DOCUMENT DE CANDIDATURE CHAMPIONNAT DU MONDE ISU COURTE PISTE 2014 PATINAGE DE VITESSE CANADA

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1 DOCUMENT DE CANDIDATURE CHAMPIONNAT DU MONDE ISU COURTE PISTE 2014 PATINAGE DE VITESSE CANADA

2 1. Intrductin Patinage de vitesse Canada (PVC) sllicite les rganisateurs d'événements afin qu'ils démntrent leur intérêt envers l'rganisatin du Champinnat du mnde ISU curte piste 2014, qui aura lieu au Canada en mars 2014, en envyant une lettre d'intentin, puis, une fis la lettre acceptée, un dcument de mise en candidature. Les cmités rganisateurs rendent cmpte à un cmité de directin cmpsé d un représentant de PVC, d un représentant de l'assciatin/fédératin prvinciale u territriale hôtesse et du directeur du Bureau natinal des événements curte piste. Si vus avez des questins cncernant l'infrmatin cntenue dans la trusse d infrmatin de candidature, veuillez cmmuniquer avec le directeur du bureau des événements curte piste, Mnsieur Stéphane Brnsard (sbrnsard@evenements-curtepiste.ca). 2. Prcédures pur la sumissin des candidatures Les lignes directrices suivantes nt été cnçues par Patinage de vitesse Canada dans le but principal de faciliter la sélectin du site et de l rganisateur pur le Champinnat du mnde ISU curte piste Patinage de vitesse Canada et sn cmité respnsable de la sélectin du site et de l rganisateur se réservent le drit de mdifier les critères de sumissin, si cela est jugé nécessaire, et de demander aux candidats de furnir des renseignements additinnels relatifs à tut aspect de la sumissin. Les sumissins devrnt être appuyées par l assciatin/fédératin prvinciale u territriale membre de Patinage de vitesse Canada et devrnt être présentées cnfrmément aux prcédures suivantes : a) Jeudi le 12 avril 2012 Dispnibilité des lignes directrices pur les sumissins Les lignes directrices pur les sumissins snt distribuées aux assciatins/fédératins prvinciales u territriales membres. Il est de la respnsabilité des assciatins/fédératins prvinciales u territriales de diffuser l infrmatin à tus clubs, cmités et grupes ayant la capacité et susceptibles d rganiser un événement internatinal de patinage de vitesse curte piste. b) Lundi le 30 avril 2012 Lettre d intentin de présenter une sumissin Date limite pur la remise d une lettre d intentin par le cmité rganisateur indiquant qu une sumissin suivra sus peu. La lettre d intentin dit parvenir au bureau de Patinage de vitesse Canada (2781, rue Lancaster, bureau 402, Ottawa (Ontari) K1A 1B4) au plus tard à la date limite indiquée. Une cpie de la lettre d intentin dit être transmise au bureau crrespndant de l assciatin/fédératin prvinciale u territriale membre de Patinage de vitesse Canada. 2

3 Remarques : i) Les assciatins/fédératins prvinciales u territriales peuvent présenter une u plusieurs sumissins. ii) Tutes les sumissins divent être appruvées par l assciatin/fédératin prvinciale u territriale hôtesse avant d être sumises. iii) À la réceptin de la lettre d intentin, Patinage de vitesse Canada fera parvenir un exemplaire de l entente rganisatinnelle de l événement au cmité rganisateur se prtant candidat afin qu il puisse en prendre cnnaissance. L entente rganisatinnelle de l événement dit être signée puis remise avec la sumissin fficielle. c) Lundi le 4 juin 2012 Présentatin de la sumissin à Patinage de vitesse Canada Tus les candidats divent remettre par currier électrnique leur dssier de candidature sus frme de fichier Adbe (.pdf) u encre deux (2) cpies sur supprt papier du dssier, ainsi que tus les dcuments relatifs au dssier de candidature à Patinage de vitesse Canada afin que cette dernière puisse l analyser et dnner sn apprbatin par écrit. Les sumissins divent être reçues au plus tard, à la date susmentinnée. Les candidats divent également inclure une lettre de garantie avec les respnsables de l'hôtel(s) et de l'aréna ainsi que tus les autres cntrats relatifs aux installatins. d) Du mardi 5 au vendredi 22 juin 2012 Étude des candidatures Patinage de vitesse Canada se réserve le drit de déterminer le prcessus pur l étude et la sélectin des candidatures sumises. À la réceptin des dssiers de candidature, le cmité de sélectin évaluera les candidatures reçus, incluant le besin d une présentatin en persnne u d une visite du site. Le cmité de sélectin prpsera ensuite un site et l rganisateur au Cnseil d administratin de Patinage de vitesse Canada. La cmpsitin du cmité de sélectin du site sera la suivante : Chef de la directin, Patinage de vitesse Canada, Directeur, Bureau natinal des événements curte piste, Gestinnaire des prgrammes de marketing, Patinage de vitesse Canada Il est entendu que le cmité de sélectin du site et de l rganisateur fndera sa recmmandatin au Cnseil d administratin de Patinage de vitesse Canada, u à sn représentant désigné, sur les renseignements cntenus dans le dssier de candidature présenté. Par cnséquent, le candidat dit être en mesure d assurer que les renseignements présentés snt exacts, surtut en ce qui a trait au dmaine financier, car Patinage de vitesse Canada s attendra à ce que le cmité rganisateur s exécute en cnséquence. Les candidats divent être au curant qu il est interdit d ffrir des cadeaux aux membres du cmité de sélectin du site et de l rganisateur u aux membres du cnseil d administratin de Patinage de vitesse Canada. 3

4 e) Vendredi le 29 juin 2012 Chix définitif du site et de l rganisateur Le Cnseil d administratin de Patinage de vitesse Canada u sn représentant désigné appruvera le site et l rganisateur du Champinnat du mnde ISU curte piste Le chix du site et de l rganisateur repsera principalement sur la recmmandatin frmulée par le cmité de sélectin. L annnce publique du site et de l rganisateur du Champinnat du mnde ISU curte piste 2014 sera effectuée après la sélectin du site et de l rganisateur, ainsi que de la signature de l entente rganisatinnelle et de tus les cntrats. En sumettant leur demande de tenir l événement, les candidats recnnaissent que la décisin d ctryer la tenue du Champinnat du mnde ISU curte piste 2014 revient entièrement à Patinage de vitesse Canada. 3. Structure rganisatinnelle de l événement et cmités Afin de s assurer que l événement cnnaisse le plus grand succès pssible, Patinage de vitesse Canada frmera un partenariat avec l assciatin/fédératin prvinciale u territriale hôtesse et le cmité rganisateur afin de superviser le dérulement de l événement. Afin de s assurer que l événement est rganisé cnfrmément aux nrmes et aux attentes acceptables de Patinage de vitesse Canada, les cmités sernt structurés de façn à gérer l événement cmme suit : Cmité de directin Le cmité de directin supervisera le dérulement de l rganisatin de l événement, y cmpris les activités du cmité rganisateur, au nm de Patinage de vitesse Canada; Le cmité de directin appruvera le budget de fnctinnement, le plan d affaires et les lignes directrices rganisatinnelles pur le cmité rganisateur en plus de prendre, au besin, les décisins en matière de plitique relatives à l événement. Le cmité de directin sera frmé des membres suivants : Président : Membres : Chef de la directin, Patinage de vitesse Canada Président du cmité rganisateur Président u directeur de l assciatin/fédératin prvinciale u territriale hôtesse u sn représentant désigné Directeur, Bureau natinal des événements curte piste Cmité rganisateur hôte Relevant du cmité de directin, le cmité rganisateur sera respnsable de l rganisatin, de l administratin et de la tenue du Champinnat du mnde ISU curte piste Le cmité rganisateur sera frmé de représentants lcaux et du directeur du Bureau natinal des événements curte piste. 4

5 La structure du cmité rganisateur et les nminatins aux pstes bénévles principaux au sein de l rganisatin, y cmpris le président du cmité rganisateur, divent faire partie du dssier de candidature. 4. Nrmes visant la tenue du Champinnat du mnde ISU curte piste 2014 Pur qu une cllectivité puisse être cnsidérée cmme hôtesse éventuelle du Champinnat du mnde ISU curte piste 2014, elle dit satisfaire aux nrmes minimales suivantes pur la tenue de cet événement : i) La cllectivité dit faire preuve d une affiliatin slide avec les rganisatins lcales du patinage de vitesse. ii) La cllectivité dit avir fait preuve de sa capacité de tenir un événement sprtif d envergure natinale u internatinale réussi tant sur le plan financier que sur celui sprtif et de la lgistique. iii) La cllectivité dit dispser d un bassin de ppulatin et marché suffisant pur cmmercialiser et prmuvir l événement avec succès. iv) La sumissin devrait présenter un plan pur le recrutement et la frmatin des bénévles. v) La cllectivité dit psséder un aréna puvant servir de site principal pur les épreuves clés, y cmpris la capacité de sutenir un système sans bande. vi) L ctri de la cmpétitin dans cette cmmunauté dit générer des retmbées écnmiques, sciales, culturelles et/u cmmunautaires pur la cmmunauté et le patinage de vitesse. 5. Pints à cnsidérer lrs du chix du site et de l rganisateur La sumissin devrait cmprter certains éléments aidant le cmité de sélectin du site et de l rganisateur à effectuer une évaluatin détaillée des sumissins. Pur que le cmité de sélectin du site et de l rganisateur cnsidère une sumissin, les éléments suivants divent être présentés. Si un de ces éléments ne figure pas dans la sumissin, cette dernière sera jugée être incmplète. Cmité rganisateur / Aperçu de la cllectivité Objectifs du cmité rganisateur quels buts vulez-vus atteindre en accueillant le Champinnat du mnde ISU curte piste 2014; Raisnnement à l appui de la sumissin par la cllectivité et la régin hôtesse éventuelle, sulignant quelques-unes des caractéristiques de la cllectivité et des envirns qui sernt mises à prfit pendant l événement; Organigramme du cmité rganisateur quels snt vs membres clés et quels snt leurs rôles; 5

6 Indiquer les persnnes qui cmpsernt le cmité rganisateur ; Démntrer l implicatin de vtre assciatin/fédératin prvinciale u territriale et de la ville hôtesse dès la première jurnée du prcessus de préparatin de vtre sumissin; Suligner vtre relatin avec les grupes lcaux de patinage de vitesse. Aréna (pur plus d'infrmatin cncernant l'aspect technique, veuillez vus référer au Memrandum de l'isu) : Est-ce que l aréna satisfait aux nrmes minimales qui snt établies dans les lignes directrices pur la sumissin pur le Champinnat du mnde ISU curte piste 2014? Sinn, cmment prévyez-vus respecter ces nrmes? Pur PVC, un système sans bande est bligatire; Liste des cmmanditaires actuels reliés à l aréna; Diagramme et spécificatins de l aréna avec les dimensins dcumentées des lieux ainsi que la façn dnt vtre grupe prévit utiliser les différentes pièces, le nmbre de places assises et debut, les lges, etc. Hôtel Inclure une lettre de garantie avec les respnsables de l'hôtel(s) et de l'aréna ainsi que tus les autres cntrats relatifs aux installatins; Nm(s) de(s) l hôtel(s) hôte et adresse(s); Nmbre de chambres et de suites; Dispnibilité et capacité des salles de réunins; Preuve écrite fficielle de la dispnibilité de l hôtel, incluant le nmbre de chambres nécessaires pur accueillir l événement et les équipes. Plan lgistique Plan détaillé de la façn dnt les équipes, fficiels, VIP, représentants des fédératins sernt traités à partir de leur arrivée jusqu à leur départ, c est-à-dire, hébergement, repas, transprt, activités, etc.; Carte de la ville hôtesse éventuelle indiquant l emplacement des installatins clés (c est-à-dire les arénas, hôtels, aérprt et installatins auxiliaires), y cmpris une liste détaillée des distances à parcurir entre les sites et le temps à prévir pur ces déplacements. Plan d affaires détaillé le plan dit inclure ce qui suit, mais sans s y limiter Plan glbal de marketing sulignant la façn dnt vs ventes de billets, cmmandites, plan pur les médias et plan publicitaire snt intégrés pur vus aider à atteindre vs buts; Budget détaillé présentant le budget cmplet basé sur vs prévisins pur l événement et les détails sur la méthde de cntrôle des dépenses que vus utiliserez pur respecter vtre budget prévu (vir Annexe A); Plan de l histrique plan détaillé pur tus les prfits ptentiels de l événement. Expérience de l athlète En tant que cmité, qu allez-vus faire pur dnner aux athlètes participants la meilleure expérience pssible? 6

7 POUR DE PLUS AMPLES RENSEIGNEMENTS VEUILLEZ COMMUNIQUER AVEC : Stéphane Brnsard Directeur Bureau des événements de patinage de vitesse curte piste Téléphne: #1 sbrnsard@evenements-curtepiste.ca VEUILLEZ SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE à L ATTENTION DE : Jhn-Paul Cdy-Cx Chef de la directin Patinage de vitesse Canada 2781, prmenade Lancaster, Suite 402 Ottawa (Ontari) K1B 1A4 Téléphne : (613) ext 106 Télécpieur : (613) Curriel : jpcdycx@speedskating.ca Site internet : 7

8 ANNEXE A EXEMPLES D ÉLÉMENTS TYPES DU BUDGET DE L ÉVÉNEMENT Revenus Subventin ISU Subventins guvernementales Cmmandites Billetterie Risturne Hôtel Lcatin de glace Rembursement des taxes Dépenses Organisatins Crdinatin (Bureau natinal des événements) Sirée des bénévles Frais de bureau Réunins Cmmercialisatin Cmmunicatin / Publicité / Prmtin Signalisatin / Cnceptin / Imprimerie Télédiffusin / Webdiffusin Lgistique Hébergement et repas ISU, fficiels et invités Transprt Services aux bénévles Sécurité / Accréditatin Cmpétitin Aménagement du site Services aux athlètes Prgramme sclaire Prix / Médailles Anti dping Premiers sins Écran géant et régie électrnique Captatin vidé / Phtgraphe Prtcle/Cérémnies Réceptin PVC/ISU Saln VIP Activités sciales Réceptin / Banquet / Cérémnies Animatin / Annnceur 8

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