n est pas satisfaisante, la Commune en tant que locataire dispose des mêmes moyens coercitifs que pour toute autre prestation (pénalités de retard, possibilité de rejet). ARTICLE 8- MODALITES D EXECUTION DES PRESTATIONS Le titulaire du marché devra maintenir en état de fonctionnement l ensemble des équipements objets du marché et assurer leur conformité avec la réglementation en vigueur pendant toute la durée du marché. Toutes les interventions devront être consignées dans le carnet de bord des systèmes. Il devra procéder systématiquement aux mises à jour et/ou améliorations matérielles et logicielles des systèmes dès leur disponibilité officielle. Le titulaire devra pouvoir être contacté par téléphone, télécopie et/ou courrier électronique pour toute demande d intervention technique (le candidat précisera dans sa réponse à l appel d offres les horaires d ouverture de ses services). Toutes les facilités seront données aux techniciens pour qu ils puissent intervenir, dans la mesure où ils respectent les horaires d ouverture. Dans le cas contraire, la Commune se réserve le droit d interdire l accès à ses services. La maintenance des équipements ou systèmes comprend : la fourniture des produits spécifiques nécessaires au bon fonctionnement des appareils ou systèmes (tambours, cartouches d encre «toner», agrafes et autres consommables, etc.), à l exclusion du papier. A ce titre, une réserve de produits appelée stock et permettant d utiliser l équipement pendant deux mois sera fournie à la Commune. Ce stock sera alimenté en tant que de besoin afin de ne pas être en rupture; Août 2015 Page 7/12

8 les vérifications et réglages périodiques nécessaires au parfait fonctionnement des appareils ou systèmes (logiciels, options et/ou accessoires y compris), effectués dans le cadre de la maintenance préventive ou corrective ; en cas de fonctionnement défectueux, de panne ou d avarie de tout ou partie du système faisant l objet du marché (y compris les logiciels), les interventions demandées par la Commune pour l entretien et le dépannage des systèmes (maintenance corrective) pendant les heures ouvrables, du lundi au vendredi ; les frais de transport entraînés par l entretien et le dépannage des systèmes en cas de mauvais fonctionnement ; le remplacement des appareils défectueux, en cas de mauvais fonctionnement répété ; les matériels et outils permettant d effectuer la maintenance ; la main d œuvre, les déplacements et les pièces détachées. 8.1 VISITES SYSTÉMATIQUES DE MAINTENANCE PRÉVENTIVE Compte tenu d une périodicité d intervention déterminée par le candidat, les dates et heures exactes des visites sont fixées d un commun accord avec la commune. A défaut de cet accord, le titulaire donne au responsable un préavis, pour chaque visite, d au moins trois jours ouvrés. Si l une des deux parties désire déplacer une visite, elle en informe l autre au moins deux jours ouvrés avant la date prévue. a) Information du responsable avant visite Dès son arrivée sur le site utilisateur, le personnel chargé de la visite se présente au gestionnaire. b) Temps maximum d indisponibilité. La visite ne doit pas conduire à une indisponibilité du matériel supérieur à quatre heures ouvrées. Dans le cas contraire, le personnel de visite demande l accord du responsable désigné par la commune. c) Rapport de visite A chaque visite, le personnel d intervention établit un compte rendu de maintenance sur lequel il atteste que les opérations systématiques, prévues dans le présent marché, ont bien été effectuées. Il signale les interventions effectuées à son initiative ainsi que les dates et heures de début et de fin de ces interventions. Il porte ses observations telles que : anomalies constatées, usures de certains organes, risques de détérioration, changement de pièces effectués. Le rapport de visite est remis immédiatement après la visite au gestionnaire. 8.2 MAINTENANCE PRÉVENTIVE CONDITIONNELLE ET MAINTENANCE CORRECTIVE Pour les prestations de maintenance non prévues dans le forfait, le titulaire devra établir un programme d exécution détaillé et chiffré, et obtenir l accord du responsable. Dans le cas ou les prestations ne peuvent être effectuées que dans ses usines ou ateliers, il en informe au préalable le responsable de la Commune et s engage à mettre à sa disposition gratuitement les moyens de remplacement nécessaires. a) Compte-rendu d intervention L ensemble des interventions donne lieu à l établissement par le titulaire d un compte rendu, à l occasion duquel des propositions d interventions supplémentaires sont faites, si nécessaire, au gestionnaire. Août 2015 Page 8/12

9 b) Délai des dépannages et réparations Sur simple appel téléphonique confirmé par télécopie ou par courrier électronique, les dépannages et réparations sont effectués dans un délai maximal de un jour ouvrable à compter de la réception du fax ou du courrier électronique. Les candidats préciseront leur délai d intervention (en heures) dans leur offre. c) Durée des interventions La durée des interventions de maintenance doit être aussi réduite que possible. Elles sont effectuées de manière à ne causer que le minimum de gêne dans le fonctionnement des sites. Après cinq jours ouvrés d indisponibilité des matériels, le titulaire met à disposition gratuitement, pour la période d indisponibilité, des matériels de remplacement. d) Coordination des interventions Lorsque la période de garantie est comprise dans la durée du marché, le titulaire prend toutes dispositions en accord avec le constructeur ou l installateur des matériels pour assurer la coordination de leurs interventions : réglages ou interventions suite à incident au titre de la garantie. e) Fournitures Les composants ayant fait l objet d une homologation sont remplacés par des composants homologués compatibles. Les caractéristiques techniques des pièces de rechange et des matières consommables indispensables à un fonctionnement correct sont celles préconisées par le constructeur. Le titulaire peut proposer au gestionnaire, la réparation de pièces défectueuses en lieu et place de leur remplacement. ARTICLE 9- OPERATIONS DE VERIFICATION 9.1. QUANTITATIVES Un dénombrement sera effectué à la livraison par le gestionnaire QUALITATIVES Elles ont pour but de constater la correspondance entre les prestations fournies et les spécifications du marché. a. Vérification d aptitude Le gestionnaire ou son représentant s assurera que le matériel livré présente les caractéristiques techniques qui le rendent apte à remplir les fonctions exigées par la personne publique et celles précisées dans la documentation remise par le titulaire. Pour les photocopieurs connectés, la vérification a pour but de constater que le matériel et éventuellement les progiciels livrés présentent les caractéristiques techniques qui les rendent aptes à remplir les fonctions précisées, le cas échéant par le marché, ou dans le silence de celui-ci, par la documentation fournie par le titulaire. b. Vérification de service régulier Août 2015 Page 9/12

10 Elle a pour but de vérifier que le matériel est capable d assurer un service régulier, dans les conditions normales d exploitation, pour remplir les fonctions auxquelles il est destiné. Le service est réputé régulier si la durée cumulée pendant ce temps des indisponibilités du matériel ne dépasse pas un jour de la durée d utilisation effective. La durée impartie pour procéder aux opérations de vérification d aptitude et de service régulier est de 30 jours ouvrés à compter de la date de la mise en ordre de marche. c. Admission A l issue des vérifications, la personne publique notifie sa décision au titulaire conformément à l article 21 du C.C.A.G. Si la vérification est positive, le pouvoir adjudicateur prononce l admission du matériel. Si la vérification est négative, le pouvoir adjudicateur prononce soit l ajournement du matériel, avec vérification de la régularité du service pendant une période supplémentaire de sept jours, soit le rejet du matériel. Si, à l issue de cette seconde période, la vérification de service régulier est à nouveau négative, le matériel est rejeté. ARTICLE 10- MODALITES DE DETERMINATION DU PRIX MODALITÉS D ÉTABLISSEMENT DU PRIX Le prix prendra en compte les éléments suivants : 1. Location du matériel 2. Maintenance : main d œuvre, déplacement, pièces détachées pour la totalité des interventions prévues dans le forfait, installation et entretien des lecteurs de codes 3. Consommables : tambours, cartouches d encre, toner, agrafes, photoconducteurs (PCU) VARIATION DE PRIX Les prix sont fermes pour toute la durée du marché PRIX. Le candidat est informé que la commune de Saint-Loup-sur-Semouse souhaite conclure le marché dans l unité monétaire suivante : euro. ARTICLE 11. AVANCE FORFAITAIRE RETENUE DE GARANTIE Aucune avance forfaitaire ne sera accordée. Aucune retenue de garantie ne sera appliquée. ARTICLE 12. FACTURES- REGLEMENT Suite aux relevés des compteurs, la facture sera adressée trimestriellement à terme échu au service comptabilité de la commune. Elle sera établie, par site, en un original et deux copies portant, outre les mentions légales, les indications suivantes : Août 2015 Page 10/12

11 le numéro et la date du marché, le numéro et la date de la facture, les noms et adresse du créancier, le numéro de son compte bancaire ou postal tel qu il est précisé à l acte d engagement, le montant hors T.V.A. établi à partir des prix de base des prestations exécutées, le taux et le montant de la T.V.A., le montant total des fournitures livrées exprimé au centime d euro. La facture devra faire apparaitre d une part le coût de la location et d autre part le coût de la maintenance (couleur et N&B) pour chaque matériel et chaque site. Le paiement s effectuera suivant les règles de la comptabilité publique. ARTICLE 13. PENALITES PÉNALITÉS DE RETARD Pour la maintenance corrective, une pénalité de 150 euros nets par jour de retard dans l intervention, au delà du délai spécifié par le candidat dans l acte d engagement, sera appliquée PÉNALITÉS POUR INDISPONIBILITÉ La personne publique se réserve le droit d appliquer une pénalité de 400 euros nets en cas d indisponibilité d un matériel supérieure ou égale à 3 jours par mois. Elle sera décomptée trimestriellement. Cette pénalité peut se cumuler avec les pénalités de retard. ARTICLE 14 REGLEMENT DES LITIGES En cas de litige résultant de l'application des clauses du présent marché, le Tribunal Administratif compétent sera celui du domicile de la personne publique. Août 2015 Page 11/12

12 ANNEXE : STATISTIQUES MENSUELLES DES PHOTOCOPIEURS ACTUELS Sites concernés Noir & Blanc Moyenne mensuelle Couleur Mairie RDC Mairie Etage 800 Ecole 4 MFP 9000 Ecole 2 MFP Août 2015 Page 12/12